Mobiles Arbeiten Unternehmensmodell der Gegenwart und Zukunft

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1 Mobiles Arbeiten Unternehmensmodell der Gegenwart und Zukunft Wer seinen Mitarbeitern mehr Flexibilität zugesteht, um Job und Familie in Einklang zu bringen, steigert in der Folge deren Motivation. Das beweist der Praxisalltag in vielen Unternehmen. Das Arbeitsmodell der Mobile Worker ist heute schon verbreitet anzutreffen und wird sich immer mehr durchsetzen. Laut IDC sollen die Mobile Worker 2015 bereits 37 Prozent der gesamten Belegschaft repräsentieren. Für diese Dezentralisierung der Arbeitsplätze müssen bestimmte technologische Voraussetzungen für ein mobiles Arbeiten geschaffen werden. Gleichzeitig setzt sich der Trend BYOD Mitarbeiter setzen ihre privaten Smartphones oder Tablets im Arbeitsalltag ein immer mehr durch. Zumindest in einem technologischen Bereich schafft Konica Minolta selbst die notwendigen Voraussetzungen für das Arbeiten mit mobilen Geräten: Das Unternehmen hat verschiedene Software-Anwendungen für mobiles Drucken und Scannen im Portfolio. Trotzdem: es wird noch dauern, bis sich diese auf breiter Ebene durchsetzen. In der Praxis setzen sich flexible Arbeitszeitmodelle immer mehr durch. Die Mitarbeiter vieler Firmen entscheiden selbst, wann und wo sie ihre Arbeitsleistung erbringen. Am Ende zählt das Arbeitsergebnis. Die notwendigen Voraussetzungen dafür schafft Konica Minolta in einem technologischen Bereich sogar selbst: Das Unternehmen hat verschiedene Software-Anwendungen im Portfolio, mit denen sowohl Firmenkunden als auch die eigenen Mitarbeiter mobile Druck- und Scanlösungen nutzen können. 1

2 In seiner aktuellen Studie Worldwide Mobile Worker Population Forecast spricht das Marktforschungsunternehmen IDC davon, dass der Anteil der Mobilen Worker 2015 auf 1,3 Milliarden angestiegen sein wird. Damit repräsentierten sie laut IDC etwa 37 Prozent der gesamten Belegschaft. Diese Dezentralisierung der Arbeitsplätze fordert bestimmte technologische Voraussetzungen wie etwa schnelle Zugangsmöglichkeiten und Cloud-Anwendungen, um das wachsende Datenvolumen kompensieren können, betont Helge Dolgener, Leiter Produktmanagement Office Products bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland. IBM beispielsweise gibt an, allein in den letzten beiden Jahren seien 90 Prozent des derzeitigen globalen Datenbestands entstanden. In einer anderen Studie bestätigt IDC ein ähnlich verlaufendes exponentielles Wachstum: Betrug das Datenvolumen 2009 noch 0,8 Zettabytes, waren es 2010 schon 1,2 Zettabytes; für 2020 werden 35,2 Zettabytes erwartet. Entsprechend erfolgen Datenzugriffe mehr und mehr aus virtualisierten Umgebungen. Tablets und Smartphones dienen immer häufiger als Frontend. Bring your own Device: Consumerization der IT Dabei ist in den vergangenen Jahren vor allem ein Trend zu beobachten: Bring your own Device (BYOD). Die jungen Generationen sind von klein auf einen anderen Umgang mit IT und Kommunikationstechnik gewohnt. Diese Digital Natives sind mit der IT sozialisiert, können einfache Probleme selbst lösen, sind nicht so schnell auf die Unterstützung des Help Desks angewiesen und wollen ihren selbstbestimmten Lebensstil beibehalten, wozu der Gebrauch privater Notebooks, Smartphones usw. eben dazugehört, bestätigt Dolgener. Diese Consumerization stelle gleichzeitig neue Anforderungen an die IT-Abteilungen der 2

3 Unternehmen, müssen sie doch die Entwicklungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter in gewisser Art aufgreifen, denn auch hier spielt der Motivationsfaktor wieder eine entscheidende Rolle. Laut einer aktuellen Studie von BT, einem Netzwerk- und IT- Dienstleister, der IT-Nutzer und IT-Entscheider in elf Ländern befragt hat, gaben immerhin vier von fünf Befragten an, BYOD bereits zugelassen zu haben oder innerhalb der nächsten 24 Monate zuzulassen. Während Vorteile wie eine gesteigerte Zufriedenheit, Effizienz, Flexibilität und Produktivität der Mitarbeiter oftmals als Vorteile von BYOD genannt werden, gibt es vor allem einen zentralen Aspekt, der immer wieder als Risikofaktor betrachtet wird: das Thema Datensicherheit. Denn die vergleichsweise junge Technologie der Smartphones und Tablets birgt noch viele Sicherheitslücken. Wie können die privaten Geräte abgesichert werden? Wie kann das Unternehmen den Missbrauch und Angriffe auf das Unternehmensnetzwerk verhindern bzw. eindämmen? Wie können Zugriffs- und Genehmigungsprozesse standardisiert werden? All das sind Fragen, denen sich Unternehmen stellen müssen, bekräftigt Dolgener. Daher gilt es, Leitfäden zu entwickeln, die u.a. IT-Anforderungen und rechtliche Vorgaben definieren. Mobile Drucklösungen noch nicht durchgesetzt Auch bei der Entwicklung seiner eigenen mobilen Druck- und Scan-Lösungen für den Bereich Dokumentenmanagement berücksichtigt Konica Minolta den Sicherheitsaspekt. Gleichzeitig ist es jedoch noch ein weiter Weg bis zur kompletten Durchsetzung der neuen Anwendungen im Markt, denn die Praxis zeigt: mobile Drucklösungen werden im Unternehmensalltag bisher zu wenig genutzt: Womöglich sind für viele Anwender die Vorteile noch 3

4 nicht klar erkennbar oder alte Gewohnheiten werden ungern abgelegt, meint Dolgener. Stand heute werden sie oft als Nice to have bzw. als angenehmer Zusatznutzen betrachtet. Außerdem sieht er eine weitere Hürde: Für eine hohe Benutzerfreundlichkeit ist es wichtig, dass die Geräte untereinander kompatibel sind. Leider ist dies heute oftmals noch nicht der Fall. Bestimmte Anwendungen laufen nur auf bestimmten Geräten. Diese Einschränkung macht die Anwender unflexibel und schreckt sie ab. Potential sieht Dolgener jedenfalls genug. Nur müssen sich Trends eben erst durchsetzen und das bedarf manchmal einer gewissen Zeit. Doch die Vorteile, von denen Unternehmen und Mobile Worker profitieren, seien klar belegbar. Wie der Einsatz mobiler Geräte generell erhöhen auch sie die Flexibilität, sei es, dass Vertriebsmitarbeiter unterwegs Kundenpräsentationen bearbeiten und dann für den Termin ausdrucken, oder dass Geschäftsreisende im Hotel benötigte Dokumente vor Ort drucken lassen können. Dennoch geht es nicht ausschließlich um das Drucken von Dokumenten, auch das mobile Scannen findet viele Anwendungsmöglichkeiten. Sicherlich gelte es auch im Zeitalter der Mobile Worker jeweils abzuwägen, ob ein Dokument gedruckt werden müsse oder ob die benötigten Daten zur Sichtung und Bearbeitung in digitaler Form auf Tablet oder Smartphone ausreichend seien. Gerade QR Codes, die sich beispielsweise beim Einsatz elektronischer Tickets immer mehr durchsetzen, werden aufgrund ihrer hohen Praktikabilität immer gesellschaftsfähiger. Komplette Digitalisierung bedarf zwei bis drei Generationen 4

5 Dolgener glaubt, dass sich das Papier in den kommenden Generationen auf dem Rückzug befinden wird. Bereits heute gebe es in bestimmten Bereichen Trends zur Digitalisierung, welche das Papier überflüssig erscheinen lassen. Zu den dokumentenbasierten Entwicklungen gehört allerdings nicht nur mobiles Drucken und Scannen. Auch Telekom und Deutsche Post versuchen sich mit D und E-Post bei Unternehmen und Privatverbrauchern ein Standbein zu erarbeiten, um dem Briefverkehr eine Alternative zu bieten. Doch diese Entwicklungen stecken laut Dolgener noch in den Kinderschuhen, wenngleich sie von gewissen Änderungen in der Rechtsprechung maßgeblich unterstützt werden, wie etwa dem zulässigen Versand von Rechnungen via . Solange unsere Kinder jedoch das Lesen und Schreiben auf und von Papier lernen, solange wird man auch immer drucken, davon ist er fest überzeugt. Vermutlich wird es noch zwei bis drei Generationen dauern, bis sich die Digitalisierung in den Schulen komplett durchgesetzt hat. 5

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