Schifffahrtsagenturen

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1 intership DIE BR ANCHEN-LÖSUNG F ÜR Reedereien und Schifffahrtsagenturen Eine Branchen-Lösung auf Basis Microsoft Business Solutions NAVISION

2 Ihre qualifizierte Branchen-Lösung auf Basis Microsoft Business Solutions Navision Copyright 2004 Microsoft, Windows, Windows NT und BizTalk sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Microsoft Business Solutions Navision und Microsoft Business Solutions Partner sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft Business Solutions ApS in den Vereinigten Staaten und/ oder anderen Ländern. Microsoft Business Solutions ApS ist eine Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation. Alle anderen in diesem Dokument genannten Firmennamen und Produktnamen sind möglicherweise Warenzeichen der jeweiligen Rechtsinhaber. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen basieren auf Microsoft Business Solutions Navision und können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Microsoft Business Solutions PC & C Vertriebs GmbH in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Microsoft Business Solutions PC & C Vertriebs GmbH lehnen jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. Sämtliche nicht ausdrücklich gewährten Rechte bleiben vorbehalten. Microsoft Business Solutions unterstützt die Kompetenz der Partner in besonderem Maße. Die Microsoft Business Solutions Partner verfügen über ausgewiesene Expertisen in ihrer Branche und wissen, welche speziellen Funktionalitäten für eine Unternehmenslösung in diesem Bereich benötigt werden. Das Ergebnis dieser Zusammenarbeit sind die qualifizierten Branchen-Lösungen auf Basis der Unternehmenslösung Microsoft Business Solutions Navision : qualifizierte Software- Lösungen, die bereits auf die branchenspezifischen Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Um die Qualität der Lösungen sicher zu stellen, werden die Branchen-Lösungen von Microsoft Business Solutions eingehend hinsichtlich der Kompetenz des Partners und der angewandten Methodik bei der Entwicklung und Implementierung untersucht. Nur Branchen-Lösungen, die diese Prüfung bestehen, dürfen sich qualifizierte Branchen-Lösung nennen und nehmen am Microsoft Business Solutions Branchen-Programm teil und geben Ihnen Sicherheit für Ihre Investitionen. Die Branchen-Lösungen sind vollständig in die Unternehmenslösung integriert und werden von den Microsoft Business Solutions Partnern entwickelt, vertrieben und gepflegt. Entscheiden Sie sich für mehr Erfolg in Ihrer Branche. Entscheiden Sie sich für die hier vorgestellte qualifizierte Branchen-Lösung für Ihr Unternehmen. Stand: Februar 2004 Verantwortlich für den Inhalt: CABUS Computer-Systeme Hamburg GmbH Notkestraße 7 D Hamburg Tel. 040 / Fax 040 / intership CABUS

3 intership für Reedereien und Schifffahrtsagenturen In der oftmals historisch gewachsenen Software-Landschaft vieler Reedereien und Schifffahrtsagenturen bereiten heterogene Anwendungsprogramme vielfach Probleme: Überlappende Datenbereiche, damit redundante Datenhaltung und hoher personeller Aufwand zur Erstellung von Auswertungen. Überlappende Funktionen und damit keine effiziente durchgängige Unterstützung des Tagesgeschäftes. Unterschiedliche Systemumgebungen und Datenbanken und damit hohe finanzielle Aufwände für Wartung, Hotline und Administration von Schnittstellen. Andererseits sorgt die laufende Dynamisierung des Wettbewerbs und der gestiegene Informationsbedarf der Banken und Investoren für steigenden Druck auf die Wirtschaftlichkeit und damit für die Notwendigkeit, geschäftliche Abläufe zu straffen, betriebswirtschaftlich relevante Informationen schneller durch das Unternehmen zu transportieren und für Entscheidungen tagesaktuell analysieren zu können. Wichtig wird an dieser Stelle für die strategischen Leistungsbereiche ein modernes, flexibles Informationsmanagement auf einer zentralen Datenbasis und ein erfahrener Partner wie CABUS, der für die Umsetzung dieser Anforderungen sorgt. In der Software-Lösung intership sind für Reedereien und Agenturen wichtige Standardmodule von Microsoft Navision erweitert und den branchentypischen Erfordernissen angepasst worden. Durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen der Branche sind viele Details der täglichen Arbeit in die Entwicklung eingeflossen. Selbstverständlich sind alle Funktionen vollständig in die Basissoftware integriert, so dass Programmdarstellung und Bedienbarkeit aus einem Guss sind. intership CABUS 3

4 intership im Überblick F INANZBUCHHALTUNG Mandantenübergreifende Stammdatenverwaltung Währungsbuchhaltung Spiegelbuchungen Kostenverteilung Rechnungseingangsbuch Frachtenausschuss, Meldungen Berichtswesen, Analysen KOSTENRECHNUNG UND K AL KUL ATION Kostenrechnung ( Add-on ) Kostenrechnung für Linien-Reedereien Auswertbare Dimensionen Abb. 1: Hauptmenü intership, deutsche Sprachversion EINK AUF UND BESCHAFFUNG Bedarfsanforderung via Schiffsclient Zentrale Bedarfsübersicht für Technische Inspektion Lieferantenfindung Zentrale Beschaffung Beleglose Kommunikation mit Lieferanten via SHIPSERV TRADENET Volle Integration in Finanzbuchhaltung und Controlling MAINTENANCE MANAGEMENT Abbildung von technischen Einrichtungen, Systemen und Anlagen Abbildung der Organisationsstruktur und Tätigkeiten Lebenslaufmanagement für technische Komponenten Wartungs- und Instandhaltungsplanung Dokumentation von Einzelaufträgen und Maßnahmen zur Störungsbehebung MANAGEMENT INFORMATIONSSYSTEM BOARD M.I.T. Mandantenübergreifende Analyse von Schiffsbetriebskosten Vergleiche nach Schiffsklassen und -typen Lieferantenumsätze pro Mandant, Mandantenübergreifend Planung und Simulation, What-If Analysen Vergleiche, Analysen, Budgets (operativ, steuerlich, Investorenbez.) Berichtswesen, Analysen SCHNIT TSTELLEN ZU OPER ATIVEN SYSTEMEN/ SERVICES Schnittstellen zu SOFTSHIP (Prinzipale/Agenten) Schnittstelle zu SHIPSERV TRADENET Abb. 2: Hauptmenü intership, englische Sprachversion PERSONALWESEN Personalverwaltung, Personalplanung See 4 intership CABUS

5 Intelligente Betriebsführung Die branchenbezogenen Zusatzfunktionen fügen sich nahtlos in das Standardprodukt ein und sind arbeitsplatz- und ablauforientiert gestaltet. Mittels der Multilanguage-Fähigkeit kann durch einfaches Umschalten wahlweise die deutsche oder englische Benutzeroberfläche aktiviert werden (Siehe Abb. 1 und 2). MANDANTENÜBERGREIF ENDE STAMMDATENVERWALTUNG In der (optional) zentralen Stammdatenverwaltung können zunächst beliebig viele Unternehmensarten ( z.b. Schiffs- und Verwaltungsgesellschaften ) eingerichtet werden. Über die mandantenübergreifende Stammdatenverwaltung ist das zentrale Erfassen und Steuern der Stammdaten je Unternehmensart im Bereich der Sachkonten (je Unternehmensart), Debitoren, Kreditoren, Artikel und Ersatzteilen möglich (siehe Abb. 3). Die Notwendigkeit der mehrfachen Erfassung und des permanenten Abgleichs von Stammdaten über alle im System befindlichen Mandanten wird so komfortabel vermieden. Abb. 3: Mandanten Einrichtung CABUS-VORL AGEMANDANT Die Stammdaten, z.b. der Kreditoren, können aus dem zentralen Stammdatenpool, dem so genannten Vorlagemandant, in die einzelnen Mandanten kopiert werden. Auf diesem Wege kann die Datenpflege zentral gehalten werden. ERWEITER TE WÄHRUNGSBUCHHALTUNG Wechselkurse können in der Währungsbuchhaltung alternativ zum Buchungs- oder Belegdatum berechnet werden. Mandantenübergreifend ist die Verwaltung beliebig vieler Währungen möglich, jeweils getrennt nach Geld- und Briefkurs (siehe Abb. 4). Der vom System ermittelte Stichtagskurs gilt hierbei als Vorschlag und kann vom Anwender geändert werden. Zur Vorbereitung des Jahresabschlusses kann eine Bewertung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten zu einem speziellen Mittelkurs vorgenommen werden. Linienreedereien können optional feste Wechselkurse für Reisen definieren. Abb. 4: Währungsbuchhaltung RECHNUNGSEING ANGSBUCH Das Rechnungseingangsbuch (siehe Abb. 5) bietet an zentraler Stelle eine mandantenübergreifende Vor- bzw. Teilerfassung von Eingangsrechnungen. Diese Daten können an die Fachabteilungen zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet werden und ermöglichen so eine Belegverfolgung im Unternehmen. Sie dienen zugleich als Basis für die endgültige buchhalterische Komplettierung der Erfassung und Buchung. Vorteile sind die Beschleunigung in der Bearbeitung und ein zeitnäheres Liquiditäts- und Cash-Management. Abb. 5: Rechnungseingangsbuch intership CABUS 5

6 Mandantenüberg reifende Analyse Als bedeutsame funktionale Erweiterung zu nicht schifffahrtsspezifischen finanzwirtschaftlichen Systemen können Analysen einerseits pro Mandant/Gesellschaft und andererseits auch übergreifend (siehe Abb. 6) erzeugt werden. Von besonderem Vorteil ist diese Funktion beispielsweise in der Auswertung von Lieferantenumsätzen zur Vorbereitung von Einkaufsverhandlungen. Abb. 6: Mandantenübergreifende Analysen Kostenrechnung f ür L inien- Reedereien Über die mögliche Verwendung der Auswertungskriterien Schiff, Reise, Hafen, Region, Produktgruppe, B/L-Nummer wird ein differenziertes Controlling mit integriertem Zugriff auf Daten der Finanzbuchhaltung, Einkauf und Verkauf auf allen Ebenen sichergestellt. Zusätzlich zu den Vorkalkulationen können exakte Nachkalkulationen pro Reise erstellt werden. Die Hinterlegung von umfangreichen Stammdaten (z.b. Tarife für Dienstleistungen) ist als Basis für die Vorkalkulation möglich, zusätzlich bleibt die komplette Historie aller Reise-Kalkulationen für übergreifende Auswertungen erhalten. Schif f sclient Als bewusst einfach gestaltete Anwendung (siehe Abb. 7) für das Bordpersonal und damit mit geringstem Einführungsaufwand gestattet der Schiffsclient das Erstellen von Bedarfsmeldungen und die Kommunikation mit dem Landbetrieb. Über einen beidseitigen Datentransfer wird ein regelmäßiger Austausch von Informationen zu jedem Ordervorgang pro Schiff ermöglicht. So stehen z.b. die verschiedensten Stati (Informationen über Bestellmengen, Kommentare zu Bestellpositionen, Informationen über Liefertermin und Lieferort etc.) über ein Order-Tracking dem seefahrenden Personal zeitnah zur Verfügung und ersparen aufwändige Rückfragen. BEDARFSERFASSUNG PER SCHIF FSCL IENT Über eine Ordernummer, die den eindeutigen Schlüssel für einen gesamten Vorgang darstellt, wird der Bedarf an Bord erfasst (siehe Abb. 8). Hierbei ist der Zugriff auf einen Artikel- bzw. Ersatzteilka- Abb. 7: Schiffsclient, hier die englische Sprachversion 6 intership CABUS

7 talog genauso wie Freitexteingaben möglich, begleitende Eingaben wie die Art der Dringlichkeit runden die Informationen ab.die erfasste Bedarfsmeldung bzw. Requisition durchläuft entweder noch ein gesondertes Freigabeverfahren durch dafür autorisierte Benutzer bzw. wird direkt gesendet. Technisch wird hierbei eine Datei erzeugt, die mittels Ihrer geringen Größe bequem z.b. per -Anhang an den Landbetrieb übertragen und dort vollautomatisch in intership eingelesen werden kann. Bedar fsüber sicht L and Die Bedarfsmeldungen der einzelnen Schiffe stehen den jeweils verantwortlichen Technischen Inspektoren zur Prüfung und Bearbeitung in einer zentralen Übersicht zur Verfügung. Unterstützt durch komfortable Sortier-Funktionen können die Bedarfsmeldungen zügig bearbeitet und an den Einkauf freigegeben werden. Abb. 8: Bedarfserfassung L iefer antenauswahl im Einkauf Im Einkauf können auf Basis der freigegebenen Bedarfsmeldungen gezielt Anfragen oder direkt Bestellungen an die zur Auswahl stehenden Lieferanten erzeugt werden (siehe Abb. 9). Als Besonderheit steht zur beleglosen Einkaufsabwicklung mit der Lieferantenseite die SHIPSERV TRADENET-Schnittstelle zur Verfügung. Maintenance Management Als Werkzeug zur Planung und Realisierung laufender Instandhaltungsmaßnahmen kommt eine voll in intership integrierte Instandhaltungslösung zum Einsatz. Neben der Darstellung aller technischen Einrichtungen, Systeme und Anlagen (siehe Abb. 10) in bis zu 15 Strukturebenen mit direkt am Bildschirm anzeigbaren begleitenden technischen Dokumentationen (Explosionszeichnungen u.a.) kann auch eine organisatorische Struktur abgebildet werden, so daß eine zentrale Informationsbasis für alle Tätigkeiten entsteht. Neben dem Management aller wiederkehrenden Aufgaben können auch geplante Einzelaufträge und störungsbedingte Aktivitäten dokumentiert werden. Abb. 9: Bedarfserfassung und Lieferantenauswahl Abb. 10: Maintenance Management Technische Komponentenkarte intership CABUS 7

8 Umfassende Informationen für effi zientes Management Management Informationssystem für die Schif f fahr t Informationen stellen einen hohen Wert im Unternehmen dar, sind aber oftmals das zentrale Problem in der Frage der effi zienten Darstellung zur Unterstützung von Management-Entscheidungen. Ohne eine Verdichtung von Massendaten nach oben, eine sinnvolle Dimensionierung und Darstellung und Konzentration auf wesentliche Kennzahlen gleicht das Vorhaben dem Versuch, aus einem Feuerwehrschlauch zu trinken: Man ist anschließend tropfnass, aber immer noch durstig. Dies gilt um so mehr für die Schifffahrtsunternehmen, die teilweise bis zu 200 Mandanten und mehr (sprich Gesellschaften) im Management haben und durch die international geprägten Aktivitäten komplexe Anforderungen an solche Systeme stellen. Abb. 11: Management Informationssystem Dieser zentralen Problematik hat sich CABUS erfolgreich mit seinem Partner SDG consulting AG angenommen. Das Ergebnis ist ein hoch flexibles, äußerst wirtschaftlich zu implementierendes Management Informationssystem, das einerseits wesentliche schifffahrtsspezifische Analysen bereits unterstützt (siehe Abb. 11) und andererseits jedem Kunden die völlige Freiheit in der Wahl der gewünschten Informationsquelle und Art der Darstellung von zu analysierenden Daten ermöglicht. BOARD M.I.T. Anwendungsbereiche Die Analyse-Szenarien sind so flexibel darstellbar wie es die Daten aus den Informationsquellen zulassen. Über eine flexible Schnittstelle werden Daten aus der CABUS Branchen-Lösung intership an das BOARD M.I.T.-System übergeben (siehe Abb. 12), in die gewünschte (mehr-)dimensionale Struktur überführt und dem Management für unterschiedlichste Analysen zur Verfügung gestellt. Abb. 12: Board M.I.T.-System Ausdrücklich können auch grundsätzlich weitere im Unternehmen genutzte Anwendungen (Microsoft Excel, externe Systeme) als Informationsquelle dienen. So ist es möglich, Analysen für die verschiedensten Bereiche (Technik, Schiffsgesellschaften, Personal, Befrachtungsgeschäft, Liquiditätsplanung, Devisenmanagement, Investoren etc.) zu generieren. Hierbei ist nicht nur eine reine Betrachtung bzw. der Vergleich von Daten aus der Vergangenheit möglich, sondern ebenfalls das Erzeugen von Planungsübersichten und Simulationen ( what-if Analysen). Neben der reinen Tabellendarstellung sind vielfältige Graphiken und Ansichten je nach Analysezweck und Signalfunktionen ( Ampelfunktionen ) nutzbar. 8 intership CABUS

9 Schnit tstelle zu Sof tship (Prinzipale /A genten) Softship (www.softship.de) als führender Partner für Linienreedereien und Agenten verfügt seit langen Jahren über bewährte operative Anwendungen in der Unterstützung des Befrachtungsgeschäftes. Aus diesen Anwendungsbereichen können alle relevanten Daten über existierende flexible Import-Routinen in die Finanzbuchhaltung von intership transferiert werden (siehe Abb. 13). CABUS Schnit tstelle zu SHIPSERV TR ADENE T An die Ship Supply Management Trading Plattform unseres Partners SHIPSERV (www.shipserv.com) sind bereits eine Vielzahl internationaler maritimer Zulieferer angeschlossen. Auf diesem Wege lassen sich die Bearbeitungszeiten und der Austausch von Anfragen, Bestellungen, Bestellbestätigungen etc. deutlich beschleunigen. Abb. 13: Datentransfer über Softship Der Einsatz von intership führt in dieser Konstellation (siehe Abb. 14) bedingt durch eine deutliche Verringerung des manuellen Erfassungsaufwandes, der höheren Geschwindigkeit im Handling der einzelnen Beschaffungsvorgänge und durch die hohe Integrität zwischen Finanzbuchhaltung, Controlling und Einkauf zu einer deutlichen Senkung der Prozesskosten und gleichzeitig einer tagesaktuellen Informationsbasis zur laufenden Optimierung im Bereich der gesamtem logistischen Prozesskette. CABUS Per sonalver waltung / Per sonalplanung See Das Grundkonzept der Personalverwaltung beruht auf einer mandantenübergreifenden Mitarbeiterverwaltung. Zur Unterstützung der Personalplanung werden alle Mitarbeiter in einer umfassenden Stammdatenverwaltung geführt inkl. Personalstamm, Lebenslauf, Zertifikaten, Beurteilungen, Versetzungsliste etc. Zudem werden alle Eckdaten des jeweils aktuellen und der historischen Heuerverträge (Reisebeginn, Reisedauer, Reiseende, Urlaub, Austritt/Vertragsende) im System gespeichert und stehen auswertbar zur Verfügung. Abb. 14: Kommunikationsszenario Schiff/Land/Zulieferer via CABUS/ Shipserv intership CABUS 9

10 .NET Die Ausrichtung auf die Plattform der Zukunft Das Microsoft.NET Framework ist die Plattform, die Ihnen Wettbewerbsvorteile und Investitionssicherheit verschafft, indem sie Informationen, Anwender, Geräte und Systeme auf einzigartige Weise miteinander verbindet. Das.NET Framework ist eine neue Plattform für die Softwareentwicklung. Mit Visual Studio steht ein leistungsfähiges Tool zur Verfügung, das mehrere Programmiersprachen unterstützt und für die effi ziente Entwicklung von Anwendungen auf Basis von XML, HTTP und SOAP (Web Services) ausgelegt ist. Dank dieser einheitlichen Schnittstellen können die verschiedensten Systeme miteinander Daten austauschen unabhängig von Betriebssystem oder Programmiersprache. So wird auch der Zugriff auf alle relevanten Informationen mit verschiedenen mobilen Endgeräten wie Mobiltelefonen oder PDA s möglich. Jederzeit, von jedem Ort und mit jedem Gerät. Das schafft eine effi ziente Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter. Die Navision-Architektur integriert eine Reihe der heute führenden Microsoft-Technologien wie beispielsweise Windows XP, SQL Server und BizTalk Server und nutzt diese konsequent. Sie bieten beispielsweise mit Anwendungen wie dem Commerce Gateway auf.net- Komponenten basierende Lösungen, die Ihr Unternehmen bei dem Aufbau einer zukunftssicheren Infrastruktur unterstützen. Mit der Ausrichtung und der Vision von.net ist Navision eine zukunftsorientierte Lösung, die Ihre langfristigen Investitionen absichert. 10 intership CABUS

11 INTELLIGENT WIR TSCHAF TEN MIT CABUS Als zertifi zierter Dienstleister für Microsoft Business Solutions sind wir Spezialist für die perfekte Anpassung der Standardsoftware Navision und Axapta an ausgewählte Branchen. Mit 6 Niederlassungen und über 750 Installationen sind wir einer der marktführenden Microsoft Business Solutions Partner in Deutschland. Wir unterstützen Sie bei allen Fragen bezüglich des Einsatzes und der Integration von Microsoft Navision und webbasierter Anwendungen sei es im Intranet, Extranet oder Internet. Darüber hinaus bieten wir Dokumenten-Management, Archivierungs- und Workfl ow-lösungen an, die Ihre Arbeitsprozesse zusätzlich erleichtern. Wir unterstützen Sie bei der Planung und Einrichtung von Microsoft Netzwerken, Microsoft-Offi ce-anwendungen und bei dem Aufbau unternehmensweiter Kommunikationsnetze. Dass Sie für sämtliche Anwendungen auch die passenden Infrastrukturkomponenten von uns beziehen können, versteht sich von selbst. Sie können in allen Fragen, die Ihre betrieblichen IT-Strukturen betreffen, auf uns zählen. Optimierte Organisationsabläufe, transparente Geschäftsprozesse, effi ziente Strukturen und motivierte Anwender unsere Ideen machen Sie fi t für den Wettbewerb! CABUS Computer-Systeme Hamburg GmbH Notkestraße 7 D Hamburg Telefon: 040 / Telefax: 040 / intership CABUS 11

12 MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS ist der verlässliche Partner, der fl exible Technologie mit umfangreicher Geschäftskompetenz vereint und Sie zur langfristigen Sicherung Ihres Erfolgs nachhaltig unterstützt, schnell fundierte Unternehmensentscheidungen zu treffen. Microsoft Business Solutions ist einer der sieben Geschäftsbereiche der Microsoft Corporation mit insgesamt Kunden und Mitarbeitern. Er bietet vollständig integrierte Unternehmensanwendungen für kleine und mittelständische Firmen sowie Organisationen mittlerer Größe an, die die durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen zwischen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern ermöglichen. Die Lösungen optimieren strategische Geschäftsprozesse, angefangen bei Finanzbuchhaltung, Businessanalysen und Human Ressources Management über Projektmanagement, Customer Relationship Management, Supply Chain Management und E-Commerce bis hin zu Fertigung und Handel. Die Businesslösungen basieren auf Standardsoftware und sind bei einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis exakt auf die Bedürfnisse wachsender mittelständischer Unternehmen ausgerichtet. Sie sind schnell zu implementieren, einfach zu bedienen und leicht an wechselnde Anforderungen anpassbar Vertriebs-, Implementierungs- und Servicepartner mit weltweit Mitarbeitern gewährleisten einen umfassenden Service für Unternehmen aus nahezu allen Branchen. Weitere Informationen zu den Produkten und Lösungen von Microsoft Business Solutions stehen im Internet unter zur Verfügung. MICROSOF T BUSINESS SOLUTIONS FINDEN SIE IN : AUSTR ALIEN BALTIKUM BELGIEN BR ASILIEN DÄNEMARK DEUTSCHL AND FINNL AND FR ANK REICH GRIECHENL AND GROSSBRITANNIEN INDIEN ISL AND ITALIEN K ANADA K ROATIEN ME XIKO NIEDERL ANDE NORWEGEN ÖSTERREICH POLEN PORTUG AL RUSSL AND SCHWEDEN SCHWEIZ SING APUR SLOWENIEN SPANIEN SÜDAFRIK A TSCHECHISCHE REPUBLIK TÜRK EI UNG ARN USA ZENTR ALES NORDAFRIK A UND MIT TLERER OSTEN

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