Podiumsdiskussion. ERP-Systeme im Rechnungswesen Quo Vadis

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1 Podiumsdiskussion ERP-Systeme im Rechnungswesen Quo Vadis

2 Begrüßung Kornel Malysch Senior Manager Öffentliche Finanzen, Prozesse und Transformation BearingPoint 2

3 Teilnehmervorstellung Prof. Dr. Berit Adam Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin Reinhardt Stuhr Vorstand Personal/Finanzen/Recht Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg Dr. Volker Oerter Ministerialdirigent i.e.r. Senior Advisor BearingPoint Gregor Jaschik ERP-Einführungsberatung Manager BearingPoint 3

4 Ausgangslage: Modernisierung des Haushalts- und Rechnungswesens xxx. Technische Modernisierung Optimierung der Leistungsfähigkeit Gesetzliche Anforderungen Haushalt Nachhaltiger Ressourceneinsatz Prozessuale Optimierung Ablösung von Nebenrechnungen 4

5 Reformstand im Haushalts- und Rechnungswesen im In- und Ausland Bund Titel Haushalts- und Rechnungssysteme EU Bayern Schweiz USA Rheinland- Pfalz Baden- Würtemberg Kameralistik Niedersachsen Doppik Rechnungswesen + Haushalt Berlin Frankreich Nordrhein- Westfalen *) Rechnungswesen + Haushalt Niederlande Österreich *) Hessen *) Bremen Schweden Hamburg *) Großbritannien Australien Ergebnis *) in Umsetzung Quelle: BMF (Statusaufnahme in 2008) 5

6 Entwicklungen in der Modernisierung des Haushalts- und Rechnungswesens Bund Titel Haushalts- und Rechnungssysteme EU Bayern Schweiz USA Bund Rheinland- Pfalz Baden- Würtemberg Baden- Würtemberg Kameralistik Niedersachsen Doppik Rechnungswesen + Haushalt Berlin Frankreich Nordrhein- Westfalen *) Rechnungswesen + Haushalt Niederlande Österreich *) Hessen *) Bremen Schweden Hamburg *) Großbritannien Australien Ergebnis *) in Umsetzung Quelle: BMF (Statusaufnahme in 2008) 6

7 ERP-Projekte in Bund und Ländern Bund MHR: Ansatz einer Integration der vorhandenen zentralen und vorhandenen dezentralen Komponenten (kein zentrales ERP-System) Ein zentrales BI-System wird zukünftig den Haushaltsplanungsprozess, den Bewirtschaftungs- und Jahresabschlussprozess sowie die Berichterstellung unterstützen ERP-Systeme in den Ressorts: SAP 51,1%, MACH 44,8%, Dogro 3,8%, Weitere 0,3% (Basis: Anwenderzahlen) Länder Landesweite Einführungsprojekte z.b. SAP für Hamburg, NSI in Baden-Württemberg, NVS in Hessen, NFM in Brandenburg, Bremen, EPOS.NRW (lfd.) Ressort- oder behördenspezifische Einführungsprojekte z.b. Rheinland-Pfalz, Bayern, Berlin 7

8 Trends in ERP-bezogenen Projektthemen (Basis: Ausschreibungsveröffentlichungen 2. Hj. 2008) Anzahl der Nennungen Modernisierung Rewe Doppik 6 Themenschwerpunkte PSCD Systemoptimierung Gesamtabschluss/ Konsolidierung & toolbasierte Organisationsberatung & erweiterte Kameralistik Dem Anschein nach rising stars - toolbasierte Organisationsberatung - BW/BI gestütztes Reporting sowie integrierte Planung Treasury & BW/BI gestütztes Reporting sowie integrierte Planung Modernisierung Rewe Kameralistik 0 1 Fast ohne Bedeutung (abgesehen vom notwendigen Know-how) 8

9 Teilnehmer der Diskussionsrunde Prof. Dr. Berit Adam Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin Reinhardt Stuhr Vorstand Personal/Finanzen/Recht Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg Dr. Volker Oerter Ministerialdirigent i.e.r. Senior Advisor BearingPoint Gregor Jaschik ERP-Einführungsberatung Manager BearingPoint 9

10 Zertifizierte Customer Competence Center sorgen für ERP-Lösungserweiterungen Auszug aus den Mindestfunktionen eines CCC (Quelle: SAP) Informationsmanagement: Verbreitung von Informationen über das CCC innerhalb des Konzerns. Organisation und Durchführung von internen Demos, Informationsveranstaltungen und Marketingaktionen für SAP-Lösungen. Dauerhafte Erweiterung des ERP im Rahmen der Funktionserweiterungen des Herstellers zur Minderungen von Schnittstellen und Medienbrüchen zur Gewinnung von Onlineinformationen im zentralen Echtzeitbetrieb zur Optimierung der Vertrags- und Lizenzsituation zur Optimierung von Verfahrensengpässen (z.b. Massenkontokorrent) Durchsetzung des innerbetrieblichen Konsolidierungsgedanken zur Vereinheitlichung/ Standardisierung der Verfahrenslandschaft als Basis für einen optimierten - BW-gestützten Gesamtabschluss Verfahrensoptimierung durch in- und externe (sog. ERP II) Webintegration durch die Realisierung einer Prozesslogik mit Guided Procedures durch Enterprise Services und Business Objects 10

11 ERP-Systeme befördern zunehmend die Durchführung von Prozessanalysen Existierende ERP-Verfahren bilden eine Grundlage zur strukturierten Analyse der Rechnungswesenprozesse Praxisnahe Darstellung der Ablaufszenarien: Die qualitätssichernde Dokumentation des Verfahrens unterstützt die Beherrschung der Prozesse Kritische Bewertung bestehender Strukturen: Orientierung an sog. Best Practices oder Prozessbenchmark auf Basis von Prozessdatenbanken Remodellierung bestehender Prozesse: Prozessoptimierung als Ergebnis der Analyse Prozessuale Implementierungsunterstützung: ERP-Optimierung auf Basis durchgeführter Prozessoptimierung (Verfahrensvollzug) 11

12 Weiterentwicklung der ERP-Systeme in Richtung integrierte Gesamtlösung Perspektive Das ERP-System für das Rechnungswesen ermöglicht eine weitere Integration von Funktionalitäten bzw. Anwendungen und bildet den Kern für eine integrierte Gesamtlösung Mögliche Effekte Kostensenkung, Effizienzgewinne, Reporting/Controlling, integrierte HH- Planung und -Bewirtschaftung, Betriebskostensenkung, durchgängige Prozesse Prämissen Straffung der IT-Strategie, Bündelung der IT-Plattformen Aufsetzen einer eigenen Projektstruktur und Bereitstellung Ressourcen 12

13 Beispiel: integrative ERP-Lösung mit Zielfokus Ressourcenmanagement derzeitiges ERP System Ziel- und Programmstruktur Festlegung d. Budgets Organisation - Strukturen - Prozesse Controlling/ Berichtswesen/ Balanced Scorecard Budgetierung Leistungsbewertung Produktdefinition Outsourcing/ Privatisierung Aufgabenanalyse und Kontraktmanagement Festlegung d. -kritik Optimierung d. Zielkon- Leistungstiefe kretisierung Vermögensrechnung KLR Haushaltsrechnung 13

14

15 Neue Regelungen im HGrG verlangen technische Ergänzungen Aufhebung der Pflicht das HKR kameral und titelorientiert zu gestalten Optional werden Doppik und Produkthaushalt nach einheitlichen Regeln zugelassen Verpflichtung zur Lieferung notwendiger finanzstatistischen Daten auf einheitlicher Grundlage (nach Gruppierungs- und Funktionsplan) Ergebnisse: Kabinett Bundestag Bundesrat Fortführung der Doppik-Erprobungsphase (Justizbehörde & Polizei) in der FHH mit Produktivstart zum Gesicherte Grundlage für den Doppik-Landesmaster EPOS.NRW (MAGS, Justizvollzug) unter Berücksichtigung des Dualismus Aufhebung des Sonderstatus Hessen (Doppik) & Niedersachsen (erw. Kameralistik) Keine kameralen Parallelsysteme notwendig Sicherstellung von Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit aller Haushalte der Bundesländer und des Bundes Einsatz moderner Techniken/ Funktionalitäten außerhalb des ERP (BI Planung & Berichte) 15

16 Wo geht es denn nun hin? ERP wächst als ERP und hat sich auch in 20 Jahren nicht überlebt ERP bietet das Backoffice für neue Technik und stellt somit das Rückrad des Rechnungswesens dar ERP dient als Basis der Prozessoptimierung 16

17 Die Zukunft gehört dem Treasury- Management Das empfohlene Treasury-Management basiert auf SAP-Standards Cash Management Überwachung der Zahlungsströme sowie Sicherstellung der Liquidität Darlehensverwaltung Verwaltung von aufgenommenen und vergebenen Darlehen inkl. Schuldscheindarlehen Sicherheitenverwaltung Pflege, Verwaltung und Überwachung von Sicherheiten und Einhaltung von Reporting- Standards Transaction Manager Durchführung von Liquiditäts-, Portfolio- und Risikoanalysen. Auf Grundlage dieser Analysen und den jeweils aktuellen Geld- und Kapitalmarkt-Konditionen können Entscheidungen über zukünftige Finanzanlagen und -aufnahmen getroffen werden Liquidity Planner Erfassung und Anpassung, Aggregation und Auswertung geplanter Cashflows sowie zur Ermittlung von Istwerten. Portfolio Analyzer Berechnung und Überwachung der Renditen von Finanzanlagen 17

18 Ein Zentralthema der öffentlichen Verwaltung ist das Massenkontokorrent (PSCD) Stammdatenverwaltung PSCD Registrierung Geschäftspartner Vertragskonto Vertragsgegenstand Adressverwaltung Kommunikation & Korrespondenz Zahlungsverarbeitung Verarbeitung Offene Posten Eingangskorrespondenz Korrespondenzmahnlauf Ausgangskorrespondenz Kontostand Verarbeitung von Ein- und Auszahlungen Bankeinzug Barkasse Scheck / Zahlungskarte Guthaben Rechnungserstellung Mahnprogramm Integration zu weiteren R/3 -Komponenten PSM FI CO SD 18

19 PSCD erfüllt die hohen Anforderungen eines öffentlichen Rechnungswesens PSCD ist auf die komplexen und personalintensiven Kassenprozesse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten Technische Ausrichtung von PSCD auf die im Einnahmebereich typische Massendatenverarbeitung Sicherung der Arbeitsfähigkeit durch eine verbesserte Systemperformance Investitionsschutz: Parallelbetrieb von PSCD sowie Vor- und Fachverfahren durch deren einfache und flexible Integration Zukunftssicherheit : PSCD ist offen für zukünftige Entwicklungen (z.b. Rathaus online ein Bürgerportal im Internet) 19

20 Intelligente Datenhaltung und analyse benötigt entsprechende Werkzeuge Tabellenkalkulation Integration Webbrowser Grafische Aufbereitung der Daten mit Ampelfunktionen zur schnellen Identifikation von Abweichungen Simulationen/ Szenarien/ Forecasts SAP BW-Frontend Verknüpfung von verschiedenen Informationsquellen in übersichtlichen Dashboards Verbindung von Diagrammen und Tabellen zu strukturierten Darstellung aller relevanten Information Unterstützung bei der Entscheidungsfindung Datenziele Business Warehouse Datenbasis ERP-Systeme Vorsysteme 20

21 Die komplexe Haushaltsplanung erfolgt im Business Warehouse Planung Doppische Haushaltsplanung Retraktion BW Reporting Extraktion Bewirtschaftung CO Überleitung PSM BE Public Finance bietet Unterstützung bei: Definition der Stammdatenlandschaft Entwicklung der Überleitungslogiken Integration der KLR Implementierung des SAP BW Überleitung der Bewegungsdaten Haushaltssteuerung mittels Kennzahlen Konzeption uns Umsetzung des Produkthaushalts 3-Komponenten-System Einrichtung der Planungsversionen 21

22 Zukunftsthemen Nach der erfolgten Implementierung einer integrierten ERP-Lösung kommen auf die öffentlichen Haushalte neue Herausforderungen auf dem Weg zu einer integrierten Gesamtsteuerung zu. Organisationsoptimierung Business Intelligence Gesamtabschluss/Konzernkonsolidierung Konzerncontrolling Kontraktmanagement Benchmarking EU-Dienstleistungsrichtlinie 22

23 Organisations- und Prozessoptimierung Tiefergehende Analysen und Ausgestaltung von Prozessdetails Aufgabenstellung Begleitung der fachlichen Arbeiten in den einzelnen HH-Themen (z.b. Planung, Bewirtschaftung, Kasse) Dokumentation von Kernergebnissen Methoden Prozesslandkarte Ablaufdiagramme Für die Erstellung der Ergebnisse wird ein Modellierungstool verwendet Berücksichtigung der Geschäftsprozesse im ERP-System für Prozesslandkarten und Ablaufdiagramme 23

24 Der Konsolidierungsprozess ist Basis für die Konzeption und Implementierung von SEM-BCS 1. Datenerfassung Melde- und Zusatzmeldedaten 2. Validierungen 3. Standardisierung der Meldedaten 4. Abstimmung der konzernverbundenen Unternehmen 5. Umgliederung 6. Eliminierung der konzernverbundenen Geschäftsvorfälle 7. Zwischenergebniseliminierung Kapitalkonsolidierung Interunit elimination Konsolidierter Haushalt 24

25 Partnerschaft mit SAP Partnerschaft Über 20 Jahre ist BearingPoint Entwicklungs- und Implementierungspartner der SAP AG. Daraus resultieren wesentliche neue Lösungen für Industrien wie z.b. Automobil, Chemie, Pharma und Banken, die erfolgreich bei zahlreichen SAP-Kunden im Einsatz sind BearingPoint hat sich als Globaler Service Partner bei SAP qualifiziert. Dies bedeutet für unsere Kunden weltweit umfassende und abgestimmte SAP-Services SAP hat BearingPoint als Special Expertise Partner zertifiziert u.a. mysap BI, CRM und Public Sector Diese Partnerschaft wurde erst vor wenigen Wochen verlängert Vorteil Mehr als SAP-Spezialisten sind für unsere Kunden im Einsatz 80% der Berater haben mehr als fünf Jahre fundierte SAP-Erfahrung und verfügen im Durchschnitt über mehr als zwölf Jahre Industrieerfahrung Durch den Einsatz der von BearingPoint entwickelten Methoden, verbunden mit effizientem Wissenstransfer und der optimalen Teamarbeit mit unseren Kunden haben wir in mehr als SAP Projekten in vielen Ländern erfolgreich durchgeführt 25

26 Trendthema Business Intelligence for Public Finance (BI4PF) Je nach Ausprägung des Rechnungswesensstils kann eine Erweiterung der Systemlandschaft um ein SAP BW wesentliche Bearbeitungsvereinfachungen in der Planung bringen und/oder ganz neue Perspektiven im Berichtswesen ermöglichen. (Erw.) Kameralistik Doppik BI-gestützte Haushaltsplanung BI-gestütztes Berichtswesen BI-gestütztes Berichtswesen 26

27 Trendthema BI-gestützte Haushaltsplanung Planungsszenario Haushaltsplanung im SAP BW Extraktion der vorhandenen Daten aus dem SAP R/3 ins SAP BW Haushaltsplanung erfolgt im BW unter Verwendung identischer Planungslayouts Integration jahresübergreifender Daten Verwendung einer Eckwerteplanung Integrierter Haushaltsplandruck aus dem SAP BW Verwendung eines flexiblen Word- und Excel-Templates Flexible Einbindung von Haushaltserläuterungen Nach Verabschiedung des Haushaltsplans: Retraktion der geplanten Ansätze ins SAP R/3 und Budgetierung der Haushaltskontierungen 27

28 Trendthema BI-gestützte Haushaltsplanung Die Integration des SAP BI in den Planungs- und Reportingprozess bietet folgende Vorteile: Die Integration des SAP BI in den Planungs- und Reportingprozess bietet folgende Vorteile: Flexibles und ausbaufähiges Berichtswesen Entlastung der operativen Systeme Anbindung von Fach- und Vorverfahren zur Datenauswertung system-, mandanten- und modulübergreifende Auswertungen Flexibler Planungsprozess vom Eckwert bis zur Feinplanung Nahtlose Portalintegration mit Single-Sign-On Verbindung von grafischen und tabellarischen Informationen zur schnellen Informationserfassung und Entscheidungsunterstützung Automatisierte Erzeugung und Verteilung von Berichten (Zeit-oder Schwellwertgesteuert) Komfortable Erstellung des Haushaltsplans und der Jahresrechnung mit benutzerspezifischen Layouts 28

29 Trendthema BI-gestütztes Reporting Modulübergeifend Buchungskreis-übergreifend Reporting im SAP BW Kostenrechnungskreis-übergreifend Mandantenübergreifend Systemübergreifend (Vorverfahren) Jahresübergeifend Im einem SAP BW lassen sich alle verfügbaren Datensätze sammeln und bedarfsgerecht auswerten. 29

30 Trendthema BI-gestütztes Reporting Lösungskomponenten Visualisierung Modellierungswerkzeuge iviews Visual Composer (VC) Web Items (iviews) Web Application Designer (WAD) Query-Designer Data Warehouse BAPIs Business Warehouse Quellsysteme NON SA P 30

31 Migrationsweg in BB Ausgangssituation 2003 Pilotprojekte Welle 1 (StK) Ergänzung der Kostenrechnung auf SAP-Basis Pilotprojekte Welle 2 (Polizei) Sukzessive Ablösung DOGRO- Mittelbewirtschaftung Abschlüsse (Tag-Jahr) Abschlüsse (Tag-Jahr) Abschlüsse (Tag-Jahr) Kassenverfahren Kassenverfahren Fachverfahren Weitere Kassen Kassenverfahren Fachverfahren Weitere Kassen Mittel- bewirtschaftung Fachverfahren Weitere Kassen SAP Warenhaus DOGRO- Mittelbewirtschaftung SAP- Kostenrechnung DOGRO- Mittelbewirtschaftung SAP- Kostenrechnung Haushaltsplanung Haushaltsplanung Haushaltsplanung 31

32 Migrationsweg in BB Beginn MI Projekt 2006 IPSV Master Stufe 3 (2006) NFM Master Stufe 4 (2007) Gesamtintegriertes Rechnungswesen mit SAP Endstufe 2009 Gesamtintegrierte Ressourcensteurung mit SAP SAP- Kasse Abschlüsse (Tag-Jahr) LJK SAP-Abschlüsse (Tag-Jahr) IPSV Master SAP-Abschlüsse (Tag-Jahr) Kassenverfahren Kassenverfahren Kassenverfahren Mittelbewirtschaftung Fachverfahren Kostenrechnung KIDICAP Warenhaus Mittelbewirtschaftung KIDICAP Warenhaus Kostenrechnung Mittelbewirtschaftung HR Warenhaus Kostenrechnung Haushaltsplanung Haushaltsplanung Haushaltsplanung 32

33 Status im Projekt MHR Feinkonzept Modernisierung des Haushalts- und Rechnungswesens (MHR) liegt vor (Stand: Juni 2009) Finaler Beschluss zur Umsetzung MHR durch Haushaltsausschuss des Bundestages zum geplant Vorbereitung zur Initiierung der Pilotphase durch Projektgruppe eingeleitet Grundlegende Vorarbeiten zum Einsatz der MACH Software sind bereits in den DLZ- Teilprojekten Beschaffung und Rechnungsbearbeitung erfolgt DLZ Haushalt und IT? 33

34 Prämissen aus der MHR-Konzeption für die Umsetzung Maximal Produkte, mindestens 1 Produkt pro Behörde Schaffung von Voraussetzungen in der IT nötig, um erhöhtes Volumen bei der Erfassung und Verarbeitung von Daten zu bewerkstelligen Ausgangspunkt: Ansatz einer offenen Architektur mit klarer Aufgabenzuteilung zwischen Zentral wahrgenommenen Funktionen und Dezentral wahrgenommenen Funktionen Ansatz einer Integration der vorhandenen zentralen und vorhandenen dezentralen Komponenten (kein zentrales ERP-System) Ein zentrales BI-System wird zukünftig den Haushaltsplanungsprozess, den Bewirtschaftungs- und Jahresabschlussprozess sowie die Berichterstellung unterstützen 34

35 Ausgangslage für die technische Konzeption von MHR (IST) Quelle: Feinkonzept MHR, Abschnitt E/ IT-System, BMF

36 Vorgeschlagene Architekturlösung mit Änderungsbereichen (Soll) Quelle: Feinkonzept MHR, Abschnitt E/ IT- System, BMF 2009 Bestehende ERP-Systeme der Ressorts werden weiterhin in die neue Systemstruktur eingebunden. Ebenso existierenden Fachverfahren, die über die Schnittstelle F15Z direkt an das HKR- System angebunden sind. 36

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