Magazin für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Rechtsabteilungen

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1 Ausgabe 06/2014 Dezember/Januar unternehmensjurist Magazin für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Rechtsabteilungen JETZT ABONNIEREN! JETZT MITGLIED WERDEN! POLITIK SETZT BERUFSRECHT AUF AGENDA Das Thema Berufsrecht ist in der Politik angekommen, es wird im Bundestagsausschuss für Recht und Verbraucherschutz ebenso diskutiert wie im Ministerium von Heiko Maas. Soweit die gute Nachricht. Denn gut Ding will Weile haben... SCHWERPUNKT IT-Recht

2 EDITORIAL unternehmensjurist Liebe Leserinnen und Leser! Für die Unternehmensjuristen stand das Jahr 2014 ganz im Zeichen des Berufsrechts. Mit seinen Urteilen vom 3. April hat das Bundessozialgericht Syndici zu Anwälten zweiter Klasse degradiert. Den Betroffenen gefällt dies auch deswegen nicht, weil aus den Begründungen klar wurde, dass den Urteilen ein falsches Bild rechtsanwaltlicher Arbeit in Unternehmen zugrunde liegt. Also kämpfen die Syndici für eine gesetzliche Gleichstellung. Dazu muss noch viel Überzeugungsarbeit geleistet werden. Mut macht jedoch, dass BUJ, Deutscher Anwaltverein (DAV) und Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) einen engen Schulterschluss üben und dass auch die Politik erkannt hat, dass dringender Handlungsbedarf besteht. Wir stellen im Rahmen unseres Titelthemas Berufsrecht den Stand der Diskussionen vor. Aber natürlich gibt es auch im Berufsalltag weiterhin interessante Herausforderungen. Wir haben vier Praktiker gebeten, sich mit Fragen rund um unser Schwerpunktthema IT-Recht zu beschäftigen: Was ist beim Vergaberecht zu beachten? Wie muss mit personenbezogenen Daten in der Werbung umgegangen werden? Wie können wasserdichte Konzepte in Sachen Bring Your Own Device aussehen? Und wie lassen sich Klippen bei der IT-Beschaffung umschiffen? Ihre Einschätzungen sowie andere Berichte Aus der Praxis. Für die Praxis. lesen Sie in unserer letzten Ausgabe des Jahres Wie die Herausforderungen des Jahres 2015 auch aussehen werden, eines ist gewiss: Wir werden Sie mit unserem Magazin und Veranstaltungen wie dem Unternehmensjuristen-Kongress (29. und 30. Januar 2015) unterstützen, diese zu meistern. In diesem Sinne würden wir uns freuen, wenn wir Sie als BUJ-Mitglied oder Abonnent entsprechend begleiten könnten. Mit den besten Wünschen für ein erfolgreiches neues Jahr, Ihr Peter Schneider Chefredakteur

3 INHALT unternehmensjurist TITELTHEMA SCHWERPUNKT VERBAND 16 TITELTHEMA Auf dem Berufsrecht Summit wurden zur Frage der Gleichstellung der Anwälte gesetzliche Lösungsmöglichkeiten aber auch Konfliktpotenziale deutlich. 24 INTERVIEW Elisabeth Roegele, Präsidentin des BUJ, zur politischen Arbeit und den berufsrechtlichen Perspektiven. 28 STELLUNGNAHME MdB Dr. Jan-Marco Luczak (CDU) zu den Konsequenzen der BSG- Urteile vom 3. April. STANDARDS 03 EDITORIAL 08 KURZ & KNAPP 89 REVISION 90 PERSONENREGISTER, IMPRESSUM 36 VERGABERECHT Zwei Schlaglichter auf die Vielfalt und diverse Eigenarten des IT- Rechts im öffentlichen Sektor. 40 PERSONENBEZOGENE DATEN Auseinandersetzung mit Anwendungshinweisen des Düsseldorfer Kreises zur Nutzung personenbezogener Daten in der Werbung. 44 BYOD Das Thema Bring Your Own Device ist für Beschäftigte von großem Interesse und nach wie vor von großer Aktualität. 40 IT-BESCHAFFUNG Vertragskonstruktionen für den Einkauf produktbezogener IT-Module und -Komponenten. 82 COMPLIANCE SUMMIT 130 Teilnehmer machten den dritten Compliance Summit zum juristischen Kompetenzzentrum. 84 KARTELLRECHT SUMMIT Erster Kongress von BUJ und unternehmensjurist zum Kartellrecht mit hohem Praxisbezug. 85 GENERAL COUNSEL ROUNDTABLE Siebtes Zusammentreffen stand im Zeichen der Organhaftung. 85 UNTERSTÜTZUNG FÜR SYNDICI Mitglieder der RAK Frankfurt stärken Syndikusanwälten den Rücken und wählen Syndika in Vorstand. 86 REGIONALGRUPPEN Nachrichten aus Stuttgart/Württemberg, Berlin/Brandenburg und Ostwestfalen/Münster. 87 KONGRESS 2015 Ausblick auf den Unternehmensjuristen-Kongress am 29. Januar. 88 TERMINE Ausgabe 6/2014

4 unternehmensjurist INHALT STRATEGIE & MANAGEMENT 30 ARCHIVIERUNG Kein Unternehmen kommt mehr um eine revisionssichere digitale Langzeitarchivierung herum. 32 BÖRSENRÜCKZUG Nachdem der Bundesgerichtshof das Delisting erleichtert hat, ziehen viele Mittelständler nach. TRENDS & THEMEN 52 TARIFEINHEIT Die Bundesregierung will die Tarifeinheit gesetzlich wiederherstellen. Aber wo würde das helfen? 56 LEISTUNGSSCHUTZRECHT Klare Worte vom Bundeskartellamt, eine Verfassungsbeschwerde und viel Unmut bei Verlagen und Suchmaschinenbetreibern. 62 KANZLEIMONITOR.DE Ergebnisse der Umfrage 2014 zeigen den Wettbewerbsdruck zwischen den Wirtschaftskanzleien. 64 DATENBANKEN Juristische Datenbanken werden immer populärer. Welche Angebote gibt es, worin unterscheiden sie sich, worauf sollte man achten? JOB & KARRIERE 70 REFLEXION Wer große Verantwortung trägt, hat oft kaum Zeit zur Reflexion. Aber genau die muss man sich nehmen! 74 VERTRAUEN Zuhören ist die Basis für ein Vertrauensverhältnis. Doch wer Sachverhalte schnell einordnet, hört ungern bis zum Ende zu. 78 VERSICHERUNGSRECHT Zur Kernkompetenz von Juristen der Versicherungswirtschaft gehört das Verfassen über Jahrzehnte gültiger Verträge. Ausgabe 6/2014 7

5 TITELTHEMA unternehmensjurist INTERVIEW ZIELFÜHREND KANN NUR EINE ÄNDERUNG DER BERUFSRECHTLICHEN REGELUNGEN SEIN Der Dialog des BUJ mit Politikern, den Kammern und dem Deutschen Anwaltverein in Sachen Gleichstellung von Unternehmensjuristen ist lebhaft und das Ringen um eine Lösung spürbar. Die Politik hat sich des Problems angenommen und auch die DRV Bund ist um klare Antworten bemüht. Wir haben BUJ-Präsidentin Elisabeth Roegele um ihre Einschätzung der Perspektiven gebeten. Frau Roegele, es ist offensichtlich, dass eine Gleichstellung von Syndikusanwälten mit in Kanzleien tätigen Anwälten nur über gesetzliche Änderungen erfolgen kann. Wo genau will der BUJ ansetzen? Wir sind der Auffassung, dass nur eine Änderung der berufsrechtlichen Regelungen zielführend sein kann. Es muss unseres Erachtens in der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) klargestellt werden, dass der Syndikusanwalt auch dann Rechtsanwalt ist, wenn er Berater oder Vertreter eines nicht-anwaltlichen Dienstherrn in Rechtsangelegenheiten ist. Wir müssen der sogenannten Doppel- beziehungsweise Zweiberufstheorie, auf die sich das Bundessozialgericht maßgeblich stützt, die Grundlage entziehen. Unser Selbstverständnis ist, dass Syndici ihren Rechtsrat unabhängig erteilen und dort keinem Direktionsrecht des Unternehmens unterliegen In Teilen der Anwaltschaft wird durchaus differenziert über die Frage debattiert, ob Syndikusanwälten ein Zeugnisverweigerungsrecht und Durchsuchungs- und Beschlagnahmefreiheit zugestanden werden sollten. Warum sind diese Punkte für Sie so wichtig? Aus meiner Sicht sind das Zeugnisverweigerungsrecht und die Durchsuchungs- und Beschlagnahmefreiheit die zentralen Elemente des Vertrauensverhältnisses zwischen Mandant und Rechtsanwalt. Wenn Syndikusanwälte die Verantwortlichen des Unternehmens in Rechtsangelegenheiten beraten, muss auch dieses Verhältnis selbstverständlich dem anwaltlichen Vertrauensschutz unterstellt werden. Ich halte es für wesentlich, dass im Sinne einer guten Corporate Governance und einer guten Compliance die Unternehmensverantwortlichen vertrauensvoll mit den Syndikusanwälten kommunizieren können. Nur so können wir gemäß unserem anwaltlichen Auftrag auf ein Verhalten des Unternehmens im Einklang mit dem geltenden Recht hinwirken. Christian Flisek, SPD-Abgeordneter im Bundestag, hat auf dem Berufsrecht Summit des BUJ gesagt, er sehe die Bereitschaft unter den Bundestagsabgeordneten, prozessuale Privilegien auch Syndikusanwälten zu geben, als schwierig an. Auch von anderer Stelle hieß es, Unabhängigkeit und Vertretungsverbot seien Themen, die zu diskutieren sind. Wie ist Ihre Haltung dazu? Unser Selbstverständnis ist, dass Syndikusanwälte ihren Rechtsrat unabhängig erteilen und in diesem Punkt keinem Direktionsrecht des Unternehmens unterliegen. Das ist meines Erachtens die zentrale Aussage zur Unabhängigkeit und auch die, die wichtig für den Gedanken der Corporate Governance ist. Nicht zuletzt wurde mittlerweile auch von Richtern des BGH geäußert, dass der Syndikusanwalt gerade aus dem Anstellungsverhältnis heraus verpflichtet ist, unabhängigen Rechtsrat zu erteilen. Selbstverständlich muss man sich wie auch die bei anwaltlichen Arbeitgebern angestellten Anwälte in einen vom Unternehmen vorgegebenen Arbeitsprozess einfügen und auch bei vielschichtigen Rechtsfragen um eine gemeinsame Rechtsauffassung ringen. Das ändert aber nichts daran, dass dies dennoch unsere Unabhängigkeit hinsichtlich unseres Rechtsrats nicht berührt. Während ich die Themen des Vertrauensschutzes insbesondere in der Form des Zeugnisverweigerungsrechts für essenziell für das Berufsbild des 24 Ausgabe 6/2014

6 unternehmensjurist TITELTHEMA Rechtsanwalts halte, sehe ich das Vertretungsverbot als weitaus weniger relevant an. Im Rahmen des Syndikus Summit hatten wir diese Frage auch diskutiert und viele Kollegen haben mir versichert, dass die Vertretung vor Gericht für sie keine Funktion ist, die zwingend zum anwaltlichen Selbstverständnis gehört, zumal auch in den Wirtschaftskanzleien heute häufig die gerichtliche Vertretung entsprechenden Spezialisten überlassen wird. Hier hat sich das Berufsbild tatsächlich gewandelt. Gerichtliche Vertretung ist keine Conditio sine qua non für anwaltliche Tätigkeit. Die Frage der Unabhängigkeit angestellter Anwälte ist immer wieder in der Diskussion. Richter Dr. Josef Berchtold verwies auf Paragraf 1 der BRAO: Der Rechtsanwalt ist ein unabhängiges Organ der Rechtspflege und interpretierte die Aussage so, dass ein Anwalt als Werkzeug niemandem gehören solle, insbesondere nicht dem, dem es dient. Wie könnte dieser Punkt unmissverständlich geklärt werden? Ich fand diese Aussage von Dr. Josef Berchtold sehr wichtig und insbesondere den Hinweis, dass aus seiner Sicht nur eine Änderung des Berufsrechts zielführend sein wird. Das hat mich in der Zielsetzung bestärkt, eine berufsrechtliche Lösung zu verfolgen, in der in der Bundesrechtsanwaltsordnung grundlegend klargestellt wird, dass auch ein angestellter Anwalt Rechtsanwalt ist, wenn er in der Erteilung von Rechtsrat unabhängig ist. Dies gilt sowohl für den bei einem anwaltlichen Arbeitgeber als auch für den bei einem nicht-anwaltlichen Arbeitgeber angestellten Rechtsanwalt. Mit dieser Klarstellung würde auch das Rechtsverhältnis für die angestellten Kollegen in den Kanzleien geregelt werden. Das Bundessozialgericht hat meines Erachtens die Frage ganz bewusst offengelassen, ob die in den Kanzleien angestellten Kollegen eigentlich von der Rentenversicherungspflicht befreit werden können beziehungsweise noch grundlegender eigentlich Rechtsanwälte sind. Wenn es nur um die Altersvorsorge ginge, könnte man die Befreiung von der Versicherungspflicht in der DRV Bund auch über Änderungen im Sozialgesetzbuch anstreben. Dies könnte schneller umgesetzt werden. Warum streben Sie dies nicht an? Ich habe große Zweifel, dass eine solche Änderung im Sozialgesetzbuch tatsächlich schneller umgesetzt werden könnte. Das Sozialgesetzbuch kennt insbesondere bei den Befreiungssachverhalten keine berufsstandsspezifischen Regelungen. Wenn wir dort eine spezielle Regelung für die Syndikusanwälte aufnehmen würden, wäre dies meines Erachtens dogmatisch sehr eigenartig. Ferner bin ich der Auffassung, dass die Frage, wer zu unserem Berufsstand gehört, von den Rechtsanwaltskammern beurteilt werden sollte. Diese stellen unsere berufsständische Organisation dar, die auch einem gewandelten und in Zukunft sicher wei- Elisabeth Roegele ist Chefsyndikus der DekaBank Deutsche Girozentrale und seit 2013 Präsidentin des Bundesverbandes der Unternehmensjuristen e. V. (BUJ) in Frankfurt am Main. ter veränderlichen Berufsbild des Rechtsanwalts Rechnung tragen kann. Meine Vorstellung ist, dass die Kammern die dann auch für die Rentenversicherung verbindliche Entscheidung treffen, wer Rechtsanwalt ist. Ein Syndikusanwalt, der für seinen nicht-anwaltlichen Arbeitgeber rechtsberatend tätig ist, ist dann mit dem Gehalt, das er für diese Tätigkeit bezieht, nicht rentenversicherungspflichtig. Es heißt so schön, Politik sei das Bohren besonders dicker Bretter. Die Parlamentarier waren sich in diesem Punkt einig, dass mit einer schnellen Lösung nicht zu rechnen ist. Was meinen Sie dazu? Wir alle wissen, dass Gesetzgebungsverfahren langwierig sind und dies vor allem dann, wenn viele unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen sind. Nichtsdestotrotz finde ich es sehr ermutigend, dass Bundesjustizminister Heiko Maas schon mehrfach geäußert hat, dass er den Handlungsbedarf Ausgabe 6/

7 TITELTHEMA unternehmensjurist sieht und das Thema aufnehmen möchte. Hierbei werden wir ihn nach Kräften unterstützen. Hierzu gehört vor allem, dass die Kammern, die Bundesrechtsanwaltskammer, der Deutsche Anwaltverein und der BUJ eine einheitliche Linie finden und damit eine breite und einheitliche Unterstützung für eine entsprechende Regelung sicherstellen. Hier sind wir in einem intensiven Austausch und ich kann nur jeden Kollegen bitten, uns insbesondere bei der Überzeugungsarbeit in den regionalen Kammern zu unterstützen. Ich finde es sehr ermutigend, dass Bundes justizminister Heiko Maas den Handlungsbedarf sieht und das Thema aufnehmen will Zum Vertrauensschutz gab es auf dem Kongress ja einige ermutigende Aussagen. So sicherte Christoph Skipka zu, die DRV werde nunmehr als unrechtmäßig anzusehende Befreiungen nicht rückwirkend aufheben, allerdings könnten diese bei einem Tätigkeitswechsel nicht auf die Zukunft ausgedehnt werden. Was ist Ihre Haltung dazu? Ich fand, es gab zwei wichtige Aussagen auf dem Berufsrecht Summit. Zum einen hat Christoph Skipka noch für dieses Jahr eine Regelung zum Vertrauensschutz angekündigt. Das dürfte ein wichtiges Signal für viele Personalabteilungen sein, jetzt diese Regelung erst einmal abzuwarten. Ich hoffe, dass diese Regelung einen sehr umfassenden Vertrauensschutz im Blick hat, denn diese wäre nicht nur aus rechtsstaatlichen Gründen, sondern aus rein praktischen Gründen erforderlich. Eine Vertrauensschutzregelung, die in sich nicht stimmig und ungerecht ist, wird zahlreiche neue sozialgerichtliche Verfahren nach sich ziehen und führt wahrscheinlich zu einer neuen dogmatisch schwer verdaulichen Rechtsprechung der Sozialgerichte und insbesondere des Bundessozialgerichts. Die zweite wichtige Aussage kam jedoch von Alfred Neidert, dem Leiter des Dezernats Grundsatz/Einzugsstellenprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Er koordiniert die Betriebsprüfungen und hat ausgeführt, dass auch sein Bereich derzeit abwartet, wie eine Vertrauensschutzregelung des eigenen Hauses aussehen wird und daher die Thematik in der Betriebsprüfung derzeit zurückstellt. Schon gar nicht würden sie die Thematik an die Staatsanwaltschaften abgeben. Eine meines Erachtens sehr wichtige Aussage für die Personalabteilungen. Was haben Sie an ermutigenden Aussagen vom Berufsrecht Summit mitgenommen? Zum einen gibt es parteiübergreifend einen Konsens, dass Handlungsbedarf besteht. Sowohl Dr. Jan-Marco Luczak (CDU) als auch Christian Flisek (SPD) sind sich einig, dass Regelungsbedarf besteht, und meine Wahrnehmung war, dass sie uns auf dem Weg durch das Gesetzgebungsverfahren sehr positiv unterstützen werden. Prof. Wolfgang Ewer, Präsident des Deutscher Anwaltvereins, und Dr. Michael Krenzler, Vizepräsident der BRAK, sehen auch das dringliche Bedürfnis nach einer entsprechenden Regelung im Berufsrecht, das heißt die berufsständischen Organisationen sind sich einig ein wichtiges Signal für Berlin. Auch die Aussagen der Deutschen Rentenversicherung waren sehr positiv und mein Eindruck ist, dass auch dort nach pragmatischen Lösungen gesucht wird. Ich hoffe, dass die Rentenversicherung dabei die dogmatisch hervorragenden Ausführungen von Prof. Christian Rolfs aufgreifen wird. Wir dürfen nicht vergessen, dass die Deutsche Rentenversicherung noch in der mündlichen Verhandlung die bis dahin bestehende Praxis verteidigt hat und selbst von der Position des Bundessozialgerichts überrascht wurde. Die Deutsche Rentenversicherung muss nun eine Lösung finden, die allen Beteiligten und insbesondere den Urteilen des Bundessozialgerichts Rechnung trägt. Keine einfache Aufgabe. Wie sehen die nächsten Schritte aus, was muss jetzt angegangen werden? Wir müssen weiter nachdrücklich in den einzelnen Rechtsanwaltskammern für unsere Position werben. Letztlich wird Berlin ganz stark auf die Positionierung der allumfassenden berufsständischen Organisation schauen und dort benötigen wir einen breiten Konsens. Daher nochmals der dringliche Appell an alle Kollegen: Engagieren Sie sich in den Kammern. Gehen Sie zu den Kammerversammlungen oder setzen Sie sich mit den Kammervorständen und Kammerpräsidenten in Verbindung. Persönlicher Kontakt kann helfen, Vorurteile gegen Syndikusanwälte und ihre Tätigkeit abzubauen. Während die Kammern über viele Jahre sicher berechtigterweise nicht den Fokus auf die Syndikusanwälte hatten, ist es nun an der Zeit, dass sie uns als Teil der Anwaltschaft unterstützen: Wir stellen in manchen Kammern ein Drittel der Mitglieder. Auch die mit uns im täglichen Kontakt stehenden Wirtschaftskanzleien können uns bei dieser Tätigkeit unterstützen. Sie kennen unser Berufsbild und können dies ebenfalls den Kammern vermitteln. Wenn wir die Kammern von unserer Position überzeugen können, dann ist das Gesetzgebungsverfahren bei allen verbleibenden offenen Fragen deutlich einfacher. Neben dem unerlässlichen Engagement in den Kammern ist es weiterhin wichtig, die Entscheidungsträger im Parlament auch in den Länderparlamenten und in den Ministerien auf Bundes- und Landesebene zu überzeugen. Das kann ein ehrenamtlich tätiges Präsidium nicht allein schaffen. Wir freuen uns über jedes Engagement der Kollegen in unserer gemeinsamen Sache! Ich möchte mich bei allen bedanken, die uns hier bereits unterstützt haben. 26 Ausgabe 6/2014

8 SCHWERPUNKT IT-RECHT unternehmensjurist BYOD RECHTSSICHER KONZIPIEREN? EINE LÖSBARE AUFGABE Kein Unternehmen ist gezwungen, seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu gestatten, private Endgeräte für den betrieblichen Einsatz zu nutzen und somit ein BYOD-Konzept (Bring Your Own Device) einzuführen. Das Thema ist jedoch für die Beschäftigten von großem Interesse und nach wie vor von großer Aktualität. Eine einfache Google-Suche nach Bring Your Own Device fördert 10,7 Millionen Suchergebnisse zu Tage Indikator für die große Popularität des Themas. Die nach wie vor recht heterogene technische Landschaft hat, verbunden mit einer unbestreitbaren Faszination, die von mobilen Endgeräten ausgeht, eine stark ausgeprägte Anhängerschaft hervorgebracht. Die möchte auch im Berufsalltag auf die im privaten Bereich liebgewonnenen Vorzüge der entsprechend vertrauten Technologie nicht verzichten. Die Erfahrung zeigt, dass die Einführung einer Bring- Your-Own-Device-Strategie im Unternehmen nicht etwas ist, das die Unternehmensjuristen im Alleingang machen könnten. Es bestehen zu viele Abhängigkeiten, es kann nur ein gemeinsames Projekt aller relevanten Stakeholder im Unternehmen geben, bei dem die Rechtsabteilung nur ein (wenn auch wichtiges Mitglied) am Tisch ist. Neben den Unternehmensjuristen sollten zumindest die Personalabteilung, die Datenschützer, die Computerfachleute und die Geschäftsleitung am Tisch sitzen. Vielerorts wurde schon das Thema erörtert, ob die Einführung von BYOD im eigenen Unternehmen sinnvoll ist oder nicht. Die Argumente dafür, wie beispielsweise eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, und dagegen, wie beispielsweise höhere Kosten der IT-Betreuung durch die Diversifizierung von Gerätetypen und Betriebssystemen, sind bekannt. Ein Gedanke sei an dieser Stelle aber dennoch erlaubt: Häufig beschränken sich Ausführungen zu BYOD auf Smartphones. Das ist auch vermutlich der größte praktische Anwendungsbereich einer entsprechenden Richtlinie im Unternehmen. Es wäre jedoch ein Fehler, sich bei der Einführung einer BYOD-Richtlinie im Unternehmen nur auf diese Gerätegattung zu beschränken. Denn BYOD umfasst auch private Tablet-Computer und Laptops, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit für ihren Arbeitgeber einsetzen, um mit ihnen auf die 44 Ausgabe 6/2014

9 unternehmensjurist SCHWERPUNKT IT-RECHT Infrastruktur, die Daten und die Anwendungen des Unternehmens zuzugreifen. Eines der zentralen rechtlichen Themen bei der Einführung einer BYOD-Richtlinie im Unternehmen ist der Abschluss einer Individualvereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, der ein privates Endgerät für seine Arbeit nutzen möchte, beziehungsweise eine entsprechende Betriebsvereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem zuständigen Betriebsrat. Solche Vereinbarungen bilden den rechtlichen Rahmen für die Ausgestaltung des BYOD- Konzeptes im Unternehmen. Sie enthalten neben originär arbeitsrechtlichen Regelungen auch solche zu den Themen Datenschutz, Datensicherheit und Lizenzrecht. Eines ist klar: Der neu gewonnenen (Geräte-)Freiheit des Arbeitnehmers steht seine deutlich gesteigerte, tatsächliche wie rechtliche Verantwortung gegenüber. Jeder Arbeitnehmer, der sich dafür entscheidet, ein privates Endgerät für berufliche und private Zwecke zu nutzen, muss sich darüber im Klaren sein, dass die private Nutzung des Gerätes im wahrsten Sinne des Wortes nicht mehr grenzenlos sein kann: Sie muss auf die persönliche Nutzung durch den jeweiligen Arbeitnehmer beschränkt werden, eine Weitergabe des Gerätes an einen Dritten, sei es aus dem Familien- oder Freundeskreis, ist nicht zuletzt aus datenschutzrechtlichen Gründen jetzt nicht mehr ohne weiteres möglich. In der Praxis läßt sich dies in der Regel durch die Speicherung der Daten in unterschiedlichen Partitionen oder Ordnern auf dem Endgerät erreichen, der Trennung des Posteingangs für private und dienstliche s sowie der Trennung des Kalenders in einen privaten und einen beruflichen Bereich, kombiniert mit einer technischen Beschränkung des Zugriffs auf das private Endgerät. Diese Zugriffsbeschränkung darf allerdings nicht nur für das Gerät selbst gelten. Selbst wenn der Sohn oder die Tochter es geschafft haben sollten, das private Gerät zu entsperren, darf der Zugriff auf Unternehmensdaten erst nach zusätzlicher Identifizierung möglich sein. Eine Vereinbarung sollte daher auch die Sicherungspflichten der Mitarbeiter nicht unerwähnt lassen, oder anders formuliert: Es muss klar geregelt sein, welche Anforderungen der Arbeitgeber im Hinblick auf Sicherungspflichten im Umgang mit dem Endgerät stellt. Passwortschutz, der Einsatz von Sicherungstools zur wirksamen physischen Trennung von privaten und Unternehmens-Daten, Vorkehrungen zum Diebstahlschutz und der Einsatz von Virenschutzsoftware seien hier nur exemplarisch erwähnt. Da der Mitarbeiter sein privates Endgerät zur Verfügung stellt, das normalerweise vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, muss über eine Kostentragungsregelung nachgedacht werden. Diese Frage stellt sich eventuell bereits bei der Anschaffung eines privaten Endgerätes auch für den betrieblichen Gebrauch durch den Mitarbeiter, spätestens aber beim Betrieb eines solchen Gerätes. Unklarheiten und damit eventuelle Konfliktpotenziale sollten von Anbeginn vermieden werden. Gerade im Falle von Smartphones, die bekanntlich nicht nur zum Telefonieren geeignet sind, sondern auch Datenverkehr produzieren, ist eine klare Regelung erforderlich. Am besten scheinen hier derzeit sogenannte Flatrates geeignet, die auf Arbeitnehmer- wie auf Arbeitgeberseite ein potenzielles Kostenrisiko wirksam minimieren können. Regeln für das Ende der Nutzung sind ebenso wichtig wie Regeln für den Beginn Elementar wichtig ist darüber hinaus die Verankerung einer Mitteilungspflicht des Arbeitnehmers im Falle des Verlustes beziehungsweise des Diebstahls des privaten Endgerätes wie auch die Regelung der Haftungsfrage: Wer haftet für die Beschädigung oder gar den Verlust eines privaten Endgerätes? Auch Haftungsansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer erscheinen nicht fernliegend: Wie soll bespielsweise verfahren werden, wenn durch den Arbeitnehmer ein Virenbefall der Unternehmens-EDV verursacht wird? Um den technischen Administrationsaufwand nicht ausufern zu lassen, aber auch um datenschutzrechtlichen Anforderungen Genüge zu leisten, mag es angezeigt sein, nicht alle technisch möglichen Gerätekonfigurationen zuzulassen, sondern die Verwendung bestimmter Konfigurationen vorzugeben auch wenn dies sicherlich dem Grundgedanken des BYOD-Konzeptes in gewisser Weise widerspricht. Genauso wichtig wie die Regelung über den Beginn der Nutzung sind Regelungen für den Zeitraum der Nutzung selbst, wie auch für die Beendigung der Nutzung, beispielsweise wenn der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Spätestens hier kann es sich dann als problematisch erweisen, dass das Gerät im Eigentum des Arbeitnehmers und nicht des Arbeitgebers steht. Denn ein Herausgabeanspruch gegen den Arbeitnehmer besteht natürlich nur hinsichtlich der dienstlichen Daten, nicht jedoch bezüglich der persönlichen Daten und schon gar nicht hinsichtlich des Gerätes selbst. Wirksame Abhilfe verspricht hier nur die klare Vereinbarung eines Zugriffs- und Herausgaberechts des Arbeitgebers, idealerweise in Kombination mit der Möglichkeit der Fernlöschung von Unternehmensdaten. Noch ein Wort zu Cloud-Diensten: Die Zulassung von Cloud- Diensten zur Speicherung von Unternehmensdaten muss ebenfalls gut überlegt und geprüft werden, da ein Cloud-Anbieter gegebenenfalls auf die Unternehmensdaten zugreifen und dem Arbeitgeber der Zugriff auf die Unternehmensdaten als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle entzogen sein kann. Auch das Problem des Wanderns der Cloud und damit eines Transfers der Daten über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) hinaus muss bedacht und eventuell ausgeschlossen oder zumindest berücksichtigt werden. Durch die arbeitsrechtliche Absicherung der Einführung einer BYOD-Strategie im Unternehmen sind in datenschutzrechtlicher beziehungsweise datensicherheitsrechtlicher Hinsicht Ausgabe 6/

10 SCHWERPUNKT IT-RECHT unternehmensjurist DER AUTOR Thomas Konowalczyk ist seit 15 Jahren in der Rechtsabteilung von CA Technologies beschäftigt. Er ist heute Vice President, Associate General Counsel der CA Computer Associates European Holding GmbH in Darmstadt und verantwortet in dieser Funktion die Regionen Deutschland, Österreich, Schweiz, Osteuropa, den Nahen Osten und Teile Afrikas. aber bei weitem noch nicht alle Problemkreise abgedeckt. Denn Arbeitnehmer greifen mit ihren privaten Endgeräten nicht nur auf Unternehmensinfrastruktur und -daten zu, sie greifen auch auf Unternehmensanwendungen zu. Und nicht nur das! Sie nutzen neben Unternehmensanwendungen sowohl im privaten als auch im dienstlichen Bereich wie selbstverständlich Applikationen, die sie beim Kauf des privaten Endgerätes entweder schon darauf vorgefunden haben oder über die einschlägigen App-Stores heruntergeladen haben. In einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer sollte daher auch die Nutzung von Unternehmenssoftware auf dem privaten Endgerät wie auch die betriebliche Nutzung von privat lizenzierter Software geregelt werden. Um Auseinandersetzungen mit Lizenzgebern hinsichtlich des Einsatzes von Unternehmenssoftware auf den privaten Endgeräten zu vermeiden, ist eine genaue Prüfung von Unternehmenslizenzverträgen vor der Umsetzung eines BYOD- Konzeptes unabdingbar: In welchem Umfang, wenn überhaupt, ist eine Zweitnutzung, das heißt auf dem privaten Endgerät des Mitarbeiters, erlaubt. Denn bekanntlich ist für jede Vervielfältigung einer Software eine entsprechende Lizenz erforderlich. Entscheidend ist, Lizenzmetriken zu prüfen (zum Beispiel, ob es sich um eine personen- oder gerätegebundene Lizenz handelt) sowie zu klären, ob gewerblicher beziehungsweise privater Einsatz einer Software gestattet ist. Ergab die Prüfung der bestehenden Unternehmenslizenzverträge, dass die Nutzung auf privaten Endgeräten erlaubt ist, oder wurde mit dem Lizenzgeber nachverhandelt, steht einer entsprechenden Freigabe der Nutzung durch die Mitarbeiter im Prinzip nichts im Wege. Selbstverständlich bedarf es jedoch in der Individualvereinbarung mit den Mitarbeitern oder in einer Betriebsvereinbarung einer Regelung über die Information und Mitwirkung des Arbeitnehmers beim Lizenzmanagement. Weiterhin müssen wie oben bereits erwähnt arbeitsrechtliche Konsequenzen im Verletzungsfall eröffnet beziehungsweise Haftungs- und Schadensersatzregelungen aufgenommen werden. Etwas schwieriger gestaltet sich unter Umständen, je nach Art der verwendeten Applikation beziehungsweise der zugrunde liegenden Lizenzbedingungen, der betriebliche Einsatz von privat lizenzierter Software auf dem privaten Endgerät. Häufig ist der berufliche und damit gewerbliche Einsatz von privat lizenzierter Software durch entsprechende Lizenzbedingungen ausgeschlossen. Eine Inanspruchnahme des Arbeitgebers auf Unterlassung und sogar Schadensersatz kann nicht ausgeschlossen werden, wenn dieser wie die Umsetzung eines BYOD-Konzeptes im Unternehmen ja eindeutig belegt BYOD erlaubt und fördert. Eine Risikiominimierung für den Arbeitgeber kann nur dadurch erreicht werden, dass die internen Organisationspflichten (wie beispielsweise das technische, rechtliche wie auch organisatorische Unterbinden unautorisierter Downloads) ernsthaft wahrgenommen und mit den Mitarbeitern auch im Falle des betrieblichen Einsatzes von privat lizenzierter Software verbindliche Regelungen getroffen werden. Letzteres gilt natürlich auch für Unternehmenssoftware, die sich der Mitarbeiter auf sein privates Endgerät heruntergeladen hat. An den gesunden Menschenverstand der Mitarbeiter zu appellieren, schadet nie Im Ergebnis zeigt sich, dass die Einführung eines (rechts-)sicheren BYOD-Konzeptes die Unternehmensjuristen wie auch alle anderen relevanten Unternehmensteile nicht unbedingt vor eine (rechtlich) unlösbare Aufgabe stellen muss. Erforderlich sind entsprechende Vereinbarungen des Unternehmens mit seinen Mitarbeitern, die möglichst alle rechtlichen Fallstricke abdecken sollten. Daneben gilt es, bestehende unternehmensinterne IT-Richtlinien anzupassen, für ein funktionierendes und entsprechend überarbeitetes Softwareund Hardware Asset Management Sorge zu tragen und nicht zuletzt auch bestehende Lizenzverträge mit Softwarelieferanten zu prüfen und gegebenenfalls nachzuverhandeln. Das Thema BYOD muß darüber hinaus auch bei allen neuen Lizenzverträgen, die ein Unternehmen abschließt, bedacht und berücksichtigt werden. Wie so häufig bleiben natürlich immer Restrisiken und müssen in Relation zu den Vorteilen gesetzt werden, die ein BYOD-Konzept im konkreten Fall im Unternehmen mit sich bringt. Abseits aller rechtlichen Erwägungen schadet es im Übrigen auch nie, an den gesunden Menschenverstand der Mitarbeiter im Umgang mit den privaten Endgeräten und Unternehmensressourcen zu appellieren. Erfahrungsgemäß ist es auch hilfreich, wenn das Unternehmen proaktiv technische Hilfe zum Beispiel bei der Einbindung von privaten Endgeräten ins Unternehmenswerk anbietet, bestimmte Software-Releasestände vorgibt oder auch auf Probleme bei Updates Software Dritter hinweist. Thomas Konowalczyk 46 Ausgabe 6/2014

11 VERBAND unternehmensjurist Staatsanwalt Dr. Hans Richter, charmant, aber kompromisslos. Seine Ausführungen sorgten für heftige Diskussionen. FORUM DES PRAKTISCHEN AUSTAUSCHS 130 Teilnehmer machten den dritten Compliance-Summit von BUJ und unternehmensjurist Anfang Oktober in Frankfurt am Main zum juristischen Kompetenzzentrum. Vor einem Jahr hatte der nordrhein-westfälische Justizminister Thomas Kutschaty auf dem Compliance- Summit seinen Entwurf eines Unternehmensstrafrecht vorgestellt; bei der Neuauflage des Kongresses spielte das Unternehmensstrafrecht einmal mehr eine wesentliche Rolle, wobei sich Vertreter der Justiz und der freien Wirtschaft in einem Punkt einig waren: In dieser Legislaturperiode wird es zu keiner Einführung eines Unternehmensstrafrechts in Deutschland kommen, lautet die einhellige Meinung. Wesentliche Hindernisse seien nach wie vor die nicht geklärte Schuldfrage sowie die praktische Frage, wie die Ermittlungsbehörden überhaupt den zusätzlichen Arbeitsaufwand bewältigen sollen. Bessere Chancen werden dem Anfang des Jahres veröffentlichten Vorschlag der Fachgruppe Compliance im BUJ zur Änderung der Paragrafen 30 und 130 des Ordnungswidrigkeitengesetzes eingeräumt. Dr. Klaus Moosmayer, Chief Compliance Officer der Siemens AG und Leiter der Fachgruppe Compliance im BUJ, und seine Kollegen plädierten damit für die Einführung positiver Anreizsysteme in Form von Bußgeldminderung sowie für die gesetzliche Vorgabe von Mindeststandards für ein effektives Compliance-System. Wesentlich praxisorientierter und von den Kapazitäten her auch für die Ermittlungsbehörden machbar, lautete hier das Votum. Das Neubürger -Urteil des Landgerichts München I und die damit verbundenen Anforderungen an eine Compliance-Organisation sorgten für Diskussionen und machten unterschiedliche Sichtweisen deutlich. Hier zeigte sich, dass die Erwartungen der Staatsanwaltschaften an eine funktionierende Compliance und die Gegenerwartung der Wirtschaft, das Vorhandensein von Compliance-Maßnahmen auch bei Vorkommnissen bußgeldmindernd zu berücksichtigen, zum Teil deutlich divergieren. Im Verlauf des Kongresses präsentierte der Stuttgarter Oberstaatsanwalt Dr. Hans Richter, im Markt allgemein als hartnäckiger Ermittler bekannt, auf äußerst charmante und humor- 82 Ausgabe 6/2014

12 unternehmensjurist VERBAND Philipp Wolters, Leiter Recht und Chief Compliance Officer der Zeppelin GmbH, thematisierte die Einrichtung einer Whistleblower-Hotline als einen der ersten Schritte zur Compliance. Dr. Stefan Brügmann sprach über die Kooperation mit Ermittlungsbehörden und ließ Summit-Teilnehmer so an glücklicherweise eher seltenen Erfahrungen teilhaben. volle Art seine Ansichten zur Garantenpflicht des Compliance Officers und scheute sich nicht, seine Ausführungen mit einer sehr weitgehenden Erwartungshaltung zu verknüpfen. Demnach habe der Chief Compliance Officer eine ständige Überwachungspflicht von auch sorgfältig ausgesuchten Delegierten. Wenn der Vorstand nicht auf Anzeichen von Vergehen reagiere, dann müsse sich der Chief Compliance Officer eben direkt an den Aufsichtsrat wenden, so Richter. Das sorgte für heftige Diskussionen, sehr zur Freude des Tagungsleiters Dr. Klaus Moosmayer, der bereits am Vorabend erklärt hatte: Wir sind nicht hier, um uns gegenseitig auf die Schulter zu klopfen. Wird ein System, das offensichtlich versagt hat, durch Zertifizierung besser? Großer Gesprächsbedarf zeigte sich in den Vorträgen zur Business Compliance einmal mehr bei dem Thema, ob der Prüfungsstandard IDW 980 eine echte Haftungserleichterung darstellt. Als Befürworter des Standards standen Christian Knake und Marc Sahner von Warth & Klein Grant Thornton auf der Bühne. Zu den zahlreichen Kritikern im Publikum zählte einmal mehr Oberstaatsanwalt Dr. Hans Richter, der den bereits vielfach verwandten Vorbehalt äußerte, dass ein System, das offensichtlich versagt hat, durch eine Zertifizierung nicht besser würde wenngleich er betonte, dass die dem Standard immanenten Prüfungsvorgänge durchaus Praxisrelevanz mit sich brächten. Mit Spannung verfolgt wurde nach der Mittagspause der Vortrag von Oberstaatsanwalt Thomas Weith aus München, der die Ermittlungsbefugnisse der Staatsanwaltschaft vorstellte und erläuterte, wie seine Behörde in der Praxis Gebrauch von den strafprozessualen Möglichkeiten macht. Dr. Stefan Brügmann, Leiter Recht & Compliance der HSH Nordbank AG, hatte mit Durchsuchungen bei seinem Arbeitgeber bisher bereits mehr Erfahrung, als ihm lieb ist. Für Summit-Teilnehmer allerdings zahlte sich diese Erfahrung in Form eines sehr praxisrelevanten Vortrags zum Thema Die Kooperation mit den Ermittlungsbehörden bei einer zweiten Durchsuchung in wertvollen Erkenntnissen aus. Praxisrelevante Tipps gaben auch die Redner der parallel stattfindenden Breakout-Session zum Thema Erste Schritte zur Compliance. Während Dr. Sarah Reinhardt und Dr. Axel von Walter von Beiten Burkhardt über die Auswahl, Instruktion und Überwachung von Mitarbeitern vortrugen, ließ Philipp Wolters von der Zeppelin GmbH die zahlreichen Kolleginnen und Kollegen an seinen Erfahrungen zur Einrichtung einer Whistleblower-Hotline teilhaben. Amüsant wurde es schließlich beim Vortrag von Dr. Martin Auers von der MVV Energie AG, der anhand praktischer Beispiele zu den Zuwendungen im Geschäftsverkehr mit einem Augenzwinkern aufzeigte, dass es aus Compliance- Sicht manchmal vorteilhafter sein kann, Geschäftspartner zu den Eishockeyspielen der Mannheimer Adler als zu den Fußballspielen der TSG Hoffenheim einzuladen. Um Einladungen zu hochkarätigen Sportevents ging es schließlich im letzten Vortrag von Stephan Althoff, der nicht nur aus seinem umfangreichen Erfahrungsschatz als Leiter Konzernsponsoring der Deutschen Telekom AG sondern auch als Vorsitzender der Sponsorenvereinigung S20 berichten konnte, und somit einen erfolgreichen Abschluss des dritten Compliance Summit des BUJ markierte. Tim Proll-Gerwe Ausgabe 6/

13 Antwortfax an Antrag auf Vollmitgliedschaft im Bundesverband der Unternehmensjuristen e. V. m Ich bin hauptberuflich als Unternehmensjurist angestellt oder Mitglied eines Organs mit Zuständigkeit für die Rechts abteilung. Ich habe zudem einen juristischen Hochschulabschluss erworben und bin von meinem Arbeitgeber überwiegend mit juristischen Fragen betraut. Ich beantrage die Vollmitgliedschaft im Bundesverband der Unternehmensjuristen zum Regel beitrag gemäß der Beitragsordnung (www.buj.net). Der Mitgliedsbeitrag beinhaltet den Bezug des Magazins unternehmensjurist. Ich wurde zur Anwaltschaft zugelassen oder habe meine Berufstätigkeit als Jurist aufgenommen im Jahr: Ich bin in der folgenden Branche tätig: m Automotive m Banken/Versicherungen m Bau m Bildung/Kultur m Chemische Industrie m Dienstleistung m Energie/Versorgung m Gesundheit/Pharma m Handel m Hotellerie/Gastronomie m Immobilien m Informations- und Kommunikationstechnologie m Konsumgüter/Nahrungsmittel m Logistik/Verkehr m Maschinenbau m Medien m Soziales m Touristik m Verwaltung/Verbände m Sonstige 1. Mit meiner Unterschrift erkenne ich die Satzung und die Beitragsordnung des BUJ in der jeweils gültigen Fassung an. 2. Mit meiner Unterschrift stimme ich einer Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung meiner Daten im Rahmen der satzungsgemäßen Geschäftstätigkeit des BUJ und der von ihm beauftragten Geschäftsstelle zu, insbesondere der Veröffentlichung der geschäftlichen Adressdaten und gegebenenfalls eines Fotos im Mitgliederbereich der Website 3. Ich weiß, dass ich der berufsständischen Vereinigung BUJ nur als natürliche Person beitreten kann und mich daher alle mitgliedschaftlichen Pflichten auch persönlich treffen: (Ort, Datum und Unterschrift) Abonnements-Bestellung des Magazins unternehmensjurist m Ich bin kein Mitglied des BUJ, möchte aber das Magazin unternehmensjurist bis auf Widerruf zum derzeit gültigen Preis (6 Ausgaben) von 90,- Euro (Inland) bzw. 120,- Euro (Ausland) inklusive Mehrwertsteuer und Versandkosten abonnieren. Ich kann mein Abonnement jeweils bis zu 6 Wochen vor Ablauf des Bezugsjahres kündigen. (Ort, Datum und Unterschrift) Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus: Vorname Name Geburtsdatum Arbeitgeber Funktion/Stellung Adresse (geschäftlich) Telefon (geschäftlich) Telefax (geschäftlich) (geschäftlich) Internet (geschäftlich) Adresse (privat) Telefon (privat) Telefax (privat) (privat) Rechnungsadresse m geschäftlich m privat Lieferung Magazin m geschäftlich m privat Den ausgefüllten Antrag zur Vollmitgliedschaft bzw. die Abo-Bestellung können Sie uns auf folgenden Wegen zukommen lassen: Per Post an: BUJ Geschäftsstelle, Mitgliederverwaltung, Mainzer Landstraße 251, Frankfurt am Main Per Fax: Per

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