Das Teilnehmerportal in Horizont 2020

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1 Das Teilnehmerportal in Horizont April 2014 Miriam Schriefers & Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR

2 Teilnehmerportal - Kurzportrait Das neue Teilnehmerportal (Participant Portal) Im Teilnehmerportal wurden alle bereits bestehenden webbasierten Dienste der Europäischen Kommission integriert und verknüpft Eine einheitliche Benutzeroberfläche für alle Interaktionen (Ausschreibungen, Antragsstellung, Grant Management) Das Teilnehmerportal besteht aus einem öffentlichen und einem benutzerspezifischen Bereich Vertragsabwicklung ohne Tinte : Unterschriften nur noch online Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 2

3 Bereiche des Teilnehmerportals Öffentlicher Bereich des Teilnehmerportals H2020- Ausschreibungsinformationen Dokumentendatenbank Registrierung (ECAS Account) PIC Suche Benutzerspezifischer Bereich des Teilnehmerportals Antragstellung Unterzeichnung Grant Management Vertragsänderungen (Amendments) Berichtswesen Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 3

4 Bereiche des Teilnehmerportals Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 4

5 Der ECAS-Account Der Zugang zum persönlichen Bereich im Teilnehmerportal basiert auf drei Hauptelementen: Der ECAS-Account dient der Identifizierung (verbunden mit der offiziellen -Adresse). Jeder ECAS-Account ist einer (oder auch mehreren) PIC-Nummer(n) zugeordnet (Zugehörigkeit zur Einrichtung). Der ECAS-Account ist mit den verschiedenen Rollen welche der User in den verschiedenen Projekten hat durch IAM verbunden. ECAS: European Commission Authentification Service PIC: Participant Identification Code (PIC) that is the unique identifier of your organisation and will be used as a reference by the Commission in any interactions IAM: Identity und Access Management Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 5

6 Vergabe der Rollen Identity and Access Management (IAM) Das Identity und Access Management registriert die Zugangsrechte und Funktionen der Teilnehmer/ User Festlegung der Rollen und Funktionen Online Management des Konsortiums Monitoring & Tracking: Änderungen der Rollen der User werden gespeichert Zusammenfassung IAM unter: Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 6

7 Antragstellung im Teilnehmerportal Anmeldung im Teilnehmerportal und Interaktion mit der Europäischen Kommission bzw. deren Agenturen zur Antragstellung und Mittelbetreuung erfolgt über zwei technische Komponenten: Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 7

8 Wie werden die Rollen verwaltet? Die Rollen werden in zwei Hauptbereiche unterteilt : Organisation roles gelten für Unternehmen/ Einrichtungen (ohne Zugriff auf die Projekte ) Project roles gelten für den Zugriff auf die Daten eines Projekts (lesen / schreiben / abschicken)! Ein Benutzer kann mehrere Rollen gleichzeitig haben. Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 8

9 Wie werden die Rollen zugewiesen? Die meisten Aufgaben können frei belegt und von den Organisationen und Konsortien verwaltet werden. Dies bedeutet, dass der Coordinator Contact und der Participant Contact die Projektrollen (project role) vergeben und wiederrufen können, der LEAR kann dies für die Einrichtung (organisation role) übernehmen. Ausnahme Die Zuordnung der folgenden zwei Schlüsselrollen müssen von der Kommission überprüft werden : 1. LEAR (Legal Entity Authorised Representative) organisaton role Es kann nur einen LEAR pro Organisation geben. 2. Primary Coordinator Contact - project role Hauptverantwortlicher des Projekts und Schnittstelle zur Europäischen Kommission (Anfragen, Berichte, Benachrichtigungen) Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 9

10 Project roles Zu Beginn der Antragstellung werden folgende Rollen automatisch festgelegt ( original roles ): The proposal initiator identified in the proposal as Main contact person - in the proposal submission phase will automatically be recognised by the Commission as the Primary Coordinator Contact. The contact persons of the participating organisations identified during proposal submission will become Participant Contacts or Team members at the beginning of negotiations. Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 10

11 Organisation roles: Benennung des LEARS LEAR: Legal Entity Appointed Representative Aufgabe: Pflege und Änderung der einrichtungsspezifischen Datensätze, Benennung des FSIGN und LSIGN Re-Nominierung der FP7 LEARS in H2020 notwendig Verfahren der Benennung sowie Dokumente unter: Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 11

12 Organisation roles: LEAR ernennt FSIGN und LSIGN FSIGN = autorisierte Person zur Unterzeichnung von Form Cs der jeweiligen Einrichtung. Es können unendlich viele FSIGN ernannt werden. Kommentierung zu jedem FSIGN möglich (z.b. welcher FSIGN welches Form C für welches Projekt unterschreiben kann). LSIGN = autorisierte Person zur Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung der jeweiligen Einrichtung. Vertragsabschluss nur noch möglich über den LSIGN. Benennung von mehreren LSIGNs möglich (Vertretung), elektronische Zeichnungsmöglichkeit aber nur für einen. Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 12

13 Minimum Konfiguration des Konsortiums Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 13

14 Zugangsrechte / Rollen Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 14

15 Kurzer Überblick über My Area Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 15

16 Der persönliche Bereich nach dem Login Registrierung der Organisationen/ Einrichtungen PIC Nummern- Zuordnung bzw. Erstellung Zugang zu den Daten der Einrichtungen Update der Daten der Einrichtung Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 16

17 Der persönliche Bereich nach dem Login Zugang zu den Anträgen (Entwürfe und eingereichte Anträge) Nach dem ECAS login erscheint der Submission Service auf der Seite des Calls Step-by-step durch die Antragstellung Entwürfe können gespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt eingereicht werden Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 17

18 Der persönliche Bereich nach dem Login Zugang zu den verschiedenen Projekten und ihren Services Grant preparation Amendments Reporting tools Einsicht der verschiedenen Rollen im Projekt Es können neue Rollen vergeben werden (wenn eigene Rolle dies erlaubt) Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 18

19 My projects Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 19

20 My projects Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 20

21 Der persönliche Bereich nach dem Login Zugang zu allen persönlichen/projektbezogenen Benachrichtigungen Beispiele: Änderung der Rollen, Formulare zum unterzeichnen, e- receipts, etc. Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 21

22 Der persönliche Bereich nach dem Login Neue Experten können sich für den Begutachtungsprozess registrieren und ein Profil erstellen Aktualisierung des Profils Vertragsmanagement Jennifer Striebeck NKS SWG, PT-DLR 22

23 Online-Einreichung von Anträgen In 5 Schritten zur papierlosen Einreichung von Anträgen 1. Registrierung und LogIn im Participant Portal Registrierung von Personen im ECAS Registrierung von Organisationen im Beneficiary Register LogIn im Participant Portal 2. Über Call & Topic-Auswahl zum Submission-Service 3. Einen Antragsentwurf erstellen 4. Das Konsortium einrichten 5. Den Antragsentwurf bearbeiten Administrative forms ausfüllen Part B-templates herunterladen & ausfüllen; alle Dateien hochladen 6. Den Antragsentwurf einreichen Nach der Einreichung kann der Antrag bis zur Call-Deadline weiterhin bearbeitet oder zurückgezogen werden. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 23

24 Definition der Rollen bei der Antragstellung Projektkoordinator Ist die einzige Ansprechperson für die EU-Kommission Ist verantwortlich für die gesamte Antragstellung Stellt das Konsortium zusammen Sucht den Call aus Erstellt den Antragsentwurf im Participant Portal Fügt die Partner per Einladung hinzu Verteilt die Rollen im Projekt und damit die Zugangsrechte im Participant Portal Kann Zugangsrechte für andere Kontaktpersonen vergeben Definiert die Budgettabellen Reicht den Antrag ein Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 24

25 Definition der Rollen im Participant Portal Projektpartner Werden vom Projektkoordinator eingeladen, die administrative forms mit den eigenen Kontaktdaten auszufüllen. Projektpartner können den vollständigen Antrag lesen, aber nicht bearbeiten (nur die sie betreffenden Anteile) Kontaktperson Z.B. Ausfüllen oder Korrekturlesen des Antrags (bzw. des entsprechenden Anteils darin) im Auftrag des Koordinators und Partners. Die vollen Zugangsrechte werden dieser Person nur für die Antragsteile gestattet, die auch ihrer jeweiligen Organisation zustehen. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 25

26 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 26

27 1. Schritt: Personen-Registrierung im Teilnehmerportal Einmalige Registrierung aller beteiligten Personen im ECAS Identifikation über individuelle berufliche -Adresse ECAS-Account für alle beteiligten Personen notwendig Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 27

28 1. Schritt: LogIn im Teilnehmerportal / ECAS https://ecas.ec.europa.eu/cas/login?domain=external&loginrequestid=ecas _LR JTNpwho8T0nJpnAdWH3asTUpSLJuGuZlEdloyB6bwmAHYiBMijBYTHK6oRadLfx rcjxkdtzcxtrsuvexzkrqw8-jj71zxyb8yrr06uagw13zhql1etm38brpdlet6bfpgnt85yeyh7qeo8y8mttkczjc Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 28

29 1. Schritt: Organisationen-Registrierung im Teilnehmerportal Einmalige Registrierung aller beteiligten Organisationen im Beneficiary Register Erhalt des PIC (Participant Identification Code) bei Beteiligung in FP7 nicht erneut erforderlich ons/register.html Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 29

30 2. Schritt: Über Call & Topic-Auswahl zum Submission-Service ECAS LogIn Screen: Über das jeweilige Topic gelange ich Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 30

31 2. Schritt: Über Call und Topic-Suche zum Submission-Service zum Submission Service Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 31

32 3. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Koordinator gibt eigene Organisation an über PIC oder Name der Organisation Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 32

33 3. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Koordinator legt eigene Rolle fest; gibt Akronym & kurze Zusammenfassung (max Zeichen) ein (noch veränderbar) Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 33

34 3. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Einverständniserklärung notwendig Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 34

35 3. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Bei Zustimmung erhält Koordinator Bestätigungs- und Nachricht Continue with this proposal um fortzufahren mit dem Antrag. Go to my proposals für spätere Bearbeitung des Antrags. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 35

36 4. Schritt: Das Konsortium einrichten Der Koordinator fügt die Partner des Konsortiums hinzu. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 36

37 4. Schritt: Das Konsortium einrichten Partnersuche über PIC-Nummer oder Name der Organisation. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 37

38 4. Schritt: Das Konsortium einrichten Vergabe der Zugangsrechte Main contact und Participant contact (full access) notwendig für Antragsbearbeitung durch die Partner. Name und -Adresse des Partners eingeben. Vorgang für jeden Partner wiederholen. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 38

39 5. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Im Anschluss daran erhalten alle hinzugefügten Partner eine mit allen notwendigen Informationen und einen Zugangs-Link zum Antrags-Entwurf. Der Entwurf befindet sich im Participant Portal in My Area unter My Proposal(s). Der Antrag besteht zu diesem Zeitpunkt aus der kurzen Zusammenfassung, die zu Beginn eingegeben wurde. Die Zugangsrechte, die der Koordinator eingerichtet hat, entscheiden darüber, ob ein Partner den Antrag nur lesen (readonly-rights) oder auch bearbeiten (full access-rights) kann. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 39

40 5. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 40

41 Exkurs: Die Antragsbestandteile Part A Administrative form templates Enthält die administrativen Daten aller Beteiligten Grundlegende Antragsdetails, die vom Koordinator ausgefüllt werden Budgetaufschlüsselung pro Organisation und Kostenkategorie Ethical issues-tabelle ggf. Call-spezifische Fragen Wird online über das elektronische Einreichsystem ausgefüllt. Die Felder enthalten automatisch Hinweise darüber, wie sie ausgefüllt werden müssen. Einige Felder sind bereits automatisch ausgefüllt. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 41

42 Exkurs: Hinweise zu den Administrative Forms Der Koordinator kann alle Teile der Administrative Forms bearbeiten. Teilnehmer haben nur Zugriff auf ihre Sektion, inkl. Budget- Tabelle. Nur der main contact der Partnereinrichtung kann diese bearbeiten. Koordinator und Teilnehmer können theoretisch gleichzeitig einen Teil des Administrative Form bearbeiten, die zuletzt erfolgte Speicheraktivität gilt => nach dem Speichern alle Angaben sorgfältig überprüfen! Anschließend wieder auf Submit gehen, damit die KOM den aktualisierten Antrag erhält! Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 42

43 Exkurs: Die Antragsbestandteile Part B: Research proposal Beschreibt die inhaltliche Projektarbeit, das Projektmanagement sowie die Rollen und Befähigung der Teilnehmenden im Konsortium. Die Gliederung, Kapitelüberschriften und Tabellen sind vorgegeben. Nur der Koordinator kann den Part B des Antrags hochladen und über den Button Submit einreichen Liegt im RTF-Format vor und muss nach dem Ausfüllen in ein pdf- Dokument umgewandelt und über das elektronische Einreichsystem hochgeladen werden. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 43

44 Exkurs: Vorlage für Proposal templates ng/reference_docs.html#h2020-call_ptef-pt Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 44

45 5. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 45

46 5. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Edit forms: Lädt das Administrative form hoch zum Bearbeiten. View history: Hier kann der Koordinator sehen, ob alle Partner ihre Angaben aktualisiert haben. Print preview: Hier kann der Antrag heruntergeladen und lokal auf dem eigenen PC abgespeichert werden. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 46

47 5. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Validate Form: Selbst-Check des Formulars auf Fehler oder fehlende Angaben, sollte unbedingt genutzt werden! Save and Close: Damit werden alle Angaben auf den Servern der Kommission gespeichert, aber noch nicht als submitted betrachtet. Der Vorgang Submit erfolgt als nächster Schritt. Upload: Hierüber können die jeweils notwendigen eigenen Dateien hochgeladen werden. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 47

48 6. Schritt: Den Antragsentwurf einreichen Wie weiß ich, dass der Antrag eingereicht ist? Eine Bestätigungsmail, e-receipt, geht nach jeder submission an den Koordinator und alle Kontaktpersonen seiner Organisation (ggf. Spam-Ordner checken!) Das e-receipt enthält den gesamten Antrag (inkl. aller relevanten digitalen Unterschriften) als pdf-dokument sowie das Datum und die Uhrzeit der Einreichung durch den Nutzer Das e-receipt ist im Projekt-Archiv gespeichert und kann jederzeit von allen Beteiligten heruntergeladen und lokal abgespeichert werden. In der Rubrik My Proposals wird der Antrag ebenfalls als submitted angezeigt Nach der Deadline ist der Antrag für den Koordinator und die vor der Deadline eingeladenen Partner für 90 Tage noch im Lesemodus abrufbar. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 48

49 6. Schritt: Den Antragsentwurf einreichen Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 49

50 6. Schritt: Den Antragsentwurf einreichen Revise / Re-edit the proposal Der Projektkoordinator hat hier bis zur Call-Deadline die Möglichkeit, den Antrag noch einmal zu überarbeiten. Jede überarbeitete und eingereichte Version überschreibt die vorherige. Download Submitted proposal package Nach dem Einreichen den Antrag bis zur Call-Deadline herunterladen zwecks Überprüfung, ob alles korrekt ist. Withdraw Submitted proposal Erlaubt es, den Antrag zurückzuziehen. Der Antrag wird dann nicht mehr evaluiert. Der Projektkoordinator erhält eine Bestätigungsmail, dass der Antrag zurückgezogen wurde. Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 50

51 Wichtige Hinweise zur Antragstellung Seitenvorgaben beachten! Überschüssige Seiten werden als solche gekennzeichnet und von den Gutachtern nicht gelesen. Das Hochladen oder Speichern von Dokumenten bedeutet nicht, dass diese eingereicht sind! Anschließend muss noch der Knopf Submit betätigt werden. Die EU-Kommission hat bis zur Call-Deadline keinen Zugriff auf den im Participant Portal eingereichten Antrag und somit auch nicht auf mögliche Entwürfe Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 51

52 Wichtige Hinweise zur Antragstellung Der Entwurf kann somit bis zur Call-Deadline jederzeit und wiederholt überarbeitet werden. Submit a proposal heißt auch, dass die vorherige aktuelle Version jedes Mal - irreversibel - überschrieben wird! Deshalb, und da die EU-Kommission am Einreichungstag pünktlich um 17 Uhr den Server abschaltet: Bereits einige Tage vor der Einreichungsfrist den Antrag hochladen! Auch die Annex-Dokumente können bis zur Deadline beliebig oft neu hochgeladen werden Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 52

53 Hilfreiche Links Participant Portal Horizon2020 Helpdesk Für generelle Fragen bezüglich Horizont 2020 sowie zur beneficiary registration und zu data updates : Research IT Helpdesk Für IT-Probleme mit dem Einreichungssystem: Participant Portal H2020 Online-Manual: Financial Capacity Self-Check: s/lfv.html User s Guide: Miriam Schriefers NKS SWG, PT-DLR 53

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