Wissen und Information 2005

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1 Wissen und Information 2005 Ergebnisse einer Studie Prof. Dr.-Ing. Joachim Warschat

2 Inhalt 1 2 Die FhG Wissensmanagement-Community Kernaussagen der Studie

3 PM / SE PM / SE Wissen anwenden Wissen verteilen Kernprozeß Wissen generieren Wissen speichern Wissensmanagement Wissensmanagement in der Fraunhofer-Gesellschaft Monitor Wissensexperte begleitende Schulungen Wissensnachfolger Wissensnachfolger Netzwerkaufbau persönlicher Erfahrungsaustausch Übernahme von Aufgaben Einarbeitung in Projekt e Itzehoe Bremen Hannover Braunschweig Oberhausen Dortmund Golm Magdeburg Berlin PAGE-1 February 4, :30 CET Definition Design Realization Validation Production Duisburg Schmallenberg Aachen St. Augustin Jena Euskirchen Ilmenau Chemnitz Dresden Diskussion Entwickler Beiträge DarmstadtWürzburg Kaiserslautern Erlangen St. Ingbert Saarbrücken Pfinztal Karlsruhe Stuttgart Freising M M Experten aus der Entwicklung Experten aus der Entwicklung Wissensmanagement als dezentrale Aufgabe der einzelnen Institute Freiburg Unterstützung durch zentrale Beratungsabteilung

4 Die FhG-Wissensmanagement-Community Zielsetzung Innovation: gemeinsame Entwicklung innovativer WM- Leistungen Marketing: Gemeinsamer Marktauftritt ( Fraunhofer-WM- Marke ) Akquisition: Gemeinsame Bearbeitung von Projekten Arbeitsform Die Community ist ein offenes Netzwerk an WM interessierter Mitarbeiter Rollen Zentrale Abteilung koordiniert die Aktivitäten und bereitet Treffen vor Die inhaltliche Arbeit wird von den Instituten in Arbeitskreisen durchgeführt

5 Entwicklung der Community: Vom Erfahrungsaustausch zu Innovationen Beginn Januar 2003 Stand Aachen Kaiserslautern Dortmund St. Augustin Darmstadt Karlsruhe Stuttgart Berlin Magdeburg Erlangen Zielsetzung / Vision Moderation, Leitung Vertrauensbildende Maßnahmen Arbeitsorganisation Fachlicher Austausch Freiwillig, Nennung von Themenverantwortlichen Community Building Event Virtuelle Plattform (BSCW) -Verteiler Gemeinsame Entwicklung komplementärer Kompetenzen und Projekte Koordinierung durch Abt. D3, Nennung von Arbeitsgruppen- Mitgliedern Halbjährliche Treffen, Treffen in Arbeitsgruppen, Telefonkonferenzen, Virtuelle Plattform/ -Verteiler Arbeitsgruppen: 1. Kooperationsformen 2. Wissenslandkarte 3. Marktstudie Definition gemein. Spielregeln u. Prozesse

6 Inhalt 1 Die FhG Wissensmanagement-Community 2 Kernaussagen der Studie

7 Wissen und Information 2005 Zielsetzung: Aktueller Entwicklungsstand von Wissensmanagement und zukünftige Herausforderungen in Unternehmen Durchführung Online Befragung im Oktober und November 2004 Teilnehmer: 540 Unternehmen im deutschsprachigen Raum

8 Kernfragen Folgende Fragen standen im Fokus der Studie: Welche Bedeutung hat Wissensmanagement in Zukunft? Welche Instrumente des Wissensmanagements werden aktuell in Unternehmen angewendet? Welche Dimension des Wissensmanagement- Dreiecks (Mensch, Organisation und Technologie) wird derzeit von Unternehmen vorangetrieben? Welches Lösungspotenzial wird dem diffusen Begriff»Wissensmanagement«zugesprochen?

9 Dimensionen von Wissensmanagement Organisation Entwicklung von Methoden für Wissenserwerb, -speicherung und -transfer (Rollen, Hierarchien, Expertennetzwerke) Mensch Technologie Gestaltung einer Unternehmenskultur, die einen kontinuierlichen Wissensfluss unterstützt (Lernen, Motivation, Vertrauen) I&K (Plattformen, Software & Hardware) als Bausteine eines flexiblen Wissensmanagements

10 Der Lebenszyklus von Wissensmanagement Sichtbarkeit Wissensmanagement heute Höhepunkte der übertriebenen Erwartungen Technologischer Auslöser Talsohle der Ernüchterung Allmähliche»Aufklärung«Rentabilitätsniveau Reife Quelle: Gartner 2004

11 Bedeutung und Zufriedenheit von Wissensmanagement sehr wichtig/ wichtig 91 % Bedeutung Sehr gut/ gut 24 % Zufriedenheit Für 91 Prozent der befragten Unternehmen bleibt Wissensmanagement weiterhin ein wichtiges Thema. Nur 24 Prozent der befragten Unternehmensvertreter schätzen die gegenwärtige Nutzung des vorhandenen Wissens in ihrem Unternehmen als»sehr gut«oder»gut«ein. Zusätzlich gibt es großen Nachholbedarf bei der Integration von Wissensmanagement in die Geschäftsprozesse.

12 Relevante Unternehmensbereiche für Wissensmanagement Wissensmanagement ist sehr wichtig für: F&E Unternehmensplanung Marketing, Vertrieb Orga, IT Produktion Bereiche mit unstrukturierten, kreativen Prozessen sehen das größte Potenzial für den Einsatz von Wissensmanagement. Finanzen Einkauf Personal 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

13 Organisation Aktueller Stand: Über 50% der Befragten bewerten die Nutzung informeller Strukturen als erfolgreich und zukünftig Erfolg versprechend. Parallele Wissensmanagement-Prozesse sind nicht sinnvoll, Wissensmanagement muss in Prozesse integriert werden. Zukünftige Herausforderungen: zukünftig hoher bis sehr hoher Handlungsbedarf zur Integration von Wissensmanagement in die operativen Prozesse Wissensmanagement muss die drei Ebenen einer Organisation und ihre Prozesse integrieren

14 Organisation Handlungsbedarf in den nächsten 3 Jahre ist sehr hoch für: Nutzung informeller Strukturen Schaffung von Wissens- DL-Funktionen Einrichtung einer Abteilung Festlegung in Stellenbeschreibungen Schaffung neuer WM-Stellen Informelle Strukturen (z.b. CoP) stellen das wichtigste Gestaltungs-element dar WM-Stellen in der Primärorganisation werden nur vereinzelt geschaffen 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

15 Mensch: Handlungsbedarf in drei Jahren Handlungsbedarf in den nächsten 3 Jahre ist sehr hoch für: Offene Kommunikationskultur Förderung von Wissensnetzwerken Sicherung von Erfahrungswissen Strategische Unternehmensplanung Förderung Wissensaustausch Neben einer offenen Kultur stellen die Förderung von Wissensnetzwerken und die Sicherung von Erfahrungswissen die größten Herausforderungen dar Aufbau von Kompetenzen 15% 20% 25% 30% 35% 40%

16 Geplanter Einsatz von Instrumenten im Unternehmen Visualisierung von Kompetenzen Aufbereitung von Erfahrungen Leistungsbeurteilung Anreizinstrumente Bilanzierungsinstrumente für Kompetenzen Förderung Wissenskultur Prüfung der kommunikativen Kompetenzen Kompetenzvisualisierung: Gezielter Mitarbeitereinsatz für effiziente Projekte Erfahrungsaufbereitung: Lernen von Anderen, Vermeidung von Fehlern 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Geplanter Einsatz in %

17 Technologie Herausforderungen: Aktuell: Semantic Web, Bestimmung ROI, Assistenzsysteme Zukünftig: kollaboratives Wissensmanagement, Geschäftsprozess-integrierte Wissensdienste Einsatz und Zufriedenheit: Einsatz: Etabliert bei DMS/CMS (69%) und Groupware (67%) Potential: Erfahrungsdatenbanken, Wikis / Weblogs und Wissenslandkarten Zufriedenheit: Generell gering (< 50%, Ausnahme Groupware)

18 Technologie Groupware DMS/CMS Erfahrungs-DB Workflow-Systeme CMS/DMS sind am Markt etabliert Wissensfunktionen werden zunehmend in bestehende Anwendungen integriert E-Learning Social Software Expertensysteme Wenig Wachstum bei Expertensystemen Wissenslandkarten 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Regelmäßige Nutzung der Instrumente in %

19 Technologie Groupware Nutzerzufriedenheit ist nur bei etablierten Anwendungsklassen hoch DMS/CMS Erfahrungs-DB Workflow-Systeme E-Learning Social Software Usability muss weiter verbessert werden Erfahrungsdatenbanken und Social Software (Wiki, Weblogs) werden zukünftig noch stärker eingesetzt Expertensysteme Wissenslandkarten 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% 60% Große und sehr große Zufriedenheit in %

20 Zusammenfassung Im Bereich humanorientiertes Wissensmanagement stehen die Kommunikationskultur, der Wissensaustausch sowie Wissensnetzwerke mit zunehmender Unternehmensgröße im Fokus der Betrachtung. Das größte Anliegen der Unternehmen liegt darin, das Experten- und Erfahrungswissen ihrer Mitarbeiter sichtbar und verfügbar zu machen. Technologische Trends für die zukünftige Nutzung sind das selbstorganisierte, kollaborative Wissensmanagement (z.b. Social Software) und geschäftsprozessorientierte Wissensdienste.

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