Trainerinfo Excel Grundkurs Seite 1

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1 Trainerinfo Excel Grundkurs Seite 1 Trainerinfo Gute Anwendungen für Microsoft Excel Themenbereiche: 1. Schaltflächen in die Symbolleiste einfügen wie geht das? 2. Gruppierung von Tabellen 3. Gruppierte Tabellen kopieren 4. Detektiv 5. Autofilter 6. Drucktitel 7. Schutz von Tabellen 8. Arbeiten mit absoluten Bezügen 1. WIE GELANGT EIN SYMBOL IN DIE SYMBOLLEISTE: Beim Arbeiten mit Word ist es nützlich, häufige Befehle nicht über das Menü zu erledigen, sondern einfach auf eine Schaltfläche zu klicken. Die einzelnen Schaltflächen können selbst in das eigene Programm eingebaut werden (gilt für Word, Excel und Powerpoint) 1. Rechte Maustaste neben den Symbolleisten drücken oder im Menü Ansicht Symbolleisten Anpassen 2. Auf Anpassen klicken (linke Maus) 3. Auf die Registerkarte Befehle gehen. 4. Wo befindet sich der Befehl in der Menüleiste (z. B. Gruppierung bei Daten ) => 5. Die Kategorien entsprechen genau den Worten in der Menüleiste. => Die Kategorie auswählen. Rechts erscheinen die entsprechenden Befehle. 6. Rechts nach unten scrollen, bis der gesuchte Befehl erscheint. 7. Im grauen Feld anpacken und auf die Symbolleiste ziehen. Achtung: Es muß ein schwarzer Strich auf der Symbolleiste beim Einfügen zu sehen sein, sonst wird der Befehl nicht als Schaltfläche eingefügt: LÖSCHEN EINER SCHALTFLÄCHE AUS DER SYMBOLLEISTE Wie oben, Dialogfeld Anpassen muß offen sein. Auf der Symbolleiste das Symbol mit der linken Maus nehmen und einfach nach unten ziehen, unterhalb der Symbolleiste loslassen fertig.

2 Trainerinfo Excel Grundkurs Seite 2 2. GRUPPIERUNG VON TABELLEN: Beispieldatei: Filiale 1 Filiale 2 Filiale 3 Filiale 4 Filiale 5 Summe Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Summe im Spalten- oder Zeilenkopf das markieren, was weg soll: Filiale 1 Filiale 5 bzw. nachher Jan bis Jun. Daten Gruppierung und Gliederung Gruppierung Gleiches mit den Monaten machen (Schritte 1 und 2 wiederholen) Um die Gruppierung zu entfernen: Welche Daten sollen wieder sichtbar sein? Diese Daten (Zeilen 5 10 bzw. Spalten B F) wieder IM KOPF der Zeile oder Spalte markieren Dann: Daten Gruppierung und Gliederung Gruppierung aufheben Symbole für die Symbolleiste in dieser Reihenfolge einfügen: Gruppierung vornehmen / Gruppierung aufheben. 3. GRUPPIERTE TABELLEN KOPIEREN: Mit dem normalen Kopieren werden gruppierte Tabellen immer komplett kopiert, auch wenn sie gerade gefaltet sind. Bei gefalteten Tabellen braucht es die Funktion Sichtbare Zellen markieren. Die gibt es nur als Schaltfläche für die Symbolleisten. (Bei Anpassen-Befehle-Bearbeiten-ganz unten, vgl. Schaltflächen in die Symbolleiste kopieren ). Vorgehensweise: 1. Schaltfläche in die Symbolleiste bewegen: Menü Extras Anpassen Befehl Bearbeiten rechts bei den Schaltflächen die zweitletzte Schalftläche ( ) Schalftläche in die Symbolleiste ziehen (wie genau, vgl. Anfang dieser Datei) 2. Gruppierte Tabelle in die gewünschte Form bringen. Markieren

3 Trainerinfo Excel Grundkurs Seite 3 Jetzt sichtbare Zellen markieren drücken Normal kopieren und einfügen. Nur die sichtbaren Zellen werden eingefügt. 4. DER DETEKTIV Der Detektiv dient dazu, berechnete Formeln nachzuvollziehen. Maus ins Ergebnisfeld setzen (muß aktive Zelle sein). 8. Extras Detektiv Spur zum Vorgänger, Nachfolger oder Fehler suchen. 9. Sollen die Spuren weg: Alle Spuren entfernen drücken. Der Detektiv hat eine eigene Symbolleiste, sie heißt Überarbeiten und kann über Ansicht- Symbolleisten oder die rechte Maus neben den Symbolleisten eingeschaltet werden (anklicken). Es empfiehlt sich, die Symbole Spur zum Vorgänger und Spur zum Nachfolger und alle Spuren entfernen in die Symbolleiste aufzunehmen: 5. AUTOFILTER Der Autofilter filtert spalten- oder zeilenweise und ist vor allem für große Tabellen nützlich. Überschriften markieren (nur diese Zellen!) Daten-Filter-Autofilter: Filtern über den kleinen Pfeil am Rand jeder Zelle. Zurück mit alle. Filtern über mehrere Spalten ist möglich. Bei Zahlen gibt es den Top10-Filter Filter entfernen: OHNE MARKIEREN einfach Daten-Filter-Autofilter anklicken (wird dann ausgeschaltet) Für die Symbolleisten folgende Symbole benutzen:

4 Trainerinfo Excel Grundkurs Seite 4 ACHTUNG: Über die Symbolleisten können alle Werte der Tabelle wieder angezeigt werden, der Autofilter lässt sich aber so nicht entfernen. Das geht nur mit Daten-Filter-Autofilter und Ausschalten. (S. oben) 6. DRUCKTITEL Bei großen Dateien sollen auf jeder Seite die Zeilen- oder Spaltenüberschriften mitgedruckt werden (nicht die Zeilenköpfe mit den Zahlen oder die Spaltenköpfe mit den Buchstaben!). Große Datei in der Seitenumbruch-Vorschau (Ansicht Seitenumbruchvorschau) durch Ziehen der blauen Linien in richtige Seiten positionieren. (Zurück mit Ansicht Normal) Datei Seite einrichten Tabelle wählen. Für Zeilen: Auf Wiederholungszeilen oben hinten das rote Symbol drücken. Zeile mit den Überschriften im ZEILENKOPF markieren: Markierte Zeile wird automatisch im Dialogfeld eingefügt. Auf das rote Symbol am Ende des Dialogfeldes drücken Wiederholungszeile ist eingetragen: Evtl. mit Seitenansicht überprüfen, Ränder etc. korrigieren, Kopfzeile beschriften (Layout Kopf-/Fußzeile) Drucken Diese Druckeinstellungen werden mit dem Dokument gespeichert. Tipp: Sollen die gleichen Druckeinstellungen in einer neuen Datei benützt werden, dann nicht Datei-neu aufrufen, sondern Datei unter einem anderen Namen speichern und dann einfach alle Daten löschen, oder als Vorlage abspeichern. Üben mit Datei Kasse 7. SCHUTZ VON TABELLEN Der Schutz von Tabellen ist mehrstufig aufgebaut.

5 Trainerinfo Excel Grundkurs Seite 5 Schutz von einzelnen Zellen: Zelle markieren, mit rechter Maus Zellen formatiern, Registerkarte Schutz Dann siehe Bild nebenan, roter Kasten. Wenn der Schutz da ist, kann nichts mehr reingeschrieben werden. Manchmal braucht man aber einzelne Zellen, in denen eine Eingabe möglich ist. Bei diesen Zellen vorher gesperrt ausschalten. (Zellen markieren, rechte Maus Zellen formatieren, gesperrt ausschalten) (mehrer Zellen markiert man mit gedrückter Umschalt-Taste. Dann ist später nach Sperrung des Blattes ein Hineinschreiben in diese Zellen möglich. Diese Option wird so selten verwendet, dass sie nicht in die Symbolleiste aufgenommen werden muß. 8 ABSOLUTE BEZÜGE UND NAMEN A) RELATIVE BEZÜGE Formeln in Excel können mit dem Auto-Ausfüllen-Knopf kopiert werden. Der Knopf befindet sich rechts unten in der aktiven Zelle. Kopiert wird durch herunterziehen (nicht mit Markieren verwechseln!). Wie wird kopiert? Beispiel: Zelladresse Inhalt C8 = C6 + C7 D8 = D6 + D7 E8 = E6 + D7 Bei dem relativen Bezug wird die gleiche Formel über Zeilen oder Spalten hinweg kopiert. Sie rutscht sozusagen. B) ABSOLUTE BEZÜGE Manchmal muß ein Teil der Formel aber fest bleiben, z. B. wenn mehrere Mitarbeiter den gleichen Lohn bekommen, der nur in einer Zelle festgeschrieben ist: (Der Lohn steht in A5) Zelladresse Inhalt C8 = A5 * C7 D8 = A5 * D7 E8 = A5 * D7 A5 bleibt kleben, während der Rest der Formel rutscht. Kopieren der Formel in diesem Fall: Die Konstante wird fixiert, mit der F4-Taste: 1. Rechnen Sie die Formel mehrmals aus. 2. Welche Zelladresse ist die konstante Größe? (hier: A5) 3. Klicken Sie auf A5 (Markieren ist NICHT nötig). 4. Drücken Sie die F4-Taste: $A$5 fixiert die Spalta A und die Zeile Kopieren Sie die Formel ganz normal mit dem AutoAusfüllen-Knopf. C) NAMEN

6 Trainerinfo Excel Grundkurs Seite 6 Wenn eine Zelle einen Namen erhält (z. B. A5), muß sie nicht mehr fixiert werden. 1. Zelle anklicken 2. ins Namenfeld gehen (Adressfeld, links oben in der Bearbeitungszeile) 3. Zelladresse markieren, mit Namen überschreiben (z. B. A5 mit Lohn ) 4. Formel erstellen Zelladresse Inhalt C8 = Lohn * C7 5. mit dem Auto-Ausfüllen-Knopf kopieren. => C7 wird rutschen, Lohn, also A5, bleibt in jeder kopierten Formel gleich. => siehe Übung in der Datei Stlohn1. Die entsprechende Menüfunktion lautet Einfügen Namen Für weitere Rückfragen: Kerstin Armbrust, Handy 0173/ bzw. kerstin.armbrust@uumail.de VIEL SPASS MIT EXCEL