IMSware.CAFM. Software für das Facility Management. Vertretung in der Schweiz

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1 IMSware.CAFM Software für das Facility Management Vertretung in der Schweiz

2 Einführung Inhalt 2-3 Einführung 4-7 Unser Lösungsansatz 8 Grafische Fähigkeiten / CAD 9 Integration und Schnittstellen Kurzbeschreibung der wichtigsten IMSware Module 10 Modul: Immobilien- und Liegenschaftsmanagement 11 Modul: Flächen- und Raummanagement 12 Modul: Instandhaltungsmanagement 13 Modul: Energiemanagement 14 Modul: Reinigungsmanagement 15 Modul: Miet- und Pachtmanagement 16 Modul: Budgetmanagement 17 Modul: Vertrags- und Dokumentenmanagement 18 Modul: Reservierungsmanagement 19 Modul: Kommunikationsmanagement und Netzwerkverwaltung 20 Modul: Mobiles CAFM 21 Weitere IMSware CAFM-Module 22 Berichte und Auswertungen 23 Berichte und Auswertungen / IMSware.Dashboard 24 IMSware.Responsibility Management 25 IMSware.WEB Portal Kurze Antworten auf wichtige Fragen 2

3 Es gibt sie in groß und klein, manche sind sogar sehr hoch, viele sehr teuer, auch sehr betagte oder raffiniert futuristische lassen sich finden. Warum jedoch wird ein Gebäude nicht mit den Worten: angenehm, kostengünstig und flexibel beschrieben? Weil sie es oft nicht sind. Planung und Bau sind abgeschlossen, das Gebäude ist fertig und dem kostengünstigen Betrieb wird keine Aufmerksamkeit mehr geschenkt. Wie sieht die Zukunft Ihrer Immobilie aus? Alle relevanten Informationen für das optimale Gebäudemanagement und die damit verbundenen täglichen Prozesse erfahren Sie auf den folgenden Seiten dieser Broschüre. Ihre Aufgabe ist unsere Lösung. Dr. Christian Bernhart Geschäftsführer Michael Heinrichs Geschäftsführer 3

4 Unser Lösungsansatz Die IMS Gesellschaft für Informations- und Managementsysteme mbh mit Sitz in Dinslaken ist eines der führenden Software- und Beratungshäuser in den Bereichen Immobilienmanagement sowie Kabel- und Netzwerkmanagement. Als gewachsenes, konzernunabhängiges Unternehmen entwickelt IMS bereits seit 1987 innovative IT-Lösungen. Unter dem Dach der IMS haben wir drei weitere Tochterunternehmen aufgebaut, die branchenspezifische Kompetenz bündeln. Damit werden unsere Lösungen ganz gezielt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt. Die IMS.kom ist ein Fullservice-Systemhaus mit der besonderen Kompetenz für Kommunen, Kreise und Gemeinden. Die IMS systems, mit Sitz in Berlin, steht für besondere Kompetenz in den Bereichen Billing & Accounting und bietet spezielle Lösungen im Netzwerkbereich. Den Bedürfnissen im kirchlichen und sozialen Umfeld widmet sich die KIRUS mit langjähriger Erfahrung in Beratung und Einführung von Softwarelösungen. Unser Informations- und Managementsystem IMSware hat sich fest am Markt etabliert. Ob Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, Banken und Versicherungen, Städte, Kliniken und Bildungseinrichtungen, Medienanstalten, Flughäfen oder Ministerien IMSware wird branchenübergreifend eingesetzt. Modulauswahl Flächen- und Raummanagement Reinigungsmanagement Miet- und Pachtmanagement Energiemanagement Instandhaltungsmanagement Maßnahmenplanung Budgetmanagement Auftragsmanagement Liegenschaftsmanagement Flurstücksverwaltung Vertragsmanagement Gebäudebewertung Anlagenmanagement Störungsmanagement Dokumentenmanagement Projektmanagement Inventarmanagement Umzugsmanagement Schließmanagement / Zugangskontrolle Fuhrparkverwaltung 4

5 Mit IMSware werden komplexe Prozessabläufe standardisiert und gesteuert. Die flexible Struktur und intuitive Bedienbarkeit machen unsere Lösung äußerst anpassungsfähig und für Jedermann anwendbar. Jeder Kunde ist anders. Das gilt natürlich auch für die Anforderungen an den jeweiligen Gebäudebetrieb. Diesen Anforderungen wird IMSware vollständig gerecht. Die Kombination aus Ihrer Fachkompetenz und IMSware bildet eine fruchtbare Basis für nachhaltiges Facility Management. Mit dem Fokus auf Kostenreduzierung und Steigerung der Nutzerzufriedenheit, unseren strategischen Partnerschaften und der Forschungsarbeit stellen wir wichtige Weichen für künftige Anforderungen. Ob technisch, kaufmännisch oder infrastrukturell IMSware trägt mit seinen über 40 Modulen vollumfänglich zur ganzheitlichen Betrachtung von Gebäuden, Anlagen und Liegenschaften bei. 5

6 Unser Lösungsansatz Dank einer lückenlosen Abbildung Ihrer wesentlichen Daten erhalten Sie die notwendige Transparenz, um Kosten für Planung, Betrieb und Wartung zu reduzieren und gleichzeitig die Rentabilität erbrachter Leistungen zu erhöhen. Optimierungspotenziale werden sichtbar und eindeutige Informationen bilden die Grundlage für Ihre Entscheidungen. Zentrale Vorteile der Leistungen auf einen Blick: Lösungsanbieter seit 1987 Berücksichtigung von aktuellen und zukünftigen Anforderungen im gesamten Immobilienmanagement Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software Übersichtliche und intuitiv bedienbare Systeme Kostenlose und fundierte Beratung vor dem Projektstart Projektdurchführung mit zertifizierten Spezialisten IMSware bietet Ihnen die bestmögliche Unterstützung bei infrastrukturellen, technischen und kaufmännischen Aufgaben des Immobilienmanagements. Von der Gebäudedatenerfassung und -bewertung über die Planung von Flächen und Räumen, die Überwachung von zyklischen Wartungsarbeiten bis hin zur Budgetierung geplanter Maßnahmen und deren Beauftragung. IMSware ist modular aufgebaut und bestens dazu geeignet, mit Ihren Anforderungen zu wachsen. Die Standardmodule können in allen Bereichen des Immobilienmanagements sukzessiv beschafft werden. Das ermöglicht Ihnen eine bedarfsgerechte Steuerung der Verwaltungsausgaben zu transparenten Konditionen. 6

7 Alle IMSware Module besitzen eine klare, einfache Struktur. Die Oberfläche basiert auf dem aktuellen Windows-Standard und bietet hohen Bedienkomfort. Bewegen Sie sich mit Leichtigkeit auch durch komplexe Datenbestände und Abläufe. Vielfältige Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten liefern Ihnen stets aktuelle Kennzahlen. Jederzeit kann am Bildschirm der Status geprüft, können Weiterleitungen veranlasst oder Maßnahmen eingeleitet werden. Die umfangreichen grafischen Fähigkeiten im Zusammenspiel mit einer intelligenten Datenbank erleichtern Ihnen die Datenpflege und den Austausch bei infrastrukturellen, technischen und kaufmännischen Aufgaben des Immobilienmanagements. Ändern Sie zum Beispiel einen CAD-Plan, werden automatisch auch die zugrunde liegenden Informationen in der Datenbank angepasst und umgekehrt. Das gesamte Verfahren ist optional in der Lage, komplett über das verwaltungsinterne Intranet oder das globale Internet betrieben zu werden. Geschwindigkeit und Sicherheit stehen dabei an erster Stelle. IMSware ist 3D-CAD-fähig aber gleichzeitig CAD-unabhängig. Das Verfahren ist in der Wahl des Grafik-Formats fast völlig frei und lässt sich jederzeit auch mit eingescannten Plänen oder komplett ohne Grafik betreiben. Zentrale Vorteile der Lösungen auf einen Blick: Modularer Aufbau dadurch hohe Skalierbarkeit und Flexibilität Zentrale, objektorientierte Datenhaltung in skalierbarer Datenbank Interaktive, grafische Unterstützung wahlweise in 3D Übernahme und Weiterbearbeitung vorhandener CAD-Pläne Flexible Schnittstellen zu Fremdsystemen (SAP, AVA, GLT etc.) Standortunabhängiger Datenzugriff via FM-WEB-Portal Umfangreiche Report- und Auswertungsmöglichkeiten Genaue Anpassung an die unternehmensspezifischen Workflows Frei gestaltbares Maskendesign und Rechtevergabe Betriebsübergreifende Mandantenfähigkeit Intuitive Bedienung und hohe Akzeptanz 7

8 Grafische Fähigkeiten / CAD Die umfangreichen grafischen Fähigkeiten im bidirektionalen Zusammenspiel mit dem objektorientierten Datenmodell machen es möglich: Ändern Sie einen CAD-Plan, werden automatisch auch die zugrunde liegenden Informationen in der Datenbank angepasst und umgekehrt. Mit IMSware können Sie beispielsweise auf die Bestandsdokumentation in Form der original CAD-Daten aus der Planungs- und Bauphase zugreifen. Es ist außerdem möglich, Referenzierungen (XREF) von CAD-Dateien zu übernehmen und zu bearbeiten. Die Datenübernahme aus verschiedenen CAD-Programmen (auch via IFC) bringt einen maximalen Nutzen der vorhandenen Daten mit sich. IMSware ist CAD-fähig aber CAD unabhängig. Denn natürlich muss nicht jeder Arbeitsplatz grafische Daten erfassen können. Die Software lässt sich daher jederzeit auch ohne Grafik betreiben. Die Anforderung an ein modernes CAFM-System sollte damit verbunden sein, eine leistungsstarke, integrierbare Lösung zu finden, die alle relevanten Informationen und Prozesse in Ihrem Unternehmen steuert. Wenn Sie eine ausgereifte Software-Lösung für das Facility Management suchen, die mit Ihren Anforderungen wächst, setzen Sie mit IMSware auf die bestmögliche Technologie. Sie erhalten eine Lösung, die mit ihrer Praxistauglichkeit und Flexibilität zu Ihrem ganz persönlichen System wird. 8

9 Integration und Schnittstellen Eine integrierte Lösung für das Gebäude- und Liegenschaftsmanagement muss sich in die vorhandene EDV-Landschaft einfügen, um bewährte Verfahren zu ergänzen und Nutzen aus bereits vorliegenden Daten zu ziehen. Einerseits ergänzen sich die IMSware Module untereinander hervorragend. Die zentrale Datenbank sorgt dafür, dass alle Daten redundanzfrei genutzt werden. Andererseits verfügt IMSware über zahlreiche Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten zu Fremdsystemen. Die offene Konzeption der Software garantiert somit höchste Sicherheit und Flexibilität. So ermöglicht IMSware unter anderem die Kommunikation in Echtzeit mit kaufmännischen Systemen. Die Unterstützung von kameralen und doppischen Systemen sowie das Doppik-Mapping gehören ebenso zum Standard wie eine native Anbindung an CAD-, GIS- und AVA-Formate von Fremdherstellern. Über Standard-Schnittstellen abrufbar: Office-Systeme (MS-Office, Word, Excel, Access, Projekt, OpenOffice Writer, OpenOffice Calc ) Groupware-Systeme (Outlook, Lotus, Notes, ) ERP-Systeme (SAP, MACH, KIS, H&H, KIRP, OK.FIS, MPS, Infoma, Navision, ) GIS (Geografische Informationssysteme) GLT-Systeme (Gebäudeleittechnik) / GA-Systeme (Gebäudeautomation) Barcode-Systeme / RFID-Systeme TKA-Managementsysteme NMS-Netzwerkmanagementsysteme AVA-Systeme Prüfkoffer für Geräteprüfung (Bender, Datrend, Fluke, Gossen Metrawatt, SPL,...) 9

10 Immobilien- und Liegenschaftsmanagement Mit dem Modul Immobilien- und Liegenschaftsmanagement haben Sie einen aktuellen Gesamtüberblick über Grund- und Flurstücke, Erbbaurechte oder Pachten. IMSware beherrscht beispielsweise die Verwaltung von Lageparametern, Flächenkennzahlen, Nutzungs- und Eigentumsrechten ebenso wie den Umgang mit Buch-, Verkehrs- und Einheitswerten. Der Umgang mit ALB-Daten (WLDGE, Grubis, ALBi) gehört genauso zum Standard wie eine Kopplung zu GIS-Systemen. Sie benötigen Informationen aus dem Grundbuch, über Eigentumsverhältnisse, Beschränkungen und Belastungen des Grundstücks oder über Hypotheken und Grundschulden? Mit IMSware sehen Sie diese Informationen unmittelbar ein oder verschaffen sich einen Überblick über die Grundstückssituation der gesamten Liegenschaften. Sie managen ebenso den Ankauf und Verkauf von Grundstücken. Bei Bedarf nehmen Sie die Fortführung von Flurstücken durch Teilung oder Verschmelzung einfach und übersichtlich in IMSware vor. Eine Vielzahl von Abfragemöglichkeiten und die Verknüpfung mit sämtlichen liegenschaftsrelevanten Dokumenten erlauben Ihnen vielfältige Einblicke in das gesamte Portfolio. Ausgewählte Funktionalitäten: Gesamtüberblick über alle Liegenschaften und Immobilien Alle Gebäudedaten, Portfolio-Bildung, Benchmarking Grundbuch und Grundsteuerdaten Wertentwicklung und Abschreibungen Verknüpfung mit allen liegenschaftsrelevanten Dokumenten Schnittstelle zum ALB / ALK / ALKIS Ihr Nutzen: Transparenz in den Datenbeständen Höhere Flexibilität Qualitätsverbesserung Übergreifende Transparenz bei Kosten und Erlösen Strategische Investitionsentscheidungen 10

11 Flächen- und Raummanagement Flächen und Räume optimal zu nutzen stellt bei komplexen Gebäudebeständen eine große Herausforderung dar. In der Praxis zeigt sich häufig Flächenleerstand und eine ungleichmäßige Flächenverteilung. Durch die mangelnde Flächentransparenz ist eine verbrauchsgerechte Kostenzuordnung nicht möglich. Alle Module können unmittelbar wirksam eingesetzt werden, denn umfangreiche Kataloge gehören zum Lieferumfang Standardberichte und zahlreiche Kennzahlen stehen direkt zur Verfügung alle Module, Kataloge und Berichte können durch den Anwender ergänzt bzw. neu definiert werden Mit IMSware verwalten Sie die Flächen und Räume systemgestützt und schaffen die Grundlage für ein effizientes Kosten- und Leistungsmanagement. Die Abgrenzungen zwischen einzelnen Leistungsbeziehern (auch für das interne Mieter-/Vermieter-Modell) werden deutlich gezogen und gemeinsam genutzte Bereiche dokumentiert. Sie decken Leerstände auf und verbessern mit diesen Informationen die Flächenausnutzung. Ebenso belasten Sie die Verbräuche verursachergerecht weiter. Über flächenbezogene Auswertungen und Berichte visualisieren Sie beispielsweise die interne Flächenzuweisung und Belegung. Die Nutzungsarten-Katalogisierung erfolgt nach DIN 277, MFB, GIF oder städteplanerischen Klassifizierungen wie Ackerland, Grünfläche oder Bauland. Auch hierarchische Abfragen, zum Beispiel nach Haupt- und Untergruppen, werden über das umfangreiche Berichtswesen zur Verfügung gestellt. Ausgewählte Funktionalitäten: Grafische Darstellung sämtlicher Flächen- und Raumdaten Automatische Flächenermittlung Übernahme vorhandener CAD-Pläne Überprüfung von Richtlinien z. B. nach DIN 277, DIN oder GEFMA-130 Elektronisches Raumbuch Alphanumerische und grafische Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Flächendaten je Kostenstelle) Ihr Nutzen: Schneller und detaillierter überblick über sämtliche Flächeninformationen Optimale Flächenausnutzung Effizientes Kosten- und Leistungsmanagement 11

12 Instandhaltungsmanagement Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung werden in IMSware prozessbasiert verfolgt. Einerseits werden regelmäßige Wartungspläne erstellt, Leistungen an definierte Fremdfirmen vergeben oder eine interne Kapazitätsplanung vorgenommen. Andererseits ermöglicht Ihnen die integrierte Wissensdatenbank, aufgetretene Störungen zügig zu qualifizieren und damit schneller zu beheben. Das System bezieht automatisch sämtliche Ressourcen-Verbräuche auf die jeweilige Anlage, das Budget oder frei definierbare Bezugsgrößen. Zusätzlich unterstützt Sie IMSware bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in den Bereichen Betriebs- und Arbeitsstättensicherheit, Gefahrstoffmanagement sowie Ver- und Entsorgungstechnik. Eine weitere wesentliche Unterstützung stellt die Behandlung von Störungen dar. Jeder Mitarbeiter kann Störungen zeit- und standortunabhängig von jedem beliebigen PC aus per Mausklick an das IMSware.WEB Portal melden. Eine Anbindung an die GLT ermöglicht das zyklische oder ereignisorientierte Auslesen von Betriebszuständen und Ereignissen. Alle erfassten Störungen werden zentral verarbeitet und prozessbezogen weitergeleitet. Die Abarbeitung erfolgt im gleichen Prozess wie die geplante Instandhaltung. Das System stellt die gewonnenen Daten im Rahmen detaillierter Berichte zur Verfügung und ermöglicht beispielsweise eine gezielte Schwachstellenanalyse. Ausgewählte Funktionalitäten: Grafische Darstellung der Geräte und Anlagen im Gebäudeplan Erstellung zeit- oder zustandsgesteuerter Wartungspläne Gebündelte Koordinierung von Prüf- und Instandhaltungsterminen Automatische Erstellung von Arbeitsaufträgen Unterstützung bei der Personal- und Ressourcenplanung Erfassung von Zeit- und Materialverbrauch Standard-Leistungskataloge Kopplung zum Störungsmanagement Schnittstelle zur GLT / GA Ihr Nutzen: Ausgaben minimieren Werterhalt sichern Störungen vermeiden Transparenz über Wartung und Instandsetzung 12

13 Energiemanagement Laut GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management) machen die Energiekosten bis zu 35 Prozent der gesamten Gebäudebetriebskosten aus und entsprechen nach rund 20 Jahren der Summe, die zur Errichtung des Gebäudes investiert wurde. Ob Strom, Gas, Wasser, Öl oder andere Energiequellen mit IMSware sammeln, dokumentieren und werten Sie sämtliche Medien- und Energieverbräuche aus. In einer frei definierbaren, logischen Hierarchie werden auch komplexe Versorgungsbeziehungen und Vertragszusammenhänge grafisch abgebildet. So entsteht die Basis für einen belastbaren Energiebericht und damit die Grundlage für Handlungsanweisungen. Die Erarbeitung kosten- und umweltgerechter Energiekonzepte wird nachhaltig unterstützt. Die Verbrauchsdaten erfassen Sie durch manuelle Eingabe der Zählerstände, entweder zentral in IMSware oder dezentral über die internetbasierte Zählerstandserfassung. Das IMSware.WEB Portal richten Sie so ein, dass die ablesenden Personen jeweils ihre relevanten Zähler im Browser angeboten bekommen. Die automatisierte Zählerstandserfassung über die GLT oder über ein anderes elektronisches Zählerstandserfassungssystem ist ebenso möglich. Das System weist auf definierte Abweichungen hin und kann so als Frühwarnsystem dienen. Über die Gradtagszahlen nehmen Sie mit IMSware eine Witterungsbereinigung der Verbrauchsdaten vor. Zur Vergleichbarkeit Ihrer Verbrauchsdaten mit Gebäuden gleicher Art aus anderen Klimazonen werden die Klimafaktoren im System hinterlegt. Auf der Basis der Energieverbräuche erstellt Ihnen IMSware automatisch die verbrauchsorientierten Energieausweise nach dena (Deutsche Energie-Agentur) für Ihre Gebäude. Ausgewählte Funktionalitäten: Übernahme beliebiger Verbrauchsdaten Dokumentation und Auswertung der Energieverbrauchskosten Nulldurchgang, Zählertausch Unterstützung bei der Erstellung neuer ökonomischer Versorgungskonzepte Planungshilfe bei Neu-, Um- und Erweiterungsbauvorhaben Genaue Zuordnung der Kosten auf die jeweiligen Kostenstellen (prozentual oder per Umlageschlüssel) Vielfältige Anbindungsmöglichkeiten, z. B. zum Modul Mietmanagement Ihr Nutzen: Transparenz über Energieverbräuche Einsparpotenziale aufdecken Energieverbrauch und Bewirtschaftungskosten senken Ressourcen schonen 13

14 Reinigungsmanagement Der Konferenzraum wird eine Woche lang nicht genutzt in dieser Zeit jedoch dreimal gereinigt. Die Folge: Vereinbarte Qualitäten werden nur mit hohem Aufwand erreicht und sind damit zu teuer. Ob Eigenreinigung oder Fremdreinigung IMSware unterstützt Sie bei allen relevanten Aufgaben rund um das Thema Reinigung und liefert Antworten auf die Fragen: Was muss gereinigt werden und wie oft? Wie und durch wen wird gereinigt? Welchen Umfang haben die Reinigungsverträge? Von der Reinigungsflächenermittlung, der Planung der Reinigungskräfte über Ausschreibung und Vergabe bis hin zur Reklamationsabwicklung IMSware steuert sämtliche Prozesse. Mit dem Modul Reinigungsmanagement können Sie bisher starr angewandte Reinigungspläne flexibel erweitern und mit einer zeitlichen Komponente versehen. Die Reinigungsobjekte und -flächen werden anforderungsgerecht gepflegt. Durch exakte Leistungsverzeichnisse und gezielten Ressourceneinsatz erreichen Sie unter dem gegebenen Budget das optimale Reinigungsergebnis. Ausgewählte Funktionalitäten: Verwaltung beliebiger Reinigungskomplexe (Teppiche, Fliesen, PVC, Glas etc.) Automatischer Abzug überstellter Flächen Errechnung von Reinigungsintervallen mit Richtzeit und Servicelevel Planspiele für die Auftragsvergabe und Losbildung Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (Anbindung zur AVA) Vertragsüberwachung und Reklamationsfunktion Ihr Nutzen: Reinigung optimieren Transparente Leistungskontrolle Qualität sichern Betriebskosten senken 14

15 Miet- und Pachtmanagement Im Mittelpunkt dieses IMSware Moduls stehen Verträge, darin enthaltene Flächen und daraus resultierende Abrechnungen. Ab sofort spezifizieren Sie zu zahlende oder einzuziehende Beträge übersichtlich in Miete, Betriebskosten und sonstige Kostenarten auf Wunsch mit Prognose der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben. Verbräuche wie Gas, Wasser oder Strom lassen sich via Schnittstelle zum Modul Energiemanagement übermitteln und verursachergerecht zuordnen. Alle Daten historisiert IMSware automatisch für Sie, damit auch unterjährige Wechsel der Flächen- und Vertragsverhältnisse im aktuellen Abrechnungszeitraum korrekt berücksichtigt werden können. Beim Umlageverfahren bietet IMSware frei definierbare Umlageschlüssel und -konten. Die Betriebskostenabrechnung erfolgt dann auf Knopfdruck. Die Anschreiben werden generiert und die Sollstellungen an Ihr Finanzwesen übertragen. Das IMSware Mietmanagement berücksichtigt Indexverfahren, Umsatz- und Staffelmieten. Das Modul unterstützt Sie damit über das gesamte Spektrum des Miet- und Pachtmanagements und wird ergänzt durch das Flurstücks- und Liegenschaftsmanagement. Ausgewählte Funktionalitäten: Verwaltung von Mietverträgen und Mietspiegeln Betriebskostenaufstellung und kalkulatorische Miete Freie Umlageschlüssel / Buchungsjournal Mieterhöhung nach Index, Staffelmiete, Zeitablauf und pauschal Mietkataster, Mietprognosen, Mietentwicklung Überwachung von Fristen mit automatischem Mahnverfahren Frei definierbare Wirtschaftsjahre Optional Innere Verrechnung Ihr Nutzen: Optimale Auslastung Ihrer Mietobjekte Verbesserung der Nutzungsqualität Überblick über die Verbräuche Effektive Verwaltung 15

16 Budgetmanagement Das Budgetmanagement begleitet Sie von der Kostenzusammenstellung und Budgetbeantragung über die Überwachung des Ausschöpfungsgrads bis hin zu einem geordneten Projektabschluss. Aufträge lösen bereits in der Planungsphase eine Mittelbindung aus und werden bei Vergabe direkt an Ihr Finanzverfahren übermittelt. Eine Gruppenzuordnung, z. B. nach DIN 276, übersichtliche Soll-/Ist Vergleiche und Wirtschaftlichkeitsanalysen bereiten die Daten aus den Bereichen Auftrag, Vergabe und Abrechnung entsprechend auf. Informationen zu durchgeführten oder geplanten Maßnahmen stehen auf Standort-, Objekt- und Anlagenebene zur Verfügung. Alle Voreinstellungen des Moduls können kameral oder doppisch vorgenommen werden, wobei sowohl ein weicher Übergang als auch das Doppik-Mapping unterstützt werden. Mit IMSware verwalten Sie über die Jahresbudgets hinaus auch Projektbudgets, die Sie mehrjährig anlegen und verfolgen. Sie richten bei Bedarf deckungsfähige Budgets ein oder gar Deckungsringe, um Ihre Budgets optimal zu steuern. Der aktuelle Stand von Produktsachkonten bzw. Haushaltsstellen wird ständig abgeglichen, bei drohender Budgetüberschreitung werden Sie informiert und können rechtzeitig gegenlenken. Ausgewählte Funktionalitäten: Verwaltung von Budgetkosten inklusive Kostencontrolling Frei definierbare Budgets / Budgetabgabe Überwachung von Schwellwerten Offenlegung der Finanzströme Arbeitszeitabrechnung Verfügungsermächtigungen Anbindung an kaufmännische Systeme (SAP, MACH, KIS, H&H, KIRP, OK.FIS, MPS, Infoma, Navision, ) Ihr Nutzen: Effizientes Planen und Steuern Hohe Transparenz Effektive Verwaltung 16

17 Vertrags- und Dokumentenmanagement Ein effizientes Arbeiten mit Verträgen und Dokumenten ist ohne ein umfassendes Vertrags- und Dokumentenmanagement kaum mehr möglich: Laufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragsbedingungen müssen kontinuierlich überwacht werden. Das System informiert Sie über normabweichende Parameter und deckt Doppelverträge auf. Durch eine revisionssichere Speicherung der Dokumente innerhalb der Datenbank erleichtert IMSware den Umgang mit finanz- und steuerrelevanten Dokumenten. IMSware sorgt dafür, dass prozessrelevante Dokumente nah am Vorgang abgelegt werden und damit jederzeit verfügbar sind. So haben Sie auf alle Parameter wie Vertragspartner, Gewährleistung, Anschaffungswert, Abschreibungsdauer und Fälligkeiten einen schnellen und direkten Zugriff. Mit IMSware setzen Sie alle relevanten Aufgaben gesetzeskonform um und verringern den Zeitaufwand für die Ablage und Recherche erheblich. Ausgewählte Funktionalitäten: Komfortables Ablegen und Auffinden von Verträgen und Dokumenten Berücksichtigung der Aufbewahrungs- und Revisionspflichten Jederzeit Übersicht über Laufzeiten, Fristen, Zahlweisen etc. Problemlose Einbindung von Grafik- und Videodateien Direktes Öffnen der Dokumente aus der Gebäudeebene heraus Flexible Überwachungs- und Mahnfunktionen Ihr Nutzen: Transparenz über Verträge im Hinblick auf: Laufzeiten, Kosten und Kündigungsfristen Minimierung der Vertragsrisiken Kein Rechercheaufwand Schnelle und sichere Verwaltung Ständige Kostenkontrolle 17

18 Reservierungsmanagement Die Koordinierung von Sitzungen und Veranstaltungen ist eine oftmals zeitraubende Angelegenheit: Nicht nur die Räumlichkeiten müssen reserviert, sondern auch benötigtes Inventar, Bewirtungsleistungen und Sonderwünsche berücksichtigt werden. Mit IMSware steht Ihnen ein zentrales Instrument für Reservierungsanfragen, die Reservierung, interne Beauftragung und Abrechnung erbrachter Leistungen zur Verfügung. Prüfen Sie die Raumverfügbarkeit für einen gewünschten Termin oder stellen Sie zyklische Anfragen. Die Bestätigung erfolgt umgehend, gegebenenfalls werden Ausweichvorschläge ermittelt. Die Funktionen stehen auch über das Intranet zur Verfügung, so dass die Reservierungsanfragen durch jeden autorisierten Anwender selbst vorgenommen werden können. Das Einsatzgebiet ist vielfältig: Sie nehmen Reservierungen für Besprechungsräume, den Ratssaal oder die Aula der Schule vor, genauso wie eine Belegungsplanung und Reservierung der Sporthalle für die Nutzung durch die unterschiedlichen Sportvereine. Sie wollen die aktuelle Veranstaltungsbelegung im Rathausfoyer auf einem Display anzeigen? IMSware steuert Ihr Display automatisch an. Ebenso nehmen Sie die Kommunikation mit dem Caterer und dem Hausmeister ganz einfach über das WEB (Internet, Intranet) vor. Ausgewählte Funktionalitäten: Räume online reservieren (Einzel- und Serienreservierungen) Berücksichtigung von zusätzlichen Merkmalen wie technische Ausstattung und Catering Tabellarischer und grafischer Überblick über alle freien und belegten Kapazitäten Unterstützung von Raumteilungsvarianten Berücksichtigung von Bestuhlungs-Layouts Verursachergerechte Zuordnung von Kosten Ihr Nutzen: Überblick dank stetiger Datentransparenz Optimierung der Raumplanung Doppelbelegungen vermeiden Kosten senken 18

19 Kommunikationsmanagement und Netzwerkverwaltung Ganz egal ob Sie Telefonnetzwerke oder Datennetzwerke, sowohl innerhalb der Gebäude als auch gebäudeübergreifend haben: Mit IMSware verwalten Sie nicht nur verlegte Kabel, Anschlussdosen und vorhandene Geräte, sondern stellen auch die Verbindung zwischen dem physikalischen Netz und dessen logischer Beschaltung her. So sind Sie in der Lage, bei Neuschaltungen oder Umzügen Patch- und Rangieranweisungen automatisch zu erstellen. Verfügbare freie Ports in DV-Schränken werden erkannt, Kapazitäten von Kabeltrassen geprüft oder Netzwege automatisch nach unterschiedlichen Optimierungskriterien vorgeschlagen (dynamisches Autorouting). Mit IMSware generieren Sie ganz einfach die grafischen Ansichten für die Patchfeld- und Verteilerschränke (Schrankgenerator). Auf PCs oder anderen Komponenten installierte Software und Betriebssystemversionen verwaltet IMSware gleichermaßen strukturiert wie zugehörige Hardwarekomponenten oder Erweiterungen auf Wunsch ITIL-konform. Dank IMSware reagieren Sie schnell und flexibel auf Veränderungen, entwerfen Netzwerkpläne, betreiben strukturierte Fehlersuche oder leisten Unterstützung bei Umzügen. Sie haben mit IMSware stets eine aktuelle Dokumentation Ihrer Telefon und Datennetze und verwalten überschaubar Ihre komplexen Netzwerke. Ausgewählte Funktionalitäten: Integration in FM-Prozesse Unterstützung aller Verkabelungsarten ITIL-konform Grafisches Patchen Autorouting Schrankgenerator Ihr Nutzen: Einfache Verwaltung Transparente Dokumentation Grafische und alphanumerische Daten auf Knopfdruck Effiziente Umzugsunterstützung Ständige Kostenkontrolle 19

20 Mobiles CAFM Überall dort, wo Ihre Mitarbeiter vor Ort tätig werden müssen, bietet die mobile Lösung IMSware.MOBILE effiziente Unterstützung in Sachen Management und Dokumentation der Aufträge. Ob bei Datenerfassung und -abgleich, barcodegestützter Inventur, Instandhaltungsaufgaben oder etwa beim Fuhrparkmanagement mit IMSware.MOBILE sind Sie in der Lage, unterschiedlichste Services abzubilden. Das bedeutet standortunabhängige Datenübertragung ohne Verluste sowie Zugang zur firmeninternen Datenbank oder zum Internet. Erhobene Daten müssen nicht wiederholt eingegeben werden sie werden durch die mobilen Geräte direkt an das nachgelagerte System übertragen. Die erfassten Daten stehen somit zeitnah und verlustfrei zur Verfügung. Die Vergabe von Reparatur- und Wartungsaufträgen im Außendienst kann durch eine mobile Lösung flexibler gestaltet werden, da die Möglichkeit besteht, Aufträge direkt auf das mobile Endgerät des jeweiligen Mitarbeiters zu übertragen. Ebenso können Folgearbeiten bereits vor Ort vom Servicemitarbeiter in Auftrag gegeben werden. Dem Mitarbeiter stehen vor Ort sämtliche relevanten Informationen zum Auftrag in aktueller Form zur Verfügung. Durch die strukturierte Dialogführung wird der Mitarbeiter zu einer lückenlosen Ausführung von Teilaufgaben und Prüfungen angehalten. Der Status einzelner Aufträge kann jederzeit abgefragt und verfolgt werden. Darüber hinaus ermöglichen die elektronisch erhobenen Daten eine Vielzahl von Controlling-Analysen. Ausgewählte Funktionalitäten: Offline lauffähig Individuelle Datenzusammenstellung Einfaches Handling Barcodes und RFID Look & Feel der Stamm-Anwendung Datenübertragung per ActiveSync und TCP/IP Ihr Nutzen: Prozesse optimieren Stets aktuelle Daten Standortunabhängig Lückenlose Ausführung 20

21 Weitere IMSware CAFM-Module Hier beschreiben wir kurz und knapp weitere IMSware Module für Ihre täglichen Prozesse. Ein wichtiges Modul ist nicht dabei? Sie haben Fragen zu einem Modul? Kontaktieren Sie uns! / Anlagenmanagement Technische Gebäudeausrüstung Freie Definition der Anlagen Abbildung komplexer Anlagen Abbildung u. a. der VDMA Gewährleistungsverfolgung Schließmanagement und Zugangskontrolle Abbildung der Schließhierarchien Mechanische und elektronische Schließsysteme Schließpläne und Statuslisten Schlüsselnachweise und Mahnungen Nachbestellungen Fuhrparkverwaltung Fahrzeug- und Maschinenverwaltung Kostenverwaltung Parkraumbewirtschaftung Parkgenehmigungen Bescheinigungen Umzugsmanagement Grafische und alphanumerische Umzugsunterstützung Mehrere Umzugsvarianten und Untervarianten Übernahme einer Variante in den Bestand Automatische Generierung von Umzugslisten Generierung von Arbeitslisten Umzug der Netzverbindungen (Telefonnummern) Gebäudebewertung Zeitwertverfahren Sachwertverfahren Ertragswertverfahren Schadstoffmanagement Workflowmanagement Konfiguration Ihrer Verwaltungsabläufe Wiedervorlagenverwaltung Individuelle Regelwerke Logische Prüfungen Abbildung neuer Verwaltungsrichtlinien Signalisierung neuer Vorgänge Dokumentation der Laborproben Vorgabe Revisionsfristen Ableitung von Maßnahmen und Aufträgen Wiedervorlage und Weiterleitung 21

22 Berichte und Auswertungen Sie wollen Ergebnisse darstellen, Übersichten erzeugen? Der IMSware Berichtsgenerator stellt Ihnen hierzu weit über 100 Auswertungen für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement bereit. Dabei greift das System sowohl auf historische als auch aktuelle Daten zurück. Ob grafisch oder alphanumerisch: Sie erhalten per Mausklick alle benötigten Unterlagen. Alle Berichte lassen sich Ihrem individuellen Informationsbedürfnis anpassen, um für jede Verwaltungsebene eine optimale Informationsdichte vorzuhalten. Falls Sie über den umfangreichen Standard hinausgehende Auswertungen benötigen, erzeugen Sie mit dem Berichtsgenerator, ohne Programmierkenntnisse, in Minutenschnelle frei definierbare Auswertungen. Externe Anwendungen sind zur Erstellung ebenfalls nicht notwendig, da alle Auswertungen direkt z. B. im Office- oder CAD-Format abgelegt werden können. Gleichermaßen generieren Sie in IMSware Grafiken und stellen diese verwaltungsweit zur Verfügung. Besonders erwähnenswert ist die Möglichkeit, Reporting-Daten an MS Office oder auch an Open Office Anwendungen zu übergeben. Sie übergeben Ihre Ergebnisse einfach per Knopfdruck nach Excel. Oder Sie nutzen MS-Projekt für die Terminplanung, IMSware übergibt die notwendigen Daten automatisch. 22

23 Berichte und Auswertungen / IMSware.Dashboard Aktuelle Kennzahlen jederzeit auf einen Blick verfügbar. Das Dashboard, schafft eine zentrale, systemunabhängige Visualisierung großer Datenmengen und bereitet sie in verdichteter Form auf. Grundlage für die effiziente Nutzung des Dashboards ist die intelligente Vernetzung externer und interner Daten-quellen. Die einfach lesbaren Ergebnisse werden webbasiert präsentiert. Das Cockpit ist damit von jedem beliebigen Standort aus nutzbar. Tabellen, Diagramme und KPIs (Key Performance Indikatoren) sichern eine übersichtliche Darstellung der gewählten Indikatoren, veranschaulichen historische Betrachtungen und verdichten Daten je nach Anwendungsfall. IMSware.Dashboard Effizienzgewinn dank maßgeschneiderter Informationen. 23