Buchhaltung selber machen mit der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino!

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1 Buchhaltung selber machen mit der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! Ein praktischer Leitfaden für den Einstieg als Selberbucher am Beispiel von Kontolino.de Mit vielen bebilderten Anleitungen von der ersten Anmeldung über die Erfassung von Buchungssätzen bis zur Erstellung Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung

2 Inhaltsverzeichnis 1 Wie Sie diesen Leitfaden lesen sollten Was ist Kontolino? Warum die Buchhaltung selber machen? Es ist gar nicht so schwer Jeder kann und darf Bücher führen Die meisten Geschäftsfälle kehren immer wieder Kontolino! macht es besonders einfach Selberbuchen ist kostengünstig Sie sind schnell und unabhängig Im Falle eines Falles hilft Dir das Finanzamt! Auch Selberbucher können einen Steuerberater konsultieren Ihr Schnelleinstieg in die Buchführung Registrieren als neuer Benutzer Benutzername und Passwort Firmendaten Erste Buchungsperiode Kontenrahmen Zusammenfassung und Bestätigung per Die erste Anmeldung bei Kontolino! Endlich durchstarten: Die Eröffnungsbilanz Was sind Anfangssalden? Die Eröffnungsbilanz Erfassung Ihrer Steuerlichen Daten für die Elster-Online-Schnittstelle Erfassen von Buchungssätzen Noch viel einfacher geht es mit dem Buchungsassistenten Kontosalden kontrollieren Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben Einstellungen ändern Hintergrundwissen Buchhaltung Kontenrahmen Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) Standardkontenrahmen 04 (SKR 04) Industriekontenrahmen (IKR) Welchen Kontenrahmen ist der Richtige für mich? Kontenplan bearbeiten Der Kontenplan kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden Seite 2

3 5.2.2 Aktivieren und Deaktivieren von Konten Voraussetzungen für das Aktivieren und Deaktivieren von Konten Ausgeblendete Konten können jederzeit wieder aktiviert werden Inventur und Inventar Bilanz Auflösung der Bilanz in Bestandskonten Belege: Was sind überhaupt Belege? Braucht man diese in jedem Fall? Buchungsbeispiel SOLL- oder IST-Besteuerung Beleg nummerieren Buchungstext Hintergrundwissen Soll- und Habenkonto Buchungsregeln in Kurzform Belege buchen Weitere Informationen Seite 3

4 1 Wie Sie diesen Leitfaden lesen sollten In diesem Leitfaden möchten wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen der Buchführung vermitteln und Ihnen die Einarbeitung in die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! erleichtern. Schritt für Schritt führen wir Sie von den ersten Eingaben zur UmsatzsteuerVoranmeldung und später zum Jahresabschluss. Ohne zu viel fachchinesisch zu versprühen, wollen wir Ihnen die wichtigsten Schlagwörter rund um die Buchhaltung und Steuerthemen nahe bringen und verweisen Sie auf weitere Informationen, wenn Sie sich in das eine oder andere Thema tiefer einarbeiten möchten. Als Praxisleitfaden gehen wir mit Ihnen die Schritte direkt an den Dialogen von Kontolino! durch, sodass Sie in kürzester Zeit fit für Ihre Buchhaltung sind. Auf Grundlagenthemen gehen wir immer dann ein, wenn sie relevant sind. Sie müssen also nicht zuerst einen großen Berg an Theorie büffeln, bevor Sie loslegen können. Da es aber nicht immer ganz ohne Theorie geht, haben wir diesen Leitfaden zweigeteilt. Im ersten Teil nehmen wir Sie einfach mal an die Hand und gehen die ersten Schritte von der Ersteinrichtung Ihrer Buchhaltung bis zur Einkommensteuer-Voranmeldung mit Ihnen durch. Je nachdem, wie viel Vorwissen Sie in buchhalterischen Dingen haben, kann dieser erste Teil bereits völlig ausreichend für Sie sein. Im zweiten Teil finden Sie Detailinformationen zu steuerlichen und buchhalterischen Themen. Wir beginnen mit dem Sinn und Zweck einer Eröffnungsbilanz, schauen uns den Aufbau eines Buchungssatzes an und beschäftigen uns mit den steuerlichen Hintergründen der wichtigsten Themen für Sie als Einsteiger. Diesen zweiten Teil können Sie von Anfang bis Ende durchlesen, oder je nach aktuellem Thema im ersten Teil einfach als Referenzteil für Zusatzinformationen nutzen. Nicht zuletzt können Sie den zweiten Teil auch als Nachschlagewerk für die tägliche (oder monatliche) Praxis nutzen. Seite 4

5 2 Was ist Kontolino? Kontolino.de ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die sich in erster Linie an Freiberufler, Einzelunternehmer und kleine Personengesellschaften richtet, die nicht bilanzieren müssen. Wir entwickeln unser Angebot stetig weiter und setzen immer neue Funktionen für unsere Kunden um. Aktuell (Stand 02/2015) bietet Kontolino! Unter anderem folgende Funktionen: Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung. Zahlreiche Arbeitserleichterungen wie ein hilfreicher Buchungsassistent mit hunderten vorgefertigten Geschäftsvorfällen, Buchungsmuster für individuelle und wiederkehrende Geschäftsvorfälle Erstellung und Versand der folgenden Steuererklärungen per ELSTER-Schnittstelle direkt an Ihr zuständiges Finanzamt mit wenigen Mausklicks Umsatzsteuer-Voranmeldung Umsatzsteuer-Erklärung Zusammenfassende Meldung (ZMDO) für innergemeinschaftliche Lieferungen im EUWirtschaftsraum (Reverse-Charge) Fast vollständig vorausgefüllte Anlage EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) zur Übertragung nach Elster-Formular (vollautomatischer Versand per ELSTER ist in Vorbereitung) Terminplaner für die nächsten Steuertermine Als Online-Service, oder wie man moderner sagt: Cloud-Dienst hat Kontolino einige ganz entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Softwarepaketen, die Sie auf einem PC zuhause oder in Ihrem Büro installieren: Räumlich flexibel. Sie können sich von überall her an Kontolino! anmelden und auf Ihre Buchhaltungsdaten zugreifen. So sind Sie jederzeit auf dem neuesten Stand egal, ob am Hotelpool oder in Ihrem Home-Office. Betriebssystem-Unabhängig. Einen Online-Service wie Kontolino können Sie von jedem Internet-tauglichen Gerät aus nutzen, egal, welches Betriebssystem Sie installiert haben.ob Tablet, Smartphone, Laptop oder PC Kontolino! funktioniert überall. Updates inklusive. Bei einem Cloud-Service müssen Sie sich keine Gedanken um neue Programmversionen machen Kontolino! Ist immer auf dem neuesten Stand. Wir passen Kontolino stets an gesetzliche Änderungen und neue Elster-Formulare an, ohne dass Sie eine neue Programmversion installieren müssten. Einfach anmelden und immer auf dem neuesten Stand sein. Maximaler Datenschutz. Kontolino! Wird in einem professionellen Rechenzentrum betrieben, in dem die höchsten Sicherheitstandards gelten, vom Zugangsschutz bis zur Abwehr von Cyberkriminellen. Wir nutzen dieselben Sicherheitstechnologien wie z.b. Ihre Hausbank. Professionelle Datensicherung. Wir sichern die Daten unserer Kunden täglich komplett in einem unabhängigen und örtlich getrennten Rechenzentrum. Dadurch können wir im Falle eines Server-Absturzes o.ä. in kürzester Zeit alle Informationen wieder herstellen, und Sie können sich entspannt zurücklehnen Sie können Kontolino jederzeit kostenlos und unverbindlich 2 Monate lang testen. Melden Sie sich einfach an unter Seite 5

6 3 Warum die Buchhaltung selber machen? 3.1 Es ist gar nicht so schwer Jeder kann und darf Bücher führen Nirgendwo gibt es ein Gesetz, das besagt, dass die Buchhaltung für ein Unternehmen von einem ausgebildeten Buchhalter durchgeführt werden muss. Es gibt so genannte Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die im wesentlichen verlangen, dass ein Unternehmen Aufzeichnungen über alle seine Ein- und Ausgaben zu führen hat, die der Wahrheit entsprechen und für einen mit der Buchhaltung vertrauten Menschen nachvollziehbar sein müssen. Zudem müssen alle Unterlagen, die einen solchen Geschäftsfall betreffen (Rechnungen, Verträge etc.) in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, und zwar so, dass man sie auch nach vielen Jahren wieder eindeutig zu einer solchen Aufzeichnung zuordnen kann. Zum Beispiel müssen Sie also eine Rechnung für den Kauf eines Computers, den Sie für Ihr Gewerbe verwenden, aufbewahren und dafür sorgen, dass Sie diese jederzeit wieder finden, wenn das Finanzamt prüfen möchte, ob Sie diesen Computer wirklich gekauft haben, und dass der Kaufbetrag auch wirklich so hoch ist, wie Sie es in Ihrer Steuererklärung angegeben haben Die meisten Geschäftsfälle kehren immer wieder Gerade in kleineren Gewerbebetrieben sind die meisten Buchungen ziemlich einfach, und die meisten Geschäftsfälle wiederholen sich immer und immer wieder. So haben Sie jeden Monat praktisch dieselbe Telefonrechnung (abgesehen vom Betrag und dem Datum) und stellen Ihren Kunden immer auf dieselbe Weise den Verkauf Ihrer Waren oder Ihre Dienstleistungen in Rechnung. Letztendlich bebuchen Freiberufler, kleine Firmen und Einzelunternehmer regelmäßig vielleicht 20 verschiedene Konten. Komplizierte Sonderfälle, die zu wirklich schwierigen Buchungen führen, sind in kleinen Unternehmen eher die Ausnahme. Vor allem, wenn Sie nicht mit Dingen handeln, für die unser Staat sehr spezielle steuerliche Regeln aufgestellt hat (Immobilien, Wertpapiere, Unternehmensbeteiligungen, Edelmetalle, Rüstungsgüter o.ä.), ist die Buchführung oft sehr viel einfacher, als sich die meisten Leute das vorstellen. Mit ein bisschen Übung und Routine erledigen Sie die monatliche Buchhaltung in weniger als einer Stunde, inklusive Umsatzsteuer-Erklärung und allem drum und dran. 3.2 Kontolino! macht es besonders einfach Wir haben in der Online-Buchhaltunssoftware Kontolino! diverse Hilfen und Werkzeuge eingebaut, mit denen die Buchhaltung auch für ungeübte und neu gebackene Buchhalter schnell und einfach zu erledigen ist. Unser Buchungsassistent steht Ihnen jederzeit zur Seite, um Ihnen das Leben so einfach wie möglich zu machen. Er kennt eine große Zahl an Standardgeschäftsfällen, die Sie nach Stichworten durchsuchen können, und erstellt Ihnen einen vorgefertigten Buchungssatz, in den Sie nur noch das Datum und den Betrag eintragen müssen. Seite 6

7 Mit Hilfe von Buchungsmustern können Sie sich selbst eine Sammlung von Buchungsvorlagen zusammenstellen, die z.b. für wiederkehrende Buchungen (Miete für das Ladengeschäft etc.) alle wichtigen Informationen enthalten. 3.3 Selberbuchen ist kostengünstig Einer der ersten Ratschläge für Existenzgründer ist stets: Machen Sie nicht alles selbst, sondern lassen Sie es von einem Spezialisten erledigen. Grundsätzlich ist da was dran. Man muss nicht alles und jedes selber machen, und es ist oft sehr viel sinnvoller, sich mit den eigentlichen Stärken und Aufgaben zu beschäftigen und so Mehrwert für die Kunden und sich selbst zu schaffen, anstatt lästige Routineaufgaben zu erledigen. Bei der Buchführung kann man die Sache aber auch ganz anders betrachten: Sie müssen stets wissen, wo Sie finanziell stehen, vor allem am Anfang Ihrer Selbständigkeit. Solange Sie noch kein gut gehendes Geschäft haben, das Monat für Monat satte Überschüsse abwirft, müssen Sie so früh wie möglich ein klares Bild davon haben, ob Sie sich das Experiment Selbständigkeit noch leisten können, oder ob es bereits Zeit ist, sich über Alternativen Gedanken zu machen. Ein wichtiger Punkt ist jedoch auch die Kostenseite. Jeder externe Dienstleister kostet Geld. Das gilt natürlich auch für Steuerberater und Buchführungsbüros. Hier sind schnell einmal 100 Euro pro Monat für die reine Kontierung Ihrer Geschäftsfälle fällig, die Steuererklärung am Ende des Jahres nicht mit gerechnet. Und ganz ohne Papierkram geht es auch mit einem externen Buchhalter nicht: Sie müssen Ihre Belege sammeln, vorsortieren, eigene Belege erstellen (z.b. bei Bewirtungs- oder Reisekosten) und gesammelt an Ihren Dienstleister übergeben. Das eigentliche Verbuchen der Geschäftsfälle ist da bei kleinen Unternehmen und Freiberuflern oft der kleinste Teil und in einer halben Stunde erledigt. So lassen sich beim Selberbuchen mit relativ geringem Zeitaufwand leicht 100 Euro und mehr im Monat sparen. 3.4 Sie sind schnell und unabhängig Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst machen, sind Sie stets direkt im Bilde über Ihre Finanzsituation, und müssen nicht bei einem Dienstleister nach Kennzahlen oder Berichten anfragen. Sie melden Sich an und finden alle relevanten Informationen direkt vor. Ohne Wartezeiten, Missverständnisse oder Zusatzkosten. 3.5 Im Falle eines Falles hilft Dir das Finanzamt! Es mag manchem Leser kalte Schauer über den Rücken jagen, aber die besten Berater in Sachen Buchhaltung und Steuer sitzen im Finanzamt. Der gemeine Finanzbeamte ist und man sollte sich das durchaus einmal vor Augen führen ein ganz normaler Mensch. Und einer seiner Aufträge ist es, dem Steuerbürger bei der Erklärung seiner Steuern mit Rat und Seite 7

8 Tat zur Seite zu stehen. Sie können jederzeit mit Ihren Fragen in steuerlichen Angelegenheiten zum Finanzamt gehen, und dort wichtige Informationen dazu erhalten, wie bestimmte Sachverhalte steuerlich und in der Buchhaltung zu behandeln sind. Finanzämter haben dazu Sprechstunden, teilweise sogar gesonderte Berater für Existenzgründer und Jungunternehmer, die in Steuerfragen weiterhelfen oder gar begleiten zum Nulltarif und immer absolut getreu dem Buchstaben des Gesetzes. Seien Sie also nicht scheu und gehen auf das Finanzamt zu, um einen Sachverhalt zu klären. Wir selbst haben mit dieser Vorgehensweise schon sehr gute Erfahrungen gemacht. Hier kann es durchaus passieren, dass Ihnen ein sehr freundlicher Mensch anbietet, Sie zurückzurufen oder Ihnen einen Passus aus einem Gesetzestext oder einer Durchführungsverordnung zuzuschicken. Natürlich wird Ihnen ein Finanzbeamter niemals einen grandiosen Steuerspartrick ausarbeiten oder Ihnen einen Buchungssatz formulieren helfen. Aber er kann Ihnen sagen, ob ein Sachverhalt eine Betriebsausgabe ist oder nicht, was Sie zum Nachweis einer betrieblichen Notwendigkeit einer Ausgabe beibringen müssen, und noch vieles mehr. Durch ein Gespräch mit Ihrem Sachbearbeiter können Sie vor allem schon lange vor einer eventuellen Betriebsprüfung sicherstellen, dass ein bestimmter Sachverhalt auch korrekt abgewickelt wurde. Diese Rechtssicherheit kann Ihnen kein anderer steuerlicher Berater bieten. 3.6 Auch Selberbucher können einen Steuerberater konsultieren Selber buchen heißt nicht unbedingt, alles ohne fachkundigen Beistand und hilfreiche Konsultationen beim Profi zu machen. Sie können jederzeit einen Steuerberater aufsuchen und zu komplizierteren Themen befragen, oder ihn mit der Erstellung Ihrer Jahressteuererklärungen beauftragen. Mit einem entsprechenden Zusatzbenutzer für Ihre Kontolino!-Daten kann Ihr Steuerberater sogar direkt auf Ihre Daten zugreifen und Ihnen bei der Buchhaltung unter die Arme greifen oder helfen, wichtige steuerliche Entscheidungen zu fällen. Seite 8

9 4 Ihr Schnelleinstieg in die Buchführung Wie eingangs versprochen gehen wir in diesem Teil des Buches nach der Kaltwasser-Methode vor: Wir werfen Sie mitten rein in die Buchführung mit der Online-BuchführungssoftwareKontolino! Schnallen Sie sich an und genießen Sie die Fahrt durch die ersten Schritte. Wenn es Ihnen irgendwo zu schnell wird, und Sie erst einmal ein paar Fakten zu den inhaltlichen Themen brauchen, schlagen Sie einfach im zweiten Teil des Buches nach, holen sich die Fakten, die Ihnen noch fehlen und steigen Sie dann wieder zu in unserem Selberbucher-Express. 4.1 Registrieren als neuer Benutzer Wenn Sie sich gerne auch für einen kostenlosen Test von Kontolino! - als neuer Benutzer registrieren möchten, besuchen Sie unsere Seiten unter Dort klicken Sie einfach oben rechts auf die Schaltfläche Neu registrieren. Hier gelangen Sie in unseren Registrierungs-Assistenten, der Sie in 5 einfachen Schritten durch Ihre Registrierung führt Benutzername und Passwort In diesem Schritt geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihren Benutzernamen ein. Dafür benutzen Sie bitte eine -Adresse, unter der wir Sie erreichen können. Außerdem geben Sie hier Ihr neues Passwort ein, mit dem Sie sich künftig bei Kontolino! anmelden möchten. Dieses Passwort können Sie später natürlich jederzeit ändern Firmendaten Hier geben Sie Ihren Firmennamen sowie Ihre postalische Adresse an Erste Buchungsperiode Hier wählen Sie das Beginn- und Endedatum für Ihr erstes Buchungsjahr ein, das Sie in Kontolino! bearbeiten möchten. Meist ist die das aktuelle Kalenderjahr, oder, wenn Sie Ihr Gewerbe gerade erste angemeldet haben, der Zeitraum vom Beginn Ihrer unternehmerischen Tätigkeit bis zum des Kalenderjahres. Ein Buchungs- oder Geschäftsjahr ist normaler Weise vom 1.1. bis zum , außer eben, wenn Sie Ihr Geschäft neu beginnen oder vor Ablauf eines Kalenderjahres beenden. Wenn Sie in diesem ersten Buchungsjahr die Kleinunternehmerregelung nach 19 Umsatzsteuergesetz in Anspruch nehmen, können Sie hier den entsprechenden Haken setzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, setzen Sie diesen Haken nicht. Sie können diese Angabe auch später noch ändern Kontenrahmen Hier suchen Sie sich aus, nach welchem Kontenrahmen Sie arbeiten möchten. Der Kontenrahmen ist die Liste aller Konten, die in einer Buchhaltung geführt werden. Kontolino! unterstützt die drei wichtigsten Kontenrahmen und bietet für alle drei denselben Funktionsumfang. Seite 9

10 Insofern kann man die Wahl des Kontenrahmens durchaus als Geschmackssache abtun. Mehr Details zu den drei Kontenrahmen und Entscheidungshilfen finden Sie im Kapitel 5.1. Für Ungeduldige ohne Lieblingskontenrahmen: Wählen Sie hier den Industriekontenrahmen oder den Standardkontenrahmen 04, mit beiden machen Sie nichts falsch Zusammenfassung und Bestätigung per auf der letzten Seite des Registrierungsassistenten zeigen wir Ihnen nochmals alle Informationen an, die Sie eingegeben haben. Wenn Sie daran Änderungen machen möchten, können Sie dies hier nochmals tun. Sind alle Eingaben korrekt? Dann klicken Sie hier auf Kostenlos anmelden. Und jetzt aufgepasst: Wir senden Ihnen daraufhin eine Nachricht an die -Adresse, die Sie uns als Ihren neuen Benutzernamen angegeben haben. In dieser Mail erhalten sie einen Link, auf den Sie einmalig klicken müssen, um ihr neu registriertes Benutzerkonto zu aktivieren. Diese Aktivierung ist notwendig, um sicher zu stellen, dass Ihre Mail-Adresse korrekt ist. Außerdem bestätigen Sie mit diesem Schritt, dass wirklich Sie ein Benutzerkonto bei uns eröffnen und nicht irgendwer Ihre Daten bei uns einträgt. Bei erfolgreicher Aktivierung erhalten Sie noch eine Begrüßungsmail von uns, und es kann endlich losgehen! 4.2 Die erste Anmeldung bei Kontolino! Für einen schnellen Überblick über die Inhalte dieses Kapitels können Sie Sich auch unser Video Erste Schritte in Kontolino auf folgender Seite ansehen: Danach lesen Sie weiter unter 4.5 Erfassen von Buchungssätzen. Wenn Sie Sich in Kontolino! mit Ihrem Benutzernamen ( -Adresse) und Ihrem Passwort angemeldet haben, gelangen Sie auf die Kontolino!-Übersicht: Am linken Bildrand sehen Sie die Menüleiste. Sie ist stets zu sehen, und mit ihr können Sie auf alle Funktionen von Kontolino! zugreifen. Wenn Sie nicht alle Menüpunkte auf Anhieb Seite 10

11 verstehen, müssen Sie sich keine Sorgen machen: wir werden die Punkte nach und nach in diesem Leitfaden erläutern. Keine Angst, treten Sie näher! Die Übersichtsseite ist Ihr erster Anlaufpunkt in Kontolino!. Hier sehen Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrer aktuellen Buchhaltung, etwa Ihren aktuellen Gewinn oder Verlust, welches Buchungsjahr Sie gerade bearbeiten und ob und wie lange Sie ein aktuelles Kontolino!-Paket besitzen. Aber gehen wir die einzelnen Punkte nacheinander durch: 1. Kontolino! im Überblick: Die ersten Schritte ist ein Menü, um Ihnen den Einstieg in Kontolino! zu erleichtern. An diesen ersten Schritten orientieren wir uns in diesem Leitfaden. 2. Kontolino! im Überblick: Aktuelle Buchhaltung: Hier sehen Sie, in welchem Geschäftsjahr Sie gerade buchen. Dies ist vor allem beim Buchen im neuen Jahr interessant, nicht dass man aus versehen das alte Jahr noch erwischt und darin bucht. Außerdem sehen Sie hier den ausgesuchten Kontenplan und das wichtigste: das aktuelle Ergebnis, sprich wie viel Gewinn, bzw. Verlust bis heute in Ihrem Unternehmen angefallen ist. Hier können Sie auch individuell weitere Kontensalden anzeigen lassen (z. B. Bank / Kasse / Forderungen / Verbindlichkeiten). So sehen Sie gleich Ihren Liquiditätsstand auf einen Blick. 3. Kontolino! im Überblick: Ihre nächsten Steuertermine : Dies ist eine wichtige Information für Sie, damit Sie wissen, wann Sie welche Steuererklärung dem Finanzamt zukommen lassen müssen. Abhängig davon, ob Sie gewerbesteuerpflichtig sind, welche Umsatzsteuer-Voranmeldungszeiträume für Sie gelten etc., werden hier die nächsten Termine angezeigt, die Sie beachten müssen. 4. Rechts auf dem Bild sehen Sie, mit welchem Benutzernamen Sie aktuell angemeldet sind, und welche Benutzerrolle Sie aktuell haben. Im Normalfall sind Sie als Administrator angemeldet, der sämtliche Funktionen im System ausführen darf. Verschiedene Benutzerrollen sind nur relevant, wenn Sie mehrere Benutzer in Kontolino! zulassen möchten (z.b. Ihren Steuerberater), von denen jedoch einige nicht alles sehen oder machen dürfen. Hier sehen Sie auch, wie lange Ihr Kontolino!-Paket noch gültig ist. Hier können Sie mit dem orangefarbenen-button jederzeit ein neues Paket kaufen, um die Softwarelaufzeit zu verlängern oder aber zusätzliche Funktionalitäten frei zu schalten, wenn Sie diese benötigen (z.b. eine Anlagenbuchhaltung). Nun kommen wir zu den einzelnen Schritten, mit denen Sie Ihr Unternehmen in der Kontolino!-Buchhaltungssoftware abbilden können. Dazu steht Ihnen in Kontolino! ein Erste Schritte-Assistent zur Verfügung. Dieser Assistent zeigt Ihnen, wenn Sie mit der Maus über einen der Punkte navigieren, im Hauptmenü an, wo der entsprechende Menüpunkt zu finden ist. Dadurch finden Sie sich schneller zurecht und finden fix die Orientierung in Kontolino! Seite 11

12 4.3 Endlich durchstarten: Die Eröffnungsbilanz Beginnen wir mit dem ersten Punkt: Kontenplan und Eröffnungsbilanz. Diesen Schritt können Sie, wenn Sie es eilig mit Ihrer ersten Umsatzsteuervoranmeldung haben zunächst komplett überspringen. Falls Sie dies tun möchten, dann machen Sie beim Punkt 2 Steuerdaten für ElsterOnline weiter. Zur Erstellung der EÜR oder Bilanz ist der Schritt 1 allerdings notwendig. Im Erste-Schritte Assistenten klicken Sie auf den Link Kontenplan und Eröffnungsbilanz und gelangen auf folgende Seite: In diesem Dialog können sie im Wesentlichen drei verschiedene Dinge tun: 1. Anfangssalden der Konten eingeben Zum Beginn eines Buchungsjahres gibt es Anfangsbestände, z.b. ein Startkapital, das Sie sich aus Ihrem Privatvermögen an die Firma übertragen haben, oder Bestände an Waren für die Regale in ihrem neuen Ladengeschäft. 2. Konten oder Kontengruppen ein- oder ausblenden Von den vielen hundert Konten, die ein Kontenrahmen zu bieten hat, ist lange nicht jedes wichtig für Ihr Unternehmen. In der regelmäßigen Buchhaltung werden Sie vermutlich nur ein paar Dutzend Konten tatsächlich benötigen. 3. Bezeichnung Ihrer Konten und Gruppen anpassen Manche Konten sind in den Kontenrahmen sehr allgemein gehalten. So kann es Sinn machen, das Konto Guthaben bei Banken 1 in Girokonto bei Sparkasse Irgendwo umzubenennen. Damit finden Sie dann Ihre Konten beim Buchen schneller und helfen sich selbst dabei, Fehler zu vermeiden. Übrigens können Sie die Kontenbezeichnungen jederzeit wieder auf den Ursprungszustand zurücksetzen. Seite 12

13 Somit erstellen Sie Ihren auf Ihr Unternehmen angepassten individuellen Kontenplan. Für unseren Schnellstart in die eigene Buchführung ist hier erstmal nur die Erfassung von Anfangssalden relevant. Die anderen beiden Punkte können Sie erst einmal ignorieren und vielleicht später einmal anschauen oder wenn Sie sich schon etwas besser auskennen Was sind Anfangssalden? Um zu sehen, ob Ihre Tätigkeit einen Erfolg hat, also ob sich die Plackerei für das eigene Ladengeschäft überhaupt lohnt, müssen Sie ab und an einmal einen Kassensturz machen, und schauen, ob denn nun mehr oder weniger Geld da ist, als am Beginn der Selbständigkeit. Deshalb müssen Sie zunächst einmal festhalten, mit welchem Vermögen (oder Schuldenstand) Sie beginnen. Die Eröffnungsbilanz ist also praktisch der Ausgangspunkt für jeden Vergleich. Wie Sie schon wissen, ist die Buchführung in Konten gegliedert, die den gesamten Geschäftsbetrieb in kleine Einheiten zerlegt, die einen genaueren Blick hinter die Kulissen erlauben. So haben Sie vielleicht nach einem Jahr weniger Geld auf der Bank als am Jahresanfang, aber Sie haben sehr viele Rechnungen an Kunden geschrieben, die in den nächsten Wochen bezahlt werden. Zwar sieht also der Banksaldo nicht besonders gut aus, aber mit den Forderungen an Ihre Kunden wird sich das sehr bald ändern und Sie können das Jahr als erfolgreich verbuchen. Durch die Aufspaltung Ihrer Bestände auf verschiedene Konten haben Sie nun also einen sehr genauen Blick darauf, wie es aktuell oder auch in einigen Tagen um Ihr Geschäft steht. Damit der Saldo eines Kontos überhaupt einen Aussagewert hat, muss es einen Anfangswert haben. Sind Euro auf dem Bankkonto ein guter oder ein schlechter Kontostand? Abgesehen davon, dass Euro sehr viel Geld sind, hängt die Antwort von verschiedenen Faktoren ab: Waren zu Jahresbeginn 50 oder Euro auf dem Konto? Sind diese Euro womöglich ein frisch von der Bank überwiesenes Investitionsdarlehen für Ihre neue Ladeneinrichtung, stehen also auf einem Kreditkonto Euro Schulden gegenüber? Sie sehen, ein Konto für sich ist nur aussagefähig, wenn es auch widerspiegelt, wie es sich entwickelt hat. Und es kann für sich gesehen ein falsches Bild abgeben, wenn man nicht beachtet, was noch so alles in Ihrer Buchhaltung steckt. Deswegen ist für jedes Konto sehr wichtig, dass es mit einem Anfangssaldo beginnt. Das ist der Kontostand zur Stunde null, also zum Beginn des Geschäftsjahres oder Ihrer Unternehmerschaft. Praktische Beispiele für Konten, die einen Anfangsbestand haben können: Eine Kasse mit Wechselgeld für die ersten Tage nach der Eröffnung (aus dem privaten Geldbeutel bezahlt) Anfangsbestände: Kassenkonto: 1500 Euro, Privatkonto: Euro Von Privat oder Dritten eingebrachtes Geld oder Gegenstände (Familiendarlehen, Regale, ein PC etc.) Anfangsbestände: Geschäftsausstattung: 300 Euro, Privatkonto: -300 Euro In der Praxis haben die wenigsten Konten bei einem neu gegründeten Unternehmen einen Anfangsbestand. Oder besser gesagt: die meisten Konten haben einen Anfangsbestand von 0 Euro. Nur bei Konten, die einen anderen Bestand als 0 Euro haben, müssen Sie aktiv werden. Seite 13

14 Ganz anders sieht es in den Folgejahren aus: über die Monate und Jahre entwickeln sich Bestände an Waren, Geld und vielleicht auch Schulden, und die Salden am Ende eines Jahres werden ins neue Jahr als Anfangssalden übernommen. In Kontolino! werden diese Salden über die Jahre automatisch fortgeschrieben, sodass Sie sich darüber in allen Folgejahren keine Gedanken zu machen brauchen. Genauso ist es, wenn Sie schon länger selbständig sind, und Ihre Buchhaltung bisher mit einem anderen System geführt haben, und in Zukunft mit Kontolino! arbeiten möchten. Dann sind auf einigen Konten bereits Beträge aufgelaufen. Diese können Sie einfach als Anfangssalden in die Eröffnungsbilanz abtippen. Ein Beispiel für eine Aktiverfassung: in unserem Unternehmen sind PCs (also Büromaschinen) im Wert von insgesamt 1724,94 (netto) und Büromöbel im Wert von 1438,16 (netto) vorhanden. Dazu klicken Sie einfach auf den Betrag und ein neues Fenster geht auf, hier tippen Sie den Wert ein und klicken auf OK. Ein Beispiel für die Passiverfassung: in unserem Unternehmen wurde vom Privatvermögen des Unternehmers ,92 in das Unternehmen eingebracht, damit zu Beginn etwas Geld im Unternehmen vorhanden ist. Dies wird auf dem Privatkonto eingegeben. Sind Sie alle Aktiv- und Passivkonten durchgegangen und haben alle Vermögenswerte, bzw. Geldherkünfte erfasst? Gratulation: Sie haben bereits Ihre Eröffnungsbilanz komplett erstellt und nebenher die jährlich verpflichtende Inventur und Schritt 1 unseres Einführungsassistenten erledigt. Seite 14

15 4.3.2 Die Eröffnungsbilanz Die Eröffnungsbilanz können Sie Sich anzeigen lassen, indem Sie links auf dem Menü den Jahresabschluss und dann die Formatierte Bilanz anklicken. Nun erscheint folgendes Fenster: Hier wählen Sie das ganze Kalenderjahr aus, lassen den Haken bei Konten ohne Buchungen ausblenden gesetzt und klicken auf Anzeigen. Und schon erscheint Ihre offizielle Eröffnungsbilanz. Dabei ist wichtig, dass in einer Eröffnungsbilanz die Summe aller Aktiva immer gleich hoch sein muss wie die Summe aller Passiva. Sollte das nicht stimmen, müssen Sie auf Fehlersuche gehen und Eingaben korrigieren. Denn Sie können ja nur so viel in Ihrem Unternehmen als Vermögen haben (Aktiva) wie Sie selber in das Unternehmen eingebracht und ggfs. durch Schulden hinzubekommen haben (Passiva). Seite 15

16 4.4 Erfassung Ihrer Steuerlichen Daten für die ElsterOnline-Schnittstelle Nachdem der 1. Schritt unseres Einführungsassistenten abgeschlossen ist, geht es zu Schritt 2: Steuerdaten für ElsterOnline. Zurück zum Einführungsassistenten gelangen Sie, indem Sie auf der linken Seite im Menü auf Übersicht klicken. Nun klicken Sie auf Steuerdaten für ElsterOnline und folgendes Fenster erscheint: Diese Daten sind wichtig, damit Kontolino! Ihre Steuererklärungen an das richtige Finanzamt sendet und Ihre Steuertermine in der Übersicht richtig dargestellt werden. Hier eine kurze Erläuterung zu den einzelnen Feldern: 1. Art des Betriebs: Hier füllen Sie einfach das Textfeld mit einer Kurzbeschreibung Ihres Unternehmens aus. Am besten tragen Sie hier den Text ein, den Sie auch auf Ihrer Gewerbeanmeldung angegeben haben, z.b. Handel mit Materialien für Handarbeiten oder Malerdienstleistungen. 2. Sind Sie ein Einzelunternehmen? Dann setzen Sie hier einen Haken. Ansonsten können Sie Ihre Rechtsform (z. B. UG, GbR) in ein Textfeld eingeben. Diese Information wird für die Anlage EÜR benötigt. 3. Sind Sie gewerbesteuerpflichtig? Dann setzen Sie hier einen Haken. HINWEIS: Gewerbesteuer wird fällig, ab einem Jahresgewinn von bei Gewerbebetrieben Seite 16

17 4. Das zuständige Finanzamt können Sie aussuchen: Geben Sie die ersten 3 oder mehr Buchstaben im Suchfeld ein, und es erscheint eine Liste als Auswahl. Klicken Sie das richtige an und Kontolino! übernimmt dieses im Feld Ort, Bezeichnung: 5. Nun müssen Sie noch Ihre Steuernummer eintragen. Bei Steuernummer, tragen Sie die Steuernummer für Ihr Gewerbe ein. Falls Sie noch keine Steuernummer besitzen, erhalten Sie diese vom Finanzamt, wenn Sie den Gewerbeschein bei der Stadt beantragt haben. Die Steuernummer ist immer wie folgt aufgebaut: 5 Ziffern, Schrägstrich, 5 Ziffern (XXXXX/XXXXX) 6. Bei der Steuer-ID geben Sie ihre private Steuer-ID an. Diese ID bekommt seit ein paar Jahren jeder neue Staatsbürger automatisch ausgestellt. 7. Umsatzsteuer-ID : Die Umsatzsteuer-ID benötigen Sie für den Ein- / Verkauf ins europäische Ausland. Diese müssen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Die Umsatzsteuer-ID kann man auch online beantragen. Diese beginnen in Deutschland immer mit DE gefolgt von 10 Ziffern. 8. Beim Turnus für USt.-Voranmeldungen: können Sie zwischen quartalsweise und monatlich auswählen. Diese Information erhalten Sie auch von Ihrem Finanzamt und ist abhängig von der Höhe des Umsatzes. Wenn Sie vom Finanzamt noch keine Information dazu erhalten haben, gehen Sie als neuer Unternehmer von einer quartalsweisen Umsatzsteuer-Voranmeldung aus. 9. Dauerfristverlängerung: Sie können beim Finanzamt eine so genannte Dauerfristverlängerung beantragen. Normalerweise muss bis zum 10. des Folgemonates die Umsatzteuererklärung beim Finanzamt abgegeben sein und ggf. die geschuldete Umsatzsteuer ans Finanzamt überwiesen sein. Mit der Beantragung und Genehmigung einer Dauerfristverlängerung haben Sie damit einen Monat länger Zeit. Haben Sie eine solche beim Finanzamt beantragt Seite 17

18 (dies genügt einmalig und muss nicht jedes Jahr wieder erneut erfolgen), dann machen Sie hier einen Haken und Kontolino! weiß bescheid und Sie können hier immer nachsehen, falls Sie es mal vergessen sollten. Nun sind alle Dinge, die einmalig zum Beginn einer Buchhaltung getan werden müssen bereits erledigt. Die Grundlagen sind gelegt, Schritt 2 des Einführungsassistenten ist erledigt und die eigentlichen Buchungen können nun erfolgen. 4.5 Erfassen von Buchungssätzen Kommen wir nun also zum Kern der Buchführung: der Erfassung von Geschäftsfällen als Buchungssätze. Für einen schnellen Überblick über die Inhalte dieses Kapitels können Sie Sich auch unser Video Belege buchen auf der folgenden Seite ansehen: Danach lesen Sie weiter unter Schritt 4.8 Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. In Kontolino! haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten, einen Buchungssatz zu erfassen: 1. Mit Hilfe des Buchungsassistenten Der Buchungsassistent ist eine enorme Arbeitserleichterung für Buchhaltungs-Laien, die sich mit den Fragen nach Soll oder Haben schwer tun, und auch (noch) nicht alle wichtigen Konten im Hinterkopf haben. Mit dem Buchungsassistenten ist ein Buchungssatz in wenigen Mausklicks erfasst und fertiggestellt. Der Buchungsassistent kennt einige hundert typische Geschäftsvorfälle und kann Ihnen einen Buchungssatz so vorbereiten, dass Sie nur noch das Datum und den Betrag eingeben müssen, den Rest erledigt der Assistent für Sie. 2. Die klassische Erfassung von Soll- und Habenkonten Alte Hasen, die den Kontenplan fast auswendig kennen und im Grunde schon in fertigen Buchungssätzen denken, werden die klassische Erfassungsmöglichkeit von Buchungssätzen schätzen. Hier können Sie selbst die ausgefallensten Geschäftsfälle verbucht werden. Kontolino! hat auch für diese Selberbucher einige kleine Hilfestellungen parat, die enorm viel Tipparbeit sparen und die Erfassung beschleunigen. Näheres hierzu können Sie unter dem Kapitel 4.7 nachlesen. Dabei sind in Kontolino! beide Möglichkeiten in ein und demselben Dialog zusammengefasst. Das heißt, Sie können beliebig mal nach der einen und mal nach der anderen Methode arbeiten, ohne sich an einen anderen Dialog gewöhnen zu müssen. Sie nehmen einfach die Hilfe vom System an, die Sie gerade benötigen und machen Ihre Buchhaltung schnell und zuverlässig. Seite 18

19 Somit gehen wir zurück zur Übersicht, um Schritt 3 des Einführungsassistenten zu erledigen: Nach den beiden Klicks gelangen wir auf folgende Seite: Für die Zukunft: Sie können natürlich auch direkt im Menü auf Belege buchen klicken und müssen nicht immer den Umweg über die Übersicht wählen. Hier können Sie nun wenn Sie alter Hase sind ganz gewohnt Datum, Belegnummer, Kurzbeschreibung des Geschäftsfalles eingeben. Die Soll- und Habenkontoauswahl wird in Kontolino! unterstützt: wenn Sie einfach die Anfangsbuchstaben (z. B. Umsatz) eingeben, bekommen Sie die passenden Konten vorgeschlagen. Mit der Enter-Taste oder per Mausklick wählen Sie das richtige Konto aus. Wenn Sie bereits die Kontonummern wissen, können Sie natürlich auch diese eingeben und bekommen Ihr Konto vorselektiert. Mit der Tab-Taste können Sie bequem von Feld zu Feld springen. Durch das nochmalige betätigen der EnterTaste nach der Auswahl des Mehrwertsteuercodes, können Sie die Buchung verbuchen. So können Sie die Hände zum Buchen komplett auf der Tastatur lassen und müssen nie zur Maus wechseln. Aber Sie können natürlich auch die Maus bedienen. Gehen Sie ganz Ihren Vorlieben nach. Sie tun Sich schwer mit der richtigen Zuordnung der Konten zu den Geschäftsfällen? Dann nutzen Sie unseren Buchungsassistenten. Dieser wird nun beschrieben: Seite 19

20 4.6 Noch viel einfacher geht es mit dem Buchungsassistenten Ist Ihnen die Buchung so zu umständlich? Dann benutzen Sie doch den Buchungsassistenten, den Sie rechts sehen auch hierzu gibt es ein Video, das Sie führt, wenn Sie nicht lesen wollen unter: Belege erfassen, Buchungsassistent. Gehen wir diesen für unser Beispiel der Ausgangsrechnung für Handelswaren nochmals durch: Sie klicken auf das plus vor den Umsatzerlösen und folgende Auswahl erscheint: Klicken Sie nun auf die Umsatzerlöse für Handelswaren zum allgemeinen Umsatzsteuersatz: Wir haben das Geld noch nicht, also müssen wir Forderungen aus L und L auswählen und es erscheint in der linken Maske nun der vorausgefüllte Buchungssatz. Sie müssen nur noch das Datum, die Belegnummer und den Betrag eingeben, auf Verbuchen klicken und fertig. Seite 20

21 Immer noch zu umständlich? Dann bietet Ihnen der Kontolino!-Buchungsassistent noch zusätzlich die Suchfunktion: Sie geben z. B. Umsatz ein und gehen auf das Filternsymbol. Daraufhin erfolgt folgende Auswahl: Sie klicken wieder die Zeile an, die Sie möchten und weiter geht es wie oben beschrieben. So erfassen Sie jetzt nach und nach alle Buchungen. Sind Sie Sich bei manchen Konten unsicher, so bietet Ihnen unser Kontierungslexikon weitere Hilfestellung an. Desweiteren haben wir eine Checkliste erarbeitet, wie Sie Punkt für Punkt alle Buchungen im Monat nacheinander durchführen und abhaken können. Diese finden Sie unter unseren Arbeitshilfen. Seite 21

22 4.7 Kontosalden kontrollieren Haben Sie alle Buchungen erfasst, sollten Sie überprüfen, ob die Kontostände Ihrer Buchhaltung mit den tatsächlichen übereinstimmen. Das machen Sie am Besten, indem Sie zum Einen den Bankbestand evtl. den Kassenbestand und den Forderungsbestand überprüfen. Wir erklären dies am Beispiel des Bankbestandes. Sie haben einen Saldo Ihres Kontoauszuges. Dieser muss mit dem Saldo in Kontolino! nun übereinstimmen. Dies überprüfen Sie indem Sie im Menü auf Auswerten, Kontoauszug klicken. Nun geben Sie im Kontofeld Bank ein und wählen die 2800 aus. Nun wählen Sie noch den Zeitraum aus, gehen auf Anzeigen und Sie sehen unten die ersten 10 Buchungssätze standardmäßig. Sollten Sie mehrere Seiten haben, dann können Sie Sich beim Button 3 durchklicken oder beim Button 4 auf alle Einträge gehen. Nun sehen Sie rechts beim Button 5 den Saldo. Dieser muss mit Ihrem Bankauszug übereinstimmen. Wenn nicht, haben Sie Sich verbucht und können direkt durch Anklicken des falschen Buchungssatzes (siehe Button 6 ) diesen korrigieren. Seite 22

23 4.8 Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben Nachdem Sie die Buchungen erfasst, haben, können Sie nun die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt erstellen und direkt abgeben. Auch hierzu gibt es ein Online-Video unter Abgeben einer UStVA mit der ElsterOnline-Schnittstelle. Dies geht wie folgt: Sie klicken im linken Menü auf Elster Online. Folgendes Untermenü erscheint: Sie wählen nun den Zeitraum aus und gehen auf Erstellen. Daraufhin können Sie den ganzen Ausdruck sehen. Wenn Sie ganz nach unten scrollen, sehen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld und können die Voranmeldung direkt ans Finanzamt schicken, indem Sie auf den AbsendenButton drücken: Seite 23

24 Für alle weiteren Voranmeldungen müssen Sie nun nur noch die Belege buchen. Alle anderen Schritte (Anfangssalden bearbeiten, steuerliche Daten erfassen) sind nicht mehr notwendig. Für jede neue Umsatzsteuervoranmeldung, müssen Sie nur noch Ihre Beleg buchen (Kapitel 3.5), Ihre Salden kontrollieren (Kapitel 3.7) und die Anmeldung direkt ans Finanzamt abschicken (s.o.). Dann sind Sie immer mit Ihrer Buchhaltung auf dem Laufenden und können zum Jahresende Ihre Abschlussbilanz erstellen, die EÜR ausdrucken und die Salden mit unserem Assistenten ins neue Jahr übernehmen. 4.9 Einstellungen ändern Stören Sie inzwischen als Profi, die Ansicht der ersten Schritte (Button 1) und die Sprechblasen (Button 2)? Dann schalten Sie diese doch einfach aus unter dem Menüpunkt Mein Konto, mein Profil. Durch Ausklicken der Häkchen, können Sie die Hilfetexte und den 1.-Schritte-Assistent ausschalten. Gehen Sie am Schluss auf Speichern und fertig. Seite 24

25 5 Hintergrundwissen Buchhaltung 5.1 Kontenrahmen Unter Kontenrahmen versteht man eine gegliederte Liste aller Konten, die grundsätzlich zum Buchen zur Verfügung stehen. Die DATEV hat hierfür für verschiedene Unternehmensgruppen (z. B. Handel / Industrie ) eigene Kontenrahmen erstellt. In Kontolino! Stehen die drei wichtigsten Kontenrahmen zur Verfügung: Standardkontenrahmen 03 (SKR03) Standardkontenrahmen 04 (SKR04) Industriekontenrahmen (IKR) Die so genannten Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 wurden von der DATEV eg in Nürnberg herausgegeben. Aufgabe der DATEV als eine Genossenschaft der Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und ähnlicher Berufsgruppen ist unter anderem, ihren Mitgliedern eine EDV-Landschaft zur Durchführung ihres Tagesgeschäfts anzubieten. Deshalb sind die Kontenrahmen der DATEV bei Steuerberatern sehr verbreitet und damit sicher die beiden meist genutzten Kontenrahmen in Deutschland Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) SKR03 und SKR04 haben in etwa dieselben Konten anzubieten (knapp 1600 Konten), sind aber unterschiedlich gegliedert. Der SKR 03 gliedert sich anhand des Prozesses, wie in einem Unternehmen Waren hergestellt bzw. verkauft werden (Prozessgliederungsprinzip). Zuerst wird das Vermögen des Unternehmens aufgeführt, das Basis für ein Unternehmen ist. Dann wird der Bestellvorgang mit den dazugehörigen Beständen an Rohstoffen, Handelswaren etc. abgebildet. Nun werden die betrieblichen Aufwendungen dargestellt (was benötige ich, um mein Endprodukt herzustellen, z. B. Stromkosten, Verbrauch von Rohstoffen ). Als nächstes sind die fertigen Erzeugnisse erstellt, was man an den Beständen sieht und zum Schluss werden diese verkauft, womit dann Ertrag entsteht. Der SKR03 ist vor allem für Firmen geeignet, die im Rahmen ihres Rechnungswesens auch eine Kosten- und Leistungsrechnung abwickeln möchten. Der SKR 03 wird meist von kleineren Unternehmen oder von Unternehmen genutzt, die keine produzierenden Industriebetriebe sind. Also von Handels- und Dienstleistungsunternehmen. Der SKR 03 gliedert sich wie folgt: Kontenklasse 0 beinhaltet alle Anlage- und Kapitalkonten Kontenklasse 1 beinhaltet alle Finanz- und Privatkonten Kontenklasse 2 beinhaltet alle Abgrenzungskonten Kontenklasse 3 beinhaltet alle Wareneingangs- und Bestandskonten Kontenklasse 4 beinhaltet alle Aufwandskonten Kontenklasse 7 beinhaltet alle Bestände an Erzeugnissen Kontenklasse 8 beinhaltet alle Ertragskonten Seite 25

26 5.1.2 Standardkontenrahmen 04 (SKR 04) Wie der SKR03 stammt der SKR04 von der DATEV eg. Die Gliederung der Kontengruppen des SKR04 am so genannten Abschluss-Gliederungsprinzip, also an der Struktur der Bilanz. Der SKR04 ist vor allem in Industriebetrieben und großen Unternehmen weit verbreitet. Der SKR 04 gliedert sich wie folgt: Kontenklasse 0 beinhaltet alle Konten des Anlagevermögens (Aktivkonten) Kontenklasse 1 beinhaltet alle Konten des Umlaufvermögens (Aktivkonten) Kontenklasse 2 beinhaltet alle Eigenkapitalkonten (Passivkonten) Kontenklasse 3 beinhaltet alle Fremdkapitalkonten (Passivkonten) Kontenklasse 4 beinhaltet alle betrieblichen Erträge Kontenklasse 5,6 beinhalten alle betrieblichen Aufwendungen Kontenklasse 7 beinhaltet alle weiteren Erträge und Aufwendungen Industriekontenrahmen (IKR) Kompakt im Vergleich zu den Standardkontenrahmen ( nur knapp 800 Konten) bietet er dennoch alles, was vor allem kleinere und mittlere Unternehmen brauchen. Der Industriekontenrahmen wurde vom Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) erarbeitet und wird vor allem in der schulischen sowie der Berufsausbildung genutzt. Dieser Kontenrahmen bietet sich vor allem dann für Sie an, wenn Sie in Schule, Berufsausbildung oder Studium die Grundlagen der Buchführung mit dem IKR kennen gelernt haben, oder wenn Sie sich einen kompakten und übersichtlichen Kontenrahmen wünschen. Der IKR gliedert sich wie folgt: Kontenklassen 0, 1, 2 beinhalten alle Aktivkonten (also Anlage- und Umlaufvermögen oder auch Geldverwendung) Kontenklassen 3, 4 beinhalten alle Passivkonten (also Privatvermögen und Fremdvermögen oder auch Geldherkunft) Kontenklasse 5 beinhalten alle die Ertragskonten Kontenklassen 6 und 7 beinhalten alle Aufwandskonten Welchen Kontenrahmen ist der Richtige für mich? Zunächst einmal: dem Finanzamt ist es völlig egal, welchen Kontenrahmen Sie benutzen. Sie könnten sogar einen ganz eigenen erfinden, solange Sie alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen an eine ordentliche Buchführung einhalten. Alle genannten Kontenrahmen erfüllen diese Bedingung und sind weit verbreitet. Auch beim Funktionsumfang von Kontolino! gibt es keine Unterschiede zwischen den Kontenrahmen. Alle unsere Funktionen sind in allen Kontenrahmen verfügbar und gleichermaßen unterstützt. Für Selberbucher gibt es da eigentlich nur einen Rat: nehmen Sie den Kontenrahmen, den Sie vielleicht schon in der Berufsschule kennen gelernt haben, oder den, den Ihnen Ihr Buchführungshelfer oder Steuerberater empfiehlt. Sie haben sich ein Buch gekauft und kommen mit den Beispielen darin gut zurecht? Dann nutzen Sie den Kontenrahmen, den dieses Buch verwendet. Wenn Sie bisher Ihre Buchführung vom Steuerberater haben machen Seite 26

27 lassen, und nun selbst Hand anlegen möchten, verwenden Sie den Kontenrahmen, den Ihr bisheriger Buchhalter genommen hat, und Sie können dessen Buchungssätze einfach abschreiben. So einfach oder schwierig ist das. Sie haben eine Bekannte, die die Buchhaltung in einem Unternehmen macht, und Ihnen ggf. helfen kann? Verwenden Sie den Kontenrahmen, den sie auch in der Firma nutzt und sie wird sich leichter tun, Ihnen unter die Arme zu greifen. Wenn Sie sich erst neu in die Buchführung einarbeiten, gehen Sie einfach davon aus, dass Sie immer denselben Aufwand haben werden, sich in die Kontonummern und -Bezeichnungen einzuarbeiten. Und dieser Aufwand wird immer ungefähr derselbe sein, egal, welchen Kontenrahmen Sie nutzen. Wenn Sie nun noch immer nicht so recht wissen, welchen Kontenrahmen sie nutzen sollten, empfehlen wir Ihnen entweder den Industriekontenrahmen oder den SKR 04. Seite 27

28 5.2 Kontenplan bearbeiten Unter Kontenplan versteht man den an ein Unternehmen angepassten Kontenrahmen, in dem nur noch die für das Unternehmen wirklich relevanten Konten verfügbar sind. In diesem neuen Kontenplan sind zunächst alle Konten des Kontenrahmens aktiv. Damit können Sie sofort loslegen mit der Arbeit. Den Kontenplan können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und zum Beispiel nicht benötigte Konten ausblenden Der Kontenplan kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden Sie werden jedoch feststellen, dass in allen Listen und Aufstellungen viele Konten enthalten sind, die Sie vermutlich niemals nutzen werden. Vor allem bei ausgedruckten Listen oder der formatierten Bilanz ist das nicht optimal, denn die Übersichtlichkeit leidet doch sehr unter der Fülle. Deswegen gibt es in Kontolino! die Möglichkeit, einzelne Konten oder ganze Kontengruppen auszublenden, also inaktiv zu stellen. Damit wird dieses Konto nicht mehr als Bestandteil des Kontenplans betrachtet und wird nicht zur Bebuchung angeboten Aktivieren und Deaktivieren von Konten Eine wichtige Funktionalität ist die Aktivierung/Deaktivierung von Konten für Ihren Kontenplan. Dazu setzen Sie einfach den Haken in der Spalte Aktiv, um ein Konto zu aktiveren. Wenn Sie ein Konto nicht besuchen möchten, entfernen Sie den Haken in der Spalte Aktiv. Wenn Sie eine Kontengruppe einblenden, werden automatisch alle darin enthaltenen Konten und Kontengruppen aktiviert Voraussetzungen für das Aktivieren und Deaktivieren von Konten Manche Konten und Gruppen können nicht ausgeblendet werden. Konten können nur ausgeblendet werden, wenn sie einen Anfangssaldo von 0,00 aufweisen keine Buchungssätze in der aktuellen Buchungsperiode Umsätze auf diesem Konto tätigen, oder anders ausgedrückt: keine Bewegungen auf dem Konto gebucht wurden und demnach auch der aktuelle Saldo 0,00 beträgt Kontengruppen können nur ausgeblendet werden, wenn alle darin enthaltenen Konten und/oder Kontengruppen ausgeblendet werden können. Aktivieren kann man ein Konto oder eine Kontengruppe nur, wenn die übergeordnete Kontengruppe bereits aktiviert ist Ausgeblendete Konten können jederzeit wieder aktiviert werden Umgekehrt kann es natürlich sein, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass Sie ein Konto doch benötigen. Dazu können Sie jederzeit in die Kontenplan-Bearbeitung gehen und Konten wieder aktivieren. Sie sind dann ab sofort zur Bebuchung verfügbar und tauchen in der Bilanz wieder auf. Beispiel: Seite 28

29 Sie gründen Ihr Gewerbe und nutzen kein Firmenfahrzeug für Ihre Tätigkeit. Daher können Sie Konten, wie die laufenden KFZ-Kosten oder Kfz-Steuer etc. ausblenden und damit ignorieren. Nach ein paar Jahren schaffen Sie nun doch ein Fahrzeug an. Dann aktivieren Sie die ausgeblendeten Konten einfach und können ab sofort auch Buchungssätze für diese erfassen. 5.3 Inventur und Inventar Mit der Inventur fängt alles an: Hier wird durch eine Bestandsaufnahme (Inventur) durch Zählen, Wiegen oder Messen genau ermittelt, welche Vermögensgegenstände und Schulden ein Betrieb hat. Diese Inventur muss zur Eröffnung des Betriebes durchgeführt und dann regelmäßig zum Ende eines Wirtschaftsjahres gemacht werden. Der Gesetzgeber hat an eine Inventur folgende Mindestanforderungen (HGB 240, 257) : Alle Vermögensgegenstände und Schulden müssen vollständig erfasst werden, die Vermögensgegenstände und Schulden müssen eindeutig bezeichnet und übersichtlich gruppiert werden, die Mengenangaben müssen genau nach Anzahl, Maß oder Gewicht erfolgen, die Inventuraufzeichnungen müssen das Datum der Inventur und die Unterschriften des Aufnahmepersonals erhalten und 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufstellung, die die Ergebnisse der Inventur festhält, heißt Inventar. Es gliedert sich in 3 große Bereiche: 1. Vermögen Das Anlagevermögen ist dazu bestimmt, dem Betrieb langfristig zu nutzen. Ob ein Vermögensgegenstand dem Anlage- oder dem Umlaufvermögen zuzuordnen ist, hängt allein von der geplanten Nutzungsdauer ab. Anlagevermögen (Gegenstände, die länger im Unternehmen im Gebrauch sind: z. B. Maschinen, Gebäude, Möbel) Umlaufvermögen (Gegenstände, die eine kurze Nutzungsdauer im Betrieb haben: z. B. Rohstoffe, Handelswaren, Büromaterial) 2. Schulden langfristige Schulden kurzfristige Schulden Seite 29

30 3. Ermittlung des Reinvermögens Summe des Vermögens Summe der Schulden = Reinvermögen (Eigenkapital) 5.4 Bilanz Da das Inventar in größeren Unternehmen oft mehrere Ordner füllt, und damit die Übersichtlichkeit verloren geht, muss eine Bilanz erstellt werden (siehe HGB 242, 266). Die Bilanz gliedert sich wie folgt: 1. Aktiva (Auflistung aller Vermögensgegenstände) 2. Passiva (Auflistung des Eigenkapitals und Fremdkapitals (Schulden)) 5.5 Auflösung der Bilanz in Bestandskonten Da nicht jeder Geschäftsfall direkt in der Bilanz gebucht werden kann, müssen die einzelnen Bilanzpositionen in Bestandskonten aufgelöst werden. Diese Aufgliederung kann je nach Gewerbe verschieden erfolgen. In Kontolino! sind deshalb verschiedene Kontenrahmen hinterlegt: IKR (Industriekontenrahmen), der SKR03 (Standardkontenrahmen 03) und der SKR04 (Standardkontenrahmen 04). Sobald Sie Sich für einen Kontenrahmen entschieden haben, erfolgt die Aufgliederung der Bilanz in den Kontenrahmen automatisch. Dabei erhält auch jedes Konto seine eigene Nummer. Da vermutlich viel mehr Konten im Kontenrahmen enthalten sind, wie Sie tatsächlich benötigen, bietet Ihnen Kontolino! die Möglichkeit einzelne Konten auszublenden (s.o.). Aufgrund der Gliederung der Bilanz in Aktiva und Passiva (s.o.) unterscheidet man Aktivund Passivkonten. Konten haben immer zwei Seiten: Die linke Seite ist die Sollseite, die rechte die Habenseite. Bei den Aktivkonten werden die Anfangsbestände immer auf der Sollseite gebucht und dort nimmt deren Bestand zu. Bei den Passivkonten werden die Anfangsbestände auf der Habenseite gebucht und dort nimmt deren Bestand zu. 5.6 Belege: Was sind überhaupt Belege? Braucht man diese in jedem Fall? Einer der wichtigsten Grundsätze in der Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg!!! Dabei unterscheidet man zwischen Externen Belegen (Fremdbelege): Das sind Belege, die im Geschäftsverkehr mit Dritten (z. B. Lieferanten / Kunden) entstanden sind: z. B. Eingangsrechnungen, Kontoauszüge der Bank, Kassenbelege, Ausgangsrechnungen Seite 30

31 Internen Belegen (Eigenbelege): Das sind Belege, die aus Gründen der Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung selbst erstellt werden müssen: z. B. Inventarlisten, Abschreibungsbelege, Belege für den Eigenverbrauch, Bewirtungsbelege, Belege für die KFZ-Nutzung. Hierzu finden Sie unter Arbeitshilfen Formulare, die Sie benutzen können. Eigenbelege müssen mindestens folgende Angaben enthalten: Ausstellungsdatum des Beleges Geschäftsvorfall (also eine kurze Beschreibung, um welchen Sachverhalt es geht) Betrag und evtl. Mehrwertsteuerbetrag / -code Aussteller des Beleges Die Unterschrift des Ausstellers Somit können Sie auch Eigenbelege machen, wenn mal ein Beleg nicht mehr auffindbar sein sollte. Zusätzlich müssen dann noch der Zahlungsempfänger mit Anschrift und der Grund für den Eigenbeleg aufgeführt werden. Bitte gehen Sie mit dem Thema Eigenbelege aber nicht zu großzügig um. Jeder kann mal einen Tankbeleg oder eine Rechnung für zwei Tassen Kaffee bei der Besprechung mit einem Kunden vergessen. In so einem Falle ist ein Eigenbeleg auch mal völlig in Ordnung, zumal, wenn sich eine Ausgabe womöglich durch eine Abbuchung von der Kreditkarte oder per eccash mit dem Kontoauszug zusätzlich belegen lässt. Dennoch können Sie nicht einfach für Alles und Jedes einfach einen Eigenbeleg ausstellen und davon ausgehen, dass das Finanzamt jede Ausgabe einfach so als abzugsfähig von Ihrem Gewinn anerkennt. Sie müssen stets glaubhaft darlegen können, dass eine Ausgabe für die Zwecke Ihres Unternehmens notwendig war, und auch tatsächlich getätigt wurde. Bei einer Betriebsprüfung kann Ihnen das Finanzamt durchaus auch einmal den Abzug einer Ausgabe als Betriebsausgabe verwehren, und Sie müssen Ihren zu versteuernden Gewinn notfalls auch noch nach ein paar Jahren nach oben korrigieren und Steuern nachzahlen. Kommen wir nun zur Vorbereitung und zum Arbeitsablauf beim Buchen Belege sammeln und thematisch oder nach Datum sortieren Überlegen welche Konten bebucht werden müssen und auf dem Beleg notieren (nennt man Vorkontierung) hierzu hilft Ihnen Kontolino! durch den Buchungsassistenten und weitere Features, die wir Ihnen später noch vorstellen in Kontolino! buchen hierzu hilft Ihnen Kontolino! durch den Buchungsassistenten und weitere Features, die wir Ihnen später noch vorstellen Belegnummer, der in Kontolino! erteilt wird auf dem Originalbeleg notieren (auf Kontoauszug und z.b. auf der Eingangsrechnung) für den gesamten Kontoauszug eigene Belegnummer vergeben und dort notieren Kontoauszüge und andere Belege nach Belegnummer sortiert abheften Stand des Kontoauszuges der Bank mit Stand des Kontolino!-Bankkontos (Kontoauszug) vergleichen ggfs. Abweichungen bereinigen! Umsatzsteuervoranmeldung mit Kontolino! abschicken und ggfs. den fälligen Betrag ans Finanzamt überweisen Seite 31

32 Weiterführende Links zum Buchen finden Sie auch auf unserem Blog: So verwalten Sie Ihre Belege im Buchführungsordner Ein paar Tipps zum Umgang mit Belegen Belege nummerieren, sortieren und abheften Checkliste Buchungsablauf und Erstellung interner Belege 5.7 Buchungsbeispiel Sie haben die Belege nun gesammelt und sortiert. Fangen wir nun mit den Buchungen am Beispiel einer Ausgangsrechnung, die Sie am über 100 erstellt haben in Kontolino! an: Fangen wir nun mit dem Belegdatum an. Hier müssen Sie Sich nun unterscheiden, ob Sie einer sogenannten IST-Besteuerung oder SOLL-Besteuerung unterliegen. Dazu ist wieder ein Ausflug in das Hintergrundwissen notwendig: SOLL- oder IST-Besteuerung Unter der Ist-Besteuerung versteht man, dass zu dem Datum verbucht wird, an dem auch die Zahlung fließt. D.h. Sie erhalten einen Zahlungseingang zu einer Ausgangsrechnung vom über 100 am Dann buchen Sie diesen Beleg bei der Ist-Besteuerung zum Datum Bei der Soll-Besteuerung dagegen, wir die Rechnung immer zum Ausstellungsdatum der Rechnung gebucht. Bleiben wir beim obigen Beispiel. Sie würden bei der Sollbesteuerung die Rechung zum Datum vom buchen. Die Auswirkung der verschiedenen Besteuerungsarten ist, dass Sie in der IST-Besteuerung erst die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, wenn Sie auch bereits Ihr Geld erhalten haben. D.h. Sie treten nicht in Vorleistung gegenüber dem Finanzamt. Leider ist aber die SOLL-Besteuerung in Deutschland laut Gesetz der grundsätzlich vorgegeben. Nur unter folgenden Voraussetzungen dürfen Sie die IST-Besteuerung anwenden: Wenn der gesamte Umsatz des Vorjahres weniger als EUR betragen hat Für alle Freiberufler, die Ihren Gewinn mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bestimmen. Seite 32

33 Diese können auch unabhängig von den Umsätzen des Vorjahres immer zur IstVersteuerung wechseln. Dazu müssen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt einen Antrag stellen. Zurück zum Datum: Hier geben Sie also, falls Sie der SOLL-Besteuerung folgen immer das Rechnungsdatum / Belegdatum ein oder falls Sie der IST-Besteuerung folgen immer das Datum des Zahlungseinganges bzw. Zahlungsausganges ein. Wir folgen im Beispiel der SOLL-Besteuerung und geben für unsere Ausgangsrechnung das Datum ein: Beleg nummerieren Kommen wir nun zum Beleg-Feld: Sie nummerieren Ihre Belege selber mit Nummern durch. Dazu bietet es sich an für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Kassenabrechnungen verschiedene Nummernkreise zu überlegen. Z. B. alle Ausgangsrechnungen fangen mit A an, gefolgt von einer laufenden Nummer, alle Eingangsrechnungen mit E, gefolgt von einer laufenden Nummer, alle Kontoauszüge mit KO und einer laufenden Nummer und für die Kassenabrechnungen bietet sich KA mit laufender Nummer an. So sehen Sie auf einen Blick, um welche Art von Beleg es sich handelt. Genau in dieser Struktur empfehlen wir Ihnen auch einen Ordner mit Registern anzulegen, so dass Sie sehr schnell Ihre Belege in Kontolino! und im Ordner wieder finden. Wir geben für unser Beispiel der Ausgangsrechnung die Belegnummer A1 ein. Diese steht auch auf der Rechnung. Seite 33

34 5.7.3 Buchungstext Gehen wir weiter: Beim Textfeld haben Sie die Möglichkeit einen freien Text einzugeben, indem Sie den Beleg kurz inhaltlich beschreiben. Wir geben ein, dass die Ausgangsrechnung an die Firma Testanus ging und über Spielzeug ging: Zum Thema Soll- und Habenkonto ist nun wieder ein Ausflug in die Buchhaltungswelt notwendig: Hintergrundwissen Soll- und Habenkonto Konten haben immer zwei Seiten: Eine Sollseite und eine Habenseite. Je nachdem, um welche Art von Konto es sich handelt, nehmen die einen in der Sollseite zu, die anderen in der Habenseite. Jeder Geschäftsfall verändert mindestens zwei Bestände. Somit wird in jeder Buchung immer eine Soll- und eine Habenseite von zwei verschiedenen Konten verändert. Durch die Buchung ausschließlich auf den Bestandskonten kann nur die Umschichtung von Vermögen dargestellt werden. Ein Unternehmen ist aber, dazu da Gewinne zu erwirtschaften. Um dies vereinfacht erklären zu können, nehmen wir das klassische Beispiel eines Industrieunternehmens: Durch die Produktion, werden Rohstoffe vom Lagerbestand entnommen und in Verkaufsprodukte umgewandelt. Es müssen dafür Löhne bezahlt werden. Dies führt im Unternehmen zu Ausgaben, die als Eigenkapital-Minderung gebucht werden. Nun werden die Produkte verkauft. Dies führt zu Umsatzerlösen, die den Herstellungsaufwand nicht nur decken, sondern auch noch zu einem Gewinn führen sollen -und damit zu einer EigenkapitalVermehrung. Somit stellen die Erfolgskonten Unterkonten des Eigenkapitalkontos dar. Aufwendungen sind der Wertverzehr während einer Rechnungsperiode. Aufwendungen vermindern das Eigenkapital. Damit werden Aufwendungen immer auf der Sollseite gebucht. Erträge sind der Wertzuwachs während einer Rechnungsperiode. Sie vermehren das Eigenkapital. Damit werden Ertragskonten immer auf der Habenseite gebucht. Seite 34

35 5.7.5 Buchungsregeln in Kurzform Mehrungen von Aktivkonten werden im Soll gebucht Mehrungen von Passivkonten werden im Haben gebucht Minderungen von Aktivkonten werden im Haben gebucht Minderungen von Passivkonten werden im Soll gebucht Aufwendungen werden immer im Soll gebucht Erträge werden immer im Haben gebucht Belege buchen Zurück von unserem Ausflug in das Hintergrundwissen überlegen wir wie folgt: Bei einer Ausgangsrechnung handelt es sich um einen Ertrag (wir verdienen ja etwas), d.h. das Habenkonto ist ein Ertragskonto und zwar aus einem Handelserlös. Da wir uns die Kontonummer nie merken können, geben wir in das Habenkonto-Feld einfach mal Umsatz ein und folgendes erscheint: Also müssen wir nur noch die 514 Andere Umsatzerlöse (z.b. Handelswaren) anklicken und haben unser erstes Konto festgelegt, ohne irgendwelche Nummern auswendig gelernt zu haben. Das schreiben wir schnell noch auf den Beleg ab und machen uns auf die Suche nach dem Sollkonto. Da wir das Geld noch nicht haben, haben wir eine Forderung. D. h. schnell Forderung in das Sollkonto-Feld eingegeben: Seite 35

36 Wir wählen die 2400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen aus, notieren dies kurz auf der Rechnung und schon geht es weiter. Als nächstes geben wir den Brutto-Betrag in ein. Bei uns 100 : Jetzt fehlt nur noch der Mehrwertsteuercode: Hier hilft uns Kontolino! mit einem Auswahlmenü. Da wir verkauft haben, handelt es sich um Umsatzsteuer. Hätten wir eine Eingangsrechnung zu verbuchen, hätten wir nun einen Vorsteuerbetrag. Natürlich handelt es sich bei Spielzeug um den normalen Umsatzsteuersatz von 19 %, dieses wählen wir aus und nun sieht der Buchungssatz wie folgt aus: Wir klicken auf Verbuchen: Unser erster Buchungssatz ist fertig und erscheint unter der Buchungsmaske in einer Liste: Mit einem Klick auf das Icon hinter dem Buchungssatz öffnet sich eine Bearbeitungsleiste. Hier können Sie zum einen mit dem Bearbeiten-Symbol (Bleistift) einen Buchungssatz jederzeit verändern und erneut abspeichern, falls Sie irgendwo einen Fehler entdecken. Zum anderen können Sie den Buchungssatz mit einem Klick auf den Mülleimer ganz löschen. Seite 36