LuGIS Entgeltabrechnung und Personaldatenmanagement online

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1 LuGIS Entgeltabrechnung und Personaldatenmanagement online

2 LuGIS Entgeltabrechnung und Personaldatenmanagement online ENTGELT- ABRECHNUNG ZEIT- UND URLAUBS- VERWALTUNG STELLENPLAN- VERWALTUNG Seite 2

3 LUGIS EINE MARKE DER E & R Die Entgelt und Rente AG (E & R) ist ein IT- und Dienstleistungsunternehmen, das auf die Gebiete betriebliche Altersvorsorge (bav) und Entgeltabrechnung spezialisiert ist. Der Schwerpunkt der E & R- Angebote liegt auf der Digitalisierung von personaldatenbezogenen Verwaltungsprozessen. E & R bzw. ihre Rechtsvorgängerinnen, VdW Service GmbH und LuGIS GmbH, beschäftigt sich bereits seit 1998 mit den beiden Geschäftsfeldern betriebliche Altersvorsorge und Entgeltabrechnung. Als ursprünglicher Dienstleister für IHKs, Verbände und vergleichbare Einrichtungen bietet E & R heute ihre Serviceleistungen allen Arbeitgebern unabhängig von der Mitarbeiteranzahl an. Gründung VdW Service GmbH Gründung LuGIS GmbH Produkteinführung Rentenmanager LuGIS GmbH firmiert in E & R AG um Seite 3

4 Prozesse LUGIS DIGITALE PROZESSE LuGIS ist eine Software as a Service-Lösung für die Entgeltabrechnung. Über LuGIS können die Abrechnungsverantwortlichen die Personal- und Gehaltsdaten selbständig online verwalten jederzeit und von überall. Dadurch wird die Personalabteilung administrativ entlastet. Digitale Prozesse Mit LuGIS lässt sich der Übergang zum digitalen Personalbüro realisieren. Das Programm macht den umfassenden Personalbestand zentral verfügbar. Die Pflege und Verwaltung aller Daten und Dokumente erfolgt dabei zentral in einer Datenbank. Über das Online-Portal hat der Arbeitgeber direkten Zugriff auf alle Daten und Funktionalitäten, sämtliche personaldatenbezogene Prozesse können digital gesteuert und abgearbeitet werden. Kontrollierter Datenzugriff Auch die Mitarbeiter können das Online-Portal nutzen, um jederzeit ihre persönlichen Gehaltsdokumente abzurufen und Gehaltsdaten einzusehen. Ihre sensiblen Personaldaten sind dabei selbstverständlich durch einen passwortgesicherten Zugang und exakt definierte Benutzerrechte geschützt. Schnittstellen Im digitalen Workflow können für alle Programme Schnittstellen zur Verfügung gestellt bzw. verarbeitet werden. Dokumente und Dateien werden im Online-Archiv hinterlegt. Das digitale Büro Seite 4

5 INTELLIGENTE ADMINISTRATION Software- und Rechenzentrumsleistung E & R nutzt für die Entgeltabrechnung das Abrechnungsprogramm LOGA, das in die von LuGIS gesteuerten Prozesse eingebunden ist. Updates führt das Rechenzentrum der E & R in Eigenregie durch. Dieses übernimmt auch Wartungsarbeiten sowie das Monitoring für die Anwendungen. Praktische Auswertungstools Zusätzlich ermöglicht das LuGIS-Portal, alle gewünschten Auswertungen und Analysen der Datenbasis durchzuführen. E & R-Spezialisten konfigurieren diese bedarfsgerecht vor, so dass der Kunde schnellstmöglich an die gewünschten Ergebnisse gelangt. Spezifische betriebliche Rahmenbedingungen und Anforderungen an Kennzahlen lassen sich dabei problemlos berücksichtigen. Auch ein maßgeschneidertes Reporting ist auf Knopfdruck möglich. Zusatzmodule Ergänzend zur Entgeltabrechnung bietet E & R optionale Zusatzmodule an. Dank eines integrierten Systems werden die Daten für sämtliche Module redundanzfrei zur Verfügung gestellt. Seite 5

6 Leistungen LUGIS ENTGELTABRECHNUNG Die Entgelt und Rente AG übernimmt im Full oder Teil-Service die komplette Sachbearbeitung für ihre Kunden. Sie wickelt auch die mandantenspezifische Konfiguration und Administration innerhalb des Web-Portals ab. Der Umfang der dabei vom Arbeitgeber in Anspruch genommenen Leistungen ist individuell skalierbar und jederzeit anpassbar. Das Angebot erstreckt sich von der Datenaufnahme und -aktualisierung bis hin zur vollumfänglichen Steuerung und operativen Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung inklusive der Terminverfolgung, der Durchführung des Meldewesens (Steuer, SV, ZVK/ VBL) sowie dem Druck und Versand der Abrechnungen alles unter kontinuierlicher Berücksichtigung der individuellen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Für die Entgeltabrechnung nutzt das Abrechnungsprogramm LOGA der P&I AG, eines der bedeutendsten Unternehmen der europäischen HR-Industrie. Als zertifizierter Partner der P&I AG profitiert die Entgelt und Rente AG von einem etablierten Netzwerk und verfügt darüber hinaus über ein umfassendes Fachwissen. Skalierbare Leistungen Digitale Prozesse Renommierte Partner Seite 6

7 INDIVIDUELLE BETREUUNG Vertretungssicherheit In einer virtuellen Bürogemeinschaft können sich die Geschäftsführung, Personalabteilung, Mitarbeiter und die Spezialisten der Entgelt und Rente AG über das Ticket-System austauschen. Die Vertretungssicherheit ist dadurch gewährleistet. Umfassendes Know-how Die E & R-Fachkräfte kennen sich mit allen Fragen rund um die Entgeltabrechnung aus und können auch bei Abwesenheit des Personalmitarbeiters die Entgeltabrechnung und das Personaldatenmanagement vollständig durchführen: von der Datenerfassung bis hin zur Korrespondenz mit den Mitarbeitern und sonstigen Dritten. Persönliche Beratung Die E & R-Mitarbeiter sind Spezialisten auf dem Gebiet der Entgeltabrechnung und entwicklen gemeinsam mit ihren Kunden maßgeschneiderte Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Jedem Kunden steht ein persönlicher Ansprechpartner zur kompetenten Beratung zur Verfügung. Seite 7

8 Module LUGIS ZUSATZMODULE Neben der Entgeltabrechnung bietet E & R optionale Zusatzmodule mit umfangreichen Funktionalitäten an, die in das Online-Portal integriert werden können. Diese Software-Module bieten eine umfassende, effiziente Verwaltungslösung für alle Aufgaben in der Personalwirtschaft. Basierend auf einem einheitlichen, integrierten und relationalen Datenmodell werden die Daten für sämtliche genutzten Module redundanzfrei bereitgestellt. Zum Bereich der Personalverwaltung gehören die Module digitale Personalakte und Zeit- und Urlaubsverwaltung: LuGIS Digitale Personalakte Mithilfe der digitalen Personalakte können unsere Kunden Dokumente ihrer Mitarbeiter, wie Arbeitsverträge oder Zeugnisse, in digitaler Form verwalten. Die individuelle Ordnerstruktur legt der Kunde dabei selbst fest. Auch entscheidet er, welche hochgeladenen Dokumente für die Mitarbeiter in ihren LuGIS Mitarbeiter-Accounts zur Einsicht freigeschaltet werden. LuGIS Zeitverwaltung Die LuGIS Zeitverwaltung ermöglicht die Erfassung und Auswertung von Arbeits- und Fehlzeiten. Die Daten der Zeitverwaltung sind dabei direkt mit den für die Entgeltabrechnung benötigten Daten verknüpft. Sie fließen automatisch in die monatliche Abrechnung ein und können von den Mitarbeitern eingesehen werden. LuGIS Urlaubsverwaltung Mithilfe der LuGIS Urlaubsverwaltung erfolgt das emanagement von Urlaubsanträgen über individuell steuerbare Genehmigungsverfahren. Das Modul erstellt Jahresübersichten inklusive genehmigter Urlaubszeiten sowie Resturlaubsüberträge pro Mitarbeiter. Der Zugriff auf die individuellen Urlaubs- und Zeitkonten für die Mitarbeiter erfolgt über die Seite 8

9 Mitarbeiter-Accounts. Zusätzlich stellt das Modul die lückenlose Zeitverwaltung auf Arbeitnehmerebene sicher. Durch die Nutzung des integrierten Systems werden zusätzliche oder doppelte Eingaben von Fehlzeiten im Zeitverwaltungsprogramm vermieden. Im Bereich der Personalplanung bietet E & R die Module Stellenplan und Personalkostenhochrechnung an: LuGIS Personalkostenplanung Mithilfe dieses Moduls können Personalkostenhochrechnungen für Haushaltsplanungen auf Basis der aktuellen Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Dabei sind der Betrachtungszeitraum und weitere Parameter für die Hochrechnung beliebig vom Kunden definierbar. Für jeden Mitarbeiter sind individuelle Abrechnungssimulationen möglich. LuGIS Stellenplan Über das Stellenplanmodul wird die Organisationsstruktur des Unternehmens inklusive historischer Entwicklungen abgebildet. Kostenstellen werden nicht bei dem Mitarbeiter, sondern bei der Stelle hinterlegt, so dass insbesondere die Personalkostenplanung vereinfacht wird. Auch kann die Stellenbeschreibung und -historie aus Stellen- und Mitarbeitersicht verwaltet und abgerufen werden. Seite 9

10 Überblick LUGIS AUF EINEN BLICK GRUNDMODUL Durchführung der Entgeltabrechnung im Full- oder Teil-Service über digitale Prozesssteuerung LuGIS Online-Portal Zugriff auf Dokumente für Arbeitnehmer und Arbeitgeber Beratung durch einen persönlichen Ansprechpartner ZUSATZMODULE Digitale Personalakte Verwaltung von Mitarbeiter- Dokumenten Zeitverwaltung Erfassung und Auswertung von Arbeits- und Fehlzeiten Urlaubsverwaltung Stellenplanverwaltung Abbildung der Organisationsstruktur inkl. Stellenbeschreibung und -historie Personalkostenplanung Die Auslagerungstiefe ist dabei frei skalier- und jederzeit anpassbar Zertifizierte Leistungen Onlineportale: TÜV-geprüfte Trusted Application Dienstleistungen: zertifiziert nach IDW 951 Typ II Seite 10

11 PERSONALDATENVERWALTUNG AUS EINER HAND Die Leistungen der Entgelt und Rente AG reichen vom Outsourcing von Rechenzentrumsleistungen für die Personaldatenverwaltung bis hin zur kompletten Übernahme der Entgeltabrechnung und der bav-verwaltung. E & R bietet unter der Marke LuGIS eine Software as a Service-Lösung für die Entgeltabrechnung an, unter der Marke Rentenmanager ein entsprechendes Angebot zur bav-administration. Kernstück des Rentenmanagers, eine Eigenprogrammierung der E & R, ist ein bav-standardverwaltungsprogramm. Hiermit können alle Versorgungszusagen unabhängig vom Durchführungsweg sowie der Art und Rückdeckung der Zusagen verwaltet werden. Anforderungen werden über Parameter gesteuert eine individuelle Programmierung zur Hinterlegung der Leistungspläne und für die Prozesssteuerung ist nicht erforderlich. Über ein Online-Portal können alle bav- Prozesse abgearbeitet werden. Der Rentenmanager bietet einen Rentenrechner zur Leistungsberechnung, umfassende Auswertungs- und Archivierungsmöglichkeiten, Finanz-Reporting sowie automatisierte Workflows. Das Angebot umfasst zusätzlich die Übernahme der gesamten bav-sachbearbeitung durch E & R-Mitarbeiter. Dieser Service kann je nach Bedarf in unterschiedlicher Tiefe in Anspruch genommen werden. Über das Online-Portal können auch die versorgungsberechtigten Mitarbeiter auf ihre Versorgungsdaten zugreifen und die Rentenrechnerfunktion nutzen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ihre sonstigen Versorgungsansprüche zu hinterlegen und zu verwalten. Seite 11

12 Stand: Februar 2014 Entgelt und Rente AG Solinger Straße Langenfeld Tel.: Fax:

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