Wohlfühl-Compliance One fits all?! Impulsreferat 10. Competition Talk

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1 Wohlfühl-Compliance One fits all?! Impulsreferat 10. Competition Talk Mag. a Karin Mair, CFE Allgemein beeidete und gerichtlich zertifizierte Sachverständige 1. April 2014

2 Inhalt Compliance Quo vadis? 3 Wesentliche Parameter bei der Einführung eines CMS 6 Praxisbeispiel 8 2

3 Compliance Quo vadis? 3

4 Compliance-Maßnahmen Organisationsbezogen/Personenbezogen Personenbezogene Maßnahmen Code of Conduct/Code of Ethics/ Training Tone from the Top Risk Assessment Überprüfung der verwendeten Maßnahmen Organisationsbezogene Maßnahmen Internes Kontrollsystem (IKS) 4

5 Compliance in Unternehmen Ist-Zustand vs. Soll-Zustand Wahrnehmung Soll-Zustand Compliance-Richtlinie vorhanden Unternehmenskultur Keine Preisabsprachen! Es gibt keine Korruption! Bei uns ist alles super! Klare Definition von Geschäftsbereichen/Befugnissen/ im Unternehmen/Institution Jeder weiß, was er zu tun hat! Die Aufgabenbereiche sind eindeutig verteilt! Wir haben SAP und somit funktioniert alles einwandfrei! Laufende Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter Trainings elearning Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen Hinweisgebersystem/Ombudsstelle eingeführt Reality Check Ist-Zustand Ausgestaltung der Compliance-Richtlinie reflektiert nicht Unternehmensgegenstand widersprüchliche Passagen umfangreich/nicht praxisnahe veraltete Inhalte/Prozessbeschreibungen eingeschränkter Zugang für die Mitarbeiter Abteilungsübergreifende Wahrnehmung von Zuständigkeiten Involvierung der Führungskräfte in Sachverhalte ( Tone to the Top ) Konzentration von Befugnissen in einer Person ( Ein-Augen-Prinzip ) Das haben wir schon immer so gemacht! Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter als notwendiges Übel (Sprache!) Arbeitsrechtliche Konsequenzen für Hinweisgeber 5

6 Wesentliche Parameter bei der Einführung eines CMS 6

7 Compliance Management System (CMS) Prozess zur Evaluierung des CMS Abteilungen (Legal, Interne Revision) Geschäftsbereiche (Einkauf, Beschaffung, Vertrieb etc.) Prozessbeschreibungen Internes Kontrollsystem (IKS) Ausgestaltung der Compliance- Richtlinie 4-Augen-Prinzip Definition Geschäftsbereiche Auslöser Involvierte Personen/Abt. Technologie System Einführung eines CMS Forensische Untersuchung: anlass- oder verdachtsbezogene Untersuchung Korruptionsprävention: Compliance- bzw. Good Governance-induziert (Mock Dawn Raid, Due Diligence etc.) 7 Bring Your Own Device Tablets (ipad, Galaxy Note, Surface etc.) Smartphones PCs etc. Geschäftsdaten strukturiert (z.b. Buchhaltung, Materialwirtschaft, Kundenstammdaten etc.) unstrukturiert (z.b. s, Verträge, Businesspläne, Konstruktionszeichnungen etc.) Messaging Services, icloud, Google, Evernote etc. Laufende Adaptierung bewegliches System Regelmäßige Überprüfung/Kontrolle Sensibilisierung der Mitarbeiter in Form von Schulungen etc. Tone from the Top Anreizsystem für Wohlverhalten

8 Praxisbeispiel 8

9 Bring Your Own Device Analyse des Benutzerverhaltens Praxisbeispiel 1. Überprüfung der Reisetätigkeiten eines Mitarbeiters Versand einer SMS von Herrn Hofer Lesen von Online- Nachrichten Empfang einer SMS von Herrn Hofer Erhalt von Herrn Hofer inkl. Attachment Versand einer MMS an Frau Schmidt Letzter Zugriff auf Datei mittels Dropbox 4. Erstellung einer Richtlinie betreffend private Nutzung mobiler Endgeräte Aktivitäten des Mitarbeiters auf dem iphone Zeitleiste 2. Beauftragung Deloitte Forensic zur Analyse des mobilen Device (iphone) betreffend Benutzerverhalten des Mitarbeiters 9 Entgegennahme eines Anrufs von Herrn Müller Zugriff auf Webseite Aufenthaltsort 5. Wiener Gemeindebezirk Aufenthaltsort 18. Wiener Gemeindebezirk Entgegennahme eines Anrufs von Frau Schmidt Aufenthaltsort 1. Wiener Gemeindebezirk Anruf von Herrn Müller mittels Skype 3. Erstellung eines Berichts und Darlegung von Handlungsempfehlungen

10 Vielen herzlichen Dank für Ihr Interesse! Mag. a Karin Mair, CFE Partner National Leader Forensic Allgemein beeidete und gerichtlich zertifizierte Sachverständige Deloitte Forensic Deloitte Financial Advisory GmbH Renngasse 1 / Freyung 1010 Wien Tel Fax Mobile Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte has in the region of 200,000 professionals, all committed to becoming the standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte Network ) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication.

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