OpenOffice.org BASE kennt im Grunde vier große Bereiche:

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1 BASE Grundlagen Stand: September 2006

2 Grundlagen Mit Base werden große Datenmengen gespeichert und für Abfragen und Berichte bereitgestellt. Es dient als Frontend für Tabellen und Abfragen. Externe Datenbanken, wie beispielsweise MySQL, SQLite oder PostgreSQL können mittels ODBC oder JDBC angebunden werden und stehen somit als Datenquelle z. B. für Serienbriefe zur Verfügung. Base unterstützt einige Datenbankformate, wie zum Beispiel das dbase- Format. Ebenso können Access-Datenbanken angebunden werden. Wird die integrierte Datenbank genutzt, ist zu beachten dass BASE nur Einzelplatz- Fähig ist. Allerdings kann in Verbindung mit anderen Datenbanken eine Mehrplatzfähigkeit erreicht werden. Skizze: OpenOffice.org BASE kennt im Grunde vier große Bereiche: Tabellen > Hier werden die Daten abgespeichert. Abfragen > Daten können geordnet und ausgewählt werden Formulare > Hier werden die Daten angezeigt Berichte > Hier werden Daten zum Ausdruck aufbereitet 2

3 Allgemeine Grundsätze Eine Datenbank besteht aus einer oder mehreren Tabellen, zwischen denen Beziehungen (Relationen) bestehen können. Eine Zeile einer Tabelle heisst Datensatz, eine Spalte der Tabelle Datenfeld. Das Planen großer Datenbanken ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die sich nicht mit einigen Worten erklären lässt. Deshalb hier nur einige wichtige Grundsätze, die für den privaten Bereich ausreichen sollten. Jede Information wird genau einmal aufgenommen, wird diese Information in anderen Tabellen benötigt, so wird ein Verweis benutzt. Jedes Datenfeld in einer Tabelle enthält genau eine Information. Benötigt man inhaltlich mehrere Einträge, werden statt dessen weitere Tabellen benutzt. Jeder Datensatz in der Tabelle ist eindeutig identifizierbar. Dazu wird ein sogenannter Primärschlüssel festgelegt, im einfachsten Fall ist es ein Datenfeld, dessen Einträge alle unterschiedlich sind. Kein Datenfeld ist aus anderen berechenbar. Eine Datenbank muss auch beim Löschen und Verändern konsistent bleiben. Datentypen Damit Datenbanken erzeugt werden können ist zu berücksichtigen, dass die Felder verschiedene Größen sowie verschiedene Eigenschaften haben. Die Eigenschaften werden bei Base über die Datentypen festgelegt. OpenOffice.org BASE arbeitet mit insgesamt 21 Datentypen, nämlich: Tiny Integer [ TINYINT ] Ganzzahlen von 0 bis 255 oder von -128 bis BigInt [ BIGINT ] Ganzzahlen von 0 bis 2^64-1 oder von -(2^63) bis (2^63)-1. Bild [ LONGVARBINARY ] Die maximal zulässige Länge beträgt Der BINARY-Datentyp ist mit dem CHAR-Datentyp identisch, außer wenn er in Vergleichen verwendet wird. BINARY-Werte werden exakt verglichen, während CHAR-Werte anhand der Kollatierungssequenz der Datenbank verglichen werden. Binärfeld [ VARBINARY ] Binäre Zeichenfolgen mit variabler Länge. Der Standardwert für Maximallänge ist 1. Binärfeld (fix) [ BINARY ] Festgelegte binäre Daten der n Bytes. n muss ein Wert von 1 bis 255 sein. BINÄRE Spalten werden mit binären null aufgefüllt. Memo [ LONGVARCHAR ] Beliebig lange Zeichenfolgen. Die Maximalgröße wird durch die höchstzulässige Größe der Datenbankdatei bestimmt Zusätzlich zu der Länge der Zeichenfolge selbst wird weiterer Speicher benötigt. Text (fix) [ CHAR ] Zeichenkette fester Länge M. Wertebereich für M: 0 bis 255. Zahl [ NUMERIC ] Alias für DECIMAL. Speicherbedarf: x=1 wenn D=0, sonst x=2 Dezimal [ DECIMAL ] Fließkommazahl, vorzeichenbehaftet. Speicherbedarf: x=1 wenn D=0, sonst x=2 Integer [ INTEGER ] Ganzzahlen von 0 bis ~4,3 Mill. oder von bis Small Integer [ SMALLINT ] Ganzzahlen von 0 bis oder von bis Float [ FLOAT ] Fließkommazahl, vorzeichenbehaftet. Wertebereich von -3, ^38 bis -1, ^38, 0 und 1, ^38 bis 3, ^38. Real [ REAL ] Alias für DOUBLE. Double [ DOUBLE ] Fließkommazahl, vorzeichenbehaftet. Wertebereich von ~ -1,798^308 bis ~ -2,225^-308, 0 und ~ 2,225^-308 bis ~ 1,798^308. Text [ VARCHAR ] Zeichenkette variabler Länge, Maximum ist M. Wertebereich für M: 0 bis 255 Text [ VARCHAR_IGNORECASE ] Wie VARCHAR. Berücksichtigt beim Sortieren & Vergleichen die Groß- und Kleinschreibung nicht. 3

4 Ja/Nein [ BOOLEAN ] Zum Speichern von Booleschen Werten (0 oder 1). Datum [ DATE ] Datum im Format 'YYYY-MM-DD'. Wertebereich von bis Zeit [ TIME ] Datum/Zeit [ TIMESTAMP ] Zeit zwischen -838:59:59 und +839:59:59. Ausgabe: 'hh:mm:ss'. Zeitstempel. Wertebereich: bis Ab Version 4.1 ist die Anzahl der Stellen M fix und die Darstellung entspricht DATETIME. Other [ OTHER ] Standardmäßig ist bei einem neuen Feld der Datentyp Text [ VARCHAR ] ausgewählt Beispieldatenbank Für unsere Übungen benötigen wir eine Beispieldatenbank mit folgenden Feldern: Feldnamen Größe Datentyp Anrede 30 Text [ VARCHAR ] Titel 50 Text [ VARCHAR ] Vorname 50 Text [ VARCHAR ] Name 50 Text [ VARCHAR ] Straße 50 Text [ VARCHAR ] PLZ 9 Text [ VARCHAR ] Ort 50 Text [ VARCHAR ] Telefon 50 Text [ VARCHAR ] Mobil 50 Text [ VARCHAR ] Fax 50 Text [ VARCHAR ] 50 Text [ VARCHAR ] Senioren Ja/Nein [ BOOLEAN ] Jugend Ja/Nein [ BOOLEAN ] Pfarrgemeinderat Ja/Nein [ BOOLEAN ] Bemerkungen Memo [ LONGVARCHAR ] Die Datensätze werden der Einfachheit halber durchnummeriert, wodurch sich dann auch der Primärschlüssel ergibt. Das Feld nennen wir IDAdressen. Datenbank erzeugen Leere Datenbank erstmalig anlegen Zunächst wird die leere Datenbank erzeugt und angemeldet. Angemeldet heisst, dass sie bei dem jeweiligen Benutzer registriert ist und er sie damit in Dokumenten benutzen kann. Es bedeutet nicht, dass die Datenbank im persönlichen Benutzerverzeichnis liegt. Über den Schnellstarter oder das Menü Datei Neu oder die Symbolfläche Neu wird der Dokumententyp Datenbank benutzt. Im ersten Schritt wird neue Datenbank erstellen ausgewählt, im zweiten Schritt dann Ja, die Datenbank soll angemeldet werden. Damit die Einzelschritte besser erklärbar sind, wird nicht der Tabellen-Assistent benutzt, sondern die Datenbank zum Bearbeiten öffnen ausgewählt. Die leere Datenbank kann nun an einen beliebigen Ort gespeichert werden. Im Beispiel wurde der Dateiname Adressen gewählt. Unter diesem Namen kann man später wieder auf die Datenbank zugreifen. Danach befindet man sich im Datenbankdokumentfenster. Links im Bereich Datenbank wird Tabellen ausgewählt. Um die prinzipielle Funktionsweise zu verdeutlichen, wird wieder nicht der Assistent benutzt, sondern im Bereich Aufgaben die Option Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen. 4

5 Als erstes Feld legen wir IDAdressen an.in diesem Fenster werden nun die einzelne Datenfelder definiert. 5

6 Der grüne Pfeil weist auf die gerade aktive Definitionszeile hin. Der Feldname wird einfach eingetragen. Die Auswahlliste für den Feldtyp erscheint, wenn man auf die Zelle klickt. Unter Beschreibung werden Texte eingetragen, die später als Tooltipp dienen. Im unteren Bereich werden die Feldeigenschaften so eingetragen, wie in der Planung vorgesehen. Rechts erscheinen Hilfetexte zu den einzelnen Zeilen der Eigenschaften. Im Kontextmenü des grauen Feldes der ersten Zeile wird die Option Primärschlüssel ausgewählt. In dem Feld erscheint dann ein kleiner gelber Schlüssel. Zum Schluss wird die Tabelle unter dem vorgesehenen Namen Adressen abgespeichert. Diese Tabelle ergibt keine eigene Datei, sondern sie wird innerhalb der Datenbankdatei gespeichert. Das Fenster wird geschlossen. Datensätze in der Tabellenansicht eingeben Mit einem Doppelklick auf den Namen oder Öffnen aus dem Kontextmenü des Namens wird die Tabellenansicht geöffnet. Die Spalten kann man an den Trennlinien auf eine günstige Breite einstellen. Schwebt die Maus über dem Spaltenkopf, wird der vorher eingegebene Beschriftungstext als Tooltipp gezeigt. Der grüne Stift bzw. der grüne Pfeil markiert den gerade aktiven Datensatz. Die gelbe Sonne zeigt die Zeile für den nächsten Datensatz. Jeder Datensatz muss mit der Schaltfläche Aktuellen Datensatz speichern die Diskette mit dem grünen Pfeil in die Datenbank übernommen werden. Bitte erfassen Sie die Daten vom Arbeitsblatt Nr. 1 in Ihrer Datenbank. Nach dem erfassen der Daten bietet Ihnen bereits die Datenbankleiste wertvolle Unterstützung um die Datenanzeige zu steuern. 6

7 Symbolleiste Datenbankansicht / Tabellendatenansicht / Tabellendaten Speichert den aktuellen Datensatz der Datenbanktabelle. Daten bearbeiten Schaltet den Bearbeitungsmodus für die aktuelle Datenbanktabelle ein oder aus. Rückgängig Macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Sie können gezielt angeben, welcher Befehl aufzuheben ist. Hierzu klicken Sie in der Standardleiste auf das Symbol Rückgängig. Unter Extras - Optionen - OpenOffice.org - Arbeitsspeicher können Sie einen neuen Wert in das Feld Anzahl der Schritte eingeben und somit die Anzahl der Befehle ändern, die sich rückgängig machen lassen. Datensatz suchen In Formularen und Datenbanktabellen können Sie Datenfelder, Listenfelder und Markierfelder nach bestimmten Werten durchsuchen. Aktualisieren Aktualisiert die angezeigten Daten. Wenn mehrere Benutzer an derselben Datenbank arbeiten, lässt sich mit dieser Funktion stets der aktuelle Stand anzeigen. Sortierung Dient zum Festlegen der Sortierkriterien für die Datenanzeige. Aufsteigend sortieren Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (A-Z), numerische Felder in aufsteigender Reihenfolge (0-9) sortiert. Absteigend sortieren Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (Z-A), numerische Felder in absteigender Reihenfolge (0-9) sortiert. AutoFilter Filtert die Datensätze nach dem Inhalt des aktuell ausgewählten Datenfelds. Filter anwenden Schaltet zwischen gefilterter und ungefilterter Ansicht der Tabelle um. Standardfilter Hier können Sie die Filteroptionen festlegen. Filter/Sortierung entfernen Verwirft die Filtereinstellungen und zeigt alle Datensätze der aktuellen Tabelle an. Die Symbolleiste ist auch in der Datenquellenansicht vorhanden. 7

8 Abfragen Wenn Sie häufig auf nur eine Untermenge Ihrer Daten zugreifen möchten, die sich gut mit einer Filterbedingung definieren lässt, können Sie eine Abfrage definieren. Hierbei handelt es sich praktisch um einen Namen für die neue Ansicht der gefilterten Daten. Sie öffnen die Abfrage und erhalten die aktuellen Daten in dem von Ihnen definierten Tabellen-Layout angezeigt. Um eine Abfrage zu erstellen, klicken Sie in einem Datenbankdokument auf das Symbol Abfragen, dann klicken Sie auf Abfrage in der Entwurfsansicht erstellen. Jetzt müssen nur noch die Tabellen für die Abfragen dazu gefügt werden. Im unteren Fensterbereich der Entwurfsansicht definieren Sie die Abfrage. Zur Definition einer Abfrage geben Sie die Feldnamen der in der Datenbank zu berücksichtigenden Felder sowie die Kriterien zur Anzeige der Felder an. Dazu ziehen Sie einfach die Felder, die benötigt werden, nach unten. Die Spalten im unteren Fensterbereich der Entwurfsansicht lassen sich durch Ziehen der Spaltenköpfe oder Auswählen der Spalten und Drücken von Strg+Pfeiltaste umordnen. Am oberen Rand des Entwurfsfensters sehen Sie die Symbolleiste Abfrageentwurf. Zum Testen einer Abfrage klicken Sie auf das Symbol Abfrage ausführen in der Symbolleiste Abfrageentwurf. Das Abfrageergebnis wird in einer der Datenquellenansicht ähnlichen Tabelle angezeigt. Hinweis: Die Anzeige dieser Tabelle ist nur temporär. 8

9 Erstellen einer Abfrage Aus den bereits erfassten Daten wollen wir eine Abfrage erstellen. Für eine Veröffentlichung benötigen wir die Anschriften der Pfarrgemeinderäte die in Würzburg wohnen. Wir werden die Abfrage in zwei Schritten miteinander gestalten. Im ersten Teil lassen wir uns nur die Würzburger Adressen anzeigen, im zweiten Teil dann davon nur die Pfarrgemeinderäte. Folgende Felder werden benötigt: Anrede Titel Vorname Name Strasse Plz Ort PGR Durch Doppelklick können wir die Felder in den unteren Teil des Entwurfsfensters übernehmen. Um unsere Abfrage zu beobachten, können wir zu jeder Zeit auf den Button Abfrage ausführen klicken. 9

10 Momentan sehen wir noch alle Daten. Nun geben wir in das Feld Kriterium unterhalb des Ortes ein Würzburg. Jetzt werden nur noch die Adressen aus Würzburg angezeigt. Im Feld Kriterium legen Sie die Kriterien fest, nach denen der Inhalt des Datenfeldes gefiltert werden soll und Sie können in jeder Zeile je ein weiteres Kriterium für die Filterung eingeben. Stehen also mehrere Kriterien in einer Zeile nebeneinander greift die UND-Verknüpfung. Mehrere Kriterien in einer Spalte werden mit einer ODER-Verknüpfung verbunden. Für den Booleschen-Ausdruck (JA/NEIN Feld) gibt es eine mathematische Angabe. Das bedeutet: Möchte ich die Daten anzeigen die einen Haken im Feld PGR haben, muss ich bei Kriterium den Wert -1 eingeben. Möchte ich aber die Felder anzeigen die keinen Haken haben, muss ich bei Kriterium <>-1 angeben. Somit sieht meine Abfrage nach den Pfarrgemeinderäten (Feld PGR mit Haken = -1) aus Würzburg (Feld Ort Würzburg) wie folgt aus: 10

11 Die Abfragen kann ich nun speichern und für Serienbriefe, Etiketten oder Datenquellen nutzen. Geben Sie den Abfragen kurze und sinnvolle Namen. Denken Sie daran, dass diese in der Datenquellenansicht links im Explorerfenster stehen. Nachstehend finden Sie noch Tabellen für verschiedenen Filterbedingungen. 11

12 Formulieren von Filterbedingungen Für das Formulieren von Filterbedingungen stehen Ihnen verschiedene Operatoren und Befehle zur Verfügung. Außer den relationalen Operatoren gibt es auch SQL-spezifische Befehle zum Abfragen der Inhalte von Datenbankfeldern. Wenn Sie diese Befehle in der OpenOffice.org-Syntax verwenden, konvertiert OpenOffice.org sie automatisch in die entsprechende SQL-Syntax. Sie können SQL-Befehle auch direkt eingeben. Die folgenden Tabellen bieten einen Überblick über die Operatoren und Befehle: Operator Bedeutung Bedingung ist erfüllt, wenn... = ist gleich... der Feldinhalt mit dem angegebenen Ausdruck identisch ist. Der Operator = wird in den Abfragefeldern nicht angezeigt; geben Sie einen Wert ohne Operator ein, wird der Operator = angenommen. <> ist ungleich... der Feldinhalt dem angegebenen Ausdruck nicht entspricht. > ist größer... der Feldinhalt größer ist als der angegebene Ausdruck. < ist kleiner... der Feldinhalt kleiner ist als der angegebene Ausdruck. >= ist größer gleich <= ist kleiner gleich... der Feldinhalt größer oder gleich dem angegebenen Ausdruck ist.... der Feldinhalt kleiner oder gleich dem angegebenen Ausdruck ist. OpenOffice.org Befehl SQL- Befehl Bedeutung Bedingung ist erfüllt, wenn... IST LEER IS NULL ist leer... das Datenfeld leer ist. Bei Ja/Nein-Feldern mit drei Zuständen, fragt dieser Befehl den unbestimmten Zustand ab (weder Ja noch Nein). IST NICHT LEER WIE (Platzhalter * für beliebig viele Zeichen Platzhalter? für genau ein Zeichen) NICHT WIE ZWISCHEN x UND y NICHT ZWISCHEN x UND y IS NOT NULL LIKE (Platzhalter % für beliebig viele Zeichen Platzhalter _ für genau ein Zeichen) ist nicht leer ist Bestandteil von NICHT WIE ist nicht Bestandteil von BETWEEN x AND y NOT BETWEEN x AND y liegt im Intervall [x,y] liegt nicht im Intervall [x,y]... das Datenfeld nicht leer ist.... das Datenfeld den angegebenen Ausdruck enthält. Platzhalter (*) geben hierbei an, ob der Ausdruck x am Anfang (x*), am Ende (*x) oder innerhalb des Feldinhalts (*x*) vorkommt. Als Platzhalter können Sie in SQL-Abfragen das SQL- Zeichen % eingeben, in der OpenOffice.org Oberfläche die aus dem Dateisystem gewohnten Platzhalter (*). Der Platzhalter * oder % steht für beliebig viele Zeichen. Für genau ein Zeichen dient in der OpenOffice.org Oberfläche das Fragezeichen (?) oder in SQL-Abfragen der Unterstrich (_) als Platzhalter.... das Datenfeld den angegebenen Ausdruck nicht enthält.... das Datenfeld einen Wert enthält, der zwischen den beiden Werten x und y liegt.... das Datenfeld einen Wert enthält, der nicht zwischen den beiden Werten x und y liegt. 12

13 IN (a; b; c...) Achten Sie auf die Semikola als Trenner in allen Wertelisten! NICHT IN (a; b; c...) IN (a, b, c...) NOT IN (a, b, c...) enthält a, b, c... enthält nicht a, b, c... = WAHR = TRUE hat den Wert True = FALSCH = FALSE hat den Wert False... das Datenfeld einen der angegebenen Ausdrücke a, b, c,... enthält. Es können beliebig viele Ausdrücke angegeben werden, das Abfrageergebnis wird durch eine Oder-Verknüpfung ermittelt. Die Ausdrücke a, b, c... können sowohl Zahlen als auch Zeichen sein... das Datenfeld einen der angegebenen Ausdrücke a, b, c,... nicht enthält.... das Datenfeld den Wert True hat.... das Datenfeld den Wert False hat. Beispiele ='Frau' WIE 'H?llo' WIE 'S*' ZWISCHEN 10 UND 20 IN (1; 3; 5; 7) NICHT IN ('Müller') liefert Datenfelder mit dem Feldinhalt "Frau". liefert Datenfelder mit Feldinhalten wie "Hallo" und "Hello". liefert Datenfelder mit Feldinhalten wie "Sun". liefert Datenfelder mit Feldinhalten zwischen den Werten 10 und 20. (Dabei kann es sich sowohl um Textfelder als auch um Zahlenfelder handeln.) liefert Datenfelder mit den Werten 1, 3, 5, 7. Beinhaltet das Datenfeld beispielsweise eine Artikel-Nummer, können Sie eine Abfrage erstellen, die bestimmte Artikel mit der angegebenen Nummer liefert. liefert Datenfelder, die nicht "Müller" enthalten. 13

14 Formulare Formulardokument entwerfen Formulardokumente sind eigentlich Textdokumente mit zusätzlichen Eigenschaften. Und so öffnet sich bei der Auswahl Formular in Entwurfsansicht erstellen ein Textdokument, allerdings im eher ungewohnten Weblayout. Das ist aber sinnvoll, weil Formulardokumente ja am Bildschirm ausgefüllt werden sollen. Die Abbildung zeigt die für Entwürfe prinzipiell vorhandenen Leisten und Fenster. Die Leisten Formular Entwurf und Formular-Steuerelemente können über Ansicht Symbolleisten eingeschaltet werden. Von diesen aus lassen sich die Symbolleiste Weitere Steuerelemente und das Fenster Formular Navigator (ist auf der Leiste Formular Entwurf das fünfte Symbol ) öffnen. Die Leisten lassen sich andocken oder an eine Stelle verschieben, wo sie nicht stören. Statt der Bezeichnung Steuerelemente wird in der Online-Hilfe an den meisten Stellen Kontrollfeld benutzt, was der englischen Bezeichnung controls entspricht. Damit man das Formulardokument herstellen kann, muss sich das Dokument im Entwurfsmodus befinden, die Schaltfläche muss also aktiv sein. 14

15 Formular anlegen Ein Formular kann man von Hand durch Formular-Navigator Kontextmenü von Formulare Neu Formular erzeugen. Damit wird ein Formular mit Namen Standard eingerichtet (dies kann man auch umbenennen), das einerseits die Verbindung zur Datenbank herstellt und andererseits als Container für die Kontrollfelder dient. Im Kontextmenü kann man unter Eigenschaften im Register Allgemein den Namen des Formulars ändern und im Register Daten die Verbindung zur Datenbank eintragen und kontrollieren. Bei Art des Inhaltes muss Tabelle ausgewählt werden, denn es soll eine Datenbanktabelle benutzt werden. Bei Inhalt wird dann Adressen ausgewählt. Die restlichen Voreinstellungen sind passend. (Da die Formularerstellung aus dem Datenbankdokument heraus erfolgt, könnte man hier auf diesen Schritt verzichten, weil beim ersten Einfügen eines Kontrollfelds auch das passende Formular erstellt wird.) Das Formular ist im Dokument nicht sichtbar. 15

16 Kontrollfelder / Datenfelder platzieren Damit das Formular wirklich auch zur Eingabe gebraucht werden kann, müssen nun zum einen die Felder aus der Datenbank oder aber auch Kontrollfelder platziert werden. Selbstverständlich sind alle sonst bei Textdokumenten möglichen Formatierungen auch hier einsetzbar. Auch die Kontrollfelder selbst können mit Gruppierungsrahmen und Beschriftungen sowie Farben und Umrandungen benutzerfreundlicher gestaltet werden. Felder einfügen Damit die Datenfelder eingefügt werden können, müssen wir die Feldliste öffnen. Den Button dazu finden wir auf der Symbolleiste Formular Entwurf an sechster Position Ist in unserem Formular Navigator jetzt das eingefügte Formular (hier Eingabe) aktiv erscheint die Feldliste. Nun kann ich per drag and drop die Felder an die gewünschte Stelle ziehen. Die Größe und Position von Kontrollfeldern wird wie bei anderen Objekten auch über Format Objekt Größe und Position eingestellt. Damit kann man z.b. die Breite der Textfelder verändern. Auch die Einstellungen für Umlauf, Ausrichtung und Anordnung erfolgen wie bei anderen Objekten. Über das Kontextmenü können die Eigenschaften abgefragt und die Felder geändert werden. 16

17 Das kann dann wie folgt aussehen: Hier wurde sogar eine eigene Navi-Leiste über die Symbolleiste Formular-Steuerelemente und Weitere Steuerelemente mit eingebaut. Jedes Feld kann über die Eigenschaften bearbeitet werden. Es gibt folgende Attribute die dazu eingestellt werden können: 17

18 Attribute der Eigenschaften Aktiviert Verfügt ein Kontrollfeld über die Eigenschaft "Aktiviert (Ja)", so können die Formularbenutzer das Kontrollfeld verwenden. Wenn diese Eigenschaft deaktiviert ist (Nein), ist das Feld nicht verwendbar und wird grau angezeigt. Anzahl der Zeilen Bei Kombinationsfeldern mit der Eigenschaft Aufklappbar kann auch die Anzahl der in der Liste sichtbaren Zeilen bestimmt werden. Diese Zeilenanzahl ist im Fall von Kontrollfeldern ohne die Eigenschaft "Aufklappbar" durch die Größe des Kontrollfelds und die Schriftgröße bedingt. Art der Schaltfläche Mit Navigationsaktionen können Sie Ihre eigenen Datenbank-Navigationsschaltflächen erstellen. Folgende Typen und Aktionen gibt es: Typ Push Submit Reset URL Erster Datensatz Voriger Datensatz Nächster Datensatz Letzter Datensatz Datensatz speichern Rückgängig: Dateneingabe Neuer Datensatz Datensatz löschen Aktion Bei Betätigen der Schaltfläche wird keine Aktion ausgelöst. Sendet die Daten, die in andere Steuerfelder des aktuellen Formulars eingegeben wurden, an die Adresse, die in den Formulareigenschaften unter URL angegeben ist. Geben Sie den URL beim Exportieren in eine PDF-Datei in das Dateneigenschaftsfeld "URL" des Formulars ein. Betätigen der Schaltfläche führt zu einem Zurücksetzen der in anderen Kontrollfeldern vorgenommenen Einstellungen auf die vordefinierten Standardwerte (Standardstatus, Standardselektion, Standardwert). Der Benutzer hat damit die Möglichkeit, vorgenommene Änderungen innerhalb eines Formulars, die nicht der Standardeinstellung entsprechen, rückgängig zu machen. Wenn Sie URL wählen, wird ein URL aufgerufen. Die Adresse für den Link legen Sie unter URL fest. Unter Frame können Sie einen Zielframe angeben. Zeigt den ersten Datensatz im Formular an. Zeigt den vorigen Datensatz im Formular an. Zeigt den nächsten Datensatz im Formular an. Zeigt den letzten Datensatz im Formular an. Speichert bei Bedarf den aktuellen Datensatz. Macht die am aktuellen Datensatz vorgenommenen Änderungen rückgängig. Zeigt die Einfügezeile im Formular an. Löscht den aktuellen Datensatz. Formular aktualisieren Lädt die zuletzt gespeicherte Version des aktuellen Formulars. 18

19 Aufklappbar Aufklappbare Kontrollfelder weisen eine zusätzliche Pfeilschaltfläche auf. Ein Mausklick auf diesen Pfeil öffnet die Liste der vorhandenen Formulareinträge. Mit Anzahl der Zeilen können Sie festlegen, wie viele Zeilen im aufgeklappten Zustand angezeigt werden. Kombinationsfelder können mit der Eigenschaft "Aufklappbar" versehen werden. Kombinationsfelder, die als Spalten in einem Tabellen-Kontrollfeld eingefügt wurden, sind standardmäßig immer aufklappbar. Ausrichtung Mögliche Ausrichtungsoptionen sind linksbündig, rechtsbündig und zentriert. Diese Optionen stehen für folgende Elemente zur Verfügung: Titel von Beschriftungsfeldern Inhalt von Textfeldern Inhalt von Tabellenfeldern in den Spalten einer Tabelle Auf Schaltflächen angezeigte Grafiken bzw. Text Die Option Ausrichtung für Schaltflächen heisst Grafik-Ausrichtung. Auswahl verstecken Legt fest, ob eine Textauswahl in einem Steuerelement weiterhin markiert bleiben soll, wenn dieses Steuerelement nicht mehr fokussiert ist. Wird Auswahl verstecken auf "Nein" gesetzt, bleibt der ausgewählte Text markiert, wenn das Steuerelement, das den Text enthält, nicht mehr fokussiert ist. Automatisch füllen Ist die Funktion "Automatisch füllen" aktiviert, so wird während der Benutzereingabe eine Liste vorheriger Einträge angezeigt. Beschriftungsfeld Gibt die Quelle für die Beschriftung des Kontrollfelds an. Der Text des Beschriftungsfeldes wird überall dort eingefügt, wo der Name eines Quelldatenbankfelds gefunden wird, also z. B. im Filter-Navigator, im Suchdialog und als Spaltenname in der Tabellenansicht. Wenn Sie ein Zeichen der Beschriftung als Schnellzugriffstaste definieren möchten, setzen Sie diesem Zeichen eine Tilde (~) voran. Die Benutzer können dann durch Eingabe dieses Zeichens auf der Tastatur das entsprechende Kontrollfeld aufrufen. Bei Optionsfeldern (Radio buttons) ist als Beschriftungsfeld nur der Text ihres Gruppenrahmens erlaubt. Dieser Text gilt für alle Optionsfelder derselben Gruppe. Wenn Sie auf die Schaltfläche... neben dem Textfeld klicken, öffnet sich der Dialog Auswahl Beschriftungsfeld. Wählen Sie eines der verfügbaren Kontrollfelder aus. Entfernen Sie die Markierung aus dem Feld keine Zuordnung, da sonst keine Kontrollfelder als Beschriftungsfelder zugewiesen werden. Mit diesem Feld können Sie die Verknüpfung zu einem Beschriftungsfeld aufheben. Bildlaufleisten Fügt den von Ihnen ausgewählten Bildlaufleistentyp in ein Textfeld ein. Breite Hier legen Sie die Spaltenbreite für Tabellen-Kontrollfelder in Millimetern fest. Datensatzaktionen Legt fest, ob in einer markierten Navigationsleiste Aktionsfunktionen ein- oder ausgeblendet sein sollen. Zu Aktionsfunktionen gehören: Datensatz speichern, Rückgängig, Neuer Datensatz, Datensatz löschen, Aktualisieren. 19

20 Datensatzmarkierer Gibt an, ob die erste Spalte mit Zeilenköpfen angezeigt werden soll, in welchen der aktuelle Datensatz durch einen kleinen Pfeil gekennzeichnet ist. Datumsformat Bei Datumsfeldern können Sie das für die Datumsanzeige gewünschte Format festlegen. Alle Formatfelder (Datum, Zeit, Währung, numerisch) werden automatisch mit dem hier gewählten Format formatiert, unabhängig davon, in welcher Form der Anwender die Eingabe vornimmt. Drehfeld Numerische Felder, Währungsfelder, Datums- und Zeitfelder können als Drehfelder in das Formular eingefügt werden. Dreifacher Status Gibt an, ob ein Markierfeld außer den Wahrheitswerten WAHR und FALSCH, auch NULL-Werte aus einer angebundenen Datenbank aufweisen darf. Diese Funktion ist nur dann verfügbar, wenn die Datenbank die drei Zustände WAHR, FALSCH und NULL unterstützt. Die Eigenschaft Dreifacher Status lässt sich nur für Datenbankformulare definieren, nicht aber für HTML-Formulare. Drucken Hier bestimmen Sie, ob das Kontrollfeld im Dokumentausdruck enthalten ist. Eingabemaske Durch die Angabe eines Zeichen-Codes für maskierte Felder geben Sie vor, was die Benutzer in das maskierte Feld eingeben können. Die Länge der Eingabemaske bestimmt, wie viele Stellen die mögliche Eingabe haben darf. Sollten die vom Benutzer eingegebenen Zeichen der Eingabemaske nicht entsprechen, so wird die Eingabe beim Verlassen des Kontrollfelds verworfen. Zur Definition der Eingabemaske stehen die folgenden Zeichen zur Verfügung: Zeichen L a A c C N x X Bedeutung Eine Textkonstante. Diese Stelle kann nicht editiert werden. Es wird das Zeichen an der entsprechenden Position der Zeichenmaske angezeigt. Es können die Buchstaben a-z und A-Z eingegeben werden. Großbuchstaben werden nicht in Kleinbuchstaben konvertiert. Es können die Buchstaben A-Z eingegeben werden. Eingegebene Kleinbuchstaben werden automatisch in Großbuchstaben konvertiert. Es können die Buchstaben a-z und A-Z sowie die Ziffern 0-9 eingegeben werden. Großbuchstaben werden nicht in Kleinbuchstaben konvertiert. An dieser Stelle können die Zeichen A-Z und 0-9 angegeben werden. Wird ein Kleinbuchstabe angegeben, wird automatisch in Großschrift umgewandelt. Es können nur die Zeichen 0-9 angegeben werden. Es können alle druckbaren Zeichen angegeben werden. Es können alle druckbaren Zeichen angegeben werden. Wird dabei ein Kleinbuchstabe verwendet, wird automatisch in Großschrift umgewandelt. Definieren Sie z. B. für die Zeichenmaske "..2000" die Eingabemaske "NNLNNLLLLL", um dem Anwender nur noch die Eingabe von 4 Ziffern zur Datumsangabe zu ermöglichen. 20

21 Filter/Sortierung Legt fest, ob in einer markierten Navigationsleiste Filter- bzw. Sortierfunktionen ein- oder ausgeblendet sein sollen. Zu den Filter- und Sortierfunktionen gehören: Aufsteigend sortieren, absteigend sortieren, Sortieren, Automatischer Filter, Standardfilter, Filter anwenden, Filter entfernen und Ordnen. Fokussieren bei Klick Wird diese Option auf "Ja" gesetzt, erhält die Schaltfläche den Fokus, wenn Sie darauf klicken. Formatierung Hier geben Sie den Formatcode für das Kontrollfeld an. Klicken Sie auf die Schaltfläche..., um einen Formatcode auszuwählen. Formatüberprüfung In Kontrollfeldern, die formatierte Inhalte akzeptieren (z. B. Datums- oder Uhrzeitwerte), können Sie eine Formatkontrolle ausführen lassen. Ist diese Funktion aktiviert (Ja), werden nur die zugelassenen Zeichen übernommen. So werden beispielsweise in einem Datumsfeld nur Zahlen oder Datumstrennzeichen akzeptiert und alle Buchstabeneingaben ignoriert. Formatvorlage Legt fest, ob Markier- und Optionsfelder drei- (Standardeinstellung) oder zweidimensional dargestellt werden. Frame Sie können auch den Zielframe für einen URL angeben, der beim Klicken auf eine Schaltfläche mit der Aktion Dokument/Webseite öffnen geöffnet werden soll). Wenn Sie auf das Feld klicken, können Sie eine der aufgeführten Optionen auswählen und somit festlegen, in welchen Frame das nächste Dokument geladen wird. Die folgenden Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Eintrag _blank _parent _self _top Bedeutung Das Folgedokument wird in einem leeren neuen Frame aufgebaut. Das Folgedokument wird in einem Parent, also einem übergeordneten Frame, aufgebaut. Gibt es keinen Parent, wird das Dokument im gleichen Frame aufgebaut. Das Folgedokument wird im gleichen Frame aufgebaut. Das Folgedokument wird im Top-Window, also im höchsten Frame der Hierarchie, aufgebaut. Ist der Ausgangs-Frame bereits ein Top-Window, wird das Dokument im gleichen Frame aufgebaut. Die Eigenschaft Frame trifft auf HTML-Formulare, nicht aber auf Datenbankformulare zu. Grafik Grafische Schaltflächen verfügen über die Eigenschaft Grafik. Mit der Eigenschaft Grafik geben Sie den Pfad und den Dateinamen der auf der Schaltfläche anzuzeigenden Grafik an. Wenn Sie die Grafikdatei über die Schaltfläche... auswählen, werden Pfad und Dateiname automatisch in das Textfeld eingetragen. Große Änderung Geben Sie den Wert an, der addiert oder subtrahiert werden soll, wenn der Benutzer neben den Schieber in der Bildlaufleiste klickt. Hilfe URL Hier geben Sie in URL-Schreibweise einen Verweis auf ein Hilfedokument ein, das über dieses Kontrollfeld aufgerufen werden kann. Die Hilfe für das Kontrollfeld lässt sich durch Betätigung der Taste F1 abrufen, sofern der Fokus auf dem Kontrollfeld liegt. 21

22 Hilfetext Ermöglicht die Eingabe eines Hilfetextes, der als Tipp zum Kontrollfeld eingeblendet wird. Die Tipp-Hilfe blendet den Text im Benutzermodus ein, wenn die Maus über das Kontrollfeld geführt wird. Bei Schaltflächen vom Typ URL wird der Hilfetext statt der unter URL eingegebenen URL-Adresse als Tipp- Hilfe eingeblendet. Hintergrundfarbe Für die meisten Kontrollfelder kann eine Hintergrundfarbe definiert werden. Wenn Sie auf Hintergrundfarbe klicken, wird eine Liste der zur Auswahl stehenden Farben geöffnet. Mit der Option "Standard" werden die Systemeinstellungen übernommen. Sollte die gewünschte Farbe nicht in der Liste enthalten sein, klicken Sie auf die Schaltfläche..., und definieren Sie die gesuchte Farbe im Dialog Farbe. Intervall Bestimmt Intervalle, die bei jeder Aktivierung des Drehfeldsteuerelements addiert oder subtrahiert werden sollen. Intervall Sie können die Schrittweite für die Werte in numerischen und Währungsdrehfeldern vorgeben. Mit Hilfe der Pfeilschaltflächen des Drehfelds erhöhen oder verringern Sie den Wert. Kleine Änderung Geben Sie den Wert an, der addiert oder subtrahiert werden soll, wenn der Benutzer in der Bildlaufleiste auf das Pfeilsymbol klickt. Listen-Einträge Bei Listen- und Kombinationsfeldern können Sie die im Dokument sichtbaren Listeneinträge vorgeben. Öffnen Sie das Feld Listen-Einträge und geben Sie den Text ein. Beachten Sie hierbei bitte die Tipps zur Eingabe und zur Tastatur. Der vordefinierte Standardlisteneintrag wird in das Feld Standardselektion eingetragen. Beachten Sie bitte, dass die hier eingegebenen Listeneinträge nur dann in das Formular eingebunden werden, wenn Sie im Register Daten unter Art des Listeninhalts die Option "Werteliste" ausgewählt haben. Wenn nicht die Listeneinträge, sondern ihnen zugewiesene Werte, die im Formular nicht sichtbar sind, in die Datenbank geschrieben oder an den Empfänger des Web-Formulars gesendet werden sollen, können Sie die Listeneinträge anderen Werten in einer Werteliste zuordnen. Die Werteliste wird im Register Daten definiert. Wählen Sie die Option "Werteliste" unter Art des Listeninhalts aus, und geben Sie unter Listeninhalt die Werte ein, die den entsprechenden im Formular sichtbaren Listeneinträgen zugewiesen werden sollen. Für eine richtige Zuordnung ist die Reihenfolge in der Werteliste zu berücksichtigen. Bei HTML-Dokumenten entspricht ein im Register Allgemein eingegebener Listen-Eintrag dem HTML-Tag <OPTION>, ein im Register Daten unter Listeninhalt eingegebener Eintrag der Werteliste dem Tag <OPTION VALUE=...>. Max. Datum Hier geben Sie ein Datum an, das durch den vom Benutzer eingegebenen Wert nicht überschritten werden darf. Max. Scrollwert Geben Sie den maximalen Bildlaufwert einer Bildlaufleiste ein. Max. Textlänge Bei Text- und Kombinationsfeldern können Sie vorgeben, wie viele Zeichen die Benutzereingabe maximal umfassen darf. Ist diese Kontrollfeld-Eigenschaft unbestimmt, so gilt die Standardeinstellung Null. 22

23 Ist das Kontrollfeld an eine Datenbank gebunden und soll die Textlänge aus der Felddefinition der Datenbank übernommen werden, dann dürfen Sie hier keine Textlänge vorgeben. Die Einstellungen werden aus der Datenbank nur dann übernommen, wenn die Kontrollfeld-Eigenschaft nicht definiert wurde (Zustand "unbestimmt"). Max. Wert Für numerische und Währungsfelder lässt sich der höchste als Benutzereingabe zulässige Wert festlegen. Max. Zeit Hier geben Sie einen Uhrzeitwert an, der durch den vom Benutzer eingegebenen Wert nicht überschritten werden darf. Mehrfachselektion Bei Listenfeldern legen Sie fest, ob die Benutzer mehrere Einträge auswählen können. Mehrzeilig Bei Text- und Beschriftungsfeldern ist eine mehrzeilige Textanzeige möglich. Am Rand des Kontrollfelds können entweder durch Betätigung der Eingabetaste oder automatisch Zeilenumbrüche eingefügt werden. Standardmäßig ist die Funktion Mehrzeilig deaktiviert. Wenn Sie den Texttyp "Mehrzeilig mit Formatierungen" wählen, können Sie dieses Steuerelement nicht an ein Datenbankfeld binden. Dieses Steuerelement wird für Textspalten in einem Tabellensteuerelement als "Mehrzeilig" bezeichnet. Min. Bildlaufwert Geben Sie den minimalen Bildlaufwert einer Bildlaufleiste ein. Min. Datum Bestimmt das früheste Datum, das die Benutzer eingeben können. Min. Wert Für numerische und Währungsfelder können Sie durch Vorgabe eines Minimalwertes bestimmen, dass ein Anwender keinen kleineren Wert eingeben darf. Min. Zeit Hier bestimmen Sie eine Uhrzeit, die von der Benutzereingabe nicht unterschritten werden darf. Nachkommastellen Bei numerischen und Währungsfeldern lässt sich die Anzahl der angezeigten Nachkommastellen vorgeben. Alle Formatfelder (Datum, Zeit, Währung, numerisch) werden automatisch mit dem hier gewählten Format formatiert, unabhängig davon, in welcher Form der Anwender die Eingabe vornimmt. Name Jedes Kontrollfeld und jedes Formular verfügt über die Eigenschaft Name, die zu seiner Identifikation dient. Der Name wird im Formular-Navigator angezeigt und kann außerdem als Referenz auf das Kontrollfeld in Makros verwendet werden. Wenn Sie die Eigenschaften einsehen, finden Sie dort bereits einen Standardnamen vor. Kontrollfelder werden durch einen Namen dargestellt, der aus der Kombination von Feldbeschriftung und -nummer besteht. 23

24 Wenn Sie mit Makros arbeiten, dann achten Sie darauf, dass die Namen der Kontrollfelder eindeutig sind. Kontrollfeldnamen dienen auch dazu, verschiedene Kontrollfelder, z. B. Optionsfelder, die funktionell zusammengehören, in Gruppen zu fassen. Hierzu geben Sie allen Komponenten einer Gruppe denselben Namen: Kontrollfelder mit identischen Namen bilden eine Gruppe. Mit Hilfe von Gruppierungsrahmen lassen sich gruppierte Kontrollfelder optisch als solche kennzeichnen. Navigation Legt fest, ob in einer markierten Navigationsleiste Navigationsfunktionen ein- oder ausgeblendet sein sollen. Zu Navigationsfunktionen gehören: Erster Datensatz, Voriger Datensatz, Nächster Datensatz, Letzter Datensatz. Navigationsleiste Bestimmt, ob die Navigationsleiste am unteren Rand von Tabellen-Kontrollfeldern angezeigt wird. Nur lesen Die Eigenschaft Nur lesen kann allen Kontrollfeldern zugewiesen werden, die für die Eingabe von Text durch die Formularbenutzer vorgesehen sind. Wenn Sie ein grafisches Kontrollfeld mit Grafiken aus einer Datenbank als schreibgeschützt definieren, können die Benutzer keine neuen Grafiken in die Datenbank einfügen. Orientierung Legt die horizontale oder vertikale Ausrichtung für eine Bildlaufleiste oder ein Drehfeld fest. Position und Abstand Legt fest, ob in einer markierten Navigationsleiste Positionierungsfunktionen ein- oder ausgeblendet sein sollen. Zu Positionierungsfunktionen gehören: Datensatzbezeichnung, Datensatzposition, Datensatzanzahlbezeichnung, Datensatzanzahl. Rahmen Bei Kontrollfeldern mit Rahmen können Sie mit Hilfe der Eigenschaft Rahmen deren Darstellungsweise im Formular bestimmen. Dabei können Sie zwischen den Optionen "Ohne Rahmen", "3D-Look" und "Flach" wählen. Rahmenlinienfarbe Legt die Rahmenlinienfarbe für zweidimensional angezeigte Steuerelemente fest. Reihenfolge Die Reihenfolge-Eigenschaft legt die Reihenfolge fest, in der die Kontrollfelder im Formular fokussiert werden, wenn die Tabulatortaste betätigt wird. Sind in einem Formular mehrere Kontrollfelder angeordnet, bewegt ein Druck auf die Tabulatortaste den Fokus auf das jeweils nächste Kontrollfeld. Die Reihenfolge, in der dies geschieht, können Sie mit einem unter Reihenfolge anzugebenden Index bestimmen. Der Index des ersten Kontrollfeldes, das den Fokus erhalten soll, ist 1. Die Reihenfolge-Eigenschaft gibt es nicht bei Versteckten Kontrollfeldern. Grafische Schaltflächen und grafische Kontrollfelder lassen sich standardgemäß nicht mit der Tabulatortaste selektieren, aber Sie können zur besseren Zugänglichkeit diese Eigenschaft setzen. Bei der Erstellung eines Formulares wird den Kontrollfeldern, die diesem Formular hinzugefügt werden, automatisch ein Index zugewiesen, wobei jedes neu hinzugefügte Kontrollfeld einen um 1 erhöhten Index erhält. Wenn Sie den Index eines Kontrollfeldes ändern, werden die Indizes der restlichen Kontrollfelder automatisch aktualisiert. Elemente, die nicht fokussiert werden können (Tabstop = Nein), wird ebenfalls ein Wert zugewiesen. Diese Kontrollfelder werden jedoch bei einer Betätigung der Tabulatortaste übersprungen. Sie können die Indizes verschiedener Kontrollfelder auch im Dialog Aktivierungsreihenfolge bestimmen. 24

25 Scrollwert Geben Sie den Anfangswert einer Bildlaufleiste ein. Dadurch wird die Position des Bildlaufschiebers festgelegt. Sichtbare Größe Gibt die Größe des Bildlaufschiebers in "Werteinheiten" an. Ein Wert von "("Max. Bildlaufwert" minus "Min. Bildlaufwert") / 2" ergibt einen Bildlaufschieber, der die Hälfte des gesamten Hintergrundbereichs einnimmt. Bei Festlegung auf 0 ist die Breite des Schiebers gleich seiner Höhe. Skalierung Passt das Bild an die Breite des Steuerelements an. Standard-Bildlaufwert Hier legen Sie den Standardwert für die Bildlaufleiste fest. Standarddatum Legt das Standarddatum fest. Wenn Sie keinen Wert eingeben, wird das aktuelle Datum eingefügt. Standardschaltfläche Wenn Sie die Eigenschaft Standardschaltfläche setzen, wird die entsprechende Schaltfläche durch Drücken der Eingabetaste betätigt. Wird ein Dialog bzw. ein Formular geöffnet und keine weitere Aktion durchgeführt, so ist die Schaltfläche mit dieser Eigenschaft die Standardschaltfläche. Es empfiehlt sich, diese Eigenschaft nur einer einzigen Schaltfläche im Dokument zuzuweisen. Bei der Arbeit mit Webseitenformularen begegnet Ihnen diese Eigenschaft unter Umständen in Suchmasken. Dabei handelt es sich um Eingabemasken, die ein Textfeld und eine Schaltfläche der Art Submit enthalten. Der Suchbegriff wird in das Textfeld eingegeben, und die Suche startet durch Betätigung der Schaltfläche. Ist die Schaltfläche als Standardschaltfläche definiert, muss nach der Eingabe des Suchbegriffs lediglich die Eingabetaste gedrückt werden, um die Suche zu starten. Standardselektion Bei einem Listenfeld legen Sie mit dieser Eigenschaft fest, welcher der Listen-Einträge standardmäßig ausgewählt ist. Beim Laden des Dokuments wird dieser definierte Zustand angenommen. Der erste Listen-Eintrag hat die Nummer 0, der nächste 1 usw. Bei Schaltflächen der Art Reset bestimmen Sie mit dem Eintrag unter Standardauswahl, welchen Zustand das Listenfeld annimmt, wenn die Schaltfläche aktiviert wird. Bei Listenfeldern mit Wertelisten klicken Sie auf die Schaltfläche..., um den Dialog Standardauswahl zu öffnen. Im Dialog Standardauswahl können Sie die Einträge auswählen, die beim Öffnen des Formulars, das das Listenfeld enthält, standardmäßig markiert sein sollen. Standardstatus Hier bestimmen Sie, ob die Option oder Markierung standardmäßig gesetzt ist. Beim Laden des Dokuments wird dieser Zustand angenommen. Für Schaltflächen vom Typ Reset können Sie bestimmen, welchen Zustand das Kontrollfeld beim Klicken auf die Schaltfläche annimmt. Bei gruppierten Optionsfeldern wird durch die Eigenschaft Standardstatus der Zustand der Gruppe definiert, der der Standardeinstellung entsprechen soll. Standardtext Legt den Standardtext für Text- bzw. Kombinationsfelder fest. 25

26 Standardwert Hier legen Sie den Standardwert für das Kontrollfeld fest. Der Standardwert wird beim Öffnen des Formulars angenommen. Bei Schaltflächen der Art Reset bestimmen Sie mit dem Eintrag unter Standardwert, welchen Zustand das Kontrollfeld annimmt, wenn die Schaltfläche aktiviert wird. Standardzeit Legt die Standarduhrzeit fest. Speziell bei den Feldern Datum und Zeit werden standardmäßig jeweils das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit im Formular angezeigt, wenn kein anderer Standardwert definiert wird. Symbol voranstellen Hier bestimmen Sie, ob bei Verwendung von Währungsfeldern das Währungssymbol vor oder hinter der Zahl eingefügt werden soll. Standardmäßig wird das Währungssymbol nicht vorangestellt. Symbolfarbe Gibt die Farbe für Symbole auf Steuerelementen an, z.b. die Pfeile auf einer Bildlaufleiste. Symbolgröße Legt fest, ob die Symbole der markierten Navigationsleiste groß oder klein angezeigt werden sollen. Tabstop Die Tabstop-Eigenschaft legt fest, ob ein Kontrollfeld in einem Formular mit der Tabulatortaste selektiert werden kann. Folgende Optionen gibt es: Nein Bei Betätigung der Tabulatortaste wird das Kontrollfeld übersprungen. Ja Das Kontrollfeld kann mit der Tabulatortaste selektiert werden. Tausender-Trennzeichen Bei numerischen und Währungsfeldern können Sie bestimmen, ob Tausender-Trennzeichen gesetzt werden. Alle Formatfelder (Datum, Zeit, Währung, numerisch) werden automatisch mit dem hier gewählten Format formatiert, unabhängig davon, in welcher Form der Anwender die Eingabe vornimmt. Textzeilen enden mit Wählen Sie für Textfelder den Zeilenendecode, der verwendet werden soll, wenn Text in eine Datenbankspalte geschrieben wird. Titel Mit der Eigenschaft "Titel" geben Sie die im Formular angezeigte Beschriftung des Kontrollfelds an. Diese Eigenschaft bestimmt die sichtbare Beschriftung eines Kontrollfelds bzw. die Spaltenüberschrift eines Datenfelds in einem Tabellen-Kontrollfeld. Wenn Sie ein neues Kontrollfeld erstellen, wird standardmäßig die als Name-Eigenschaft vordefinierte Bezeichnung zur Beschriftung des Kontrollfelds genommen. Dabei setzt sich die Bezeichnung zusammen aus dem Kontrollfeldnamen und einer Ganzzahl zur Nummerierung des Kontrollfelds, also z. B. CommandButton1. Mit der Titel-Eigenschaft können Sie dem Kontrollfeld eine andere Bezeichnung zuweisen, so dass die Beschriftung die Funktion des Kontrollfelds wiedergibt. Ändern Sie diesen Eintrag, um dem Kontrollfeld eine aussagekräftige, für den Anwender sichtbare Bezeichnung zu geben. Wenn Sie einen mehrzeiligen Titel angeben möchten, öffnen Sie das Kombinationsfeld mit Hilfe der Pfeilschaltfläche. Zeilenumbrüche fügen Sie mit Umschalt+Strg+Eingabetaste ein. 26

27 Die Eigenschaft Titel dient lediglich zur Beschriftung der in der Benutzeroberfläche sichtbaren Formularelemente. Für die Arbeit mit Makros ist zu beachten, dass die Kontrollfelder zur Laufzeit stets über die Eigenschaft Name angesprochen werden. Umschalten Legt fest, ob eine Schaltfläche eine Umschaltfunktion auslösen soll. Wenn "Umschalten" auf "Ja" gesetzt wird, ist das Umschalten zwischen den Zuständen "ausgewählt" und "nicht ausgewählt" möglich, wenn auf die Schaltfläche geklickt bzw. die Leertaste gedrückt wird, während das Kontrollfeld den Fokus besitzt. Eine Umschaltfläche im Zustand "ausgewählt" wird "eingedrückt" dargestellt. URL Geben Sie die URL-Adresse für Schaltflächen der Art Dokument oder Webseite öffnen in das Feld URL ein. Die Adresse wird aufgerufen, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. Wenn man sich im Anwendermodus mit der Maus über die Schaltfläche bewegt, wird der URL als Tipp-Hilfe angezeigt, sofern kein anderer Hilfetext festgelegt wurde. Verzögerung Legt die Verzögerung (in Millisekunden) zwischen sich wiederholenden Ereignissen fest! Ein sich wiederholendes Ereignis tritt ein, wenn Sie auf einen Pfeil in einer Bildlaufleiste oder eine der Schaltflächen für die Navigationsfunktionen in der Navigationsleiste klicken und dabei die Maustaste gedrückt lassen. Sie können einen Wert und eine gültige Maßeinheit (z. B. 2 s oder 500 ms) eingeben. Währungssymbol Sie können das Währungssymbol für Währungsfelder vordefinieren, indem Sie für die Eigenschaft Währungssymbol ein Zeichen oder eine Zeichenkette eingeben. Wert Versteckte Kontrollfelder übernehmen die Daten, die Sie unter Wert festlegen. Diese Daten werden beim Absenden des Formulars ebenfalls übertragen. Wiederholen Legt fest, ob Aktionen von Drehfeldern oder Bildlaufleisten wiederholt werden sollen, wenn Sie auf ein solches Steuerelement klicken und die Maustaste gedrückt lassen. Wortumbruch Zeigt Text auf mehreren Zeilen an. Ermöglicht die Verwendung von Zeilenumbrüchen in Textfeldern, so dass mehrere Textzeilen eingegeben werden können. Drücken Sie die Eingabetaste, um einen Zeilenumbruch manuell einzugeben. Zeichen für Passwörter Sie können festlegen, welche Zeichen bei der Passworteingabe anstelle der tatsächlich vom Benutzer eingegebenen Zeichen angezeigt werden. Geben Sie unter Zeichen für Passwörter den ASCII-Code für das gewünschte Zeichen ein. Es können Werte von 0 bis 255 eingegeben werden. Welche Zeichen welchem ASCII-Code entsprechen, sehen Sie im Dialog Sonderzeichen (Einfügen - Sonderzeichen). Zeichenmaske Mit Hilfe von maskierten Feldern lassen sich Zeichenmasken definieren. Eine Zeichenmaske enthält die Anfangswerte eines Formulares und ist beim Laden des Formulares stets sichtbar. Indem Sie einen Zeichen- Code für die Eingabemaske angeben, bestimmen Sie, welche Art von Eingabe in diesem maskierten Feld möglich ist. 27

28 Die Länge der Zeichenmaske sollte immer der Länge der Eingabemaske entsprechen. Ist dies nicht der Fall, wird die Eingabemaske entweder abgeschnitten oder mit Leerzeichen auf die Länge der Eingabemaske aufgefüllt. Zeichensatz Bei Kontrollfeldern mit einem im Formular sichtbaren Text oder Titel kann ein Zeichensatz für die Textdarstellung im Formular gewählt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche..., um den Dialog Schrift zu öffnen und dort die gewünschte Schrift auszuwählen. Der ausgewählte Zeichensatz wird für die Beschriftung von Kontrollfeldern angewendet. In Tabellen-Kontrollfeldern gilt dieser Zeichensatz für die Anzeige der Daten. Darüber hinaus können Sie in diesem Dialog die Farbe für die Textanzeige im Kontrollfeld festlegen. Zeilenhöhe Bei Tabellen-Kontrollfeldern lässt sich die Höhe der Zeilen gezielt eingeben. Sie können auch einen Wert mit einer gültigen Maßeinheit eingeben, beispielsweise 2 cm. Zeitformat Sie können ein bevorzugtes Zeitformat angeben. Alle Formatfelder (Datum, Zeit, Währung, numerisch) werden automatisch mit dem hier gewählten Format formatiert, unabhängig davon, in welcher Form der Anwender die Eingabe vornimmt. Zusatzinformation Jedes Kontrollfeld kann mit zusätzlichen Informationen oder einer Beschreibung versehen werden. Diese Eigenschaft kann Programmierern zum Speichern zusätzlicher, im Programmcode zu verwendender Informationen nützlich sein. So können hier z. B. Variablen oder andere Auswertungsparameter eingegeben werden. 28

29 Berichte Inhalte von Datenbanken - Auszüge oder komplette Listen - in einer für den Benutzer leicht erfassbaren Form auszugeben, das ist die Aufgabe der Berichte. Damit erfüllen sie neben den Formularen eine weitere wichtige»schnittstellenfunktion«. Berichte werden häufig auch ausgedruckt oder anderweitig weiterverarbeitet. Unter Berichten versteht man grundsätzlich die (aufgearbeitete) Zusammenstellung von Datensätzen. Berichte können angezeigt, gedruckt oder separat gespeichert und natürlich auch in andere Applikationen - wie beispielsweise Impress - eingebunden werden. Ein Bericht übernimmt somit die optische Aufbereitung der Daten und stellt diese übersichtlich in gewünschter, lesbarer Form dem Benutzer zur Verfügung. Berichte werden als Writer-Dokument gespeichert, mit Inhalten gefüllt und können dann beliebig exportiert, gedruckt oder als PDF erstellt werden. Möchte man also Daten aus unterschiedlichen Tabellen in einem Bericht konzentrieren, dann erstellt man zunächst eine entsprechende Abfrage, packt die Informationen somit zusammen in eine Abfrage-Tabelle und erzeugt dann einen Bericht über die Abfrage. Am einfachsten ist es einen Bericht über den Assistenten zur erzeugen, zumal es bei den Berichten keinen Entwurfsmodus gibt. Mit Doppelklick den Assistenten starten, kurz darauf öffnet sich der Berichts-Assistent. Erstellen eines Berichtes Im Bereich Tabellen und Abfragen wird die benötigte Abfrage oder Tabelle bestimmt. Danach können die zu druckenden Felder bestimmt werden. Sind alle im Bericht gewünschten Felder im rechten Fenster angezeigt, auf Weiter klicken. 29

30 Feldbezeichnung Die gewählten Spaltennamen können nun auf Wunsch geändert werden. Dies kann für einen ausführlichen Bericht sinnvoll sein. Gruppierung Jetzt lassen sich die Daten im Bericht gruppieren. Durch eine Gruppierung kann eine Liste übersichtlicher werden. Insbesondere wenn sehr viele Datensätze ausgegeben werden. 30

31 Sortieroptionen Hier können nach maximal vier Kriterien die Daten noch sortiert werden. Je nach Wunsch kann die Sortierung auf- oder absteigend gewählt werden. Auswahl des Layoutes Hier wird bestimmt wie der Bericht aussieht. Dabei wird die jeweilige Auswahl im Hintergrund dargestellt. In den meisten Textfeldern wird ein sogenannter Blindtext eingefügt, um Ihnen so einen Eindruck zu vermitteln. Standardmäßig stellt der Assistent das Seitenformat auf Querformat ein, da das System von vielen Datenspalten ausgeht. Bei wenigen Datenspalten ist das aber unerwünscht. Der Inhalt der Kopfzeile kann hier nicht geändert werden. 31

32 Bericht erstellen Name des Berichts Der hier eingegebene Name wird auf jeder Seite in der Titelzeile ausgedruckt. Statischer Bericht Speichert den Bericht als statischen Bericht ab. Wenn Sie einen statischen Bericht öffnen, zeigt er immer die zum Zeitpunkt der Erstellung vorhandenen Daten an. Dynamischer Bericht Speichert den Bericht als Dokumentvorlage ab. Wenn Sie einen dynamischen Bericht öffnen, wird ein Dokument mit den aktuellen Daten angezeigt. Layout des Berichts bearbeiten Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, wird der Bericht gespeichert und zum Bearbeiten geöffnet. Jetzt Bericht erstellen Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, wird der Bericht gespeichert. Danach kann der Bericht gedruckt werden. Das Layout des Berichtes ändern Es kann natürlich nötig sein das Layout zu ändern zumal der Assistent nicht immer richtig arbeitet. Hierzu den Bericht mit der linken Maustaste anklicken und mit Bearbeiten öffnen. Die grau hinterlegten Begriffe sind normalerweise Felder, also Variablen die automatisch von Ooo belegt werden. Sinnvoll sind solche Änderungen zum Beispiel auch beim Titel oder bei der Spaltenbreite. Aussehen und Format zu ändern ist unproblematisch. Allerdings sollten Sie keine Spalten dazu fügen, löschen oder ändern! 32

33 Anhang Indizes erstellen Datenbanken speichern die Datensätze in der Regel nicht geordnet oder in einer bestimmten Reihenfolge, sondern immer dort, wo gerade Platz ist. Wird also einmal ein Datensatz gelöscht, so rutschen nicht alle anderen genau eine Zeile hoch, sondern der Platz bleibt frei und das DBMS (Datenbankmanagementsystem) speichert irgendwann dort einen neuen Datensatz. Je häufiger also eine Datenbank geändert wird und je»älter«diese dadurch wird, umso»chaotischer«sind die Daten intern abgelegt. Wenn nun ein bestimmter Datensatz benötigt wird, muss das DBMS alle Informationen durchsuchen. Das kann auch einmal etwas länger dauern - je nach Rechenleistung und Datenbank-Größe. Daher bieten fast alle DBMS die Möglichkeit, bestimmte Felder zu indizieren. Dann werden die Informationen dieser Spalten beim Start des DBMS sofort in den Hauptspeicher geladen und dort geordnet (eben indiziert) aufbewahrt. Solche indizierten Daten können sehr viel schneller gefunden und identifiziert werden: Die Performance einer Datenbank- Anwendung steigt. Beispiel: Sie haben eine umfangreiche Adressdatenbank, und Sie suchen überwiegend nach den Namen der Adressaten. Hier würde es sich anbieten, den Namen zu indizieren. Die Verwendung von Indizes ist aber immer ein Abwägen zwischen Performance und Rechenleistung: Je mehr Indizes Sie definieren, umso mehr Hauptspeicher wird benötigt und blockiert - und bei den»normalen«datenbanken in einem Privathaushalt oder Kleinbetrieb ist dies auf Grund der Datenmenge und bei den heute vorhandenen schnellen Rechnern sowieso nicht nötig. Primärschlüssel sind übrigens auch nichts anderes als Indizes - diese Felder werden also sowieso schon vom DBMS indiziert und geladen. Um eigene Felder zu indizieren, wechseln Sie in die Tabellen-Entwurfsansicht einer Tabelle und wählen den Menübefehl Extras >Indexentwurf... Sie können auch das zweite Icon von links in der Standard-Symbolleiste nutzen, das hat den gleichen Effekt. Es öffnet sich das Dialogfenster»Indizes«. Bereits aufgelistet - und nicht änderbar - ist der vorhandene Primärschlüssel. Sie können nun weitere Indizes hinzufügen. Klicken Sie hierzu zunächst auf den Button Neuer Index. Es wird ein Indexfeld mit einem automatisch vergebenen Namen erzeugt. Gleichzeitig sind nun rechts die Tabellenfelder aktiv. In der ersten Spalte wählt man nun das Feld der Datenbank aus, das man indizieren möchte, in der zweiten Spalte legt man die Sortierreihenfolge fest. Es gibt nur zwei Wahlmöglichkeiten: Aufsteigend oder Absteigend. Ein Index-Name kann über den Button Bearbeiten geändert, ein bestehender Index über Löschen entfernt werden. Haben Sie Daten eines Index geändert, aber noch nicht gespeichert, können Sie über den Button Zurücksetzen die ursprünglichen Werte wieder rekonstruieren. Handelt es sich um ein Feld mit eindeutigen Werten, kann man diese Option ebenfalls noch aktivieren - dann geht die Suche noch ein wenig schneller. Eindeutig bedeutet, dass kein Wert in der Spalte doppelt vorkommen darf! Haben Sie alles ausgewählt, speichern Sie Ihren Index und schließen das Fenster. Indizes brauchen Sie erst bei sehr großen Datenbanken. Dann aber haben Sie häufig auch ein spezielles Management-Tool für das DBMS - und nur der Administrator darf Indizes setzen oder verändern. Für die normale Desktop-Datenbank ist das Setzen von Indizes neben dem Primärschlüssel meist nicht notwendig. 33

34 Anhang Verbindung zu anderen Datenbanken herstellen Access-Datenbank Neben dem Erstellen eigener Datenbanken ist es auch möglich eine Verbindung zu anderen Datenbanken zu erstellen. Über den Schnellstarter oder das Menü Datei Neu oder die Symbolfläche Neu wird der Dokumententyp Datenbank benutzt. Im ersten Schritt wird Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen ausgewählt, hier Microsoft Access, dann wird die Verbindung zur Datenbank hergestellt, in dem wir auf den Pfad der Datenbank verweisen. Im dritten Schritt dann Ja, die Datenbank soll angemeldet werden. Damit die Einzelschritte besser erklärbar sind, wird nicht der Tabellen-Assistent benutzt, sondern die Datenbank zum Bearbeiten öffnen ausgewählt. Die leere Datenbankverbindung kann nun an einen beliebigen Ort gespeichert werden. Im Beispiel wurde der Dateiname Adressen_access gewählt. Unter diesem Namen kann man später wieder auf die Datenbank zugreifen. Danach befindet man sich im Datenbankdokumentfenster. Hier kann man nun auf die Access-Datenbank zugreifen. Dabei ist folgendes zu beachten: Datenerfassung/-änderung ist nur dann möglich wenn die Access-Datei über eine Primary ID verfügt. Es kann von mehreren Feldern aus zugegriffen werden, Neuerfassungen sollten allerdings nur von einem Platz aus gemacht werden. 34

35 Änderungen können von verschiedenen Plätzen erfolgen, allerdings sollte nicht der gleiche Datensatz geändert werden. Innerhalb der Tabellenbearbeitung sollten keine Änderungen gemacht, d.h. neue Felder dazu fügen oder bestehende ändern können zu Datenverlust führen. Wenn mehrere Plätze gebraucht werden, muss für jeden Arbeitsplatz eine Frontend-Datenbank von Base erstellt werden Meine Empfehlung wäre, eine Datenbank fertigzustellen und diese auf die unterschiedlichen Rechner zu kopieren oder an unterschiedlichen Netzwerkplätzen zu speichern. Import von Daten Oft ist es notwendig, dass eine neue Datenbank unter BASE erstellt wird und Daten aus der alten Datenbank benötigt werden. Folgendes Szenario wollten wir uns anschauen. In unserer Access-Datenbank haben wir Daten, die wir in unserer neuen Datenbank für Adressen benötigen. Zuerst wird eine neue leere Datenbank wie oben beschrieben erstellt (hier Adressen.odb). Dann verbinden wir die alte Datenbank auch wie oben beschrieben (hier adressen_access.odb). Jetzt öffnen wir beide Datenbanken und gehen in die Tabellenansicht. Nun einfach die Tabelle Adressen aus der adressen_access.odb per drag and drop in die andere Datenbank ziehen. Es öffnet sich folgendes Fenster: Hier können wir nun entscheiden was passieren soll. Nachstehend sind die einzelnen Möglichkeiten beschrieben. 35

36 Definition und Daten Hier wird die gesamte Tabelle inkl. der Felder importiert. Dabei muss ein neuer Tabellenname vergeben werden (hier Adressenneu): Zum einem kann ich bestimmen, welche Spalten übernommen werden sollen. Links stehen die Spalten die nicht übernommen werden und rechts die, die übernommen werden. Nach Klick auf weiter kann ich dann die Datentypen noch abändern. Dies kann zum Beispiel nötig werden, falls Datentypen nicht übereinstimmen. Wie hier das Feld Bemerkungen. 36

37 Definition Hier werden nur die Datentypen übernommen und können ebenso noch angepasst werden. Als Tabellensicht Hier wird lediglich eine Verknüpfung zu der anderen Tabelle hergestellt. Daten anhängen Hiermit können die Daten in eine bestehende Tabelle importiert werden. Dabei müssen die entsprechenden Felder aber korrekt zugeordnet werden. Dies geschieht durch die Nach oben und Nach unten Tasten im nächsten Fenster: So sah das Fenster vor der Zuordnung aus: 37

38 So nach der Zuordnung: Es ist außerdem auch möglich gleich bei der Übernahme einen Primärschlüssel zu erzeugen. Wichtig! Die Übernahme gelingt am einfachsten, wenn an den Datenbanken nicht manipuliert wurde. Das heisst, haben Sie an einer Access-Datenbank bereits mit Base an den Feldeigenschaften gearbeitet, kann es sein, dass ein Import nicht mehr möglich ist. 38

39 Anhang Daten aus Excel oder Calc-Tabellen Oft kann es notwendig sein, dass Daten aus Excel oder Calc importiert werden. Dies geht am einfachsten, wenn Sie diese über die Zwischenablage importieren. Markieren Sie in Ihrer alten Excel- oder Calc-Tabellen die Daten bitte inklusive der Spaltentitel. Dann kopieren Sie diese Daten über Kopieren oder Strg+C in die Zwischenablage. Öffnen Sie Ihre neue Datenbank und gehen Sie dort zu den Tabellen, klicken Sie die Tabelle in die Sie die Daten importieren wollen, an damit diese aktiviert ist (nur einmal anklicken nicht doppelt). Jetzt einfach auf STRG+C drücken. Es öffnet sich folgendes Fenster. Hier wählen Sie dann bitte Daten anhängen aus. Hiermit können die Daten an eine bestehende Tabelle importiert werden. Dabei müssen die entsprechenden Felder aber korrekt zugeordnet werden. Dies geschieht durch die Nach oben und Nach unten Tasten im nächsten Fenster. 39

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