D . Ohne Brief, aber mit Siegel. Bonn, 04. September 2012

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1 D . Ohne Brief, aber mit Siegel. Bonn, 04. September 2012

2 Agenda. 1 Hintergrund Status Quo der & Ausgangssituation heutigen Kommunikationsformen 2 Einsatzfelder ûnd Vorteile in Ihrem Unternehmen 3 4 Funktionsweise D D in der Praxis 5 Ausblick 1

3 Briefpost? Warum eigentlich? 2

4 Status Quo Wie versenden wir heute? Klassische, bekannte Versandmedien Klassischer Brief Fax Standard Akzeptiertes Medium für eine rechtlich bindende Kommunikation Aber: Hohe Porto- & Prozesskosten Zustellungsdauer 1-3 Tage Aufwendige Archivierung Unzureichende Vertraulichkeit Mangelnde Mobilität durch zusätzlich erforderliche Installationen Keine Integritätsgarantie Eingeschränkte Nachweisbarkeit der Zustellung Verschlüsselung nur mit zusätzlicher Software Spam & Phishing Risiko Hohes Manipulationsrisiko Alternativen zur Briefpost erfüllen nicht die Anforderungen an eine sichere, nachweisbare und verbindliche Kommunikation! 3

5 Zeit für eine neue Lösung: D . D Das Beste aus allen Welten Klassischer Brief Fax Standard Vertraulichkeit und Verbindlichkeit eines Briefes Niedrige Kosten, vergleichbar mit Fax Einfachheit und Nachhaltigkeit einer Die D liefert Antworten auf bestehende Defizite! 4

6 Das D Gesetz ein starkes Fundament. Digitale Kommunikation ohne Medienbrüche Online Verfügbarkeit relevanter Unterlagen Authentifizierte Kommunikationspartner Gesetzlich geregelte Zustellung D Dienste sind Dienste auf einer elektronischen Kommunikationsplattform, die einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann im Internet sicherstellen sollen. Auszug D Gesetz Verschlüsselte Übertragung Sichere, vertrauliche und nachweise Kommunikation Keine technischen Einstiegshürden Einfache Handhabung 5

7 Der sichere, nachweisbare Transportweg für digitale Briefe. Die Grundpfeiler der D Eindeutige Identifizierung aller Teilnehmer Staatlich geprüfte und zertifizierte Sicherheit Gesetzlich geregelte Zustellung Erleichterte Beweisführung im Streitfall 6

8 Potenziale der D effizient, schnell und nachhaltig. Druck-, Porto- und Prozesskosten. Prozessdauer. CO 2 -Ausstoß. -50% Briefversand Briefversand D Briefversand -80%* D -77%* D *Quelle: Öko-Institut, Product Carbon Footprint Study Update

9 Details zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung mit D . Kosten für Druck und Porto Prozesskosten Kosten für IT-Security Vorbereitung Druck & Kuvertierung Frankierung & Versand Manuelle Bearbeitung Digitalisierung Archivierung Security Software Verschlüsselung Digitale Signaturlösungen Bereitstellung sicherer Datenräume Der Einsatz der D bietet ein Kostensenkungspotenzial von bis zu 50% 8

10 Agenda. 1 Hintergrund Status Quo der & Ausgangssituation heutigen Kommunikationsformen 2 Einsatzfelder und Vorteile in Ihrem Unternehmen 3 4 Funktionsweise D D in der Praxis 5 Ausblick 9

11 Potentielle Einsatzfelder in Ihrem Unternehmen. Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen Sozialversicherungsdaten Bewerbungen Arbeitszeugnisse Reisekostenabrechnungen Geschäftspartner Ausschreibungen, Angebote, Verträge Geschäftsunterlagen Anträge und Policen Bestellungen und Rechnungen Zahlungsaufforderungen und Mahnungen Einsatzgebiete zur Kommunikation mit Verträge / Vertragsänderungen Konto- / Adressänderungen Angebote Rechnungen / Mahnungen Customer Care und Customer Experience Kunden Behörden/Verwaltungen Anträge Bescheide und Verfügungen Steuerbescheide Regelmäßige Meldungen Behördliche Kommunikation 10

12 Einsatzgebiete und Anwendungsbeispiele Handel. Automatisierter Austausch von Verträgen, Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen via D Zentrales Warenwirtschaftssys tem Nicht angebundene Lieferanten und Einzelunternehmer Problem Große Konzerne kommunizieren mit zahlreichen Zulieferern Kommunikation vielfach per Fax oder Brief, wegen mangelnder Anbindung an bestehende Systeme Lösung D zum automatisierten Datenaustausch mit Geschäftspartnern Automatische Datenintegration und Archivierung via D Vorteil D Umfassende Digitalisierung der Prozesse Vereinfachung der B2B- Kommunikation Reduzierte Transaktionskosten Schnellerer Umsatz 11

13 Vorteile der D für verschiedene Bereiche. Kostenreduktion Zeitvorteil Steigerung Servicequalität Prozessoptimierung durch Massentauglichkeit IT Integration in bestehende Systeme Automatisierung der Prozesse IT-Sicherheit Erleichterte Beweisführung im Streitfall Gesetzlich geregelte Zustellung Hohe Vertraulichkeit / Nachweisbarkeit / Revisionssicherheit Reduktion des CO 2 Footprints durch: Minimierung des Ressourcenverbrauchs und der Transportwege 12

14 Agenda. 1 Hintergrund Status Quo der & Ausgangssituation heutigen Kommunikationsformen 2 Einsatzfelder und Vorteile in Ihrem Unternehmen 3 4 Funktionsweise D D in der Praxis 5 Ausblick 13

15 Funktionsweise der D Kommunikation via Gateway. Technische Prozesse des D Versandes Kunden Output-System Gateway Gesetzlich geregelt Kundengruppen (Mengenversand ) D Cloud Behörden Mitarbeiter Lieferanten Erstellung im -Verbund des Unternehmens Keine D im rechtl. Sinne (ledigl. Entwurf) Wandlung wird zu D Speicherung im Server Garantierte Zustellung im D Verbund Rechtl. verbindl. Versand in geschlossenem System Rechtskraft der D Wandlung über Gateway Weiterleitung einer -Kopie Original D bleibt im Postfach Zustellung an Webzugang Rechtskraft der D , solange im Postfach gespeichert 14

16 D Gateway: Technische Daten und Lieferumfang. Technische Daten Hardware D Gateway der Telekom CPU : VIA Eden ULV 1.0GHz, fanless LAN: 4x Realtek 10/100, without bypass I/O : 1x USB, 1x DB9 console Chassis Desktop: 23cm x 15 cm x 4 cm Cables: 1x power cord, 1x Straight LAN, 1x Console Power: 1x 12V external power adapter (without power switch) Kartenleser: SCM SCR 333 (Karte ragt um ca. 5mm aus dem Leser heraus) RAM: 512 MB Memory: 4GB Flash Leistungsaufnahme: 11 Watt (+/- 1Watt) 15

17 Agenda. 1 Hintergrund Status Quo der & Ausgangssituation heutigen Kommunikationsformen 2 Einsatzfelder und Vorteile in Ihrem Unternehmen 3 4 Funktionsweise D D in der Praxis 5 Ausblick 16

18 D in der Praxis: Das Domainkonzept. Beispiel für Geschäftskunden Funktionspostfach Gruppenpostfach mit frei definierbarem Nutzerkreis Nutzerpostfach Persönliches Mitarbeiterpostfach 17

19 D für den Empfänger: analog zum bewährten Postfach. D Web Verfügbarkeit aller klassischen Postfachfunktionalitäten Schnelle Bereitstellung und einfache Integration Zentrales Unternehmenspostfach, Anlage von Mitarbeiterpostfächern Individuelle Geschäftskunden-Domain 18

20 D in der Praxis: Nutzung im bekannten Arbeitsumfeld. D Integration am Beispiel MS Outlook Gleicher Look & Feel wie s Keine zusätzliche Software Kein Umlernen Die Auswahl der D Versandart (Standard, Einschreiben, Persönlich) erfolgt über ein Plugin 19

21 Telekom D Öffentlicher Verzeichnisdienst. Providerübergreifender Verzeichnisdienst für D Adressen Pflege durch die jeweiligen D Provider Freiwillige Veröffentlichung der D Kontaktdaten (Regelung durch 7 D Gesetz) Maximaler Datenschutz: Zugriff nur für eingeloggte D User 20

22 Das D Leistungsportfolio der Telekom. D Postfach Virtueller Briefkasten, Versanddienst und Kommunikationsplattform Sicheres Speichern der Korrespondenz D Versand inkl. Anhang bis zu 10 MB Nutzung über Web-Frontend oder Gateway D Consulting Quick-Check Strukturierte Analyse von Geschäftsprozessen und Systemlandschaften Bewertung der Geschäftsprozesse nach Effizienz und Einsparpotenzialen D Testplattform Testplattform zur Simulation der neuen Kommunikation und Prozesswelt Testzeitraum von 180 Tagen Umfassender Support im gesamten Testzeitraum Nutzung der Testplattform mit allen Funktionen Konten Chipkarten Gateway Verzeichnisdienst Billing-Schicht Umfassender Support Simulations-User 21

23 Eine Auswahl unserer D Kunden*. Ihr Unternehm en *auch Kunden aus Pilotprojekt Friedrichshafen 22

24 Agenda. 1 Hintergrund Status Quo der & Ausgangssituation heutigen Kommunikationsformen 2 Einsatzfelder und Vorteile in Ihrem Unternehmen 3 4 Funktionsweise D D in der Praxis 5 Ausblick 23

25 Ausblick und prognostizierte Weiterentwicklung der D . Heute Etablierung von Rechtlicher Stellenwert der D wächst Zunehmende Bedeutung der D im egovernment 2013 Anzahl der D Nutzer steigt rapide an De-Ident Internationale Nutzbarkeit geplant D erfüllt gesetzliche Schriftformerfordernisse ( 126 BGB) 2014 D ersetzt größte Teile der Briefpost Durchsetzung von De-Safe setzt als revisionssichere Dokumentenablage

26 Vertrauen Sie der D der Deutschen Telekom! Mitbegründer der D Initiative Trusted Hosting Partner, z.b. größter SAP-Hoster Trusted Partner im Bereich Cloud-Services IT-Grundschutz-Zertifikat des BSI für die D Infrastruktur der Deutschen Telekom Datenverarbeitung in deutschen Rechenzentren 25

27 Nächste Schritte Sprechen wir darüber.? Wo lässt sich Ihr Informationsaustausch durch eine sichere elektronische Kommunikation optimieren?? An welcher Stelle ist Ihnen der Austausch von Dokumenten auf dem klassischen Postweg zu umständlich?? Verursachen Ihre bestehenden Prozesse vermeidbare Kosten?? Kann Ihr Archivierungs- und Digitalisierungsprozess optimiert werden? Ermitteln Sie Ihr Einsparpotenzial mit unserem Vorteilsrechner unter: 26

28 Ihr Ansprechpartner. Dipl.-Ing. Karsten Schulz Fachvertrieb D Geschäftskundenvertrieb Telekom Deutschland GmbH Hausanschrift Landgrabenweg Bonn Telekontakte Telefon PC-Telefax Mobil

29 Disclaimer Die zur Verfügung gestellten Informationen können naturgemäß weder allumfassend noch auf die speziellen Bedürfnisse eines bestimmten Einzelfalls zugeschnitten sein. Sie begründen keine Beratung, keine andere Form rechtsverbindlicher Auskünfte oder ein rechtsverbindliches Angebot unsererseits. Wir sind nicht verpflichtet, Sie auf Änderungen in der rechtlichen Beurteilung von Themen hinzuweisen, die wir in dieser Präsentation behandelt haben. Wir übernehmen keine Gewährleistung oder Garantie für Richtigkeit oder Vollständigkeit der Inhalte dieser Präsentation. Soweit gesetzlich zulässig, übernehmen wir keine Haftung für ein Tun oder Unterlassen, das Sie allein auf Informationen aus dieser Präsentation gestützt haben. Dies gilt auch dann, wenn diese Informationen ungenau oder unrichtig gewesen sein sollten. Diese Unterlagen und ggf. dazu gegebene mündliche Erläuterungen ersetzen keine Rechtsberatung. Bonn, Juli 2012 Telekom Deutschland GmbH 28

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