Termin- und Praxisplanung

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1 ab Version 2.40 Termin- und Praxisplanung Handbuch für Installation und Anwendung 1

2 0. Übersicht 0.1. Zu praxxo 0.2. Hinweise zum Handbuch 1. Installation praxxo 1.1. Systemvoraussetzungen 1.2. praxxo-setup 1.3. Mehrplatz-Installationen 1.4. praxxo-desktop 1.5. Allgemeine Hinweise 2. Start und erste Einstellungen 2.1. Programmeinstellungen 2.2. Personalstamm 2.3. Suchfunktion in den Stammdaten 2.4. Weitere Einstellungen Utensilien und Hilfsmittel Behandlungsräume KV-Gruppen Beleg-Einstellungen 2.5. Behandlungen Selbstständige Behandlungen Kombinierte Behandlungen Kostenpositionen Hausbesuch Kurse Behandlungskosten Qualifikationen Preislisten bearbeiten 2.6. Indikationen 2.7. Ärzte Arztpraxis Arztnamen 3. Patienten und Verordnungen 3.1. Patientenstamm Patienten manuell aufnehmen Patienten über Krankenversicherungskarte einlesen 3.2. Patienten-Konto Patienten-Konto aufrufen 3.3. Ärztliche Verordnungen und Privatbehandlungen 2

3 Termine erstellen Kostenpositionen erstellen Abrechnungstermine anpassen Abrechnungsbelege erstellen Abschluss der Verordnung Belegverarbeitung und Zahlungskontrolle 3.4. Sammelrechnung für Kostenträger erstellen 3.5. DTA-Export an Kostenträger Notwendige Vorbereitungen Codierung mccrypt Erstellung Export-Dateien 3.6. Stammdaten für Krankenkasse, Kostenträger 4. Behandlungskalender 4.1. Terminvergabe Termine aus Patienten-Konto vergeben Termine über Kalender vergeben Einzel- und Mehrfachtermine vergeben Termine verschieben und korrigieren 4.2. Funktionen im Behandlungskalender Aufruf und Übersicht Termin reservieren Auslastung Hilfsmittel anzeigen Personal Tagesplan drucken 4.3. Personal Schichtplan bearbeiten 4.4. Patienten-Kartei aufrufen 4.5. Kalender-Anzeigemodus wechseln 4.6. Öffnungstagekalender bearbeiten 4.7. Routenplaner für Hausbesuche aufrufen 5. Druckfunktionen und Auswertungen 5.1. Druckereinstellungen Druckertreiber und Textkonstanten Praxis-Logo und Briefbogen 5.2. Druckausgaben Druckausgabe Formulare Druckausgaben über den Bondrucker Drucklisten aus Stammdaten 5.3. Auswertungen 3

4 Kassenbuch drucken Rechnungsbuch Übersicht Zahlungsbelege Verordnungen im Zeitraum Behandlungen nach Personal Zeitauswertung Personal 5.4. Dokumenten- und Seriendruck Textbausteine bearbeiten Einzeldokument drucken Seriendokumente selektieren und drucken 5.5. Etikettendruck Allgemeines Druckposition und Ränder einstellen 6. Wichtig - Datensicherung nicht vergessen! 7. Beispiele aus der Praxis 7.1. Termine an Patienten vergeben 7.2. Schnelle telefonische Terminvergabe 7.3. Zuzahlung erstellen und Quittung drucken 4

5 0.1. Zu praxxo Die Konzeption von praxxo basiert auf einer modularen Reihenfolge, die immer vom höheren Element auf untergeordnete Funktionen übergeht. Um beispielsweise Behandlungspreise bearbeiten zu können, müssen Sie zuerst die jeweilige Behandlung aufrufen. Ebenso gehören Kurse zu einer Behandlung, Verordnungen und Vorgänge zu einem Patienten. Über diese Logik werden Sie sich recht schnell in das Programm einarbeiten. Lassen Sie dieses Handbuch auf Ihrem PC im Hintergrund geöffnet, während Sie im praxxo arbeiten. Bitte betrachten Sie die Software als Hilfe zur Bewältigung Ihrer umfangreichen Verwaltungsarbeit und nicht als Kontrolleur einer sachlich richtigen Abrechnung! Der Hersteller kann keine Garantie für die automatische Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben übernehmen Hinweise zum Handbuch Das nachfolgende Handbuch zum Praxis-Planer praxxo ist in der Reihenfolge der Abarbeitung eines Erstanwenders gegliedert. Über die Kapiteleinteilung können Sie aber auch bei der späteren Anwendung schnell bestimmte Themen nachschlagen. Hinweise, die sich auf bestimmte Menüpunkte, Schaltflächen oder Überschriften der Programmoberfläche beziehen, sind unterstrichen dargestellt. Achten Sie auf:! Mit diesem Symbol werden Hinweise gekennzeichnet, die sich auf die allgemeine Programmbenutzung beziehen, d. h. die auch an anderer Stelle von Bedeutung sind. In diesem Handbuch wird die volle Funktionalität des erweiterten Programmpaketes praxxo-plus beschrieben. Die Version praxxo-basic beinhaltet nicht alle Funktionen des Komplettpaketes. Aus Kompatibilitätsgründen erscheint nur ein Handbuch. Den optionalen Zusatzmodulen ist dabei jeweils ein separates Kapitel gewidmet. Die im Handbuch gewählten Beispiele sind willkürlich gewählt, die Korrektheit der dabei verwendeten Daten wurde nicht überprüft. Beachten Sie, dass Änderungen im Sinne der Weiterentwicklung eventuell nicht sofort im Handbuch aktualisiert werden können. Eventuell können Darstellungen geringfügig von der aktuellen Version abweichen. Die beschriebene Funktionalität ist davon jedoch nicht beeinträchtigt. Kontaktmöglichkeit für Support und Update-Service: Web: Für weitere Anregungen, sowie Änderungswünsche zum Handbuch und zu praxxo- Software allgemein sind wir bereits jetzt dankbar! Anmerkung: In der nachfolgenden Beschreibung werden eingetragene Warenzeichen verschiedener Hersteller genannt. Die Nennungen dienen nur zur Information und stehen in keinem wirtschaftlichen Bezug auf die beschriebene Softwarelösung. Das vorliegende Handbuch gehört urheberrechtlich den Entwicklern des Programmpaketes praxxo. Eine Vervielfältigung bzw. Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist nur mit deren Genehmigung gestattet. 5

6 1. Installation praxxo 1.1. Systemvoraussetzungen Prüfen Sie zunächst, ob Ihr PC für die Benutzung von praxxo geeignet ist. Wir empfehlen einen MS-Windows-PC mit mindestens 600 MHz Arbeitstakt, einem Arbeitsspeicher größer 256 MByte und einer Festplatte, auf der wenigstens 500 MByte frei sind. Für eine optimale Kalenderdarstellung sollten Sie eine horizontale Bildschirmauflösung von 1024 (besser größer 1280) Pixel zur Verfügung haben. Falls Sie die Patiententerminpläne, Quittungen und Tagespläne per Bon ausdrucken möchten, benötigen Sie einen Bondrucker. Durch den geringen Geräuschpegel empfehlen sich für diesen Einsatz Thermodrucker. Ohne Bondrucker können Sie die genannten Belege auch auf einem Standarddrucker ausgeben. Dieser sollte jedoch die entsprechenden Beleg-Größen (z. B. A6) verarbeiten können. Für alle weiteren Druckaufgaben genügt ein beliebiger Listendrucker. Zum Einlesen der Krankenversicherungskarte benötigen Sie einen geeigneten Chipkartenleser. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Protokollen wählen praxxo-setup Je nach Bezugsquelle haben Sie eine Setup-Routine auf einem Datenträger bzw. per Download erhalten. Diese Datei heißt praxxo_setup_x_x.exe und kann direkt gestartet werden. Das x_x steht ggf. für die jeweilige Versionsnummer. Melden Sie sich auf Ihrem PC mit Administrator-Rechten an und starten Sie das Setup. Zuerst wird überprüft, ob auf Ihrem PC praxxo bereits installiert ist. 6

7 Bei der Erstinstallation können Sie die Verzeichnisnamen für die Datenablage und die lokale Installation zuweisen. Weiterhin können Sie die in diesem Handbuch vorgestellten Stammdaten-Beispiele installieren lassen. Drücken Sie auf Weiter, um mit der Installation zu starten. Der eigentliche Installationsvorgang dauert nur wenige Sekunden, Sie bekommen die Fertigstellung bestätigt. Falls Sie praxxo bereits auf dem PC installiert haben, können Sie über diesen Vorgang das Programm updaten. Eine Änderung der Verzeichnisse ist nicht mehr möglich. Anschließend kann praxxo über Start Programme, bzw. direkt vom Desktop aus gestartet werden. Für PC bzw. Netzwerke, die über Zugriffsrechte gesichert sind, stellen Sie bitte folgende Zugriffsrechte für die praxxo -Anwendergruppe, bzw. -User her: Funktion allgemein verwendetes Verzeichnis Berechtigungen zentrales Datenverzeichnis C:\Praxxo volle Rechte (mit Unterordnern) lokales Installationsverzeichnis lokale Konfiguration C:\Programme\Praxxo - Beispiel für Windows-XP: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Praxxo - Beispiel für Windows 7: C:\ProgramData\Praxxo Leserechte volle Rechte Beachten Sie, dass bei Benutzung alle Positions- und Formulareinstellungen jeweils unter dem angemeldeten User abgelegt werden. Dadurch kann es notwendig werden, die Formularauswahl einmalig für jede Anmeldung auszuführen. Falls die Möglichkeit besteht, sollte eine gemeinsame Anmeldung für alle praxxo-user favorisiert werden Mehrplatz-Installationen Legen Sie auf dem Datenserver einen zentralen Ordner (z. B. \NwDaten) an, den Sie mit vollen Rechten für das Netzwerk freigeben. Zweckmäßig weisen Sie diesem Ordner auf allen angeschlossenen PC einen gemeinsamen Laufwerksbuchstaben zu (auch auf dem Server selbst). Legen Sie das zentrale Datenverzeichnis jetzt auf diesem Laufwerk an (Beispielsweise P:\Praxxo). Benutzen Sie diese Einstellung von jedem verwendetem PC. Bei installierter Mehrplatzlizenz wird beim Setup die Datenbank auf Multi-User-Zugriffe umgestellt. Starten Sie deshalb das Setup auf jeder Station erneut, nachdem Sie die Lizenzdaten übernommen haben. Achten Sie in den Hardware-Eigenschaften auf permanente Verbindung. Deaktivieren Sie den Energiesparmodus der Netzwerkkarten. 7

8 1.4. praxxo-desktop Nach dem Start können Sie die Größe der Bearbeitungsoberfläche Ihren Wünschen anpassen. Ziehen Sie diese mit der Maus (Ecke rechts unten) in die gewünschte Größe. Ebenso verschieben Sie die Breite der Kalenderfläche. Das System merkt sich die zuletzt verwendeten Positionen für den Neustart. Nachfolgend eine Übersicht über den praxxo-desktop: Haupt- oder Kopf-Menü Patienten- Konto Personal- Selektion Behandlungs- Kalender Ecke zur Größenanpassung Personal- Spalten Im Kalender blättern Tage/Wochen Kalender- Starttermin Patientenaufruf KV-Karte/Suche Kalender- Umschalter Kleine Rasterung Scrollrad- Umschalter Zeitleiste/ Stunden Praxxo beenden Scrollbar zur Kalenderverschiebung verschiebbare Aufteilung Uhrzeit Anzahl der derzeit im Wartezimmer eingetragenen Patienten Anzahl der aktuellen Teilnehmer am Geräte-Training (praxxo-fit) Zeitraum für eine Reservierung Behandlungstermin (Details über rechte Maustaste aufrufen) 8

9 1.5. Allgemeine Hinweise! Ein Trainings-Hinweis: Versuchen Sie für eine effiziente Nutzung des Programms immer die hinterlegten Funktionstasten zu verwenden! Beispielsweise ist der Aufruf/Suche eines Patienten aus der Kalender-Oberfläche mit der Taste F2 möglich. Da Sie nachfolgend die Vorgabebuchstaben des Patienten auf der Tastatur eintragen, ist es umständlich, zuerst den Button Suche mit der Maus zu betätigen. Verwenden Sie dazu die F2-Taste. Das Einlesen der Chipkarte kann über F3 gestartet werden. Das Umschalten der Kalenderdarstellungen zwischen Vergabe- und aktueller Anzeige ist mit den Funktionstasten F11/F12 möglich. Ebenso mühselig ist das Weiterschalten der Eingabefelder mittels Mausklick. Wenn Sie beispielsweise in den Stammdaten nacheinander alle Eingabefelder ausfüllen, können Sie mit der Tabulator- ( TAB -) Taste (allgemein links neben dem Q ) immer auf das nächste Feld weiterschalten. Da Sie nicht zwischen Maus und Tastatur wechseln müssen, vereinfachen Sie die Eingabe beträchtlich! Details zu den angezeigten Terminpositionen erhalten Sie immer, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Zeile klicken. Dabei erhalten Sie ein Auswahlmenü, welches Ihnen verschiedene Funktionen zur Bearbeitung bzw. Informationen anbietet. Nutzen Sie immer zuerst diese wichtige Funktionalität! Das Hauptmenü bzw. die Funktionsmenüs über die rechte Maustaste werden abhängig von den gerade angezeigten bzw. eingetragenen Daten gesteuert. Aus diesem Grund werden Einträge, die momentan nicht zugelassen sind, deaktiviert dargestellt. Ein typisches Beispiel ist das Bearbeiten der Stammdaten. Diese können nur aufgerufen werden, wenn Sie kein Patientenkonto geöffnet haben. Verlassen Sie zuerst den Patienten über Zurück (F10), bevor Sie in die Stammdaten wechseln. Die nachfolgenden Kapitel beschreiben den vollen Umfang der möglichen! Dateneinträge. Gerade bei der Terminvergabe kommt es jedoch darauf an, möglichst schnell und mit möglichst wenigen Eingaben die ersten Termine festzulegen. Füllen Sie deshalb bei der Neuaufnahme einer Verordnung nur die unbedingt notwendigen Datenfelder aus! Rufen Sie die Verordnung später erneut auf und komplettieren Sie die Angaben, um eine sachlich richtige Abrechnung zu ermöglichen. Im Kapitel 7 sind dafür Praxis-Beispiele aufgeführt. 9

10 2. Start und erste Einstellungen 2.1. Programmeinstellungen Nach erfolgreicher Programminstallation können Sie nun mit dem Einrichten Ihres praxxo beginnen. Wählen Sie zunächst den Menüpunkt Optionen im Kopfmenü und dort System- Einstellungen. Anschließend erhalten Sie die Möglichkeit, verschiedene Grundeinstellungen für das Programm festzulegen: Daten für die eigene Praxisangabe Institutionskennzeichen (IK) Leistungserbringer Art des Leistungserbringers und Tarifbereich Vorgabe der Rezeptgebühr bei Anlage der Krankenkassen Zahlungsziel bei Rechnungserstellung in Tagen Vorgabe Zuzahlung Rezeptgebühr auch bei Zuzahlungsbefreiung berechnen (Optional) Nummernbereiche für selbst erstellte Behandlungen oder Leistungen mehrfaches Anlegen der Behandlungskürzel möglich Start mit einer persönliche Anmeldung des Mitarbeiters über Personalkürzel und Passwort. Damit sind verschiedene Berechtigungen des Bedieners möglich. Aktivieren Sie dieses Feld bitte erst, wenn Sie mit praxxo umfassend vertraut sind! 10

11 Nach dem Eintragen starten Sie über das Optionen-Menü die Ansicht-Einstellungen. Tragen Sie unter Kalender folgende Daten ein: Die erste im Kalender angezeigte Stunde (allg. ab Öffnungszeit). Anzahl Stunden am Tag Anzahl Kalendertage ist die Anzahl der parallel dargestellten Tage im Personalplan Mit dem Terminraster können Sie die Abstände der Bestellzeiten festlegen. Im 15-Minuten-Raster sind beispielsweise Bestellzeiten von X:00, X:15, X:30 und X:45 möglich. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf die Dauer der Behandlungen. Individuell können Sie weiterhin von diesem Raster abweichen Entscheiden Sie, ob Sie im Kalender die Mausposition auf die nächst mögliche Bestellzeit aufrunden möchten, bzw. wie bei Terminverschiebungen die neu vergebene Zeit ermittelt werden soll (Position Maus, Position Terminoberkante) Der Kalenderhintergrund kann mit einem Hilfsraster versehen werden. Diese Rasterung hat keinen Einfluss auf Bestellzeiten. Legen Sie fest, welche Fahrtdauer bei neu anzulegenden Patienten automatisch eingetragen werden soll. Tragen Sie die Zeit ein, nach der Patienten ohne Behandlungsaufruf aus der Wartezimmerliste gelöscht werden sollen. Nachfolgend legen Sie fest, ob der Kalender beim Start immer sofort das aktuelle Datum bzw. den zuletzt verwendeten Personaleintrag anzeigen soll. Das Funktionsmenü im Kalender kann über die linke Maustaste aktiviert werden. Sie können entscheiden, ob Terminverknüpfungen beim Ziehen mit der Maus ohne Nachfrage erstellt werden soll und ob Sie nur die Termine anzeigen möchten, die im Schicht- (bzw. Terminplan) auch belegt sind. Entscheiden Sie, ob bei Terminvergabe die Mitarbeiterqualifikation beachtet werden soll und jedem Mitarbeiter ein eigener Farbhintergrund zugeordnet wird. Um die Personal-Arbeitszeit bei versäumten Terminen anzupassen, können Sie diese Einträge durch einen Reservierungseintrag ersetzen. Markieren Sie die Wochentage, an denen Ihre Praxis geöffnet ist und an denen Sie Termine vergeben möchten. Sie können den Kalender bearbeiten und dort Öffnungstage festlegen. Die folgenden Einstellungen unter Ansicht dienen zur Festlegung des Kalender-Rasters. Die obere Reihe bezeichnet die Darstellung bei der Terminvergabe und die untere Reihe die aktuelle Anzeige. Mit Breite und Überlappung Auftrag können Sie die Größen der angezeigten Termine anpassen. Passive Behandlungen werden allgemein am rechten Rand der Kalenderspalte angezeigt. Sie können diese Einträge auch unter den aktiven Behandlungen links einfügen. 11

12 Zusätzlich können Sie unterhalb des Kalenders eine Statuszeile einblenden, in der die aktuelle Uhrzeit eingeblendet wird. Bei Verwendung des Modules praxxo-fit sind Einstellungen für den Ticket-Aufruf beim Einlass möglich. Anzeigedauer des Ticket-Status nach Aufruf oder Scannen. Dauer nach erstmaligem Zutritt, nach dem ein erneuter Eintritt gebucht wird. Verwendung von eigenen Tickets oder Mitgliedsausweisen, die automatisch vom System vergebene Nummer kann korrigiert werden. Wenn beim Patienten ein Foto hinterlegt wurde, wird dieses beim Zutritt angezeigt. Damit können Fremdnutzungen der Tickets vermieden werden. Maximale Anzahl der gleichzeitig möglichen Trainingsteilnehmer. Das System sperrt den Zutritt bei Überschreitung dieser Zahl. Wenn keine manuelle Abmeldung erfolgt ist, werden eingetragene Trainingsteilnehmer nach der vorgegebenen Zeit automatisch aus der Trainingsliste entfernt. Wenn Sie diese Eingaben fertig gestellt haben, drücken Sie auf Eintragen. Damit werden die Daten in Ihr System übernommen. Diese Einstellungen können Sie später bei Bedarf korrigieren und neuen Gegebenheiten anpassen. 12

13 2.2. Personalstamm Wechseln Sie anschließend unter Daten in den Menüpunkt Personal. Hier legen Sie alle Mitarbeiter als Daten im Personalstamm an. Beim ersten Programmstart wurde Ihnen automatisch ein Personal- Stammsatz angelegt, den Sie zunächst korrigieren sollten: Klicken Sie dazu mit der Maus links oben auf die Datensatz-Nummer 0. In die nachfolgende Abfrage tragen Sie eine 1 ein und bestätigen mit OK. Damit wird der 1. Datensatz direkt aufgerufen und Sie können die Daten entsprechend korrigieren. Jeder in praxxo gespeicherte Datensatz hat eine eindeutige Datensatznummer.! Diese Nummer wird entweder automatisch vom Programm vergeben oder als Aufrufnummer (z.b. Behandlungen) vom Anwender festgelegt. Bei Anzeige 0 ist momentan kein gültiger Datensatz aufgerufen. 13 Über die Eingabe der Datensatz-Nummer können Sie auch automatische vergebene Daten direkt erreichen. Füllen Sie nachfolgende Felder mit Ihren Angaben aus. Für unser Beispiel musste Theo Testmann seine Daten eintragen. Anmerkungen zu den Eingabefeldern im Personalstamm: Das Feld Titel in Adresse dient zur Aufnahme eines akademischen Titels (z. B. Dr.). Das Land müssen Sie nur ausfüllen, wenn es sich um eine Auslands- Anschrift handelt. Wenn Sie in die individuelle Kalenderfarbe in den Einstellungen (s. o.) aktiviert haben, können Sie für jeden Personaleintrag eine spezielle Farbe zuordnen. Klicken Sie für die Änderung der Farbe auf das Kästchen. Benutzen Sie helle Farben. Eine Beschreibung der Farbeinstellung erhalten Sie unter Punkt 2.5.

14 im Behandlungskalender aktivieren bedeutet, dass dieser Mitarbeiter eine eigene Spalte (Name für Anzeige...) im Terminkalender angezeigt bekommt. Hierbei besteht die Möglichkeit, Mitarbeiter während einer längeren Abwesenheit (Urlaub, Weiterbildung ) aus dem Kalender auszublenden. Personalplan bearbeiten die Erklärung erfolgt im Kapitel 4.3. Weiterhin können Sie die Mitarbeiter-Provision und ggf. eine Zulassungsnummer eintragen. Falls eine Sortierung gewünscht ist, die nicht mit der alphabetischen Reihenfolge übereinstimmt, können Sie unter Sortierung die Reihenfolge verändern. Der hier vermerkte Eintrag wird alphabetisch dem Anzeigenamen vorangestellt. Sortieren Sie die Spalten in diesem Fall mit A bis Z durch. Über Memo können Sie zu jedem Mitarbeiter weitere Daten in Textform ablegen. Bestätigen Sie den Memotext mit Eintragen, um ihn in den Datenstamm zu übernehmen. Verwerfen bzw. Abbruch! belassen die aufgerufenen Daten immer im ursprünglichen Zustand. Speichern Sie die Personaldaten anschließend ebenfalls mit Eintragen ab. Über Neu können Sie danach alle Mitarbeiter erfassen. Nachdem Sie mehrere Einträge im Personalstamm vorgenommen haben, können Sie jetzt eine weitere Funktion der Stammdaten ausprobieren: Suchen Suchfunktion in den Stammdaten Die Suchfunktion ist für alle Stammdaten identisch aufgebaut und begegnet Ihnen! an vielen Stellen von praxxo. Deshalb soll die Funktionalität hier am Beispiel des Personalstammes stellvertretend für alle anderen Aufrufe beschrieben werden. Über Suchen gelangen Sie in ein Auswahlfenster, in dem Sie die gewünschten Datensätze selektieren können. In der Suchvorgabe können Sie eine Vorselektion der gewünschten Datensätze vornehmen. Dazu können verschiedene Möglichkeiten (I. IV.) genutzt werden. 14

15 I. Eingabe der ersten Buchstaben des Nachnamens: Ab der Eingabe des zweiten Buchstaben aktualisiert sich die Auswahlliste selbstständig. Im Beispiel werden alle Einträge mit TE angezeigt: II. Fragmentsuche im Namen und Ort: Beginnen Sie Ihre Sucheingabe mit einem Fragezeichen und ergänzen Sie durch das gewünschte Wortfragment. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste (Enter) und Sie erhalten alle passenden Einträge. Im Beispiel wurde nach dem Vornamen Theo gesucht. III. Fragmentsuche im kompletten Datensatz: Durch die Eingabe von zwei Fragezeichen in der Suchvorgabe wird der nachfolgende Begriff im kompletten Stammsatz gesucht. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Beide angezeigten Datensätze im Beispiel haben in der Adresse eine GASSE. Über diese Suche sind z. B. auch Selektionen über Telefonnummern oder Postleitzahlen möglich. IV. Anzeige aller Datensätze: Indem Sie in der leeren Suchvorgabe zweimal nacheinander die Eingabetaste betätigen, werden Ihnen alle Datensätze angezeigt. Bedenken Sie, dass dieser Vorgang bei umfangreichen Datenstämmen einige Zeit in Anspruch nehmen kann! 15

16 In allen aufgeführten Fällen werden die Daten in alphabetischer Folge angezeigt.! Die jeweilige Datensatznummer für den oben beschriebenen Direktaufruf befinden sich in Klammern am Ende der Zeile. Um einen Datensatz auszuwählen, klicken Sie ihn einfach mit der Maus an. Nach dem Bearbeiten der Stammdaten können Sie die Eingabemaske über Zurück wieder verlassen. Beenden Sie vorher den aufgerufenen Datensatz. Wenn Sie anschließend den Personalstamm verlassen, werden Ihnen als Ergebnis Ihrer Bemühungen die erfassten Mitarbeiter (sofern aktiviert) als Spalte im Kalender angezeigt Weitere Einstellungen Utensilien und Hilfsmittel Um Behandlungsdaten aufnehmen zu können, benötigen wir zunächst noch weitere Zuarbeiten. Unter Optionen wählen Sie dazu Patienten-Utensilien. 16

17 Nachfolgend erhalten Sie eine Tabelle, in der Sie bis zu 26 verschiedene Utensilien eintragen können, die Ihre Patienten zur Behandlung mitbringen sollen. Zweckmäßigerweise können Sie die angezeigten Buchstaben mit den passenden Begriffen verknüpfen. Dadurch ist später eine schnellere Erfassung und Zuordnung in den Behandlungsdaten möglich. Um einen Begriff einzutragen, wählen Sie eine Zeile mit einem Doppelklick aus. Anschließend können Sie den Inhalt der Zeile ändern bzw. entfernen. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste bzw. OK. Nach der Erfassung aller Utensilien übernehmen Sie Ihre Liste mittels Eintragen in Ihren Datenstamm. Wählen Sie danach (wie oben beschrieben) den Menüpunkt Behandlungs-Hilfsmittel aus. Die Erfassung erfolgt analog zu den beschriebenen Patienten-Utensilien. Im Unterschied zu diesen kann hier jedoch eine maximal verfügbare Anzahl angegeben werden. Diese Angabe dient bei der Termindisposition zur Verhinderung von Überschneidungen durch nicht ausreichend verfügbare Hilfsmittel. Die Erfassung erfolgt analog der Patienten- Utensilien. Speichern Sie nach Fertigstellung auch die Liste der Hilfsmittel mittels Eintragen Behandlungsräume Über eine identische Funktion können Sie bei Bedarf eine Liste Ihrer Behandlungsräume erfassen. Die Zuordnung erfolgt später bei der Erfassung einer Verordnung bzw. je Behandlungstermin. Trennen Sie bei der Eingabe die Raumnummer mit einem Semikolon von der Raumbezeichnung. 17

18 KV-Gruppen Bevor wir unsere erste Behandlung aufnehmen, wechseln wir noch einmal über die Optionen zum Punkt KV-Gruppen bearbeiten. Legen Sie hier die Art der Zuzahlung für die jeweiligen KV-Gruppen fest. Wenn Sie Festbetrag aktivieren, können Sie je Behandlung den Betrag selbst eintragen bzw. auf 0,00 belassen (z. B. für BG, Beihilfe, Privat). Im anderen Fall wird die Zuzahlung prozentual über den hier eingetragenen Wert automatisch errechnet. Diese prozentuelle Errechnung können Sie später bei einzelnen Behandlungspreisen separat deaktivieren. Die nachfolgenden Eingabefelder dienen der Aufnahme der Leistungsziffern für Hausbesuche. Da je Kasse unterschiedliche Abrechnungsprozedere vorgeschrieben sind, können Sie diese hier anpassen. Drei Beispiele: Die Kasse von Patient A gewährt je Hausbesuch eine einheitliche Pauschale. Tragen Sie die Abrechnungsziffer unter Pauschale Hausbesuch ein. Die Einträge innerorts, außerorts und je km können frei bleiben. Die Angabe Hausbesuch außerorts und km Hausbesuch im Patientenstamm sind nicht von Bedeutung. Bei Patient B kann eine feste Pauschale Hausbesuch abgerechnet werden. Innerorts (bzw. bei Fahrstrecken unter 10 km) wird eine weitere Pauschale angesetzt. Ab 10 km werden die Fahrtkosten je km berechnet, die Pauschale außerorts bleibt frei. Die jeweiligen Leistungsziffern tragen Sie in der genannten Reihenfolge ein. Aktivieren Sie bei den außerörtlichen Patientenstammdaten Hausbesuch außerorts und tragen Sie dort die Kilometer ein. Bei Innerorts-Patienten bleiben die Kilometer auf 0. Patient C ist bei einer Kasse, welche zu einer Pauschale Hausbesuch nur die gefahrenen Kilometer begleicht. Lassen Sie hier die Leistungsziffern für innerorts und außerorts frei. Die zugehörige Ziffer tragen Sie unter Je km ein. Im Patienten wird die Kilometerzahl eingetragen. Der Parameter Hausbesuch außerorts ist hier ohne Bedeutung. Falls die Kasse die Abrechnung des Therapieberichtes zulässt, können Sie im letzten Feld der Zeile die jeweilige Leistungsziffer zuweisen. Alle eingetragenen Leistungsziffern müssen selbstverständlich im Behandlungsstamm angelegt werden (siehe 2.5.). 18

19 Beleg-Einstellungen Diese sind ebenfalls über die Optionen / Beleg-Einstellungen erreichbar. Hier werden die letzten Belegnummern für Quittungen und Rechnungen geführt. Beim Ausdruck eines neuen Beleges wird die Zahl automatisch erhöht. Entscheiden Sie, ob Sie die Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen müssen und ob die Umsatzsteuer auch für Zuzahlung berechnet wird. Weiterhin werden die Angaben benötigt, ob die Praxis von der Umsatzsteuer befreit ist und der zugehörige Umsatzsteuer-Ident bzw. die Steuernummer. Anschließend haben Sie die Steuerklassen. Allgemein wird die Klasse 0 für steuerfreie Leistungen verwendet, die Klasse 1 enthält den vollen und die Klasse 2 den ermäßigten Steuersatz. Die Klassen 3 und 4 bleiben als Reserve für zukünftige Erweiterungen bzw. gesetzliche Änderungen. 19

20 2.5. Behandlungen Selbstständige Behandlungen Nach den umfangreichen Vorarbeiten gelangen wir nun zu einem der zentralen Punkte in praxxo, dem Erfassen der Behandlungsdaten. Sie erreichen die Stammdaten über den Menüpunkt Daten und Behandlungen. Im Gegensatz zu den automatisch vergebenen Datensatz- Nummern im Personalstamm erhalten die einzelnen Behandlungen (selbst-) definierte fünfstellige Zahlenschlüssel. Zweckmäßig sollte man dabei gleich die vorgegebenen Abrechnungsziffern verwenden. Wenn Sie die Nummer der Behandlung wissen, tragen Sie diese in das Eingabefeld ein und bestätigen mit der Eingabetaste (Weiter). Die Behandlungsdaten werden Ihnen anschließend zur Bearbeitung angezeigt. Falls Sie eine nicht vorhandene Nummer aufrufen, wird Ihnen die Neuanlage der Behandlung angeboten. Drücken Sie auf Ja, wenn Sie eine neue Behandlung unter der eingetragenen Nummer anlegen möchten. Die Behandlungen (wie auch alle! anderen Stammdaten) können in beliebiger Reihenfolge erfasst werden. praxxo bildet automatisch alphabetische Suchschlüssel über Bezeichnungen bzw. Namen und Datensatznummern. Erfassen Sie also Ihre Behandlungen, indem Sie die vorgesehene Behandlungsziffer als Datensatznummer eingeben und die Neuanlage bestätigen. Nachfolgend möchten wir uns mit den Eingabefeldern für die Behandlungsdaten vertraut machen. 20

21 Für die Bezeichnung der Behandlung stehen Ihnen zwei Zeilen zur Verfügung. Um die Auswahl zu erleichtern, versuchen Sie nach Möglichkeit, die relevante Bezeichnung in Zeile 1 einzutragen. Anschließend können Sie ein geeignetes Aufruf-Kürzel festlegen. Behandlungen können Sie in praxxo auch über dieses Kürzel aufrufen. Der Behandlungs-Status beeinflusst die nachfolgende Erfassung. Wählen Sie zunächst selbstständige Behandlung. Unter Details können Sie zuerst die Behandlungsdauer in Minuten festlegen. Diese Angabe ist wichtig für die Darstellung im Kalender und der Reservierung der verwendeten Hilfsmittel. Die Zeitangabe muss nicht dem voreingestellten Terminraster entsprechen. Mit passiver Behandlung kennzeichnen Sie Behandlungen, die vom Mitarbeiter nicht aktiv ausgeführt werden müssen. Diese Behandlungen werden im Kalender gesondert angezeigt. Über Anzahl/Aufruf können Sie eine Zahl festlegen, die beim Aufruf der Behandlung automatisch als Anzahl eingetragen wird. Standard ist 1. Die Farbe dient zur Darstellung im Behandlungskalender. Um diese festzulegen, klicken Sie auf die Farbfläche. Daraufhin erhalten Sie ein Auswahlfenster mit diversen Farbvorschlägen. Wählen Sie dort eine passende Farbe aus. Weitere Farben können Sie über Farben definieren erreichen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 21

22 Die nachfolgenden Eingabefelder für Hilfsmittel und Utensilien dienen zur Festlegung der benötigten Hilfsmittel und Utensilien. Wenn Ihnen die vergebenen Buchstaben geläufig sind, können Sie diese im Schnellverfahren direkt eintragen. Natürlich können diese Zuordnungen auch ausgewählt werden. Betätigen Sie dazu den Button am Ende der Eingabefelder.! Dieser Button (...) dient bei verschiedenen Eingaben zur Auswahl. Markieren Sie die gewählten Hilfsmittel und übernehmen Sie die Auswahl mit Eintragen in die Behandlung. Analog können Sie mit der Auswahl der Utensilien verfahren. Die Funktion der Kurse ist unter erläutert. Unter Abrechnung können Sie die Abrechnungs- und Zuzahlungsbeträge eintragen. Das Feld Abrechnungsbetrag dient bei nicht aktivierten Kassenbeträgen als pauschale Summe für die Leistungsgegenrechnung. Der Betrag unter Selbstzahler wird dem Patienten bei privaten Behandlungen in Rechnung gestellt. Diesen Betrag können Sie auch je nach bestellter Anzahl als Abo-Preis staffeln: Über Abo erreichen Sie eine Preisstaffel, die verschiedene Preise je nach bestellter Anzahl bereitstellt. Tragen Sie dazu die Anzahl ein, ab der der angefügte Preis gilt. Zeilen mit Anzahl 0 werden bei der Preisfindung nicht berücksichtigt. Für die Berechnung wird der Preis verwendet, deren Anzahl größer oder gleich des eingetragenen Wertes ist. Weisen Sie im Feld Steuerklasse den jeweiligen Eintrag zu. Die Prozentsätze können Sie in den Belegeinstellungen vordefinieren. Die Steuerklasse wird benötigt, wenn Ihre Praxis Umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn es sich um eine Behandlung handelt, die Sie über eine Kasse abrechnen, aktivieren Sie das Feld Kassenbeträge. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, den einzelnen Kassen die für die Abrechnung und Zuzahlung notwendigen Beträge einzutragen. Drücken Sie dafür auf Beträge. Die Funktionalität der Kassenpreise ist unter beschrieben. Nach Fertigstellung aller Eingaben können Sie das Behandlungsfenster mit Eintragen beenden. 22

23 Selbstverständlich können Sie auch bereits angelegte Behandlungen über Suchen auswählen. In der Auswahl erhalten Sie neben der Bezeichnung die Dauer, das Aufrufkürzel und die Behandlungs- Nummer (-ziffer) angezeigt. Die verschiedenen Behandlungs- (oder Abrechnungs-) arten werden farbig dargestellt. Die gewünschte Behandlung können Sie auch hier durch Anklicken der Zeile auswählen Kombinierte Behandlungen Kombinierte Behandlungen benötigen Sie, um mehrere Teilbehandlungen miteinander zu verknüpfen. Die Abrechnung erfolgt dabei separat. Für kombinierte Behandlungen existieren allgemein keine vorgegebenen Ziffernbereiche. In den hier aufgeführten Beispielen sind diese im Bereich über angelegt. Die Erfassung der Bezeichnungen erfolgt analog zu den selbstständigen Behandlungen. Nachfolgend wählen Sie Kombination aus: Als Folge dieser Auswahl ändert sich der untere Teil der Behandlungs-Erfassung. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, verschiedene Behandlungen miteinander zu kombinieren. Unter Hinzufügen können Sie eine bereits vorhandene selbstständige Behandlungsnummer eintragen und mit der Eingabetaste (Weiter) bestätigen. Alternativ können Sie die Behandlung auch über die Suchfunktion auswählen. Legen Sie anschließend die zeitliche Aufteilung der Teilbehandlungen fest. Im Beispiel beginnt die Warmpackung sofort für die Dauer von 30 Minuten. Nach 30 Minuten schließt sich dann die KMT mit Dauer von 30 Minuten an. Übernehmen Sie die Behandlung mit der rechten Weiter-Taste in die Liste der Teilbehandlungen. Die Teilbehandlungsliste können Sie nachträglich korrigieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Positionen klicken. 23

24 Es erscheint ein Menü, in dem Sie die gewünschte Operation auswählen können. Sie können den Eintrag löschen, bzw. die Zeilen in der Reihenfolge verändern. Kombinierte Behandlungen werden im Behandlungskalender in ihre Teilbehandlungen aufgeteilt und separat angezeigt. Die Farbe der Teilbehandlungen und die verwendeten Hilfsmitteln und Utensilien wird den dort vergebenen Daten entnommen. Die unter und beschriebenen Kostenpositionen und Hausbesuche können (und sollten) selbstverständlich in kombinierten Behandlungen Verwendung finden. Nach Fertigstellung der Kombinierten Behandlung speichern Sie das Ergebnis mittels Eintragen in Ihre Datenbank ab Kostenpositionen Kostenpositionen stellen keine Behandlungen im eigentlichen Sinne dar, sondern dienen zum Abrechnen durchgeführter Leistungen bzw. zusätzlich aufgewandter Materialien. Sie können Kostenpositionen beliebig in Kombinierte Behandlungen einsetzen oder auch separat abrechnen. Verwenden Sie bei der Nummernvergabe (siehe kombinierte Behandlung) ebenfalls einen Bereich, der nicht von Abrechnungsziffern benutzt wird. Nach der Eingabe der Bezeichnung wählen Sie den Status Kostenposition. Den eigentlichen (vom Patienten zu erbringenden) Betrag, können Sie im Feld Zuzahlung erfassen. Deaktivieren Sie Kassenbeträge verwenden, wenn Sie den hier eingetragenen Betrag für alle Patienten verwenden möchten. Die Kostenposition können Sie wie bei allen anderen Behandlungen mit Eintragen in Ihre Stammdaten übernehmen. 24

25 Hausbesuch, Fahrstrecke Die Kennzeichnung als Hausbesuch ermöglicht gegenüber der Kostenposition den Eintrag der Dauer in Minuten. Damit ist es möglich, die Abwesenheit des Mitarbeiters zeitlich einzuordnen. Weiterhin bewirken Hausbesuch-Positionen, dass auf dem Personal- Tagesplan zusätzlich die Adresse des Patienten ausgedruckt wird. Über Hilfsmittel können Sie z. B. ein Fahrzeug reservieren. Legen Sie die Behandlung wie oben beschrieben an und wählen Sie als Status Hausbesuch. Falls es sich um eine Abrechnungsziffer handelt, die als Kassenleistung zugelassen ist, können Sie auch hier die dafür vorgesehenen Beträge eintragen. Beachten Sie bei der Anlage der Hausbesuche die unter Punkt zugeordneten Ziffern. Die Dauer der Hausbesuch-Anfahrt richtet sich nach der im Patienten eingestellten Zeit. Falls es sich um eine Position handelt, die nach gefahrenen Kilometern berechnet wird (Einstellung Status je km), wird die tatsächliche Entfernung ebenfalls aus dem Patientenstamm entnommen Kurse Häufig werden bestimmte Behandlungen als Gruppentherapie oder als Kurs-Teilnahme angeboten. In diesem Fall ist es einfacher, die betreffenden Termine schon im Voraus festzulegen. Wählen Sie dazu eine als Kurs angebotene Behandlung aus und betätigen Sie unter Details den Button Kurse. Anschließend werden Ihnen zur Auswahl die bereits angelegten Kurse zur Behandlung angezeigt. Durch Anklicken können Sie einen vorhandenen Kurs bearbeiten, mit Neuer Kurs fügen Sie einen Eintrag hinzu, den Sie danach vervollständigen können. 25

26 Sie können dem Kurs eine eigene Bezeichnung vergeben, bei Bedarf eine maximale Teilnehmerzahl festlegen und den jeweiligen Mitarbeiter als Kursleiter festlegen. Falls über die Verordnungen bereits Teilnehmer festgelegt wurden, kann diese als Liste angezeigt bzw. gedruckt werden. Legen Sie jetzt die Kurstermine fest. Wählen Sie dazu das betreffende Datum und die Uhrzeit aus und drücken Sie auf Zufügen. Der Termin wandert dabei in die linke Spalte. Setzen Sie diesen Vorgang fort, bis Sie alle Kurstermine erfasst haben. Nachträglich eingefügte Termine werden automatisch in die Liste einsortiert. Wenn Sie dort einen Termin anklicken, können Sie diesen mit Entfernen aus der Liste löschen. Die kompletten Kursdaten speichern Sie danach mit Eintragen ab. Sie gelangen in die vorher genannte Auswahl und können dort einen weiteren Kurs erfassen, bzw. zur Behandlung zurückkehren. Zum Kurs können Sie über Memo weitere Informationen erfassen, wenn die Kursdaten nicht mehr benötigt werden, entfernen Sie diese. Abschließend ein Hinweis zu Kursen, die dauerhaft mit festen Terminen angeboten werden. Sie können für jeden Kurs bis zu 50 Termine erfassen, im wöchentlichen Rhythmus somit fast ein ganzes Jahr. Wenn Sie diese Termine im Voraus eintragen (unter Berücksichtigung von Feiertagen, Urlaub usw.) kann der Patient immer einen aktuellen Terminplan zu seiner jeweiligen Verordnung bekommen. Der Einstieg in den Kurs erfolgt dann zum nächsten Datum. Löschen Sie bei Dauer-Kursen gelegentlich die bereits verstrichenen Termine (über Entfernen) und fügen Sie die neuen Termine in die Liste ein. So haben Sie die Gewähr, 26

27 dass immer ausreichend Kurstermine für Verordnungen vorhanden sind. Die zugefügten Termine werden automatisch einsortiert Behandlungskosten Über die Behandlungskosten werden die verschiedenen Kassengruppen mit den bestätigten Beträgen verbunden. Die Eingabe starten Sie über Beträge in der aufgerufenen Behandlung (siehe 2.5.1). In dieser Ansicht werden alle Beträge zur Behandlung angezeigt. Alle aktiven Leistungen werden hervorgehoben dargestellt. Falls zur KV-Gruppe kein Eintrag existiert, wird trotzdem ein inaktiver Eintrag angezeigt. Je KV-Gruppe können mehrere Einträge mit unterschiedlichen Gültigkeitsdaten existieren. Um einen Eintrag zu bearbeiten, bzw. einen neuen Eintrag hinzuzufügen, drücken Sie auf der jeweiligen Zeile die rechte Maustaste. Die gewählte Position kann bearbeitet oder gelöscht werden. Zusätzlich können Sie (auch über die F7- Taste) eine neue Position einfügen. Bei neuen Positionen wählen Sie zuerst die Kassengruppe. Diese können Sie nach Übernahme nicht mehr ändern. Anschließend kann die Position als zulässig erklärt werden. Über diesen Schalter werden die nachfolgenden Eingabefelder frei geschaltet. Die von der Kasse benutzte Leistungsziffer wird automatisch aus der Behandlung übernommen. Falls andere Ziffern verwendet werden, können Sie diese korrigieren. In dieser Eingabe sind alphanumerische Zeichen (also auch Buchstaben) erlaubt. Im nächsten Feld befindet sich der Leistungspreis für die Abrechnung. Wenn Sie unter KV-Gruppen bearbeiten den Festbetrag ausgeschaltet haben, ist die Eingabe des Zuzahlungsbetrages deaktiviert. Dieser wird dann automatisch über den festgelegten Prozentsatz errechnet. 27

28 Zusätzlich können Sie über fix nur für diese Position die automatische Berechnung deaktivieren. Wenn für die Leistung die Zuzahlung deaktiviert werden soll, markieren Sie fix und setzen den Zuzahlungsbetrag auf 0,00. Im letzten Feld legen Sie das Gültigkeitsdatum des Preises fest. Wenn mehrere Positionen existieren, wird für die Abrechnung das jeweils gültige Datum verwendet. Beachten Sie, dass das Verordnungsdatum nach dem Gültigkeitsdatum der Zeile liegen muss. Um abschließend die Änderungen in die Liste zu übernehmen, drücken Sie den grünen Okay-Button am Ende der Zeile. Die Deaktivierung bestimmter Kassen können Sie auch für eine Behandlungs-Selektion benutzen. Wenn Sie gleichartige Behandlungen mit dem gleichen Aufruf-Kürzel versehen, erreichen Sie darüber immer die jeweils zum Patienten gültige Ziffer. Preislisten für Behandlungsdaten können vorgefertigt von Anbietern übernommen werden. Einen Datenimport von Physio.de erreichen Sie über den Menüpunkt Optionen. Speichern Sie die Seite Behandlungskosten wie gehabt mit Eintragen ab und verlassen Sie wie oben beschrieben die aufgerufene Behandlung Qualifikationen Sie können jeder Behandlung zuweisen, welcher Personaleintrag als Qualifikation zugelassen wird. Benutzen Sie im Behandlungsstamm den Button Quali. Wählen Sie die betreffenden Mitarbeiter aus. Falls keiner der Einträge selektiert wird, sind alle Einträge gültig. Behandlungstermine können zukünftig nur noch dem entsprechend qualifizierten Personal zugeordnet werden Preislisten bearbeiten Im Hauptmenü erreichen Sie unter Daten den Menüpunkt Preislisten. Das Merkmal jeder Preisliste ist das Gültigkeitsdatum und die Zuordnung zu einer Kassengruppe. Wählen Sie unter für zuerst eine Kassengruppe aus. Anschließend bekommen Sie eine Auswahl aller Preislisten über das Gültigkeitsdatum angeboten. Wählen Sie eine Preisliste aus, bzw. stellen Sie auf neue Preisliste. Indem Sie auf Weiter klicken, werden Ihnen alle Behandlungen angezeigt, in denen das Kennzeichen Kassenbeträge verwenden gesetzt ist. 28

29 Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Zeile können Sie den Eintrag wie unter beschrieben bearbeiten. Nach Abschluss einer Zeile wird automatisch der nachfolgende Eintrag aufgerufen. Nachdem Sie die Liste bearbeitet haben, drücken Sie auf Eintragen. Einzelne Preise können ebenso direkt in der Behandlung eingetragen werden. Für den Fall, dass bestimmte Listen für mehrere Kassengruppen gültig sind, können Sie die Liste zwischenspeichern. Nachdem Sie eine neue Kassengruppe aufgerufen haben, fügen Sie die Preise in die neue Liste ein Indikationen Mit der Aufnahme der zutreffenden Indikationen können Sie bei Bedarf die Erfassung von Verordnungen vereinfachen. Sie haben hier Möglichkeit, Art und Abfolge der Behandlungen den zulässigen Vorgaben des Heilmittelkataloges anzupassen. Nach Aufruf des Indikationsschlüssels können Sie die allgemeine Bezeichnung eintragen. Die nachfolgenden Textfelder dienen zur Aufnahme der primären Diagnosen bzw. Therapieziele. Diese Texte werden bei der Erfassung der jeweiligen Verordnung automatisch vorgeschlagen und können danach angepasst werden. Anschließend legen Sie die laut Heilmittelkatalog zulässigen Behandlungen fest. 29

30 Für eine Neuaufnahme klicken Sie auf den + -Button. Vorhandene Einträge können mittels Doppelklick bearbeitet werden. Wählen Sie zunächst aus, für welche Art der Verordnung die Behandlung zutreffend ist. Unter alle VO ist der Eintrag unabhängig der gewählten Verordnungs-Art gültig. Anschließend erfolgt die Zuordnung der jeweiligen Behandlung. Sie können hier entweder das Kürzel oder die Behandlungsziffer eintragen. Geben Sie nachfolgend die Anzahl der Behandlungen je Verordnung an. Die wöchentliche Frequenz kann ebenfalls (als von-bis) hinterlegt werden. Falls nur eine wöchentliche Anzahl zur Verfügung steht, lassen Sie den Wert für (-bis) einfach aus. Der Eintrag als alternative Behandlungsform dient nur zur Information Ärzte Arztpraxis Als Unterscheidungskriterium für Arztpraxen verwendet praxxo die eindeutige Betriebsstätten-Nummer (BSNR), welche im Arztstempel bzw. auf der Verordnung ersichtlich ist. Geben Sie diese zuerst in das jeweilige Eingabefeld ein. Bei älteren Stempeln steht häufig ein / zwischen den Ziffern. Ersetzen Sie dieses Zeichen mit einer Leertaste, dabei wird die BSNR mit Nullen aufgefüllt. Bei einer Neuanlage können Sie anschließend die Daten zur Arztpraxis eintragen. Die Eingabefelder entsprechen dabei den bereits bekannten Kriterien aus dem Personalstamm. Häufig kommt es vor, dass in einer Gemeinschaftspraxis mehrere Ärzte praktizieren. Diese wiederum werden durch eine Lebenslängliche Arztnummer (LANR) unterschieden. Falle es sich um eine Einzelpraxis handelt, können Sie diese LANR gleich in der Eingabemaske zur Arztpraxis eintragen. Ansonsten ordnen Sie die jeweiligen Arztnamen der Praxis zu. Verwenden Sie dazu den Button Arztnamen. 30

31 Die weiteren Funktionen entsprechen den bisherigen Angaben. Über Etikett können Sie auch hier verschiedene Formulare auswählen und die Funktion beispielsweise zum Bedrucken von Briefumschlägen benutzen. Das Auto-Symbol ermittelt Ihnen über einen Internet- Routenplaner die Fahrstrecke. Arztpraxen können bei Bedarf auch direkt aus dem Patientenstamm oder aus einer Verordnung angelegt werden Arztnamen Tragen Sie hier den Namen und das Fachgebiet des Arztes ein. Weiterhin können Sie eventuell persönliche Kontaktdaten hinterlegen. Über den + -Button im Fuß weisen Sie die Praxis zu, in der der Arzt praktiziert. Hier können Sie bei Bedarf auch mehrere Einträge vornehmen! Die zugeordneten Ärzte können danach in der Arztpraxis angezeigt werden: 31

32 3. Patienten und Verordnungen 3.1. Patientenstamm Patienten manuell aufnehmen Die ersten Schritte sind getan, jetzt haben Sie die Möglichkeit praxxo als Anwendung zu nutzen. Um die angebotenen Leistungen abrechnen zu können, müssen Ihre Patienten als Stammdaten erfasst werden. Für diese Erfassung gibt es mehrere Möglichkeiten. Wir beschäftigen uns zuerst mit dem Menüpunkt Patienten. Darüber gelangen Sie in die Stammdaten der Patienten. Die Erfassungsmaske ähnelt der des Personalstammes, natürlich sind Patienten-relevante Datenfelder ergänzt worden. Die weitere Vorgehensweise kennen Sie aus dem Kapitel über den Personalstamm (2.2.). Sie haben hier die Möglichkeit, Patienten neu anzulegen sowie über die Suche oder die Datensatznummer auszuwählen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Patienten mittels der Krankenversicherungskarte aufzurufen bzw. anzulegen. Dazu müssen Sie ein geeignetes Kartenlesegerät angeschlossen haben und in den Einstellungen den Punkt Chip-Karten-Leser aktiviert haben (siehe 5.1.). Die Beschreibung dieses Vorganges entnehmen Sie bitte dem folgenden Kapitel Die nachfolgenden Angaben können Sie im Patientenstamm eintragen: Die Angaben zum Namen und der Adresse entsprechen den bereits bekannten Inhalten im Personalstamm. 32

33 Im unteren Teil kön nen Sie das Geburtsdatum, das Geschlecht und die Art der Kostenübernahme vermerken. Weiterhin vermerken Sie die Dauer der Zuzahlungsbefreiungen. Danach tragen Sie die jeweilige Versicherungsnummer und die Nummer der Krankenkasse ein. Letztere kann mittels Suchen ausgewählt werden. Weiterhin haben Sie über Neu die Möglichkeit, direkt in den Krankenkassen-Stamm zu wechseln und die jeweilige Kasse neu anzulegen. Die Bezeichnung wird anschließend im Feld rechts angezeigt.! Für die Übergabe der Abrechnungsdaten werden die neunstelligen Kostenträgernummern der Krankenkassen benötigt. Diese beginnen mit 1. Wenn Sie die Nummer der Kasse 7stellig (wie auf KV-Karte) eingeben, erfolgt eine automatische Anpassung in dem eine 10 vorangestellt wird. Weitere Eingaben dienen zur Aufnahme der persönlichen KV-Nummer (wird intern nicht benötigt), sowie dem Versicherten-Status. Der KV-Status kann ausgewählt werden. Zur Information können Sie den Hausarzt zuweisen (siehe auch 3.2.2), welcher bei Verordnungen als Überweiser vorgeschlagen wird. Legen Sie fest, ob Hausbesuche über die Leistung außerorts abgerechnet werden sollen. Diese Einstellung wird benötigt, um Kilometerpauschalen abrechnen zu können. Entfernungskilometer zum Patienten tragen Sie unter Kontakt ein. Falls vom Patient gewünscht wird, per SMS an seine Behandlungszeiten erinnert zu werden, aktivieren Sie hier diese Funktion und stellen die Minutenzeit ein, wann die SMS gesendet werden soll. Beachten Sie dazu auch Häufig sucht der Therapeut während länger dauernden Behandlungen ein geeignetes Gesprächsthema. Falls Sie diesbezügliche Interessen ergründet haben, können Sie dem Patienten passende Stichworte zuweisen, die im Behandlungskalender mittels Mausklick angezeigt werden. Die nachfolgende Zahl erhöht sich mit jedem versäumten Termin. Im Patientenkonto erfolgt die Anzeige neben dem Geburtsdatum. Die letzten Eingabefelder dienen zur Erfassung der Kontaktdaten über Telefon, Fax und . Danach können Sie bei Hausbesuchfahrten die Kilometeranzahl (nur sinnvoll bei Besuchen außerorts) und die Fahrtdauer vermerken. Letztere ist auch im Ort relevant und wird im Behandlungskalender angezeigt. 33

34 Auch beim Patienten können Sie beliebige Memotexte erfassen. Benutzen Sie hierfür den Memo-Button im unteren Feld. Patienten ohne offene Verordnungen bzw. Vorgänge können Sie mit Entfernen aus den Stammdaten löschen. Bedenken Sie dabei, dass aus PC-Kapazitätsgründen keine Notwendigkeit dazu besteht, den Patientenstamm auf aktive Einträge beschränkt zu halten! Diese Funktion erreichen Sie nicht über den Patientenaufruf im Konto. Sie können direkt im Patientenstamm Dokumente scannen bzw. zuordnen. Über die Auswahl verschiedener Druckformulare können Etiketten und Briefumschläge gedruckt werden. Weitere Funktionen dienen zum Senden von SMS, der Ansicht der Fahrstrecke (über Kartennavigation), dem Zuordnen eines Fotos und der Bankverbindung. Mit dem üblichen Eintragen übernehmen Sie schließlich Ihre erfassten Daten in den Patientenstamm. 34

35 Patienten über Krankenversicherungskarte einlesen Wie im vorherigen Kapitel beschrieben, können Sie die Patienten auch über ihre Chipkarte erfassen. Öffnen Sie dazu den Patientenstamm. Drücken Sie auf Einlesen und Sie werden aufgefordert, die KV- oder egk-karte in den Kartenleser zu stecken. Anschließend erfolgt die Prüfung der Kartendaten. Dieser Vorgang kann (je nach verwendeten Leser) einen kleinen Moment Zeit in Anspruch nehmen. Achten Sie dabei auf die Kontroll-Lampe Ihres Kartenlesegerätes. Falls der eingelesene Patient in Ihren Stammdaten gefunden wird, wird er sofort aufgerufen. Ansonsten wird der Inhalt der Karte angezeigt und Sie bekommen eine Statusmeldung. Folgende Möglichkeiten können auftreten: Neuanlage Patientendaten : Der Patient ist in Ihrem Datenstamm nicht vorhanden. Sie können die angezeigten Daten für die Neuanlage eines Patienten übernehmen. Änderung Patientendaten : Der Patient ist bereits vorhanden, die Daten auf der Karte unterscheiden sich jedoch von den vorliegenden Daten. Beispielsweise könnte der Patient umgezogen sein und hat eine neue Karte erhalten. Sie können die Daten übernehmen. Wechsel Kasse : Der Patient ist bereits vorhanden, hat allerdings die Karte einer anderen Krankenkasse vorgelegt. Der Kassenwechsel kann in Ihre Daten übernommen werde. Neuanlage Kassendaten : Die vorgelegte Karte gehört zu einer Krankenkasse, die bisher nicht in Ihren Stammdaten verzeichnet ist. Sie können die Krankenkasse neu anlegen lassen. Änderung Kassendaten : Die Bezeichnung oder die Daten zur Krankenkasse haben sich geändert und können übernommen werden. Karte abgelaufen : Die Gültigkeit der Karte ist abgelaufen, der Patient sollte eigentlich eine aktuelle KV-Karte vorlegen! Karte ungültig : Die Karte konnte nicht gelesen werden oder entspricht nicht dem Datenprotokoll. Überprüfen Sie ggf. die Karte und den Kartenleser. Sie können anhand der angezeigten Statusmeldung Ihr weiteres Vorgehen festlegen. Beachten Sie, dass bei der Neuanlage einer Krankenkasse nur die auf der Karte relevanten Daten übernommen werden können. Zur Sicherheit werden Sie gebeten, die Zugehörigkeit der Kasse zu bestätigen. Über diesen Eintrag werden später die zu berechnenden Beträge ermittelt. Die Karteninhalte können je nach Krankenkasse verschieden aufgebaut sein. Ergänzen Sie auch die eingelesenen Patientendaten noch mit den erfragten Kontaktmöglichkeiten des Patienten (Telefon und ). Falls bereits beim Aufrufen dieser Funktion eine Fehlermeldung erscheint, sollten Sie überprüfen, ob der Kartenleser in Ihrem System richtig installiert wurde (siehe auch ). Für das Einlesen der Karte stehen diverse externe Funktionen zur Verfügung, die ggf. dem von Ihnen verwendeten Gerät angepasst werden müssen. Kontaktieren Sie deshalb bei Problemen den praxxo-service. Speichern Sie nach Fertigstellung die Daten mit Eintragen ab. 35

36 3.2. Patienten-Konto Patienten-Konto aufrufen Nach dem Erfassen der Patienten kommen wir nun endlich zur eigentlichen Arbeit mit den bisher eingestellten Daten. Sicher haben Sie es als recht umständlich empfunden, den jeweiligen Patienten über das Kopfmenü erreichen zu müssen. Dafür steht Ihnen im linken Teil des Hauptfensters ein Patienten-Terminkonto zur Verfügung, in dem die jeweils aktuellen Behandlungen angezeigt werden. Rufen Sie einfach den jeweiligen Patienten auf, dessen Termine angezeigt werden sollen. Dazu können Sie über Einlesen die Krankenversicherungskarte benutzen, bzw. wählen Sie mit Suchen den Patienten über die Auswahlliste aus. In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, einen bisher nicht vorhandenen Patienten neu aufzunehmen. In der Patientenauswahl erhalten Sie dazu einen zusätzlichen Button. Über diesen können Sie direkt den Patientenstamm erreichen und den neu erfassten Patienten aufrufen. Anschließend steht der gewählte Patient in der Kopfleiste des Patienten-Terminkontos. Die letzte Zahl nach dem Geburtsdatum zeigt die Anzahl der bisher versäumten Termine an. Am rechten Rand haben Sie einen Vermerk zur aktuellen Kostenerstattung: S Selbstzahler (grün) Z Zuzahlung (hellblau) B Zuzahlungsbefreit (gelb) A - Befreiung abgelaufen (rot)! Durch Klick auf das farbige Symbol der Kostenerstattung erreichen Sie schnell den Stammdatensatz des Patienten zur Bearbeitung! Das Konto verlassen Sie über zurück (F10). Innerhalb des Kontos stehen Ihnen verschiedenen Funktionen zur Verfügung. Im Reiter aktuelle Termine können Sie dem Patienten einen Terminplan drucken (F8), wobei die gewählten Einstellungen benutzt werden. Falls offene Termine vorhanden sind, wird über Termine jetzt eine Zuordnung zum aktuellen Personaleintrag (momentane Uhrzeit) vorgenommen. 36

37 Für Ihre Arbeit am wichtigsten sind die Pat.-Optionen, über ein Auswahl-Menü können Sie zwischen weiteren Funktionen wählen: Über Verordnungen erreichen Sie alle bisherigen und aktuellen Verordnungen bzw. Privatbehandlungen des Patienten. Zahlbelege sind die jeweiligen Zahlungen bzw. Rechnungen. Diese werden hier unterschieden in alle bzw. offene (= noch nicht beglichene) Vorgänge. Die Patienten-Kartei umfasst alle bisherigen Verordnungen mit eingetragenen Behandlungsverläufen. Zusätzlich erreichen Sie hier direkt die Patienten-Stammdaten, können die hinterlegten Dokumente aufrufen (s. u.), den Online-Routenplaner starten, ein Patienten-Etikett drucken und den Patienten ins Wartezimmer eintragen. Jedem Patienten können verschiedene Dokumente, Fotos oder Web-Links zugewiesen werden. Wenn Sie diesen Menüpunkt wählen, bekommen Sie zunächst alle vorhandenen Einträge angezeigt, die Sie mittels Klick auswählen können. Mit Neuen Verweis erstellen fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu: Tragen Sie eine Bezeichnung und das Datum des Dokumentes ein, wählen Sie die Art des Dokumentes (Schriftformate wie PDF, DOC; Bildformate wie JPG, PNG; Verweise auf Webseiten als URL). Über den -Button können Sie die jeweilige Datei auswählen. Weblinks kopieren Sie mittels STRG+C und STRG+V in das Feld. Wenn Sie auf dem PC einen Scanner mit einem Standard-Twain-Treiber installiert haben, rufen Sie diesen über Scannen auf. Die beim Vorgang erstellte Datei wird unter den Praxxo-Ordner Dokumente gespeichert und anschließend automatisch in den Verweis eingetragen. Für Dokumente ist allgemein eine Auflösung von 100 dpi ein guter Kompromiss für Lesbarkeit, Dauer des Scanvorganges und Datenmenge. Die zugewiesenen Dateien werden beim Aufruf mit den auf dem PC eingestellten Standardprogrammen geöffnet. 37

38 Unter dem Reiter Verordnungen sehen Sie die bisherigen Verordnungen/Rezepte des Patienten. Mittels Neue Verordnung können Sie eine weitere Verordnung erstellen (siehe nächstes Kapitel). Bereits erstellte Verordnungen öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die jeweilige Zeile. 38

39 3.3. Ärztliche Verordnungen und Privatbehandlungen Termine erstellen Wenn Sie den Menüpunkt Verordnungen wählen, bekommen Sie eine Auswahl der Verordnungen (Vorgänge) zum Patienten angezeigt. Über den Button neue Verordnung können Sie einen neuen Vorgang aufnehmen. Entscheiden Sie zunächst über die Art des Eintrages: ärztliche Verordnung: Der Patient wird über die Verordnung eines Arztes erfasst. Sie können den Arzt der Verordnung zuweisen. Es ist dabei unerheblich, ob der Patient privat versichert ist. private Behandlung ohne VO: Der Patient besitzt keine ärztliche Verordnung und möchte die Kosten der Behandlung selber tragen. private Kursteilnahme: Der Patient besucht einen Kurs und trägt die Kosten selbst. Mehrfachteilnahme Fitness: Besuch des selbstständigen Fitnesstrainings mit einer begrenzten Anzahl Termine. Dauerkarte Fitness: Selbstständiges Fitnesstraining über einen zeitlich auslaufenden Vertrag. Das nachfolgende Beispiel geht von einer ärztlichen Verordnung aus. In der folgenden Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit, alle relevanten Daten zur Verordnung einzutragen. Da Ihnen in den meisten Fällen der Überweisungsschein vorliegt, können Sie diesen in praxxo übernehmen. Die Verordnung ist in drei Register unterteilt. Auf der Seite Erfassung erfolgt die Eingabe der vorliegenden Rezeptdaten. Unter Texte können spezielle Informationen, wie Diagnose, Verlauf usw. hinterlegt werden. Die Seite Abrechnung dient zur Ermittlung des Zuzahlungsbetrages und der Abrechnungsdaten. Diese Seite ist nur mit der Version praxxo-plus aktiviert. Beginnen Sie mit der Nummer des überweisenden Arztes. Den Schrägstrich / ersetzen Sie bei der Eingabe durch ein Leerzeichen (Leertaste). Dieses wird danach solange durch 0 aufgefüllt, bis die gesamte Zahl 9stellig ist. Durch diesen Trick entsteht eine Datensatznummer, die zum eindeutigen Identifizieren der Arztpraxis (BSNR) geeignet ist.! Achten Sie bei der Eingabe der Arztnummer immer darauf, statt dem Schrägstrich eine Leertaste einzugeben! Falls kein Schrägstrich vorhanden ist, tragen Sie direkt die 9stellige BSNR (Betriebsstätten-Nummer) ein. Beim Aufruf wird zuerst immer die BSNR des beim Patienten eingetragenen Hausarztes vorgeschlagen. 39

40 Nach Betätigen von Weiter wird die Praxisbezeichnung im rechten Feld angezeigt. Selbstverständlich können Sie den Namen der Praxis auch aus Ihren bereits erfassten Stammdaten heraussuchen. Sollte die eingetragene Praxis noch nicht in Ihrem System vorhanden sein, werden Sie gefragt, ob Sie einen neuen Eintrag erstellen möchten. Bestätigen Sie mit Ja und Sie gelangen in die Stammdatenmaske zum Anlegen der Arztpraxen (siehe 2.7 ff.). Falls es sich um eine BSNR handelt, der mehrere Ärzte zugeordnet sind, können Sie rechts aus der Liste die jeweilige LANR auswählen des überweisenden Arztes auswählen. Tragen Sie das Verordnungsdatum ein, den Indikationsschlüssel (mit Weiter bestätigen, bzw. über Indikat in den Indikationsstamm wechseln), die Behandlungsfrequenz je Woche, sowie die Art der Verordnung. Neben den Standardverordnungen gibt es zusätzlich die Möglichkeit einer sonstigen Verordnung. Diese Art sollte z. B. dann genutzt werden, wenn eine ärztliche Empfehlung als reine Privatleistung vom Patienten übernommen wird. Weiterhin können Sie den Wunsch des Arztes nach einem Therapiebericht vermerken. Setzen Sie mit der Eingabe der primären Behandlung fort. Sie können die Leistungsziffer oder das Behandlungskürzel eintragen und mit Weiter bestätigen. Falls Sie einen Indikationsschlüssel eingetragen haben und die Indikationen aktualisiert sind, können Sie die zugelassenen Behandlungen im Eingabefeld auswählen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil im Eingabefeld. Selbstverständlich kann die Behandlung auch über Suchen aus dem Behandlungsstamm ausgewählt werden. In praxxo-plus erfolgt eine Überprüfung der eingegebenen Behandlung. Dazu muss der Behandlungspreis für die Krankenkasse des Patienten aktiviert sein und ein gültiges (zurückliegendes) Datum besitzen (siehe 2.5.6). Bei einer Fehlermeldung prüfen Sie bitte dort die Einstellung der Behandlung. Falls die Erstattung von einem anderen Kostenträger übernommen wird (z. B. bei Arbeitsunfall die BG), schalten Sie vorher auf die Verordnungsseite Abrechnung und wechseln den Kostenträger. Nachfolgend tragen Sie die Anzahl der Behandlungen ein. Falls ein spezieller Behandlungsraum genutzt werden soll, können Sie diesen festlegen. Weiterhin kann die Behandlung als Hausbesuch ausgeführt werden. Zusätzlich können Sie eine sekundäre Behandlung eintragen. Verwenden Sie diese, wenn Sie keine kombinierte Behandlungen verwenden möchten, bzw. unabhängige Termine vergeben. Die Zuweisung der Behandlung erfolgt analog des primären Eintrages. Hier sind weitere Einstellungen möglich: 40

41 Terminpositionen vergeben - Für die sekundäre Behandlung werden separate Termine angelegt. an primäre Behandlung binden Die erstellten Termine werden an die primären Termine gekoppelt. zuerst durchführen Der sekundäre Termin wird vor dem primären Termin durchgeführt. extra Hausbesuch Für den sekundären Termin ist ein separater Hausbesuch eingeplant. Bevor Sie die Behandlungstermine anlegen, können Sie bei Bedarf noch einen Kurs zuordnen. Weiterhin kann für die Termine die SMS- Funktion aktiviert werden. Für Termine, die in der Termine-Warteliste eingetragen werden sollen, markieren Sie Priorität Warteliste. Betätigen Sie anschließend Behandlungstermine anlegen. Sie bekommen die vorgegebene Anzahl von Terminpositionen angelegt. Diese werden in der nebenstehenden Terminübersicht angezeigt. Wenn Sie einen Kurs zugeordnet haben, werden automatisch die dort eingetragenen Termine verwendet, ansonsten sind keine Termine vergeben (Zeile in Rot). Vergebene Einzeltermine mit der identischen Behandlung werden ebenfalls direkt in die Verordnung übernommen. Nach der Terminvergabe ist die direkte Änderung der Behandlungen und die Kurs-Zuordnung nicht mehr möglich. Den jeweiligen Status der Verordnung sehen Sie links unten. Um weitere Einträge vorzunehmen, benutzen Sie den Button zusätzliche Termine. Tragen Sie die Behandlung und die Anzahl der Terminpositionen ein und bestätigen Sie mit eintragen. Über die X-Taste gelangt man ohne Eintrag zurück. Die hierbei erstellten Positionen werden der Terminübersicht hinzugefügt. Die Funktion zusätzlichen Termine kann vor Abschluss der Verordnung jederzeit verwendet werden. Außer bei Zuordnung von Kursen sind die erstellten Positionen noch im Rohzustand und können dem Kalender zugeordnet werden. Eine Bearbeitung ist möglich, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Position klicken und im Menü Position bearbeiten aufrufen. An dieser Stelle können auch Einträge entfernt werden. 41

42 Um die Verordnungstexte zu erfassen, schalten Sie auf die nächste Register-Seite Texte: Hier befinden sich drei Textfelder, welche Sie zur Eingabe von Verordnungs-Details nutzen können. Das Feld Diagnose/Befund... enthält bei vorheriger Eingabe des Indikationsschlüssels bereits einen Vorschlagstext, der in der jeweiligen Indikation hinterlegt wurde. Korrigieren Sie diesen Text ggf. nach den vom Arzt erhaltenen Informationen. Den Behandlungsverlauf bzw. bericht können Sie für eigene Informationen benutzen. Das letzte Textfeld wird für den Druck des Therapieberichtes an den überweisenden Arzt verwendet. In allen drei Textfeldern können Sie vorgefertigte Textbausteine einfügen, die Sie mit der rechten Maustaste aufrufen und auswählen können. Mit diesen Schritten haben Sie die Verordnung erfasst und können die Termine vergeben. Dabei ist die Erfassung der Texte noch nicht zwingend notwendig und kann auch später nachgeholt werden. Die erfasste Verordnung kann jederzeit aus dem Patientenkonto erneut aufgerufen werden. Häufig kommt es vor, dass die bei der Terminvergabe eingetragene Behandlung ausgetauscht werden muss. Betätigen Sie hierfür auf der Seite Erfassung den Button Optionen und wählen Sie im Menü den Punkt primäre Behandlung wechseln, bzw. sekundäre Behandlung wechseln. Die vorhandenen Einträge werden ersetzt, wobei alle weiteren Daten (Termine, Therapeut...) belassen werden. Normalerweise wird angestrebt, die erledigten Termine unmittelbar nach der Behandlung als erledigt zu kennzeichnen (siehe 4.1. ff). Hier können Sie alle Termine als erledigt setzen. Verordnungen können im Sinne der Software nur abgeschlossen werden, wenn alle Behandlungen durchgeführt wurden sind. Die Funktionalität von Eintragen, Verwerfen, Memo und Entfernen aus der Fußleiste ist Ihnen aus den bereits besprochenen Kapiteln bekannt. Zur eigentlichen Terminvergabe setzen Sie bitte mit dem Kapitel 4.1. fort. Nachfolgend wird zunächst die Abrechnung der Verordnung beschrieben. 42

43 Kostenpositionen erstellen Gehen Sie dazu auf die Register-Seite Abrechnung. Zuerst werden Versicherungsnummer und Kostenträger der Verordnung eingetragen. Allgemein wird dazu die Krankenkasse vorgeschlagen, die im Patientenstamm vermerkt ist. In Sonderfällen korrigieren Sie diesen Eintrag über Suche bzw. Eingabe der Schlüssel-Nummer. Falls der Kostenträger gewechselt werden muss, korrigieren Sie ggf. auch die Versicherungsnummer des Patienten. Überprüfen Sie hier noch einmal den KV-Status des Patienten. Falls Sie mehrere IK- Nummern über ein Programm abrechnen, wählen Sie hier die IK der Verordnung aus. Nachfolgend können Sie die Abrechnungskennzeichen der Verordnung festlegen. Wenn beispielsweise der Patient im Laufe der Behandlungen von Zuzahlung zu zuzahlungsbefreit (bzw. umgekehrt) wechselt, tragen Sie den jeweiligen Fall unter Zuzahlung ein. Anschließend betätigen Sie Abrechnungspositionen erstellen. Mit diesem Aufruf werden aus den unter Erfassung eingetragenen Behandlungen Leistungspositionen erstellt. Dafür werden die Abrechnungspreise verwendet, die in den Behandlungen dem jeweiligen Kostenträger zugeordnet sind. Wenn vordefiniert, wird eine Rezeptgebühr hinzugefügt. Da die vergebenen Termine automatisch in die Positionen übernommen werden, ist es vom Arbeitsaufwand her sinnvoll, diese Funktion erst nach der Terminvereinbarung auszuführen! Wählen Sie zuerst, wie die Positionen erstellt werden sollen: - nach Verordnungserfassung bedeutet, dass die Abrechnung ausgehend von den vorgegebenen Behandlungsdaten erstellt wird. Hausbesuche werden in der Anzahl der Behandlungen eingetragen. - nach angelegten Terminpositionen erstellt eine Kopie der Terminliste. Hausbesuche werden nur dann berücksichtigt, wenn diese in den Terminen eingetragen sind. Empfehlenswert ist diese Funktion, wenn Termine ausgefallen sind, Termine erweitert wurden, bzw. wenn während der Verordnung Änderungen vorgenommen werden mussten. Klicken Sie die gewünschte Art der Erstellung an. 43

44 Beachten Sie, dass die unter als zusätzliche Termine erfassten Positionen dabei nur berücksichtigt werden, wenn Sie die zweite Erstellungsart verwendet haben. Weitere Leistungen können Sie problemlos hinzufügen. Betätigen Sie den Button zusätzliche Leistungen. Wählen Sie hier die Art der Leistung und beachten Sie die Zuordnung der Kassenleistung zu einem Kassenrezept. Weiterhin können Sie die Behandlung, die Leistungsziffer für den jeweiligen Kostenträger und die Vergütung eintragen. Die Zuzahlung wird gemäß der geltenden Prozentreglung berechnet. Unter Anzahl vermerken Sie schließlich die Zahl der zu erstellenden Positionen. Bestätigen Sie mit eintragen. Am unteren Rand der Übersicht stehen Sie die Summen der Positionen für Gesamt und Zuzahlung. Über Abrechnung rücksetzen können Sie Ihre Übersicht löschen und erneut Positionen erstellen. Dafür kann ggf. die Behandlung ausgetauscht werden (wie unter beschrieben). 44

45 Einzelne Positionen korrigieren Sie mit einem Doppelklick, oder indem Sie mit der rechten Maustaste die betreffende Zeile anklicken. Wählen Sie im Menü Position bearbeiten oder Position löschen um Änderungen durchzuführen. Auf diese Weise kann z. B. das Leistungsdatum korrigiert werden Abrechnungstermine anpassen Gelegentlich können die Termine nicht genau nach den Vorgaben der Verordnung wahrgenommen werden. Um trotzdem eine exakte Abrechnung zu gewährleisten, können die Termine der Behandlungen angepasst werden. Betätigen Sie dazu im Register Abrechnung den Button Optionen. Die Optionen innerhalb der Verordnung sind abhängig von der aufgerufenen! Register-Seite. Während Sie z. B. auf der Seite Erfassung die Behandlungen tauschen und Terminpläne drucken können, ist der Aufruf einer Zuzahlungsquittung nur unter Abrechnung möglich. Klicken Sie im Menü auf Abrechnungstermine anpassen. Hier werden Ihnen grün die momentan zugeordneten Termine angezeigt. Durch Anklicken werden diese Tage zuerst frei gegeben. Unter offen sehen Sie die Anzahl der wieder zu vergebenen Termine. Klicken Sie jetzt auf den Kalendertag, dem Sie neu zuordnen möchten. Durch die Markierung vermindert sich die Anzahl unter offen wieder. Falls sich die Terminvergaben über mehrere Monate erstrecken, können Sie diese über die Links/Rechts-Pfeile umschalten. Sobald Ihre grün markierten Termine den Vorgaben entsprechen, verlassen Sie den Kalender über Eintragen. Die bisher zugewiesenen Termine werden jetzt durch Ihre neuen Einträge ersetzt. Mit dieser Funktion werden nur die Abrechnungstermine, nicht die vereinbarten Behandlungstermine des Patienten verändert! 45

46 Abrechnungsbelege erstellen Je nach Art der Verordnung sind verschiedene Abrechnungsbelege zu erstellen. Bei Kassenrezepten ist zunächst vom Patienten die Zuzahlung zu entrichten. Rufen Sie diese Funktion erst dann auf, wenn Sie alle Leistungspositionen erfasst haben und die Abrechnung auch inhaltlich den Vorgaben entspricht. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie im Menü Zuzahlungsquittung drucken. Je nach Einstellung wird der Druck auf Ihrem eingestellten Listen- oder Bon-Drucker erfolgen. Nach einer Abrechnungs-Bestätigung erscheint die Abfrage nach dem zu verwendenden Formular: Wählen Sie das gewünschte Formular aus und bestätigen Sie mit Start. Das verwendete Formular wird Ihnen beim nächsten Aufruf automatisch vorgeschlagen. Sowohl Quittungen als auch Terminzettel werden als A6-Formulare angeboten. Je nach Drucker und Papiereinzug können Sie linksseitig oder mittig drucken.! Beachten Sie bitte, dass je nach gewählten (und ggf. angepassten) Formularen andere Inhalte auf den Belegen gedruckt werden können. Die Druckvorgänge können jederzeit wiederholt werden bzw. zuerst als Bildschirmvorschau kontrolliert werden. Details der Druckfunktionen sind im Kapitel 5 beschrieben. Bei Druckausgaben, die einmalig je Verordnung vorgenommen werden können, werden Sie im Anschluss an den Druck zu einer Bestätigung aufgefordert. Diese Bestätigung setzt den Status der Verordnung auf den jeweiligen Stand und verhindert somit nachträgliche Änderungen. Folgende Druckausgaben können innerhalb einer Verordnung über Optionen gestartet werden: Terminplan für Verordnung (Register Erfassung): Patiententerminplan, auf dem nur die Termine der aufgerufenen Verordnung enthalten sind. Etiketten für Patienten, Arztpraxis, Krankenkasse (alle Register): Ausdruck eines Adress-Etikett für die jeweiligen Stammdaten. Therapievertrag (Register Texte): Vereinbarung zwischen Therapeut und Patient über die zu erbringende Leistung und Therapieziele. Therapiebericht (Register Texte): Rückmeldung des Therapeuten an den überweisenden Arzt mit dem Behandlungsbericht. Dafür kann ggf. eine Leistungsziffer abgerechnet werden. Honorarvertrag (Register Abrechnung): Wie Therapievertrag mit Angaben zum finanziellen Aufwand. Zuzahlungsquittung (Register Abrechnung): Kassierung des Zuzahlungsbetrages vom Patienten bei Kassenrezepten. Nach der Druckbestätigung kann keine weitere Patientenleistung eingetragen werden. Der erhaltene Betrag wird im Kassenbuch eingetragen. Abrechnungsquittung (Register Abrechnung): Kassierung der Privatleistung von Patienten. Nach der Druckbestätigung kann keine weitere Patientenleistung eingetragen werden. Der erhaltene Betrag wird im Kassenbuch eingetragen. 46

47 Privatrechnung (Register Abrechnung): Erstellung einer Rechnung für Privatleistungen an den Patienten. Nach der Druckbestätigung kann keine weitere Patientenleistung eingetragen werden. Der Beleg wird im Rechnungsbuch eingetragen. Kostenträgerrechnung (Register Abrechnung): Erstellung einer Rechnung für Kassenleistungen an den eingetragenen Kostenträger. Dort wird der jeweilige Zuzahlungsbetrag mit ausgewiesen. Nach der Druckbestätigung kann keine weitere Patientenleistung eingetragen werden. Der Beleg wird im Rechnungsbuch eingetragen. Kostenträger-DTA-Export (Register Abrechnung): Erstellung einer DTA-Kostenträger- Rechnung und eines Datenträger-Begleitbeleges. Die zugehörigen Exportdateien werden im vorgegebenen Ordner bereitgestellt, bzw. automatisch exportiert. Falls die Belege zur Abrechnung erst dann gedruckt werden sollen, wenn der Patient zum nächsten Termin die Praxis aufsucht, können Sie eine Signalisierung aktivieren. Markieren Sie dazu die gewünschte Belegart rechts unter der Kostenträger- Zuordnung. Im Kalendertermin wird jetzt angezeigt, dass ein Beleg ausgedruckt werden kann. Diesen erreichen Sie direkt über das Menü mit der rechten Maus-Taste Abschluss der Verordnung Eine Verordnung kann erst abgeschlossen werden, wenn folgende Kriterien erfüllt sind: Erstellte Terminpositionen als erledigt gekennzeichnet sind. Leistungspositionen erstellt sind. Ausstehende Beträge vom Patienten mittels Quittung bzw. Rechnung kassiert wurden. Ohne das Modul praxxo-plus muss nur der erste Punkt erfüllt sein. Falls die eingetragenen Behandlungstermine nicht manuell als erledigt eingetragen wurden, können Sie dieses mit der Funktion alle Termine als erledigt kennzeichnen (Aufruf Optionen) nachholen. Die Kostenträgerrechnung muss nicht zwingend vor dem Abschluss der Verordnung gedruckt werden. Sie können diese Rechnung einzeln innerhalb der Verordnung drucken oder (nach Abschluss) eine Sammelrechnung je Kostenträger erstellen. Wenn alle genannten Punkte erledigt sind, können Sie die Verordnung über Optionen Verordnung abschließen beenden. Ab diesem Vorgang werden die zugehörigen Terminpositionen nicht mehr im Patientenkonto angezeigt. 47

48 Belegverarbeitung und Zahlungskontrolle Wie Sie gesehen haben, wird die Zuzahlung, bzw. das Honorar der Verordnung entweder per Quittung als Sofortzahlung, oder als Rechnung mit Zahlungsziel geltend gemacht. Dabei bekommt der jeweils ausgedruckte Beleg eine fortlaufende Nummer zugeordnet, ist damit eindeutig identifizierbar. Diese Belegnummer bleibt nach der einmaligen Vergabe zur Verordnung bestehen, ändert sich also auch beim Nachdruck nicht! Rechnungsnummern beginnen mit Rxxxxxx, Quittungen mit Qxxxxxx. Bei der Erstellung einer Quittung wird der Betrag sofort fällig und als Kasseneinnahme in den Tagesbericht eingetragen. Rechnungen erhalten eine Fälligkeit, die sich aus der in den Einstellungen festgelegten Tageszahl errechnet. Innerhalb des Patientenkontos kann über Optionen eine Belegübersicht (siehe ) aufgerufen werden. Diese Ansicht enthält alle Belege, sowie eine Zusammenfassung der Summen mit Ausweisung der offenen Beträge. Bei unbeglichenen Rechnungen sehen Sie das vereinbarte Zahlungsziel. Falls Positionen angezeigt werden, deren Zahlungsziel überschritten ist, können Sie eine Mahnung (Zahlungserinnerung) drucken. Um eine erfolgte Zahlung in die Liste zu übernehmen, machen Sie einen Doppelklick auf die betreffende Position. Sie gelangen in die Ansicht dieses Eintrages. Markieren Sie Zahlung erfolgte am, tragen Sie das entsprechende Zahldatum ein (Sie bekommen das aktuelle Datum vorgeschlagen) und übernehmen Sie die Position mit Eintragen. Ab diesem Zeitpunkt wird dieser Vorgang nicht mehr als ausstehende Zahlung geführt. 48

49 3.4. Sammelrechnung für Kostenträger erstellen Über das Hauptmenü Auswertungen/Druck Sammelrechnung je Kostenträger können Sie bei Bedarf gesammelte Rechnungen je Kostenträger erstellen und drucken. Berücksichtigt werden die Kassen-Verordnungen, die abgeschlossen sind und zu denen keine separate Kostenträger-Rechnung gedruckt wurde. Selektieren Sie einen Verordnungszeitraum und drücken Sie Ok. Nachfolgend bekommen Sie alle Kostenträger angezeigt, zu denen Verordnungen vorliegen. Markieren Sie links alle zu druckende Sammelrechnungen und bestätigen Sie mit Weiter. Die Rechnungen werden jetzt ausgedruckt. 49

50 Nach dem Druck können Sie die Ausgabe bestätigen: Damit werden die Belege dem Rechnungsbuch übergeben und können nicht erneut gedruckt werden. Über Alle können weitere Abfragen automatisch bestätigt werden DTA-Export an Kostenträger Notwendige Vorbereitungen Für die folgenden Funktionen benötigen Sie das praxxo -Modul DTA und eine Internet- Verbindung für Ihren PC. Mittels DTA-Export besteht die Möglichkeit, Kostenträger-Rechnungen direkt mit den Krankenkassen abzurechnen. Jede Krankenkasse hat dazu eine Datenannahmestelle autorisiert. Für die Übertragung zwischen Leistungserbringer und Annahmestelle müssen die Daten verschlüsselt (codiert) werden. Informieren Sie sich zunächst über die Anmeldeformalitäten bei der ITSG. Dort müssen Sie einen Schlüssel beantragen, der Ihre Praxis zur Datenübertragung ermächtigt. In den praxxo-einstellungen tragen Sie folgende Daten ein: 1. Die IK und Zuordnung Ihrer Praxis (unter Optionen / System-Einstellung). 2. Unter Optionen / Einstellung Daten-Import/Export ein Bereitstellungsverzeichnis, in dem die erstellten DTA-Dateien gespeichert werden sollen. 3. Für die ersten Übertragungen arbeiten Sie im Testverfahren gemäß 302. Nachdem Sie von den Krankenkassen die Bestätigung erhalten haben, können Sie das Testverfahren hier beenden. Kontrollieren Sie, ob die Datenannahmestellen in den Stammdaten der Krankenkassen eingetragen sind (siehe 3.6.). 50

51 Codierung mccrypt Falls keine Software für die Codierung vorhanden ist, kann in praxxo diese Funktion mit dem externen Tool mccrypt durchgeführt werden. Sie erwerben in diesem Fall eine Lizenz, die für Ihre IK gilt. Falls Sie für die Codierung ein anderes Programm verwenden, schalten Sie Codierung aktivieren aus. In diesem Fall werden die Dateien unverschlüsselt in das Bereitstellungsverzeichnis übertragen. (z. B. C:\Programme\Praxxo). Mit Ihrer Lizenz erhalten Sie eine Seriennummer. Die Datei kopieren Sie in den Ordner, aus dem Sie praxxo starten Die Zertifizierung wird vom Trust-Center der ITSG vorgenommen. Bitte informieren Sie sich dort über den Ablauf des Verfahrens ( Bitte beachten Sie bei der Zertifizierung des Datenaustausches folgende Reihenfolge: 1. Nehmen Sie die Einstellung Mandant vor und tragen Sie alle geforderten Daten Ihrer Praxis ein. Achten Sie unbedingt auf den korrekten Eintrag Ihrer IK-Nummer, über diese wird die weitere Zertifizierung abgewickelt! 2. Klicken Sie auf Aktivierung Konfiguration. Über Internet wird jetzt Ihre McCrypt-Lizenz freigeschalten. 3. Wählen Sie Zertifizierungsantrag drucken. Sie bekommen auf dem Standarddrucker der Arbeitsstation einen Antrag mit Ihren eingetragenen Daten ausgedruckt. Senden Sie diesen mit den weiterhin benötigten Unterlagen per Post an die ITSG. 4. Mit Zertifizierung senden erstellen Sie im Datenordner eine Schlüsseldatei (xxx.p10, xxx = Ihre IK-Nummer), welche Sie der ITSG per zusenden. Warten Sie jetzt auf Rückmeldung von der ITSG. Wenn Ihr Antrag bearbeitet ist (max. eine Woche), erhalten Sie Ihr Zertifikat per zugesandt. Speichern Sie diese Datei (xxx.p7c) im Ordner \Praxxo\Import. 5. Jetzt können Sie die Zertifizierung importieren. 6. Wenn der Import erfolgreich war (0 - Ok), kontrollieren Sie die Gültigkeit über Status Zertifizierung. Hier wird Ihnen angezeigt, wie viele Tage Ihr Zertifikat noch gültig ist. 7. Starten Sie jetzt Update TrustCenter-Daten. Damit erhält Ihre Software die Schlüssel aller Datenempfänger, ohne die eine Codierung nicht möglich ist. Damit wären Sie arbeitsbereit.! Führen Sie Punkt 7. unbedingt regelmäßig aus (monatlich). Durch Kassenfusionen, andere Abrechnungsstellen bzw. erneuerte Zertifikate müssen Sie Ihr System auf dem aktuellen Stand halten. Jede hier aufgerufene Funktion meldet einen Fehlerstatus zurück. Im Erfolgsfall ist dieser Status 0 Ok. Im Fehlerfall kann es notwendig sein, praxxo mit erweiterten Zugriffsrechten zu starten. Klicken Sie bei Aufruf mit der rechten Maustaste auf das Desktop-Symbol und wählen Sie als Administrator starten. 51

52 Falls Sie die erstellten DTA-Rechnungen automatisch an die Datenannahmestelle übertragen möchten, müssen die jeweiligen Empfänger- -Adressen in den Krankenkassen-Stammdaten eingetragen sein. Mit der Übernahme der aktuellen Kostenträger-Datei erfolgt der Eintrag automatisch. Richten Sie zunächst Ihren -Zugang durch Klick auf Einstellung SMTP/POP3 ein. Die benötigten Daten erhalten Sie von Ihrem -Provider und entsprechen den Angaben, die Sie in Ihrem lokalen -Client (z. B. Outlook) eingetragen haben. Nebenstehende Angaben sind ungültige Beispiele! Verwenden Sie die Daten Ihres - Providers. Mit Test können Sie probeweise ein an Ihre eigene Adresse senden Erstellung Export-Dateien Wählen Sie in Punkt an Stelle Kostenträgerrechnung drucken, den Punkt Kostenträger-DTA-Export erstellen. Als Test werden die Daten nicht übermittelt. Benutzen Sie Echt, um die Daten zu versenden. Von der nachfolgend erstellten DTA-Rechnung sollten Sie zwei Exemplare drucken. Der Datenträger-Begleitschein, eine DTA-Rechnung und die Original-Belege übergeben Sie an die Kasse. Eine DTA-Rechnung verbleibt in Ihren Unterlagen. Auf dem Datenträger-Begleitschein ist vermerkt, ob der -Versand automatisch erfolgt ist. Bei manuellem Versand senden Sie mit Ihrem -Programm die angegebenen Dateien an den jeweiligen Empfänger. Zum Export stehen zwei Dateien zur Verfügung: TSOLxxxx (enthält die verschlüsselten Abrechnungsdaten) TSOLxxxx.AUF (zugeordnete Auftragsdatei, enthält u. a. Angaben zum Absender und Empfänger der Daten) - Beide Dateien müssen zusammen übertragen werden. - Statt xxxx wird eine fortlaufende Nummer eingesetzt. - Nach Abschluss des Testverfahrens wird der erste Buchstabe T durch E ersetzt. Die erstellte Rechnung ist nach Abschluss der Verordnung im Rechnungsbuch als Kostenträger-Rechnung eingetragen. 52

53 3.6. Stammdaten für Krankenkasse, Kostenträger Wenn Sie die Kostenträgerstammdaten einlesen, müssen diese Daten allgemein nicht manuell gepflegt werden. Das Einlesen erfolgt über Optionen / Datenimporte / DTA- Kostenträgerdatei importieren. Die aktuellen Daten erhalten Sie als Sammeldatei aller Kassen auf per Download. Auf finden Sie aktuelle Einzellisten der Krankenkassen. Beachten Sie, dass die Daten ohne Gewähr angeboten werden. Um die Daten der Krankenkassen/Kostenträger aufzurufen, wählen Sie im Hauptmenü Daten und Krankenkasse/Kostenträger. Tragen Sie die IK der jeweiligen Krankenkasse ein, bzw. wählen Sie über Suchen aus. Wenn Sie die 7stellige Nummer der Krankenkasse eintragen, wird diese bei Vorhandensein einer 9stelligen IK automatisch mit vorgestellter 10 erweitert. 53

54 Sie können die Anschrift eintragen, die Zuordnung der Kasse wählen, Rezeptgebühr, Zahlungskonditionen und Abrechnungs-IK eintragen, sowie Kontaktdaten vermerken. Wie in allen Stammdaten können Sie Memodaten aufnehmen, sowie Adressetiketten drucken. Bei Nebengeschäftsstellen der Krankenkassen wird auf einen zentralen Kostenträger verwiesen. Häufig ist erst bei diesem die DTA-Abrechnungsstelle eingetragen. Im obigen Beispiel verweist die Geschäftsstelle auf den IK der Hauptstelle Wenn Sie jetzt unter IK-zentraler Kostenträger auf Aufruf klicken, können Sie die Daten der Zentrale bearbeiten: Die Zentrale verweist wiederum auf den IK der Abrechnungsstelle. Per Aufruf erhalten Sie auch diese Daten angezeigt. Da Abrechnungsstellen oft mehrere Kassen betreuen, ist dort die Einstellung der Kassenzuordnung nicht relevant. 54

55 4. Behandlungskalender 4.1. Terminvergabe Termine aus Patienten-Konto vergeben Die Rohtermine sind im Patienten-Konto vorhanden und können nun auf die einzelnen Therapeuten und Kalendertage aufgeteilt werden. Stellen Sie dazu den Behandlungskalender im rechten Bildausschnitt auf den gewünschten Termin und Mitarbeiter ein. Auswahl einzelner Therapeuten oder Tagesübersicht für alle. Umschalter Scrollrad Dazu existieren folgende Möglichkeiten: Kalender tage- oder wochenweise verschieben. Kalendertag direkt auswählen. Nach Auswahl eines Therapeuten stellt sich die Anzeige automatisch auf eine Terminvorschau um. Um den Anzeigestatus zu verdeutlichen, wird dabei die Kalenderfarbe gewechselt. Die Anzahl der im Voraus dargestellten Tage können Sie in den Einstellungen festlegen. Wochentage, die nicht als Öffnungstage markiert wurden, werden ausgelassen. Wenn Sie individuelle Kalenderfarben (je Therapeut) zulassen, erscheinen die Spalten in der im Personalstamm eingetragenen Farbe. Je nach persönlichen Vorstellungen des Bedieners kann dadurch die Übersichtlichkeit weiter verbessert werden. Für die Terminvergabe ist es egal, welche der beiden Anzeigearten Sie ausgewählt haben. Da die Patienten allgemein Wert darauf legen, immer vom selben Therapeuten behandelt zu werden, bietet sich die zweite Variante an. Sie können während der Terminvergabe beliebig umschalten. Achten Sie dabei auf das angezeigte Datum. Bei alle gilt nur das oben aufgeführte Datum, bei Einzelaufruf das Datum der jeweiligen Spalte. Die eigentliche Zuordnung für einen Termin erfolgt dann ausgehend vom Patienten- Konto. Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten, einen Termin zu vereinbaren. 55

56 a) Beginnen wir mit einer relativ umständlichen Variante. Diese stellt nur die allgemeine Vorgehensweise bei der Terminvergabe dar. In Rot geschriebene Positionen sind bisher nicht mit einem Termin verbunden worden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste eine beliebige dieser Zeilen an. Es erscheint ein Auswahlmenü, in welchem Sie die Position zum Bearbeiten öffnen können. Nach Aufruf öffnet sich die Anzeige der Position und Sie können die Daten beliebig auswählen bzw. korrigieren. Wählen Sie den Therapeuten, das Datum aus und tragen Sie die gewünschte Uhrzeit ein. Gegenüber den Angaben im Behandlungsstamm können Sie zusätzlich die Dauer und Anzeigefarbe ändern. Drücken Sie anschließend auf Eintragen. Damit haben Sie Ihren ersten Termin vergeben. Sie sehen ihn im Patientenkonto (grün dargestellt) und als Behandlung in Anzeigefarbe im Kalender. 56

57 Die Terminvergabe kann allerdings stark vereinfacht und damit auch beschleunigt werden! Variante b hat sich im Betrieb als effektivere Lösung ergeben! b) Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste an die gewünschte freie Stelle im Behandlungskalender. Achten Sie ggf. auf die oben links angezeigte Uhrzeit. Wenn an der gewählten Stelle kein Termin vergeben ist und sich im aufgerufenen Nutzerkonto offene Positionen befinden, können Sie über das Menü den Termin dorthin verknüpfen. Verknüpfung erfolgt automatisch hier. c) Für die dritte Variante benutzen wir die Fähigkeit, Elemente mittels Maus zu ziehen und abzulegen. Fassen Sie die gewünschte Position mit gedrückter linker Maustaste und lassen Sie diese an der gewählten Stelle des Kalenders wieder los. In den Einstellungen (Terminverknüpfungen sofort herstellen = deaktiviert) können Sie festlegen, ob beim Ablegen der Position das Terminfenster (siehe oben) erscheinen soll. Vergeben Sie nun nacheinander alle Termine des Patientenkontos. Die Reihenfolge der Vergabe ist unkritisch, ebenso können Sie Termine für eine spätere Vergabe offen lassen. Anschließend können Sie dem Patienten einen Terminplan drucken. Dabei, wie auch beim Verlassen des Patienten-Konto, werden die Termine sortiert. Damit haben Sie Ihre erste Verordnung eingetragen und Sie können nach dieser Methode weitere Patienten und Verordnungen erfassen.! Falls Sie einmal einen Termin gezogen haben und zu spät feststellen, dass Sie zunächst den Kalender umstellen müssen, dann lassen Sie den Termin einfach wieder über dem Patientenkonto fallen. Dabei wird kein Termin vergeben und Sie können den Vorgang wiederholen.! Beim Bewegen der Maus auf der Kalenderoberfläche sehen Sie an dieser Stelle die auf dem Zeitraster gültige Uhrzeit. 57

58 Termine über Kalender vergeben Häufig besteht beim Patienten der Wunsch, immer zum gleichen Termin behandelt zu werden. Für diesen Fall wurde können Sie folgende Vorgehendweise verwenden: Rufen Sie zuerst den betreffenden Patienten auf und klicken Sie wie unter b) mit der rechten Maustaste auf den ersten zu vergebenden Termin im Kalender. Wählen Sie im Menü den zweiten Eintrag: zeitgleiche Kalender-Termine vergeben. Jetzt können markieren Sie die gewünschten Termine mit der linken Maustaste. Mit einem zweiten Klick können Sie die Markierung wieder entfernen. Mit den Pfeilen können Sie auf dem Vor- bzw. Nachmonat umschalten. Unterhalb des Kalenders sehen Sie die noch zu vergebenden Termine. Sie können die gewünschte Uhrzeit und den Therapeuten einstellen. Drücken Sie anschließend auf Eintragen. Jetzt werden die markierten Termine auf geeignete Lücken im Terminplan geprüft. Dabei wird die Auslastung des Therapeuten, die Verfügbarkeit benötigter Hilfsmittel und der Schichtplan analysiert. Falls der Termin sofort eingetragen werden kann, erfolgt keine Rückfrage. Ansonsten erhalten Sie ein Auswahlfenster, wo neben dem Grund der Belegung auch entsprechende Optionen angezeigt werden. Allgemein erhalten Sie den nächstmöglichen Zeitpunkt früher/später angeboten, bzw. Sie können den Termin überspringen und am Ende einzeln vergeben. Nach Fertigstellung haben Sie alle Termine vergeben Einzel- oder Mehrfachtermine vergeben Häufig wird es vorkommen, dass Termine ohne eine vorliegende Verordnung vergeben werden müssen. Nutzen Sie hierfür Einzeltermine für aktuellen Patienten. Für die Zuordnung des Patienten haben Sie zwei Möglichkeiten: Falls Sie bereits ein Patientenkonto geöffnet haben, wird automatisch der jeweilige Patient verwendet. Ansonsten können Sie in der nachfolgenden Maske einen Patienten auswählen oder ggf. neu anlegen. 58

59 Falls der Patient noch nicht in Ihrer Patientenliste enthalten ist, legen Sie die Stammdaten in Kurzform an: Wichtig ist Name, Vorname und Geburtsdatum über diese Angaben kann das Einlesen der KV-Karte später zugeordnet werden. Jetzt können Sie die Termindetails eintragen. Nutzen Sie das Behandlungskürzel oder wählen Sie die gewünschte Behandlung aus. Wenn Mehrfachtermine gleiche Uhrzeit auf 1 steht, wird der Termin an der angeklickten Stelle im Terminplan eingetragen. Mit einer Zahl größer 1 können Sie die gewünschten Termine in einem Kalender markieren. Mit dieser Funktion erstellen Sie Dauertermine, die z. B. immer an bestimmten Wochentagen zur selben Uhrzeit stattfinden. Im Patientenkonto erkennen Sie die Einzeltermine an den spitzen Klammern um den Behandlungsziffern. Sobald Ihnen die Verordnung vorliegt, werden Sie diese erfassen. Beim Erstellen der Termine (siehe ) werden die Einzeltermine in diese Verordnung integriert. Bedingung dafür ist eine identische Behandlungsziffer und ein Behandlungsdatum nach dem Ausstellungsdatum der Verordnung. In dieser Form werden wiederkehrende Verordnungen immer die eingetragen Behandlungen aus den im Voraus angelegten Dauerterminen übernehmen. 59

60 Termine verschieben und korrigieren Gelegentlich ist es notwendig, einen vergebenen Termin zeitlich oder zu einem anderen Therapeuten zu verschieben. Auch dafür kann die Maus verwendet werden. Klicken Sie den Termin im Kalender mit der linken Maustaste an und verschieben Sie diesen mit gedrückter Maustaste auf die neue Position. Dabei werden Ihnen die Umrisse der Position angezeigt. Nach Fallenlassen erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Ihnen die Änderung bestätigt. Beachten Sie, dass diese Art von Terminänderungen nur im gerade sichtbaren Bereich des Kalenders vorgenommen werden kann. Stellen Sie deshalb den Kalender vorher auf eine geeignete Ansicht ein. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Änderungen des Termins oder der Zuordnung direkt im Patientenkonto mit der rechten Maustaste und Position bearbeiten, oder einem Doppelklick auf der Position im Kalender, durchzuführen. Sie erhalten die kompletten Termindaten angezeigt, können diese korrigieren und wieder abspeichern. Weitere Funktionen im Kalender erfahren Sie im nächsten Kapitel Funktionen im Behandlungskalender Aufruf und Übersicht Für die Nachbearbeitungen des Terminplanes, Neuvergaben, Umbestellungen usw. gibt es im Behandlungskalender eine Reihe von Funktionen. Dazu klicken wir die Position mit der rechten Maustaste an. Nachfolgend erkennen Sie Details zur Behandlung, den Namen des Patienten. Weiterhin können Sie folgende Funktionen auswählen: Anzeige der Patienten-Infodaten (z. B. für telefonischen Kontakt). Anzeige der Arzt-Infodaten (z. B. für Rückfragen). Aufruf der zugehörenden Verordnung. Aufruf des Patienten-Kontos (z. B. um weitere Termine zu vereinbaren). Druck einer Bestätigung für Arbeitgeber oder Schule. Markieren der Behandlung als erledigt, sozusagen die Fertigmeldung *). Termin als Versäumnis kennzeichnen, dieser wird im Patienten-Konto farbig markiert ( Du-Du -Hinweis!) und kann später neu vergeben werden *). Termin rücksetzen, ebenfalls Neuvergabe aus dem Patientenkonto möglich *). und weitere, nachfolgend beschriebene Funktionen. *) Diese Funktionen können auch aus dem Patientenkonto aufgerufen werden. 60

61 Termin reservieren Häufig besteht der Wunsch, einen Termin ohne Vorlage einer Verordnung zu blockieren. Gerade bei telefonischen Absprachen sind oft keine Details bekannt. Weiterhin kann der Therapeut geplante Zeiten für andere Erledigungen freihalten oder einfach nur Erinnerungen einfügen. Klicken Sie dafür an der gewünschten Stelle mit der rechten Maustaste in den Kalender und wählen Sie Termin reservieren. Sie können einen Kurztext eingeben, sowie den Beginn und die Dauer der Reservierung eingeben. Notieren Sie bei telefonischen Anmeldungen z.b. den Namen des Patienten und eine kurze Info. Weiterhin ist es möglich, der reservierten Zeit einen Grund zu geben. Falls es sich um versäumte Termine, Praxisarbeiten oder Weiterbildungen handelt, werden diese Daten in der Personal-Auswertung beachtet. Danach werden Ihnen im Kalender die beiden folgenden Positionen angezeigt. Sobald sich (wie im zweiten Fall) der Termin konkretisieren lässt, können Sie Ihn per Doppelklick wieder aufrufen und mit Entfernen aus dem Kalender löschen. Sollte Ihnen für diesen Fall eine Verordnung vorliegen, setzen Sie dafür die erste Terminposition ein. 61

62 Auslastung Hilfsmittel anzeigen Bei den Behandlungen haben wir das Thema Hilfsmittel besprochen und diese auch den Behandlungen zugeordnet. Das Problem besteht häufig, dass zu bestimmten Zeiten nicht ausreichend Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Für diesen Fall können Sie sich über den genannten Menüpunkt eine Übersicht anzeigen lassen: Wählen Sie ein Hilfsmittel aus der Liste aus. Mit als Vorgabe können Sie dieses für den nächsten Aufruf vermerken. Maximal verfügbare Anzahl Zur Tageszeit benötigte Anzahl Tageweise im Kalender blättern Die Hilfsmittel-Auslastung ist immer Therapeuten-unabhängig und auf den jeweiligen Kalendertag bezogen. Schließen Sie die Anzeige mit Zurück. Eine mögliche Überlastung können Sie auch bereits bei der Terminvergabe! erkennen. Klicken Sie dazu im Patienten-Konto mit der rechten Maustaste auf einen zu vergebenen Termin und wählen Sie Auslastung Hilfsmittel. Anschließend werden Ihnen in der Zeitleiste des Kalenders die nicht verfügbaren Zeiträume mit einem roten Balken gekennzeichnet Personal Tagesplan drucken Es erfolgt ein Ausdruck der vom jeweiligen Therapeuten durchzuführenden Behandlungen mit Angabe der jeweiligen Patienten, sortiert nach Uhrzeit. Bei Behandlungen, die als Hausbesuch gekennzeichnet sind, wird zusätzlich die Adresse gedruckt. 62

63 Die Ausgabe des Tagesplanes erfolgt je nach Druckerzuweisungen auf Bon- oder Listendrucker Behandlungsbestätigung drucken Zum Zweck des Nachweises der Behandlung für den Patienten kann eine Bestätigung gedruckt werden. Diese nimmt Bezug auf die angeklickte Behandlung und wird mit den entsprechenden Daten versehen Personal Schichtplan bearbeiten Um die eventuelle Wartezeit zu berücksichtigen, können Sie die Zeiten den tatsächlichen Gegebenheiten anpassen. Legen Sie eine passende Textkonstante (unter Druckfunktionen) an. Bei Ihren ersten Terminvergaben haben Sie vielleicht festgestellt, dass eine Anzeige der tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter sinnvoll wäre. Falls Sie das wünschen, können Sie den Kalender im Voraus mit den geplanten Zeiten unterlegen. Verwenden Sie dafür unter Optionen (Kopfmenü) den Punkt Schichtpläne vorbereiten. Nachfolgend erhalten Sie die Möglichkeit, verschiedene Pläne mit zugehörigen Arbeitszeiten zu erstellen. Drücken Sie auf + um der Liste eine Schicht hinzuzufügen. Sie können die Bezeichnung der Schicht eintragen, Arbeitsbeginn und Arbeitsende und, falls vorgesehen, eine Unterbrechungszeit (z.b. Mittagspause). Den fertigen Plan übernehmen Sie danach mit Weiter in die Übersicht. Legen Sie sich so viele verschiedene Schichtvorlagen an, wie Sie zur Planung der Mitarbeiter-Zeiten benötigen. 63

64 Wenn Sie einen der Einträge durch Anklicken markieren, können Sie diesen über die - Taste wieder entfernen. Mit den Pfeilen können Sie die Position innerhalb der Liste verschieben. Verlassen Sie den Punkt über Zurück und klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Kalender eines Mitarbeiters. Im Menü wählen Sie jetzt Personalplan bearbeiten. jetzt einen Ihrer angelegten Schichtpläne auswählen. Zur Kontrolle werden darunter die festgelegten Zeiten angezeigt. Hie r kön nen Sie Bei speziellen Arbeitszeiten können Sie statt der Auswahl auf manuelle Zeiteingabe schalten und die Uhrzeiten hier eintragen. Wählen Sie innerhalb der rechts angezeigten Termine die betreffenden Tage aus und drücken Sie anschließend auf in markierte Tage eintragen. Die Schichtzeiten werden damit dem Mitarbeiter zugeordnet. Wiederholen Sie den Vorgang mit anderen Schichtplänen. Im Voraus können Sie auch den angezeigten Monat wechseln. Zur Vereinfachung der Markierung können Sie auch den Button des jeweiligen Wochentages drücken. Die Markierung der Wochentage wird dabei umgeschaltet, bei erneutem Drücken setzen Sie diese wieder zurück. Als zusätzlichen Status können Sie Urlaub und Krankmeldung in einzelne Tage übernehmen. Der Plan kann monatsweise ausgedruckt werden. Termine mit eingetragenen Schichtzeiten werden farbig dargestellt. Falls Sie nachträglich einen Plan entfernen möchten, können Sie diesen markieren und mit dem Schalter markierte Termine rücksetzen löschen. Eine weitere Möglichkeit besteht im Kopieren der Schichtpläne der letzten 4 Wochen, wodurch eine längerfristige Vorbereitung ermöglicht wird. 64

65 Im Behandlungskalender erkennen Sie die Dienstzeiten der Therapeuten an den hervorgehobenen Bereichen. Eventuell vorhandene Behandlungen oder Reservierungen werden immer im Vordergrund angezeigt. Beachten Sie weiterhin, dass dieser Hervorhebung nur eine Information darstellt und keinen Einfluss auf bereits vergebene Bestellzeiten hat. Der eigentliche Zweck dient der informativen Anzeige bei der Terminvergabe. In den Einstellungen können Sie eine Terminüberwachung aktivieren, wobei Termine außerhalb der Dienstzeiten signalisiert werden Patienten-Kartei aufrufen In den Optionen des Patienten-Kontos können Sie die aktuelle Patienten-Kartei anzeigen. Diese beinhaltet die Eckdaten aller bisherigen Verordnungen mit den zugehörigen Texten. Da Sie auch bei abgeschlossenen Verordnungen die Texte bearbeiten können, können Sie jederzeit Daten ergänzen. Das Memo zur Verordnung wird hier ebenfalls angezeigt. Die Patientenkartei kann bei Bedarf gedruckt werden. 65

66 4.5. Kalender-Anzeigemodus wechseln Inzwischen haben Sie bereits recht viel zum Behandlungskalender erfahren. Da es im praktischen Betrieb darauf ankommt, mit einem Blick den nächsten Patienten erfassen zu können, gibt es eine zweite Art der Kalenderdarstellung. Während der gerade besprochene Modus für die Terminvergabe besser geeignet ist, können Sie mit dem Schalter in der Kopfleiste in die Darstellung der aktuellen Behandlungen wechseln. Dieser Wechsel gelingt auch über den oben erwähnten Menüpunkt Anzeigemodus wechseln. Dabei wechselt das Raster der Darstellung auf einen vergrößerten Maßstab, damit sind die einzelnen Behandlungsfelder mit Namen und Kürzel beschrieben. In dieser Anzeigeform werden zum aktuellen Datum immer alle Mitarbeiter angezeigt, eine Tagesvorschau für einen ausgewählten Therapeuten ist im Vergabemodus möglich. Dieser Anzeigemodus kann über den Button jederzeit wieder verlassen werden, Sie gelangen in den Vergabekalender zurück. Für eine schnellere Umschaltung können Sie auch die Taste F12 benutzen. Mit F11 kehren Sie in den Vergabemodus zurück. Auch in der vergrößerten Anzeige können die Positionen mit der rechten Maustaste und den erwähnten Menüpunkten bearbeitet werden. Bei Aufruf wird Ihnen automatisch der aktuelle Zeitpunkt farbig in der Zeitleiste markiert Öffnungstagekalender bearbeiten Über Kalender im Menü erreichen Sie die Einstellung der aktuellen Öffnungstage. Dabei können Sie Schließtage aus dem Kalender ausblenden bzw. zusätzlich einfügen. Die Standard-Schließtage aus den Einstellungen werden bei Aufruf gelb dargestellt. Manuelle Schließtage erscheinen orange. Durch Anklicken des Termins können Sie den Status ändern. Mit den Pfeil-Button können Sie die Anzeige je Monat oder Jahr verschieben. Schließtage werden im Kalender-Vergabemodus (bei Vorschau einzelner Therapeuten) ausgelassen. Sie können den Kalender jedoch immer manuell auf Schließtage stellen oder blättern. Verlassen Sie die Einstellung mit Schließen. 66

67 4.7. Routenplaner für Hausbesuche aufrufen Wenn der verwendete PC eine Internetverbindung besitzt, können Sie direkt aus dem Terminkalender in den Online-Routenplaner wechseln. Die Route wird als Start mit der Adresse der Praxis und als Ziel mit der Adresse des Patienten aufgerufen. Falls eine der Adressen vom Routenplaner nicht identifiziert werden kann, stellen Sie die jeweilige Angabe in den Stammdaten bzw. Einstellungen um. Prüfen Sie dabei die richtige Schreibweise. Häufig werden Ortsangaben nicht erkannt, die nach dem Muster Neustadt OT Altdorf gespeichert wurden. Schreiben Sie an Stelle dessen Neustadt/Altdorf. Dem Online-Routenplan (hier Google Maps) können Sie die Fahrstrecke, Entfernung und Fahrtdauer entnehmen. In den Stammdaten für Ärzte, Krankenkassen und Personal ist der Aufruf des Routenplaners ebenfalls möglich. 67

68 5. Druckfunktionen und Auswertungen 5.1. Druckereinstellungen Druckertreiber und Textkonstanten Bevor Sie Ihre ersten Druckausgaben starten, müssen Sie zunächst noch einige Druckeinstellungen vornehmen. Wählen Sie dazu wieder Optionen und dann den Punkt Drucker- und ChipCard- Einstellungen im Kopfmenü. Danach erreichen Sie eine Maske, in der Sie die lokalen Druckeinstellungen vornehmen können. Unter Druckertreiber Listendruck stellen Sie den Drucker ein, auf dem Sie alle Druckausgaben (Auswertungen, Berichte, Verträge, Rechnungen...) drucken möchten. Über dem Pfeil am Eingabefeld können Sie alle auf dem PC installierten Drucker auswählen. praxxo unterstützt für die Ausgabe von Terminund Personalplänen sowie Quittungen Bondrucker. Diese Drucker sind eine zeit- und Kosten sparende Möglichkeit, die in der Praxis auftretenden Belegdrucke effektiv und schnell auszugeben. Wählen Sie im nächsten Feld den Druckertreiber des Bondruckers aus.! Sie müssen für den Bondrucker nicht unbedingt einen passenden Windows- Druckertreiber installieren. Für eine schnelle Druckausgabe arbeitet das Programm mit dem direkten Drucker-Zeichensatz. In den meisten Fällen genügt die Installation des Windows-Treibers Generic / Text only unter Zuweisung der verwendeten Schnittstelle (meist seriell). Achten Sie dabei auf die korrekte Schnittstellen-Konfiguration unter Windows. Im Feld danach legen Sie die Anzahl der auf eine Zeile passenden Druckzeichen fest. Da es verschiedene Drucker mit verschiedenen Papierbreiten gibt, wird über diesen Wert die jeweilige Anpassung gewährleistet. Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie die Patienten- und Personalterminpläne über den Bondrucker drucken möchten. Andernfalls wird dafür der Listendrucker verwendet. Analog dazu können Sie die Quittungsausgabe festlegen. 68

69 Falls Sie keinen Bondrucker besitzen, lassen Sie die vier letztgenannten Angaben einfach frei. Im folgenden Bereich nehmen Sie die Zuweisung des eventuell verwendeten Chipkarten- Lesegerätes vor. Tragen Sie die im System installierte CT-API-DLL des Anbieters und den bei der Installation zugewiesenen Port ein. Alternativ können Sie einen externen Aufruf einstellen, hierbei handelt es sich um eine speziell angepasste externe Funktion. Wenn Sie ein Lesegerät haben, welches die egk (Elektronische Gesundheitskarte) unterstützt, verwenden Sie die Einstellung Gematik-Zulassung. Für den SMS-Versand benötigen Sie die Anmeldung bei einem SMS-Provider. Von diesem erhalten Sie einen Zugangsnamen und ein Passwort. Allgemein erhalten Sie bei Provider ein Prepaid-Konto, welches Sie vor Benutzung aufladen müssen. Details erhalten Sie beim praxxo-service. Über Textkonstanten bearbeiten erreichen Sie eine Reihe von Textfeldern, die für Ihre Druckausgaben voreingestellt werden können. Mit diesen legen Sie eigene Texte fest, die in Formularen an zugeordnete Stellen gedruckt werden. Benutzen Sie z. B. den Fußtext Terminplan, um variabel auf Feiertage zu reagieren. Viele Formular-Druckausgaben können automatisiert, d. h. ohne Druckbestätigung, ausgegeben werden. Mit Auto-Druckbestätigung rücksetzen können Sie diese Zwischenfragen wieder aktivieren. Mit Eintragen übernehmen Sie diese Einstellungen in Ihren PC. Beachten Sie, dass diese bei Mehrplatz-Systemen nur für diese eine Station gelten Praxis-Logo und Briefbogen Die im praxxo verwendeten Formulare ermöglichen den Aufdruck eines Praxis-Logos. Dieses Logo wird bei den Standard-Formularen im Kopf links gedruckt. Der Aufbau der Druckformulare kann jederzeit Ihren speziellen Vorstellungen angepasst werden. Wenden Sie sich dazu an den praxxo-service. Um Ihr Logo mit dem Standard-Formular nutzen zu können, erstellen Sie eine Grafikdatei und speichern diese unter LOGO.JPG im zentralen Datenverzeichnis (z. B. C:\Praxxo). Die Grafik sollte etwa im Verhältnis 3:2 (Breite, Höhe) erstellt sein. Die Auflösung können Sie so wählen, dass eine Datei mit etwa 5-20 kbyte entsteht. Eine weitere Möglichkeit besteht mit der Hinterlegung eines kompletten Briefbogens. Dieser wird im Hintergrund gedruckt, alle inhaltlichen Druckausgaben erfolgen in diese Vorlage hinein. Erstellen Sie den Briefbogen mit einem geeigneten Grafikprogramm. Speichern Sie diesen ohne Seitenränder als VORLAGE.JPG im Datenverzeichnis ab. Mit Dateigrößen von kbyte sollten gute Druckqualitäten möglich sein. Für die Anpassung der Datenfelder an Ihre Vorlage wenden Sie sich an den praxxo- Service Druckausgaben Druckausgabe Formulare Unter diesem Punkt werden hier alle Druckfunktionen zusammengefasst, die einen einzeln definierten Beleg verdeutlichen. Folgende Formularausgaben stehen zur Verfügung: 69

70 o o o o aus Verordnungen: Kostenvoranschlag Honorarvertrag Therapievertrag Therapiebericht Rechnung (Zahlungs-) Quittung (auch als Bondruck) aus Patientenkonto: Terminplan Patient (auch als Bondruck) aus Zahlungsvorgängen: Mahnung/Zahlungserinnerung aus Kalender (rechte Maustaste): Behandlungsbestätigung für Arbeitgeber oder Schule Tagesplan Personal (auch als Bondruck) Nach der Auswahl einer Funktion gelangen Sie in die Formularauswahl. Je nach Installation können mehrere Formulare (Druckvorgaben) zur Verfügung stehen. Wählen Sie das gewünschte Formular aus. Die daneben befindlichen Buttons ermöglichen die Festlegung von Rändern im Druckformular. Diese werden in Prozent der Druckfläche eingetragen und gelten danach für den Aufruf dieser Druckfunktion. Weiterhin ist eine Auswahl des Druckers möglich. Wozu mehrere Formulare?! Jedes Formular kann den Inhalt der Druckausgabe anders gestalten. So können eigentlich identische Listen verschiedene Datenspalten darstellen, bzw. andere Inhalte repräsentieren. Formulare sind unabhängig vom eigentlichen praxxo- Programmstand, besitzen aber Schnittstellen um von der Applikation die passenden Daten zu erhalten. Sie lassen sich zu jedem beliebigen Zeitpunkt nachrüsten oder den Anwenderwünschen anpassen. Zu jedem praxxo werden Standardformulare installiert. Diese erhalten Sie auch mit jedem durchgeführten Update. Zusätzlich bereitgestellte und individuell angepasste Formulare werden vom Update nicht überschrieben. Sie können die Druckausgabe zur Ansicht auf den Bildschirm umleiten. In diesem Fall werden jedoch keine gültigen Belege mit Belegnummern (z. B. Rechnungen) erzeugt. Zuletzt können Sie diese Ausgabe automatisieren, der Druck wird mit dem gewählten Formular sofort zum Drucker geleitet. Sinnvoll ist diese Einstellung, wenn bei Publikumsverkehr schnelle Druckausgaben ohne Zwischenfrage notwendig sind. Die Automatisierung können Sie in den Druckerzuweisungen (5.1.) wieder rücksetzen. 70

71 Mit Start senden Sie den Druckauftrag zum Drucker bzw. zur Bildschirmausgabe. Beachten Sie, dass bei komplexeren Formularausgaben die Druckerstellung einen Moment in Anspruch nehmen kann. Die Bildschirmvorschau ist eine effektive Methode, die geplante Druckausgabe noch einmal auf Vollständigkeit zu überprüfen. Im Kapitel ist die Ansicht beschrieben. In diesem Modus erhalten die Druckausgaben jedoch keine interne Druckbestätigung, die für eine offizielle Belegerstellung notwendig ist Druckausgaben über den Bondrucker Die oben beschriebenen Formularausgaben ermöglichen zum Teil den Druck auf einen Bondrucker. Diese Funktionen werden ohne weitere Zwischenfragen ausgeführt, der Druck startet sofort nach Auslösung. Beispielsweise können Sie einen Terminplan des Patientenkontos direkt aufrufen. Falls kein Bondrucker zugewiesen wurde (siehe Kapitel 5.1.), verhält sich diese Funktion analog der beschriebenen Formularausgaben Drucklisten aus Stammdaten Häufig besteht der Wunsch, eine Übersicht der Stammdaten (wie Behandlungen, Patienten eines Wohnortes, Personaldaten usw.) auszudrucken. Dazu können Sie die Funktion allgemeine Drucklisten unter dem Punkt Auswertungen verwenden. Nach dem Start gelangen Sie in ein Eingabefeld, in dem Sie die gewünschte Listenart auswählen können. Je nach Liste verändern sich die zur Verfügung stehenden Auswahlkriterien. Sie können Nummernbereiche vorgeben, wobei nur die in diesem Bereich liegenden Datensätze gedruckt werden. Das nachfolgende Textfeld erlaubt eine Suchfunktion in den Datenfeldern. Beispielsweise können Sie hier mit ALLGEM alle Allgemeinmediziner ausdrucken. Wählen Sie anschließend das zur Liste gewünschte Formular aus und entscheiden Sie, ob Sie eine Bildschirmvorschau angezeigt bekommen möchten. Für andere Listen haben Sie ggf. andere Auswahlkriterien zur Verfügung: 71

72 Im Patienten- und Personalstamm können Sie z. B. eine Selektion der Geburtsdaten vornehmen. Sie können nach Texten im Namen suchen ( der Patient hieß Heino ) oder alle Patienten einer Krankenkasse auswählen. Mit den Updates bekommen Sie weitere Listen in das Programm eingepflegt, welche dann in der Formularauswahl zur Verfügung stehen. Über die Bildschirmvorschau haben Sie die Möglichkeit, eine Liste vorab zu prüfen. In der Kopfzeile der Vorschau steht die Anzahl der Seiten. In diesen können Sie über die Button rechts oben blättern. Die Bildschirmvorschau beenden Sie mit der Taste ESC oder Schließen Auswertungen Kassenbuch drucken Unter dem Menüpunkt Auswertungen im Kopfmenü befinden sich weitere Funktionen, die für Tages- oder zeitraumselektierte Auswertungen benutzt werden. Das Kassenbuch fasst Quittungen zusammen und erstellt eine Gesamtsumme der Einnahmen. Es handelt sich um eine aufsummierte Abrechnung, d. h. mit jedem Ausdruck können die Daten zurückgesetzt werden, womit eine neue Zählung beginnt. Obwohl die Funktion als Tagesabrechnung benutzt werden soll, besteht also auch die Möglichkeit, die Zählung über beliebige Zeiträume laufen zu lassen. Nach Beendigung erfolgt die Abfrage, ob die aufgelaufenen Daten zurückgesetzt werden sollen Rechnungsbuch Dieses Rechnungs- (ausgangs-) buch entspricht sinngemäß der Tagesabrechnung. Wie der Name bereits ausdrückt, sind in ihm nur die erstellten Rechnungen aufgeführt. Ach hier können die Positionen nach dem Druck zurückgesetzt werden. Das Rechnungsbuch ist ein wichtiger Beleg zur Verwaltung offener Einnahmen. 72

73 Übersicht Zahlungsbelege Starten Sie diese Druckfunktion, wenn Sie eine Übersicht über die in einem vorgegebenen Zeitraum erstellten Rechnungen und/oder Quittungen gedruckt haben möchten. Dabei werden Ihnen neben Erstellungsund Fälligkeitsdatum der Name des Patienten, der Betrag und (falls beglichen) das Zahldatum angegeben. In der ersten Zeile können Sie das Erstellungsdatum selektieren. Die zweite Reihe dient zur Selektion des Zahldatums. Wenn Sie den Inhalt des Feldes bis Zahldatum löschen, erhalten Sie eine Aufstellung der bisher unbezahlten Rechnungen. Damit werden nur die Belege selektiert, die bisher nicht als bezahlt eingetragen sind. Die Liste kann wahlweise Quittungen und Rechnungen enthalten Verordnungen im Zeitraum Hier haben Sie die Möglichkeit, sich einen Überblick über die erfassten Verordnungen zu verschaffen. Über den Status können Sie erkennen, welche Verordnungen noch nicht abgeschlossen sind, bzw. noch Termine nachgeholt werden müssen. Durch die Selektion der Patienten-Nummer können Sie eine Übersicht aller Verordnungen zum Patienten erstellen. Weiterhin können Sie die Art der Verordnung und des Status wählen Behandlungen nach Personal Mit dieser Auswertung können Sie Behandlungen eines Zeitraumes zusammenfassen. Dabei können Sie entscheiden, ob eine Aufteilung auf die jeweiligen Mitarbeiter erfolgen soll. Die Summe dieser Angaben kann z. B. auch als Arbeitsabrechnung genutzt werden. Wählen Sie den Status der Behandlungen und entscheiden Sie, ob eine einfache Summierung erfolgen soll. In diesem Fall wird keine Personalaufteilung vorgenommen. 73

74 Berücksichtigung finden alle Behandlungen, die im genannten Zeitraum durchgeführt wurden, bzw. geplant waren. Das Verordnungsdatum ist dabei nicht entscheidend Zeitauswertung Personal Stellen Sie zuerst den Auswertungsmonat und den gewünschten Personaleintrag ein. Die Auswertung ermittelt eine tägliche Übersicht über geleistete und geplante Behandlungszeiten, Krankmeldungen und Urlaub. Weiterhin werden Fahrzeiten und strecke summiert. Getrennt bewertet sind behandlungsfreie Zeiten zu Beginn und am Ende des Schichtplanes Dokumenten- und Seriendruck Textbausteine bearbeiten In den vergangenen Kapiteln wurde darauf hingewiesen, dass bei der Eingabe von Texten vordefinierte Textbausteine eingefügt werden können. Textbausteine sind wiederverwendbare Textblöcke, welche aus einem Satz oder auch aus einer ganzen Textseite bestehen können. Beispiele sind z. B. Passagen für Arztberichte oder Diagnosen, aber auch eigene Druckdokumente lassen sich mit wenig Zeitaufwand zusammensetzen. Die Bearbeitung bzw. Erstellung von Textbausteinen erreichen wir über das Kopfmenü, unter Daten wählen Sie Textbausteine. Beachten Sie, dass jeder Textbaustein unter einem Kürzel gespeichert wird, welches maximal aus 16 Buchstaben bzw. Zahlen besteht. Versuchen Sie von Anfang an, eine eigene Logik in diese Kürzel-Ablage zu bringen. Die Funktionen sind kurz beschrieben: Mit Öffnen wählen Sie einen vorhandenen Textbaustein zur Bearbeitung aus. Durch Aufklappen werden Ihnen alle vorhandenen Einträge alphabetisch sortiert angezeigt. Das gewählte Kürzel wird Ihnen unten links angezeigt. Neu ermöglicht die Erstellung eines neuen Textes. 74

75 Durch Speichern werden die Änderungen bzw. Neueingaben in die Datenbank übernommen. Falls noch kein Kürzel für einen Textbaustein existiert, können Sie dieses eingeben. Löschen ermöglicht die Entfernung eines Textbausteines. Diesen müssen Sie vorher mit Öffnen aufrufen. Um Texte aus einem Text in einen anderen Textbaustein zu übertragen, können Textbausteine auch in andere Texte eingefügt werden. Dazu drücken Sie an der gewünschten Stelle im Text die rechte Maustaste. Im angezeigten Menü wird zwischen Textbaustein aufrufen (entspricht der oben genannten Funktion Öffnen) und Textbaustein einfügen unterschieden. Letztgenannte Funktion übernimmt den gewählten Text an die aktuelle Position, wobei der vorher eingegebene Text bestehen bleibt. Der zugefügte Text wird dabei an den bestehenden Platz angepasst und bei Bedarf am Zeilenende umgebrochen. In dieser Art und Weise können beliebige Texte miteinander kombiniert oder ergänzt werden. Das Ergebnis kann schließlich unter einem neuen Textbaustein abgelegt werden. Die Funktion Textbaustein! einfügen kann in vielen Texteingabefeldern von praxxo universell verwendet werden. Aus dem Menü über die rechte Maustaste können die oben genannten Funktionen ebenfalls bedient werden. Weiterhin ist eine Direktspeicherung unter einem neuen Kürzel (... speichern als) möglich. Diese Speicherung können Sie zum Beispiel nutzen, um verschriebene (oder undurchdachte ) Kürzel aus Ihren Textbausteinen zu entfernen. Rufen Sie dazu den falschen Textbaustein über Öffnen auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text und wählen Sie Textbaustein speichern als. Vergeben Sie jetzt einen neuen Namen und bestätigen mit Weiter. Anschließend öffnen Sie den falschen Textbaustein erneut. Jetzt können Sie diesen mittels Löschen aus der Liste entfernen Einzeldokument drucken Eine weitere vorteilhafte Anwendung von Textbausteinen ist die Verwendung bei der Erstellung von Druckdokumenten. In der Praxis ergibt sich häufig der Wunsch, einmal schnell dem Patienten X, dem Arzt Y oder der Krankenkasse Z eine kurze Mitteilung zu schreiben. Dazu wählen Sie unter Auswertungen/Druck den Menüpunkt Dokumenten- und Seriendruck. Wählen Sie die Art des Empfängers im Untermenü aus. Über diese Auswahl können Sie anschließend auf die jeweiligen Stammdaten zugreifen. 75

76 Die folgende Eingabemaske besteht aus 3 Teilen. Oben können Sie die gewünschten Stammdaten vorgeben. Dessen Adresse wird beim Druck des Dokumentes verwendet. Anschließend haben Sie einen Betrefftext, der im Brief hervorgehoben gedruckt wird. Die letzten verwendeten Betrefftexte können dabei ausgewählt werden. Im unteren Teil befindet sich das eigentliche Textfeld. Schreiben Sie einen Text, wobei Sie über die rechte Maustaste Textbausteine einfügen können. Die Funktionen entsprechen der im letzten Kapitel beschriebenen Herangehensweise. Nach Fertigstellung Ihrer Mitteilung wählen Sie den gewünschten Stammsatz über Direkteingabe oder Suchen aus. Drücken Sie anschließend unten rechts auf Drucken. Gegebenfalls stehen Ihnen mehrere vorbereitete Formulare zur Verfügung, die Sie auswählen können. Danach können Sie den Druck starten Seriendokumente selektieren und drucken Häufig besteht der Wunsch, Dokumente an mehrere Anschriften gleichzeitig zu versenden. Gängige Anwendungsbeispiele sind Patientenrundschreiben, Änderungsmitteilungen an Krankenkassen oder Empfehlungsschreiben an Ärzte. Die Vorgehensweise entspricht erst einmal dem Einzeldokument. Anstelle einer einzelnen Adresse, müssen Sie hier eine Liste der Empfänger zusammenstellen. Benutzen Sie dazu den Button neue Selektion. Treffen Sie jetzt eine erste Datenauswahl. Die Eingaben entsprechen der Funktionalität in den Drucklisten Stammdaten. Beginnen Sie die Selektion mit Start. 76

77 Danach wird Ihnen die Anzahl gefundener Datensätze angezeigt und der erste Datensatz wird in die Kopfzeile übernommen. Falls Sie noch einmal überprüfen möchten, welche Adressdaten selektiert wurden, wählen Sie jetzt Selektion bearbeiten. Innerhalb dieser Liste können Sie weitere Veränderungen vornehmen. Wählen Sie einen Datensatz mit der rechten Maustaste aus. Es erscheint ein Funktionsmenü. Darüber können Sie einzelne Einträge entfernen und das Gesamtverzeichnis umsortieren. Weiterhin kann Ihre Auswahl temporär gespeichert werden. Mit Auswahl laden können Sie Ihre Bearbeitung später fortsetzen bzw. erneut verwenden. Bestätigen Sie mit Weiter. Seriendokumente aus. Anschließend drucken Sie Ihre Über die Optionen erreichen Sie den Punkt Serienbeleg drucken. Der Druckvorgang entspricht dem im letzten Kapitel beschriebenen Ablauf. Um zu vermeiden, dass Sie jedes Dokument einzeln starten müssen, aktivieren Sie neben der Formularauswahl das Feld Diese Auswahl automatisch bestätigen. 77

78 5.5. Etikettendruck Allgemeines Der Etikettendruck kann direkt aus den Adressstammdaten gestartet werden. Weiterhin ist er im Patientenkonto und der Verordnung verfügbar. Er bezieht sich immer auf den jeweiligen Datensatz der gerade aktiven Stammdaten. In der Verordnung ist neben dem Patienten auch der überweisende Arzt und die Krankenkasse/Kostenträger des Patienten erreichbar. Starten Sie den Etikettendruck mit dem Button Etikett in der Stammdaten-Oberfläche. Im Patientenkonto bzw. der Verordnung drücken Sie auf Optionen und wählen den jeweiligen Etiketten-Eintrag im Menü aus. Wählen Sie das gewünschte Formular aus und bestätigen Sie mit Start, um den Druckvorgang zu beginnen.! Die Auswahl der angebotenen Formulare kann je nach Druckfunktion variieren. Falls anwenderspezifische Formulare angelegt wurden, werden diese hier ebenfalls angezeigt. Das letzte Formular, welches zur Druckfunktion ausgewählt wurde, wird automatisch beim nächsten Aufruf vorgeschlagen Druckposition und Ränder einstellen Zum Druck von Etiketten stehen allgemeine Etikettenbögen zur Verfügung, die über eine Anzahl x Spalten und y Reihen verfügen. Je kleiner die Zahlen für x und y sind, desto größer sind die einzelnen Etiketten, die auf dem A4-Bogen zur Verfügung stehen. Weiterhin können Sie zwischen Bögen mit oder ohne Rand wählen, was wesentlich von dem von Ihnen verwendeten Drucker abhängig ist. Drucker haben (technisch bedingt) so genannte nichtdruckbare Bereiche. Das sind Ränder, die für den Papiervorschub benötigt werden. Je nach Art und Qualität des Druckers können diese verschieden groß ausfallen. Im nachfolgenden Beispiel soll die Einstellung des Etikettendruckes für die häufig genutzten 8x3 Etikettenbögen gezeigt werden. 78

79 Auf dem Bogen befinden sich 24 Etiketten, die Sie über die Eingabe Position/Etikett einzeln bedrucken können. Wenn Sie beispielsweise bereits 7 Etiketten verwendet haben, können Sie mit Etikett 8 fortsetzen. Beachten Sie, dass manche Drucker! beim Papiereinzug von teilweise abgelösten Etikettenbögen Probleme haben. In diesem Fall empfiehlt sich die Verwendung von Bögen mit seitlichem Rand oder eine Druckreihenfolge von unten nach oben. Überprüfen Sie nun die Randeinstellung. Benutzen Sie dazu vorerst weißes Normalpapier, welches Sie zur Kontrolle über das Etikettenraster halten. Drucker besitzen je nach Art und Qualität so genannte nichtdruckbare Bereiche. Hierbei handelt es sich um Ränder, die technisch bedingt für den Papiervorschub benötigt werden. Bedrucken Sie dazu die Etiketten 1 und 24. Im Beispiel muss der Druckbereich vom Etikett 1 etwas nach rechts und unten verschoben werden. Etikett 24 wird zu tief und zu weit unten gedruckt. Betätigen Sie neben der Formularauswahl die Randeinstellung. Mit dieser können Sie dem kompletten Bogen an allen 4 Seiten einen festen Rand in Prozent der möglichen Druckbreite und höhe zuordnen. Mit Ok übernehmen Sie die Einstellung. Verändern Sie Links und Oben für Etikett 1, sowie Rechts und Unten für Etikett 24. Da die druckbaren Bereiche für die Etiketten in gleich große Teile aufgeteilt werden, sollten Ihre Einstellungen auch bei Verwendung von anderen Etikettengrößen auf dem selben Drucker automatisch funktionieren. 79