Bankkonto hinterlegen & Kontoauszüge importieren. Stand 05/2014

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1 Bankkonto hinterlegen & Kontoauszüge importieren Stand 05/2014

2 Vorbemerkung... 2 Ein eigenes Bankkonto hinterlegen... 3 Import von Kontoauszügen

3 Vorbemerkung Exact Online bietet ein Anbindung an das Online Banking zahlreicher Kreditinstitute. Eine Voraussetzung für diese Funktionalität ist hierbei die Nutzung des sogenannten PIN/TAN- Verfahrens. Eine Liste aller Banken mit HBCI- oder FinTS-Zugang finden Sie unter der URL: https://subsembly.com/de/finbanks.html Sollte Ihre Bank bei der Einrichtung des Bankkontos nicht aufgelistet sein, wählen Sie bitte Sonstige Banken 2

4 Ein eigenes Bankkonto hinterlegen Wenn Sie ein eigenes Bankkonto hinterlegen möchten so geschieht dies bei den Buchungsarten. Diese finden Sie in den Stammdaten. Die Stammdaten stellen die Grundinformationen von Exact Online dar, Sie finden sie unter Ihren Firmennamen im rechten Datenmenü. Buchungsarten werden abhängig von den Geschäftsprozessen für die Registrierung von Buchungsbewegungen auf Ihren Sachkonten verwendet. Sie erleichtern es einerseits ein passendes Sachkonto zu wählen, und andererseits die zweite Hälfte der doppelten Buchung direkt und automatisch auf ein Standardgegenkonto gegen zu buchen. 3

5 Klicken Sie auf die Beschreibung Bank und geben Sie Ihre Bankdaten ein. Ein weiteres Bankkonto können Sie durch klick auf Neu anlegen. Hier sehen Sie den Ablauf für das vollständige Neuanlegen eines Bankkontos. Code: Interne Nummer, an die keine Funktion geknüpft ist. Beschreibung: Geben Sie einen Name für Ihr Bankkonto ein. Art: Wählen Sie aus dem Pull-Down-Menü den Wert Bank. Sachkonto: Hinterlegen ein bestehendes Sachkonto oder legen Sie ein neues Sachkonto an auf welchem die Bankbewegungen des entsprechenden Kontos gebucht werden sollen. 4

6 Sachkonten die Sie hier verwenden wollen, müssen als Art Bank hinterlegt haben. Automatisch beenden: Der Endsaldo des Bankkontos stellt eine Kontrollsumme dar. Sobald die Summe der Kontenbewegungen dieser Summe entspricht wird die Buchung Kontoauszuges automatisch abgeschlossen. Haupt: Wenn diese Option aktiviert ist, dann werden zum einen die eingetragenen Bankdaten auf Ihren Rechnungs- und Angebotsvorlagen angezeigt. Zum anderen wird das entsprechende Bankkonto bei allen Bank-Zahlungen als Grundeinstellung verwendet. 5

7 Währungen: Sie können festlegen ob das Konto in Euro oder in einer Fremdwährung geführt werden soll. Variabel Währung: Sie können Bankbuchungen mit mehreren, unterschiedlichen Währungen durchführen. Variabel Wechselkurs: Sie können während Sie eine Bankbuchung ausführen, einen Wechselkurs angeben. 6

8 Nummer: Hier geben Sie bitte Ihre Bankleitzahl und Ihre Kontonummer ein. Das ganze sollte 18 Ziffern haben, falls nicht füllen Sie bitte mit Nullen zwischen den beiden Werten auf. (BLZ 000 KTONR). Die Nummer wird automatisch ausgefüllt wenn Sie Ihren IBAN eingegeben. Bank: Hier können Sie durch Klick auf die Lupe Ihr Kreditinstitut festlegen. BIC-CODE: Hier geben Sie bitte Ihren BIC-CODE ein. IBAN: Hier geben Sie bitte Ihren IBAN ein. Sachkonto: Nicht zugerechnet: Hier können Sie ein Sachkonto eingeben, welches Bankbuchungen aufnimmt welche zunächst nicht eindeutig zugeordnet werden können. Hinsichtlich des Kontos welches Sie hier verwenden sollen berät Sie Ihre Steuerberater. Wenn Sie alle Daten eingeben haben, klicken Sie auf speichern. Sie sehen nun Ihr Bankkonto in der Übersicht der Buchungsarten. 7

9 Import von Kontoauszügen Um diese Funktion nutzen zu können müssen Sie die Login-Daten Ihres Online-Bankkontos Exact Online eingeben, also die Zugangsdaten zu Ihrer Online-Banking-Seite. Meist ist dies eine Kundennummer und eine PIN. Die Daten werden nicht in Exact Online gespeichert. Nach Eingabe Ihrer Bankdaten (siehe oben) speichern Sie Ihre Eingaben ab. Rufen Sie dann in der Übersicht der Buchungsarten Ihr Bankkonto erneut auf, in dem Sie auf den Namen des Bankkontos klicken. Es wurde eine neue Option freigeschaltet - Import Auszug über (Online-Banking). 8

10 Klicken Sie auf Prüfen und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Das Startdatum definiert ab welchen Datum Sie Kontenbewegungen in Exact Online importieren wollen. Bewegungen mit einem älteren Datum werden dann nicht mehr übertragen. Das System prüft nun ob eine Verbindung zu Ihrer Bank hergestellt werden konnte. Bei erfolgreicher Verbindung meldet das System die mit dem Status verifiziert. Es besteht keine permanente Verbindung zu Ihrem Bankkonto lediglich die Verbindung wurde nun geprüft. 9

11 Nun können Sie über das Menü Finanzen Kontoauszüge importieren. Sie erhalten eine Übersicht Ihrer Bankkonten. Klicken Sie auf den Namen der Bank und starten Sie den Import. 10

12 Wenn Sie den Import starten werden Sie erneut aufgefordert Ihre Bank-Zugangsdaten einzugeben. Das System beginnt nun mit dem Import der Kontoauszüge. 11

13 Nach erfolgreichen Import finden Sie Ihre Bankauszüge im Menü Finanzen/Bank/Zu erledigen welches sich nach dem Import öffnet. Es werden Ihnen nun all Ihre Kontenbewegungen angezeigt: Wenn Sie auf Ausbuchen klicken können Sie die Offenen Posten ausgleichen. Hierzu bietet Exact ein eigenes Skript. 12

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