JEDEN TAG. ÜBERALL. GRUNDWERTE

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1 JEDEN TAG. ÜBERALL. GRUNDWERTE ETHIK- UND Verhaltenskodex

2 Vorwort von Richard Reese, CEO Bei Iron Mountain legen wir genauso viel Wert auf Ehrlichkeit und Integrität wie auf unseren guten Ruf als Qualitätsdienstleister. Nach höchsten ethischen Standards zu handeln, ist unserer Überzeugung nach nicht nur richtig, sondern auch die Grundlage für das wachsende Vertrauen unserer Kunden und damit ein Beitrag zu unserem langfristigen Erfolg. Das Einhalten von Gesetzen, Regelungen und Vorschriften, die für unser Unternehmen gelten, ist für uns Pflicht. Doch unsere Verpflichtungen enden damit nicht. Unser Ziel lautet: Jeden Tag und überall, wo wir als Unternehmen aktiv sind, nach unseren Grundwerten zu handeln. Denn nur wenn wir uns verpflichten, das Richtige zu tun, können wir unsere Versprechen in die Tat umsetzen. Dieser Ethik- und Verhaltenskodex erklärt, was wir bei Iron Mountain im Geschäftsalltag für richtig und falsch halten. Sie erhalten damit das notwendige Rüstzeug, um rechtlich und ethisch einwandfreie Entscheidungen zu treffen, und zugleich eine Orientierungshilfe bei schwierigeren Fragen. Im Namen des Vorstands und der Unternehmensleitung danke ich Ihnen für Ihr fortwährendes Engagement bei der Umsetzung unserer Grundwerte und der Einhaltung unseres Ethik- und Verhaltenskodex.

3 Inhalt Inhalt Vorwort von Richard Reese, CEO 1 Inhalt 2 Überblick 4 > > Anfordern weiterer Unterstzung > > Melden von Verstößen > > Keine Repressalien > > Für wen gilt der Kodex? > > Compliance Helpline Unsere Grundwerte 7 1 SICHERHEIT 9 > > Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit > > Datenschutz und Datensicherheit > > Gewalt am Arbeitsplatz > > Vertrauliche und geschützte Informationen 2 VÖLLIGE KUNDENZUFRIEDENHEIT 13 > > Herausragender Kundenservice > > Faire und ethische Verkaufspraktiken > > Schutz unserer Marke und unseres Rufs > > Umweltschutz und Nachhaltigkeit > > Gesellschaftliche Verantwortung 3 AUFRICHTIGKEIT 17 > > Insider-Geschäfte > > Verwandte und Bekannte als unterstellte Mitarbeiter > > Politische und andere persönliche Überzeugungen 4 INTEGRITÄT 21 > > Fairer Wettbewerb/Kartellrecht > > Korruption und Betrug > > Geschenke und Bewirtung > > Interessenkonflikte 5 VERANTWORTUNGSBEWUSSTSEIN 25 > > Schutz von unternehmenseigenen Vermögenswerten > > Import- und Exportkontrollen > > Nebenjobs > > Korrekte finanzielle Aufzeichnungen/ Öffentliche Berichte > > Menschenrechte 6 AKTIONSFOKUSSIERUNG 29 > > Antidiskriminierung, Förderung der kulturellen Vielfalt und Chancengleichheit > > Regierungsaufträge > > Verwalten von Geschäftsunterlagen 7 TEAMWORK 33 > > Belästigung > > Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern > > Angemessene Nutzung von Computern Weitere Informationen 36 > > Richtlinien und Verfahrensweisen Bestätigung ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 3

4 Überblick Überblick Der Ethik- und Verhaltenskodex gibt gemeinsam mit unseren Grundwerten vor, welches Verhalten wir bei Iron Mountain von Ihnen erwarten. Nicht alle auftretenden Situationen können in einem Kodex behandelt werden. Sie finden hier aber die notwendigen Orientierungshilfen und Ressourcen, damit Sie auch in den Situationen eine gute Entscheidung treffen können, in denen die richtige Antwort nicht leicht zu finden ist. ANFORDERN WEITERER UNTERSTÜTZUNG Wenn Sie immer noch unsicher sind, wie Sie sich in einer bestimmten Situation verhalten sollen, nachdem Sie den Kodex gelesen haben, sprechen Sie bitte mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Personalabteilung. Sie können Ihre Fragen auch im Rahmen unserer Politik der offenen Tür an die Unternehmensleitung stellen oder sich an unsere Compliance Helpline wenden. Unternehmen überall auf der Welt vertrauen bei der Verwaltung wichtiger Daten auf uns. MELDEN VON VERSTÖSSEN Mitarbeiter von Iron Mountain sind verpflichtet, alle bekannten oder vermuteten Verstöße gegen den Ethik- und Verhaltenskodex zu melden. Verstöße können Sie folgenden Ansprechpartnern melden: > > Ihrem Vorgesetzten > > Dem höheren Management (im Rahmen der Politik der offenen Tür) > > Der Personalabteilung > > Dem Chefjustiziar des Unternehmens > > Der Rechtsabteilung der Global Privacy & Compliance Group > > Global Security Services > > Der Compliance Helpline Meldungen bei der Compliance Helpline können auf Wunsch (sofern gesetzlich zulässig) auch vollkommen anonym erfolgen. KEINE REPRESSALIEN Iron Mountain duldet keine Repressalien gegenüber Mitarbeitern, die in gutem Glauben ethische Verstöße gemeldet haben. Mitarbeiter und Vorgesetzte, die versuchen, Repressalien als Vergeltungsmaßnahme gegen jemandem zu ergreifen, der einen Verstoß gemeldet hat oder andere dazu ermutigen müssen mit strengen Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung rechnen. FÜR WEN GILT DER KODEX? Der Ethik- und Verhaltenskodex gilt für alle Unternehmensbereiche, Körperschaften, kontrollierten Joint Ventures, zugehörigen Unternehmen und Gesellschaften von Iron Mountain. Alle Mitarbeiter, Vertreter, Führungskräfte und Vorstandsmitglieder von Iron Mountain müssen den Kodex befolgen. Für die Zusammenarbeit mit Drittanbietern haben wir einen strengen Auswahlprozess. Dieser gewährleistet, dass Lieferanten, Anbieter, Auftragnehmer und Berater die gleichen ethischen Standards erfüllen, die unser Ethik- und Verhaltenskodex vorsieht. Compliance Helpline Bei ethischen Bedenken, Verstößen oder Fragen können Sie sich rund um die Uhr das gesamte Jahr hindurch an die Compliance Helpline wenden. Die Helpline wird von einem unabhängigen Unternehmen betrieben. Sofern es das Gesetz erlaubt, können Meldungen vollkommen anonym erfolgen. Kostenlose Anrufe weltweit. Auf der Rückseite innen finden Sie eine Liste der Telefonnummern. Meldungen sind auch online möglich unter: ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 5

5 GRUNDWERTE Unsere Grundwerte sind das, was uns bei Iron Mountain verbindet. Ob Bemühen um völlige Kundenzufriedenheit oder unablässige Wachsamkeit gegenüber Sicherheitsrisiken unsere engagierten Mitarbeiter setzen unsere Grundwerte jeden Tag und überall in die Praxis um. Unsere Grundwerte Die Leitbilder von Iron Mountain. Sicherheit Völlige Kundenzufriedenheit Aufrichtigkeit Integrität Verantwortungsbewusstsein Aktionsfokussierung Teamwork Wir schützen die Daten unserer Kunden, als wären es unsere eigenen. Wir erfüllen die Erwartungen unserer Kunden bei Leistungen und Terminen. Wir kommunizieren offen und aufrichtig auf konstruktive, respektvolle Weise. Wir sind stets ehrlich und stellen unsere Grundwerte niemals in Frage. Jeder von uns ist persönlich für sein Handeln, seine Verpflichtungen und die Ergebnisse seiner Arbeit verantwortlich. Wir sind wachsam gegenüber neuen Chancen und Problemen und reagieren schnell. Wir arbeiten in Teams, weil wir gemeinsam weitaus mehr als allein erreichen können. 7

6 SCHON GEWUSST? Iron Mountain wurde 1951 gegründet, als Herman Knaust seine Pilzzucht aufgab und die Anlage zum ersten unter Tage gelegenen Sicherheitsarchiv in Amerika umbaute. Unter dem ursprünglichen Namen Iron Mountain Atomic Storage wurde ein sicherer Schutz von wichtigen Informationen geboten, sollte es zu einem Atomkrieg kommen. Sicherheit Wir schützen die Daten unserer Kunden, als wären es unsere eigenen. Sicherheit, Datenschutz und Geheimhaltung von Informationen stehen im Mittelpunkt unserer Unternehmenskultur und unseres geschäftlichen Handelns unser Ruf hängt von diesen Grundwerten ab. Fahrzeuge mit speziellen Schließsystemen, Alarmanlagen in unseren Betriebsanlagen und die Verschlüsselung von vertraulichen Daten sind nur einige unserer Beiträge zur Gewährleistung der Sicherheit. Sicherheit bedeutet mehr als der rein physische Schutz von Informationen. Er umfasst auch den Schutz unserer Gesundheit und die Sicherheit am Arbeitsplatz. Als Mitarbeiter von Iron Mountain sorgen wir für Sicherheit durch: > > Bereitstellen einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung für uns und unsere Kollegen > > Schützen der physischen Sicherheit unserer Betriebsanlagen samt Inventar > > Gewährleisten der Sicherheit von Datenbeständen, die wir im Auftrag unserer Kunden verwalten > > Verhindern, dass vertrauliche und geschützte Unternehmensdaten in die falschen Hände gelangen > > Befolgen aller relevanten Gesetze und Richtlinien zum Schutz von personenbezogenen Daten > > Sofortiges Melden jeglicher Umstände, die die Sicherheit von Iron Mountain oder Ihre persönliche Gesundheit oder Sicherheit gefährden könnten 9

7 GRUNDWERT SICHERHEIT SICHERHEIT Was sollten Sie tun? ARBEITSSCHUTZ UND ARBEITSSICHERHEIT Die Sicherheit am Arbeitsplatz beginnt mit dem Bereitstellen einer sicheren, respektvollen Arbeitsumgebung. Wir befolgen und verbessern fortwährend betriebliche Abläufe, um Gefährdungen am Arbeitsplatz zu minimieren oder vollkommen auszuschließen. Ob im Büro, im Außendienst, unterwegs im Auto oder beim Kunden Sie müssen die Richtlinien und Standards unseres Unternehmens stets einhalten und alle relevanten Gesetze für den Arbeitsschutz, die Arbeitssicherheit und den Umweltschutz befolgen. GEWALT AM ARBEITSPLATZ Wir sorgen für eine sichere, respektvolle und höfliche Arbeitsumgebung, indem wir Drohungen, feindseliges, missbräuchliches oder gewalttätiges Verhalten nicht tolerieren. SZENARIO: Eine Kiste reißt, und einige Kundenunterlagen fallen heraus. Was sollte ich tun? A. Die herausgefallenen Unterlagen sichten, um festzustellen, ob der Datenschutz verletzt wurde. B. Die Unterlagen in eine neue Kiste packen, diese ins Regal stellen und weiterarbeiten wie gewohnt. C. Meinem Vorgesetzen von dem Vorfall berichten vielleicht muss das ja gemeldet werden. D. Die Dokumente im Schredder vernichten, um möglichen Datenschutzverletzungen vorzubeugen. Die richtige Antwort lautet C. Natürlich ist es wichtig, die Unterlagen wieder aufzusammeln. Sie müssen allerdings auch Ihren Vorgesetzten informieren. In einigen Fällen sind wir vertraglich verpflichtet, Kunden bei einer möglichen Sicherheitsverletzung zu informieren. Dann muss der Vorfall auf jeden Fall in einem Bericht festgehalten werden. Kommt es zu einem Vorfall, sind Sie verpflichtet, diesen sofort zu melden. Nach dem Erstellen des Berichts wird das Management schnell und effektiv reagieren, um die Situation zu lösen. Sollten Sie jedoch der Meinung sein, dass nicht angemessen gehandelt wird, müssen Sie die Angelegenheit an das nächsthöhere Management eskalieren und bei der Compliance Helpline melde. DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT Unser Ziel ist es, weltweit Dienstleistungen für das Informationsmanagement auf höchstem Niveau anzubieten. Das erfordert eine permanente Beachtung des Schutzes und der Sicherheit von Kunden- und Mitarbeiterdaten. Auch Sie tragen dazu bei, dass der Datenschutz und die Datensicherheit bei Iron Mountaingewahrt werden: Greifen Sie nicht auf Kundendaten zu, außer Ihre Arbeit verlangt es. Begrenzen Sie die Sammlung, Aufbewahrung und Offenlegung von personenbezogenen Daten auf ein Minimum. Speichern Sie vertrauliche Daten nicht auf Wechselmedien wie CDs oder anderen tragbaren Speichermedien. Ein derartiges Verhalten müssen Sie Ihrem Vorgesetzten sofort melden. Wenn Sie sich oder einen Kollegen in unmittelbarer Gefahr wähnen, rufen Sie die Polizei, und melden Sie dann den Vorfall Ihrem Vorgesetzten. VERTRAULICHE UND GESCHÜTZTE INFORMATIONEN Alle Informationen über unser Unternehmen können für einen Wettbewerber wertvoll sein. Deshalb ist es wichtig, unsere vertraulichen und geschützten Geschäftsinformationen zu schützen. Dazu gehören Verträge, Preis- und Kundenlisten, strategische Unterlagen, Betriebsgeheimnisse, geistiges Eigentum sowie sonstige Informationen, denen ein Wettbewerber entnehmen könnte, wie sich Iron Mountain erfolgreich am Markt behauptet. Geschäftliche Themen sollten außerhalb des Büros nur mit Vorsicht besprochen werden. Das gilt besonders für öffentliche Plätze wie Flughäfen, Züge, Lokale, Restaurants oder Hotels. Achten Sie in unseren Betriebsanlagen darauf, dass Besucher ordnungsgemäß begleitet werden und keinen Zutritt zu eingeschränkten Bereichen haben. Bei der Zusammenarbeit mit anderen Anbietern müssen Sie sich stets vergewissern, dass diese vertrauenswürdig sind, um Zugang zu unseren Betriebsanlagen und unseren vertraulichen Daten zu erhalten. WAS WÄRE, WENN...? FRAGE: Manchmal nutzen wir propangasbetriebene Gabelstapler im Gebäude. Die Abgase sind deutlich wahrnehmbar. Schuld sind wahrscheinlich die geschlossenen Türen und Fenstern, und ich frage mich, ob das wohl sicher ist. Sollte ich etwas sagen? ANTWORT: Ja. Es kann zwar alles in Ordnung sein es kann aber auch sein, dass der Betrieb von Gabelstaplern in geschlossenen Räumen zulasten der Luftqualität geht. Sie müssen die Situation melden, damit das Unternehmen prüfen kann, ob Handlungsbedarf besteht. Senden Sie keine vertraulichen Daten unverschlüsselt über das Internet. Wenn Sie von Zuhause arbeiten, muss auf Ihrem Computer immer die neueste Sicherheitssoftware installiert sein. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien für Ihren Standort. FRAGE: Ich habe im Kopierraum einige Dokumente gefunden, die mir nicht gehören. Was sollte ich tun? ANTWORT: Vermeiden Sie möglichst, sie zu lesen. Wenn Sie den Eigentümer kennen oder vermuten, wer es ist, bringen Sie ihm die Dokumente, oder sagen Sie ihm Bescheid, wo sie liegen. Ist der Eigentümer fraglich oder kann nicht ausfindig gemacht werden, informieren Sie Ihren Vorgesetzten. Ist das alles nicht möglich, sollten Sie aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen die Informationen in einem Schredder für die sichere Aktenvernichtung entsorgen. FRAGE: Gerade habe ich jemanden, den ich nicht kenne, auf seine Bitte die Tür aufgehalten. Er trug keinen persönlichen Ausweis von Iron Mountain. Ist das ein Problem? ANTWORT: Ja. Unbefugte in Betriebsanlagen von Iron Mountain (oder Personen, die versuchen ins Gebäude zu gelangen) müssen direkt angesprochen werden, weil sie ein Sicherheitsrisiko darstellen können. Fragen Sie sie höflich nach Ihrem Mitarbeiter- oder Besucherausweis von Iron Mountain. Hat der Unbekannte keinen Ausweis, begleiten Sie ihn zum Empfang. Dort kann ihm ein Ausweis ausgestellt werden. 10 ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 11

8 Völlige Kundenzufriedenheit (Total Customer Satisfaction, TCS) Wir erfüllen die Erwartungen unserer Kunden bei Leistungen und Terminen. Mit einem erstklassigen Service wollen wir bei Iron Mountain die Erwartungen unserer Kunden erfüllen oder übertreffen. Dafür setzen wir auf Respekt, schnelle Reaktionen und Zuverlässigkeit. Diese Verpflichtung gilt nicht nur für unsere Archivzentren, Rechenzentren oder Büros, sondern schließt auch die Umwelt und die Gemeinden, in denen wir leben und arbeiten, mit ein. SCHON GEWUSST? Dank des Film- und Tonarchivs von Iron Mountain kann die Unterhaltungsbranche ihre unwiederbringlichen künstlerischen Meisterwerke bewahren und schützen. Wir archivieren unzählige unbezahlbare Kulturgüter, darunter Original-Filmnegative aller großen Filmstudios sowie Master-Bänder von einigen der bekanntesten Künstlern der Musikgeschichte. Als Mitarbeiter von Iron Mountain sorgen wir für völlige Kundenzufriedenheit durch: > > Offene und ehrliche Kommunikation mit unseren Kunden > > Erfüllen von Kundenerwartungen, indem wir Zugesagtes einhalten > > Korrektes, zeitgerechtes Informieren unserer Kunden > > Respektieren unserer Kunden, potenziellen Kunden und Anbieter durch eine faire und ethisch korrekte Abwicklung von Geschäften > > Aufklären unserer Kunden über den Wert unserer Leistungen (nicht nur über den Preis) > > Fördern der Marke und des Rufs von Iron Mountain durch eine positive Darstellung unseres Unternehmens in der Öffentlichkeit > > Übernehmen von gesellschaftlicher Verantwortung durch ethische Geschäftspraktiken und soziales Engagement in den Gemeinden, in denen wir tätig sind > > Respektieren der Umwelt und Suchen nach Möglichkeiten für eine noch bessere Nachhaltigkeit unserer Geschäftsabläufe 13

9 GRUNDWERT VÖLLIGE KUNDENZUFRIEDENHEIT TCS HERAUSRAGENDER KUNDENSERVICE Situationen vermeiden, in denen ihre Meinungen oder Überzeugungen Was sollten Sie tun? SZENARIO: Während einer normalen Lieferfahrt bemerken Sie, dass Sie versehentlich zwei Lieferungen vertauscht haben. Sie haben die Kisten für Dr. Müller an Dr. Katz und umgekehrt geliefert. Wenn Sie jetzt zurückfahren, würde aber Ihr Zeitplan durcheinandergeraten. Was sollten Sie tun? A. Machen Sie sich keine Sorgen. Dr. Müller und Dr. Katz werden den Fehler bemerken und das allein regeln. B. Kehren Sie zu beiden Kunden zurück, und tun Sie Ihr Bestes, um den Fehler eigenständig zu korrigieren. Vielleicht bekommen Sie die Situation in den Griff, ohne Ihren Vorgesetzten informieren zu müssen. C. Sagen Sie sofort Ihrem Vorgesetzten Bescheid. Erklären Sie, was passiert ist, und fragen Sie, was Sie als Nächstes tun sollen. D. Machen Sie erst einmal gar nichts. Setzen Sie Ihre Route fort, und informieren Sie Ihren Vorgesetzten am Ende der Schicht. Die richtige Antwort lautet C. Wenn falsche Dokumente geliefert werden, entstehen Probleme, die über schlichte Unannehmlichkeiten für Ihren Kunden oder einen durcheinandergeratenen Zeitplan hinausgehen. Zum Beispiel können die Dokumente vertrauliche personenbezogene Daten enthalten, die nur der vorgesehene Empfänger kennen darf. Das Management ist speziell geschult, um Ihnen in solchen Situationen beizustehen und deren Folgen auf ein Minimum zu begrenzen. Sagen Sie sofort Ihrem Vorgesetzten Bescheid. Das Erfüllen unserer hohen Ansprüche an den Kundenservice und das Zufriedenstellen von Kunden und Kollegen gleichermaßen ist etwas, worauf jeder Mitarbeiter von Iron Mountain zu Recht stolz sein kann. Das erreichen wir durch: Verfolgen von Problemen bis zu deren Lösung Erfüllen von Erwartungen durch häufige und korrekte Informationen über den neuesten Stand Sofortiges Antworten auf Anrufe und s Gute Vorbereitung und pünktliches Eintreffen bei Terminen und Besprechungen FAIRE UND ETHISCHE VERKAUFSPRAKTIKEN Die völlige Zufriedenheit von potenziellen Kunden im Verkaufsprozess ist die beste Möglichkeit, um den Zuschlag zu erhalten. Bei all unseren Verkaufsaktivitäten gehen wir stets fair und ehrlich vor. Folgendes müssen Sie bewusst vermeiden: Falschdarstellungen oder überzogene Versprechungen beim Verkauf von Produkten und Dienstleistungen Geringschätzige Äußerungen über Wettbewerber Rechtlich oder technisch falsche Behauptungen Rechtliche Beratungen Verletzung von Urheberrechten, gewerblichen Schutzrechten oder anderem geistigen Eigentum Versuchte Aneignung vertraulicher Informationen über potenzielle Kunden oder Wettbewerber Nötigung von Kunden, mehr als erforderlich zu kaufen Anbieten von Preisnachlässen oder anderen Vorteilen, damit Kunden Wettbewerber ausschließen Unhaltbare Zusagen für Implementierungstermine Unterzeichnen eines Abschlusses, obwohl Sie dazu nicht berechtigt sind SCHUTZ UNSERER MARKE UND UNSERES RUFS Die Marke Iron Mountain ist mehr als nur ein Logo auf unseren LKWs und Verpackungen: Sie steht für den Eindruck, den andere bekommen, wenn Sie unseren Namen hören, unsere Transporter sehen oder mit unseren Mitarbeitern sprechen. Der Schutz unserer Marke und unseres Rufs ist entscheidend, um einen erstklassigen Service zu erbringen. Jeder Mitarbeiter sollte sich als Botschafter und Beschützer des Namens Iron Mountain verstehen. In der Öffentlichkeit sollten wir das Unternehmen immer in einem positiven Licht darstellen. Denken Sie stets daran: Nur wenige Mitarbeiter sind offiziell autorisiert, im Namen von Iron Mountain zu sprechen. Alle anderen sollten als repräsentativ für das Unternehmen ausgelegt werden können. Dies gilt für persönliche, telefonische, schriftliche oder online veröffentlichte Meinungsäußerungen (einschließlich Websites von sozialen Netzwerken, Blogs, Foren und Schwarze Bretter). Wenn sich die Presse an Sie wendet, geben Sie keinen Kommentar ab. Verweisen Sie stattdessen Medienvertreter an unsere Abteilung Corporate Communications. Wenn Sie Dokumente erstellen, die veröffentlicht werden sollen, müssen Sie darauf achten, dass alle Logos, Farben und Schriften die Marken- und Marketing-Stilvorgaben erfüllen. Weitere Informationen erhalten Sie bei den Abteilungen Corporate Communications, Marketing, den für geistiges Eigentum Zuständigen in der Rechtsabteilung oder bei der Compliance Helpline. UMWELTSCHUTZ UND NACHHALTIGKEIT Wir verpflichten uns, Geschäfte auf umweltverträgliche Weise zu tätigen. Im Folgenden finden Sie einige Maßnahmen, mit denen Sie dazu beitragen können, dass Iron Mountain seine Umweltziele erreicht: IM AUSSENDIENST: Entsorgen Sie gefährliche Abfälle und Materialen auf sichere Weise unter Einhaltung aller geltenden Gesetze, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. Führen Sie Abfälle möglichst dem Recycling zu, und schalten Sie das Licht und Geräte aus, wenn nicht benötigt. IM INNENDIENST: Drucken Sie nur etwas aus, wenn es notwendig ist. Vernichten Sie Papierabfälle immer mit dem Schredder. Die sichere Aktenvernichtung von Iron Mountain führt Altpapier größtenteils dem Recycling zu. Wenn Sie Papierabfälle in einem sicheren Schredder entsorgen, tragen Sie nicht nur zum Datenschutz und zur Datensicherheit bei, sondern schützen auch die Umwelt. Entsorgen Sie Druckerkartuschen, Toner und andere Computerausrüstung auf umweltverträgliche Weise im Einklang mit allen geltenden Gesetzen, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. GESELLSCHAFTLICHE VERANTWORTUNG Wir unterstützen und ermutigen das Übernehmen von gesellschaftlicher Verantwortung. Das bedeutet, dass wir auf die Folgen achten, die unser Handeln und unsere Entscheidungen auf unsere Mitarbeiter, ihre Familien, Gemeinden vor Ort, die Gesellschaft und die Umwelt haben. Wir streben dabei ein Leistungsniveau an, das die gesetzlichen Anforderungen übertrifft. Das unterstreicht unser Engagement für unsere Grundwerte, die Wichtigkeit, die ethische Geschäftspraktiken für uns haben, und die hohen Standards, die wir für globale Geschäftsabläufe verfolgen. Außerhalb des Arbeitsplatzes engagieren wir uns auf positive Weise durch freiwillige Leistungen, Sponsoring und andere Wohltätigkeitsinitiativen wie die Iron Mountain Foundation in den Gemeinden, in denen wir leben und arbeiten. WAS WÄRE, WENN...? FRAGE: Ich habe einen Online-Artikel gelesen, in dem der Chef eines Wettbewerbers behauptet, sein Service sei besser als der von Iron Mountain. Auf der Website sind Leserkommentare erlaubt. Ich weiß, dass unser Service besser ist. Darf ich einen Kommentar zu dem Artikel veröffentlichen? ANTWORT: Ja. Allerdings: Wenn Sie in einem Online-Forum, sozialen Netzwerk, Blog oder an anderer Stelle sich über Iron Mountain äußern, müssen Sie klar herausstellen, dass das Ihre persönliche Meinung und nicht die des Unternehmens ist. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Abteilung Corporate Communications oder der Compliance Helpline. FRAGE: Ein Freund von mir hat Kontakte zu einem Wettbewerber und will mir dessen Preisliste geben. Ich weiß, dass uns das mehr Abschlüsse bringen könnte. Soll ich das Angebot annehmen? ANTWORT: Nein. Wenn Sie sich die Preisliste eines Wettbewerbers aneignen, wäre das unethisch und würde gegen die Prinzipien verstoßen, für die unsere Grundwerte stehen. Auch kann das illegal sein. Sie sollten das Angebot Ihres Freundes ablehnen und die Angelegenheit mit Ihrem Vorgesetzten besprechen. 14 ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 15

10 SCHON GEWUSST? Seit dem Gang an die Börse NASDAQ im Jahr 1996 ist Iron Mountain eine Aktiengesellschaft wechselte das Unternehmen an die New Yorker Börse und wird unter dem Symbol IRM gehandelt. In den Jahren danach konnte Iron Mountain seinen Umsatz von 139 Millionen Dollar auf über 3 Milliarden Dollar steigern und wird seit 2009 im angesehenen S&P 500 Index geführt. Aufrichtigkeit Wir kommunizieren offen und aufrichtig auf konstruktive, respektvolle Weise. Durch eine aufrichtige Kommunikation können wir Probleme produktiv und rechtzeitig lösen. Auch können wir so Geschäftsentscheidungen treffen, die auf einer lückenlosen Kenntnis aller Umstände basieren. Auf eine aufrichtige Kommunikation legen wir nicht nur unter Kollegen, sondern auch mit anderen Geschäftspartnern wie Kunden, Anbietern und Investoren Wert. Als Mitarbeiter von Iron Mountain demonstrieren wir Aufrichtigkeit durch: > > Sofortige Offenlegung oder Meldung von Problemen ohne Verzögerung > > Ehrliches, konstruktives Feedback gegenüber unseren Kollegen > > Vermeidung voreiliger Schlüsse bei Streitigkeiten am Arbeitsplatz, wenn noch nicht alle Fakten bekannt sind > > Professionelle Ratschläge, die unsere gesamte Kompetenz zu einem Thema widerspiegeln > > Offenlegung persönlicher Beziehungen in Fällen, in denen der Eindruck von Vetternwirtschaft oder Befangenheit entstehen könnte > > Vertrauliche Behandlung unternehmensinterner Finanzdaten und keine Nutzung dieser Finanzdaten für Investitionen > > Respekt gegenüber Kollegen, indem am Arbeitsplatz nicht für persönliche Interessen geworben wird 17

11 GRUNDWERT AUFRICHTIGKEIT AUFRICHTIGKEIT Was sollten Sie tun? SZENARIO: Sie hören im Flur zufällig ein Gespräch mit und erfahren, dass die Gewinnprognose des Unternehmens sich signifikant nach Veröffentlichung der neuesten Finanzberichte ändern wird. Was sollten Sie tun? A. Aktien aufgrund dieser Information kaufen. Da Sie die Informationen nur zufällig gehört und nicht während der Ausübung Ihrer beruflichen Pflichten davon erfahren haben, gelten die Vorschriften für Insider-Geschäfte nicht. B. Sie selbst machen gar nichts, erzählen aber Ihrem Bruder davon. Er spekuliert viel an der Börse und wird diese Informationen interessant finden. C. Sie erzählen Ihren Kollegen davon. Sie können ja keine Aktien kaufen, weil Sie die Informationen direkt gehört haben Ihre Kollegen aber schon. D. Sie unternehmen nichts. Sie tätigen keine Investitionen, bis die Informationen öffentlich bekannt sind und Ihnen der Aktienkauf nach den Unternehmensrichtlinien gestattet ist. Sie erzählen keinem, was Sie gehört haben. Die richtige Antwort lautet D. Sie verfügen über Insider-Informationen über das Unternehmen und dürfen aufgrund dieser Informationen weder Aktien kaufen noch anderen Personen zum Kauf von Wertpapieren raten. Damit würden Sie gegen das Gesetz und die Unternehmensrichtlinien verstoßen. Es spielt keine Rolle, ob Sie die Informationen während der Ausübung Ihres Berufs erfahren haben oder nicht. Entscheidend ist, dass Sie über Informationen verfügen, die die Öffentlichkeit nicht kennt. INSIDER-GESCHÄFTE Im Rahmen ihrer beruflichen Aufgaben haben einige Mitarbeiter Zugang zu internen Finanzinformationen über Iron Mountain oder unsere Geschäftspartner. Ein Großteil dieser Informationen wird gemäß den gesetzlichen Vorschriften veröffentlicht aber nicht alle. Es ist illegal und verstößt gegen die Unternehmensrichtlinien, wenn Sie aufgrund von internen Informationen, die Sie bei Iron Mountain erfahren haben, Investitionen tätigen. Dazu gehören auch Tipps oder Empfehlungen gegenüber Verwandten oder Bekannten, die aufgrund dieses Wissens investieren könnten. Wir vertrauen darauf, dass Mitarbeiter mit Zugriff auf derartige Informationen diese vertraulich behandeln und schützen. Die US-Börsenaufsicht (SEC) überwacht aktiv den gesamten Wertpapierhandel und wird Personen, die aufgrund von Insider-Informationen mit Aktien handeln, strafrechtlich verfolgen. Falls Sie unsicher sind, ob Sie eine Investition tätigen dürfen, wenden Sie sich an die Rechtsabteilung oder die Compliance Helpline. Sollten Sie erfahren, dass jemand anderes Insider- Informationen zum eigenen Vorteil genutzt hat, müssen Sie das der Compliance Helpline melden. VERWANDTE UND BEKANNTE ALS UNTERSTELLTE MITARBEITER Freundschaftliche Beziehungen zwischen Kollegen werden von uns ermutigt. Dennoch sollte unsere Loyalität stets an erster Stelle dem Unternehmen gelten. Vermeiden Sie Situationen, in denen eine persönliche oder familiäre Beziehung Ihre berufliche Urteilsfähigkeit oder Produktivität beeinträchtigt. Niemand sollte die Entscheidungsgewalt über Beförderungen von z. B. Familienmitgliedern, engen Freunden oder Partnern innehaben oder deren Vorgesetzter sein. Selbst wenn Sie der Ansicht sind, dass eine bestimmte Beziehung zu einem Kollegen vollkommen angemessen ist, sollten Sie bedenken: Allein der Anschein von Vetternwirtschaft oder Befangenheit kann sich auf die Moral Ihrer Kollegen und auch auf den Ruf des gesamten Unternehmens negativ auswirken. Wenn Sie glauben, dass zwischen Mitarbeitern eine unangemessene Beziehung besteht, melden Sie dies bitte dem Management, der Personalabteilung oder der Compliance Helpline. POLITISCHE UND ANDERE PERSÖNLICHE ÜBERZEUGUNGEN Eine offene und aufrichtige Kommunikation über unser Unternehmen wird befürwortet. Dennoch sollten unternehmenseigene Vermögenswerte (und dazu zählt auch unsere Zeit) nicht für persönliche Überzeugungen genutzt werden ganz gleich, ob es sich um politische, religiöse oder soziale Aktivitäten handelt. Wir sollten uns aktiv in unseren Gemeinden und bei politischen Prozessen engagieren. Am Arbeitsplatz ist jedoch das Sammeln von Spenden, das Auslegen von Werbematerial oder anderen Unterlagen oder das Eintreten für politische, religiöse oder soziale Fragen unangebracht. Außerhalb des Unternehmens müssen Sie dafür sorgen, dass persönliche Überzeugungen nicht versehentlich als Meinung des Unternehmens ausgelegt werden. Wenn Sie z. B. Geld für religiöse, soziale oder politische Zwecke spenden, sollten Sie das als Privatperson und nicht als Mitarbeiter von Iron Mountain tun. Ansonsten könnte der falsche Eindruck entstehen, dass Iron Mountain diese Zwecke unterstützt oder sich Einfluss erkaufen will. Das könnte unserer Marke und unserem Ruf ernsthaft schaden. Wenn Sie das Gefühl haben, jemand bei Iron Mountain nutzt Unternehmensressourcen, um für eine persönliche Überzeugung zu werben oder stellt außerhalb der Arbeit etwas so dar, dass der Eindruck entstehen könnte, dassiron Mountain hinter diesen persönlichen Interessen steht, müssen Sie das der Personalabteilung oder der Compliance Helpline melden. FRAGE: In Ihrer Abteilung ist gerade eine Stelle frei geworden. Am liebsten würden Sie eine gute Freundin einstellen. Sie hat jedoch nicht wirklich die Erfahrung, die laut Stellenbeschreibung verlangt wird. Aber Sie kennen ein paar Leute im Unternehmen, die ihr helfen könnten. Ist irgendetwas daran nicht in Ordnung? ANTWORT: Ja. Iron Mountain trifft Einstellungsentscheidungen aufgrund der individuellen Leistung und Qualifizierung. Angemessen (und wünschenswert) ist, wenn Sie dem Unternehmen geeignete Bewerber empfehlen. Einfluss auf die Einstellungsentscheidung zu nehmen, kann jedoch aufgrund Ihrer persönlichen Beziehung einen Interessenkonflikt schaffen. WAS WÄRE, WENN...? FRAGE: Meine Schwester will in den Elternrat der Schule gewählt werden. Ich unterstütze sie bei ihrer Kampagne. Darf ich für die Werbezettel für eine kommende Veranstaltung die Kopierer und Drucker von Iron Mountain verwenden? ANTWORT: Nein. Das wäre eine unangemessene Verwendung von Unternehmensressourcen. Unternehmenseigene Drucker, Kopierer, Telefon e und - Konten dürfen nicht für einen persönlichen politischen Zweck genutzt werden. Das könnte den fälschlichen Eindruck erwecken, dass Iron Mountain die Kandidatin unterstützt oder Stellung zu der Kampagne bezieht. FRAGE: Mein Unternehmen wurde von Iron Mountain gekauft. Vor der Übernahme haben wir die Spedition meines Schwagers für bestimmte Dienstleistungen in Anspruch genommen. Er hat gute Arbeit zu einem vernünftigen Preis geleistet. Dürfen wir weiterhin mit ihm zusammenarbeiten? ANTWORT: Sie müssen das mit Ihrem Vorgesetzten besprechen. Es handelt sich um eine Situation, bei der eine persönliche Beziehung Einfluss auf Ihre Fähigkeit haben könnte, objektive Geschäftsentscheidungen zu treffen. In diesem Fall würden Sie vielleicht Ihren Schwager bevorzugen, selbst wenn ein anderes Unternehmen die gleichen Leistungen für weniger Geld anbietet. Damit die Fairness gewahrt bleibt, sollten Sie an dem Entscheidungsprozess nicht teilhaben. 18 ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 19

12 Integrität Wir sind stets ehrlich und verraten niemals unsere Grundwerte. Die Prinzipien, die unseren Grundwerten zugrunde liegen, wenden wir aktiv bei jeder geschäftlichen Entscheidung an. Kollegen, Kunden und andere Geschäftspartner können sich darauf verlassen, dass unser Wort zählt und wir uns an Zusagen halten. Durch Vertrauen, Respekt und Ehrlichkeit stärken wir nicht nur unseren eigenen Ruf, sondern auch den Ruf von Iron Mountain. SCHON GEWUSST? Die größte unterirdische Betriebsanlage von Iron Mountain befindet sich 67 Meter unter Bergen im ländlichen Pennsylvania. Mit einer Länge von 4,8 km und einer Breite von 3,2 km umfasst der Standort Fahrwege von insgesamt über 32 km und bietet eine erschlossene Fläche von knapp Quadratmetern. Rund Mitarbeiter sind hier tätig, geschützt durch mehrstufige Sicherheitsvorkehrungen und eine betriebseigene Feuerwehr mit zwei Einsatzfahrzeugen und OSHA-Zertifizierung. Als Mitarbeiter von Iron Mountain demonstrieren wir Integrität durch: > > Bestmögliches Handeln, selbst wenn die Optionen nicht immer eindeutig sind > > Ehrlichkeit gegenüber unseren Kunden und Kollegen > > Fairen Wettbewerb am Markt > > Unterlassen und Ablehnen von Bestechungen und Schmiergeldzahlungen > > Vermeiden von Interessenkonflikten zwischen Iron Mountain und persönlichen Beziehungen oder externen Aktivitäten > > Anbieten oder Annehmen von Geschenken und Bewirtungseinladungen ausschließlich im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien > > Gewährleisten von korrekten finanziellen Informationen und Aufzeichnungen > > Melden jeder Situation, die unserer Meinung nach gegen den Ethik- und Verhaltenskodex verstößt 21

13 GRUNDWERT INTEGRITÄT FRAGE: Unsere Abteilung verfügt nur über ein knappes Budget. Dennoch würden wir gern etwas Schönes bei der Weihnachtsfeier machen. Einer unserer Anbieter hat angeboten, etwas zu der Feier beizusteuern. Ist das in Ordnung? ANTWORT: Nein. Wenn Sie einen Anbieter um etwas von Wert bitten oder es von ihm annehmen, ist das unangemessen. Das würde einem Vorteil für die Mitarbeiter gleichkommen und könnte eine künftige Geschäftsentscheidung beeinflussen (oder diesen Anschein erwecken). INTEGRITÄT WAS WÄRE, WENN...? FRAGE: Vergangene Woche habe ich auf einer Messe mit ein paar Vertretern der Konkurrenz darüber gesprochen, wie die Margen in unserer Branche immer mehr schrumpfen. Diesen Morgen lese ich in der Zeitung, dass genau diese Unternehmen ihre Preise anheben. Habe ich etwas falsch gemacht? FAIRER WETTBEWERB/KARTELLRECHT Beim Umgang mit allen Geschäftspartnern auch mit Wettbewerbern sind wir unseren Grundwerten verpflichtet. Wir vermeiden aktiv Situationen, die unfair erscheinen oder als unfair empfunden werden könnten. Wenn Sie folgende Informationen mit der Konkurrenz teilen, könnte der Eindruck entstehen, dass Iron Mountain den Wettbewerb oder den Kundenstamm manipulieren will: Preis- und Rabattlisten Kundenlisten Geschäftsstrategien Stellen Sie sich Fragen wie diese, bevor Sie etwas schenken oder ein Geschenk annehmen: Ist das Geschenk wertvoller als es die Richtlinie für Geschenke und Bewirtung für Ihr Land erlaubt? Ist das Geschenk für einen Mitarbeiter einer Behörde bestimmt, oder stammt es von einem Mitarbeiter einer Behörde? Könnte das Geschenk als Bestechung oder Schmiergeldzahlung betrachtet werden? Wenn die Öffentlichkeit davon erfahren würde, wäre das dann peinlich für Iron Mountain? Was sollten Sie tun? SZENARIO: Nach drei Monaten erfahren Sie, dass ein neuer, von Ihnen eingestellter Mitarbeiter (der bis jetzt gute Arbeit geleistet hat) bei seiner Bewerbung einen Abschluss angegeben hat, den er gar nicht erworben hat. Was sollten Sie als sein Vorgesetzter tun? ANTWORT: Vielleicht. Seien Sie äußerst vorsichtig, wenn Sie geschäftliche Themen mit Wettbewerbern besprechen. Diese Art von Aktivität könnte als Preisabsprache ausgelegt werden, selbst wenn offiziell nichts vereinbart wurde. Wenn Sie mit einem Wettbewerber in eine Diskussion über Preise oder andere vertrauliche Geschäftsbelange geraten, beenden Sie die Unterhaltung sofort, oder verlassen Sie die Runde, selbst wenn das unhöflich erscheinen mag. Fragen Sie dann Ihren Vorgesetzten oder die Compliance Helpline, wie Sie sich weiter verhalten sollen. FRAGE: Eine Mitarbeiterin einer regionalen Behörde hat Ihnen erzählt, dass ihre Behörde gern einen Auftrag an Iron Mountain vergeben würde. Sie erwähnt jedoch, dass es gewisse Hindernisse gibt, die aus dem Weg geräumt werden könnten, wenn das Unternehmen die Mittel für einen Park und andere Investitionen in der Gemeinde bereitstellt. Das, worum sie bittet, ist nicht teuer. Sollten Sie zustimmen? ANTWORT: Nein. Geschenke und Begünstigungen, die Mitarbeitern von Behörden oder im Auftrag von Behördenmitarbeitern gewährt werden, um Einfluss auf eine Geschäftsentscheidung zu nehmen, gelten als Bestechungen und können ernste rechtliche und geschäftliche Konsequenzen haben. Lassen Sie sich von der Compliance Helpline oder der Rechtsabteilung beraten, wie Sie mit der Situation umgehen sollen. Marketingpläne Es verstößt gegen das Gesetz, mit Wettbewerbern Vereinbarungen über Preise oder die Aufteilung von Marktsegmenten zu treffen. KORRUPTION UND BETRUG Iron Mountain verbietet Bestechungen und Schmiergeldzahlungen jeglicher Art. Selbst wenn das Anbieten von Geld oder etwas Wertvollem bei Geschäften im betreffenden Kulturkreis akzeptiert wird und als Routine gilt, betrachten wir diese Praktiken als Korruption, die unter keinen Umständen erlaubt ist. Wir nehmen lieber den Verlust eines Auftrags in Kauf als einen Zuschlag durch Bestechung zu erhalten. Unser Korruptionsverbot gilt nicht nur für Iron Mountain und seine Mitarbeiter. Auch von unseren Vertretern, Anbietern und Joint-Venture-Partnern erwarten wir die Einhaltung dieser hohen Standards. Wir müssen bestmöglich dafür sorgen, dass sie keine Bestechungen oder Schmiergelder in unserem Auftrag oder Namen anbieten. Helfen Sie Iron Mountain dabei, dass keinerlei Verdacht von Betrug oder Korruption aufkommt: Legen Sie ausführliche Aufzeichnungen zu Ausgaben vor, und führen Sie genau Buch über sämtliche Reisen, Bewirtungen und finanziellen Transaktionen. GESCHENKE UND BEWIRTUNG Das Austauschen von Geschenken mit Kunden ist weitverbreitet, um gegenseitige Wertschätzung auszudrücken. Jedoch sollten Geschenke und Bewirtungen nie erfolgen, um Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen selbst wenn es sich um eine normale Geschäftspraktik handelt oder es in einem Land so üblich ist. Lesen Sie zuerst die für Ihr Land geltende Richtlinie für Geschenke und Bewirtung, bevor Sie etwas von Wert wie Geschenke, Begünstigungen, Karten für Unterhaltungsveranstaltungen, Reiseeinladungen usw. anbieten oder annehmen. Wenn eine dieser Fragen mit Ja beantwortet werden kann, ist das Geschenk unangemessen. Manchmal ist es schwer zu sagen, ob ein Geschenk angemessen ist. Bei Unsicherheiten in einer bestimmten Situation fragen Sie bitte Ihren Vorgesetzten oder die Compliance Helpline. INTERESSENKONFLIKTE Wenn ein Verwandtschaftsverhältnis oder eine andere persönliche Beziehung verhindert, dass Sie eine ehrliche, faire Geschäftsentscheidung im Sinne von Iron Mountain treffen können, liegt vielleicht ein Interessenkonflikt vor. Da der Ruf unseres Unternehmens vom Handeln und der Integrität aller Mitarbeiter abhängt, ist es wichtig, dass selbst der Anschein derartiger Konflikte vermieden wird. Manchmal lässt sich ein scheinbarer Interessenkonflikt nicht vermeiden z. B. wenn es nur einen Anbieter einer bestimmten Dienstleistung gibt und Sie diesen Anbieter auch privat kennen. In einer solchen Situation müssen die Umstände offengelegt werden, weil Sie wahrscheinlich die Genehmigung eines leitenden Direktors oder des Chefjustiziars des Unternehmens benötigen. Bei Zweifeln, ob eine bestimmte Geschäftsbeziehung angesichts eines möglichen Interessenkonflikts angemessen ist, wenden Sie sich bitte an die Compliance Helpline oder an den Chefjustiziar des Unternehmens. A. Seine Leistung, die Dauer seiner Beschäftigung und den potenziellen langfristigen Vorteil für das Unternehmen abwägen, bevor Sie mit jemandem darüber sprechen. B. Seine Entlassung aufgrund falscher Angaben befürworten. C. Die Angelegenheit mit der Personalabteilung besprechen, um das bestmögliche Vorgehen festzulegen. D. Die Entdeckung für sich behalten, weil Sie mit dem Mitarbeiter sehr zufrieden sind. Das ist keine einfache Situation. Die beste Antwort lautet dennoch C. Wenn eine ethisch problematische Situation aufgrund einer Einstellung auftritt, müssen Sie sich mit der Personalabteilung beraten. 22 ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 23

14 SCHON GEWUSST? Seit 2000 bietet Iron Mountain auch die sichere Vernichtung von Akten und Informationen an. Damit Kunden gesetzliche Anforderungen ohne Gefährdung ihrer Umweltschutzziele erfüllen können, wird bei der sicheren Aktenvernichtung anfallendes Material nach der Verarbeitung dem Recycling zugeführt. Pro Jahr können so 7 Millionen Bäume gerettet und über 11 Milliarden Liter Wasser gespart werden. Verantwortungsbewusstsein Jeder von uns ist persönlich für sein Handeln, seine Verpflichtungen und die Ergebnisse seiner Arbeit verantwortlich. Wir setzen uns ehrgeizige Ziele und arbeiten hart daran, diese zu erreichen. Als verantwortungsbewusste Mitarbeiter wissen wir, dass wir an unserem Handeln und unseren Fehlern gemessen werden. Die Mindestanforderungen von Gesetzen, Vorschriften und Regelungen zu erfüllen, genügt uns nicht. Als Mitarbeiter von Iron Mountain demonstrieren wir Verantwortungsbewusstsein durch: > > Ethisches Verhalten in jeder Situation und Unterstützung anderer dabei, sich ethisch zu verhalten > > Treffen von Entscheidungen, die im besten Interesse des Unternehmens und nicht nur in unserem eigenen besten Interesse sind > > Eskalieren von Problemen, wenn andere sich unangemessen verhalten, sowie wenn nötig Melden von Fehlverhalten > > Erfüllen unseres beruflichen Engagements, indem wir Iron Mountain über andere unternehmensexterne berufliche Verpflichtungen stellen > > Erklären des Schutzes der physischen und geistigen Vermögenswerte voniron Mountain zu unserer persönlichen Aufgabe > > Zusammenarbeit mit unseren Anbietern, damit diese die gleichen hohen Standards wie wir erfüllen > > Führen von vollständigen, aktuellen und korrekten finanziellen Aufzeichnungen > > Ergreifen der notwendigen Schritte, damit Geschäftspartner überall auf der Welt sich für grundlegende Menschenrechte einsetzen 25

15 GRUNDWERT VERANTWORTUNGSBEWUSSTSEIN VERANTWORTUNGS- BEWUSSTSEIN Was sollten Sie tun? SZENARIO: Als Vorgesetzter müssen Sie den Text einer Marketingbroschüre durchlesen, den eine Mitarbeiterin geschrieben hat. Darin finden sich einige brillante, gut durchdachte Ideen, die die Mitarbeiterin nach eigenen Angaben vollkommen eigenständig entwickelt hat. Dennoch erinnert Sie der Text an einen Artikel, den Sie vor einigen Monaten in einer Zeitschrift gelesen haben. Nachdem Sie den Artikel herausgesucht haben, müssen Sie feststellen, dass die Mitarbeiterin den Text Wort für Wort abgeschrieben hat. Was sollten Sie tun? A. Sie unternehmen nichts. Wahrscheinlich fällt keinem etwas auf. B. Sie sprechen die Mitarbeiterin darauf an und bitten sie, den Text zu überarbeiten. Sie gestatten nicht, dass der derzeitige Text in der Broschüre verwendet wird. C. Sie melden die Angelegenheit Ihrem Vorgesetzten und fragen ihn um Rat. D. Sie melden die Mitarbeiterin der Personalabteilung oder der Compliance Helpline und warten weitere Maßnahmen ab. Das ist eine schwierige Situation, und die beste Antwort ist eine Kombination aus B und D. Als Vorgesetzter haben Sie gewisse Rechte und Pflichten, wenn es um das ethische Verhalten und die Integrität Ihrer Mitarbeiter geht. Einerseits müssen Sie der Mitarbeiterin klar und deutlich zu verstehen geben, dass unter keinen Umständen ein Text auf diese Weise kopiert werden darf. Dieser Verstoß ist derart ernst, dass er weitere Disziplinarmaßnahmen rechtfertigen würde. Die Verletzung des Urheberrechts verstößt nicht nur gegen die Unternehmensrichtlinien, sondern auch gegen das Gesetz. Das Unternehmen kann hierdurch erheblichen Schaden nehmen. SCHUTZ VON UNTERNEHMENSEIGENEN VERMÖGENSWERTEN Wenn Kunden uns ihre Daten und Informationen anvertrauen, sind wir für deren Schutz und sichere Rückgabe verantwortlich. Durch den richtigen Schutz von unternehmenseigenen Vermögenswerten können wir diese Verpflichtung fortwährend erfüllen. PHYSISCHE VERMÖGENSWERTE: Unternehmenseigentum (Computer, Fahrzeuge und andere Ausrüstung) ist sicher und geschützt aufzubewahren und darf nicht zweckentfremdet werden. Probleme mit dem Schutz und der Sicherheit unserer physischen Vermögenswerte selbst kleinere Vorfälle wie der Verlust eines Handheld-Scanners oder eine defekte Türklingel müssen sofort gemeldet werden. Unterlassen Sie dies, riskieren Sie unsere Sicherheit und Fähigkeit, unsere Zusagen gegenüber Kunden zu erfüllen. INTELLEKTUELLE VERMÖGENSWERTE: Iron Mountain erstellt und besitzt vertrauliche Informationen sowie geistiges Eigentum in großem Umfang. Dazu gehören Patente, Marken, Urheberrechte, Einzelheiten über unsere Finanzen und Geschäftsprozesse sowie die Produkte und Erfindungen, die unsere Mitarbeiter im Laufe ihrer Beschäftigung entwickeln. So tragen Sie als Mitarbeiter von Iron Mountain zum Schutz dieser Vermögenswerte bei und handeln auf verantwortungsvolle Weise: Achten Sie darauf, dass Geheimhaltungsvereinbarungen vorliegen, bevor Sie vertrauliche Daten aus dem Unternehmen geben. Legen Sie niemals Geschäftsgeheimnisse ohne vorherige Genehmigung offen. Jeglicher Missbrauch von geistigem Eigentum muss der Rechtsabteilung gemeldet werden. IMPORT- UND EXPORTKONTROLLEN Aus Gründen der nationalen Sicherheit kontrollieren die US- Regierung und Regierungen zahlreicher anderer Länder den Import und Export von Verschlüsselungssoftware und anderen vertraulichen Technologieinformationen. Es verstößt gegen die Richtlinien voniron Mountain, Marketing-, Verkaufs- und Dienstleistungen für Länder oder Personen zu erbringen, diåe einemus-embargo oder Sanktionen unterliegen. Vor dem Senden oder Übertragen von technischen Informationen oder Produkten außerhalb Ihres Landes müssen Sie sicherstellen, dass die erforderliche Exportüberprüfung abgeschlossen ist und alle relevanten Konformitäts- und Dokumentationsanforderungen eingehalten werden. Da die Bestimmung der Rechtmäßigkeit oder Angebrachtheit eines Imports oder Exports kompliziert ist, fragen Sie bitte die Rechtsabteilung der Global Privacy & Compliance Group um Rat. NEBENJOBS Wir sind stolz darauf, gute Arbeit zu leisten und unsere beruflichen Verpflichtungen verantwortungsvoll zu erfüllen. Wenn es mehrere Arbeitgeber gibt, kann darunter unsere Produktivität oder unsere Fähigkeit leiden, objektive Geschäftsentscheidungen zu treffen. Das gilt insbesondere, wenn Sie einen Nebenjob bei einem Lieferanten oder Wettbewerber von Iron Mountain haben. Unter Nebenjobs verstehen wir nicht nur Zweitjobs im herkömmlichen Sinne des Wortes, sondern auch professionelle oder beratende Dienstleistungen, die während der Arbeitszeit bei Iron Mountain erbracht werden können. Das können z. B. Aufgaben wie Programmierungen für eigene Softwareentwicklungsprojekte oder die Vorbereitung von Steuer- oder Rechtsunterlagen für Freunde auf der Arbeit sein. Denken Sie daran: Es verstößt gegen unsere Richtlinien, Unternehmensressourcen (einschließlich unserer Zeit während der Arbeitszeit) für andere geschäftliche Aktivitäten als für Iron Mountain zu nutzen. Wenn Sie einen Nebenjob neben Ihrer Tätigkeit bei Iron Mountain suchen, sprechen Sie darüber bitte mit Ihrem Vorgesetzen, damit auf keinen Fall ein Interessenkonflikt entsteht oder Ihre Verpflichtungen bei Iron Mountain darunter leiden. KORREKTE FINANZIELLE AUFZEICHNUNGEN/ ÖFFENTLICHE BERICHTE Als börsennotiertes Unternehmen müssen wir bestimmte Informationen über unsere Finanzen veröffentlichen. Korrekte Aufzeichnungen und transparente Finanzberichte sind die besten Wege, um unsere Verantwortung gegenüber unseren Aktionären und unsere Glaubwürdigkeit am Markt zu wahren. Iron Mountain ist verpflichtet, Aktionären und Aufsichtsbehörden vollständige, angemessene, korrekte, aktuelle und verständliche Finanzberichte vorzulegen. Das erreichen wir durch: Korrekte und vollständige Buchführung und Aufzeichnungen über alle Transaktionen Befolgen aller geltenden Gesetze, Regelungen und Vorschriften für die Buchhaltung und Aufzeichnung Melden von Betrugsverdacht oder finanziellen Unregelmäßigkeiten bei der Revisionsabteilung, dem Prüfungsausschuss des Vorstands oder der Compliance Helpline MENSCHENRECHTE Bei all unseren geschäftlichen Aktivitäten demonstrieren wir den Wert von Menschenrechten, indem wir unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner mit Respekt und Würde behandeln. Allen Mitgliedern unserer Belegschaft stehen ordnungsgemäße Arbeitsbedingungen, Gehälter und Arbeitszeiten zu. Kinderoder Gefängnisarbeit lehnen wir ab. Wir sind der festen Überzeugung, dass unsere Geschäftspartner (Anbieter, Auftragnehmer, Berater, Lieferanten, Vertreter, Partner, Joint Ventures usw.) diese Prinzipien unterstützen und fördern sollten, wo auch immer sie tätig sind. WAS WÄRE, WENN...? FRAGE: Ich habe von einem Fahrer gehört, der mit der Benzinkarte von Iron Mountain auch privat beim Tanken bezahlt. Ich will niemandem Probleme machen, wenn ich nicht hundertprozentig sicher bin. Deshalb: Kann ich meinen Verdacht anonym vorbringen? ANTWORT: Ja, indem Sie bei der Compliance Helpline eine anonyme Meldung machen. Die Compliance Helpline erreichen Sie telefonisch oder per in Ihrer Landessprache. Sie wird von einem Drittanbieter betrieben, damit die Anonymität gewährleistet ist. (Hinweis: In einigen Ländern sind anonyme Meldungen gesetzlich verboten. Iron Mountain wird Ihre Identität aber streng vertraulich behandeln. Repressalien wegen Meldungen, die in gutem Glauben geschehen, werden bei uns nicht geduldet.) FRAGE: Ein Mitarbeiter in einer Betriebsanlage, in der vertrauliche Regierungsdokumente archiviert sind, ist heute nicht zur Arbeit erschienen. Kann ich ihn durch einen Zeitarbeiter ersetzen? ANTWORT: Vielleicht. In einigen Betriebsanlagen verlangen gesetzliche Vorschriften und vertragliche Vereinbarungen, dass wir nur Mitarbeitern Zugriff gewähren dürfen, deren Hintergrund genau bekannt ist und die umfassenden Sicherheitsprüfungen unterzogen wurden. Eine Vertretung einzusetzen kann möglich sein. Sie müssen jedoch prüfen, ob diese Person alle geltenden rechtlichen und vertraglichen Auflagen erfüllt. 26 ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 27

16 Aktionsfokussierung Wir sind wachsam gegenüber neuen Chancen und Problemen und reagieren schnell. Damit Probleme erst gar nicht auftreten, reagieren wir vorausschauend und gehen sie auf positive, proaktive Weise an. Wir übernehmen Verantwortung und gehen Problemen auf den Grund, bis eine Lösung gefunden ist. Selbst wenn unsere Abläufe reibungslos funktionieren, nehmen wir künftige Anforderungen vorweg und setzen Verbesserungen in die Tat um. SCHON GEWUSST? Der Fuhrpark von Iron Mountain umfasst mehr als speziell ausgerüstete LKWs und Transporter. Ausgestattet mit hochmodernen Sicherheitsfunktionen wie funkaktivierten Alarmanlagen, automatischen Türverriegelungen und Zündungsunterbrechern sind unsere Fahrzeuge als fahrende Hochsicherheitsarchive konstruiert. Als Mitarbeiter von Iron Mountain demonstrieren wir Aktionsfokussierung durch: > > Unterstützen von Kollegen durch Bereitstellung der erforderlichen Werkzeuge, Ressourcen und Hilfe > > Übernehmen der Initiative bei Aufgaben, für die es keinen eindeutig Zuständigen gibt > > Klare Festlegung der Nachverfolgung und Fälligkeitstermine bei der Lösung von Problemen > > Treffen von rechtzeitigen Entscheidungen, insbesondere wenn andere von unserer Entscheidung bei ihrem weiteren Vorgehen abhängig sind > > Unterstützen von Kunden bei der Lösung ihrer Probleme durch Anbieten von anforderungsgerechten Dienstleistungen und Vorwegnahme künftiger Bedürfnisse > > Optimales Anpassen des Informationsmanagements an kundenspezifische Anforderungen > > Aktives internes Archivmanagement im Einklang mit Fristenkatalogen und Richtlinien > > Einstellen von Mitarbeitern aufgrund ihrer Qualifikation und ohne Diskriminierung > > Umgang mit Regierungskunden gemäß unserer strengen Standards für Regierungsaufträge 29

17 GRUNDWERT AKTIONSFOKUSSIERUNG AKTIONS- FOKUSSIERUNG Was sollten Sie tun? FRAGE: Kürzlich hat sich eine Frau bei uns um eine Stelle beworben. Sie ist hervorragend qualifiziert, müsste allerdings spät abends in einem nicht gerade ungefährlichen Stadtteil arbeiten. Sollte ich die Stelle besser mit einem Mann besetzen? ANTWORT: Nein. Sie sollten nur die Qualifizierung des Bewerbers für die Stelle berücksichtigen und nicht Faktoren wie Geschlecht, ethnische Herkunft, Religion oder andere persönliche Merkmale, die gesetzlich geschützt sind. Wir tragen Sorge für die Sicherheit all unserer Mitarbeiter. Wenn Sie diese Bewerberin aufgrund ihrer Geschlechtszugehörigkeit anders behandelt, wäre das diskriminierend. FRAGE: Während der Verhandlungen mit einem lokalen Anbieter hat mir der Vertriebsvertreter erzählt, dass sein Bruder ein bekannter Regierungsbeamter ist. Ich denke, dass er damit darauf anspielen wollte, dass wenn wir seinem Unternehmen den Zuschlag geben, er seinen Bruder dahin gehend beeinflussen könnte, dass Iron Mountain einige Regierungsaufträge erhält. Was sollte ich tun? ANTWORT: Für den Umgang mit offiziellen Stellen gibt es bei uns strenge Regelungen. Eine Auftragsvergabe an den Verwandten eines Regierungsbeamten könnte als versuchte Beeinflussung der Regierung ausgelegt werden oder den Anschein erwecken, dass wir einen Abschluss auf unethische Weise erzielen wollen. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, sollten Sie sich mit der Compliance Helpline oder der Rechtsabteilung beraten. ANTIDISKRIMINIERUNG, FÖRDERUNG DER KULTURELLEN VIELFALT UND CHANCENGLEICHHEIT Der fortwährende Erfolg von Iron Mountain wäre ohne unsere engagierten Mitarbeiter nicht möglich. Unsere vielfältig zusammengesetzte Belegschaft spiegelt die Vielfältigkeit der Märkte wider, in denen wir operieren. Darauf sind wir stolz, und wir sind überzeugt, dass diese Tatsache direkt dazu beiträgt, dass wir die breiten Anforderungen unseres internationalen Kundenstamms erfüllen können. Wir arbeiten aktiv daran, dass diskriminierendes Verhalten verhindert wird und erst gar nicht auftritt. Entscheidungen über das Anwerben, Einstellen, Fördern, Befördern oder Kündigen von Mitarbeitern müssen ausschließlich auf deren Leistung basieren und niemals auf Faktoren wie ethnische Zugehörigkeit, Geschlecht, Religion, sexuelle Präferenzen, sexuelle Orientierung oder anderen geschützten Merkmalen. Diskriminierendes Verhalten: Schafft eine Atmosphäre des Misstrauens und der Respektlosigkeit Verhindert, dass optimal qualifizierte Mitarbeiter für das Unternehmen gewonnen werden Schädigt unsere Marke und unseren Ruf Schreckt Kunden und potenzielle Kunden ab Kann zu gerichtlichen Klagen führen Wenn Sie Diskriminierungen bei Iron Mountain bemerken, müssen Sie dies Ihrer Personalabteilung oder der Compliance Helpline melden. REGIERUNGSAUFTRÄGE Regierungen überall auf der Welt vertrauen beim Schutz von wichtigen Daten auf Iron Mountain. Höchste Aufrichtigkeit und Integrität sind für uns im Umgang mit allen Kunden selbstverständlich. Dennoch bedeutet die Zusammenarbeit mit Regierungsstellen eine zusätzliche Verantwortung, sei es aufgrund gesetzlicher oder aufgrund vertraglicher Vorgaben. Damit unser Unternehmen gemäß allen geltenden Regelungen, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien für Regierungsaufträge handelt, müssen Sie mit den örtlichen Richtlinien für Regierungsaufträge vertraut machen. Sie können sich hierfür auch an die Rechtsabteilung wenden. VERWALTEN VON GESCHÄFTSUNTERLAGEN Geschäftsunterlagen müssen auf einheitliche und verlässliche Weise aufbewahrt werden, damit sie bei Bedarf sofort zur Hand sind. Dadurch können wir nicht nur unsere internen Vorgaben erfüllen, sondern auch rechtliche Probleme, die zwangsweise Durchsetzung von gesetzlichen Bestimmungen und Schädigungen unserer Marke und unseres Rufs vermeiden. Mit den folgenden Schritten tragen Sie dazu bei, dass Geschäftsunterlagen richtig gehandhabt werden: Bewahren Sie Aufzeichnungen gemäß dem Fristenkatalog für Ihr Land so lange wie verlangt auf. Bewahren Sie Aufzeichnungen an einem sicheren, geschützten Ort auf. Vernichten Sie Aufzeichnungen auf sichere Weise, wenn dies nach dem Fristenkatalog erlaubt ist. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem zuständigen Koordinator für Aufzeichnungen, der Rechtsabteilung der Global Privacy und Compliance Group oder bei der Compliance Helpline. FRAGE: Als Kundenbetreuer bewahre ich alle Aufzeichnungen über meine Kunden in einem Aktenschrank auf. Ich bin die gerade durchgegangen, und dabei ist mir aufgefallen, dass wir viele Kunden nicht mehr betreuen. Darf ich diese Unterlagen im Schredder vernichten? ANTWORT: Nein. Auch die Unterlagen ehemaliger Kunden von Iron Mountain müssen nach dem für Ihr Land geltenden Fristenkatalog einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden.weitere Informationen zur Bestimmung der angemessenen Aufbewahrungsfrist erhalten Sie im Intranet auf der Archivmanagement-Website oder bei Ihrem zuständigen Koordinator für Aufzeichnungen. Sie können sich auch an die Rechtsabteilung der Global Privacy & Compliance Group wenden. WAS WÄRE, WENN...? FRAGE: Ich habe den Verdacht, dass ein Kollege unter Drogen- oder Alkoholeinfluss zur Arbeit erscheint. Was sollte ich tun? ANTWORT: Für den Erhalt einer gesunden, sicheren und produktiven Arbeitsumgebung gibt es bei Iron Mountain strenge Richtlinien gegen Drogen- und Alkoholmissbrauch. Wenn Sie vermuten, dass ein Kollege während oder außerhalb der Arbeitszeit unter Drogen- oder Alkoholeinfluss steht, müssen Sie die Situation Ihrem Vorgesetzen oder einem anderen leitenden Angestellten melden. Diese Situation ist nicht nur für den Mitarbeiter selbst, sondern auch für Kollegen und sogar Kunden gefährlich. Wenn Sie lieber nicht mit Ihrem Vorgesetzen darüber sprechen möchten, können Sie sich auch an die Compliance Helpline wenden und auf Wunsch (sofern gesetzlich zulässig) anonym bleiben. Die Gesundheit und das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter nimmt Iron Mountain sehr ernst. Bei Problemen aufgrund von Suchtmittelmissbrauch stehen zahlreiche Ressourcen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über Suchtmittelmissbrauch in Ihrem Mitarbeiterhandbuch. 30 ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 31

18 Teamwork Wir arbeiten in Teams, weil wir gemeinsam weitaus mehr als allein erreichen können. Vom Vertrieb bis zum Kundenservice arbeiten unsere Mitarbeiter zusammen, damit Kunden einheitliche Dienstleistungen mit einem Mehrwert erhalten, auf die sie sich verlassen können. SCHON GEWUSST? Das Archiv von Iron Mountain beherbergt eine umfassende Sammlung historisch bedeutender Fotografien und Negative. Die Wertvollsten davon werden in Spezialräumen mit einer Temperatur von 20 C und einer relativen Luftfeuchtigkeit von 35 Prozent aufbewahrt was ihre Haltbarkeit um über Jahre verlängert. Als Mitarbeiter von Iron Mountain demonstrieren wir Teamwork durch: > > Ineinandergreifende Zusammenarbeit bei der Umsetzung unternehmensweiter Ziele und Vorgaben > > Funktions- und geschäftsbereichübergreifende Koordination, um doppelte Arbeit zu vermeiden > > Beratung mit Vorgesetzten bei schwierigen Fragen > > Unterstützung neuer Mitarbeiter beim Erlernen erfolgsrelevanter Fähigkeiten > > Stellenübergreifende Schulungen von Mitarbeitern, damit Kollegen bei Bedarf unterstützt werden können > > Unterstützung von Kollegen durch Schaffung eines belästigungsfreien Arbeitsumfeldes > > Aufbau von Vertrauen unter Mitarbeitern durch Respektieren ihrer Privatsphäre > > Verwenden von Firmencomputern zum Erreichen von Geschäftszielen und nicht zur persönlichen Bereicherung oder Unterhaltung 33

19 GRUNDWERT teamwork teamwork Was sollten Sie tun? FRAGE: Ich frage meine Kollegin immer, ob ich ihr beim Tragen schwerer Kisten helfen soll. Ich mache mir Sorgen, dass sie nicht genug Kraft hat, und will nicht, dass sie sich verletzt. Aber bis jetzt hat sie meine Hilfe immer abgelehnt. Mache ich etwas falsch? ANTWORT: Einem Kollegen oder einer Kollegin bei Bedarf Hilfe anzubieten, ist auf jeden Fall richtig aber nicht, wenn Sie Ihre Kollegin anders behandeln, weil sie eine Frau ist. Wenn sie für diese Aufgabe eingestellt wurde, muss sie auch deren Anforderungen erfüllen körperlich und auch sonst. Wenn Sie ihr weiterhin Ihre Hilfe anbieten, könnte das als Belästigung ausgelegt werden und gegen die Unternehmensrichtlinien oder das Gesetz verstoßen. FRAGE: Eine Gruppe von Mitarbeitern drangsaliert regelmäßig einen meiner Kollegen und macht hinter seinem Rücken unangemessene Kommentare. Ich will das Verhalten melden, befürchte aber, dass sie sich dann mich vorknöpfen. Was sollte ich tun? ANTWORT: Melden Sie das belästigende Verhalten umgehend. Ein Team kann ohne eine professionelle, unterstützende Arbeitsumgebung nicht effektiv arbeiten. Damit diese gegeben ist, müssen Sie eine aktive Rolle übernehmen. Wenn Sie das melden, wird das Unternehmen den Fall untersuchen und (gegebenenfalls) Disziplinarmaßnahmen gegen die Beteiligten ergreifen. Sie brauchen nicht zu befürchten, dass Sie dadurch irgendwelchen Repressalien ausgesetzt werden dies wird bei uns nicht toleriert. Wenn Sie den Fall lieber anonym melden möchten (sofern gesetzlich zulässig), wenden Sie sich bitte an die Compliance Helpline. BELÄSTIGUNG Alle Mitarbeiter haben das Recht auf eine Arbeitsumgebung, die sie unterstützt, die professionell ist und in der keinerlei Belästigung herrscht. Teamwork bedeutet sowohl, die Individualität und Einzigartigkeit von Kollegen zu respektieren, als auch feindselige, einschüchternde oder beleidigende Verhaltensweisen zu unterlassen. Handeln Sie stets mit Bedacht, und bedenken Sie immer: Auch wenn Sie nur einen Witz machen, können Sie damit womöglich einen anderen belästigen. Unsere Richtlinien verbieten jede Form von belästigendem Verhalten. Dazu gehören: VERBALE BELÄSTIGUNG: Verunglimpfungen anderer wegen ihrer ethnischen Herkunft, Nationalität, Religion, Geschlechtszugehörigkeit, sexuellen Orientierung oder Präferenzen; Bedrohungen; Anschreien und Fluchen; anzügliche Bemerkungen sowie Senden von s mit unangemessenen, beleidigenden oder sexuellen Inhalten KÖRPERLICHE BELÄSTIGUNG: Unerwünschte Berührungen oder sexuelle Annäherungsversuche; Hindern anderer durch Einsatz körperlicher Kraft, den Raum zu verlassen; Gewalt oder Einschüchterungen am Arbeitsplatz sowie rücksichtslose Fahrweisen oder Bedienung von Maschinen VISUELLE BELÄSTIGUNG: Beleidigende Aufkleber auf Firmenwagen sowie Zurschaustellung von Fotos, Postern oder Cartoons mit unangemessenen oder sexuellen Inhalten Wenn Sie Belästigungen am eigenen Leib oder bei anderen erfahren, müssen Sie das melden. Wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzen, die Personalabteilung oder an die Compliance Helpline. SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN VON MITARBEITERN Was für den Schutz von Kundendaten gilt, gilt auch für die persönlichen Informationen, die wir über unsere Kollegen erhalten. Als Mitarbeiter von Iron Mountain erweisen wir Respekt durch: Informieren von Kollegen über Sinn und Zweck der Erhebung von personenbezogenen Daten Erfassen von personenbezogenen Daten nur dann, wenn es sich um eine geschäftliche Notwendigkeit handelt Keine Gespräche mit Kollegen über personenbezogene Daten Verwenden von personenbezogenen Daten nur für den Zweck, für den sie erfasst wurden Ergreifen angemessener Maßnahmen, um uns anvertraute Informationen zu schützen ANGEMESSENE NUTZUNG VON COMPUTERN Computer und Informationssysteme können die Produktivität steigern und die Kommunikation unter Kollegen verbessern. Werden Computer jedoch zweckentfremdet, bedeutet das eine Verschwendung von Ressourcen mit möglichen Risiken für die Sicherheit bis hin zur Schädigung unserer Marke und unseres Rufs. Folgende Handlungen sind bei der Nutzung von Unternehmenscomputersystemen untersagt: Zugriff auf unangemessene Websites Öffnen verdächtiger -Anhänge Verbreitung von Anmeldedaten und Kennwörtern Senden von Spam, Junk- s, Kettenbriefen oder Nachrichten mit belästigenden oder beleidigenden Inhalten Veröffentlichung von Informationen über Iron Mountain oder Kundendaten auf externen Websites, Schwarzen Brettern, in Blogs oder Websites von sozialen Netzwerken Übermäßige Nutzung des Internets für Zwecke, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben Herunterladen oder Installieren von Software, die die Sicherheitsrichtlinien von Iron Mountain oder legitime Rechte anderer verletzen. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien für Ihren Standort. FRAGE: Mein Vorgesetzter hat mich angewiesen, mich zum Ende meiner normalen Arbeitszeit abzumelden, obwohl ich Überstunden machen muss. Er hat mir gesagt, dass er die zusätzlichen Stunden nächste Woche von Hand nachträgt. Ist das in Ordnung? ANTWORT: Nein. Arbeitsstunden dürfen nicht von einem Abrechnungszeitraum in den nächsten verschoben werden. Das kann zu falschen Gehaltszahlungen oder falschen Überstundenvergütungen führen. Die geleisteten Arbeitsstunden müssen korrekt erfasst und dürfen nicht auf andere Tage oder Zeiträume verschoben werden. Bitte wenden Sie sich an die Personalabteilung oder an die Compliance Helpline, wenn eine derartige Situation auftritt. WAS WÄRE, WENN...? FRAGE: Ein Kollege kommt regelmäßig zu spät und verlässt die Arbeit sehr zeitig, was von anderen als ungerecht empfunden wird. Jetzt habe ich auf dem Schreibtisch meines Vorgesetzten ein Formular gesehen, nach dem dieser Mitarbeiter eher gehen darf, weil er an einer schweren Krankheit leidet. Kann ich den anderen davon erzählen, damit sie verstehen, was vor sich geht? ANTWORT: Nein. Private Mitarbeiterinformationen auch zur Gesundheit müssen vollkommen vertraulich behandelt werden. Ihr Vorgesetzter hätte das Formular nicht so liegen lassen dürfen, dass Sie es sehen konnten und Sie hätten es nicht lesen dürfen. Erzählen Sie keinem, was Sie wissen. 34 ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN 35

20 WEITERE INFORMATIONEN Richtlinien und Verfahrensweisen Der Ethik- und Verhaltenskodex enthält Richtlinien zu ethischen Fragen, mit denen Sie als Mitarbeiter von Iron Mountain konfrontiert werden könnten. Sie sollten nicht nur den Kodex lesen, sondern auch unsere Unternehmensrichtlinien und Verfahrensweisen, die ausführlichere Informationen enthalten können. Die jeweils neueste Version einer bestimmten Richtlinie für Ihren Standort erhalten Sie bei Ihrem Vorgesetzen oder einem anderen leitenden Angestellten, Ihrer Personalabteilung, bei der Rechtsabteilung der Global Privacy & Compliance Group oder über die Compliance Helpline. In einigen seltenen Fällen können unter Umständen Ausnahmen vom Ethik- und Verhaltenskodex gemacht werden. Wegen derartiger Ausnahmen müssen Sie sich jedoch an den Chefjustiziar des Unternehmens wenden. Die US-Regierung verlangt, dass Ausnahmen, die Vorstandsmitgliedern oder anderen Führungskräften von Iron Mountain eingeräumt wurden, der US-Börsenaufsicht (SEC) gemeldet werden. Compliance Helpline Bei ethischen Bedenken, Verstößen oder Fragen können Sie sich rund um die Uhr das gesamte Jahr hindurch an die Compliance Helpline wenden. Die Helpline wird von einem unabhängigen Unternehmen betrieben. Sofern es das Gesetz erlaubt, können Meldungen vollkommen anonym erfolgen. Kostenlose Anrufe weltweit. Rechts auf dieser Seite finden Sie eine Liste der Telefonnummern. Alternativ können Sie auch über folgende Rufnummer ein R-Gespräch tätigen: Meldungen sind auch online möglich unter: Compliance Helpline Argentinien Argentinien Australien Österreich Belgien Brasilien Kanada Chile China China Zypern* Tschechische Republik Dänemark Frankreich Deutschland Gibraltar* Griechenland Ungarn Indien Indonesien Indonesien Irland Italien Japan Japan Luxemburg Malaysia Mauritius* Mexiko Mexiko Niederlande Neuseeland Norwegen Peru Polen Rumänien* Russland Singapur Slowakei Spanien Sri Lanka* Schweiz Taiwan Türkei* Ukraine* Großbritannien USA USA *R-Gespräch 36 ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON IRON MOUNTAIN

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