Berlin, RA Dr. Peter Becker

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2 Berlin, 1981 RA Dr. Peter Becker

3 Inhaltsverzeichnis Der RA-MICRO Personal Desktop... 4 Gebühren einfach und schnell abrechnen... 6 Transparente Zeiterfassung und -abrechnung... 7 Mahnverfahren elektronische Kommunikation mit dem Gericht... 8 Zwangsvollstreckung rationelle Inkassomandate... 9 Kontoimport Bankkonten elektronisch abrufen...11 Kanzlei E-Flow elektronische Aktenführung und -bearbeitung RA-MICRO Online Versicherungskommunikation (RMO VS) DictaNet digitale Diktiersysteme und Spracherkennung Termine und Fristen optimal verwalten Administrative Hilfen für eine optimale Kanzleiorganisation RA-MICRO Online Konto (RMO Konto) Online Recherchen für die anwaltliche Praxis Supercheck/SCHUFA Integration RA-MICRO Mobile anwaltliche Mobilität mit Smartphone und Tablet DG Deutsche Gesetze die mobile Wissensdatenbank für jeden Juristen... 25

4 Der RA-MICRO Personal Desktop 8 Der RA-MICRO Personal Desktop 8 (PD 8) erschließt dem Anwender auf komfortable und einfache Weise die RA MICRO Funktionalität. Unter Windows 7 und Windows 8 ist er gleichermaßen für Maus- und Touchscreen-Bedienung für alle Windows Geräte bis hin zum Tablet gleich gut geeignet. Sehr einfach erfolgt auch die Anpassung an die persönliche Nutzungsweise und die individuelle Farbgestaltung. Das PD 8 Hauptmenü enthält in den ersten drei Reihen alle RA-MICRO Fachmodule von A-Z. Die Kachel Kanzlei bietet die EDV-Kanzleiverwaltungsprogramme. Die untere Reihe erschließt die Erweiterungen des klassischen RA MICRO Kanzleisoftware Konzeptes Mobile und Online. Der Info Desk ist eine Sammlung seit Jahrzehnten im Praxisalltag bewährter kleinerer Informations- und Hilfsprogramme, die in jedem Modul-Menü mittels Mausklick zur Verfügung stehen und alternativ auch über Tastaturkürzel aus jeder laufenden RA-MICRO Anwendung schnell zusätzlich aufgerufen werden können. Die Bedienlogik der Kachelelemente ist leicht verständlich: ein einfacher Touch/linker Mausklick löst die angezeigte Funktion aus. Ein langer Touch/rechter Mausklick dreht die Kacheln auf die Rückseite, wo weitere Funktionen mit Touch/Klick ausgelöst werden können. Mit der Favoriten-Funktion wird die gewählte Kachel auf dem Bildschirm Favoriten eingefügt. Mit der Allgemeinen Einstellung Start mit Favoriten wird RA-MICRO mit dem Favoritenbildschirm als Startansicht aufgerufen. So kann sich jeder Nutzer einen an seine Arbeitsgebiete angepassten, vereinfachten individuellen Bildschirm erstellen: -4-

5 Beispiel Anwaltsarbeitsplatz Beispiel Schreibplatz Die benutzerkonfigurierbaren Favoriten sind in RA-MICRO bei Erstinstallation als Anwaltsarbeitsplatz ausgelegt und können über Kanzlei, Einstellungen, Allgemein unter Programmstart als Start-Ansicht von RA-MICRO eingestellt werden. Außerdem stehen die Favoriten im Hauptmenü und den Untermenüs als Schnellstart-Favoritenleiste zur Verfügung. Nicht gewünschte Favoriten können per Rechtsklick aus der Favoritenleiste entfernt, neue Favoriten per Drag & Drop aus der jeweiligen Programmoberfläche in die Favoritenleiste übernommen werden. Die Farbauswahl einer Kachel des Hauptmenüs bewirkt, dass die Folgemenüs die gleiche Farbe annehmen. Der Überblick und die Orientierung in den immerhin rund 150 RA-MICRO Programmfunktionen fallen leichter, wenn z. B. Akten und Adressen gelb, die FIBU orange und die Zwangsvollstreckung grün gestaltet sind. Das Kontextmenü mit weiteren Funktionalitäten kann über einen Touch bzw. Mausklick auf die Programmzeitle in der Mitte des Bildschirms aufgerufen werden. -5-

6 Gebühren einfach und schnell abrechnen Mit dem Modul Gebühren können Rechnungen für Rechtsanwalts-, Steuerberater- und Notargebühren, Kostenfestsetzungsanträge, Anträge auf Beratungshilfe ebenso wie Textrechnungen, Zeithonorar-Rechnungen, Vorschuss- oder auch kaufmännische Rechnungen erstellt werden. Rechnungen für jedes Mandat Abrechnungen und Vorschussrechnungen nach RVG, GNotKG, KostO und StBVV werden in wenigen Schritten und unter Beachtung von Kürzungs- oder Übergangsregelungen erstellt, gebucht und gedruckt. Mit der umfassenden Tatbestandsauswahl kann das Gebührenspektrum voll ausgeschöpft werden, wobei vorgeschriebene Gebührenanrechnungen weitestgehend automatisch erfolgen. In jeder Phase der Rechnungserstellung ist eine originalgetreue Druckvorschau der Rechnung einsehbar, in der die verwendeten Textbausteine, wie z. B. Einleitungs- und Schlusstexte, auch bearbeitet werden können. Die zu erstellenden Rechnungen können als Endabrechnung oder als Vorschussrechnung deklariert und vorab als Entwurf oder Vorlage gespeichert werden. Ebenso komfortabel können Rechnungen in Familienverbundsachen sowie PKH-Abrechnungen erstellt werden. Das Modul Gebühren ist an den E-Workflow angebunden. So können signierte Rechnungen auch rechtswirksam per E-Brief versandt werden. Ordnungsgemäße Rechnungserstellung Abrechnungen der Vergütung für Beratungs- und Prozesskostenhilfe sowie Pflichtverteidigervergütungen (RVG) sind formlos möglich. Eine Auswahlliste für die einzelnen Tatbestände ermöglicht auch die Erfassung von erhöhten Gebühren. Mit dem Modul Gebühren erstellte Rechnungen entsprechen den umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen gemäß 14 UStG. Dies bedeutet, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und die detaillierte Angabe geleisteter Vorschusszahlungen können angegeben werden. Die Abrechnung mehrerer gebührenrechtlicher Angelegenheiten einer Akte ist innerhalb eines Abrechnungsvorgangs möglich. Mit Überweisungsträgern sparen Mit der Rechnung können optional vorausgefüllte Überweisungsträger gedruckt und zusammen mit der Rechnung versandt werden. Dies beschleunigt erfahrungsgemäß die Zahlung, wodurch erheblicher Aufwand für das Mahnwesen eingespart wird. Zeithonorar Wurde die tatsächlich investierte Arbeitszeit durch direkte Zeitmessung oder nachträglichen Eintrag erfasst, kann alternativ zur Pauschalrechnung auch eine Abrechnung nach Stundensatzvereinbarung schnell und unkompliziert erstellt werden. Hier werden auch die für das Telefonieren erfassten Zeiten aus der Telefonnotiz des E-Workflows berücksichtigt. -6-

7 Transparente Zeiterfassung und -abrechnung Mit dem Modul Zeithonorar I können alle Arbeitszeiten pro Akte differenziert erfasst, ausgewertet und so dem tatsächlichen Arbeitsaufkommen entsprechende Honorarabrechnungen erstellt werden. Zeithonorar I eignet sich für Kanzleien, die sowohl Zeitabrechnungen als auch Gebührenabrechnungen nach RVG betreiben. Bearbeitungszeiten pro Akte erfassen Hiermit kann der gesamte in der Kanzlei anfallende Zeit- und damit Arbeitsaufwand zur jeweiligen Akte erfasst werden. Bereits bei der Aktenanlage kann der Akte ein Stundensatz zugewiesen werden. Änderungen im Rahmen konkreter Zeiterfassungen sind anschließend jederzeit problemlos möglich. Das RA-MICRO Timesheet startet auf Wunsch automatisch, läuft im Hintergrund und führt die Zeiterfassung durch: Sämtliche erfasste Bearbeitungszeiten werden dem jeweiligen Aktensachbearbeiter zugeordnet: Die Zuordnung zu weiteren Sachbearbeitern ist möglich, wenn beispielsweise mehrere Sachbearbeiter gleichzeitig Arbeiten zur selben Akte durchführen. Bearbeitungszeiten auswerten Eine Differenzierung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten ermöglicht es, die Zeiterfassung als Grundlage für ein Zeitcontrolling zu verwenden. Für typische und immer wiederkehrende Bearbeitungsvorgänge können eine Vielzahl von vorgegebenen Bemerkungen hinterlegt werden, die während der Zeiterfassung auszuwählen sind. Die Auswertung der erfassten Bearbeitungszeiten auch differenziert nach abrechenbar und nicht abrechenbar erfolgt direkt aus dem Timesheet heraus. Durch besondere Programmrechte wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer Zeiterfassungen im Kostenblatt auswerten und nachträglich bearbeiten können. -7-

8 Mahnverfahren elektronische Kommunikation mit dem Gericht Die mit RA-MICRO erstellten Anträge im Rahmen des Mahnverfahrens können mit dem EDA-Mahnverfahren über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) an das Gericht übermittelt werden. Nicht nur Kosten für Porto und Formulare werden gespart, sondern auch viel Bearbeitungszeit. Mahnverfahren sicher am PC Rechtsanwälte sind neben registrierten Inkassounternehmen verpflichtet, Mahnbescheide beim Mahngericht in elektronischer Form einzureichen. Mit dem EDA-Mahnverfahren werden Mahnbescheidsanträge, die mit dem Antrag automatisierter Mahnbescheid anhand der erfassten Angaben am Bildschirm erstellt wurden, dem Gericht direkt aus RA-MICRO heraus über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) übermittelt. Alternativ kann über das EDA-Mahnverfahren ein Barcode-Mahnbescheidsantrag erstellt werden. Die im Verfahren anfallenden Kosten können direkt in RA-MICRO gebucht, für jeden übernommenen Antrag eine entsprechende Wiedervorlage vermerkt, ein Aktenexemplar gedruckt und der Vorgang in der E-Akte archiviert werden. Das entsprechende Gericht versendet ein Empfangsprotokoll, das in RA-MICRO angezeigt und gedruckt werden kann und aus dem an Hand von Symbolen sofort ersichtlich ist, ob die Anträge übernommen wurden. Weitgehende Automatisierung So können Nachrichten vom Gericht wie etwa die Kostennachricht, Zustell- oder Nichtzustellnachrichten oder der Widerspruch elektronisch empfangen und verarbeitet werden. Anschließend lassen sich die Folgeanträge wie der Neuzustellungsantrag, der Antrag auf Vollstreckungsbescheid oder der Abgabeantrag an das Prozessgericht ebenfalls elektronisch erstellen. In nur wenigen Schritten ist es möglich, zeitnah einen Titel zu erhalten und direkt die Zwangsvollstreckung durchzuführen. RA-MICRO übernimmt hierbei sogar die Fristenkontrolle: So werden Akten nur dann für die Erstellung des Vollstreckungsbescheidsantrages vorgeschlagen, wenn die Zustellung des Mahnbescheidsantrages mindestens 14 Tage zurückliegt also kein Widerspruch mehr erfolgen kann und kein Gesamtwiderspruch eingegangen ist. Für den Antrag auf eine Neuzustellung des Mahnbescheides oder Vollstreckungsbescheides werden Akten nur dann vorgeschlagen, wenn eine Nachricht über eine Nichtzustellung eingegangen ist und verarbeitet wurde. EDA mit EGVP RA-MICRO bietet speziell die Möglichkeit, das EDA-Mahnverfahren über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP Client) durchzuführen. Dieses einfache, sichere und effiziente Verfahren wird bundesweit an allen zentralen Mahngerichten erfolgreich eingesetzt und durchgeführt. Die mit RA-MICRO erstellten Datensätze können an den EGVP-Client in einer Nachricht übergeben werden. Im EGVP-Client wird die gesamte Nachricht signiert, verschlüsselt und an das zuständige Mahngericht geschickt. Die Gerichte übermitteln ausgehende Nachrichten ebenfalls per EGVP-Client über das Internet. Auch Folgeanträge können elektronisch über das EDA-Mahnverfahren bei Gericht eingereicht werden. Voraussetzung sind ein Internetzugang, ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte nebst Signatursoftware. Die für den EGVP-Client erforderliche Software steht im Internet kostenlos unter zur Verfügung. -8-

9 Zwangsvollstreckung rationelle Inkassomandate Der Einsatz des RA-MICRO Forderungskontos und der RA-MICRO Maßnahmen ermöglicht die rationelle Bearbeitung von Inkassomandaten. Mit diesen Modulen können das Mahnverfahren und die Vollstreckung anhand einer Forderungsaufstellung begleitet werden, die in einem speziellen Forderungskonto geführt wird. Anfallende Gebühren und Kosten werden automatisch gebucht, so dass im Anschluss an die Zwangsvollstreckung sofort die Abrechnung gegenüber dem Mandanten erfolgen kann. Nicht nur für den Anwalt Die RA-MICRO Zwangsvollstreckung umfasst alle Aktivitäten rund um das Forderungskonto und die effiziente Durchführung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen. Insoweit können auch viele Inkassobüros, registrierte Inkassounternehmen, Kreditinstitute und Rechtsabteilungen die Vorteile dieses Moduls nutzen. Im ZVMaßnahmenplaner werden die weiteren Schritte der Zwangsvollstreckung pro Forderungskonto übersichtlich festgelegt, z. B. die Erstellung des ZV-Auftrages. Professionelles Forderungsmanagement Im Forderungskonto werden sämtliche für die Zwangsvollstreckung relevanten Daten geführt. Alle Forderungen und Zahlungen werden innerhalb einer einzigen übersichtlichen Maske gebucht. Jede einzelne Zahlung wird automatisch nach den 366, 367 BGB oder gezielt auf ausgewählte Posten verrechnet. In RA-MICRO können zu jeder Akte mehrere Unterkonten für die Zwangsvollstreckung geführt werden. Mit nur einer Buchung werden monatlich laufend fällige Forderungen wie Miete oder Unterhalt automatisch fortgeschrieben und verarbeitet. Die Zinsberechnung erfolgt wahlweise nach Banken- oder Kalendermethode und wird detailliert ausgewiesen. Sonderzinsarten können individuell angelegt werden. Der Basiszins wird automatisch im Rahmen der RA-MICRO Programmpflege aktualisiert. Forderungskonten können als Auslandsangelegenheit in Fremdwährungen geführt werden. Für das Forderungskonto bestehen diverse Auswahlmöglichkeiten hinsichtlich der optischen Darstellung, so dass es den individuellen Kanzleierfordernissen angepasst werden kann. In nur einem Schritt lässt sich ein Forderungskonto in ein Konto eigener Gebührenansprüche ändern. Übersichtliche Saldenlisten für statistische Auswertungen und Forderungskonten können nach MS Excel oder MS Access exportiert werden. Nur wenige Schritte bis zum Titel Über Vollstreckungsakten anlegen können Akten speziell für das Mahnverfahren und/oder die Zwangsvollstreckung angelegt werden. Das beschränkt die Bearbeitung von der Aktenanlage bis zum Titel auf wenige Schritte. Bereits bei Anlage der Akte kann festgelegt werden, ob und wann z. B. das Mahnschreiben und/oder der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids erstellt werden soll. Die Akte wird automatisch am fälligen Tag für die ausgewählte Maßnahme vorgeschlagen. Jederzeit die richtige Maßnahme Eine Vielzahl von Standardtexten und Formularen für vorgerichtliche Mahnschreiben, ZV-Aufträge, die Abnahme der Vermögensauskunft und Teilzahlungsvereinbarungen sowie die verbindlichen Formulare nach amtlichen Vorgaben zur Beantragung von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen sind im Modul enthalten. Die zur Verfügung gestellten Texte können an die besonderen Belange der Kanzlei angepasst werden. Verschiedene ZV-Maßnahmen sind in der Stapelverarbeitung möglich. -9-

10 Gebühren und Gerichtskosten werden bei entsprechender Option automatisch berechnet und gebucht. Ferner lassen sich alle Beträge und Angaben zur Akte über Platzhalter in die Textbausteine übernehmen und ermöglichen so eine effektive Vollstreckung trotz unterschiedlicher Fallgestaltung. Übersendungsanschreiben an den Mandanten werden wahlweise auch mit Kostennote erstellt und optional auch per E-Brief versandt. Ein Exemplar der Maßnahme wird in der E-Akte archiviert. Bescheide am Bildschirm beantragen RA-MICRO Mahnverfahren unterstützt das automatisierte Mahnverfahren. Das Mahngericht sowie das Streitgericht werden dabei automatisch ermittelt. Im automatisierten Mahnverfahren können vergebene Kennziffern für die Kanzlei oder den Antragsteller hinterlegt werden. Automatisierte Anträge auf Erlass eines Mahnbescheids lassen sich zeitsparend im Stapel erstellen. Umfassende Plausibilitätsprüfungen sind enthalten, so dass für einen korrekten Antrag Sorge getragen wird. Alle Mahnbescheidsanträge werden originalgetreu am Bildschirm angezeigt. Die Berechnung der Gerichtskosten und Gebühren ist enthalten. Dabei führt das Programm die Anrechnung und Stornierung gemäß Vorbemerkung 3 Abs. 4 VV RVG selbstständig durch. Einfach online: Inkasso per EDA Die mit RA-MICRO erstellten Mahnbescheidsanträge werden elektronisch mit dem EDA-Mahnverfahren über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP-Client) an das Mahngericht übermittelt. -10-

11 Kontoimport Bankkonten elektronisch abrufen Mit Kontoimport werden Kontoumsätze auf elektronischem Wege direkt von der Bank in die RA-MICRO Finanzbuchhaltung abgerufen und das Buchen wird weitgehend automatisiert. Kontoimport erspart dadurch Zeit und vermindert das Risiko von Fehleingaben. Kontoumsätze direkt von der Bank Kontoimport dient nicht nur der schnelleren Verarbeitung von Bankumsätzen in der RA-MICRO Finanzbuchhaltung, sondern es ermöglicht das schnelle Einsehen, Suchen, Bearbeiten und Archivieren dieser Umsätze. Durch eine Internetverbindung und einen Zugang zur Bank über die HBCI-Schnittstelle werden die Kontoumsätze elektronisch abgerufen und anschließend direkt in das RA-MICRO Buchhaltungssystem übernommen. Je nachdem, mit welcher Bank zusammen gearbeitet wird, sind Sicherheitsverfahren wie die Chipkarte, die Schlüsseldatei oder das PIN-TAN-Verfahren vorhanden. Entsprechende Informationen können bei der Bank erfragt werden. Automatische Buchung der Kontoumsätze Die elektronisch abgerufenen Kontoumsätze können in der RA-MICRO Finanzbuchhaltung weitgehend automatisiert gebucht werden. Das Risiko der Fehleingabe beim manuellen Buchen der Kontoauszüge entfällt und Zeit wird gespart, die sonst für die manuelle Eingabe der Buchungsdaten benötigt würde. Die Beträge müssen nicht mehr eingetippt, sondern nur noch dem entsprechenden Konto zugewiesen werden. Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen lassen sich Buchungsschablonen vordefinieren. Buchungen können auch gesplittet werden, beispielsweise bei einer Sammelüberweisung. -11-

12 Kanzlei E-Flow elektronische Aktenführung und -bearbeitung RA-MICRO hat die wichtigsten Arbeitsabläufe im Kanzleialltag im Modul Kanzlei E-Flow in einer Menüebene zusammengefasst. Mit den Bestandteilen des Kanzlei E-Flows kann die Kanzleikommunikation medienbruchfrei erfolgen. Bei einem konsequenten Einsatz des RA-MICRO Kanzlei E-Flows kann bereits vor der flächendeckenden Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs zum Schritt für Schritt auf eine elektronische Aktenführung- und bearbeitung umgestellt und gleichzeitig erhebliche Kosten- und Arbeitszeit eingespart werden. Zentrale Erfassung der elektronischen Post mit dem E-Postfach Das E-Postfach bildet die zentrale elektronische Posteingangsstelle der Kanzlei. Hier laufen sämtliche von außen kommende Nachrichten/ Informationen (u.a. Dokumentenscans, Faxe, s, Telefonnotizen, Elektronische Nachrichten des EGVP und der E-Versicherungskommunikation) zusammen. Alle eingehenden Nachrichten werden hier erfasst, einer Aktennummer zugeordnet und an die jeweiligen E-Postkörbe der Kanzleimitarbeiter zur weiteren Bearbeitung verteilt. Mit dem E-Postkorb die Post elektronisch einsehen und bearbeiten Im E-Postkorb lassen sich alle elektronischen Posteingänge, die in RA-MICRO eingespeist wurden, einsehen und bearbeiten. Über den E-Postkorb können neue Posteingänge dem Sachbearbeiter direkt in elektronischer Form vorgelegt werden. Dort können elektronische Verfügungen und Notizen erstellt, Termine und Fristen eingetragen und Dokumente direkt per E-Briefe oder z. B. an den Mandanten versandt werden. -Konten in RA-MICRO verwalten Mit der Kontenverwaltung können optional alle Kanzlei- -Konten an zentraler Stelle verwaltet werden. Je nach Kontoeinstellungen werden die Nachrichten im E-Postfach oder direkt im E-Postkorb des Aktensachbearbeiters abgerufen. Alle hier eingerichteten -Konten stehen im E-Brief je nach Einstellung auch als Versandkonto zur Verfügung. Die E-Akte zentralisiert Informationen, schafft kosten- und zeitsparende Arbeitsabläufe Die RA-MICRO E-Akte zentralisiert alle Informationen zu einem Mandat und schafft kosten- und zeitsparende Arbeitsabläufe. Um die Arbeit mit Dokumenten effizient zu organisieren, stellt die E-Akte eine Reihe von unterschiedlichsten Funktionen zur Verfügung, mit denen sich die eingescannte Tagespost, die eigenen Schriftsätze, s etc. komfortabel elektronisch verwalten, bearbeiten und versenden lassen. Ob in der Kanzlei, zu Hause oder beim Mandanten mit der RA-MICRO E-Akte sind die wichtigsten Informationen überall dort digital verfügbar, wo sie benötigt werden. Jederzeit und zugleich für mehrere Nutzer. Durch die Anbindung an die WebAkte von der econsult AG ist auch eine Synchronisation der RA-MICRO E-Akte insgesamt oder in Teilen mit der online verfügbaren WebAkte, z. B. zur sicheren Mandantenkommunikation, möglich. -12-

13 RA-MICRO E-Akte Fenster Das RA-MICRO E-Akte Fenster stellt durch seine konsequente Touchoptimierung ein praxistaugliches Anzeigeprogramm für RA-MICRO E-Akten dar. Es kann die E-Akten sowohl touchoptimiert in der Kanzlei als auch offline, z. B. von unterwegs im Gerichtssaal anzeigen. Dabei kann der Nutzer durch horizontales Wischen von Schriftsatz zu Schriftsatz springen und durch vertikales Wischen innerhalb eines Schriftsatzes blättern. Professionelle Kommunikation mit dem E-Brief Überall dort, wo der Empfänger über eine -Adresse oder über eine Schnittstellte erreichbar ist, empfiehlt sich der E-Brief als universelles Kommunikationsmittel. In RA-MICRO bestehen derzeit Schnittstellen zum EGVP-Client (Hersteller: Fa. Bremen online services GmbH & Co. KG) und zur RMO VS (RA-MICRO Online Versicherungskommunikation). Um den E-Brief zu nutzen, muss zunächst ein Konto in der RA-MICRO -Kontenverwaltung hinterlegt werden. Im nächsten Schritt ist der bereits mitgelieferte Standard E-Briefkopf an den Kanzleibriefkopf anzupassen. Nach Eingabe der Aktennummer kann der E-Brief über die Beteiligtenauswahl bequem an die dort aufgeführten Aktenbeteiligten über das A-Postfach versandt werden. Optional kann der E-Brief auch als Entwurf oder in den Genehmigungsordner des Sachbearbeiters gespeichert oder zum Signieren in den Signaturordner gestellt werden. Zentraler elektronischer Postausgang mit dem A-Postfach Im A-Postfach, dem Gegenstück zum E-Postfach, befindet sich sämtliche elektronische Ausgangspost der Kanzlei. Das A-Postfach verfügt über einen Postausgangs-, Signatur- und Genehmigungsordner, in dem bei Bedarf vorbereitete E-Briefe den Sachbearbeitern zur Genehmigung vorgelegt werden können. E-Rechtsschutz Mit der elektronischen Rechtsschutzanfrage bietet RA-MICRO eine schnelle und kostensparende Online-Kommunikation mit den Rechtsschutzversicherern. Hierüber werden alle im Rahmen einer Erstdeckungsanfrage sowie einer Folgekorrespondenz erforderlichen Daten einfach elektronisch an die Versicherer übermittelt. Hierdurch werden die Anfragen schnell bearbeitet und die gewünschte Deckungsanfrage auf elektronischem Weg erteilt und zentral über das E-Postfach oder direkt über den E-Postkorb des Sachbearbeiters abgerufen (i.d.r. innerhalb von 48 Stunden). Im nächsten Schritt kann über den E-Brief zeitnah eine Vorschussrechnung an die RS-Versicherung versandt werden. Eine Überweisung erfolgt grundsätzlich binnen 7 Tagen. -13-

14 RA-MICRO Online Versicherungskommunikation (RMO VS) Elektronisch mit Rechtsschutzversicherungen kommunizieren Über die in RA-MICRO integrierte RMO VS Schnittstelle können Deckungsanfragen, Deckungserweiterungen, Folgekorrespondenzen und Gebührenrechnungen direkt und elektronisch an Rechtsschutzversicherungen versendet werden. Übermittlungsbestätigungen und Antworten der Versicherungen werden automatisch in das E-Postfach von RA-MICRO abgerufen. Korrespondenzen werden im Kanzlei E-Flow weiter verarbeitet. Vollstrukturierte Deckungsanfragen: der Abwicklungsturbo Viele der rund 40 über RMO VS erreichbaren Versicherungen unterstützen die sog. vollstrukturierte Deckungsanfrage. Bei der vollstrukturierten (= vollständig maschinenlesbaren) Deckungsanfrage ergibt sich der Inhalt der Deckungsanfrage durch das Beantworten von Fragen in einem Versicherungsdialog. Das Beifügen von Dateianlagen ist regelmäßig nicht erforderlich. Viele Versicherungen garantieren bei vollstrukturierten Deckungsanfragen eine Bearbeitung innerhalb von 2 Werktagen und verzichten in der Regel auch auf Nachfragen. Schneller Geld mit RMO VS: Beim Versand von Gebührenrechnungen per E-Brief über die RMO VS Schnittstelle garantieren viele Versicherungen eine Bezahlung innerhalb von 7 Werktagen. Kostenlos in RA-MICRO enthalten Die Nutzung von RMO VS ist kostenlos, es muss innerhalb von RA-MICRO nichts gesondert lizenziert werden und es sind keine zusätzlichen kostenpflichtigen Module Dritter erforderlich. -14-

15 DictaNet digitale Diktiersysteme und Spracherkennung DictaNet bietet flexible Diktierlösungen, die sich optimal auf die jeweiligen Kanzlei-Bedürfnisse und Strukturen anpassen lassen. Dabei werden herstellerunabhängig Smartphones, Tablets, Diktiermikrofone, Handdiktiergeräte und Fußschalter der führenden Anbieter unterstützt. DictaNet App Das Smartphone to PC Diktiersystem Nutzen Sie die DictaNet App und diktieren Sie mobil mit Ihrem Smartphone und Tablet. Sie können beim Diktieren sogar gleichzeitig Dokumente sichten und in Ihrem Diktat so sicher berücksichtigen oder zitieren. Verschicken Sie Ihr digitales Diktat ggf. mit Anhang anschließend mit Ihrem gewohnten -System oder nutzen Sie die sicheren, verschlüsselten Übertragungswege der RA-MICRO Online Dateiübertragung (kostenpflichtig). Ihre Schreibkraft kann dann mit dem DictaNet 1 Player / DictaNet WF Player Ihr Diktat schnell und effizient in einen geschriebenen Text umsetzen und Ihnen diesen zur Kontrolle bspw. per oder kostenpflichtigem Dokumentenrückkanal zurücksenden. DictaNet 1 Das System für einen Diktanten und einen Schreibarbeitsplatz Mit dem DictaNet 1 Player erhalten Sie einen professionellen Player für den PC mit produktiver Diktatverwaltung für höchste Ansprüche. Sie können schnell und unkompliziert Ihre Diktate mittels einfachem Import per Drag & Drop empfangen und bearbeiten. Mit der integrierten SClipWriter Abspielautomatik können Sie oder Ihre Schreibkraft das Diktat auch ohne Fußschalter direkt schreiben. DictaNet WF Der professionelle Diktierworkflow Mit dem DictaNet WF Recorder können Sie schnell und unkompliziert diktieren, Ihre Diktate und Dokumente am PC verwalten und 256-Bit-verschlüsselt über diverse Datenübertragungswege sofort versenden. Mit dem DictaNet WF Player kann Ihre Schreibkraft dann Ihr Diktat bequem bearbeiten bzw. mittels des Workflows in der Reihenfolge der Dringlichkeit schreiben und das fertige Schriftstück direkt zurücksenden. Dragon für DictaNet Der Produktivitätsverstärker fürs Diktat Dragon für DictaNet ist eine speziell für DictaNet-Diktiersysteme entwickelte Spracherkennungssoftware, die zu allen PC-Varianten von DictaNet WF kompatibel ist. Dragon für DictaNet kann bereits beim Diktieren Ihre Worte in Text umwandeln (Vordergrundspracherkennung bei der Aufnahme). Dragon für Dicta- Net bietet zusätzlich eine automatische Hintergrundspracherkennung mit Rücklernfunktion, die das Sprachmodell des Programms kontinuierlich verbessert und Zeit spart. -15-

16 Termine und Fristen optimal verwalten Mit dem Modul Termine/Fristen bietet RA-MICRO eine speziell auf die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien zugeschnittene Terminverwaltung. Sämtliche Kanzleitermine, insbesondere Gerichtstermine und aktenbezogene Besprechungstermine sowie Fristen und Wiedervorlagen können hier erfasst und bearbeitet werden. Mit praktischen Programmfunktionen, wie z. B. dem Tages- und Aktenkalender, besteht die Möglichkeit, sich einen schnellen Überblick über alle anstehenden Termine zu verschaffen. Fristen, Fristenketten und Fristenliste Hierüber können einzelne Fristen erfasst oder Fristenketten mit Fristengruppe erstellt werden. Dabei wird das Fristende automatisch in einem festgelegten Rhythmus berechnet und kann bei immer wiederkehrenden Fristenarten (z. B. Berufungsfrist und Berufungsbegründungsfrist) ausgewählt werden. Fristen können geändert, gelöscht oder als erledigt vermerkt werden. Durch gesonderte Benutzerrechte besteht Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Erledigte, gelöschte sowie zu abgelegten Akten erfasste Fristen werden farblich markiert. Über die Fristenliste werden Fristen nach Datumsoder Aktenbereich, Sachbearbeiter, Datenpool angezeigt. Über einen Fristenzettel können die Fristen auch gedruckt werden. Wiedervorlagen und Wiedervorlagenliste In RA-MICRO können pro Akte je zwei Wiedervorlagen bei SQL Stammdatenversion bis zu 9 Wiedervorlagen erfasst werden. Es können auch Wiedervorlagen in einem bestimmten Rhythmus und mit einer eigenen Bearbeitungszeit hinterlegt und gleich per oder E-Brief versandt werden. Mit der Wiedervorlagenliste kann eine Übersicht über alle erfassten Wiedervorlagen für einen bestimmten Zeitraum oder Aktenbereich angezeigt und gedruckt werden. Sie kann z. B. nach Auftraggebern, Referaten, Sachbearbeitern, Anwalts- oder Notarakten, Aktenkennzeichen oder Wiedervorlagegründen gefiltert werden. -16-

17 RA-MICRO 8 Terminkalender Mit dem RA-MICRO 8 Terminkalender werden Termine schnell und übersichtlich erfasst. Bei der Neueingabe eines Termins ist zwischen Allgemeiner Termin und Gerichtstermin zu wählen. Bei Gerichtsterminen wird die Aktennummer nebst Aktenkurzbezeichnung im Anzeigentext vermerkt. Die Gerichtsadresse und die Nummer des Gerichtssaals werden bei Auswahl des Gerichts mit angezeigt. Ein Routenplaner zeigt den Weg zum Gericht und berechnet die erforderliche Zeit für die Anreise. Über eine Terminliste können Termine eines oder mehrerer Benutzer für einen bestimmten Zeitraum gedruckt werden. Termine können nach Terminarten (Gerichtstermine oder Allgemeine Termine) gezielt ausgewählt werden. Ferner können Terminzettel für jeden Termin gedruckt werden. Mit der Protokollfunktion kann eine Übersicht über die Einhaltung der Fristen und Erledigung der Wiedervorlagen aller Sachbearbeiter der Kanzlei erstellt werden. Der RA-MICRO 8 Kalender verfügt über eine Tages-, Monats- und Jahresübersicht. Bei der Anzeige mehrerer Kalender können die einzelnen Kalender der Benutzer überlagert angezeigt werden. Zudem ist die Darstellung als Kalenderblatt oder als Listenansicht möglich und es stehen verschiedene Farbkategorien für eine bessere Übersichtlichkeit zur Verfügung. Vielfältige Möglichkeiten des Datenaustausches zwischen dem RA-MICRO Kanzlei PC und mobilen Endgeräten stehen zur Verfügung. So können RA-MICRO Termine z. B. mit MS Outlook oder dem Google Kalender synchronisiert werden. Diese Accounts können im Smartphone hinzugefügt werden. Ferner kann der RA-MICRO Kalender mit der in RA-MOBILE vorhandenen Kalender-App für ios verbunden werden. Dabei werden alle Termindaten sicher über die RA-MICRO RA-Box versandt. -17-

18 Administrative Hilfen für eine optimale Kanzleiorganisation Alle Basisfunktionen für die personelle oder technische Administration der Kanzlei innerhalb der RA-MICRO Kanzleisoftware stehen hier in einer Bedienoberfläche zur Verfügung. Die Benutzerübersicht Sie zeigt alle Benutzer an, die das RA-MICRO Programm gestartet haben. Über verschiedene interne Kommunikationsmittel wie der Durchsagefunktion, Sofortnachricht und der Benutzernachricht können diese Benutzer ohne ein -Programm miteinander schnell innerhalb der Kanzlei kommunizieren. Die Benutzerverwaltung Die RA-MICRO Benutzerverwaltung integriert alle wichtigen Benutzerdaten, Standort- und Rechteverwaltung in einer Bedienoberfläche. Sie dient dazu, alle kanzleirelevanten Daten zu jedem Kanzleimitarbeiter zentral zu erfassen, Diktatzeichen zu vergeben, eine RMO Benutzerkennung zu hinterlegen sowie Zugriffs- und Programmrechte pro Kanzleimitarbeiter zu bestimmen. Bis zu 250 Benutzer können in der Benutzerverwaltung erfasst werden. Einstellungen Es ist zu empfehlen, regelmäßig die Einstellungen zu den RA-MICRO Modulen zu überprüfen, da oft neue, sehr produktive Funktionalitäten aktiviert werden können. Hier können auch die Programmfunktionen, die beim RA MICRO Programmstart automatisch aufgerufen werden sollen, aktiviert werden. Weitere Organisationstools für die Kanzlei Mit Lizenzierung kann der Lizenzumfang der Kanzlei und die Anzahl der Arbeitsplätze geprüft und geändert werden. Die Programmfunktion Online-Update und, jetzt neu hinzugekommen, Online Patch ermöglichen den tagesaktuellen Download der neuen RA-MICRO Dateien. RA-MICRO Sync dient der zusätzlichen Datensicherung in Form einer verschlüsselten zip-komprimierten Speicherung von Dateien in einem gewählten Zielverzeichnis oder einer unverschlüsselten Synchronisation mit einem gewählten Zielordner. Über das Technische Supportmodul stehen viele technische Informationen zum PC und der Computeranlage zur Verfügung. Es dient u. a. auch als Hilfsmittel für den technischen Support. Über Datenpools können neben dem Hauptpool weitere separate Datenpools der Kanzlei angelegt oder gelöscht und ein- bzw. ausgeschaltet werden. Über verschiedene Exportdienste können RA-MICRO Kanzleidaten auf mobile Endgeräte übertragen werden. Mit der Cloudbox steht ein selbstständiges RA-MICRO in der Cloud zur Verfügung. Ferner stehen hier ein Azubi-Berichtsheft und die Urlaubsplanung zur Verfügung. -18-

19 RA-MICRO Online-Konto (RMO Konto) Kostenlose Registrierung Eine RMO Registrierung (www.ra-micro-online.de/rmo_registrierung) ermöglicht die Nutzung der RA MICRO Online-Dienste. Nach der Registrierung sind Kunden zunächst als Einzelbenutzer registriert. Im Gegensatz zu vielen Online-Konten anderer Anbieter ermöglicht das RMO Konto jedoch die Anlage und Verwaltung von weiteren Benutzern innerhalb der bestehenden Registrierung, insbesondere von Mitarbeitern der Kanzlei. Jeder Benutzer erhält nach der Anlage im RMO Konto eigene Zugangsdaten und kann verschiedene Berechtigungen erhalten. Online-Konto (RMO Konto) Über erfolgt der Login in das Online-Konto (RMO Konto). Das Online-Konto besteht aus dem Benutzer-Konto (inklusive RMO Store) und dem Kunden-Konto. Im Kunden-Konto können die persönlichen Daten geändert sowie erweiterte Einstellungen, die für den Kunden insgesamt gelten, vorgenommen und die Kosten-Übersicht aufgerufen werden. Im Benutzer-Konto (der Benutzer-Übersicht) können neue Benutzer angelegt und vorhandene Benutzer bearbeitet oder auch gelöscht werden. -19-

20 RA-MICRO Online Store (RMO Store) Der RMO Store ist Bestandteil des Benutzer-Kontos. Für jeden einzelnen Benutzer können RMO Produkte / RMO Dienste abonniert / lizenziert / aktiviert sowie Berechtigungen erteilt und entzogen werden. -20-

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