Fachhochschule Köln Cologne University of Applied Sciences. Smartsieve

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1 Fachhochschule Köln Cologne University of Applied Sciences Smartsieve Tel / Fax / Fachhochschule Köln Betzdorfer Strasse 2 D Köln Inhaltsverzeichnis: 1. Einleitung 1 2. Einloggen/Anmelden 2 3. Weiterleiten von Abwesenheitsbenachrichtigungen Filtern von s 5 6. Deaktivieren und Löschen von Filterregeln Editieren von Filterregeln Einleitung Was ist Smartsieve und wofür brauchen Sie es? Smartsieve ist eine Weboberfläche/Web-Front-End für die komfortable Erstellung und Verwaltung von Mailfiltern, Abwesenheitsbenachrichtigungen (z.b. sie sind im Urlaub) und -Weiterleitungen. Die durch Smartsieve konfigurierten Filter laufen direkt auf dem Mailserver und arbeiten unabhängig von ihrem verwendeten Mailclient. Die Verarbeitung der Mails über die Filter erfolgt bereits beim Eintreffen einer neuen Mail in Ihrem Postfach. Wo finde ich Smartsieve? Sie finden Smartsieve auf ihrer Webmail-Seite: Über einen weiterführenden Link gelangen Sie auf die Smartsieve-Seite. Wie bekommen Sie Ihre Smartsieve Zugangsdaten? Der Login in das Smartsieve-System erfolgt mit dem campusid-benutzernamen und dem Passwort. Wer kann Smartsieve nutzen? Dieser Dienst steht allen Nutzern zur Verfügung, die einen Account auf dem zentralen Mailsystem der FH Köln haben. Stand: , Version 1.0 1/7

2 2. Einloggen/Anmelden: Unter: gelangen Sie über einen weiterführenden Link auf die Smartsieve Login-Seite. Dort können Sie sich mit ihren Benutzerdaten der campusid anmelden. (Username und Passwort sind identisch mit denen Ihres -Zugangs) Weiter können Sie hier mittels eines Pull-Down-Menüs zwischen verschiedenen Sprachen wählen. Nach dem ersten Einloggen erscheint folgendes Fenster mit einer Menüleiste am oberen Rand: Zu diesem Zeitpunkt sind noch keine Regeln definiert. Stand: , Version 1.0 2/7

3 3. Weiterleiten von Um alle s an eine andere adresse automatisch weiterzuleiten, klickt man den Menüpunkt "Mail-Weiterleitung" in der Menüleiste am oberen Rand der Seite an. Es erscheint eine neue Seite mit der Überschrift "Mail Weiterleitung einrichten". Dort gibt man die -Adresse ein, an welche die s weitergeleitet werden sollen. Falls eine Kopie der Mail im Posteingang behalten werden soll, aktiviert man die Checkbox "Eine Kopie im Posteingang behalten". Anschließend klickt man auf "Änderungen speichern". Die Weiterleitung wird dann eingerichtet und sofort aktiviert. 4. Abwesenheits-/Urlaubsbenachrichtigung: Möchte man ankommende Mails mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten, steht einem hierfür die Vacation-Regel zur Verfügung. Um eine solche Regel zu erstellen, klickt man in der Menüleiste auf "Abwesenheitsbenachrichtigung". In das Eingabefeld "Nachricht" trägt man die Nachricht ein, die man dem Absender während der Abwesenheit zukommen lassen möchte. Stand: , Version 1.0 3/7

4 Beispiel für eine Standard-Abwesenheitsnachricht: Sehr geehrte Damen und Herren, in der Zeit von XX.XX bis YY.YY bin ich nicht an meinem Arbeitsplatz. Bitte wenden Sie sich an meine Vertretung Frau X oder Herr Y per Mail unter oder telefonisch unter der Durchwahl xxxx. Mit freundlichen Grüßen, Vorname Nachname ************************************************************* Fachhochschule Koeln / Cologne University of Applied Sciences Dezernat xxxxxxxxxxx Vorname Nachname Adresse D Koeln/Germany Raum: xxx Telefon: xxxx Fax: xxxx Sie können diesen Standardtext einfach kopieren und die fehlenden Angaben ergänzen. Wenn Sie diese Abwesenheitsnachricht einmal erstellt haben, müssen Sie diese nach der Rückkehr an ihren Arbeitsplatz nicht wieder löschen, sondern können sie deaktivieren und bei der nächsten Abwesenheit einfach wieder aktivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt 7 in dieser Anleitung. Im Pull-Down-Menü "Tage zwischen zwei Benachrichtigungen" kann man auswählen, wie viele Tage gewartet werden soll, bevor erneut eine Nachricht als Antwort auf eine eintreffende desselben Absenders geschickt werden soll. Achtung: Es handelt sich hier nicht um die Anzahl der Tage, für die die Abwesenheitsnachricht generiert werden soll. Bei Rückkehr an den Arbeitsplatz muss die Abwesenheitsnachricht eigenhändig wieder deaktiviert werden. Bei " -Adressen für die eine Benachrichtigung erstellt werden soll" trägt man seine eigene(n) -Adresse(n) ein. Nur für die hier eingetragenen Adressen greift die Vacation-Regel. Zusätzlich kann man auch ein Häkchen bei der vorgeschlagenen -Adresse machen. Hier ist dringend die Richtigkeit dieser Adresse(n) zu prüfen. Weitere Adressen können dann zusätzlich im Eingabefeld darunter eingetragen werden. Mehrere Adressen werden durch Kommata getrennt. Zum Speichern der Regel auf "Änderungen speichern" klicken. Wenn Sie beim Einrichten der Abwesenheitsregel die Antwort testen wollen, beachten Sie bitte, dass auf eine z.b. durch einen Kollegen gesendete Mail, nur einmal geantwortet wird. Erst nach Ablauf der von Ihnen gewählten Anzahl der Tage wird dann die nächste Abwesenheitsmail erzeugt. Stand: , Version 1.0 4/7

5 5. Filtern von s: Smartsieve bietet eine komfortable Benutzeroberfläche zur Erstellung von Filterregeln. Es können Regeln erstellt werden, um z.b. s von einem bestimmten Absender oder mit einem bestimmten Begriff in der Betreffzeile in einen Ordner zu verschieben, unerwünschte zu löschen, s weiterzuleiten, usw. Beachten Sie, dass Ordner, die Sie verwenden möchten, auf dem server vorhanden sein müssen. Falls Ordner noch nicht vorhanden sind, müssen Sie diese in ihrem Mailclient anlegen. Man gelangt in das entsprechende Menü durch Klicken auf "Neue Regel". Durch Auswahl der jeweiligen Kriterien werden zusätzliche Eingabefelder in der Maske geöffnet. Unter "Bedingungen für die Filterregel" werden die Bedingungen festgelegt, die erfüllt sein müssen, damit die Filterregel angewendet wird. Hierbei kann man zunächst mittels eines Pull-Down-Menüs festlegen, ob alle Bedingungen erfüllt sein müssen ("Zutreffend: alle"), oder nur eine der angegebenen. Bedingungen für die Filterregeln: "Wenn der Absender:" : In diesem Eingabefeld kann man die Adressen angeben, die im Adressfeld "From:"/"Von:" erscheinen müssen, damit die Regelbedingung erfüllt ist. "Wenn To:/An: " : In diesem Eingabefeld kann man die Adressen angeben, die im Adressfeld "To:"/"An:" enthalten sein müssen, damit die Filteraktion ausgeführt wird. "Wenn To:/An: oder Cc:" : In diesem Eingabefeld kann man die Adressen angeben, die im Adressfeld "To:"/"An:" oder im Feld "Cc:" enthalten sein müssen, damit die Filteraktion ausgeführt wird. "Wenn der Betreff:" : In diesem Eingabefeld kann angegeben werden, was in der Betreffzeile (Subject) der Mail enthalten sein soll, damit die Aktion der Filterregel ausgeführt wird. "Wenn die Nachrichtengröße:" Eine weitere mögliche Bedingung ist die Angabe der Größe (in KiloBytes), die eine unter,- bzw. überschreiten muss, wenn die Aktion ausgeführt werden soll. So können beispielsweise s mit großen Attachments (Datei-Anhänge) herausgefiltert werden. Dazu wählt man im Pull-Down- Menü eine der beiden Möglichkeiten aus ("kleiner als" bzw. "größer als") und gibt im Texteingabefeld rechts daneben die Größe (in KB) an. Stand: , Version 1.0 5/7

6 " Wenn die Kopfzeile:" Hier kann man ein eigenes Header-Feld (Nachrichten-Kopf) angeben und im Eingabefeld rechts neben "enthält:", was darin stehen soll, um die Filterbedingung zu erfüllen. Die Kopfzeile einer enthält den Verbindungsweg vom Absender zum Empfänger. Dieser Punkt sollte nur von fortgeschrittenen Anwendern genutzt werden. Für die erfahren Nutzer ist auch das Filtern durch sogenannte Reguläre Ausdrücke möglich. Es gilt die allgemeine Perl-Syntax für reguläre Ausdrücke. Verwenden Sie hierzu den Punkt "Nutzerdefinierte Regel" unter dem Menüpunkt Filterregeln. Anschließend muss die Aktion festgelegt werden, die ausgeführt werden soll, wenn die Filterbedingung(en) zutreffen. Es können auch mehrere Aktionen ausgewählt werden. Aktion(en) bei erfüllter Bedingung: "Verschieben nach:" : Speichert die in einem bestimmten Ordner, der mittels eines Pull-Down-Menüs ausgewählt werden kann. Dieser Ordner muss schon vorhanden sein (anderenfalls legen Sie bitte zuerst den entsprechenden Ordner an). "Weiterleiten an:" : Leitet die an die im nebenstehenden Feld angegebene -Adresse weiter. "Ablehnungsmitteilung schicken:" : Schickt die Mail inklusive einer Nachricht an den Absender zurück, ohne dass Sie in der INBOX (Posteingang) landet. Die Nachricht (Text), die mit der zusammen zurückgeschickt werden soll, trägt man in das nebenstehende Eingabefeld ein. "Nachricht löschen:" : Löscht die Nachricht. Achtung!: s, die auf diesem Weg ausgefiltert werden, können nicht wieder hergestellt werden. "Abwesenheitsnachricht zuschicken" : Siehe Punkt 4 dieser Anleitung. "Nachrichtenmarkierung setzen" : Hier kann mittels nebenstehendem Pull-Down- Menüs zum Beispiel ausgewählt werden, dass die Nachrichten, auf die die gesetzte Regel zutrifft, als gelesen markiert werden. "Eine Kopie in der Inbox behalten" : Wenn dieser Punkt ausgewählt ist, bleibt eine Kopie der Mail in der Inbox. Sinnvoll, wenn zum Beispiel über andere Regeln Weiterleitungen eingerichtet sind. "Regelverarbeitung abbrechen": Wird die Bedingung erfüllt, wird bei Auswahl dieser Aktion die Regelverarbeitung abgebrochen. Die neue Filterregel wird durch Klicken auf "Änderungen speichern" gespeichert und aktiviert. 6. Aktivieren, Deaktivieren und Löschen von Filterregeln, bzw. Skripten: Unter dem Menüpunkt "Filterregeln" kann man sich alle erstellten Regeln des ausgewählten Skriptes auflisten lassen. Stand: , Version 1.0 6/7

7 Links neben den Regeln finden Sie eine Checkbox und den Status der Regel. Durch Anklicken der Checkbox und anschließendes Klicken auf "Aktivieren" kann man die Regel aktivieren, durch Klicken auf "Deaktivieren" deaktivieren, bzw. durch Klicken auf "Löschen" löschen Sie die Regel. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Gelöschte Regeln können nicht wiederhergestellt werden. Ebenso kann die Reihenfolge durch klicken auf die Dreiecke/Pfeile in der rechten Spalte geändert werden. Die Regeln werden der Reihe nach von oben nach unten abgearbeitet. 7. Skripte verwalten Man kann seine Skripte unter dem Menüpunkt "Skripte verwalten bearbeiten und verwalten, d.h. aktivieren oder deaktivieren, umbenennen, löschen oder neu erstellen. Es kann immer nur ein Skript (das aber mehrere Regeln enthalten kann) aktiv sein. Das erste mit Smartsieve angelegte Skript erhält automatisch den Namen "smartsieve". Derzeit sind 5 verschiedene Skripte zulässig. Z.B. eins während dem Urlaub, eins während einer Dienstreise, eins während Feiertagen und so weiter. Abschließendes: Bitte bedenken Sie, dass sich die Filterregel immer direkt auf dem Server und dort direkt auf Ihr Postfach auswirkt. Es ist unerheblich mit welchem Mailclient Sie dann auf Ihr Postfach zugreifen, sie sehen immer nur das Ergebnis der Regelausführung. Sollte einmal eine Regel nicht so greifen wie Sie es beabsichtigt hatten kontrollieren Sie bitte zuerst die Syntax der Bedingung. Oft sind Leerzeichen oder falsche Groß-Klein-Schreibung die Ursache für ein falsches Ergebnis. Auch die Reihenfolge der Regeln selbst ist wichtig, da ggf. schon vorher eine andere Bedingung gegriffen hat. Für weitere Fragen steht Ihnen die weiterhin gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer 0221/ zu den folgenden Sprechzeiten: Außerdem sind wir per Mail für Sie unter zu erreichen. Stand: , Version 1.0 7/7

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