TIPPS & TRICKS SAP CM Teil 3

Transkript

1 TIPPS & TRICKS SAP CM Teil 3 Listeneinstellungen Autor: Peter Nötzli Datum: Version: 1.0 Status: Freigegeben Dateiname: TIPPS&TRICKS_TEIL3.doc Ablage:

2 Informatikdienste / Business Applications Seite 2 von 21 Versionsverwaltung Vers.Nr. Änd. Datum Beschreibung Wer / Kürzel Erstellung Dokument Nop Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Bearbeitungsmöglichkeiten rechter Mausklick auf Spaltenkopf rechter Mausklick auf markierte Zeile Liste bearbeiten (Beispiele) Anzeigevarianten auswählen, anlegen, ändern... 16

3 Informatikdienste / Business Applications Seite 3 von Einleitung Im SAP werden mehrere verschiedene Techniken zur Darstellung und Weiterverarbeitung von Listen verwendet. Es gibt unter anderem folgende möglichen Techniken: Abap Liste Tabellenanzeige Excel Inplace / Outplace ALV In diesem Dokument wird der Umgang mit ALV beschrieben, da diese Technik die aktuellste und komfortabelste Form darstellt. ALV kann auch als SAP List Viewer oder Grid Control benannt werden, was beinahe die selben Funktionen beinhaltet

4 Informatikdienste / Business Applications Seite 4 von Bearbeitungsmöglichkeiten 2.1 Übersicht Icons stellt alle Felder einer markierten Zeile vertikal dar (leere Felder werden nicht angezeigt) springen in andere Transaktionen (wie Doppelklick) sortiert die markierten Zeilen aufsteigend sortiert die markierten Zeilen absteigend filtert die markierten Zeilen summiert die markierten Zeilen springt in die Druckvorschau der Liste Excel Inplace (siehe Tipps and Tricks Teil1, Kapitel 8.10) Serienbriefverarbeitung mit MS Word Export der Liste Mailversand der Liste ABC Analyse Graphik Layout ändern Layout auswählen Layout sichern Hilfe zu ALV

5 Informatikdienste / Business Applications Seite 5 von Menu Programm verschiedene Ausführungsmöglichkeiten - Ausführen normal - Ausführen und Drucken (nicht empfehlenswert) - Im Hintergrund (wenn der Report sehr langsam ist) 2.3 Menu Bearbeiten gleiche Funktionen wie bereits unter Icons erwähnt plus Berechnen = arithmetische Funktionen für Zahlenfelder 2.4 Menu Springen gleiche Funktionen wie bereits unter Icons erwähnt (siehe auch Kapitel 8)

6 Informatikdienste / Business Applications Seite 6 von rechter Mausklick auf Spaltenkopf markierten Text in Ablage übernehmen Spalte ausblenden ausgeblendete Spalten einblenden Optimale Breite einstellen Markierte Spalten fixieren Markierte Spalten aufsteigend sortieren Markierte Spalten absteigend sortieren suchen innerhalb markierten Spalten Filter innerhalb markierten Spalten setzen Summe in markierten Feldern bilden Zwischensumme in markierten und sortierten Spalten bilden 4. rechter Mausklick auf markierte Zeile Markierte Zeile kopieren Zeile vertikal anzeigen Breite der Spalten optimieren Suchen innerhalb markierten Zeilen Filter in Spalte setzen

7 Informatikdienste / Business Applications Seite 7 von Liste bearbeiten (Beispiele) Anbei einige praktische Beispiele, um die Liste zu bearbeiten 5.1 Spaltenreihenfolge ändern Die Spaltenreihenfolge kann per Drag and Drop (linke Maustaste) erfolgen oder per Icon

8 Informatikdienste / Business Applications Seite 8 von Liste sortieren gewünschte Spalten markieren und über das Icon wird von links nach rechts priorisiert) sortieren. (sind mehrere Spalten markiert, 5.3 Spalten filtern gewünschte Spalten markieren und über das Icon die Filterkriterien bestimmen

9 Informatikdienste / Business Applications Seite 9 von Spalten summieren Einzelne Spalten können summiert werden, Bedingung ist allerdings, dass die Felddefinition entsprechend definiert wurde. Ist dies in einer gewünschten Spalte nicht der Fall, kann dies dem Support gemeldet werden, der dies u.u. ändern kann. gewünschte Spalten markieren und Icon drücken die Spalte Anzahl wird summiert Sollen nun noch Zwischensummen gebildet werden, muss die gewünschte Spalte markiert und das Icon gedrückt werden.

10 Informatikdienste / Business Applications Seite 10 von 21 Es werden nun Zwischensummen pro Modulverantwortlichen gebildet 5.5 Liste exportieren Um eine Liste zu exportieren stehen verschiedenste Varianten zur Verfügung. In diesem Dokument wird nur der Export nach Excel beschrieben. Variante 1: Excel Inplace Tipp: Hinweis aus Tipps & Tricks Teil 1 beachten Die wohl einfachste Möglichkeit ein Excel File zu erstellen. Es wird innerhalb des SAP-Fensters ein Excel Sheet mit den Daten aus dem ALV geöffnet. Es können nun die meisten Excel Funktionen ausgeführt werden. Die Datei wird genau wie zuletzt im ALV im Excel dargestellt. Um die Liste lokal abzulegen die Funktion (Kopie speichern unter) wählen Variante 2: Liste / Exportieren Über einen Klickmarathon kann ein Excel File erzeugt werden, das nur die reinen Daten enthält, Summen, Filter etc. werden ignoriert Über das Menu Liste / Exportieren / Tabellenkalkulation

11 Informatikdienste / Business Applications Seite 11 von 21 Hinweis beachten Typ Tabelle auswählen Excel auswählen Excel in einem separaten Fenster geöffnet

12 Informatikdienste / Business Applications Seite 12 von 21 Um die Liste lokal abzulegen die Funktion (Kopie speichern unter) wählen Variante 3: Download Diese Variante dient dem direkten ablegen der Liste in einem zu bestimmenden Format ohne das File zu sichten. Icon wählen Tabellenkalkulation wählen Download Pfad und Filename angeben Erzeugen wählen 5.6 Liste senden Eine ALV Liste kann an einen SAP User oder an eine adresse gesendet werden. Anmerkung: Bei sehr langen Listen ist das Resultat meist unbefriedigend, daher sollten Listen auf wenige Spalten reduziert werden. Hierfür wählen Sie das Icon Im folgenden Dialog können Sie einen Kommentar anbringen und den Empfänger auswählen. Sie haben die Möglichkeit adressen mit Empfängertyp U oder / und SAP User mit Empfängertyp B anzugeben

13 Informatikdienste / Business Applications Seite 13 von 21 Wählen Sie das Icon Ein SAP User Empfänger kann sich die Mail via Transaktion SBWP anzeigen lassen

14 Informatikdienste / Business Applications Seite 14 von 21 Ein Empfänger bekommt ein Mail in seiner Inbox Im Anhang befindet sich die Liste als html Dokument

15 Informatikdienste / Business Applications Seite 15 von Liste drucken ALV Listen können auch gedruckt werden. Hierfür gilt es die richtige Aufbereitung für die meist zu langen Listen zu finden. Es empfiehlt sich, unnötige Spalten auszublenden. Um eine Liste zu drucken wählen Sie das Icon Im folgenden Dialog können Sie verschiedene Eigenschaften des Drucks wählen Tipp: Das Einblenden von fehlenden Eigenschaften ist unter Tipps & Tricks Teil 1 beschrieben Im Feld Aufbereitung können Sie das Format vorbestimmen. In der Regel schlägt SAP das optimalste Format vor. Die Aufbereitung X_65_255 bringt in diesem Fall am meisten Spalten auf s Papier.

16 Informatikdienste / Business Applications Seite 16 von Anzeigevarianten auswählen, anlegen, ändern Anzeigevarianten können durch die Anwender angelegt, geändert und gelöscht werden. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Anzeigevarianten: - Benutzerspezifische Varianten - Systemvarianten (nur durch Administratoren änderbar) Bestehende Anzeigevarianten auswählen Eine bestehende Anzeigevariante kann bereits bei der Selektion eingegeben werden oder bei der Listanzeige ausgewählt werden Icon wählen Layouteinstellung: Alle = alle bestehenden Varianten Benutzerspezifisch = nur die selber erstellten Varianten Benutzerübergreifend = ohne Systemvarianten mit einem Doppelklick auf die gewünschte Variante, lässt sich diese auswählen

17 Informatikdienste / Business Applications Seite 17 von 21 Neue Benutzerspezifische Anzeigevariante anlegen Um eine neue benutzerspezifische Anzeigevariante anzulegen kann folgendermassen vorgegangen werden: In der Ansicht der Liste alle gewünschten Einstellungen wie: - Spalten auswählen - summieren - sortieren - etc. vornehmen Icon wählen Im Dialog den Namen und die Bezeichnung pflegen Wenn das Flag Voreinstellung gewählt ist, wird diese neue Liste als Default für den Benutzer vorgeschlagen. Unter dem Reiter Sichern mit können noch weitere Parameter mitgegeben werden mit dem Icon wird die neue Anzeigevariante gesichert

18 Informatikdienste / Business Applications Seite 18 von 21 Benutzerspezifische Anzeigevariante ändern Falls eine bestehende Anzeigevariante geändert werden soll, muss folgendermassen vorgegangen werden: Gewünschte Anzeigevariante auswählen mittels Icon Attribute der Liste anpassen mittels Icon Liste sichern eventuell Bezeichnung anpassen und mit Icon sichern

19 Informatikdienste / Business Applications Seite 19 von 21 oder mittels Icon, hier können alle Einstellungen in einem einzigen Popup gemacht werden Folgende Attribute können geändert werden: Spaltenauswahl, Reihenfolge Sortierung Filter

20 Informatikdienste / Business Applications Seite 20 von 21 Ansicht Darstellung mit dem Icon können diese Änderungen gesichert werden

21 Informatikdienste / Business Applications Seite 21 von 21 Layouts verwalten Mit folgender Funktion können Anzeigevarianten gelöscht, und das Flag Voreinstellung geändert werden. Es werden alle benutzerspezifischen Anzeigevarianten aufgelistet Setzt / entfernt Haken im Feld Voreinstellung der markierten Anzeigevariante Löscht markierte Anzeigevariante