Digitales Wissensmanagement in der Mandantenbetreuung

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1 Digitales Wissensmanagement in der Mandantenbetreuung Viktor Foerster, Michael Wagner FOERSTER+RUTOW RECHTSANWÄLTE r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

2 Abkürzungsverzeichnis Riskmanagement und Wissensmanagement Notwendigkeit eines Riskmanagements fr_risk_management_system Wissensmanagement als ein Modul des Riskmanagements Unterscheidung Wissensmanagement / Dokumentenmanagement fr_digital_knowledge_management (fr_dkm) Zielgruppe Funktionen fr_coaching_system Zielgruppe fr_coaching_module fr_coaching_basic fr_coaching_advanced fr_coaching_top fr_coaching_excellence Zeitaufwand Zertifikat Tools der fr_coaching_module fr_elearning_tool / Evaluation Klauseln Checklisten Glossar Suchfunktion Interaktivität Links Sprache Client Policy Handbooks (CPH) Kurzbeschreibung fr_client_policy_handbook Organisation and Infrastructure fr_client_policy_handbook Contracts and Riskmanagement fr_client_policy_handbook Standard Solutions fr_client_policy_handbook Specific Solutions fr_tools (fr_ilm, fr_glossar) fr_ilm fr_glossary Technische Spezifikation fr_dkm Kurzbeschreibung Technische Voraussetzungen Client Policy Handbooks (CPH) Kurzbeschreibung Technische Voraussetzungen Ergebnis r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

3 Abkürzungsverzeichnis Abk. Erläuterung AGB BGB CPH d.h. F+R fr_dkm fr_ilm HGB KMU KonTraG SSL vgl. VOB VOL z.b. Allgemeine Geschäftsbedingungen Bürgerliches Gesetzbuch Client Policy Handbook das heißt Foerster+Rutow Rechtsanwälte fr_digital_knowledge_management fr_internet_link_manager Handelsgesetzbuch Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen, vgl. Empfehlung der Kommission vom (2003/361/EG) Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich Secure Socket Layer vergleiche Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Verdingungsordnung für Leistungen zum Beispiel r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

4 1. Riskmanagement und Wissensmanagement 1.1 Notwendigkeit eines Riskmanagements Im Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ist bestimmt, dass die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften verpflichtet sind, ein wirksames und funktionsfähiges internes Kontrollsystem einzurichten, um Entwicklungen, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden, frühzeitig zu erkennen. Dabei ist bei mehrstufigen Unternehmen (Mutter-, Tochtergesellschaften) die Überwachungs- und Organisationspflicht gruppenweit zu verstehen, sofern von den Tochtergesellschaften bestandsgefährdende Entwicklungen für die Unternehmensgruppe ausgehen können. 1.2 fr_risk_management_system Das fr_risk_management_system ist auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zugeschnitten. Zielsetzung des fr_risk_management_system ist es, das Standardgeschäft von KMUs so zu optimieren, dass dafür nur noch ein geringerer rechtlicher Beratungsaufwand erforderlich ist und die Konzentration stattdessen auf solche Einzelfälle, Verträge und Projekte erfolgen kann, die für eine Standardisierung nicht in Betracht kommen. 1.3 Wissensmanagement als ein Modul des Riskmanagements Die Intensivierung der Globalisierung und die Entwicklung der Gesellschaft zu einer Wissensgesellschaft machen ein unternehmensweites Wissensmanagement zu einer notwendigen Konsequenz. Das fr_risk_management_system bietet KMUs einen systematischen Einstieg in den Aufbau eines Wissensmanagements. Dabei wird den Nutzern das Wissen effektiv zugänglich gemacht, und zwar auf einer einheitlichen Wissensbasis mit unterschiedlichen Medien (z.b. für den Mitarbeiter: CD-ROM; im Unternehmen: Intranet). Da die Unternehmenskulturen (insbesondere in unterschiedlichen Unternehmenseinheiten mit gegensätzlichen Kulturdimensionen 1 ) einen Schlüsselfaktor für das Wissensmanagement darstellen, muss es das Ziel für global operierende Unternehmen sein, ein interkulturelles Wissensmanagement zu organisieren und aktiv zu unterhalten. 1 vgl. Marion A. Weissenberger-Eibl und Patrick Spieth: Intercultural Co-operation: A Consequence of Cultural Constraints in Managing Knowledge, Sonderdruck r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

5 1.4 Unterscheidung Wissensmanagement / Dokumentenmanagement Wichtig für die Effektivität eines Wissensmanagements ist die konsequente Unterscheidung und Abgrenzung zwischen Wissens- und Dokumentenmanagement: Wissensmanagement (WM) Dokumentenmanagement (DM) nur Wissensrelevantes mit Wiederholungscharakter Know-How-Bündelung Synergienutzung Verteilung und Kontrolle von Kernkompetenzwissen systematischer Aufbau von Wissen Kommunikation Verwaltung Entwürfe Entwicklung Dokumentenfluss Wiederauffinden Archivierung 2. fr_digital_knowledge_management (fr_dkm ) 2.1 Zielgruppe fr_digital_knowledge_management (fr_dkm ) wurde von F+R als Wissensmanagement- Tool für KMUs entwickelt. Es wird bereits in verschiedenen Unternehmen eingesetzt, eignet sich aber auch für beratende Berufe (z.b. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) und Universitäten (z.b. Lehrstühle). Beispiele aus der Praxis: fr_dkm -Anwendung Corporate Documents Vertragsverwaltung Umwelt- und Sicherheitsrecht Altersversorgung Beschreibung Verwaltung von gesellschaftsrechtlichen Verträgen für die Unternehmensgruppe (Mutter- und Tochtergesellschaften) Verwaltung komplexer Verträge mit Abbildung der Vertragsstruktur (Anlagen, Nachträge), z.b. Industrieanlagenverträge Verwaltung umweltrechtlicher Dokumente (z.b. Vorschriften, Genehmigungen, Reports, Technische Spezifikationen) Verträge und Dokumente zur Altersversorgung der Unternehmensgruppe r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

6 fr_dkm -Anwendung Schiedsverfahren Gerichtsprozesse Claim Management Beschreibung Verwaltung der Dokumente bei der Durchführung des gesamten Schiedsverfahrens mit verschlüsselter Online-Zugangsmöglichkeit für die am Schiedsverfahren Beteiligten Schriftsätze und Gutachten in komplexen Gerichtsprozessen zur effektiven Durchführung und Verwaltung dieser Verfahren Verwaltung komplexer Forderungen durch strukturierte Ordnung der relevanten Dokumente und Zuordnung zu den definierten Claims 2.2 Funktionen fr_digital_knowledge_management ermöglicht die effektive Administration von komplexen Verträgen und Dokumenten und schafft darüber hinaus ein hohes Rationalisierungspotential. Dies wird erreicht durch folgende Funktionen: Abbildung von Vertragsstrukturen (z.b. Vertrag mit Anlagen) Effektives Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten mit Know-How und sonstigem unternehmensrelevanten Wissen Indexierte Volltextsuche und attributbasierte Suche in verschiedenen Formaten, z.b. Word (.doc), Portable Document Format (.pdf), Webseiten (.html) Benutzer- und dokumentbezogenes Berechtigungskonzept Integriertes Terminmanagement mit -Benachrichtigungsfunktion Customizing durch frei konfigurierbare Dokumenttypen und Attribute Die Benutzeroberfläche ist - nach Auswahl des Anwenders - in deutscher und englischer Sprache verfügbar. "Skill-Datenbanken" für spezielle Bereiche, z.b. Kundenverträge, Vertriebsverträge (weltweit), Technische Dokumentation, Gesellschaftsverträge, Altersversorgung, Umwelt- und Sicherheitsrecht etc r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

7 Der folgende Screenshot zeigt eine fr_dkm -Vertragsdatenbank zur Verwaltung komplexer Industrieanlagenverträge: 3. fr_coaching_system 3.1 Zielgruppe Das fr_coaching_system stellt den Mitarbeitern und dem Unternehmen im Rahmen eines strukturierten Wissensmanagements Wissen zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter kann individuell in unterschiedlichen Anforderungsstufen (Level 1-4) Basiswissen über Vertragsdesign, Vertragsstruktur und Vertragsverwaltung aufbauen; daneben erhält er eine Wissensbasis für den täglichen Arbeitsprozess im Unternehmen. Dies ermöglicht dem Mitarbeiter. ca. 80% seiner vertragsrechtlichen Fragestellungen selbstständig und auf hohem Qualitätsniveau und damit risikoreduziert für das Unternehmen intelligent und eigenverantwortlich zu erfüllen r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

8 Diese Umsetzung führt im Unternehmen unter dem Gesichtspunkt von Wissensmanagement zu human capital bzw. knowledge capital :. 3.2 fr_coaching_module Das fr_coaching_system umfasst mehrere fr_coaching_module, die nach typischen Themenbereichen aufgebaut sind, mit denen sich Mitarbeiter in KMUs auseinandersetzen müssen: UN-Kaufrecht Vertragsschluss / AGB Einkauf Kartellrecht (Deutschland und EU) IT-Verträge Liefergeschäft Recht & E-Business Schiedsrecht (national und international) Diese fr_coaching_module sind vom grundsätzlichen Know-How (Level 1) zum speziellen Wissen (Level 4) systematisch strukturiert: r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

9 3.2.1 fr_coaching_basic In diesem Coaching Modul werden die Grundsätze erarbeitet, die ein Mitarbeiter bei Design, Struktur und Abschluss von Verträgen mit Dritten zu beachten hat. Dabei kommt es auf die besonderen Interessenlagen (z.b. Verkauf, Einkauf) noch nicht entscheidend an. Schwerpunkt dieses Moduls ist die Einbeziehung von AGB und die Vermittlung der Grundsätze der Inhaltskontrolle. Darüber hinaus werden die typischen Regelungssachverhalte eines Vertrages erläutert fr_coaching_advanced Darauf aufbauend wird das speziellere und wesentlich detailliertere Wissen des fr_coaching_advanced eingesetzt. Es ist im Wesentlichen strukturiert wie ein Liefervertrag. Zusätzlich enthält das fr_coaching_modul notwendiges Basiswissen über die besonderen Rechte und Pflichten, die sich aus dem HGB ergeben und Anforderungen an Verträge, die auf der Basis von VOB / VOL abgeschlossen werden fr_coaching_top Dieses fr_coaching_modul hat die systematische Vertiefung und Überprüfung des Wissenstransfers im Rahmen der ersten beiden Levels des Coachings zum Ziel. Dabei werden die identifizierten unternehmensspezifischen Wissensinhalte anhand der konkreten Anforderungen und Fragestellungen im Alltag des Unternehmens intensiviert. Das Coaching Modul fr_coaching_top wird dadurch geprägt, dass der Einsatz und die Umsetzung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Standardverträgen des jeweiligen Unternehmens in typischen Geschäftssituationen in Form von Workshops intensiv mit den Mitarbeitern des Unternehmens (Rollenspiele) simuliert werden. Dabei werden Argumentationshilfen, Strategien und risikomindernde Vorgehensweisen entwickelt und trainiert, z.b.: Verhalten bei sich widersprechenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder bei Zurückweisung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen durch den Vertragspartner Contract Change Management: Typische Änderungswünsche des Vertragspartners bezüglich einzelner Klauseln (Haftung, Schiedsrecht, etc.) und systematische Argumentationshilfen (z.b. für Haftungsbeschränkungsklauseln) Vorteile des Schiedsgerichtsverfahrens gegenüber dem ordentlichen Gerichtsverfahren Anwendungsbereich und Anwendungsproblematik des UN-Kaufrechts in grenzüberschreitenden Lieferverträgen Claim Management: Strategische Analyse und Bearbeitung von Forderungen mit Hilfe von Wissensmanagement-Tools r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

10 Zusätzlich werden mock-cases (simulierte Fallstudien aus der Praxis der KMUs) entwickelt, die sich an den typischen Anwendungsfällen des jeweiligen Unternehmens orientieren. Die Mitarbeiter lernen mit Unterstützung und Anleitung des Tutors, diese mit Hilfe der CD-ROMs _basic und _advanced systematisch zu lösen fr_coaching_excellence Schließlich wird - primär für die Geschäftsleitungsebene - das Modul fr_coaching _excellence angeboten. Ziel dieses fr_coaching_moduls sind spezifische Themenbereiche des Managements, z.b. Compliance Program and Code of Conduct Kartellrecht (z.b. Gruppenfreistellungsverordnungen) Wettbewerbsrecht Werberecht (Internet) IT-Recht Recht & E-Business (d.h. Einführung von E-Business in KMUs) Zeitaufwand Bei der Durchführung der fr_coaching_module haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Mitarbeiter bereit sind, erhebliche Teile der Schulungen auch außerhalb ihrer Arbeitszeit durchzuführen, da diese Schulungen auch ihrem individuellen Wissen dienen, das ihnen z.b. bei einem Wechsel des Unternehmens verbleibt r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

11 3.2.6 Zertifikat Am Ende jedes fr_coaching_moduls erhalten die Mitarbeiter, die das Coaching-Ziel erreicht haben, ein Zertifikat: 3.3 Tools der fr_coaching_module Die fr_coaching_module haben eine einheitliche Benutzeroberfläche, die zusammen mit der von F+R entwickelten Steuerleiste ein einfaches Navigieren und einen direkten Zugriff auf die nachfolgend vorgestellten Tools ermöglicht r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

12 3.3.1 fr_elearning_tool / Evaluation Das fr_elearning_tool ermöglicht dem Mitarbeiter eine effektive Selbstkontrolle seiner Lerngeschwindigkeit und seines Lernerfolges. Hierbei kann er - je nach Wissensstand und Lernfortschritt - zwischen drei Modi wählen, und zwar von der Selbstkontrolle beim Lernen und der Möglichkeit des sofortigen Nachschlagens (1. Modus) bis hin zum kapitelübergreifenden Test unter Zeitdruck (3. Modus). Unterstützt wird er dabei durch eine begleitende Langzeitstatistik für jedes Kapitel eines fr_coaching_moduls. Das fr_elearning_tool wird auch bei der Evaluation des jeweiligen fr_coaching_moduls eingesetzt und ermöglicht eine Online-Auswertung der Testergebnisse jedes Mitarbeiters. Screenshot: Klauseln In den fr_coaching_modulen befinden sich für die jeweiligen behandelten Themen Klauseln in deutscher und englischer Sprache (z.b. Boilerplates). Hier kann der Mitarbeiter, unterstützt durch die erklärenden Texte, eine qualifizierte Auswahl treffen, wenn er einen Vertrag gestaltet oder kommentiert. Im Falle der Beurteilung eines vorgelegten Vertragsentwurfes ist er in der Lage, über einen Vergleich mit den im Modul hinterlegten Klauseln risikoverändernde Zusätze oder Weglassungen zu erkennen und zu r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

13 beurteilen. Der Mitarbeiter kann die gefundene Klausel auswählen und markieren, ausschneiden und dann in sein Word- Dokument übertragen Checklisten Die Checklisten dienen dem Mitarbeiter, die im konkreten Vertrag regelungsbedürftigen Sachverhalte in systematischer Weise zu analysieren. Mit diesen Checklisten erschließen sich für den Mitarbeiter schnell die Mindeststandards und der Regelungsbedarf entscheidender Klauseln, wie z.b. einer Schiedsklausel. Damit ist der Mitarbeiter in der Lage, eine Schiedsklausel auf deren Gehalt zu beurteilen Glossar Das Glossar unterstützt den Mitarbeiter und gibt ihm jederzeit die Möglichkeit, die ihm nicht geläufigen vertragsrechtlichen Begriffe zu verstehen. Über Links im Text gelangt man mit einem Klick direkt zur Erläuterung im Glossar bzw. wieder zurück zum Text Suchfunktion Eine intelligente Suchfunktion erschließt den Inhalt der gesamten CD-ROM. Vom Ergebnis der Suche gelangt der Benutzer per Link direkt zur betreffenden Fundstelle Interaktivität Die fr_coaching_module sind interaktiv. Beim Anklicken der Steuerleiste öffnet sich ein Internetfenster, über das eine Mail an F+R gesendet werden kann. So können Anfragen von F+R zentral beantwortet und verwaltet werden. Die Ergebnisse der Anfragen werden ausgewertet und dann ggf. in die jeweiligen fr_coaching_module als Konkretisierung oder Erweiterungen aufgenommen Links Die fr_coaching_module als digitale Medien ermöglichen ein äußerst effektives Arbeiten, da der gesamte Inhalt durch Links verknüpft ist, u.a.: von Kapitel zu Kapitel von Begriffen zum Glossar von Paragraphenhinweisen zu den Gesetzestexten von Rechtssprechungshinweisen zum Volltext der Rechtsprechung direkt ins Internet, soweit der PC an das Internet angeschlossen ist r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

14 3.3.8 Sprache Speziell für ausländische Tochtergesellschaften von KMUs hat F+R ein spezifisches und stark reduziertes fr_coaching_system entwickelt, das sich ganz auf die Bedürfnisse des jeweiligen Tochterunternehmens und sein nationales Rechtssystem fokussiert. Die Funktionalität des fr_elearning_tools ist dann in der jeweiligen Sprache verfügbar. F+R ist aufgrund der Mitarbeiterstruktur in der Lage, diese Produkte in Deutsch Englisch Spanisch Niederländisch den Unternehmen zur Verfügung zu stellen. 3.4 Client Policy Handbooks (CPH) Kurzbeschreibung Die Client Policy Handbooks sind kompakte, digitale Handbücher, die individuell auf das jeweilige Unternehmen, Unternehmensteile oder deren Tochtergesellschaften maßgeschneidert angepasst werden. Sie basieren auf der derselben digitalen Plattform wie die fr_coaching_module und verfügen über eine einheitliche Benutzeroberfläche mit F+R-Steuerleiste, die ein einfaches Navigieren und einen direkten Zugriff auf die Tools ermöglicht: Klauseln, die per Drag-and-Drop in ein Vertragsdokument eingefügt werden können. Checklisten zur umfassenden Bearbeitung eines Sachverhalts. Ein Glossar, welches (Rechts-)Begriffe erläutert. Eine Suchfunktion, mit der das gesamte Handbuch durchsucht werden kann. Interaktivität durch Fragen/Antworten per an F+R. Ein fr_elearning_tool zur effizienten Kontrolle des erworbenen Wissens. Umfangreiche und verlinkte Gesetzessammlungen, die ein umständliches Nachschlagen von relevanten Normen entfallen lassen fr_client_policy_handbook Organisation and Infrastructure Dieses Client Policy Handbook beinhaltet die Beschreibung der Organisation und Infrastruktur eines Unternehmens und die dazu geltenden Guidelines. Im Rahmen der Organisation und Infrastruktur wird insbesondere bei Tochterunternehmen sichergestellt, dass diese in der Regel viele tausend Kilometer von der Muttergesellschaft entfernt operierenden Unternehmen nach den im Wesentlichen gleichen Regeln wie die r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

15 Muttergesellschaft funktionieren und nach Außen in Erscheinung treten. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil eines umfassend zu verstehenden Corporate Identity- Konzeptes, das sich nicht nur in einem gemeinsamen Logo erschöpft fr_client_policy_handbook Contracts and Riskmanagement Diese Client Policy Handbooks beinhalten die Beschreibung des Basiswissens, das das Management eines spezifischen mittelständischen Unternehmens beherrschen muss, um Risiken im Zusammenhang mit Vertragsschlüssen vom Unternehmen fern zu halten. Dies umfasst schwerpunktmäßig auch die Fragen der wirksamen Einbeziehung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen und deren materielle Gültigkeit. Beispiele: fr_client_policy_handbook Vertragsschluss fr_client_policy_handbook Liefergeschäft fr_client_policy_handbook Einkauf Screenshot CPH Liefergeschäft: r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

16 Screenshot CPH Vertragsschluss: In diesen CPHs kann z.b. für eine australische Tochtergesellschaft das Minimum an Vertragswissen nach australischem Recht, welches ein Mitarbeiter vor Ort zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, systematisch aufbereitet und zusammengefasst werden: r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

17 3.4.4 fr_client_policy_handbook Standard Solutions In einem dritten Bereich Standard Solutions werden die Vertragsprodukte der ausländischen Tochtergesellschaft identifiziert und dann auf das einheitliche Corporate Identity - Niveau des jeweiligen Unternehmens gebracht. Dies führt in der Regel dazu, dass die Vielzahl der angetroffenen Verträge unter Ausnutzung der Synergien systematisch reduziert wird. Soweit es notwendig ist, werden zu den einzelnen Verträgen / AGB Kommentare sowie Argumentationshilfen und Alternativklauseln zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter werden damit in die Lage versetzt, eine Vertragsverhandlung zu führen, wobei ihnen ein bestimmter Rahmen vorgeben wird, in dem sie den Vertrag selbstständig verhandeln können. Ein solches typisches Client Policy Handbook für eine ausländische Tochtergesellschaft gliedert sich in die vier von F+R entwickelten Bereiche: Organisation, Infrastruktur Strategisches Geschäft Operatives Geschäft Sonstige Risiken fr_client_policy_handbook Specific Solutions Dieses Policy Handbook beinhaltet die jeweiligen Guidelines eines Unternehmens zu spezifischen Themen, wie z. B. Kartellrecht, E-Commerce, IT-Verträge (B2B), Compliance Policy. 3.5 fr_tools (fr_ilm, fr_glossar) Daneben hat F+R eine Reihe von Tools entwickelt, die punktuell zum Einsatz kommen, wie z.b. der fr_internet_link_manager (fr_ilm ) und das fr_glossary fr_ilm Der fr_internet_link_manager (fr_ilm ) beinhaltet eine Datenbankstruktur von ausgewählten Internet-Links. Mit dem Tool können Mitarbeiter effizient ihre Suchaufgaben im Internet lösen. Die Fundstellen sind analytisch ausgewählt nach der am besten geeigneten Quelle. Jede Quelle ist kurz charakterisiert im Bezug auf Zugang, Kosten, Qualität, Aktualität, etc. Die Datenbank wird interaktiv mit den Unternehmen, die diese einsetzen, gepflegt und ständig erweitert r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

18 Screenshot: fr_glossary Jedes Unternehmen sollte sein eigenes Glossar aufbauen und verwalten, um seinen Schriftverkehr, seine technische Dokumentation (z.b. Technische Spezifikation) und seine Verträge einem einheitlichen sprachlichen Corporate Identity Konzept zu unterstellen und die Fehlerhäufigkeit zu reduzieren. F+R hat dazu ein eigenes fr_glossary entwickelt, das diese Funktion einschließlich einer effektiven Verwaltung unterstützt. Es kann durch einen Verwalter fortlaufend zu einem unternehmensspezifischen Glossar aktualisiert werden. Die technische Ausgestaltung ermöglicht es, das fr_glossary über eine zentrale Eingabestelle online zu führen. Die Eingabeergebnisse stehen somit den Benutzern im Netz sofort wieder zur Verfügung. Von jeder Seite des fr_glossary aus kann der Benutzer Fragen und Anregungen für die Aufnahme neuer Begriffe an die zentrale Eingabenstelle über weitergeben r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

19 Screenshot: 4. Technische Spezifikation 4.1 fr_dkm Kurzbeschreibung fr_digital_knowledge_management (fr_dkm ) ist eine web-basierte Anwendung: Die Nutzung ist sowohl lokal als auch über Intranet oder Internet von global verteilten Standorten möglich. Zugriffe aus dem Intranet oder Internet sind mit SSL-Verschlüsselung möglich. Es können alle Dokumentenformate abgelegt werden. Um die Dokumente zu betrachten, muss auf dem Client-Rechner die passende Anwendung (z. B. Word, Excel, Visio, Adobe Reader) installiert sein. Die Daten werden in einer PostgreSQL Datenbank (Version 8.1) abgelegt. Als Webserver wird Tomcat 5.5 genutzt. Für die Volltextsuche wird eine modifizierte, auf Lucene basierte Suchmaschine verwendet r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

20 4.1.2 Technische Voraussetzungen Prozessor Festplattenplatz Betriebssystem Server Pentium III mit 800 MHz >200 MB (200 MB für das System + Platz für die Dokumente) Windows 2000, Windows XP Professional oder höher Client aktueller Webbrowser z. B. Internet Explorer 4.2 Client Policy Handbooks (CPH) Kurzbeschreibung Die Client Policy Handbooks können mit der kostenlos erhältlichen Software Adobe Reader ab Version 6.0 gelesen werden. Jedes Client Policy Handbook enthält eine von CD startende Version des Adobe Readers; damit ist es möglich, das Client Policy Handbook auch auf einem Rechner zu nutzen, auf dem Adobe Reader nicht installiert ist Technische Voraussetzungen Betriebssystem Microsoft Windows 98 Second Edition, Windows Millennium Edition, Windows NT 4.0 mit Service Pack 6, Windows 2000 mit Service Pack 2, Windows XP Professional oder Home, Windows XP Tablet PC Edition Arbeitsspeicher 32 MB RAM (64 MB empfohlen) Webbrowser Internet Explorer ab Version Ergebnis Komplexe Dokumente und Verträge lassen sich mit der Datenbank fr_digital_knowledge_management strukturiert und effizient verwalten. Das fr_coaching_system vermittelt den Mitarbeitern Basiswissen im Bereich von Vertragsdesign, -struktur und verwaltung, wobei das fr_elearning_tool sowohl der Motivation als auch einer objektivierten Erfolgskontrolle des Lerntransfers dient. Ergänzend werden die Inhalte der fr_coaching_module den Mitarbeitern im Rahmen des Wissensmanagements im Intranet des Unternehmens zusammen mit den Client Policy Handbooks zur Verfügung gestellt. Dieses Wissensmanagement ist damit gleichzeitig Teil eines umfassenden Riskmanagementsystems r /2715/KR/CSW/KR/iha FOERSTER+RUTOW /20

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