Übungsverzeichnis... VIII Einleitung...1. Allgemeine Hinweise... 1 Tasten und deren Namen Excel konfigurieren...3 Arbeitsumgebung...

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis II Inhaltsverzeichnis Übungsverzeichnis... VIII Einleitung...1 Allgemeine Hinweise... 1 Tasten und deren Namen... 1 Excel konfigurieren...3 Arbeitsumgebung...5 Excel starten und beenden... 5 Menüleiste und Menüs... 6 Befehl auswählen im Menü... 6 Die verschiedenen Befehlsarten... 8 Kontextmenü... 9 PopUp-Menüs Symbolleisten Befehl auswählen über die Symbolleiste Symbolleisten einblenden/ausblenden Symbolleisten verschieben Symbolleiste «Standard» Symbolleiste «Format» Bearbeitungsleiste Namensfeld Eingabefeld Statusleiste Elemente des Arbeitsmappenfensters Bildlaufleisten Blattregister Registerlaufpfeile Aktive Zelle Die verschiedenen Mauszeiger Übungsteil Arbeitsumgebung Arbeitsmappe...23 Was ist eine Arbeitsmappe? Neue Arbeitsmappe erstellen Arbeitsmappe abspeichern Speichern Speichern unter Arbeitsmappe schliessen Gespeicherte Arbeitsmappe öffnen Dialogfenster «Öffnen» Mehrere geöffnete Arbeitsmappen Schnell eine kürzlich gebrauchte Datei finden Dateiablage Löschen Drucken Mustervorlagen Mustervorlage erstellen Mustervorlage abspeichern Mustervorlage verwenden Mustervorlage verändern... 37

2 Inhaltsverzeichnis III Schützen Schutz einrichten Schutz aufheben Übungsteil Arbeitsmappe Tabellen...40 Was ist eine Tabelle? Ändern des Nummerierungssystems Anzahl Tabellen pro Arbeitsmappe Markieren (gruppieren) Einzelne Tabelle markieren Mehrere Tabellen markieren (gruppieren) Alle Tabellen markieren (gruppieren) Einzelne Tabelle aus Gruppierung entfernen Gruppierung aufheben Umbenennen Neue Tabelle in Arbeitsmappe einfügen Löschen Sich bewegen in der Tabelle Mit den Bildlaufleisten Mit Tastenkombination Weitere Möglichkeiten Verschieben oder kopieren In derselben Arbeitsmappe In eine andere Arbeitsmappe Anzeigeoptionen für Tabellen Gitternetzlinien ein- oder ausblenden Zeilen- und Spaltenüberschriften ein- oder ausblenden Benutzerdefinierte Ansicht Ein- / ausblenden von Tabellen Teilen des Arbeitsmappenfensters Fixieren der Fensterteilung Anzeige im Fenster vergrössern oder verkleinern (Skalieren) Schützen Schutz einrichten Schutz aufheben Drucken Seitenansicht Seitenumbruch-Vorschau Druckvorbereitung (Dialogfenster «Seiten einrichten») Drucken Übungsteil Tabellen Spalten und Zeilen Markieren Zeilen Spalten Unabhängige Zeilen und Spalten Formatieren Spaltenbreite Zeilenhöhe Ausblenden und einblenden Löschen Spalte löschen Zeilen löschen

3 Inhaltsverzeichnis IV meinfügen Spalte einfügen Zeile einfügen Übungsteil Spalten und Zeilen Zellen Dateneingabe Dateneingabe abschliessen Eingabefehler korrigieren Zahlen Text Datumswerte Zeitwerte Werte in Zellen automatisch ausfüllen (Datenreihen) Gültigkeitsprüfung der Dateneingabe Markieren Einzelne Zelle Zellen neben- oder untereinanderliegend Matrix Unabhängige Zellbereiche Markieren aller Zellen einer Tabelle Formatieren Register «Zahlen» Register «Ausrichtung» Register «Schrift» Register «Rahmen» Register «Muster» Register «Schutz» Zellformate übertragen Zellinhalte verändern Zellinhalte ausschneiden oder kopieren Die Zwischenablage Ausschneiden Kopieren Einfügen Einfügen Eine einzelne Zelle einfügen Mehrere Zellen einfügen Einfügen von Zellen mit Inhalt Löschen Zellinhalte löschen Zellformate löschen Zellen löschen Suchen und Ersetzen Suchen Ersetzen Namen zuweisen Namen manuell zuweisen Namen automatisch erstellen Namen sichtbar machen Namen übernehmen Namen löschen Beschriftungsbereiche Übungsteil Zellen

4 Inhaltsverzeichnis V Analyse von Tabellendaten Sortieren Sortieren nach einem Kriterium (Zeilen) Sortieren nach mehreren Kriterien (Zeilen) Spalten sortieren Filtern Anwenden (ein Kriterium) Anwenden (zwei Kriterien) Höchste bzw. niedrigste Werte filtern (Top10-AutoFilter) Leere bzw. nicht leere Zellen filtern Ausschalten Pivot-Tabellen (Auswertungen) Erstellen Beispiele verschiedener Auswertungen Feldeigenschaften Verändern Formatieren Symbolleiste «Pivot-Tabelle» Übungsteil Analyse von Tabellendaten Formeln Arten von Formeln Formeln mit Operatoren Formeln mit Funktionen Adressbezüge Bezugsarten Bezüge in Formeln eingeben Relative und absolute Bezüge Bezüge zu Tabellen in derselben Arbeitsmappe Bezüge zu andern Arbeitsmappen (externe Bezüge) Namen in Formeln verwenden Formeln eingeben Manuelle Eingabe Funktionsassistent verwenden Wichtige Funktionen =ABS( ) =ANZAHL( ) =ANZAHL2( ) =DATUM() =DATWERT( ) =GANZZAHL( ) =HEUTE( ) =IDENTISCH( ) =ISTLEER( ) =JAHR( ) =JETZT( ) =MAX( ) =MIN( ) =MITTELWERT( ) =MONAT( ) =ODER( ) =RUNDEN( ) =SUMME( ) =SUMMEWENN( ) =SVERWEIS( ) =TAG()

5 Inhaltsverzeichnis VI m=tage360( ) =TEXT( ) =UND( ) =WENN( ) =WOCHENTAG( ) =WVERWEIS( ) =ZÄHLENWENN( ) Funktionen kombinieren WENN() kombiniert mit UND()-Funktion WENN() kombiniert mit ODER()-Funktion IDENTISCH() kombiniert mit ODER()-Funktion Datumsberechnungen Tage berechnen Altersgrenzen berechnen Stunden zusammenzählen (über 24 Stunden) Fehlerwerte und Fehlermeldungen Fehlerwerte Fehlermeldungen Wahrheitswerte Formelergebnis anzeigen Formeln sichtbar machen Formelwerte in fixe Werte umwandeln Formeln ausschneiden oder kopieren Formeln ausfüllen (nach unten, nach rechts usw.) Übungsteil Formeln Diagramme Elemente eines Diagramms Erstellen Schritt 1 von 4: Diagrammtyp wählen Schritt 2 von 4: Diagrammquelldaten Schritt 3 von 4: Diagrammoptionen Schritt 4 von 4: Diagrammplatzierung Diagrammtypen Standardtypen Benutzerdefinierte Diagrammtypen Formatieren Elemente markieren Diagrammtyp ändern Datenbereich verändern Dialogfenster «formatieren» D-Diagramme formatieren Trendlinie hinzufügen Textfeld hinzufügen Diagramm verschieben und Grösse verändern Löschen Übungsteil Diagramme Hilfe! Was wenn ich nicht mehr weiter weiss? Direkthilfe Office-Assistent Aktionen des Office-Assistenten Optionen des Office-Assistenten Office-Assistenten ein-/ausblenden Lösung suchen mit Office-Assistenten

6 Inhaltsverzeichnis VII massistenten wählen Microsoft Excel-Hilfe Inhalt Antwort-Assistent Index Office im Web Tastenkombinationen Allgemein Bewegen in einem Tabellenblatt oder einer Arbeitsmappe Bewegen in der Seitenansicht Arbeiten mit Tabellenblättern Eingeben von Daten Löschen von Daten Bearbeiten Arbeiten in Zellen oder im Eingabefeld Formeln Zellenformate festlegen Einfügen, Löschen und Kopieren einer Auswahl Navigieren in einer Auswahl Markieren von Daten und Zellen Markieren von Zellen, Spalten und Zeilen Markieren von Zellen, die besondere Charakteristika besitzen Menüs und Symbolleisten Verwendung des Office-Assistenten Index...399

7 Übungsverzeichnis VIII Übungsverzeichnis Übung 1: Arbeitsumgebung...22 Übung 2: Arbeitsmappe erstellen/speichern/öffnen...39 Übung 3: Arbeiten mit Tabellen Übung 4: Tabelle löschen / schützen Übung 5: Tabellen drucken Übung 6: Arbeiten mit Spalten und Zeilen Übung 7: Zelleingabe und -formatierung, Zellinhalt verändern und löschen Übung 8: Datenreihen Übung 9: Benutzerdefinierte Zellformate Übung 10: Sortieren / Filtern / Pivot-Tabelle Übung 11: Formel eingeben: manuell und mit Funktionsassistent Übung 12: Relative und absolute Adressbezüge Übung 13: Relative und absolute Adressbezüge kombiniert Übung 14: Adressbezüge Übung 15: Namen zuweisen Übung 16: Funktionen anwenden / prozentualen Anteil berechnen Übung 17: Funktion =SVERWEIS/ Multiplikation / Addition / Subtraktion Übung 18: Formeln ausfüllen / =RUNDEN() Übung 19: Formeln ausfüllen / Funktionen anwenden und kombinieren Übung 20: Funktion =WENN() / verschachtelte Funktion (einfache Bsp.) Übung 21: Funktion =WENN() / verschachtelte Funktion (komplexe Bsp.) Übung 22: Kombinationen Funktion =WENN() und =UND() Übung 23: Kombinationen Funktion =WENN() und =ODER() Übung 24: Säulendiagramm auf Tabellenblatt erstellen Übung 25: Balkendiagramm auf Diagrammblatt erstellen Übung 26: Diagramm mit Trendlinie / Liniendiagramm...379

8 Beispiel: Zellen Formatieren In Zelle A2 A befindet sich die Zahl 32, der 2 Nachkommastellen zugewiesen wurden. In Zelle B2 B befindet sich dieselbe Zahl 32, jedoch als Text formatiert. 161 Kategorie «Sonderformat» Die Kategorie «Sonderformat» 1 lässt eingegebene Zahlen speziell formatieren. Wählen Sie im Auswahlfenster «Typ» 2 das gewünschte Sonderformat. Nachstehend Beispiele der verschiedenen Sonderformate. Kategorie «Benutzerdefiniert» Wenn ein vordefiniertes Zahlenformat, das Sie in den vorstehend beschriebenen Registern und Kategorien finden, Ihre Daten nicht auf die gewünschte Weise anzeigt, können Sie hier ein eigenes, eben ein benutzerdefiniertes Zahlenformat erstellen. Benutzerdefinierte Zahlenformate verwenden Formatcodes, die beschreiben, wie eine Zahl, ein Datum, eine Uhrzeit oder Text angezeigt werden soll. Beispiele Zahlenformate mit Masseinheiten: Vorgehen: 1. Markieren Sie jene Zelle oder Zellen, die Sie mit dem z.b. «km»-format versehen möchten. 2. Wählen Sie im Menü «Format» den Befehl «Zellen»: das Dialogfenster «Zellen formatieren» öffnet sich. 3. Klicken Sie auf das Register «Zahlen» A. 4. Klicken Sie auf die Kategorie «Benutzerdefiniert» B.

9 5. Zellen Formatieren 162 Wählen Sie das gewünschte Zahlenformat C. 6. Im Eingabefeld «Typ» D ergänzen Sie das vorhandene Zahlenformat. Sie klicken am Ende der Eintragung, fügen einen Leerschlag ein und in Anführungs- und Abführungsstrichen schreiben Sie «km». 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche «OK» E. Das gewählte Zahlenformat «#,##0,00» bewirkt, dass die Zahlen in den markierten Zellen mit zwei Dezimalstellen und 1000er- Trennzeichen dargestellt werden. Das nach einem Leerschlag angehängte «km» bewirkt, dass bei jeder eingegebenen Zahl noch «km» angezeigt wird. Beispiele benutzerdefinierter Zahlenformate Format Darstellung in der Zelle 1 Tipp Wenn Sie möchten, dass die Zahlen in einer Spalte etwas Abstand nehmen vom rechten Spaltenrand, geben Sie im benutzerdefinierten Format ganz rechts aussen einen Leerschlag ein. Dieser Leerschlag kann vor dem Schlussstrich oder alleinstehend nach dem Schlussstrich eingegeben werden. Format ohne Leerschlag: Format mit einem Leerschlag:

10 Zellen Formatieren Hinweis Benutzerdefinierte Zahlenformate werden in jener Arbeitsmappe abgespeichert, in welcher die Formate erstellt wurden. Bei Öffnen einer neuen leeren Arbeitsmappe sind die von Ihnen in einer andern Arbeitsmappe erstellten benutzerdefinierten Formate nicht mehr vorhanden. Sie haben die Möglichkeit, eine leere Arbeitsmappe mit sämtlichen von Ihnen immer wieder verwendeten Formate zu erstellen. Diese Arbeitsmappe kann als Mustervorlage abgespeichert werden (siehe Seite 34). Formattext in Zelle linksbündig dargestellt Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat erstellen, in welchem die Texteintragung wie «Stück», «WQ» (Wertquote), usw. vor der Zahl dargestellt werden soll, werden Sie damit nicht zufrieden sein. Die Mengenangabe "WQ" (Wertquote) soll linksbündig am linken Rand stehen und die Zahlen sollen rechtsbündig ausgerichtet sein. Vorgehen: 1. Markieren Sie die zu formatierenden Zellen. 2. Wählen Sie im Menü «Format» den Befehl «Zellen»: das Dialogfenster «Zellen formatieren» öffnet sich.

11 3. Zellen Formatieren Klicken Sie auf das Register «Zahlen» A. 4. Wählen Sie bei «Kategorie» «Benutzerdefiniert» B. 5. Im Eingabefeld «Typ» C geben Sie folgendes benutzerdefiniertes Format ein: "WQ"* #'##0,00 Achten Sie auf das Multiplikationszeichen nach "WQ". Dies bewirkt, dass "WQ" in der Spalte linksbündig ausgerichtet wird. Die Zahl wird automatisch rechtsbündig ausgerichtet. Das dem Multiplikationszeichen folgende Zeichen (in unserem Falle ein Leerschlag) wird zwischen "WQ" und der Zahl als Füllzeichen benutzt. 164 Wenn Sie als Füllzeichen, anstelle des Leerschlags nochmals ein Multiplikationszeichen eingeben, wird dieses als Füllzeichen benutzt: 3 Hinweis Alles was links vom Multiplikationszeichen steht wird linksbündig ausgerichtet. Alles was rechts vom Multiplikationszeichen steht, wird rechtsbündig ausgerichtet. Das dem Multiplikationszeichen unmittelbar folgende Zeichen wird als Füllzeichen verwendet. Benutzerdefinierte Datumsformate Genau so, wie Sie eigene Zahlenformate definieren, können Sie auf dem Register «Benutzerdefiniert» auch eigene Datumsformate kreieren. Beispiele: Eingabe Format Darstellung in Zelle «T.» bedeutet, Sie wollen in der Zelle nur die Tage mit einem nachfolgenden Punkt angezeigt sehen.

12 «T.M» Zellen Formatieren 165 bedeutet, Sie wollen in der Zelle die Tage und den Monat mit einem Punkt dazwischen angezeigt sehen. Wie Sie sehen, wird der Monat nur mit einer Zahl ohne vorangestelltes Null angezeigt. Wenn Sie möchten, dass sowohl der Tag wie auch der Monat mit einem vorangestellten Null angezeigt wird, dann wählen Sie folgende Formatierung: Weitere Beispiele: Eingabe Format Darstellung in Zelle Spezielle Datumsformate Eingabe Format Darstellung in Zelle Benutzerdefinierte Zeitformate Genauso wie Sie eigene Datumsformate definieren, können Sie auf dem Register «Benutzerdefiniert» auch eigene Zeitformate kreieren. Eingabe Format Darstellung in Zelle Sie können beispielsweise auch die Formatierung «s "Sek."» weglassen. Obwohl Sie bei der Eingabe Sekunden (43) miteingegeben haben, werden in der Darstellung die Sekunden unterdrückt.

13 Zellen Formatieren 166 Benutzerdefiniertes negatives Prozentformat In Excel kann beim Prozentformat lediglich die Anzahl Stellen definiert werden. Jedoch fehlt ein Prozentformat das vor der Prozentzahl einen Minusstrich aufweist und in roter Farbe dargestellt ist. Vorgehen: 1. Wählen Sie im Menü «Format» den Befehl «Zellen» oder drücken Sie die Tastenkombination b + : das Dialogfenster «Zellen formatieren» öffnet sich. 2. Klicken Sie auf das Register «Zahlen» A. 3. Klicken Sie auf die Kategorie «Benutzerdefiniert» C und geben Sie im Feld «Typ:» das nachstehend gezeigte Prozentformat ein D. 0,00%;[Rot]-0,00% Wie Sie eckige Klammern schreiben können, ist im untenstehenden «Tipp» beschrieben. 4. Wenn Sie das Format eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche «OK» E. 1 Tipp Eckige Klammern ([ ]) erstellen Sie mit den folgenden Tastenkombinationen: Deutsche Tastatur: [ Öffnende eckige Klammer: b + o + { ] Schliessende eckige Klammer: b + o + } Schweizer Tastatur: [ Öffnende eckige Klammer: c + Ü ] Schliessende eckige Klammer: c + π