Vitako-Infotag. D in der Kommunalverwaltung - ein Erfahrungsbericht aus dem CC D

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1 Vitako-Infotag D in der Kommunalverwaltung - ein Erfahrungsbericht aus dem CC D Dr. Uwe Schiel BearingPoint GmbH Externer Berater für den IT-Stab Hannover,

2 Agenda 1. Einführung und Übersicht D 2. Organisatorische und rechtliche Fragen D , npa und QES Zugangseröffnung und widmung Formerfordernisse D -Accounts und Adressen 3. Erfahrungen im CC D 2

3 Die Idee hinter D D soll grundlegende Sicherheitsfunktionen einfach nutzbar und so in der Fläche breit verfügbar machen 3

4 Grundprinzip von D Provider Internet Provider Postfach Provider Postfach 4

5 Vertrauenswürdige Provider durch Akkreditierungsverfahren Ein Dienste-Anbieter legt der zuständigen Behörde folgende Unterlagen vor: alle Testate Nachweis Deckungsvorsorge Nachweis Zuverlässigkeit & Sachkunde Die zuständige Behörde prüft Unterlagen auf Vollständigkeit erteilt Akkreditierung und vergibt Gütezeichen 5

6 Der Staat definiert die Rahmenbedingungen Erarbeitung und Verabschiedung des D -Gesetzes Die grundlegenden Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität und Interoperabilität werden von BMI und BSI gemeinsam mit der Wirtschaft als Technische Richtlinien festgeschrieben. Die Einhaltung dieser Richtlinien durch D -Provider wird in einem gesetzlich geregelten Akkreditierungsverfahren geprüft. IT-Gipfel 2010: Bundeskanzlerin Merkel im Gespräch über D mit führenden Vertretern der Wirtschaft und der Politik. 6

7 Die Wirtschaft setzt D in Form eigener Produkt um Mehrere Unternehmen haben angekündigt, sich als D -Provider akkreditieren zu lassen. 7

8 Verfügbarkeit von D Die notwendigen konzeptionellen Voraussetzungen für die Akkreditierung von D -Providern stehen zur Verfügung. Die gesetzliche Grundlage wurde mit dem D -Gesetz, das am 3. Mai 2011 in Kraft trat, geschaffen. Gegenwärtig lassen sich die künftigen D -Provider prüfen, um die für die Akkreditierung erforderlichen Testate zu erhalten. Im Anschluss daran kann der Antrag auf Akkreditierung beim BSI gestellt werden. Die ersten D -Providern werden voraussichtlich im Frühjahr 2012 akkreditiert sein. 8

9 Agenda 1. Einführung und Übersicht D 2. Organisatorische und rechtliche Fragen D , npa und QES Zugangseröffnung und widmung Formerfordernisse D -Accounts und Adressen 3. Erfahrungen im CC D 9

10 Analogien in der Kommunikation klassisch elektronisch Einschreiben Das habe ich versendet. Elektronische Versendung per D Personalausweis Das bin ich. Online-Identifikation Unterschrift Das habe ich unterschrieben. Elektronische Signatur 10

11 Zugangseröffnung und -widmung 3a VwVfG, 87a AO, 36a SGB I ( Elektronische Kommunikation ): (1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Voraussetzungen für die elektronische Kommunikation (insbes. D ): Vorhandensein der technischen Infrastruktur Widmung der technischen Einrichtung und Erklärung der Zugangseröffnung Arten der Zugangseröffnung: ausdrückliche Willenserklärung konkludentes Handeln Möglichkeiten der Zugangseröffnung öffentliche Stellen und juristische Personen: z.b. konkludent durch Angabe D -Adresse auf Homepage, Briefkopf, -Signatur, Visitenkarte natürliche Personen: z.b. durch ausdrückliche Erklärung per D , auf einem Antragsformular oder Webseite 11

12 Zugangseröffnung (Beispiele) Fall Zugangseröffnung nachweisbar Eine natürliche Person stellt einen Antrag oder eine Anfrage per D ohne vorheriger Zugangseröffnung. Eine natürliche Person erklärt in einem Telefonat, per D kontaktiert werden zu wollen Eine natürliche Person gibt in einem Webportal an, ob der Zugang global eröffnet wird oder nur für bestimmte Fälle. Um die Angaben zu bestätigen, wird die Person aufgefordert, einen Nachweis z.b. mittels D , De-Ident oder npa zu führen. Eine natürliche Person erklärt in einem Brief (inkl. Unterschrift), mittels D kontaktiert werden zu wollen. konkludent einzelfallbezogen ausdrücklich ausdrücklich global oder einzelfallbezogen ausdrücklich global (ggf. einzelfallbezogen) ja nein ja ja 12

13 (Relevante) Formerfordernisse Formvorschrift Keine (Formfreiheit) Bedingung für eine ausschließlich elektronisch Kommunikation Versand in elektronischer Form ohne besondere technische Anforderungen D -Eignung Ja Textform Einfache , Fax, D Ja Schriftform (Eigenhändige Unterschrift) Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur am Dokument und elektronische Versendung Ja, aber nur, wenn das zu unterzeichnende Dokument mit einer qual. esig versehen ist Besonderheit: maschinell erstellt und ohne Unterschrift gültig : Ist nach 37 Abs. 5 VwVfG für schriftliche Verwaltungsakte möglich, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen erstellt wurden (z.b. Bußgeldbescheide) Dazu gibt es derzeit keine rein elektronische Entsprechung (z.b. Per D versendet und daher ohne Unterschrift gültig ) 13

14 1. Berichtspflicht nach D -Gesetz (Artikel 5): Die Bundesregierung berichtet dem Deutschen Bundestag darüber, ob und ggf. in welchen Rechtsgebieten D oder der elektronische Identitätsnachweis die einzelnen Funktionen der Schriftform alternativ zur qualifizierten elektronischen Signatur ersetzen könnte. Hierfür wird auch das Fachrecht auf Einsatzmöglichkeiten überprüft. Vorschläge (in Diskussion): Ersatz der Schriftform durch D ( absenderbestätigt ) Entsprechende Anpassung 3 a VwVfG (des Bundes und der Länder) 2. E-Government-Gesetz Ersatz der Schriftform Aufnahme der o.g. Vorschläge in den Gesetzentwurf Ggf. Änderung des BGB, weiterer Querschnittsnormen im SGB und der AO Kabinettentwurf: Frühjahr

15 D -Accounts und -Adressen Zu jedem D -Account einer Institution gehört eine 3rd-Level-Domain Diese Subdomain wird im Rahmen der Account-Beantragung vergeben D -Adressen einer Institution haben folgende Struktur: Top-Level-Domain (Provider-spezifische) D -Kennung 3rd-Level-Domain (Accountinhaber) Subdomain (organisatorische Unterteilung frei) Namensteil (frei) 15

16 Rechtliche und organisatorische Implikationen Annahme: D -Account Implikationen: Alle D s an gelangen in das D -Postfach der StadtXY unabhängig von Unterkonten und der Adressierung vor (Analogie Papierpost: Auch der Postzusteller prüft nicht, ob ein bestimmter Mitarbeiter oder ein bestimmtes Referat existiert.) Falls Eingangsbestätigungen angefordert wurden, werden diese vom De- Mail-Provider der StadtXY erstellt, d.h. jede D gilt als zugegangen dem kann sich nicht entzogen werden. Jede D mit der ist dem Account-Inhaber, also der StadtXY zuzurechnen mit allen Konsequenzen 16

17 Agenda 1. Einführung und Übersicht D 2. Organisatorische und rechtliche Fragen D , npa und QES Zugangseröffnung und widmung Formerfordernisse D -Accounts und Adressen 3. Erfahrungen im CC D 17

18 Kompetenzzentrum D für die deutsche Verwaltung (CC D ) - Leistungsmodule - Modul 1: Machbarkeitsstudie Identifikation, Dokumentation und Analyse der relevanten Prozesse Machbarkeit in rechtl., fachl. und technischer Hinsicht Einzelprojekt des CC D Modul 2: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Betrachtung von Kosten und Nutzen anhand vorliegender Fallzahlen und Rahmenbedingungen Ermittlung der qualitativen Nutzenaspekte Modul 3: Fachkonzept Konzeption der Soll-Prozesse Definition der Anforderungen an Schnittstellen und Fachanwendungen Modul 4: Realisierungsplanung Beschreibung der strategischen Umsetzung/Einführung Definition von Projekt- und Meilensteinplänen, Umsetzungs-Checklisten und Vergabevorschläge 18

19 Barmer GEK Übersicht Beratungsprojekte CC D (1) Kommunikation mit Versicherten im Rahmen von Unfallmeldungen Kommunikation mit Versicherungsunternehmen, Krankenhäusern, Versorgungsbehörden, Rechtsanwälten u.a. zur Durchsetzung von Regressforderungen Bundesagentur für Arbeit Rolle der BA im D -Umfeld (D -Provider, D -Nutzer) Bundesverwaltung (Anbindung an D ) Anbindung aller Bundesbehörden über zentrale Gateways an D Bundesverwaltungsamt Beantragung von Berechtigungszertifikaten für den neuen Personalausweis Deutsche Rentenversicherung Versand der jährlichen Renteninformationen (Massenversand) Kommunikation mit Versicherten (Anfragen u.a.) 19

20 DIHK/IHKs Übersicht Beratungsprojekte CC D (2) Kommunikation mit Vorstand und Präsidium Beendigung Berufshaftpflichtversicherung (Versicherungsvermittler) EGVP/D (mit Justiz) Spezifikation eines OSCI/EGVP-D -Gateways zum Einsatz in der Justiz Finanzbehörde Hamburg Sondernutzung (z.b. bei Straßenfesten u.a. Veranstaltungen): Antragstellung, Bearbeitung und Bescheiderteilung Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern Kommunikation zwischen Landes- und Kommunalverwaltung (Um-, Ab- und Weitermeldung von Gewerbe) Kfz-Online / Landesbetrieb Verkehr Hamburg Kfz-Halterauskunft (sichere Übermittlung von Anträgen und Bescheiden sowie zuverlässige Identitätsfeststellung der Anfragenden) 20

21 Übersicht Beratungsprojekte CC D (3) Kraftfahrt Bundesamt Anfrage- und Auskunftsverfahren aus dem Verkehrszentralregister Landkreis Rhein-Neckar / Landkreistag Baden-Württemberg Abfallwirtschaft (Versand von Gebührenbescheiden, Festsetzungen und begleitende Kommunikation) Kommunikation Ordnungsamt mit Gewerbetreibenden (Anträge, Genehmigungen, Widersprüche usw.) Lutherstadt Wittenberg Kommunikation mit Eltern und Freien Trägern bzgl. Nutzung von Kindertagesstätten Stadt Düsseldorf Anmeldung eines Hundes und Abwicklung Hundesteuer Studentenwerke BAföG-Beantragung und Bescheidversand (inkl. begleitende Kommunikation) Widerspruchs- und Klagebearbeitung 21

22 Erfahrungen (Machbarkeitsstudien) Alle betrachteten Verwaltungsprozesse sind mittels D realisierbar. Besonders geeignet sind Prozesse, bei denen aus Sicherheits-, Datenschutz- oder rechtlichen Gründen ausscheidet und Papierpost verwendet werden muss, ein gerichtsverwertbarer Nachweis für Versand und/oder Zustellung benötigt wird oder Fristen eine Rolle spielen. Einschränkungen D ist nicht sinnvoll für interne Prozesse Für den Austausch sehr vieler Nachrichten mit einigen wenigen Partnern sind spezielle Lösungen in der Regel besser geeignet D ersetzt heute nicht die Schriftform (Aber: Erfüllung des Schriftformerfordernisses mittels D z.z. in Diskussion) 22

23 Erfahrungen (Fachkonzepte) Entscheidung notwendig, ob D -Anbindung mittels Webbrowser ( Kleine Lösung ) als Einstieg D -Gateway Im Falle D -Gateway Anbindung -Infrastruktur ggf. direkte Integration von Fachverfahren Weitere grundlegende und im Vorfeld zu klärende Fragen: Organisationskonzept für D -Adresse(n), Unterkonten, Funktionspostfächern, Berechtigungen usw. Zugangseröffnung (Prozess) Zweifelsfreie Zuordnung von D -Adressen zu Personen und Speicherung der Adressen in den Fachverfahren Einbindung D in Output-Management-Systeme (Hybridversand?) Ablage und Veraktung (eakte) 23

24 Erfahrungen (Wirtschaftlichkeit) Betrachtet wird im Wesentlichen die Ablösung von Papierpost (Briefe, Einschreiben, Postzustellungsaufträge) und Fax durch D . Wichtigste Einflussfaktoren auf die (monetäre) Wirtschaftlichkeit sind 1. Fallzahlen (Wie schnell wird sich D verbreiten? Welcher Anteil an Papierpost kann wann durch D ersetzt werden?) 2. Prozesskosten bei Posteingang, -bearbeitung und versand (z.b. für Verteilen, Drucken, Kuvertieren, Dateneingabe usw.) 3. Investitions- und Betriebskosten (z.b. für Gateway, Integration Fachverfahren, Nutzersupport usw.) 4. Portokosten Erweiterte Wirtschaftlichkeit (qualitative Kriterien) Dringlichkeit (Wibe D): ca % Qualitativ-strategische Aspekte (Wibe Q): ca % Externe Effekte (Wibe E): ca % 24

25 Übergreifende CC-Ergebnisse D - Einsatzszenarien Technische Dokumente zur Einführung von D (7 *) D in der öffentlichen Verwaltung (Grundlagendokument) Wibe-Werkzeug Projektsteckbriefe 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Uwe Schiel BearingPoint GmbH Telefon: Externer Berater für den IT-Stab (IT 4) Mobil: Bundesministerium des Innern Fax: Alt-Moabit 101D Berlin D 26

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