Tipps zu s. Computer-Tipps aus dem Treffpunkt. Franz-Albert Heimer, Axel Rutz Stand: Einige Grundbegriffe

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1 Cmputer-Tipps aus dem Treffpunkt Tipps zu s Franz-Albert Heimer, Axel Rutz Stand: Tel.: 0761/ Fax: 0761/ Immer wieder erreichen uns auch technische Anfragen aus den Reihen unserer ehrenamtlichen NutzerInnen immer wieder auch zum Thema s. Wir vermuten dahinter einen größeren Infrmatinsbedarf und hffen, ihn mit diesen Tipps ein Stück weit zu decken. 1. Einige Grundbegriffe Es hilft sehr, wenn Sie flgendes unterscheiden: Internet-Zugangs-Anbieter: Dieser Anbieter ("Prvider") bietet den Zugang zum Internet, ft gleichzeitig mit dem Telefnanschluß. -Service-Anbieter: bietet Ihnen eigene Mailadressen, Mailpstfächer (= Speicherplatz) und die Möglichkeit, s zu versenden und zu empfangen. Zugangs-Anbieter bieten ft auch den -Service an. Manche -Service-Anbieter bieten diesen Service kstenls ("Fre er") und finanzieren sich über Werbung. Kstenpflichtige -Service-Anbieter bieten Ihnen in der Regel auch eine eigene Website an ("Webhster"). ganz egal, wie Sie das schreiben, b , der Mail es ist eine digitale Nachricht. Sie löst zunehmend die Kmmunikatin mit Briefen ab (auch Snail-Mail genannt, Schneckenpst). -Adresse: z.b. der An diese Adresse können andere Ihnen schreiben und vn hier aus schreiben Sie eine Nachricht. Die Bestandteile der Adresse: Was vr dem steht, ist nrmalerweise Ihr Name. Das steht für das englische Wrt "at" = bei. Was nach kmmt, ist der Name der sg. "Dmain" (ursprünglich Dmäne, Herrschaftsgebiet, hier ein Bereich im Internet, ein "Adressengebiet"). Typischerweise ist das der Name einer Website, z.b. "al.cm" der "web.de" der "treffpunkt-freiburg.de". Hinter diesen für Menschen verständlichen Namen versteckt sich in der Cmputersprache eine lange Ziffernflge, die sgenannte IP-Adresse. Die Endung ".de" ist eine sgenannte "Tp-Level-Dmain" ein Haupt- Adressengebiet. Es gibt Länderkürzel (z.b..ch für die Schweiz,.at für Österreich) und Organisatinskürzel (.rg,.cm,.edu etc.) 1

2 -Pstfach: das ist der Ort (Speicherplatz), an dem Ihre eingehenden der gesendeten Mails abgelegt werden. Liegt auf einem Cmputer des Anbieters, den man "Server" (Diener) nennt. Gute -Sftware kann gleichzeitig auf mehrere Pstfächer (= die Mails mehrerer Mailadressen) zugreifen, wenn Sie das s einrichten. Wenn Sie auf Ihrem PC installierte Sftware verwenden, gibt es flgende Arten vn Zugriff auf Ihr - Pstfach: s lkal speichern: hierbei werden die s vm Mailpstfach des Anbieters auf den lkalen (= Ihren) Rechner geladen und dann wahlweise aus dem Mailpstfach gelöscht. Der Fachausdruck: POP bzw. POP3 s auf dem Server speichern: hierbei werden die s im lkalen prgramm gelesen, aber bleiben im Mailpstfach des Anbieters gespeichert, auch wenn sie als gelesen markiert, in Ordner einsrtiert werden usw. Der Fachausdruck: IMAP s auf dem Server UND lkal speichern: Sie können festlegen, daß die auf dem Server gespeicherten s identisch auch auf Ihrem PC gespeichert werden. Damit können Sie auch ffline mit den s arbeiten, als wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Slange Sie nline sind, werden beide Versinen Ihrer s autmatisch abgeglichen ("synchrnisiert"), als identisch gehalten. Der Weg für das Prgramm Thunderbird: Extras Knten- Einstellungen Synchrnisatin & Speicherplatz Nachrichten- Synchrnisatin Haken bei "Nachrichten dieses Knts auf diesem Cmputer bereithalten". s autmatisch weiterleiten: Eine Mailadresse kann direkt in ein Mailpstfach führen der als Weiterleitung zu einer anderen Mailadresse eingerichtet werden (z.b. vn zu Es gibt Angebte für Mailadressen, die nur Weiterleitungen zulassen. Fast alle kstenlsen anbieter bieten die Möglichkeit einer Weiterleitung: das verbundene Mailpstfach hat dann keine Funktin mehr, alte Mails bleiben drin, aber es kmmen keine neuen dazu. Auf diese Weise ist es prblemls möglich, eine neue Mailadresse einzurichten und die bisherige für eine (beliebig lange) Übergangszeit weiterzuleiten. Brwser: s nennt man die Srte Prgramme, die Ihnen das "Surfen" bzw. Blättern im Internet ermöglicht (vn engl. "t brwse" = durchsuchen). Gängige kstenlse Brwser verschiedener (teils ehrenamtlicher) Hersteller sind Firefx, Chrme, Opera, Safari der Internet Explrer. -Sftware: die Sftware, mit der Sie Ihre s schreiben, versenden, erhalten, lesen, speichern, einschließlich -Adressbuch. Viele - Service-Anbieter bieten eine eigene -Sftware an. Es gibt zwei Typen vn -Sftware: Webmailer: insbesndere die kstenlsen Anbieter stellen eine eigene Sftware zur Verfügung, die man über den Brwser bedient. Das heißt, man muß sie nicht auf dem eigenen Rechner installieren. Zum Verwalten der eigenen s geht man dafür auf die Website des Anbieters und meldet sich drt mit Benutzername und Kennwrt an. Dieser Weg ist natürlich unverzichtbar für Leute hne eigenen PC. 2

3 Auf Ihrem PC installierte Sftware: Webmailer sind schn sehr leistungsfähig, aber gute Prgramme bieten in der Regel mehr, sind ft kmfrtabler und funktinieren auch, wenn man gerade keinen Internet-Zugang hat. Slche Sftware erhält man kstenls im Internet. Bekannt ist z.b. das relativ leistungsfähige prgramm "Thunderbird" der aktiven ehrenamtlichen Entwicklergemeinschaft "Mzilla", die auch den Brwser "Firefx" entwickelt. Thunderbird verwenden auch wir im Treffpunkt Freiburg. -Adressbuch: Manche Anbieter bieten in ihrem Webmailer auch ein Adressbuch. Auch die Mail-Sftware auf dem eigenen Rechner bietet in aller Regel ein Adressbuch. Mail-Adressbücher sind extrem nützlich, wenn man regelmäßig mit s arbeitet. Sie können auch als allgemeines Adressbuch genutzt werden. 2. Einige Empfehlungen Es gibt ein paar Kniffe, die einem das Arbeiten mit s erleichtern und sicherer machen: Passwörter: sllten nicht zu einfach sein, snst können sie vn Hackern erraten werden. Keine Wörter, die in Wörterbüchern stehen die können nämlich zum autmatischen "Raten" verwendet werden. Und möglichst Zahlen, vielleicht auch Snderzeichen ins Paßwrt einbauen. Passwörter sllte man sich immer ntieren, aber am sichersten sind dafür Papier und Bleistift. Anmelden: bei der Anmeldung bei Webmailern darauf achten, daß weder die Feststelltaste nch die Num-Taste versehentlich aktiv sind. Unabhängiger sein: Wenn Sie über einen eigenen PC verfügen, ist es empfehlenswert, sich vn der Sftware des Anbieters unabhängig zu machen und eine geeignete -Sftware auf dem PC zu installieren. Hier im Treffpunkt Freiburg benutzen wir Thunderbird und haben ganz überwiegend gute Erfahrungen damit gemacht. Flexibel und im Team mit s arbeiten: Wenn Sie mit einer auf Ihrem PC installierten -Sftware arbeiten, wenn Sie eine Vereins-Mailadresse haben, und wenn Sie vn mehreren PCs aus die s verwalten wllen dann sllten Sie die Möglichkeit nutzen, Ihre Mails auf dem Server Ihres Anbieters zu verwalten (die.g. IMAP-Funktin). Dabei werden Ihre s nicht auf ihren eigenen Rechner heruntergeladen, sndern auf dem Server des -Service-Anbieters gespeichert. Daher können Sie vn beliebigen internetfähigen PCs aus mit diesen s arbeiten. Ideal für Teamarbeit im Verein aber auch, wenn Sie vn mehreren eigenen Rechnern (z.b. zusätzlich auf einem Ntebk der Smartphne unterwegs) Ihre privaten Mails verwalten wllen. Leider geht das häufig nch nicht mit dem - Adressbuch! Das Abgleichen ("Synchrnisieren") vn -Adressbüchern auf verschiedenen Rechnern ist ein nch nicht vllständig gelöstes Prblem. Es gibt Anbieter, die sftwareunabhängige Online-Adressbücher bieten über deren Qualität können wir jedch nichts sagen. Im Treffpunkt synchrnisieren wir das Adressbuch über ein wöchentliches Exprtieren/ Imprtieren der Adressbuchdaten, bis wir eine bessere Lösung gefunden haben. 3

4 s rdnen: Ab einem bestimmten Umfang des Mailverkehrs lhnt es sich, Ordner für die Ablage Ihrer gelesenen und verschickten Mails anzulegen. Sinnvll ist eine Gliederung nach den Aufgabenbereichen Ihres Vereins. Am besten verwenden Sie die gleiche Gliederung wie in Ihren nrmalen digitalen und Ihren Ordnern aus Kartn. Dann können Sie Ihre Mails leichter finden und sparen sich manchen Ausdruck. s autmatisch rdnen mit Filtern: benutzen Sie die sg. "Filter"! Gute -Sftware bietet diese kleinen Arbeitsrutinen, die eine beim Eingang gleich in den richtigen Ordner einsrtieren können. Spart einen Haufen Klick-Arbeit! In Thunderbird finden Sie diese Funktin unter Extras Filter s rdnen mit Markierungen: Eine steckt immer in nur einem Ordner. Im Gegensatz dazu kann man mehrere Markierungen (auch: "Labels" der "Schlagwörter") an eine Mail "kleben". Manche Anwender brauchen das nicht, andere können sich kein Leben hne Labels mehr vrstellen. -Adressen autmatisch pflegen: Nutzen Sie die Funktin Ihrer Sftware, alle adressen Ihrer Vereinskmmunikatin autmatisch ins Adressbuch aufzunehmen. Das lhnt sich für die spätere Arbeit und für die Datensicherung! Beispiel bei Thunderbird: Extras Einstellungen Verfassen Adressieren Adressen beim Senden autmatisch hinzufügen -Adressbuch gezielt ergänzen: wenn Sie bisher Ihr Adressbuch eher vernachlässigt haben und das nun ändern möchten, haben Sie viele Quellen dafür. Wenn Sie aus Ihren tausenden s der aus diversen Textdateien -Adressen schnell in Ihr Adressbuch aufnehmen möchten, wird dafür im Internet kstenlse Sftware angebten, wie z.b. den E-Clectr, deren Leistungsfähigkeit man jedch selbst kritisch prüfen muß: -Datensicherung: Sichern Sie Ihre s! Das lhnt sich für einen eventuellen Anbieterwechsel der für den Fall, daß Ihr Anbieter technische Prbleme hat der vn Hackern angegriffen wurde und alle Ihre Daten plötzlich weg sind... Als speichern Sie eine Kpie Ihrer s an einer gesnderten Stelle. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: über die Datensicherungs-Funktin Ihres kstenpflichtigen - Service-Anbieters (was mehr Online-Speicherplatz, als in der Regel etwas mehr Gebühren kstet). mit im Internet erhältlichen kstenlsen Prgrammen wie z.b. MailStre Hme. Mit diesen können Sie Ihre -Datensicherung auf dem eigenen PC speichern. Mindestens einmal im Mnat, bei starkem Mailverkehr besser wöchentlich. Diese Sicherungskpie können Sie wiederum in die dritte Variante einbeziehen: mit einer manuell der autmatisch erstellten Sicherungskpie der -Dateien, die auf Ihrem Rechner liegen. Das heißt: Sie beziehen diese Dateien in die nrmale Datensicherung Ihres Cmputers ein. Vraussetzung: Sie haben die -Nachrichten zumindest AUCH lkal gespeichert (s..). Dieser Speicherrt ist nicht ganz einfach zu finden, im Zweifel hilft aber ein bisschen Ggeln im Internet weiter. Immer gilt, daß Sie zuvr in Windws festlegen müssen, daß Sie auch Systemrdner einsehen dürfen. Ein Beispiel-Speicherrt (für Thunderbird unter Windws XP): 4

5 [Windws-Laufwerk]\Dkumente und Einstellungen\[Benutzername]\ Anwendungsdaten\Thunderbird\Prfiles\[Prfil-ID].default\*.* -Adressen-Datensicherung: Sichern Sie Ihre -Adressen! Das geht bei auf Ihrem PC installierter -Sftware ganz einfach über die Exprtfunktin Ihres Adressbuchs. Mindestens mnatlich wir im Treffpunkt Freiburg machen es wöchentlich. Was tun, wenn mein Mail-Pstfach überläuft? Das passiert heutzutage nur nch bei einem sehr kleinen Pstfach (manche kstenlsen Anbieter wllen uns s zum Abschluß eines kstenpflichtigen Angebts bringen) der wenn man viele grße Anhänge versendet. Wenn es dch mal vrkmmt, und man sich weder für gebührenpflichtige Speicherplatzerweiterungen nch für eine neue -Adresse entscheiden möchte, gibt es einen einfachen Trick: Ein zweites Mailpstfach als Archiv einrichten (Yah z.b. bietet unbegrenzten Speicherplatz) Beide Mailpstfächer in Thunderbird per IMAP (s..) einrichten, s daß man vn Thunderbird aus beide gleichzeitig bearbeiten kann Mails und Ordner in dieses Archiv verschieben, ggf. sgar autmatisch über "Filter" (s..). Grße Datenmengen versenden: Zu grße Anhänge werden beim Versand zurückgewiesen je nach Anbieter beträgt die Grenze zwischen 5 und 25 MB. Unabhängig vn dieser Grenze sind grße Anhänge ft unpraktisch der geeignet, sich unbeliebt zu machen. Der Versand ist langsam, fehleranfällig, speicherfressend (verstpft evtl. das Pstfach der Empfänger). Wenn Sie mal wieder Ihrer Grafikerin eine Unmenge an Vereins-Fts schicken der vn ihr die Grafikdatei für das Vereins-Faltblatt bekmmen möchten, prbieren Sie einen der Dienste im Internet aus, die das kstenls (als werbefinanziert) anbieten, z.b. wetransfer.cm. Thunderbird arbeitet mit der Funktin "FileLink", die mit manchen dieser Dienste direkt zusammenarbeitet. -Etikette: Seien Sie höflich achten Sie auf einige wichtige Dinge. Im Internet gibt es ausführliche Listen dazu. Die aus unserer Sicht wichtigsten Punkte: Srgfalt bei Verteilern kein SPAM prduzieren: Gehen Sie sicher, daß Ihre s beim Empfänger erwünscht sind. Es ist mehr Aufwand, gerade bei grßen Vereins-Verteilern, aber versuchen Sie, ihn aufzubringen. Denn Versender vn "SPAM" machen sich nicht beliebt. Sie können auch auf schwarze Listen vn -Anbietern geraten, wdurch Sie bei diesem Anbieter im SPAM-Filter landen, als bei keinem seiner Kunden ankmmen (der nur im SPAM-Ordner). Was heißt überhaupt SPAM? Ursprünglich war das der Name einer US-Marke für Dsenfleisch nach einem Sketch der britischen Kmikertruppe Mnty Pythn wurde es zum Synnym für "Will man nicht haben", besnders häufig auf lästige Werbe- s angewandt. Rundmails mit Blindkpie/ BCC: Wer Mails an mehrere Empfänger sendet, sllte sich fragen: ist es erwünscht, dass jeder Empfänger die Mailadressen aller anderen Empfänger sieht? Wenn die Antwrt kein eindeutiges Ja ist, sllte man die Empfänger als Blindkpie/ BCC angeben. Andernfalls füttert man SPAM-schleudernde Viren und riskiert ernsthafte sziale Verwerfungen! 5

6 Bei Antwrtmails das Original zitieren: wer täglich viele Mails bekmmt, weiß beim Lesen einer Antwrt nicht immer, auf was die sich bezieht. Machen Sie den Empfängern Ihrer s das Leben leichter und aktivieren Sie die Funktin Ihrer Sftware, bei Antwrtmails das Original autmatisch zu zitieren (= den Text der Originalmail autmatisch in die Antwrt einzufügen). Der Weg für Thunderbird: Extras Knten-Einstellungen Verfassen & Adressieren Verfassen Haken setzen bei "Original-Nachricht beim Antwrten autmatisch zitieren". Bei Antwrtmails ÜBER dem Original antwrten: zwingen Sie Ihre Empfänger nicht, ewig lange nach unten zu scrllen. Das nervt. Ohnehin setzt sich allerrten zu recht die kaufmännische Srtierung durch: das neueste immer zuberst. Aktivieren Sie die entsprechende Einstellung in Ihrer -Sftware, dann steht bei Antwrten der Cursr autmatisch an der richtigen Stelle. Der Weg für Thunderbird: s.., dann im Klappmenü auswählen "meine Antwrt über dem Zitat beginnen". Signatur einrichten: die -Signatur enthält standardmäßig alle ntwendigen Kntaktdaten, um Ihren Verein/ Ihre Gruppe zu erreichen. Das macht Ihnen und Ihren Adressaten das Leben leichter auch wenn jemand eigentlich Ihre Daten hat, hilft es dch, wenn sie in jeder enthalten sind. Dann hat man sie schneller parat, wenn man auf Ihre vielleicht mit einem kurzen Anruf reagieren der etwas per Pst der Fax schicken möchte. Sehen Sie die Signatur wie den traditinellen Briefkpf. Auch das Spendenknt kann man in der Signatur unterbringen. Der Weg für Thunderbird: Extras Knten- Einstellungen gleich im ersten Registerblatt unter "Signaturtext" den gewünschten Text eintippen. Waren diese Tipps nützlich für Sie? - verständlich geschrieben? - hne zuviel Vraussetzungen an technischem Wissen? - alle wichtigen Infrmatinen enthalten? - wäre eine Beratung der Frtbildung zu diesem Thema für Sie sinnvll?... über eine kurze Rückmeldung freuen wir uns! an Spezialfragen werden wir aus Persnalgründen nicht beantwrten können, stufen sie aber als Interesse an Beratung der Frtbildung ein und planen entsprechend für die Zukunft. 6

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