Fachhochschule Dortmund Stand: Juli 2011 Dezernat I Personal Personalentwicklung

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1 Fachhochschule Dortm Stand: Juli 2011 Dezernat I Personal Personalentwicklung Rückkehr nach längeren Beurlaubungen hier speziell: Beurlaubung aufgr von Mutterschutz Elternzeit Ausgangslage Die meisten Beurlaubungen werden derzeit aufgr von Mutterschutz Elternzeiten gewährt. Daher beziehen sich dieser Leitfaden die Anlagen auf die Rückkehr nach Mutterschutz Elternzeit. Natürlich können die Tipps Materialien auch für den Wiedereinstieg aus allen anderen Beurlaubungen genutzt werden. Für die Fachhochschule Dortm gehört die betriebliche Familienpolitik zur Hochschulphilosophie strategie. Im Februar 2008 wurde der Fachhochschule Dortm das Grzertifikat audit familiengerechte hochschule erteilt. Seit Februar 2011 befindet sich die Hochschule in der Reauditierung. Familie oder Karriere ist nicht die Frage. Es geht vielmehr um die Antwort wie man beides sinnvoll miteinander verbinden kann. Eine Familienpause ebenso wie die Rückkehr danach sollte gut vorbereitet sein, zwar so, dass sowohl die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeitern als auch die Fachhochschule Dortm auf der Gewinnerseite sind. Die Geburt eines Kindes führt sowohl für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter als auch für die Fachhochschule zu Veränderungen. Nach wie vor sind es zumeist Frauen, die eine Familienpause einlegen. Für sehr viele ist es lediglich ein Ausstieg auf Zeit. Tendenziell wollen immer mehr Frauen nach einem kurzen Beurlaubungszeitraum wieder in das Berufsleben einsteigen insgesamt den Anschluss an den Beruf nicht verlieren. Dieses Potenzial muss langfristig erhalten gesichert werden. Vor während der Beurlaubungen finden in der Regel keine gezielten Gespräche zwischen Mitarbeiterinnen Mitarbeitern der bzw. dem Vorgesetzen statt. Teilweise wird als unausgesprochene Tatsache vorausgesetzt, dass Frauen wegen der Kindererziehung für längere Zeit dem Berufsleben den Rücken kehren. Es wird nicht nach der weiteren Berufsplanung gefragt. Für die Beurlaubten wird die Rückkehr eine umso größere Hürde, je länger die Beurlaubung dauert je geringer die Kontakte zur Fachhochschule sind. Nach der Familienpause geht es vor allem darum, Beruf Familie zu vereinbaren, Arbeitszeit Kinderbetreuung unter einen Hut zu bringen. Je besser sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter fachlich auf dem Laufenden gehalten die Entwicklung der Fachhochschule verfolgt hat, desto leichter fällt in der Regel der Neuanfang. Wie können Mitarbeiterinnen Mitarbeiter auch während Beurlaubungen an die Fachhochschule Dortm geben werden? Rechtzeitig vor Beginn des Mutterschutzes bzw. der Elternzeit sollte ein Gespräch zwischen Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter Vorgesetzter bzw. Vorgesetzten geführt werden. Bei Bedarf können Personalfachleute hinzugezogen werden, um mögliche rechtliche Fragen zu klären. In diesem Gespräch sollten die Interessen von beiden Seiten hinsichtlich der weiteren Berufsplanung besprochen schriftlich festgehalten werden. Es sollten vor allem über Beurlaubungs-, Rückkehr- Teilzeitmöglichkeiten informiert werden.

2 Während der Beurlaubung sollte der persönliche Kontakt von beiden Seiten aufrechterhalten werden. Die Vorgesetzten sollten zu verschieden Zeitpunkten persönliche telefonische Gesprächsangebote unterbreiten. Sollte das freiwillige Angebot wahrgenommen werden, sollten die Gesprächsergebnisse schriftlich fixiert werden. Hier eine Aufstellung, wann das Führen von Beurlaubungs- Rückkehrgesprächen sinnvoll sein kann: Anlass Zeitpunkt Wer? Gesprächsform a) Schwangerschaft oder Beurlaubungsgr wird bekannt spätestens 8 Wochen vor Beginn des Mutterschutzes oder rechtzeitig vor Beginn der Beurlaubung Mitarbeiterin a) Vaterschaft eines Mitarbeiters wird bekannt auf Wunsch des werdenden Vaters; ansonsten Gesprächsangebot nach Bekanntwerden Mitarbeiter b) Ende des Elterngeldes 6 Monate nach der Geburt des Kindes alternativ Personalabteilung Mitarbeiterin/Mitarbeiter oder telefonisch c) Ende der Elternzeit 6 Monate vor dem Ende der Elternzeit alternativ Personalabteilung Mitarbeiterin/Mitarbeiter oder telefonisch Natürlich sind auch Kontaktaufnahmen zwischen den Gesprächen erwünscht. Warum auch Gespräche mit werdenden Vätern geführt werden sollten? Vater Mutter eines Kindes können sogar gleichzeitig Elternzeit in Anspruch nehmen, aus familiären Gründen Teilzeit arbeiten oder sich unbezahlt beurlauben lassen. Aus vielfältigen Gründen machen bisher leider nur wenige Väter von dieser Gelegenheit Gebrauch. Akzeptanzprobleme bei Vorgesetzten Kolleginnen Kollegen Karriereknicks werden befürchtet. Hier sollten Vorgesetzte aktiv entgegenwirken, indem sie die Mitarbeiter unterstützen, eine berufliche Auszeit zugunsten der Erziehung von Kindern zu realisieren gemeinsam vor einer Beurlaubung die weiteren beruflichen Perspektiven überlegen.

3 Wer ergreift die Initiative zur Führung der Gespräche? Wie beim Mitarbeitergespräch gehört es im Fall einer schwangeren Mitarbeiterin oder eines werdenden Vaters zu den Aufgaben jeder Vorgesetzten bzw. jedes Vorgesetzten sicherzustellen, dass Beurlaubungsgespräche stattfinden. Auch während der Beurlaubung sollte der direkte indirekte Kontakt zu der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter gehalten werden. Eine Vertraulichkeit, wie sie im Mitarbeitergespräch gefordert ist, ist bei einem Beurlaubungs- bzw. Rückkehrergespräch nicht zielführend, da unmittelbar konkrete Schritte eingeleitet werden müssen. Selbstverständlich bleiben persönliche Informationen vertraulich. Es bietet sich an die Gespräche zu dokumentieren (siehe Anlage 3). Mögliche Inhalte des jeweiligen Gesprächs: a) Gesprächanlass Schwangerschaft einer Mitarbeiterin bzw. Vaterschaft eines Mitarbeiters Elternzeit beabsichtigte Beurlaubung Teilzeit in der Elternzeit Kinderbetreuung eventuell Vertretung in Urlaubs- Krankheitsfällen Planung von Qualifizierungsmaßnahmen, Fortbildungen während Beurlaubungen Möglichkeiten zum Kontakthalten geplanter Zeitpunkt der Wiederaufnahme der Berufstätigkeit Vereinbarung von Maßnahmen, die der Personalentwicklung dienen /oder die rasche Rückkehr ermöglichen. b) Gesprächsanlass Ende des Elterngeld (6 Monate nach Geburt des Kindes) Planung der Rückkehr, geplanter Zeitpunkt der Wiederaufnahme der Berufstätigkeit Teilzeit, Teilzeit in der Elternzeit Kinderbetreuung eventuell Vertretung in Urlaubs- Krankheitsfällen Planung von Qualifizierungsmaßnahmen, Fortbildung während der Beurlaubung Vereinbarung von Maßnahmen, die der Personalentwicklung dienen /oder die rasche Rückkehr ermöglichen. c) Gesprächsanlass Ende der beantragten Elternzeit Rückkehr in Teilzeit/Vollzeit Fortbildungen im Hinblick auf die Rückkehr, Fortbildung zur Auffrischung von Fach- DV-Kenntnissen Kinderbetreuung weitere Beurlaubungsmöglichkeiten Zentrale Kontakthalteprogramme durch die Fachhochschule allgemein - Zusendung der aktuellen fh-presse - Informationsgespräche in der Personalabteilung - Informationen zu Fortbildungen - Einladung zum Programm der Offenen Fachhochschule - Einladung zu Betriebsausflügen Semesterabschlusstreffen - Einladung zum Sommerfest - Einladungen zu sonstigen Veranstaltungen der FH

4 Anlagen: Anlage 1: Checkliste für die Rückkehr das Rückkehrgespräch für Vorgesetzte Anlage 2: Checkliste für die Rückkehr das Rückkehrgespräch für Beurlaubte Anlage 3: Formular Beurlaubungs-/Rückkehrgespräch

5 Anlage 1 Checkliste für die Rückkehr das Rückkehrgespräch für Vorgesetzte: Gehe ich offen in das Gespräch mit meiner zurückkehrenden Mitarbeiterin/Mitarbeiter? Gespräch mit der Personalabteilung zur Klärung von Möglichkeiten Rahmenbedingungen, ggfs. anderer Arbeitsplatz? Bin ich offen für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in Teilzeit? Wo setze ich die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter ein? Ist die Stelle teilbar? Brauche ich ein Pendant? Habe ich mögliche Arbeitszeitmodelle geprüft, die an dieser Stelle sinnvoll umsetzbar sind? Gibt es Anwesenheitsverpflichtungen u.ä.? Kann ich mir auch andere Organisationsmodelle des Arbeitsbereiches vorstellen? Welche Fortbildungen benötigt die Rückkehrerin/der Rückkehrer?

6 Anlage 2 Checkliste für die Rückkehr das Rückkehrgespräch für Beurlaubte: Wann läuft meine Beurlaubung aus? Wann will ich zurückkehren? Wie viele Sten pro Woche möchte ich arbeiten? Bin ich hinsichtlich der Stenzahl flexibel? Wie kann/will ich die Arbeitszeit verteilen? Was mache ich, wenn meine Vorstellungen zu Arbeitszeit, Arbeitszeitverteilung dem gewünschten Einsatzbereich nicht umsetzbar sind? Wo kann ich der Fachhochschule entgegenkommen? Wo sind meine Grenzen? Wie lange befriste ich meine Teilzeit? Wann teile ich meinen geplanten Wiedereinstieg mit? Bitte denken Sie daran, dass Sie diesen mindestens 6 Monate vorher bekannt geben. Kinderbereuung: Wer betreut die Kinder in Ferienzeiten? Wer springt bei unvorhergesehenen Verzögerungen ein? Fortbildungen: Habe ich die Möglichkeit, bereits während meiner Beurlaubung Fortbildungen zu besuchen? Ergeben sich bei der Krankenversicherung oder bei der Krankenkasse Änderungen, wenn ich wieder berufstätig bin? Vorbereitung auf das erste Informationsgespräch zum Ende der Beurlaubung: Wo werde ich zukünftig eingesetzt? Gibt es Öffnungszeiten oder feste Termine? Bei Teilzeitbeschäftigten: Arbeitszeiteinbringung, sofern Flexibilität gefordert wird was wird konkret erwartet? Aktuelle Entwicklungen an der Fachhochschule Rechtsänderungen im Arbeitsbereich Arbeitsplatz Einarbeitung Gespräch mit Kolleginnen Kollegen Fortbildungen

7 Anlage 3 Beurlaubungs-/Rückkehrgespräch Frau / Herr Es werden folgende Ziele/Maßnahmen geplant a) geplanter Zeitpunkt des Wiedereinstiegs b) Teilzeitarbeit (z. B. Teilzeitarbeit während der Elternzeit, unterhälftige Teilzeit, wöchentliche Arbeitszeit, Verteilung der Arbeitszeit) c) Kontakthaltemaßnahmen/regelmäßige Informationen d) Qualifizierungsmaßnahmen/Fortbildungen während der Elternzeit/Beurlaubung Ein weiteres Beurlaubungs-/Rückkehrgespräch ist geplant für Die Personalabteilung erhält auf Wunsch eine Kopie der Vereinbarung wird gebeten dieses bei der Personalplanung zu berücksichtigen. Ansonsten verbleibt die Vereinbarung bei den beiden Parteien. Über einen Wechsel der Vorgesetzten bzw. des Vorgesetzten wird die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter informiert. Die/der neue Personalverantwortliche übernimmt diese Unterlagen zur weiteren Planung. Unterschrift/Datum Unterschrift/Datum