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1 CRM Software FlowFact Update für die Immobilienwirtschaft FlowFact2010 Wertvolle Beziehungen.

2 Inhaltsverzeichnis Für Entscheider 4 Für begeisterte Auftraggeber 9 Für hartnäckige Akquisiteure 11 Für ehrgeizige Immobilienmakler 12 Für ambitionierte Immobilienverwalter 14 Für innovative FlowFact Anwender 17 Für -Profis 20 Für Administratoren 21 Hinweise zur Update-Installation 22 Noch mehr Tipps für Topverkäufer 23 Noch mehr Tipps für Kostenbewusste 24 Noch mehr Tipps für Spitzenmakler 25 Noch mehr Tipps für begeisterte Kunden 26 Noch mehr Tipps für engagierte Mitarbeiter 27 Noch mehr Tipps für zielstrebige Akquisiteure 28 2

3 Sehr geehrte FlowFact-Anwender/innen, die FlowFact AG hat dieses Jahr die Update-Highlights in Form von Quartal-Kits an Sie ausgeliefert. Nun ist das FlowFact Update 2010 vollständig und es werden eine Vielzahl von Neuheiten, Kundenwünschen und Verbesserungen für Sie zur Verfügung gestellt. Mit den Neuheiten profitieren Sie durch Zeiteinsparung bei Ihrer Eigenorganisation und bei der Kommunikation mit Kollegen und Partnern, und Sie bieten Ihren Kunden einen Service, der begeistert. Besonders hervorzuheben ist das FlowFact Process Management. Mit der Integration von Geschäftsprozessen in die CRM Software setzt FlowFact 2010 neue Maßstäbe im Kundenbeziehungs- und Organisationsmanagement. Sie optimieren Ihren Geschäftsalltag und sichern sich kontinuierlichen Unternehmenserfolg. Klaus Kappert Vorstandsvorsitzender Lars Grosenick Vorstand 3

4 Für Entscheider FlowFact Process Management Unternehmensprozesse werden standardisiert und automatisiert, um die Effizienz und die Qualität immer wiederkehrender Arbeitsschritte zu erhöhen und Unternehmensabläufe zum Vorteil für Kunden und Mitarbeiter zu optimieren. Die Automatisierung vordefinierter Geschäftsabläufe spart Unternehmen Arbeitszeit und Kosten und sie erzielt in der gleichen Zeit eine höhere Produktivität und mehr Service. Das eingesparte Zeit-, Know-how- und Mitarbeiterpotenzial steht für andere Aufgaben wie Akquise, Vertrieb und Kundenbetreuung zur Verfügung. Auch in hektischen Zeiten wird mit dem FlowFact Process Management nichts mehr vergessen. 13 vordefinierte und integrierte Prozessbeispiele stehen Immobilienprofis zur Verfügung und können leicht an die individuellen Unternehmensabläufe angepasst werden. Selbstverständlich ist die Anlage von beliebig vielen weiteren Prozessen möglich. Integrierte Maklerprozesse Objektakquise bei Privatverkäufern Open House Vermarktungsinstrument Erfolgreiche Preisreduzierung Mietvertragsabschluss Wohnungsverkauf Immobilienvermarktung Notartermin Integrierte Verwalterprozesse Schadensmeldung Auftragskündigung Handwerkerauftrag Eigentümerversammlung Nachbereitung Eigentümerversammlung Mietvertragskündigung Objektstatus Jederzeit aktuell informiert Mit FlowFact 2010 erhalten Sie eine Gesamtübersicht zu allen Aktivitäten, die für eine professionelle Vermarktung dienlich sind. Dazu zählen: Ansicht aller zukünftigen Termine Übersicht der Ansprechpartner Darstellung offener Punkte Objektinformationen, die kürzlich eingegangen sind 4

5 Musterprozess: Objektakquise bei Privatverkäufern Dieser Beispielprozess bildet die einzelnen Schritte der Akquisition von Immobilien aus der Zielgruppe der Privatverkäufer ab. Die Prozessschritte sind einfach gehalten und dienen als Anregung, um diese auf die individuellen Akquisitionsmethoden jedes Unternehmens anpassen zu können. Der Prozess wird manuell gestartet, sobald die Kontaktdaten des Privatverkäufers im FlowFact CRM eingetragen sind. Kontinuierliche und systematische Bearbeitung der Privatverkäufer über einen Zeitraum von ca. 120 Tagen führen zum Erfolg. Die dazu möglichen Maßnahmen werden im Prozess dargestellt. Ist die Akquisition erfolgreich verlaufen, starten Sie den nächsten Prozess der Objektvermarktung. Kontakt eines Privatverkäufers Objektinformation sichten/marktumfeld prüfen Objekt für Makler attraktiv? nein Notiz Grund für Ablehnung Adresse archivieren Adresse archiviert ja Telefonat mit Eigentümer/ Interesse? Interesse Termin per Mail bestätigen Terminbestätigung Ablehnung Infobroschüre versenden Broschüre Immobilienwelt Akquisegespräch Vorbereitungstermin Akquisegespräch 6 Wochen Objekt noch am Markt? ja Erneuter Start Akquiseprozess Gespräch erfolgreich? nein Adresse archivieren kein Auftrag erteilt Marktanalyse zusenden Auftrag erteilt Vertragserstellung und Objektanlage Adresse archiviert 6 Wochen Objekt noch am Markt? nein Adresse archivieren 6 Wochen Erneuter Start Akquiseprozess Adresse archiviert 5

6 Vorteile des Process Management Qualitätssicherung und konsistente Prozesse Effizienzsteigerung durch transparente Abläufe Mitarbeiter konzentrieren ihre knappen Ressourcen auf die wichtigen Aufgaben Beschleunigung der Durchlaufzeiten Reduktion der Kosten Erhöhung der Produktivität Geschäftsoptimierung durch Verbesserung der Prozesse Klare Verantwortlichkeiten erhöhen Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit Verbesserung und Vereinheitlichung der Service- und Dienstleistungsqualität Einhaltung von definierten Fristen Motivierte Mitarbeiter, da das Warten auf Informationen und Anweisungen entfällt Standardisierte und transparente Prozesse ermöglichen eine schnelle Einarbeitung von neuen Mitarbeitern Mehr Zeit für Kunden, Interessenten und gewinnbringende Aufgaben Prozess selbst erstellen oder anpassen Prozess-Designer Mit dem integrierten Prozess-Designer werden die Geschäftsprozesse visualisiert. Dadurch wird für alle Beteiligten Klarheit über die einzelnen Steps und ihre tatsächliche Reihenfolge geschaffen. Prozess-Verwaltung Alle erstellten Prozesse werden einfach verwaltet, können bildlich dargestellt und gedruckt werden. Insbesondere neue Mitarbeiter erhalten dadurch eine schnelle Orientierung, um die bestehenden Unternehmensabläufe kennenzulernen. Prozess-Verantwortungen Bei der Erstellung von Prozessen wird definiert, wer für die Bearbeitung eines Prozessschrittes in welchem Zeitraum verantwortlich ist. Der Verantwortliche wird automatisch informiert, wenn sein Prozessschritt zur Verfügung steht. Sollten die anstehenden Aufgaben nicht im gewünschten Zeitraum erledigt werden, so wird sowohl der Verantwortliche als auch wahlweise zum Beispiel die Geschäftsführung über die Überfälligkeit des Prozessschrittes informiert. Prozess-Terminierung Wie lange darf ein Prozessschritt dauern, bis er überfällig ist? Ab wann und wie lange soll ein Unternehmensprozess seine Gültigkeit behalten? Wann soll der Prozess tatsächlich starten? All diese Fragen lassen sich mit dem FlowFact Process Management beantworten. Der Anwender selbst bestimmt das Tempo seiner Geschäftsabläufe. Prozess-Controlling Das FlowFact Process Management bietet verschiedene Möglichkeiten, den Prozessstatus und -fortschritt nachzuvollziehen und zu überwachen. Ein Dienst dokumentiert, wann und von welchem Verantwortlichen ein Prozessschritt erledigt, eine Entscheidung getroffen und welche Folgeschritte initiiert wurden. In der Summe wird daraus ebenfalls ersichtlich, wie lange ein bestimmter Prozess in Gänze gedauert hat eine wichtige Information für Entscheidungsträger. Prozess-Dokumente Die meisten Prozessschritte sind mit dem Versand von Dokumenten oder Informationen gekoppelt. Bei jedem Prozessschritt können entsprechende Vorlagen hinterlegt werden, wie beispielsweise designte und getextete Nachfass- s nach einem Offertenversand, eine Kündigungsbestätigung, ein Mietvertrag oder vielleicht eine Einladung zu einem Open-House- Termin. Verfügbar für FlowFact CRM Platin, FlowFact Schweiz (mit deutscher Oberfläche) 6

7 FlowFact Makler-Cockpit Mit dem Cockpit erhalten Makler einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen ihres Unternehmens. Das digitale Cockpit serviert gebündelt Informationen in Form von Grafiken, zum Beispiel zur Umsatzentwicklung, zum Vermarktungspotenzial der Objekte oder zur Qualität des Adressbestandes. Das Makler-Cockpit dient als fundierte Entscheidungshilfe, damit Chancen und Risiken des Unternehmens frühzeitig erkannt und zur Steigerung des Erfolgs genutzt werden. So sichern Makler ihre Marktposition nachhaltig. Das schafft Transparenz für Sie und Ihre Mitarbeiter und überzeugt Kunden von Ihrer Marktstärke. Vermarktungspotenzial der Objekte erkennen Die Grafik zeigt auf einen Blick, wie viele Objekte während der letzten zwölf Monate zur Vermarktung im Bestand waren, und verdeutlicht das daraus resultierende potenzielle Provisionsvolumen. Im Vergleich mit dem tatsächlich erreichten Umsatz wird somit schnell erkannt, ob das Vermarktungspotenzial ausgeschöpft wurde oder ob viele Karteileichen in der Datenbank vorliegen. Provisionstachos für bessere Zielerreichung Vier Tachos liefern einen Überblick, inwieweit vorher festgelegte Umsatzziele erreicht oder sogar übertroffen wurden. Liegt der erreichte Umsatz beispielsweise nach dem ersten Quartal unter 100 %, so ist klar, dass im nächsten Quartal Abschlüsse forciert werden sollten, um das Jahresziel zu erreichen. Karteileichen im Adressbestand identifizieren Die Anzahl der potenziellen Kunden wird durch diese Übersicht visualisiert. Im Zusammenhang mit der Anzahl an Besichtigungen kann der Makler ableiten, ob der Adressbestand relevant für die Vermarktung ist. Bei einer hohen Anzahl an inaktiven Kontakten wird es Zeit, mehr Energie in eine zielgerichtete Interessentenqualifizierung zu investieren. Umsatzentwicklung als Richtwert für den Erfolg Die Umsatzkurve ist eine der wichtigsten Richtwerte für den Unternehmenserfolg. An ihr kann abgelesen werden, wie viel Umsatz mit den getätigten Vermarktungsaktivitäten erzielt wurde. Eine Kurve, die sich konstant nach oben bewegt, spricht für stetiges Wachstum und eine positive Unternehmensentwicklung. 7

8 Vermarktungsaktivitäten auf einen Blick Auf einen Blick veranschaulicht diese Kennzahl die Zahl der Vermarktungsaktivitäten, die in einem Monat durchgeführt wurden. In Kombination mit dem Monatsumsatz lassen sich Rückschlüsse daraus ziehen, inwiefern die Aktivitäten zielführend sind. Umfangreiche Vermarktungsaktivitäten sind zudem ein überzeugendes Argument für Alleinaufträge. Objektarten im Vermarktungsbestand Hier wird dargestellt, welche Objektart vorwiegend im Vermarktungsbestand ist. Lässt sich ein Schwerpunkt erkennen, ermöglicht dies eine zielgruppenspezifische Steuerung der Marketingaktivitäten. Zudem kann daraus abgeleitet werden, in welchem Bereich bei entsprechender Nachfrage die Akquisetätigkeiten verstärkt werden sollten. Erfolgreiche Vermarktungskanäle ermitteln Das Diagramm hilft bei der Bewertung der unterschiedlichen Vermarktungskanäle. So können besonders gute Kontaktquellen identifiziert und weiter ausgebaut werden. Werden beispielsweise vorrangig Kontakte über Immobilienportale generiert und so gut wie keine über das Aufstellen von Bauschildern oder durch das Schalten von Printanzeigen, kann dies bei der Einteilung von zukünftigen Budgets und der Maßnahmen-Planung entsprechend berücksichtigt werden. Offene Aufträge qualifizieren Die Kennzahl zeigt in graphischer Form, welche Aufträge bereits über einen langen Zeitraum im Bestand sind und daher wenig Aussicht auf Erfolg haben. Hier kann konkret nachgefasst und es können entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Verfügbar für FlowFact Online CRM, FlowFact Easy CRM, FlowFact Platin CRM Deutschland, Schweiz und Österreich 8

9 Für begeisterte Auftraggeber Marketing-Kit Modul 1 - Auftraggeber-Report Auftraggeber auf Knopfdruck begeistern Per Klick wird das IS24-Toplisting direkt aus FlowFact gebucht. Diese Vermarktungsmaßnahme für das eigene Objekt steigert die Zufriedenheit von Immobilieneigentümer sehr. Denn mit dem Toplisting- Angebot wird die Immobilie 14 Tage ganz oben auf der Ergebnisliste des ImmobilienScout24-Portals präsentiert. Potenzielle Mieter und Käufer sehen bei jeder Suche das Inserat als eines der ersten Angebote. Die Zahl der Interessenten, die auf das Objekt aufmerksam werden, vervielfacht sich und die Vermarktungschancen steigen. Marketing-Kit Modul 3 - Klick-Statistik So beliebt ist das Online-Inserat Mit diesem Report erhält der Auftraggeber einen Überblick über die vielfältigen Vermarktungsaktivitäten, die rund um seine Immobilie getätigt werden. Der Immobilienprofi entscheidet, ob der Report automatisch oder gezielt auf Knopfdruck gesendet wird. Der Bericht zeigt u. a., in welchen Portalen die Immobilie annonciert wird und ob das Objekt als Toplisting besonders beworben wird. Report-Informationen etwa zu versendeten Offerten, geführten Verkaufstelefonaten und vereinbarten Besichtigungsterminen bestätigen und steigern das Vertrauen des Auftraggebers in die Makler-Leistungen und -kompetenz. Marketing-Kit Modul 2 - Scout24-Toplisting Auf Knopfdruck Spitzenpositionen belegen Ab sofort können Objekte besonders komfortabel auf Spitzenpositionen bei ImmobilienScout24 platziert werden. Mit dem FlowFact Marketing-Kit ist es nun möglich, die Klick-Statistik von ImmobilienScout24 in FlowFact zu importieren und direkt bei den jeweiligen Objektinformationen zu hinterlegen. Sie erhalten genaue Informationen darüber, wie attraktiv das Objekt für potenzielle Käufer oder Mieter ist. Beispielsweise erfahren Sie, wie oft das Inserat in einer Suche als Ergebnis zu finden war, wie oft das Exposé aufgerufen und gelesen wurde, wie oft das Objekt auf Merkzetteln von Suchenden neu abgelegt wurde, wie oft die Kontaktseite im Exposé geöffnet wurde, wie oft im Exposé auf den Link zu Ihrer Homepage geklickt wurde, wie viele Anfragen Sie über das Kontaktformular per erhalten haben, wie oft das Exposé vom Interessenten einem Dritten empfohlen wurde. Aus der Höhe der Klickrate lassen sich Rückschlüsse auf den Vermarktungserfolg der Immobilie ziehen und die Inseratgestaltung erfolgreich optimieren. 9

10 Marketing Kit-Modul 4 - Portal-AutoReply Ein Service, der begeistert und Makler entspannt Aufeinander abgestimmte professionelle Unterlagen erhöhen die Wiedererkennung und das Vertrauen in die Leistungen des Immobilienexperten. Mit dem Portal-AutoReply wird ein schneller Kundenservice geboten, ohne selbst aktiv zu werden. - Anfragen von potenziellen Kunden, die über ein Portal auf Ihre Immobilie aufmerksam wurden, werden durch den Einsatz des Portal-AutoReply umgehend und automatisiert beantwortet. Dank der schnellen Reaktion hinterlassen Sie einen sehr guten ersten Eindruck. Die automatisierte Antwort erfolgt mit persönlicher Ansprache des Interessenten und liefert wertvolle weitere Informationen, die im Vorfeld bestimmt wurden etwa ein PDF mit der eigenen Firmendarstellung und oder ein Lang-Exposé zum gewünschten Objekt. Auftraggeber und Interessenten werden Sie mit dieser Service-Orientierung als kompetenter Partner überzeugen. Links zu Videos jetzt auf Webserver direkt anklickbar Ein attraktives Video macht Ihre Immobilie auch schon vor einer Besichtigung für Interessenten erlebbar. Zahlreiche Dienstleister (wie zum Beispiel Worldclipexperience GmbH) fertigen für Sie innovative Videos an. Damit Ihre Kunden in Zukunft bequem auf diese Videos zugreifen können, wird in Ihrem Online-Exposé auf Ihrer Homepage das Video direkt als anklickbarer Link dargestellt. Sie geben dazu nur im Objektfeld Video den entsprechenden Link ein. Marketing-Kit Modul 5 - Design-Vorlagen für professionelle Präsentationen Professionelle Präsentationsmaterialien und Objektinformationen sind das Aushängeschild für Unternehmen. Das FlowFact Marketing-Kit 2010 beinhaltet ein von DAS WEISSE BÜRO designtes Vorlagenpaket. Inbegriffen sind eine Vorlage für Schaufensteraushänge, eine Exposézeitung sowie ein Design für Ihre Firmendarstellung. Die ansprechenden Informationsmaterialien überzeugen sowohl Auftraggeber als auch Interessenten von Ihrer Professionalität und Ihrem sicheren Geschmack für Ambiente und Qualität. 10

11 Für hartnäckige Akquisiteure IMV-Schnittstelle - Angebotsmarkt per Mausklick im Überblick Seit über 15 Jahren beobachtet die Immobilien-Marktdaten Vertriebs-GmbH (IMV, den Immobilien-Markt in Deutschland. Die in Tageszeitungen und Anzeigenblättern angebotenen Objekte werden lückenlos in der IMV- Datenbank mit allen relevanten Informationen wie Lage, Typ, Größe, Kaufpreis etc. aufgenommen und während ihrer gesamten Laufzeit beobachtet. Durch die Schnittstellen-Kooperation profitieren FlowFact Anwender bei Objektakquisition, bei Markteinschätzungen und bei Gemeinschaftsgeschäften. Sie erkennen, wie lange eine Immobilie am Markt ist, wie sich der Preis verändert hat und welche Vergleichsangebote es gibt. Wenn Sie die IMV-Schnittstelle nutzen, so können Sie jetzt den Import nach einer bestimmten Kalenderwoche eingrenzen. Zudem lassen sich explizit auch nur Daten von privaten Anbietern importieren. Der Datenimport wird dadurch übersichtlicher und die Suche nach qualifizierten Daten gefördert. Marketing Kit Modul 7 - Immobilien im Visier Detaillierter Überblick über den Immobilienmarkt Makler und Verwalter, die die aktuelle Software- Version der Immobilien-Marktdaten Vertriebs-GmbH (IMV) nutzen, profitieren nun von der Zusatzfunktion, Objektinserate direkt aus Flow-Fact aufrufen zu können. Mit einem Klick wird die Online-Anzeige der ausgewählten Immobilie dargestellt. Angebote der Konkurrenz, Trends des Immobilienmarktes und Preisstrukturen der Region lassen sich damit noch detaillierter auswerten. Zudem besteht so eine weitere Möglichkeit zur Gewinnung von neuen Auftraggebern: Sie erfahren, welches Inserat, wie lange auf dem Markt ist und können überzeugend Ihre Dienstleistung anbieten. Ihr Vorteil: Die Entscheidungsgrundlage für Ihre Vermarktungsstrategie wird größer der Markt für Einkauf und Verkauf noch transparenter. Verfügbar für FlowFact Easy CRM, FlowFact Platin CRM, FlowFact Online CRM 11

12 Für ehrgeizige Immobilienmakler Blackberry & iphone Ihr Büro ist da, wo Sie es brauchen FlowFact ermöglicht mobiles und effizientes Arbeiten durch die Anbindung an das iphone oder den Blackberry. Mit dem Zugriff auf s, Termine, Aufgaben, Kontakte und weitere Daten profitieren Ihre Kunden, Geschäftspartner und Kollegen von kürzeren Reaktionszeiten, schnellerem Service und verbesserter Zusammenarbeit. Es wurden Verbesserungen geschaffen, die es ermöglichen, Aktivitäten ins FlowFact zurückzuübertragen und in die jeweilige Historie zu integrieren. Dazu zählen beispielsweise -Antworten, die von unterwegs in den Gesendet-, Erledigt- oder Gelöscht-Ordner verschoben worden sind. Eine durchgängige Kundenhistorie im FlowFact ist damit gesichert. Vivenda Printshop inklusive Vivenda ist ein Anbieter für Druckmaterialien rund um die Immobilienvermarktung. Dazu zählen neben den Exposés individuelle Immobilienmagazine, Objektfächer, Akquisitionsbroschüren mit integriertem Alleinauftrag, Fensterpräsentationen, Promocards, Vermarktungsflyer, Visitenkarten vom Objekt sowie Mailingservice u. v. m. Bequem und direkt aus FlowFact heraus beauftragen Sie hochwertiges und innovatives Printmaterial für Ihre Objektvermarktung. Die im FlowFact gespeicherten Objektdaten werden per Schnittstelle an den Webhome-Mediamanger von Vivenda übertragen. Dort erstellen Sie die gewünschten Vermarktungsunterlagen und senden Sie an Vivenda zum Druck. Meist erfolgt die Lieferung der Vermarktungsunterlagen am nächsten Tag. Um die Vorteile nutzen zu können, müssen Sie sich vorab die Software für den Webhome-Mediamanager installieren, die Zugangsdaten und Kundennummer erhalten Sie unter 12

13 Veröffentlichung von Multimediadateien in Portalen Mit FlowFact 2010 können Sie selbst die Anzahl der Bilder und Anlagen, die in den Portalen veröffentlicht werden, festlegen oder je nach Portalangebot anpassen. Sobald das Immobilienportal und das dort genutzte Übertragungsformat Ihre angestrebte Anzahl von Anhängen unterstützt, werden diese auch entsprechend übermittelt. Bei der Übertragung aus FlowFact zu Immobilien Scout24 ist die Dateimenge weiterhin auf zehn beschränkt. 13

14 Für ambitionierte Immobilienverwalter Process Management für Immobilienverwalter Überall wo im Verwaltungs- oder Vermarktungsgeschäft wiederkehrende, aufeinanderfolgende Aktivitäten notwendig sind, werden diese Geschäftsabläufe als Prozesse definiert und Standards geschaffen. Daraus leiten sich Unternehmens- und Wettbewerbsvorteile wie Kostenreduktion, besseres Qualitätsmanagement, zufriedene Mieter, begeisterte Eigentümer, motivierte Mitarbeiter, produktive Handwerker sowie Verbesserung der Service- und Dienstleistungsqualität ab. Mit dem FlowFact Process Management für Verwalter werden vordefinierte und integrierte Unternehmensprozesse mitgeliefert. Kündigung Mietvertrag Neuvermietung Arbeitsauftrag Versicherungsschaden Schaden ohne Versicherung Eigentümerversammlung Instandhaltung/Modernisierung Umlaufbeschluss Rechtsanwaltsauftrag Übernahme Hausverwaltung Abgabe Hausverwaltung Kandidat als neuer Mieter Adresse erfassen Selbstauskunft einholen Musterprozess: Mietvertragsabschluss Der Abschluss eines Mietvertrages ist der Beginn einer Geschäftsbeziehung, aus der sich Möglichkeiten für weiteres Potenzial für den Verwalter ergeben können. Der Prozess Mietvertragsabschluss wird mit einem potenziellen Mieter ausgelöst. Gibt es einen Bewerber für das Mietobjekt, müssen die Adressdaten erfasst und Informationen zur Selbstauskunft und Bonität eingeholt werden. Sind die Auskünfte nicht zufriedenstellend, wird der Bewerber abgelehnt und die Adresse archiviert. Stimmen die Voraussetzungen des neuen Mieters überein, werden die Mieterdaten erfasst, der Vertrag automatisch generiert, geprüft und von beiden Parteien unterzeichnet. Fragebogen Bonität / Selbstauskunft Bonität positiv? nein Info an Eigentümer Begleitschreiben ja Vertrag erstellen Bestätigung an Eigentümer Willkommensschreiben an Mieter Adresse archiviert Versand / Übergabeprotokoll/ Zählerstände Übergabeprotokolle Einzugstermin Informationen zum Einzug und Hausordnung übergeben 14

15 Die Mieterdaten werden mit dem Hausverwaltungsprogramm synchronisiert und stehen für die Verwaltung zur Verfügung. Weiterhin werden die Schritte von Übergabe, Protokollerstellung und gegebenenfalls Mängelbeseitigung durchgeführt. Die Prozessschritte sind an den jeweiligen Arbeitsablauf individuell anpassbar. Ein Abschluss eines Mietvertrages deutet immer auch auf das Freiwerden einer Wohnung und hier kann der Prozess Akquisition anschließen. Neues Beschlussbuch mit einfacher Handhabung Mit der neuen Lösung für das Beschlussbuch halten Sie alle Beschlüsse zu einem Objekt in fortlaufender Reihenfolge fest. Aufgrund einer inhaltlichen Trennung von Tagesordnungspunkten und Beschlussbuch ist die Handhabung besonders einfach gestaltet. Sie sind damit jederzeit in der Lage, Auskunft über gefasste Beschlüsse zu geben. Richterlich aufgehobene Beschlüsse werden entsprechend gekennzeichnet. Das Beschlussbuch ermöglicht Ihnen an dieser Stelle Rechtssicherheit festgehaltene Beschlüsse können, sobald sie als abgeschlossen markiert wurden, nicht mehr nachträglich verändert werden. Zur Ansicht und Weitergabe kann das Beschlussbuch ausgedruckt werden. Was hat sich beim Beschlussbuch zur Vorgängerversion geändert? Anwenderfreundliche und vereinfachte Nutzung des Beschlussbuchs aufgrund Entkopplung von Tagesordnung und Beschlusssammlung. Ein Beschlussbuch wird als ein Unterprojekt im FlowFact CRM angelegt. Die Beschlussbücher werden in einem übergeordneten Projekt gesammelt. Das heißt, es sind alle Beschlussbücher auf einen Blick sichtbar. Alle Informationen zum Beschluss sowie das Stimmverhalten werden im Textfeld des Beschlusses festgehalten. So haben Sie alle Informationen direkt gesammelt verfügbar. Auf welche Art und Weise eine Tagesordnung angelegt wird, kann von jedem Verwalter individuell entschieden werden. Eine umständliche Planung über einzelne Feldarten entfällt. Das Beschlussbuch genügt den gesetzlichen Anforderungen. Beschlüsse werden als abgeschlossen gekennzeichnet und können dann nur noch von Administratoren geändert werden. Das Beschlussbuch kann ausgedruckt werden. Der Ausdruck findet über eine mitgelieferte Vorlage statt. Der Anwender kann vorab einstellen, welchen Zeitraum er ausgedruckt haben möchte. Ungültige Beschlüsse (gerichtlich aufgehoben) werden in der Anzeige entsprechend gekennzeichnet. Das Beschlussbuch kann leicht als Datei (z.b. PDF) an Eigentümer, Anwälte usw. gesendet werden. Serienbrieffunktion als Nachweissicherheit bei Eigentümerwechsel In Zukunft haben Sie die Möglichkeit, auch einen Serienbrief direkt bei der entsprechenden Adresshistorie personalisiert abzulegen. Somit können Sie nach einem Eigentümerwechsel nachweisen, welche Schreiben an wen übermittelt worden sind. Um die Speicherkapazitäten Ihres Systems nicht unnötig zu belasten, haben Sie bei der Serienbrieferstellung jeweils die Wahl, ob Sie dieses Angebot in Anspruch nehmen möchten oder nicht. 15

16 Objektstatus Jederzeit aktuell informiert Mit FlowFact 2010 erhalten Sie eine Gesamtübersicht zu allen Aktivitäten, die eine kostenfreundliche Bewirtschaftung ermöglichen. Dazu zählen: Ansicht aller zukünftigen Termine Übersicht der Ansprechpartner Darstellung offener Punkte Objektinformationen, die kürzlich eingegangen sind Offene Verwaltungsprozesse wie Schadensmeldungen Überfällig Verwaltungsprozesse Optimiertes Schlüsselmanagement Das Schlüsselmanagement wurde in seinen Funktionen überarbeitet und bietet nun eine intuitivere Handhabung. Verbesserungen der Hausbank-Schnittstelle Durch die Kooperation in Form von Schnittstellenintegration mit Herstellern von Hausverwaltungssoftware bietet FlowFact für Verwalter eine professionelle CRM Lösung an. Verwalter haben jederzeit den kompletten Überblick über alle Geschäftsprozesse sowie über die elektronische Mieter- und Eigentümerakte. Wichtige Interaktionen mit Eigentümern, Mietern, Lieferanten, Geschäftspartnern und Mitarbeitern werden festgehalten und bilden einen kompletten Kontaktüberblick, der für alle Beteiligten zugänglich ist. FlowFact Immobilien CRM schafft Ihnen die Basis, um jederzeit auch nach Jahren nachvollziehen zu können, was wann passiert ist. 1. Die FlowFact Immobilienverwalter Edition 2010 ist nur für Anwender kostenlos als Update verfügbar, die die Vorgängerversion erworben und installiert haben. Haben Sie Interesse an der Immobilienverwalter- Edition? Dann freuen wir uns über Ihre Anfrage an oder unter 2. Bevor die aktuelle Immobilienverwalter-Edition genutzt werden kann, muss das FlowFact Update 2010 durchgeführt worden sein. 3. ACHTUNG Mit Installation der aktuellen FlowFact Immobilienverwalter-Edition 2010 sind die Funktionalitäten des mit der Tagesordnung gekoppelten Beschlussbuches 2009 (Vorgängerversion) nicht mehr nutzbar. Es ist nicht möglich, den Updatevorgang rückgängig zu machen. Für SAB-Kunden steht das Help-Desk-Team für Rückfragen gerne zur Verfügung. Verfügbar für FlowFact Immobilienverwalter Edition Es wurden Verbesserungen an der Schnittstelle zur Hausbank München durchgeführt, wodurch Kundendaten, die als Wilde Ehe in der Hausbank-Software eingeben sind (z. B. Vorname: Monika und Klaus, Name: Müller und Schmidt) nun in FlowFact als Monika Müller und Klaus Schmidt verarbeitet werden. Des Weiteren erfolgt die Zuordnung der Telefonnummer, die durch den Abgleich gestartet wurde, besser und doppelte Einträge werden vermieden. 16

17 Für innovative FlowFact Anwender Marketing-Kit Modul 6 - Komfortabel arbeiten Anhänge zum Objekt einfach hinzugefügt Objektanhänge ein Video, ein Dateianhang und/ oder ein Link werden mit der Funktion Objektanhänge bearbeiten benutzerfreundlich und transparent verwaltet. Mit nur einem Klick öffnet sich ein Dialog, mit dem komfortabel die entsprechenden Dateien als Anhang ausgewählt werden. Komplizierte manuelle Eingaben und damit eine potenzielle Quelle für Fehler sind passé. Die Bearbeitung wird einfach und zeitsparend. Erweiterte Suche Mehr Zeit durch schnelles Finden Die Funktion Erweiterte Suche versetzt Sie in die Lage, durch verschiedenste Kombinationen Informationen aus Ihrem FlowFact zu filtern. Die kombinierte Suche können Sie für Vertrieb, Marketingaktionen und Auswertungen nutzen. Neu ist, dass diese Suchfunktion jetzt auch für den Bereich Anfragen genutzt werden kann. Hierdurch können Sie Anfragekriterien qualifizieren und auswerten. So lässt sich beispielsweise identifizieren, auf welchen Geolagebereich sich die meisten Anfragen beziehen, welche Wohnflächen gesucht werden oder wie hoch die durchschnittliche Zahlungsbereitschaft ist. Die Suchabfragen sind individuell definierbar und können über relative Zeiträume (z.b. letzter Monat, letztes Quartal) ausgeführt werden. Die Suchabfragen werden immer gespeichert, sodass Sie diese regelmäßig wiederverwenden können. Der große Vorteil: Die Abfragen sind stets identisch und Sie vergessen nichts bei der Suche. FlowFact GeoAnalyzer jetzt mit aktuellem Kartenmaterial Das Kartenmaterial des FlowFact GeoAnalyzers kann im Zuge des FlowFact 2010 Updates aktualisiert werden. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie eine Geo- Analyzer-Assurance abgeschlossen haben. Zudem ist es möglich, die ausgewählte Adresse nicht nur in Google-Maps, sondern auch in Openstreetmap anzuzeigen. Openstreetmap ist ein OpenSource- Produkt und ermöglicht eine lizenzfreie Weiterverwendung des Kartenmaterials. 17

18 Schnell-Suche in Listen Eine Aktivität oder Adresse in langen Listen zu finden ist meistens mühsam. Mit der neuen Schnell-Suche passt sich die Ergebnisliste direkt dem eingegebenen Suchwort an. Mit der Tastenkombination Strg+Leertaste steht Ihnen das Eingabefeld für die Suche direkt zur Verfügung. Adresslinks in Adressfenster anzeigen Mit dieser Funktion werden Ihnen auf Knopfdruck alle Adressen angezeigt, die sich in Adressdetailfeldern befinden. Damit ist es nun auch möglich Informationen aus speziellen Detailfeldern auf kurzem Wege zu erhalten. Die Funktion ist über den Navigator verfügbar. Individuelles Spaltenlayout Mit FlowFact 2010 können Sie die Spaltenbreite im Verknüpfungsfenster an Ihre Bedürfnisse anpassen. Das System merkt sich Ihre Einstellungen und behält diese bei. Statt jedes Mal die Spalten anzupassen, können Sie Ihre Zeit jetzt für andere Dinge nutzen. Platzhalterdialog auch im FlowFact verfügbar Der Platzhalterdialog unterstützt Sie bei der Integration von Platzhaltern in Ihre Dokumente. Bisher waren nur Word- und Excel-Platzhalter verfügbar. Nun steht der Dialog für alle allgemeinen Platzhalter zur Verfügung. So können Sie zum Beispiel bequem Platzhalter in Ihre Templates einfügen - lästige manuelle Eingabe von geschweiften Klammern entfällt. Zudem wurde die Suche nach vorhandenen Platzhaltern optmiert. 18

19 Adressauswahlbox bei Ortsangabe in Termin-Aktivitäten Wenn Sie demnächst einen Termin anlegen, erhalten Sie eine Auswahlbox für den Ort, an dem der Termin stattfinden soll. Das spart Zeit, denn Sie können den Ort direkt auswählen. Anhänge per Mausklick einfügen Schnell mal eben einen Screenshot an eine Aktivität hängen funktioniert nun ohne Umwege. Machen Sie einen beliebigen Screenshot, klicken Sie bei der Aktivität auf den Reiter Anhänge und wählen Sie im Menü der rechten Maustaste Aus Zwischenablage hinzufügen. Mit dieser Funktion können auch beliebig andere Dateien an eine Aktivität gehängt werden. Markieren Sie die Dateien und ziehen Sie sie per Drag&Drop in den Reiter Anhänge. Vereinfachung von Aktivitätenverknüpfungen Um eine neue Aktivität mit einer bestehenden Aktivität (z. B. Termin in der Zukunft) zu verknüpfen, fällt jetzt lästiges Suchen und Eintippen der Aktivitätennummer weg. Schriftfarbe in Aktivitäten Die Farbgestaltung Ihrer Aktivitätentexte ist jetzt funktionaler gestaltet. Eine einmal ausgewählte Farbe für Schrift und Hervorhebung bleibt so lange eingestellt, bis Sie eine andere Farbe auswählen. Mit F2 die Fernwartung aufrufen SAB-Kunden, die sich im Gespräch mit dem FlowFact Help-Desk befinden, können jetzt mit nur einem Tastendruck die Fernwartung öffnen. Die F2-Taste startet die Fernwartung im FlowFact Systemverzeichnis. Sollte dort noch keine entsprechende Start-Datei hinterlegt sein, so wird sie automatisch heruntergeladen. Neue Versionen der Fernwartungssoftware gelangen bequem über Live-Update zu Ihnen. In der FlowFact 2010 Version können Sie sich die Quicklinks Als übergeordnete Aktivität merken und Mit gemerkter Aktivität verknüpfen auf der Oberfläche positionieren. Autotexte bei Eingabehilfen und Feldarten Sobald Sie sich in einem Feld im Editiermodus befinden, können Sie auch innerhalb der Felder Autotexte anwenden. Hierdurch sparen Sie Zeit und reduzieren das Fehlerpotenzial. 19

20 Für Profis Zukünftig kann das automatische Verknüpfen der -Adresse in den Aktivitäten-Details abgeschaltet werden. Somit wird nicht jede eingehende in der Adress-Historie des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt Historien werden übersichtlicher und der Speicher geschont. Die Anzahl der Wiederholungsversuche bei einem Sendefehler können individuell eingerichtet werden. Bisher konnten nur die Einstellungen Einmal und Unendlich vorgenommen werden. Die Suche nach erledigten s wird erleichtert, denn beim Antworten auf eine wird in Zukunft das Benutzermerkmal auf der belassen und die Aktivität auf erledigt gesetzt. Insbesondere für Neukunden ist interessant, dass wahlweise nur s in das System eingelesen werden, die jünger als ein bestimmtes Datum sind. Auf diese Weise wird die FlowFact Datenbank nur mit relevanten Daten befüllt. In Zukunft erkennen Sie schon in der Vorschau den Status einer -Aktivität sie wird hier als Entwurf, Gesendet, Posteingang, Postausgang oder Fehler (bei Sendefehler) gekennzeichnet. Mit FlowFact 2010 können Sie selbst festlegen, welchen Benutzern es erlaubt ist, in Ihrem Namen s zu versenden. Die Delegation von Kommunikationsaufgaben beispielsweise an das Backoffice wird so kinderleicht. 20

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