STADT LEONBERG Drucksache 2015 Nr. V 7 Dezernat A V-Ausschuss am ö Herr Höfer GR am ö

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1 STADT LEONBERG Drucksache 205 Nr. V 7 Dezernat A V-Ausschuss am ö Herr Höfer GR am ö Vorgangsdrucksache 204Nr. V 39 Verhandlungsgegenstand Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) - Grundsatzbeschluss Kenntnisnahme Beschlussvorschlag. Vom Sachstand der Planung eines DMS wird Kenntnis genommen 2. Von den voraussichtlichen Kosten wird Kenntnis genommen. 3. Der Einholung von Angeboten zur Beschaffung eines DMS wird zugestimmt. Dr. Vonderheid Erster Bürgermeister

2 Seite 2. Zusammenfassung des Sachverhalts Nachdem der Beauftragung der Planungsbüros Hüttmann + Partner und der Erstellung des Anforderungsprofils ist nun der Grundsatzbeschluss zur Beschaffung eines DMS zu fassen. 2. Ziele der Maßnahme Beschaffung und Einführung eines DMS. 3. Sachverhalt/Sachstand Mit der DS 204 Nr. V 39 hat der Gemeinderat zugestimmt, das Planungsbüros Hüttmann + Partner damit zu beauftragen, das Anforderungsprofil für die flächendeckende Einführung eines DMS zu erstellen. Der Auftrag wurde am erteilt. Nach der Sommerpause wurden die Termine für die Interviews mit den einzelnen Ämtern abgestimmt. Die Interviews wurden in der Zeit vom bis durchgeführt. In den Interviews wurde das Projekt an sich und die Motive für die Einführung eines DMS vorgestellt. Anschließend wurden die ämterspezifischen Anforderungen an ein künftiges DMS abgefragt. Hierbei ging es hauptsächlich um die Art und Menge von Akten, wer Zugriff auf die Akten braucht und um evtl. eingesetzte Fachverfahren und Spezialsoftware. Auf der Basis der Interviews hat das Planungsbüro Hüttmann + Partner die folgenden Unterlagen erstellt: - Eine umfangreiche Anforderungscheckliste (Anlage ) In dieser detaillierten Anforderungscheckliste sind die Anforderungen aus den Interviews zusammengefasst und priorisiert. Sie wird den Anbietern im Rahmen einer Angebotseinholung zugeschickt. Die Anbieter füllen diese Liste aus bzw. beantworten die darin gestellten Fragen. Anhand dieser Informationen werden die Angebote verglichen und es kann das für Leonberg geeignetste Produkt ausgewählt werden. In der Anforderungscheckliste sind insbesondere berücksichtigt: o Die Integration unseres -Programmes GroupWise o Eine Schnittstelle zum künftigen Ratsinformationssystems o Eine Schnittstelle zum künftigen doppischen Buchführungs- und Kassensystem o Schnittstelle zu Mozilla Firefox als Browser - Ein Drehbuch (Anlage 2) Das Drehbuch ist ein Auszug der wichtigsten Punkte aus der Anforderungscheckliste. Anhand dieses Drehbuches präsentieren die Anbieter ihr DMS vor einem Auswahlgremium. Das Auswahlgremium besteht aus den Mitgliedern der Projektgruppe sowie Key- User aus den Ämtern. Mit der Beteiligung der Key-User wollen wir eine praxisnahe Betrachtung der Produkte erreichen. Gleichzeitig sollen die Key-User bei Einführung des DMS besonders geschult werden und für ihre Kolleginnen und Kollegen als Ansprechpartner für Fragen im Umgang mit dem DMS zur Verfügung stehen. Die Anforderungscheckliste, die Präsentation vor dem Auswahlgremium und der Preis des DMS sind Auswahlkriterien für die Beschaffung des DMS. Bis zum Endausbau des DMS fallen voraussichtlich folgende Kosten an: Kosten brutto (EUR) Zeitraum DMS Software - einmalig (Beschaffung) etwa DMS Software weitere Schnittstellen Bis 208 DMS Software laufend (24 % der Lizenzkosten) Pro Jahr

3 Seite 3 SQL-Server Lizenzkosten SQL-Server Hardware SQL-Server Wartung.000 Pro Jahr DMS-Server DMS-Server Wartung.000 Pro Jahr DMS-Datenspeichereinheit DMS-Datenspeichereinheit Wartung Pro Jahr Scanner (Poststelle, Registratur, Hausdruckerei (als Dienstleister für die Verwaltung)) Scanner Wartung Pro Jahr Größere Bildschirme an manchen Arbeitsplätzen Schulungen Administratoren Schulungen Anwender Personalkosten Hauptabteilung (00%-Stelle) Für 4 Jahre IuK (25%-Stelle) Pro Jahr Insgesamt fallen somit im Jahr 205 einmalige Kosten in Höhe von Euro an. An laufenden Kosten fallen bis Euro, danach Euro an. Bis auf die Schulungen sind alle Mittel im Haushalt 205 berücksichtigt. Die Schulungen können teilweise (20.000) aus den Personalkosten der DMS-Stelle in der Hauptabteilung gedeckt werden, weil diese Stelle erst ab Mitte des Jahres besetzt wird Euro müssten über Einsparungen im Personalhaushalt gedeckt werden. Im Rahmen der Raumplanung für den Rathaus-Neubau wurde die Einführung eines DMS bereits berücksichtigt. Die von Hüttmann + Partner erstellte Schriftgutanalyse, geht, auf der Basis des aktuellen Aktenbestandes, davon aus, dass bei Einführung eines DMS 20 m² weniger Fläche benötigt wird. Das entspricht Baukosten in Höhe von rund Euro. In diesem Zusammenhang ist aber auch zu bedenken, dass durch die Einführung des DMS künftig weniger Papierakten abzulegen sind, d. h. die stetige Zunahme der Papierakten zumindest erheblich gebremst wird. Vor allem führt ein DMS zu mehr Effizienz an allen hiermit ausgestatteten Arbeitsplätzen. Dieser Effekt lässt sich allerdings nur schwer monetär darstellen (z. B. % mehr Effizienz bei den Verwaltungsmitarbeitern entspricht überschlägig gerechnet Euro pro Jahr). Da diese Effizienzsteigerung auf viele Stellen verteilt ist lässt sich daraus kein direkter Kostenvorteil generieren, sondern in erster Linie eine deutliche Qualitätsverbesserung. Hauptziel eines DMS ist, dass durch die Optimierung von Abläufen, den leichteren Zugriff auf Akten und die leichtere Vertretung die Verwaltung effizienter wird. Die räumlichen Vorteile sind im Rahmen des Rathaus-Neubaus die Gelegenheit, die Beschaffung des DMS wirtschaftlich darzustellen. Es ist mittelfristig damit zu rechnen, dass die elektronische Akte verbindlich vorgeschrieben wird. Die Bundesregierung hat durch den Beschluss des E-Government-Gesetzes die elektronische Akte für Bundesaufgaben ab 2020 gesetzlich festgeschrieben - unabhängig davon, in welcher Behörde diese Aufgaben wahrgenommen werden. Eine entsprechende Regelung für die Landes- und dann auch auf Kommunalebene ist zu erwarten, um Medienbrüche innerhalb und zwischen Behörden zu minimieren.

4 Seite Vergaberechtliche Betrachtung Die Anforderungen an ein DMS sind ganz individuell von der jeweiligen Kommune abhängig. Die in der Kommune eingesetzte Software, die Fachverfahren oder die EDV-Struktur erfordern maßgeschneiderte Lösungen. Deshalb gibt es auf dem DMS-Markt keine standardisierten Produkte mit typischen Leistungsmerkmalen, die die Systeme vergleichbar machen würden. Ein produktneutrales Leistungsverzeichnis ist deshalb kaum machbar. Außerdem werden in jeder Stadtverwaltung eine Vielzahl von Fachverfahren und Anwendungen unterschiedlicher Art eingesetzt. Aus diesen Fachverfahren resultieren Dokumente und Daten, die in die Akten einfließen. Um diese Akten mit den Dokumenten und Daten in einem DMS führen zu können, sind Schnittstellen zu den eingesetzten Fachverfahren erforderlich und diese müssen bei künftigen Änderungen zeitnah angepasst und gepflegt werden. Das zu beschaffende Produkt sollte deshalb möglichst viele dieser Schnittstellen standardmäßig beinhalten um zusätzlichen Programmieraufwand, der mit Kosten und Zeitbedarf verbunden ist, zu vermeiden. Für Baden-Württemberg gibt es nur wenige Anbieter, auf die dies zutrifft. Wesentliches Kriterium muss sein, dass die in Betracht kommenden Produkte sich bereits im Einsatz in Kommunalverwaltungen vergleichbarer Größe und Anforderung bewährt haben. Vor diesem Hintergrund scheidet eine öffentliche Ausschreibung nach VOL aus. Das DMS kann nur freihändig beschafft. Wie oben dargestellt findet gleichwohl ein Produkt- und Preisvergleich statt. 4. Weiteres Vorgehen - Grundsatzbeschluss zur Beschaffung des DMS - Beschränkte Ausschreibung des DMS - Vergabebeschluss durch den Gemeinderat - Flächendeckende Einführung der Grundfunktionen des DMS im 4. Quartal Alternativen zum Beschlussvorschlag keine 6. Finanzierungsübersicht Der Beschlussvorschlag hat keine finanziellen Auswirkungen führt zu Mehreinnahmen in Höhe von Betrag Mehreinnahmen EUR p.a. führt zu folgenden finanziellen Belastungen: 6. Bezeichnung der Maßnahme Haushaltsstelle Mittelbedarf siehe Sachvortrag Lizenzkosten DMS Miete, Leasing Informationstechnik Personalkosten Hauptabteilung Personalkosten IuK

5 Anlage Anforderungscheckliste Nummer Anforderungen Priorität der Anforderung Sehr wichtig = Wichtig = 2 Wunsch = 3 KO- Kriterium Ja Nein Benutzeroberfläche Gibt es eine Startseite/Übersichtsseite/Dashboard, auf dem - aktuelle Wiedervorlagen - anstehende Workflow-Jobs - offene, zu bearbeitende Akten - zuletzt verwendete Akten - eine Suchfunktion - ggf. weitere, individuell konfigurierbare Aspekte übersichtlich angezeigt werden können? Sind Trefferlisten (Suchergebnisse beispielsweise von Aktenzeichen, Vorgängen, Dokumenten, Adressen etc.) sortierbar? Können Spalten in Trefferlisten ein- und ausgeblendet werden (benutzerbezogen)? 2 Ist ein Vorschaufenster für schnelles Durchblättern einer Akte vorhanden (ohne Öffnen des Anwendungsprogramms)? Sind benutzerbezogene Einstellungen der Benutzeroberfläche möglich? Sind Favoritenfunktionen vorhanden? Können Short-Cuts (auch benutzerabhängig) eingerichtet werden? Schnellaufruf von Funktionen über Tastenkombinationen oder Funktionstasten. 2 Systemkonfiguration / Benutzerverwaltung Ist das einrichten von Benutzervorlagen möglich? (= können Profile definiert werden, die beim Neuanlegen eines Benutzers herangezogen werden (z.b. Einstellung bestimmter Favoriten; Einstellung von Trefferlisten, Einstellung von benutzerbezogenen Einstellungen etc.)?

6 Seite 2 Kann eine Benutzervorlage auch nachträglich wieder einem Benutzer zugeordnet werden ("Zurücksetzen der Einstellungen" wenn der Mitarbeiter dies wünscht)? Können mehrere Berechtigungsgruppen einer Person zugeordnet (kombiniert) werden? Können die im Novell E- Directory verwalteten Nutzerdaten mit der Benutzerverwaltung Ihres Systems abgeglichen werden (Anlegen, Ändern, Löschen eines neuen Benutzers)? Steht für die Verwaltung von Benutzern und Berechtigungen eine LDAP-Anbindung an das Novell edirectory zur Verfügung? Kann die Verwaltung von Berechtigungsgruppen und Rollen im DMS über User und Gruppen aus dem edirectory erfolgen? Können parallel dazu auch im DMS verwaltete Berechtigungsgruppen und Rollen verwaltet werden? Bitte erläutern sie den Funktionsumfang. 2 Können die Berechtigungen nach Aktivitäten differenziert werden (Lesen, Bearbeiten, Löschen)? Ja Welche Abstufungen für Berechtigungen gibt es (z.b. Lesen [nur aktuelle Version, eigene Versionen, alle Versionen], neue Dokumentenversion erstellen, bestehende Versionen ändern, löschen)? Können Berechtigungen auch nur zeitweise eingerichtet werden? (Beispiel: Berechtigung zum Lesen bis ) Können die Zugriffsberechtigungen objektbezogen (Akten, Vorgänge, Dokumente) vergeben werden? Können die Zugriffsberechtigungen auf untergeordnete Objekte vererbt werden? Können Zugriffberechtigungen je Objekt erweitert oder reduziert werden? Werden die Zugriffsrechte beim Weiterleiten eines Objekts per an einen system-internen Benutzer geprüft? (Beispiel: Empfänger hat keine Berechtigung das Objekt zu sehen). Bitte berücksichtigen Sie die erforderliche Anbindung an das Programm GroupWise. 3 Sind die Standardmetadatensätze bei Akten und Dokumenten kundenspezifisch erweiterbar? Können Pflichtfelder bei der Metadatenvergabe eingerichtet werden (z.b. das Feld Aufbewahrungsfrist)? Können Pflichtfelder bei der Metadatenvergabe vom Kunden selbst eingerichtet werden? Bleiben individuelle Entwicklungen / Programmierungen bei Releasewechseln und Updates erhalten und funktionsfähig? Wer führt die Tests von individuellen Programmierungen im Vorfeld zum Update durch? 3 Aktenplanverwaltung (Angepasster Boorberg Aktenplan wird eingesetzt) Können Objekten (Akten, Dokumente) mehreren Aktenzeichen zugeordnet werden? Ja

7 Seite 3 Können mehrere Aktenpläne im ihrem System abgebildet werden? 3 Können alte Aktenzeichen verwaltet werden? Können Produktkennungen im Aktenzeichen verwaltet werden (Verweis auf Produkte oder auch 2 Haushaltsstellen)? Können Zugriffsrechte auf Aktenzeichen vergeben werden (Lesen, Ändern, Löschen)? Wie kann der bisher genutzte Aktenplan in ihr System importiert werden? Import als csv.format oder xls. Format möglich? Kann im Aktenplan ähnlich dem Windows Explorer navigiert werden? 2 Stehen Funktionen zur Überarbeitung des Aktenplans zur Verfügung (für größere Überarbeitungsarbeiten)? 3 4 Aktenverwaltung Allgemeines zur Aktenverwaltung Ist es einstellbar, dass Akten nur ab einer bestimmten Hierarchieebene angelegt werden können (zum 3 Beispiel 5 und 6 Ebene)? Ist es einstellbar, dass Akten nur mit Aktenzeichen der untersten Hierarchieebene angelegt werden können? 3 Können Metadaten aus Objekten in untergeordnete Objekte als Vorbelegung übernommen (vererbt) werden? 3 (Beispiel: Aktenzeichen und Adresskennung einer Akte auf ein Schriftstück, das in dieser Akten neu angelegt wird, übernehmen) Ist die Verwaltung eines Bearbeitungsstatus möglich? Können bestimmte Aktionen automatisiert ausgeführt werden, wenn der Bearbeitungsstatus geändert wird? Können diese Aktionen durch den Kunden selbst definiert werden? Ist die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen möglich? Können Aufbewahrungsfristen, die in der Akte hinterlegt sind, auf untergeordnete Objekte (Akten und Dokumente) vererbt werden? Sind Abweichungen von der vererbten Aufbewahrungsfrist möglich? 2 Können Fundstellen verwaltet werden? (Verweise auf die in Papierform abgelegten Akten und Dokumente in einem Raum / in der Registratur etc.) Ist eine Abonnement - Funktion vorhanden? (Gibt es die Möglichkeit, Aktenveränderungen dem Akteninhaber mitzuteilen? Beispiel: Es wird ein neues Dokument angelegt. Wird der Akteninhaber hierüber informiert? Wenn ja, wie wird der Akteninhaber informiert?)

8 Seite 4 Ist der Ausdruck von Rückenschildern für verschiedene Formate wie Ordnerrücken, Mappen und andere Formate aus ihrem System heraus möglich (inkl. Auswahl der Felder, die ausgedruckt werden sollen, wie beispielsweise Aktenzeichen, Aktenkennung, Objektnummern, Adresse etc.)? Ist der Ausdruck von Etiketten für Mappen (z.b. mit Barcode) etc. aus ihrem System heraus möglich? Gibt es Möglichkeiten bei der Neuanlage von Akten zu prüfen, ob es bereits Akten zu diesem Thema gibt? Wenn ja, wie bzw. in welchem Bereich? Wie können Akten zusammengeführt werden die ausversehen doppelt angelegt wurden? Können vom Anwender gelöschte Akten wieder hergestellt werden? Wenn ja wie? Sind die Berechtigungen auf Objekte im Papierkorb identisch mit denen der ursprünglichen Objekte? Werden gelöschte Objekte bei Zurückholen aus dem Papierkorb mit den ursprünglichen Rechten wiederhergestellt? Ja Aktenvorlagen Können Aktenvorlagen als Standardvorlagen durch den Kunden eingebunden werden (beim Neu-Anlegen einer Akte erscheint diese Akte als Vorlage)? Ist es möglich, spezielle Aktenvorlagen (Aktentypen mit speziellen Feldern und Funktionen) in Ihrem System zu hinterlegen? Wenn ja, können Aktenvorlagen durch den Kunden selbst erstellt werden (Definition neuer oder streichen nicht benötigter Metadatenfelder)? Wenn ja, können Aktenvorlagen (Definition neuer oder streichen nicht benötigter Metadatenfelder) durch den Anbieter erstellt werden? Können in den Aktenvorlagen auch bereits Dokumenten-Vorlagen hinterlegt werden (Beispiel: In den Bebauungsplanakten werden Anforderungen von Stellungnahmen des Bauamts an die Straßenverkehrsbehörde als Standard-Vorlage hinterlegt werden. Beim Neu-Anlagen einer Akte diesen Typs sollten diese Dateien als Vorlage bereits angelegt sein) 2 3 Stehen für folgende Sonderakten bereits spezielle Aktenvorlagen (Aktentypen) zur Verfügung? Bebauungsplanakten 3 Welche Felder und Funktionen stehen zur Verfügung? Baugenehmigungsakten (siehe auch Schnittstelle zu INPRO) Obdachlosenakten 2 Welche Felder und Funktionen stehen zur Verfügung?

9 Seite 5 Wohngeldakten (siehe auch Schnittstelle zu DiWo) Mieterakten (Vermietete Objekte) 3 Gewerbeakten (siehe auch Schnittstelle zu GEVE4) Gaststättenakten Grundstücksakten / Verwaltung von Liegenschaften Bauprojektakten Gebäudeakten (siehe auch Schnittstelle zu GIS) Hausanschluss Akten (siehe auch Schnittstelle zu DATEV) Welche Erfahrung haben sie bei der Führung von Hausanschluss Akten über Ihr System? Bitte gehen sie auch auf die langen Aufbewahrungsfristen ein. Straßenakten (Anlegen von vielen einzelnen Straße / Straßenverzeichnis)? 3 Digitale Personalakte Wie kann eine elektronische Personalakte rechtsicher in ihrem System abgebildet werden? Bitte erläutern Sie detailliert die vorhandenen Funktionen in ihrem System. Ist eine farbliche Markierung der Akte möglich (z.b. blau = Beamte; rot = Angestellte) Kann beispielsweise eine 5-teilige Untergliederung voreingestellt werden? Kann ein Workflow hinterlegt werden? Gibt es bereits Referenzen für diesen Einsatzbereich? Wenn ja welche? Vertragsmanagement Wie können Verträge verwaltet werden? Gibt es fertige Vorlagen (Schriftstückmasken mit entsprechenden Metadaten) für Kaufverträge (Gebäude; Liegenschaften etc.) Nutzungsverträge (z.b. Hallenbelegungen) Pachtverträge Wartungsverträge Leasingverträge Darlehensverträge Ist die Terminüberwachung über ihr System sicher gestellt (Erinnerungen an Kündigungsfristen etc.)? Können Wiedervorlagen eingerichtet werden? Welche Funktionen stehen im Bereich des Vertragsmanagements zur Verfügung?

10 5 Dokumentenverwaltung Seite 6 Ist eine Dubletten Prüfung von Dateien durchführbar? Kann eine Prüfung bereits beim Ablegen einer Datei erfolgen? Sind Vorschläge für die Verschlagwortung des Dokuments einstellbar / hinterlegbar? Wenn ja wie? Werden Schlagworte aus übergeordneten Objekten vererbt? 2 (Beispiel: In die Akte Mörikeschule wird ein Dokument angelegt, dass das Schlagwort Mörikeschule erhalten soll) Kann die Bezeichnung des Dokuments voreingestellt werden (bei vielen gleichartigen Dokumenten wie beispielsweise Mietverträgen, Stellungsnahmen etc. sollte die Dokumentenbezeichnung vorgegeben aber auch ergänzt werden können) Ist eine Übernahme von Datenfeldern aus den Metadaten der Dokumentenmaske in Word möglich? Ist eine Übernahme von Datenfeldern aus den Metadaten der Dokumentenmaske in Excel möglich? 3 Ist eine Versionsverwaltung vorhanden? Ja Ist ein automatisiertes Aussonderungskonzept von Versionen einstellbar? Wie findet die Protokollierung statt (wie ist die Aussonderung nachvollziehbar)? Kann eine Aussonderung rückgängig gemacht werden? Kann ein Anwender eine Version löschen? Kann eine Aussonderung von Versionen vorgeschlagen und nach Genehmigung eines Sachbearbeiters gelöscht werden? Kann eine automatisierte Aussonderung von Versionen erfolgen, wenn die Akten geschlossen wird? 2 Ist eine Aktivitäten-Protokollierung vorhanden? Ist der Bearbeitungsstatus eines Dokuments abbildbar? Können abhängig vom Bearbeitungsstatus Funktionen hinterlegt werden? Wenn ja welche Möglichkeiten bestehen? (Beispiel: Der Status wird auf "Endfassung" gesetzt, eine Veränderung bis Ablauf Aufbewahrungsfrist soll nach einer Transferzeit nicht mehr möglich sein) Können vom Anwender gelöschte Dokumente wieder hergestellt werden? Wenn ja wie und durch wen (Anwender, Key-User/Vorgesetzter, Administrator)? Ja Ist eine Bildverwaltung / Bildarchiv abbildbar?

11 Seite 7 Können Daten zum Bild erfasst werden wie beispielsweise Fotograf, Copyright, Abgebildete Personen mit Funktion Ist eine Vorschauansicht bei Bündelung mehrerer Bilder in einer Datei vorhanden? Ist eine Gesichtserkennung durchführbar bei der Suche? Wie kann die Bildverwaltung performant im städtischen Netzwerk abgebildet werden? Original Fotodateien haben in der Regel erhöhtes Speichervolumen Können die Bilder zu einem Vorgang und gleichzeitig dem Bildarchiv zugeordnet werden? Ist die Abbildung eines Pressearchivs in Ihrem System umgesetzt? Wenn ja, bitte schildern sie kurz den Funktionsumfang. Ist die Abbildung einer Literaturverwaltung in ihrem System umgesetzt? Wenn ja, bitte schildern sie kurz den Funktionsumfang. 2 3 Formularverwaltung Kann der Formularserver von FormSolutions in ihr System integriert / eingebunden werden? Können für unterschiedliche Einrichtungen (z.b. Kernverwaltung, Eigenbetriebe) unterschiedliche Kopfbögen für unterschiedliche Briefvarianten, s, Faxe usw. hinterlegt werden? Können Excel-Dateien miteinander verknüpft werden? In welchem Umfang? Funktionieren Verknüpfungen von Excel nach Word oder PowerPoint (Tabellen oder Diagramme aus Excel- Dateien, die mit dem Excel-Dokument aktuell gehalten werden)? 2 Können CAD Dateien eingebunden werden? 2 Können verknüpfte CAD Dateien abgebildet werden? AutoCAD Map3D ist im Einsatz. Hier werden mehrere 3 einzelne Dateien übereinander gelegt. Können Adobe PhotoShop Dateien eingebunden werden? Können MS Project Dateien eingebunden werden? Können Open Office Dateien (Open Document Format (odf) Dateien) eingebunden werden? Ja

12 Seite 8 Können andere / weitere Anwendungsprogramme (Anwendungen) eingebunden werden? Wenn ja, wie? Können diese durch den Kunden selbst eingebunden werden? Ist eine Verwaltung von Autotexten möglich? Wenn ja, für welche Anwendungsprogramme stehen diese zur Verfügung? Können zentrale Autotexte oder Textbausteine bezogen auf einzelne Benutzer, Gruppen, Organisationseinheiten, Organisation vorgegeben und durch individuelle Bausteine ergänzt werden? Können Briefe in Word erstellt werden mit Bezug zu Daten aus Excel-Tabellen? (z.b. Bescheid Erstellung für Vergnügungssteuern) 2 Ist eine Datei-Vorschau (ein Viewer) mit Durchblätterfunktion in der Akte vorhanden? Ist das Einbinden digitaler Signaturen vorgesehen? Wenn ja welche können in Ihrem System abgebildet werden? 6 Suchfunktionen Welche Suchmöglichkeiten stehen zur Verfügung? (Volltext-Suche; Phonetische Suche; Volltextindizierung, kombinierte Suche (Aktenzeichen und Verschlagwortung Dokument)...) Können mehrerer Suchbegriffe kombiniert werden? Boolesche Suchoperatoren (AND, NOT, OR, XOR, ), Kann auch zusätzlich nach Attributen wie Erstellungsdatum, Autor, Dateityp gesucht werden? Können Trefferlisten nochmal eingegrenzt werden? Können Suchabfragen abgespeichert werden (Definition von komplexen Suchanfragen die immer wieder 2 verwendet werden sollen)? Ist es möglich, eine Vorschlagsliste mit ähnlichen Suchbegriffen zu erhalten? 2 Stehen sonstige besondere Funktionen für die Suche von Aktenzeichen, Akten, Dokumenten, Adressen zur Verfügung? Können bei Anrufeingang die zur Adresse (Telefonnummer) gehörenden Akten aufgerufen werden, bei denen die Adressdaten (und damit auch die Telefonnummer) als Kontaktperson hinterlegt wurde? Kann nach einer Telefonnummer gesucht werden? Alt-Datenübernahme

13 Seite 9 Können ganze Ordner (inkl. Dateien) aus dem Windows-Explorer in Ihr System übernommen werden? Wenn ja, findet eine automatische Benennung / Verschlagwortung und Zuordnung der importierten Dokumente statt? Bitte erläutern sie kurz die Möglichkeiten. Wie können Dateien aus dem Windows-Explorer in Ihr System übernommen werden? 8 Langzeitspeicherung und Aussonderung Ist eine Verwaltung der Aufbewahrungsfrist für Aktenzeichen, Akten und Dokumente möglich? Werden die Aufbewahrungsfristen, die im Aktenzeichen angegeben wurden, auf Objekte (Vorgänge, Dokumente die in diesem Aktenzeichen angelegt werden) übertragen? Wenn ja, können die Aufbewahrungsfristen im Einzelfall abgeändert werden? Ist es möglich das Bearbeiten aber auch Löschen von Akten und Dokumenten für die Aufbewahrungsfrist zu sperren? Bitte beschreiben sie kurz das Verfahren und ggf. auch falls zusätzliche Hardware oder Software erforderlich ist. Stehen Aussonderungsfunktionen zur Verfügung? Wenn ja welche? Können fälschlicherweise ausgesonderte Akten und Dokumente wieder hergestellt werden? Steht eine Export-Funktion an eine Archiv-Verwaltung (siehe auch Schnittstellen) zur Verfügung? Werden die Bestände bei Übergabe an eine Archiv-Software aus Ihrem System gelöscht? 9 Registratur Verwaltung Ist eine Registratur-Verwaltung (Annahme und Ausgabe von Akten von einer Zentralisierten Registratur) in ihrem System vorgesehen? Wenn ja, schildern sie bitte kurz den Funktionsumfang (Beispielsweise: Verwaltung des aktuellen Standorts, Laufweg einer Akte, Aktenanforderungen, Aktenausgaben, Ausdruck von Fehlkarten, Fristenüberwachung für die Aktenrückgabe etc.). 0 Technische Voraussetzungen Bitte erläutern Sie den technischen Hintergrund ihrer DMS Lösung. Bitte gehen sie auch auf Architektur der Anwendung, verwendetes DBMS, Verfügbarkeit der Client-Software auf welchen Plattformen, ggf. Anwendungsserver ein. Wie können Außenstellen angebunden werden?

14 Seite 0 Ist das DMS terminalserverfähig? Gibt es ein Web-Frontend? Eine App für mobile Geräte? Welche Betriebssysteme sind Voraussetzung für den Einsatz ihres Systems? Hinweis: Bei der Stadt Ja Leonberg wird künftig Windows 7 und x64 Clients eingesetzt. Welche Datenbanken können verwendet werden und welche werden empfohlen? Welche Wartungsarbeiten bei der empfohlenen Datenbank sind erforderlich? Können diese automatisiert werden (z.b. Reorganisation von Datendateien und Indizes)? Müssen Anwender während der regelmäßigen Wartungsarbeiten an der Datenbank das Programm beenden? Welche Möglichkeiten der Wartung der Datenbank (Tools) sind vorhanden? Falls nicht MSSQL, Oracle, MySQL: Wie ist die Datenbank gegen Beschädigung durch Programmfehler oder Hardwaredefekte geschützt (Transaktionsprotokoll, Rollback-Funktion)? Welche Wartungsarbeiten der Datenbank sind (durch den Kunden bzw. auch durch den Hersteller) zu erbringen? Ist der Betrieb des Anwendungsservers als virtueller Server unter VMWare vsphere (welche Version?) unterstützt und empfohlen? Leistungsdaten (CPU, RAM, Disk I/O, Speicherplatzbedarf) Ist der Betrieb des Datenbankservers (falls nicht Oracle oder MSSQL) als virtueller Server unter VMWare vsphere (welche Version?) unterstützt und empfohlen? Leistungsdaten (CPU, RAM, Disk I/O, Speicherplatzbedarf) Ist die Client-Installation vollständig automatisierbar? Ist eine Volltext-Indizierung möglich? Bitte erläutern Sie kurz die Möglichkeiten. 2 Welche Dokumenttypen können vom Volltextindex erfasst werden? Ist eine Speicherung von bestimmten Vorgängen auf NAS-WORM möglich? Unterstützt der Anwendungsserver Clustering-/Spiegelungsfunktionen? Welche Überwachungsmöglichkeiten des Servers stehen zur Verfügung? Wie werden Fehlerprotokolle geführt (für automatisierte Programmabläufe z.b. Konvertierungen)? Bitte beschreiben sie ihr Datensicherungsmodell. Wie können Datenbank und Dokumentenspeicher konsistent gesichert werden? Voll- und inkrementelle Sicherung?

15 Seite Bitte beschreiben sie die Verschlüsselungsmöglichkeiten. Ist ein revisionssicheres Speichern mit ihrem System generell möglich? Welche Hardware wird empfohlen? Wenn ja, mit welchen Herstellern arbeiten sie zusammen? Wie können einzelne Datenbestände (z.b. Personalakten; Kindergartenakten) in gesonderte Speicher- Bereiche (Teilarchive) gelegt werden? Ist eine Auslagerung von Datenbeständen anhand bestimmter Regeln in eine Bandbibliothek möglich? Können auch nur Dokumentdateien ab einer bestimmten Größe ausgelagert werden? 2 Ist die Durchführung von Integritätsprüfungen möglich? Wie wird der Anwender aufmerksam gemacht, wenn die Datei unerlaubt (Zugriff von Dritten / Außerhalb des Hauses) geändert wurde? Welche Mobile Devices können genutzt werden und in welchem Umfang stehen die Funktionen Ihres Systems zur Verfügung? Export / Import Welche Export / Import Funktionen stehen zur Verfügung? Ist eine Massen-Export-Funktion Bestandteil der angebotenen Lösung? 3 Ja 2 Datei-Konvertierung Welche Möglichkeiten der Konvertierung bestehen? (können auch Regelabhängige Konvertierungen eingestellt werden?) Ist eine clientbasierte Konvertierung nach PDF/A möglich? Ist eine serverbasierte Konvertierung nach PDF/A möglich? Kann eingestellt werden, dass das Original nach Konvertierung beibehalten wird? Kann eingestellt werden, dass das Original nach Konvertierung gelöscht werden? Ist eine Konvertierung bei Übergabe an eine Archivsoftware möglich? 2 Ist die Konvertierung regelbasiert einstellbar? (Z.B. Konvertierung soll automatisch nur in einem bestimmten Aktenzeichen erfolgen)?

16 Seite 2 Welches Konzept für die Langzeitspeicherung ist vorgesehen? 3 Adressverwaltung Bietet Ihr System eine Adressverwaltung? Können verschiedene Rollen (wie beispielsweise Gemeinderat; Vereinsvorsitzender) einer Adresse zugeordnet werden? Können mit den Adressen Serienbriefe erstellt werden? Können Adressverteiler angelegt werden und können mit diesen Serienbriefe erstellt werden? Kann eine Verbindung zur Telefonanlage / Telefonwahl hergestellt werden (Adresserkennung)? Wenn ja, kann diese Funktion benutzerbezogen genutzt/eingestellt werden? Können über die Adresse die zugehörigen Akten, Schriftstücke, Termine aufgerufen werden (Zuordnung von Adressen zu Objekten möglich)? Können die in Ihrer Adressverwaltung abgelegten Adressen für das Versenden von s über GroupWise genutzt werden? Kann die Mehrfachspeicherung von gleichen Adressdaten (Dubletten Prüfung) verhindert werden? Wenn ja, wie? Werden auch ähnliche Schreibweisen (beispielsweise (xyzstr., xyzstraße, xyz-straße, xyz Straße) geprüft? Wie können Adresslisten (EXCEL) in ihr System übernommen werden (einmalige Übernahmeaktion)? Wie können Adressen aus GroupWise (Vcard Format) übernommen werden (einmalige Übernahmeaktion)? Können aus DVV.Personal Adressen übernommen werden? 5 Wiedervorlage Ist es möglich Objekte (Akten, Dokumente, Adressen etc.) auf Wiedervorlage zu legen? Ist es möglich Objekte (Akten, Dokumente, Adressen etc.) auf Wiedervorlage für andere Sachbearbeiter zu legen? 6 Integration GroupWise ( und Termin) Wie können s aus GroupWise in ihrem System abgelegt werden? Welche Integrationsmöglichkeiten bestehen? Ja

17 Seite 3 Kann in GroupWise nachvollzogen werden, ob die bereits abgelegt wurde? 2 Kann eine regelbasierte Ablage eingerichtet werden? Wenn ja wie? 2 (Beispiel: Eingang einer bei zum Hauptwasserzähler ) In welchem Format werden s in ihrem System abgelegt? Geht eine an mehrere Empfänger, kann ein Empfänger sehen ob die bereits durch einen 2 anderen abgelegt wurde? Gibt es eine Dubletten Prüfung (Ablage einer ist bereits erfolgt) Können regelmäßige Newsletter automatisiert in ihrem System abgelegt und an eine vordefinierte Empfängergruppe weitergeleitet werden? Wie kann nachvollzogen werden, dass eine Akte oder ein Dokument per versendet wurde (an wen und 2 wann)? Ist es an der Akte oder am Dokument selbst erkennbar? Können Links auf Akten, Dokumente oder Schriftstücke über GroupWise versendet werden? Wie können Historien verwaltet / abgelegt ( und Antwortschreiben) werden? Können D s in Ihrem System verwaltet werden? Können D s in ihr System integriert werden? Können ganze Akten digital (und verschlüsselt) an externe Stellen weitergeleitet werden? (Beispiel: Übersendung einer Akte an einen Rechtsanwalt). Wenn ja, welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden? Terminkalender: Kann auf Objekte ihres Systems (Akten, Schriftstücke, Adressen, Sitzungsvorlagen etc.) in einem GroupWise Termin verlinkt werden? Scannen Wie können Ablageinformationen in ihr System beim Scannen übernommen werden? Wird eine OCR-Erkennung durchgeführt? Kann eine Volltext-Indizierung auch von gescannten Dokumenten erfolgen? Ist Duplex-Scannen in Farbe möglich? Wenn ja, welche Komprimierungsmöglichkeiten bietet Ihr System? Ist in ihrem System das Posteingangsscannen möglich? Wenn ja, bitte beschreiben sie die Möglichkeiten. Ist Scannen mit Netzwerkgeräten möglich? (Scannen an einen benutzerdefinierten Ordner) Ist Scannen mit Arbeitsplatzscannern möglich? Bieten sie Scan-Dienstleistungen an oder haben sie Partner mit denen sie gemeinsam digitalisieren? Scannen mit Barcode (und dadurch automatische Zuordnung zur Akten etc.) möglich?

18 8 Workflow Seite 4 Kann eingestellt werden ob das Ursprungsdokument beim scannen ersetzt werden soll? 2 Wurde mit ihrem System bereits das ersetzende Scannen realisiert / umgesetzt? Können sie Referenzen nennen, wenn ja welche? Können vordefinierte Workflows eingebunden werden? Können ad hoc Workflows definiert werden? 9 Schnittstellen Folgende Schnittstellen müssen bereits realisiert sein Schnittstelle zu KM-V Wenn ja, für welche Module? Grundsteuer? Gewerbesteuer? Hundesteuer? Vergnügungssteuer? Umfang der vorhandenen Schnittstelle? Wie können Messbescheide, die vom Finanzamt in Papierform eingehen, automatisiert abgelegt werden? Ab dem oder später wird KM-STA eingeführt. Ab diesem Zeitpunkt ist die Schnittstelle hierfür erforderlich. Wird eine solche Schnittstelle von Ihnen im entsprechenden Zeitraum bereit gestellt werden? Belegarchivierung mit KIRP - Szenario spätes Scannen Belegarchivierung mit SAP - Szenario spätes und ersetzendes Scannen Belegarchivierung mit SAP - Szenario frühes und ersetzendes Scannen Scannen und Workflow bis zur Freigabe in ihrem System, Übergabe der Buchungsdaten an SAP möglich? Erfolgt eine Fristenüberwachung? Kann der Workflow abhängig von Buchungsstelle und Betrag definiert werden? Ist die Ablage SAP Auszahlungsanordnung / Annahmeanordnung in ihrem System möglich? Ist die Überwachung der Haushaltsmittel in ihrem System möglich? Schnittstelle zum Ratsinformationssystemen more! Rubin Wenn ja, erläutern sie bitte kurz den Funktionsumfang. Schnittstelle zum Ratsinformationssystemen Session der Firma Somacos Wenn ja, erläutern sie bitte kurz den Funktionsumfang.

19 Seite 5 Schnittstellen / Anbindung von Verfahren Welche Möglichkeiten der Schnittstellenrealisierung bieten sie an? Gibt es eine offene bzw. Standard-Schnittstelle zur Anbindung weiterer Verfahren? Wenn ja, welche Funktionen stehen zur Verfügung? Wie kann aus Sonderprogrammen / Fachprogrammen (z.b. aus GEOSamos 3.0 Vermessungsprogramm; Avanti Ausschreibungsprogramm; Arriba Ausschreibungsprogramm) der Befehl "Speichern im DMS " und "Speichern im DMS als PDF/A " umgesetzt werden? Treten Konflikte auf, wenn andere Anwendungen über OLE und VBA die Speichern-Funktion in Word manipulieren? Wie gelangen Dokumente ins DMS (z.b. Umprogrammierung der Speicherfunktionen in Office; Upload- Funktion in der Akte) Ist es möglich "Drucken in das DMS" unabhängig von der Anwendung umzusetzen? Bitte erläutern sie kurz die Funktion. Gibt es eine Schnittstelle zu INPRO Baugenehmigungsverfahren der Firma mps? 2 Wenn ja: Bitte schildern sie kurz den Funktionsumfang (Aktenanlage; Starten eines Workflows für die Einholung von Stellungnahmen anderer Ämter etc.). Wie könnten eventuell beinhaltete elektronische Signaturen bei den Baugenehmigungen verwaltet werden? 3 Ist eine Schnittstelle zu dem Geoinformationssystem Autodesk Topobase vorhanden? 2 Wenn ja, in welchem Umfang (welche Objekte können verknüpft werden, bidirektional Aufruf, zu welchen Fachschalen gibt es Verknüpfungen etc.? ) Wenn nein: Oracle basierendes Produkt. Wie könnte diese realisiert werden? Wenn nein, welche Funktionen haben sie mit anderen GIS Schnittstellen bereits realisiert? (Ablage von Bebauungsplänen, Baulasten, Verträgen, usw..)

20 Seite 6 Welche Schnittstelle zu Gebäudemanagement-Verfahren sind vorhanden? (Ein System wird eingeführt, ist derzeit jedoch noch in der Auswahl) Ist eine Schnittstelle zum Friedhofverwaltungsprogramm FIM mps vorhanden? Hinweis: FIM wird auf der KDRS Citrix Farm gehostet. Dieser Citrix Server darf kein direkten Zugriff auf Server der Stadt Leonberg haben Wenn ja in welchem Umfang (bidirektional, Funktionen)? 3 3 Ist eine Schnittstelle zu WinCasa Mietobjektverwaltung incl. Betriebskostenabrechnung vorhanden? 3 Wenn ja, welche Funktionen stehen zur Verfügung? Ist eine Schnittstelle zu DiWo Wohngeldprogramm (Web Anwendung) vorhanden? 3 Wenn ja in welchem Umfang? Ist eine Schnittstelle zu EasyKid (Verwaltung und Abrechnung von Kindertagesstätten / Gebührenverwaltungsprogramm) vorhanden? Wenn ja in welchem Umfang? Ist eine Schnittstelle zu DATEV Warenwirtschaft (Rechnungswesen) Kommunal Pro V Stadtwerkeanwendung (Verbrauchsabrechnungen, Bescheide, Hausanschlüsse (Hauptwasserzähler), Adressverwaltung, Rechnungsbelege mit Hinzuscannen von Reporten) vorhanden? Wenn ja, in welchem Umfang? Wenn nein, haben sie Erfahrung mit anderen Schnittstellen in diesem Bereich? 3 2 Welche Schnittstellen zu Archivverwaltungsprogrammen sind vorhanden? Wenn ja in welchem Umfang sind die Schnittstellen realisiert? Ist eine Schnittstelle zu AVVISO Vollstreckungsprogramm vorhanden? Wenn ja, in welchem Umfang? Wenn ja in welchem Umfang? 2 Ablage von KIRP Mahnungen - können die aus KIRP heraus erstellten Mahnungen in ihrem System automatisiert abgelegt werden? Wenn ja, wie? Wenn ja in welchem Umfang? 2 Ist eine Schnittstelle zu GEVE4 Gewerbeverfahren vorhanden? 2 Wenn ja in welchem Umfang?

Inhaltsverzeichnis 1. ALLGEMEINES... 2. 1.1. Posteingang... 2 1.2 Tägliche Kontrolle... 2 1.3 Postausgang... 2 2. AKTEN... 3

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