Auf Einzahlungsschein ausgedruckt

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1 Auf Einzahlungsschein ausgedruckt

2 1. Titelblatt Inhaltsverzeichnis Vorgehensplan Flussdiagramm... 4,5 5. Kurzbericht... 6,7 6. Auswertungsbogen Anhang Quellenverzeichnis - Informationen aus der Finanzverwaltung - Informationen aus dem Internet - Informationen aus eigener Erfahrung Patricia Lippuner November 2007

3 Ich möchte die Erfahrungen die ich bei der ersten Prozesseinheit gesammelt habe, in die zweite Prozesseinheit einbringen. Arbeit Geplante Zeit Erledigt Effektive Zeit Vorgehensplan erstellen 30min 30min Flussdiagramm erstellen 1h 30min 2h Flussdiagramm bearbeiten 1h 1h Lernjournal 1 10min 10min Kurzbericht schreiben 1h 1h Lernjournal 2 10min 10min Kurzbericht überarbeiten 1h 1h 30min Inhaltsverzeichnis erstellen 1h 1h Lernjournal 3 10min 10min Titelblatt erstellen 1h 30min 3h Musterdokumente erstellen 1h 1h Lernjournal 4 10min 10min Auswertungsbogen 30min 30min Vorgehensplan abschliessen 10min 10min Total geplante Zeit: 9h 50min Total effektive Zeit: 12h 20min Zeitabweichungen: Mit dem neuen Programm (Visio), um Flussdiagramme zu erstellen, musste ich mich zuerst anfreunden, deshalb dauerte die Arbeit auch länger. Da ich den Kurzbericht mehrmals überarbeiten musste, gab es Zeitabweichungen. Da mir oft spezielle Ideen einfallen um etwas zu gestalten, brauchte ich länger als erwartet für die Umsetzung. Patricia Lippuner November 2007

4 Start Eingang der Rechnung/en Eingangs-und Kontierungsstempel Weiterleiten an die visumsberechtigten Personen (zum Visieren und Kontieren) Eingang der visierten und kontierten Rechnung Muss die Rechnung sofort bezahlt Werden? Nein Rechnung einreihen Ja Stempel mit Beleg-Nr. und Datum Rechnung im Erfassungsjournal erfassen A Patricia Lippuner November 2007

5 Patricia Lippuner November 2007

6 Kreditoren - offene Lieferantenrechnungen Erhalt der Rechnung per interner oder externer Post Der Prozess beginnt mit dem Eingang der Rechnung in der Finanzabteilung oder einer anderen Abteilung. Sobald die Rechnung eingegangen ist, muss der Eingangs- und Kontierungsstempel gestempelt werden, damit die Rechnung anschliessend kontiert und visiert werden kann. Weiterleiten an die visumsberechtigten Personen Wenn beide Stempel aufgebracht sind, muss ich die Rechnung per interner oder externer Post an die visumsberechtigten Personen weiterleiten. Wer die visumsberechtigte Person ist kann ich anhand unseres Gemeindereglements über die Ausgabenkompetenzen herausfinden. Eingang der visierten und kontierten Rechnungen Da nicht alle Rechnungen zuerst an die Finanzabteilung gelangen, kontrolliere ich nach erneutem Eingang, ob die Rechnung kontiert wurde und über das richtige Visum verfügt. Ebenfalls überprüfe ich, ob ein Einzahlungsschein beiliegt bzw. eine Bankverbindung angegeben wurde. Verfügt die Rechnung über kein Visum, wird diese der visumsberechtigten Person zugestellt. Wenn kein Einzahlungsschein beiliegt, wird dieser entweder mittels gleicher Rechnungen die wir eventuell schon von dieser Firma erhalten haben im System gesucht oder bei der entsprechenden Firma nachbestellt. Wenn das Konto im Kontierungsstempel nicht aufgeführt ist, suche ich dieses anhand des Kontenplans (Plan in dem alle Konten aufgeführt sind über die wir in unserer Gemeinde verfügen) und führe es auf. In unserem Reglement ist aufgeführt, wer bis zu welchem Betrag visieren darf, ab bestimmten höheren Beträgen, muss das Visum von zwei Personen vorhanden sein. Wenn dies alles stimmt, sehe ich nach, wann die Rechnung bezahlt werden muss. Wir bezahlen die Rechnungen immer fünf Tage vor der Fälligkeit der Rechnung. Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt werden muss, lege ich sie unter dem entsprechenden Zahlungsdatum in ein Register ab. Muss die Rechnung sofort bezahlt werden? Wenn die Kontierung und das Visum korrekt sind, sehe ich nach, wann die Rechnung bezahlt werden muss. Ich ordne die Rechnungen und lege sie beim entsprechenden Zahlungsdatum in unser Register (für die Kreditoren) ab. Wenn die Rechnung sofort bezahlt werden muss, sortiere ich sie aus oder lege sie ins Fach: sofort ab und erfasse sie bald möglichst. Patricia Lippuner November 2007

7 Stempel mit Beleg-Nr. und Datum Wenn ich alle Rechnungen sortiert habe, nehme ich die Rechnungen, welche sofort beglichen werden müssen und stemple entsprechend die Belegnummer und das Datum So hat jeder Beleg seine eigene Belegnummer. Er kann dadurch später einfacher gefunden werden, da die Belegnummer beim Erfassen eingetragen wird. Rechnung im Erfassungsjournal erfassen Ich kann die Rechnungen jetzt im Buchungsprogramm erfassen. Für das Erfassen der Rechnungen haben wir ein Lesegerät, (mit welchem die Einzahlungsscheine eingelesen werden können). Dies vereinfacht die Arbeit, da man die Einzahlungsscheine sonst alle manuell eingeben müsste. Im Buchungsprogramm erfasse ich die Belegnummer, das Belegdatum (Valuta), den Rechnungsbetrag, das Fälligkeitsdatum und den Rechnungstext, damit später noch ersichtlich ist, für was diese Rechnung war. Einige Rechnungen müssen innerhalb von 10 Tagen oder auch sofort nach Erhalt bezahlt werden. Bei diesen Rechnungen muss ich das Zahlungsdatum anpassen, weil die Zahlungen ansonsten aufgrund des Systems erst nach 25 Tagen ausgelöst würden. Alle Rechnungsbeträge zusammenzählen Wenn ich alle Rechnungen erfasst habe, die sofort bezahlt werden müssen, zähle ich zur Kontrolle nochmals alle Rechnungsbeträge mit der Rechnungsmaschine zusammen. Wenn die Summe mit der, des Systems übereinstimmt, kann ich die Kreditoren journalisieren d.h. ich gebe die Rechnungen frei für den weiteren Schritt. Zahlungen auslösen Der weitere Schritt ist es jetzt die Zahlungen auszulösen, der PC löst dann automatisch diese Zahlungen aus, die an diesem Tag fällig sind (Zahlungs-/ Fälligkeitsdatum). Die Kreditoren könnten auch am selben Tag erfasst werden, an dem wir sie bekommen. Meist sind es jedoch so viele, dass wir diese nicht an einem Tag erfassen können, deshalb sortieren wir sie nach dem Fälligkeitsdatum. Schon nachdem die Rechnungen journalisiert sind, kann ich die Kreditoren abstempeln (Erfasst am Datum ). Beleg scannen und in Ordner ablegen Jetzt muss jedem Beleg noch das entsprechende Barcodeblatt zugeordnet werden. Die Barcodeblätter sind wie die Belege auch nummeriert (und haben wie es schon der Name sagt einen Code damit die Die Rechnung der jeweiligen Nummer im System zugeordnet werden kann). Ich muss also das, der Rechnung entsprechende Barcodeblatt zur Rechnung hinzufügen. Der Beleg kann jetzt gescannt werden. Nach dem Scannen überprüfe ich anhand des Scannprotokolls ob alles geklappt hat. Einige Rechnungen können aufgrund eines zu dunklen Hintergrunds oder anderen Problemen nicht vom System erkannt werden. Wenn dies der Fall ist kläre ich zuerst ab, was für ein Problem vorhanden ist und versuche dann den Beleg erneut einzuscannen. Wenn auch dieser Schritt erledigt ist, kann ich den Beleg im Buchhaltungsordner ablegen. Mit diesem letzten Schritt ist der Prozess beendet. Wenn ich jetzt eine Rechnung brauche (z.b. wenn jemand von einer anderen Abteilung eine Rechnung nochmals ansehen möchte), kann ich diese im Programm anhand der Belegnummer oder des Rechnungstextes suchen. Patricia Lippuner November 2007

8 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Anfangs war ich sehr motiviert. Da ich aber einige Probleme mit dem Computer hatte und so nicht vorankam, sank die Motivation immer mehr. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil es ein interessantes Thema und ein weiterer Schritt ist, um die Zusammenhänge in der öffentlichen Verwaltung immer mehr zu begreifen. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich mir grosse Mühe gegeben habe, auch wenn ich nicht immer sehr motiviert war. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich denke, dass man bei jeder Prozesseinheit Erfahrungen sammelt, die man dann für die nächste Arbeit braucht. Patricia Lippuner November 2007

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