Produktinformation SHCware TECHNIK. Produktinformation. Die Branchenlösung für den technischen Handel. 1 / 65 SHComputersysteme GmbH

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1 Produktinformation Die Branchenlösung für den technischen Handel 1 / 65 SHComputersysteme GmbH

2 Herzlich Willkommen Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen einige Informationen zu unserem Branchenpaket SHCware TECHNIK geben, die Ihnen helfen sollen, einen ersten Überblick über unser ERP-System zu erhalten. Eine komplexe Software in einer Informationsbroschüre umfangreich darzustellen ist so gut wie nicht möglich. Wir haben versucht, auf einige der wichtigen Funktionen innerhalb unserer Branchensoftware einzugehen. Letztendlich sollen Ihnen die folgenden Seiten einen groben Überblick über SHCware TECHNIK geben. Sie werden einige Begriffe finden, die zu Ihren täglichen Arbeiten gehören und Sie werden unsere Philosophie kennen lernen. Mit den hier abgedruckten Seiten wollen wir Ihnen deutlich machen, dass wir in Ihrer Branche zu Hause sind und sich eine Live-Präsentation bei Ihnen oder bei uns lohnen kann. Durch die Vielzahl von Einstellmöglichkeiten und individuelle Maskengestaltungen macht es so gut wie keinen Sinn, bestimmte Masken in dieser Broschüre beispielhaft darzustellen. Bei einer persönlichen Präsentation können Sie sich einen wesentlich besseren Überblick verschaffen. Sollten Sie Fragen zu einzelnen Punkten haben oder einen Besuchstermin wünschen, dann setzen Sie sich bitte mit unserem Vertrieb in Verbindung. Und nun viel Spaß beim stöbern. Ihr SHC-Vertriebs-Team! SHComputersysteme GmbH 2 / 65

3 Übersicht Herzlich Willkommen...1 Übersicht... 3 Unternehmensdaten...5 Leistungsübersicht... 6 Branchenschwerpunkte SHCware TECHNIK... 7 Auszug aus unserer Referenzliste für den Technischen Großhandel... 8 Unser ganzheitliches Angebot... 9 Partnerschaften Oracle...10 Oracle Bi und COGNOS...11 DEBITEX...11 CITRIX...11 OFFICE-Lösungen...12 Dokumenten-Management-Systeme...12 Themenübersicht...13 Grundlagen Entwicklungsplattform...14 Basisfunktionen...15 Belegfluss...16 Statistik-Konzept...17 DataWareHouse Konzept...18 Katalog-/Schattenartikelstamm...19 Artikel Import / Export...20 Artikelsuche...21 Barcodeverwaltung...22 Preisführung...23 Preiskalkulation...24 Preisfindung...25 Lager Lagerorganisation...26 Belegfluss Versand...27 Versandlogistik...28 Lagerbestandsverwaltung...29 Belegfluß im Lager...30 Lagerplatzverwaltung...31 Inventur...32 CRM-Funktionen...33 Adressverwaltung...34 Vorgangsbearbeitung...35 Geschäftspartnerdatenblatt...36 Zielgruppenbearbeitung...37 Besuchsberichte...38 Das Infosystem / 65 SHComputersysteme GmbH

4 Verkauf...40 Angebotswesen Parametrierbare Belegarten Stücklisten / Pakete Kassenfunktion Großhandel Gutschriftenbildung Rücknahme / Retoure Einkauf...46 Lieferanfrage Disposition Bestellung bearbeiten Lieferanmahnung Wareneingang Wareneingang Online Rechnungseingang Rechnungsprüfung Workflow Ergänzungsfunktionen...54 Metalle (Zu-/Abschläge) Kundendienst / Werkstatt Elektronisches Archiv Werbemittelverwaltung Schnittstellen UGL-Anbindung Anschreiben / Kurzbriefe Individuielle Analysen Internetportal...62 Vorteile eines Oracle-Portals KIBES das B2B-Portal KIBES das C-Teilemanagement Schlusswort...65 SHComputersysteme GmbH 4 / 65

5 Unternehmensdaten Gründung 1974 Mitarbeiter 31 Beteiligungen Firmenphilosophie keine Fremdbeteiligungen alle Gesellschafter sind aktive SHC-Mitarbeiter Komplettlösungen für einen überschaubaren Kundenkreis erarbeiten, einführen und betreuen Kundenorientierung mit langfristigen und fairen Partnerschaften Der überschaubare Kundenkreis setzt sich aus wenigen Branchen zusammen, in denen wir tätig sind. Unsere Kernkompetenz haben wir im technischen Großhandel. Seit über 30 Jahren sind wir in Ihrer Branche zu. Dennoch können Sie sicher sein, dass wir Ihre Installation individuell auf Ihre Bedürfnisse einstellen werden. Sie unterscheiden sich von anderen Großhandelsunternehmen? Kein Problem, dieser für Sie wichtige Vorteil wird sich durch die Einführung unserer Software nicht verändern, dafür sorgen wir! Ihre Branche = Unsere Kompetenz 5 / 65 SHComputersysteme GmbH

6 Leistungsübersicht Warenwirtschaft Vertrieb (CRM - Funktionen) Einkauf Verkauf Versand Filialanbindung Internet - Portal Kundendienst Data - Ware - House Analysen Archivierung Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung In der Softwareentwicklung konzentrieren wir uns auf die Bereiche Warenwirtschaft und Finanzwesen auf Basis der leistungsfähigen Werkzeuge und der Datenbank von Oracle, sowie auf die Integration von Microsoft-Produkten. Unsere Softwareprodukte werden derzeit (2008) eingesetzt: Die Warenwirtschaft bei 150 Firmen mit über 6000 Anwendern Die Finanzbuchhaltung bei 160 Firmen mit über 500 Anwendern SHCware ist offen für unterschiedliche Plattformen: Datenbank-Server - LINUX, UNIX mit Oracle-DB File-Server - LINUX, Windows 2000 / 2003 Clients - Windows 2000 / 2003 / XP Terminal-Server - Windows 2003, CITRIX-Metaframe Auf diesen Grundlagen entstehen innovative Anwendungen mit hoher Qualität und durchgängigen Informationen, die sowohl im Client-Server-Umfeld als auch mit Browser- Technologie eingesetzt werden können. Durch die Integration von Partnerprodukten werden für unsere Kunden erfolgreiche Komplettlösungen bereitgestellt. Von der Weiterentwicklung der SHC Standard-Systeme profitieren alle Anwender durch die Übergabe eines einheitlichen Programmstandes im Rahmen der Programm-Wartung. Individuelle Anforderungen werden in die Entwicklung einbezogen und bei den betreffenden Anwendern über Parameter aktiviert. Dadurch ist ein releasefähiger Programm-Standard gewährleistet. Unsere gesamte Software ist mehrmandanten- und mehrlagerfähig! Interne Warenlieferungen und Verrechnungen sind natürlich Standard! 98 % der Programmfunktionen liegen direkt in der Datenbank somit sind diese Funktionen auch für Sie zugänglich um z.b. mit eigenen Programmen darauf zugreifen zu können. SHComputersysteme GmbH 6 / 65

7 Branchenschwerpunkte SHCware TECHNIK umfangreiche Preisfindung Objektverwaltung Metallzuschläge (CU, AG, MS ) Schattenartikelstamm Referenzartikel Kassensysteme Barcodeverwaltung Stücklisten, Aktionspakete Werkstattabrechnung GAEB Schnittstelle UGL- / UGS- Schnittstelle alle EDI-Nachrichten integriert Alle wichtigen Funktionen und Programmroutinen, die Sie für den erfolgreichen Betrieb eines technischen Großhandels benötigen sind bei uns vorhanden. Die Software ist modular aufgebaut und wir legen mit Ihnen fest, welche dieser Module von Ihnen benötigt werden. Sie erhalten also ein maßgeschneidertes Angebot und zahlen nur die Funktionen, die Sie auch nur benutzen. Sie wollen mehr als 2 Millionen Artikel verwalten? Mit unserer Lösung ist dies überhaupt kein Problem. Viele unserer Funktionen (Preispflege, Kalkulation, Suchfunktionen) sind genau auf die Verwaltung von großen Datenmengen ausgerichtet. Wie schon erwähnt, liegt eine Vielzahl von Funktionen in der Datenbank, so z.b. die Preisfindung. Sollte unsere sehr umfangreiche Preisfindung für Sie nicht ausreichen, so stellt dies für uns kein Problem dar, dann wird dieser Bereich für Sie durch eine individuelle Preisfindung ausgetauscht. Es entsteht zwar ein Aufwand, doch dieser ist geringer, als Sie vielleicht denken, aber das Wichtigste: Es ist möglich! 7 / 65 SHComputersysteme GmbH

8 Auszug aus unserer Referenzliste für den Technischen Großhandel Standorte Benutzer Baubedarf / Sanitär Ernst Markmiller GmbH Deggendorf 3 90 Michael Egger GmbH & Co Eggenfelden 3 55 August Fuhrmann GmbH Helmstedt 3 35 Papier / Bürobedarf / Schreibwaren Papier-Liebl Regensburg 2 70 Handel Schafferer Hotel-Gaststättenbedarf Freiburg Heimtierbedarf Delphin Amazonia Haustierbedarf CH-4142 Münchenstein 1 30 Qualipet AG Haustierbedarf EH CH-8305 Dietlikon 44 Filialen 180 KFZ-Bedarf Ernst Markmiller GmbH Deggendorf 3 90 Hellmut Springer GmbH & Co. KG Stuhr 1 70 Paul Schmidt GmbH & Co. KG Deggendorf 1 32 Elektro-Großhandel Stahlhandel SHComputersysteme GmbH 8 / 65

9 Unser ganzheitliches Angebot Systemintegration Datenbank - Server Terminal - Server (Citrix - Metaframe) Groupware und Archivierung Anwenderservice Beratung, Projektleitung, Einführung Hotline - Service mit Online - Helpdesk Seminare Basiswissen für unsere Anwendungen Basiswissen für das Systemumfeld SHC begleitet seine Kunden in der Umstellungsphase, bei der Integration vorhandener Systeme und hilft mit gezieltem Training die Leistungsfähigkeit der Software effektiv einzusetzen. Unser Bereich Systemintegration installiert und betreut Datenbanken, Terminal-Server (Metaframe) sowie Kommunikations- und Groupware-Lösungen. Auf die intensive Anwenderbetreuung nach der Installation legt SHC sehr großen Wert. Der Hotline-Service benutzt die Internet-Technologie sowie ein eigens für die Kunden- Anfragen entwickeltes HELPDESK-System um Problemlösungen sowie Programm- Änderungen schnell und effektiv für unsere Kunden bereit zu stellen. In den von uns durchgeführten Seminaren vermitteln wir das Basiswissen für unsere Anwendungen und das damit verbundene Systemumfeld. Zusätzlich bieten wir Ihnen Schulungen in den gängigsten Officeprodukten (Word, Excel, Powerpoint). Für alle unsere Seminare bieten wir besondere Termine für Geschäftsführer und Führungskräfte! Die Seminare finden in der Regel in unseren Schulungsräumen statt, können aber auch auf Anfrage bei Ihnen direkt durchgeführt werden. Sprechen Sie uns an! Mit praxisbezogenen Workshops aktualisieren wir für unsere Anwender die erforderlichen Kenntnisse über die Anwendung und das Systemumfeld. Jährlich stattfindende Anwendertage und Arbeitskreise runden unser Angebot ab. 9 / 65 SHComputersysteme GmbH

10 Partnerschaften Man erfindet das Rad heute nicht mehr neu! In der heutigen Zeit muss man sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Ausgereifte, innovative und lösungsorientierte Softwareprodukte in der eigenen Software nachzubilden macht keinen Sinn. Wesentlich sinnvoller ist die Einbindung solcher Pakete. Kein Mensch käme z.b. auf die Idee, die Kernfunktionen einer EXCEL-Tabelle neu zu programmieren, also bildet man Schnittstellen, die eine problemlose Integration dieses Werkzeugs ermöglicht. Dies war und ist die Philosophie aus unserem Haus. Aus diesem Grund existieren eine Reihe von Schnittstellen zu anderen Softwarepaketen, im Folgenden sehen Sie einige Beispiele von Partnerschaften: Oracle Datenbank Schnell und sicher Problemlos skalierbar Anwendungsfunktionen in der Datenbank Entwicklungswerkzeuge FORMS PL-SQL JAVA Reports und Discoverer Formulare Listen zweidimensionale Auswertungen Die ORACLE Datenbank wird als Basis der SHC Anwendungs-Software eingesetzt und bietet damit ein hohes Maß an Stabilität und Sicherheit. Durch die starke Skalierbarkeit der Datenbank kann die Anwendung problemlos von Kunden mit 8 oder von mehr als 800 Benutzern eingesetzt werden. Es existiert eigentlich keine Grenze nach oben. Wir haben in den letzten Jahren Erfahrungen bei vielen kleinen, aber auch bei sehr großen Anwendern sammeln dürfen und wir wissen, wie man ein Software- Einführungs-Projekt plant, durchführt und zum Erfolg bringt. Die SHCware Warenwirtschaft und das Finanzwesen wurden mit den Entwicklungswerkzeugen von ORACLE (FORMS, PL-SQL und JAVA) entwickelt. Viele Anwendungsfunktionen konnten mit dieser Entwicklung in die Datenbank gelegt werden. Dadurch können diese Funktionen von mehreren Programmen und auch von individuellen Auswertungen genutzt werden. Programmfehler werden dadurch reduziert und die Pflegbarkeit der Software wird deutlich verbessert. Das Formularwesen der SHCware-Programme wird mit ORACLE-REPORTS gestaltet. Dadurch können die Formulare nicht nur mit grafischen Elementen gedruckt, sondern auch bei Bedarf als oder Fax versendet werden. Individuelle Auswertungen aus der Anwendungs-Datenbasis können ebenfalls mit REPORTS erstellt werden. Für zweidimensionale Auswertungen steht das ORACLE Werkzeug DISCOVERER zur Verfügung. Als komplexes Analysetool stellen wir Ihnen ORACLE BI zur Verfügung. SHComputersysteme GmbH 10 / 65

11 Oracle Bi und COGNOS Multidimensionale Analysen SHCware bietet die Möglichkeit neben der Produktivdatenbank für die Warenwirtschaft und das Finanzwesen eine DataWareHouse Datenbank fortzuschreiben. Diese DWH-Datenbank ist für Auswertungen und Analysen optimiert. Mit den Werkzeugen von Oracle BI oder COGNOS stellt SHC mit dem Produkt SHCware-Control vorgefertigte Analyse-Würfel für den Verkauf, Einkauf, Lager und das Finanzwesen zur Verfügung. Die Fachabteilungen oder die Geschäftsleitung können dann ohne Programmierkenntnisse die eigenen Analysen nach beliebigen Kriterien erstellen. COGNOS ist ein führender Hersteller von Business-Intelligence Systemen. Internet: DEBITEX Debitorenmanagement DebiTEX Mit den Daten von SHCware und den Informationen aus dem Kreditmanagementsystem DebiTEX von Guardean wird die Bonität Ihrer Kunden permanent überwacht und damit eine Reduzierung von Forderungsausfällen und der Außenstandsdauer erreicht. Internet: CITRIX Terminal-Server / Metaframe Der Einsatz von Terminal-Server-Lösungen eignet sich besonders gut für Niederlassungs- Anbindungen. Die Verarbeitung der Programme erfolgt zentral im Terminal-Server. Es erfolgt keine Verarbeitung in den Terminals (Arbeitsplätzen). Mit dem leistungsfähigen CITRIX Übertragungsprotokoll können problemlos REMOTE-Arbeitsplätze über ISDN- Wählleitung, Internet (VPN) mit hoher Performance angebunden werden. Die System- Mitarbeiter von SHC sind erfahren und ausgebildet für die Metaframe-Produkte von CITRIX. Internet: 11 / 65 SHComputersysteme GmbH

12 OFFICE-Lösungen Die volle Integration von Office-Produkten ist natürlich gegeben, ob Sie einen Brief mit WORD an einen Kunden schreiben oder eine Ergebnisliste kurz nach EXCEL ziehen wollen, alle diese Funktionen stehen Ihnen natürlich zur Verfügung. Diese Funktionalität steht Ihnen mit Microsoft-Produkten aber auch mit OpenOffice zur Verfügung. Alle wichtigen Termine aus Warenwirtschaftssicht können in der SHCware verwaltet werden. Die Übergabe dieser Termine an Outlook ist natürlich realisiert und kann von Ihnen genutzt werden. Dokumenten-Management-Systeme Für die revisionssichere elektronische Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Belege setzt SHC die Software von TOP-Partnern ein. Die in SHCware erzeugten Dokumente werden mit den Schlüsselbegriffen an diese Systeme übergeben und dort archiviert. Die Dokumente die mit Unterschrift archiviert werden müssen, werden von SHCware mit Barcode versehen und können somit beim einscannen automatisch dem Vorgang zugeordnet werden. Aus dem Infosystem von SHCware können die archivierten Vorgänge durch Anklicken angefordert und visualisiert werden. Weitere Archivsysteme können natürlich in der gleichen Weise angeschlossen werden, sprechen Sie uns einfach darauf an! Internet: SHComputersysteme GmbH 12 / 65

13 Themenübersicht Auf den folgenden Seiten erhalten Sie Informationen zu folgenden Punkten: Grundlagen - Entwicklungsplattformen - Basisfunktionen - Belegfluss - Statistik - Konzept - Katalog- /Schattenartikelstamm - Artikel - Import / Export - Barcodeverwaltung - Preis - Kalkulation / Findung Lager - Lagerorganisation - Lagerbestandsverwaltung - Lagerplatzverwaltung - Inventur CRM - Funktionen - Adressverwaltung - Vorgangsbearbeitung - Geschäftspartner - Datenblatt - Besuchsberichte - Zielgruppenbearbeitung - Infosystem Verkauf - Angebotswesen - Auftragsbearbeitung - Kassenfunktionen - Gutschriftenbildung Einkauf - Disposition - Bestellbearbeitung - Lieferanmahnung - Wareneingang - Rechnungseingang Ergänzungsfunktionen - Metall- Zu- /Abschläge - Werkstattabrechnung - Werbemittelverwaltung - Archivierung - Briefe ohne WORD - Individuelle Analysen Internet Portal Wenn Sie Fragen zu einzelnen Themen haben, dann wenden Sie sich bitte jederzeit an uns! 13 / 65 SHComputersysteme GmbH

14 Grundlagen Entwicklungsplattform Die Anwendungs-Programme sind mit dem Entwicklungssystemen von ORACLE mit FORMS/ PL-SQL und REPORTS erstellt. Es werden Anwendungs-Funktionen direkt in der ORACLE-Datenbank abgelegt und stehen damit auch zur Verwendung in individuellen Reports und Programmen zur Verfügung: Auftragswertermittlung Preisfindung... WAWI / FIBU FORMS / PL-SQL REPORTS ORACLE Linux, Windows, Citrix, Oracle- Applikation- Server So können Sie z.b. mit externen Tools wie einem SQL-Werkzeug mit der Kundennummer, der Artikelnummer und der Menge direkt die Preisfindung aufrufen und erhalten umgehend den errechneten Nettopreis zurückgemeldet und das Ganze auch noch unter Einhaltung und Überprüfung der in der SHCware angelegten Berechtigungen. Mit den Werkzeugen ORACLE-REPORTS und ORACLE-DISCOVERER sind dem Anwender komfortable, individuelle Auswertungen ohne Programmierung möglich. Das ORACLE-Datenbanksystem bietet ein Höchstmaß an Sicherheit und ist auch bei hohem Datenvolumen sehr performant. Der Datenbankserver wird auf dem Betriebssystem LINUX aufgesetzt. Als Applikationsplattform sind wahlweise die Betriebssysteme WINDOWS / 2003 / XP einsetzbar. Die Applikation kann wahlweise als CLIENT / SERVER oder TERMINAL / SERVER Lösung eingesetzt werden. Die Terminal / Server-Lösung ist speziell für Anbindungen von anderen Standorten geeignet. Dafür ist der MS-Terminal-Server und Citrix-Metaframe als Applikationsplattform erforderlich. Client-Plattformen können wahlweise Windows / XP sein. SHComputersysteme GmbH 14 / 65

15 Basisfunktionen Menüsystem mehrstufige Baumstruktur Favoriten Menügruppen Sachbearbeiter individuell Berechtigungssystem nach Menügruppen nach Sachbearbeiter nach Programmfunktionen nach Betrieben Vorgangssteuerung nach Belegarten Maskengestaltung Filtervoreinstellungen Formularwesen / Reports individuelle Gestaltung Zuordnung nach Belegarten und Ausgabemedium Das Programm-Menü kann über Gruppen oder bis zu einem einzelnen Sachbearbeiter individuell gestaltet werden. Die am häufigsten von einem Sachbearbeiter benutzten Programme können in eine Favoritenleiste übertragen werden. Der Aufruf von Programmen erfolgt wahlweise über die Baumstruktur, Direktaufruf über Programmnamen oder über die Favoritenleiste. Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem verhindert unberechtigte Benutzung oder Information und sorgt für die notwendigen Benutzungssperren. Dieses System kann nach Bedarf auf die Anforderungen des jeweiligen Betriebes eingestellt werden und geht bis auf Feldebene (z.b. Einsicht des Einkaufspreises im Auftrag). In der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen werden alle Vorgänge in ihrem Ablauf und den Auswirkungen mit individuell parametrierbaren Belegarten gesteuert. Auch die Gestaltung der Masken wird teilweise von den Belegarten beeinflusst. Sie haben sogar die Möglichkeit auf Kundenebene spezielle Vorgaben z.b. für die Auftragserfassung festzulegen. Die Formulare und Belege werden mit ORACLE-REPORTS gestaltet. Nach vorgegebenen Mustern werden die Formulare auf die individuellen Anforderungen der Anwender angepasst. Das System verfügt über eine Zuordnung der Belege zu Beleggruppen und Belegarten. Grafische Formulare lassen sich sehr einfach gestalten. Die vorhandenen Drucker werden definiert und den Beleggruppen bzw. Belegarten zugewiesen. Pro Arbeitsplatz kann noch eine Alternativauswahl von weiteren Druckern zugelassen werden und das Ganze ist noch pro Standort (Lager, Filiale) unterschiedlich. 15 / 65 SHComputersysteme GmbH

16 Belegfluss 1 2 Angebot erfasst Auftrag AB Rückstand Abverkäufe Bestell- Hinweise Vorschläge 3 Lieferschein/ Lieferung 1 Komm.-Schein Lieferung 2 ausgedruckt Disposition Optimale Bestell- Menge 4 Freigabe / Änderung Dispo-Liste Bestellung 5 Sammelrechnung Fakturierung Lieferan- Mahnung 6 WÜ-Schein 7 8 Status 9 Rechnung ausgedruckt Rechnung RA-Buch STORNO Rückstands- Zuteilung Zuteilungs- Protokoll Übergabe an FIBU WE- Schein Belastungsanzeige Waren Eingang Rechnungs- Prüfung Kontrolle RE Unsere gesamte Software orientiert sich sehr stark am Prinzip der innerbetrieblichen Prozesse. An vielen Stellen können wir die Software an Ihre Prozesse anpassen und nicht umgekehrt. In den letzten 30 Jahren entstand eine große Anzahl an Installationen in Ihrer Branche, so dass wir mit den unterschiedlichsten Organisationsformen konfrontiert wurden und die Software daher extrem flexibel konzipiert haben. Die Warenwirtschaft bietet einen durchgängigen Belegfluss der Geschäftvorgänge vom Verkauf über den Einkauf, den Wareneingang mit Rückstandszuteilung bis zur Fakturierung. Über die Steuerung von Beleg- und Geschäftarten ist eine individuelle Anpassung auf die Geschäftsvorgänge des jeweiligen Anwenders problemlos möglich. Der Bearbeitungs-Status der Auftragsbearbeitung kontrolliert den Ablauf des jeweiligen Vorganges. Zum Beispiel bedeutet: 7 = Die Rechnung wurde gedruckt Aus den Kunden-Rückständen und der Lagerdisposition werden Bestellvorschläge gebildet die nach der Bearbeitung zur Bestellung führen. Beim Wareneingang kann die Zubuchung bezogen auf die Bestellung erfolgen über Lieferanten-Lieferschein, Warenübernahmeschein, Lieferavis. Mit dem Wareneingang wird die Kunden-Rückstandszuteilung angestoßen. Die Rückstandszuteilung erzeugt Lieferungen in den zugehörigen Aufträgen und damit wieder Kommissionierscheine die in den Ablauf der Auftragsbearbeitung einfließen. Mit der Rechnungseingangsprüfung werden die erfolgten Wareneingänge der Eingangsrechnung zugeordnet und eine wertmäßige Kontrolle bzw. Korrektur durchgeführt, wobei eine interne Kontrollrechnung und eventuell eine Belastungsanzeige an den Lieferant gedruckt werden können. Aus der Praxis sind eine Vielzahl von Lösungen Ihrer täglichen Aufgaben realisiert worden. Nicht nur die oben aufgeführten Prozesse sondern auch z.b. eine Rückgabeverwaltung (vom Kunden, zum Lieferanten), eine vom System geführte Gutschriftsverwaltung, eine Verwaltung von Ausschreibungen oder eine umfangreiche Konditionsfindung im Einkauf und Verkauf. Praxis heißt das Stichwort: Ihre Kollegen haben in regelmäßigen Workshops und Anwendertagen dazu beigetragen, dass die Software alle täglichen Arbeiten einfach bewältigt. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken! SHComputersysteme GmbH 16 / 65

17 Statistik-Konzept Standard-Auswertungen Durch Wareneingang, Rechnungseingang und Fakturierung werden Statistik-Detailbewegungen erzeugt, die für schnelle Auswertungen im INFOSYSTEM zu einer Statistik- Basis verdichtet werden nach: Artikel, Warengruppen Kunden/Warengruppen/ Artikel Vertreter/Kunden/Warengruppen Lieferanten/Warengruppen, und weitere Die verdichtete Statistikaussage wird nach Monaten zum Vorjahr abgegrenzt und bezieht sich auf: Umsatz und Mengen Abweichungen zum Vorjahr Rohgewinn Trennung nach Geschäftsarten Mit den Auswertungs-Werkzeugen Oracle-Reports werden die Listen zusätzlich zu den Bildschirmabfragen gestaltet. Über ODBC-Treiber kann von Standard-Programmen wie z.b. EXCEL direkt auf die Datenbank zugegriffen und ebenfalls individuelle Auswertungen erstellt werden. Analysen über DataWareHouse Die Datenbanktabellen innerhalb unserer Warenwirtschaft sind natürlich prozessoptimiert aufgebaut und organisiert. So existieren z.b. in der Auftragsbearbeitung eine Vielzahl von Tabellen wie einen Auftragskopf, Auftragspositionen, ein Auftragsfuß oder auch Lieferpositionen. Daraus später Auswertungen zu generieren gestaltet sich etwas schwieriger, da mehrere Tabellen zusammengeführt werden müssen und die darin enthaltenen Datensätze unterschiedliche Status annehmen können. Aus diesem Grund haben wir eine sog. DataWareHouse-Tabelle abgestellt. In einer Tabelle und in einem Datensatz pro Vorgang sind alle wichtigen auswertungsrelevante Informationen abgelegt. Weitere Auswertungsfelder können wir nach Ihren Vorgaben hinzufügen. 17 / 65 SHComputersysteme GmbH

18 DataWareHouse Konzept FAKT-Tabellen: Verkauf und Einkauf Die Tabellen beinhalten Positionsinformationen mit fertig berechneten Werten und Kennzahlen wie z.b. Umsatz, Einstandswert, Metallwert, Porto, Mengen, Gewichte sowie verschiedene Elemente für Gruppierungen z.b. Branche, Sachbearbeiter, Auftragsart, Vertreter, Warengruppen, Lieferanten, Kalkulationsgruppen, usw. Elemente, die für kundenindividuelle Auswertungen fehlen, werden auf Anforderung während der Installationsphase ergänzt, individuell auf Ihre Bedürfnisse hin! FAKT-Tabelle: Lager In dieser Tabelle wird periodisch (täglich, wöchentlich oder monatlich) der aktuelle Datenbestand festgeschrieben. Damit können Veränderungen in den Kennzahlen über einen Zeitraum analysiert werden. Zum Beispiel der Lagerwert und die Lagerumschlagshäufigkeit eines Sortimentbereiches. Dimensionstabellen Um ein DataWareHouse ohne die Applikationsdatenbank zu verwenden, müssen alle Werte für aktuelle Auswertungen in der DataWareHouse Datenbank vorliegen. So werden verschiedene Auswertungskriterien wie Kunden, Lieferanten, Artikel etc. als Dimensionstabellen angelegt. Über diese Lösung lassen sich z.b. schnell Vergleiche bzgl. aktuellen Kundenvertretern zu tatsächlichen Vertretern gemäß der Aufträge auswerten. Die Dimensionstabellen werden zeitnah zu den FAKT-Tabellen aktualisiert um Abweichungen in den Dimensionen mit auswerten zu können. SHComputersysteme GmbH 18 / 65

19 Katalog-/Schattenartikelstamm Katalog- (Schatten-) Artikelstamm Mit dem Katalogartikelstamm steht Ihnen ein zweiter Artikelstamm, neben Ihrem Hauptartikelstamm zur Verfügung. In Ihren Hauptartikelstamm legen Sie alle Lagerartikel und alle wichtigen Beschaffungsartikel an. In den Katalogartikelstamm können Sie ganze Artikelstämme Ihrer Lieferanten einlesen. Im gesamten System (Angebot, Auftrag, Auskunft usw.) haben Sie Zugriff auf diesen Katalogartikelstamm. Wenn Sie den Artikel, den Sie suchen, gefunden haben, können Sie alle Daten, die zu diesem Artikel eingespielt wurden, in Ihren Vorgang übernehmen. In den Katalogartikelstamm werden über ein Regelwerk alle auch nicht im Sortimentsartikelstamm befindlichen Artikel die von Lieferanten oder von Verbänden zur Verfügung gestellt werden, übertragen. Der im Schattenartikelstamm vorhandene Herstellerpreis kann zu einem kalkulierten Kundenpreis herangezogen werden. Aus dem Schattenartikelstamm kann der gefundene Artikel in eine Auftragsposition oder in den Sortiments- Artikelstamm übernommen werden Natürlich können Sie auch einfach per Knopfdruck den Schattenartikel in Ihrem Hauptartikelstamm anlegen. Zusätzlich erhalten Sie eine Zugriffstatistik, damit Sie erkennen und auswerten können, auf welche Schattenartikel wie häufig zugegriffen wurde. Diese Funktion ist bei vielen technischen Großhändlern aktiviert und wird täglich genutzt! 19 / 65 SHComputersysteme GmbH

20 Artikel Import / Export Normen und Formate sind individuell pro Lieferant / Verband festlegbar z. B.: Nmedia nexmart DATANORM ELDANORM CSV EXCEL Individuell Artikel-Übernahme vom Lieferant Artikel-Daten von Lieferanten können in das eigene Sortiment und/oder in einen Schattenartikelstamm (Katalog) unter Einbeziehung von Voreinstellungen für Warengruppen und Konditionen eingegliedert werden. Der Datensatz kann in beliebiger Form in fester oder variabler Satzlänge im ASCII-Format aufgebaut sein und je Lieferant ein anderes Format haben. Sie können alle zurzeit uns bekannten Formate einlesen! Artikel-Übergabe an Kunden In gleicher Weise können auch Artikel-Disketten oder an die Kunden unter Einbeziehung der Kundenkonditionen in dem Format DATANORM übergeben werden. SHComputersysteme GmbH 20 / 65

21 Artikelsuche Die Suche nach Artikel im Sortiments-Artikelstamm ist über die genannten unterschiedlichen Suchbegriffe bzw. Matchcodes in allen Programmen einheitlich. Die unterschiedlichen Sucharten werden durch ein dem Suchbegriff vorangestelltes Sonderzeichen eingeleitet. Zum Beispiel: < : Suche nach Lieferanten-Artikelnummer BJE, SCHALT, AUS : Suche nach Stichworten und Begriffen aus der Bezeichnung Zu einem Artikel können beliebig viele: Barcodes Verweisbegriffe (Ersatzteil- Nr., Konkurrenz-Artikel- Nr.,...) geführt werden. Die aus der Artikelsuche resultierende Hitliste kann mit Zusatzinformationen ergänzt werden z.b.: Preise / Aktionen / Mengenstaffel / Referenzen / Verfügbarkeit ETIM - Artikelklassifizierung Die Elektroindustrie klassifiziert ihre Artikel herstellerübergreifend mit einheitlichen Merkmalen. Diese Klassifizierung wird von den Herstellern im BMEcat-Format bereitgestellt. SHCware übernimmt diese Klassifizierung und ermöglicht alternativ die Artikelsuche nach ETIM-Klassifizierung. Das Suchergebnis wird in einer Hitliste bereitgestellt, die auf den jeweiligen Artikel verweist. Nach der ETIM-Klassifizierung kann im Sortimentsartikelstamm und im Schattenartikelstamm gesucht werden. 21 / 65 SHComputersysteme GmbH

22 Barcodeverwaltung Die Warenwirtschaft verfügt über eine integrierte Verwaltung von Barcodes (EAN, CODABAR,... ). Für den gleichen Artikel sind mehrere Barcodes möglich (z.b. bei unterschiedlichen Verpackungseinheiten). Die Artikelanwahl kann in allen Programmbereichen über den Barcode mit Scanner erfolgen. Auch die Freigabe von Belegen (z.b. der Kommissionierschein) kann über Scanner erfolgen, wenn auf den entsprechenden Belegen die Vorgangsnummer als Barcode aufgedruckt wurde. Artikel, die vom Hersteller noch nicht über einen EAN-Code verfügen, werden bei der Anlage mit einem internen EAN-Code versehen und über einen Etikettierungsdrucker ausgezeichnet. Im Offline - Verfahren können über ein Barcode-Handterminal Auftrag, Bestellung und Inventur aufgenommen werden. In den entsprechenden Warenwirtschafts-Programmen werden dann die über das Handterminal erfassten Daten übernommen. Im Online Verfahren kann die Kommissionierung über eine Bearbeitungsliste, die an PDA s (Browserfähige Scanner mit Tastatur) geschickt wird, positionsweise bestätigt werden. Über das Wireless-LAN wird die Lagerentnahme sofort aktualisiert. Auf den Lieferbelegen kann z.b. die Lieferschein-Nr. mit Barcode ausgegeben werden. Damit können die Lieferbelege über Scanner einfacher und schneller den Touren zugeordnet und freigegeben werden. SHComputersysteme GmbH 22 / 65