Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen beim Einsatz mobiler Endgeräte im Unternehmen

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1 Rechtsanwalt Martin Boden, LL.M., Fachanwalt für Gewerblichen Rechtsschutz: Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen beim Einsatz mobiler Endgeräte im Unternehmen 3. Mittelstandskonferenz Fachhochschule des Mittelstands

2 BODEN l RECHTSANWÄLTE Kanzlei für Gewerblichen Rechtsschutz Marken, Patente, Designs, Wettbewerbsrecht, Online-Recht Urheber- und Medienrecht Persönlichkeitsrechte, Datenschutz, Telemedien 2

3 Vortragsinhalte Bring your own device Was ist das? Anforderungen an Arbeitgeber nach dem BDSG Arbeitnehmer oder Arbeitgeber wer trägt die Verantwortung für die Datensicherheit? Lösungen für den rechtssicheren Einsatz 3

4 Bring Your Own Device 4

5 Bring Your Own Device- Definition Device alle Endgeräte wie Smartphones, Netbooks, Tablets, Notebooks etc. aber auch Software wie Apps, Datenbanken und Clouds! also jegliche (auch) private IT 5

6 Bring Your Own Device- Lizenzfragen Lizenzen bei rein privat genutzter Software, z.b. Antivirenprogramme, Clouds, kostenlos Beim BYOD auch betriebliche Nutzung durch den Arbeitnehmer, gewerbliche Lizenzen nicht kostenlos Vertragsverletzung des Arbeitnehmers und illegale Nutzung durch den Arbeitgeber 6

7 Bring Your Own Device- Lizenzfragen Vorsicht bei Server und Clientversionen. Client der dem Mitarbeiter gehört, evtl. nicht von Umfang der Arbeitgeberlizenz gedeckt Lösung: Klärung der Nutzungsrechtslage, evtl. Lizenzerweiterung mit Softwareanbieter In jedem Fall umfangreiche Prüfpflichten für den Arbeitgeber 7

8 Bring Your Own Device- Haftungsfragen Wer haftet bei Schadsoftware und Viren? Haftet der Arbeitgeber als Anschlussinhaber bei Urheberrechtsverletzungen wie z.b. beim Filesharing? Schadensersatzpflicht des Arbeitnehmers bei grob fahrlässigem oder vorsätzlichen Handeln 8

9 Anforderungen des BDSG an den Arbeitgeber 9

10 Anforderungen des BDSG an den Arbeitgeber Kontrollpflichten des 9 BDSG -Zutrittskontrolle -Zugangskontrolle -Zugriffskontrolle -Weitergabekontrolle -Eingabekontrolle -Auftragskontrolle -Verfügbarkeitskontrolle -Trennbarkeit der Daten 10

11 Anforderungen des BDSG an den Arbeitgeber Grundsatz: Auftragsverarbeitung I Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten ist nur mit schriftlicher Einwilligung des Betroffenen erlaubt. Verarbeitung = Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten 11

12 Anforderungen des BDSG an den Arbeitgeber Konsequenz Auftragsverarbeitung II Keine Datenübermittlung an Dritte ohne Einwilligung des Betroffenen (Ausnahme des 28 BDSG) Problem Faktisch wäre diese Einwilligung z.b. bei Beauftragung eines Call Centers oder anderen Partnerunternehmen einzuholen 12

13 Lösung: Anforderungen des BDSG an den Arbeitgeber Auftragsverarbeitung III Auftragsdatenverarbeitung: Das beauftragte Unternehmen wird nicht als Dritter behandelt Voraussetzung: Der Auftraggeber bleibt als verantwortliche Stelle Herr der Daten 13

14 Anforderungen des BDSG an den Arbeitgeber Auftragsverarbeitung IV Auftragsdatenverarbeitung Funktionsübertragung Abgrenzung nach Umfang der Auftragsübertragung - nur Datenverarbeitung oder auch Übertragung der Aufgabe? Wertungskriterien: Entscheidungsbefugnis bei Auftraggeber? Bewertungs- oder Ermessensspielraum für Auftragnehmer? 14

15 Anforderungen des BDSG an den Arbeitgeber Gestaltung der Auftragsverarbeitung Sorgfältige Auswahl des Auftragnehmers Schriftlicher Auftrag mit 10 Punkte-Katalog Weisungshoheit des Auftraggebers 15

16 Arbeitgeber oder Mitarbeiter Wer trägt die Verantwortung für die Datensicherheit? 16

17 Verantwortlichkeit für den Datenschutz Mitarbeiter Teil der verantwortlichen Stelle (Arbeitnehmer) Arbeitgeber muss für allein für Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sorgen Ausnahme: Arbeitnehmer wird zur verantwortlichen Stelle, wenn die Nutzung dienstlicher Daten auf privaten Geräten entgegen Willen oder ohne Wissen des Arbeitgebers erfolgt 17

18 Verantwortlichkeit für den Datenschutz Freie Mitarbeiter hier liegt Datenverlagerung in Form der Auftragsdatenverarbeitung oder Funktionsübertragung vor Bei Auftragsdatenverarbeitung ist 11 BDSG einzuhalten Bei Funktionsübertragung Maßstab 28 BDSG 18

19 Verantwortlichkeit für den Datenschutz Bei Nutzung privater IT durch Arbeitnehmer muss Arbeitgeber als verantwortliche Stelle die dienstlichen Daten und den Einhaltung des Datenschutzes überwachen Problem: Bei Zugriff auf private Daten des Mitarbeiters Gefahr der unzulässigen Datenerhebung, da nicht erforderlich für das Beschäftigungsverhältnis 19

20 Lösungen für den rechtssicheren Einsatz 20

21 Lösungen für den rechtssicheren Einsatz Lösungen: Gebot der separaten Verwaltung zwischen dienstlichen und privaten Daten auf dem mobilen Gerät des Mitarbeiters durch spezielle Programme Klare Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern 21

22 Lösungen für den rechtssicheren Einsatz Inhalt der Vereinbarungen: -Kein Jailbreaking bei Smartphones -Installation von Antivirenprogrammen -Passwortschutz (auch geeignete Passwortwahl) -Installation von Verschlüsselungssoftware -Schutz von Schnittstellen (z.b. Bluetooth) -Zugriffseinschränkungen (keine Ortungsdienste) -Blacklist für unerwünschte Fremdprogramme 22

23 Verantwortlichkeit für den Datenschutz Lösungen für den rechtssicheren Einsatz Lösungsansätze Weitere wichtige Regelungsinhalte: -Verhalten bei Verlust des Geräts und der SIM-Karte Meldepflichten nach 42 a BDSG -Herausgabepflichten/Datenlöschungen bei Rückgabe des Geräts 23

24 Verantwortlichkeit für den Datenschutz Lösungen für den rechtssicheren Einsatz Lösungsansätze Regelungsmöglichkeiten Bei Arbeitnehmern individuelle Nutzungsvereinbarungen und Betriebsvereinbarungen Problem der Einwilligung in Überwachungsmaßnahmen, da diese grundsätzlich freiwillig sein muss Dem Arbeitnehmer sollte eine echte Wahlmöglichkeit für den Einsatz privater Hard- und Software eingeräumt werden 24

25 Verantwortlichkeit für den Datenschutz Lösungen für den rechtssicheren Einsatz Lösungsansätze Betriebsvereinbarungen -gelten für alle Arbeitnehmer, leichtere Handhabbarkeit bei Abänderungen -Keine AGB Kontrolle wie bei Individualvereinbarungen -Erleichterung bei Datenübermittlung -Zustimmungspflicht des Betriebsrats nach 87 BetrVG 25

26 Verantwortlichkeit für den Datenschutz Lösungen für den rechtssicheren Einsatz Lösungsansätze Fazit BYOD kann rechtssicher gestaltet werden. Es ist eine Kosten - Nutzen Frage, ob sich der Einsatz privater IT für Unternehmen unter dem Gesichtspunkt der erforderlichen rechtlichen Absicherungen und der damit verbundenen Maßnahmen und Kosten lohnt. 26

27 Noch Fragen? Inga Höfener, LL.M. Martin Boden, LL.M Roswitha Müller-Piepenkötter Fachanwalt für gewerblichen Staatsministerin a.d. Rechtsschutz BODEN RECHTSANWÄLTE Gadderbaumer Straße 17a Bielefeld Tel.: Fax : Bilder: i-stockphotos Porträt Höfener: Hilliu Südhaus Porträt Boden: Alexander Vejnovic Porträt Müller-Piepemkötter: 27

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