Lob- & Beschwerdemanagement CIRS. Risikomanagement. Schadensfallmanagement. Dokumentenlenkung. Ideenmanagement

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1 DIE FÜHRENDE KOMPLETTLÖSUNG FÜR QUALITÄT UND PATIENTENSICHERHEIT IN KLINIKEN UND PFLEGEEINRICHTUNGEN CIRS Risikomanagement Lob- & Beschwerdemanagement Schadensfallmanagement Dokumentenlenkung Ideenmanagement Wir organisieren die wichtigsten Qualitätssysteme mit einer einzigen professionellen Software. Intrafox Health Care ist hierfür aus unserer Sicht die beste Lösung am Markt. Dr. med. Hans-Jürgen Bartz, MBA Qualitätsmanagement und klinisches Prozessmanagement Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE)

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3 Sieben Aufgaben eine Lösung Mit Intrafox Health Care haben wir eine speziell auf Kliniken und Pflegeeinrichtungen zugeschnittene Lösung geschaffen, welche die für Qualität und Patientensicherheit wichtigsten Themen in einem einzigen System vereint. Modular aufgebaut können Sie Intrafox Health Care unabhängig für einzelne Einsatzzwecke nutzen und stetig zu einer vernetzten Komplettlösung ausbauen. Dabei wählen Sie zwischen flexiblen Lizenzmodellen oder einem gehosteten System. Zu jedem Thema erhalten Sie von uns neben dem passenden Softwaremodul auch umfangreiche Beratungs- und Dienstleistungen. So steht einer raschen Umsetzung in die Praxis nichts im Weg. Inhalt CIRS: MELDEN - ANALYSIEREN - VERBESSERn CIRS HEALTH CARE: EINRICHTUNGSÜBERGREIFENDER AUSTAUSCH LOB- UND BESCHWERDEMANAGEMENT RISIKOMANAGEMENT SCHADENSFALLMANAGEMENT IDEENMANAGEMENT DOKUMENTENLENKung Intrafox Health Care unterstützt Sie hochgradig bei der Erfüllung der für die betreffenden Qualitätssysteme relevanten Anforderungen aus Normen und Gesetzen (u.a. DIN EN 9001:2008, DIN EN 15224, KTQ und Patientenrechtegesetz). Die Nummer 1: Keine andere Lösung für Qualität und Patientensicherheit ist bei mehr Einrichtungen im deutschsprachigen Raum im Einsatz. Unsere Referenzen finden Sie unter Herzlichst Ihr Markus Tannheimer, Geschäftsführer Oliver Zwirner, Geschäftsführer

4 02 Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick Intrafox Health Care ist eine modular aufgebaute Lösung für Qualität und Patientensicherheit. Intrafox kann als einzelnes Modul ebenso eingesetzt werden wie als Komplettlösung für mehrere Einsatzgebiete, mit einem zentralen, themenübergreifenden Management von Verbesserungs- bzw. Korrekturmaßnahmen. wird in kleinen Kliniken und Einrichtungen ebenso eingesetzt wie in Universitätskliniken und Klinikkonzernen. Im System kann jede Organisationsstruktur abgebildet werden. Verantwortlichkeiten sind stets klar definiert, Teamstrukturen werden perfekt unterstützt. ist ein durchgängig webbasiertes System, das keine zusätzliche Software benötigt. Intrafox unterstützt professionelle Datenbanken (Oracle / MSSQL / MySQL) und eine verschlüsselte Datenübertragung. Die Software verfügt über ein professionelles Berechtigungssystem mit Rollenkonzept und unterstützt die Anbindung an Active Directory / LDAP. erlaubt die Nutzung voreingestellter oder individueller Abläufe. So können Formulare, Masken, Listen, Kategorien, Berichte und Dokumente flexibel gestaltet werden. Für Automatisierungen, Workflows, -Benachrichtigungen, Eskalationsschritte etc. können umfangreiche Einstellungen vorgenommen werden. Nahezu jedes Feld und jede Beschriftung in der Benutzeroberfläche kann bedarfsgerecht angepasst werden.

5 03 MaSSnahmen zentral koordinieren Nutzen Sie den Input der verschiedenen Qualitätssysteme bzw. Module (z.b. aus Patientenbeschwerden, CIRS-Fällen, Risiken, Schadensfällen oder Verbesserungsvorschlägen) für themenübergreifend abgestimmte Maßnahmen. Koordinieren Sie diese mit Intrafox Health Care zentral, jedoch mit eigenen Verantwortlichen, Terminen und Teilmaßnahmen. Die daraus abgeleiteten Dokumente, wie z.b. Verfahrensanweisungen, Richtlinien oder Checklisten kommunizieren Sie via Dokumentenlenkung bequem an alle relevanten Mitarbeiter. Schadensfallmanagement Einrichtungsübergreifender Austausch CIRS Ideenmanagement Beschwerdemanagement Risikomanagement Dokumentenlenkung

6 04 CIRS: Melden - Analysieren - Verbessern Ein funktionierendes Critical Incident Reporting System (CIRS) bedingt eine ausgeprägte Fehlerkultur, in welcher der Schutz des Melders eine zentrale Rolle einnimmt. So erhalten Sie die nötigen Fallmeldungen zur Offenlegung von Schwachstellen in Prozessen und Strukturen und können negative Auswirkungen für Ihre Patienten und Ihre Einrichtung vermeiden. Mit Intrafox Health Care schützen Sie Ihre Melder und organisieren Ihr CIRS komplett durch vom Eingang der Meldung über die Fallanalyse bis zur Maßnahme. Anonymisierung und De-Identifikation Die Fallmeldung wird in Intrafox Health Care von einem autorisierten Bearbeiter bzw. Team anonymisiert und de-identifiziert. Bei der Anonymisierung werden personenbezogene Daten ersetzt, bei der De-Identifikation werden Informationen, welche Rückschlüsse auf einen einzelnen Mitarbeiter oder auf einen Patienten erlauben, abstrahiert. Übrigens unterstützt Intrafox auch ein zweistufiges Anonymisierungsverfahren nach dem Vieraugenprinzip. Fallmeldungen Die Fallmeldungen erfolgen anonym und strukturiert über ein elektronisches Erfassungsformular im Intranet. Die abgefragten Inhalte können dabei von der Beschreibung des Ereignisses über Verbesserungsvorschläge und bereits getroffenen Maßnahmen bis zu möglichen Ursachen wie persönlichen Faktoren, System- oder Teamfaktoren reichen. Über eine Vorgangsnummer kann der Meldende den Status und das Ergebnis seiner Meldung jederzeit anonym nachvollziehen. Schutz des Melders Durch das Patientenrechtegesetz Anonyme Fallmeldung ohne Rückverfolgung der IP-Adresse Interne Anonymisierung und De-Identifikation Optional: externe Anonymisierung und De-Identifikation. Die Dienstleistung unterliegt dem Presserecht, die ausführenden Personen haben damit ein Aussageverweigerungsrecht CIRS Meldeformular - Die Fallmeldungen erfolgen anonym und strukturiert über ein elektronisches Erfassungsformular im Intranet.

7 05 Risikoverteilung: Bewerten und priorisieren Sie Ihre Fälle nach deren Risiken hinsichtlich Patientengefährdung und Häufigkeit. Häufigkeit täglich jede Woche jeden Monat jedes Jahr erstmalig sehr niedrig Gefährdung des Patienten niedrig moderat hoch sehr hoch Bearbeitung der CIRS-Fälle Analysieren Sie Ihre Fallmeldungen nach den beitragenden Faktoren des NPSA London Protocol (Taylor-Adams / Vincent) oder nach einem individuellen Schema. Bewerten und priorisieren Sie Ihre Fälle nach deren Risiken hinsichtlich Patientengefährdung und Häufigkeit. Drittmeinungen zur Fallanalyse oder zu Präventionsmaßnahmen holen Sie einfach elektronisch über Intrafox Health Care ein. Für Fallbesprechungen in interdisziplinären Teams bzw. im Meldekreis drucken Sie sich auf Knopfdruck ein Datenblatt eines einzelnen Falls oder eine ganze Liste relevanter Fälle aus. Und: Die aus Ihren Fällen abgeleiteten Maßnahmen koordinieren Sie zentral mit dem systemeigenen Maßnahmenmanagement. Aus Meldungen & MaSSnahmen anderer lernen das CIRS Portal Stellen Sie mit Intrafox Health Care ein internes CIRS Portal bereit, auf welchem Ihre Mitarbeiter anonymisierte und freigegebene Fälle samt Analysen und Maßnahmen strukturiert durchsuchen können (z.b. nach Meldekreisen, beitragenden Faktoren, Fachbereichen, Schlagwörtern, Risiken etc.). Die Mitarbeiter können das Know-how in ihren eigenen Arbeitsbereich übertragen oder Fälle mit eigenen Erfahrungen kommentieren. Dies macht das CIRS für alle beteiligten Mitarbeiter transparent und fördert die Akzeptanz. CIRS wird gelebt! Beratungs- und Dienstleistungen Unsere erfahrenen Consultants helfen Ihnen bei der Einführung und Umsetzung Ihres CIRS: Organisations- und Prozessberatung bei der Einführung von CIRS Unterstützung bei der Implementierung und Individualisierung eines CIRS-Systems Schulungen und Workshops zu CIRS Einführung, Fallanalysen und Ableitung von Maßnahmen externe Anonymisierung und De-Identifikation Erstellen von Fallanalysen Berichte Informieren Sie sich jederzeit im System über die Entwicklung der Fallmeldungen und über deren Verteilung, beispielsweise nach Meldekreisen, Fallinhalten, beitragenden Faktoren etc. Lassen Sie sich auf Knopfdruck alle High-Risk Fälle ausgeben oder alle Fälle zu einem aktuellen Fokusthema, z.b. Medikation. Halten Sie zudem Ihr Management oder Ihre Klinikleitung regelmäßig mit einem Statusbericht per auf dem Laufenden. Vollautomatisch! Informieren Sie sich jederzeit im System über die Entwicklung der Fallmeldungen und lassen Sie sich die Diagramme gleich als Dokument ausgeben.

8 06 CIRSHealth Care einrichtungsübergreifender Austausch CIRS Health Care ist die perfekte Ergänzung zu Intrafox für den einrichtungsübergreifenden Austausch von Top-Meldungen und in der Praxis bereits bewährten Maßnahmen. Für teilnehmende Kliniken bieten wir darüber hinaus Expertenanalysen, Handlungsempfehlungen und passende Hilfsmitteln für die Praxis. CIRS Health Care kann übrigens vollständig in Ihr CIRS mit Intrafox Health Care integriert werden. Qualität vor Masse Inhaltlich betreut wird CIRS Health Care vom Team um den CIRS Experten Dr. med. Marcus Rall von InPASS, Institut für Patientensicherheit und Teamtraining GmbH. Dies garantiert eine noch nie dagewesene inhaltliche Qualität: Denn das Lesen von tausenden sich wiederholenden, fremden Fallmeldungen ohne ernstzunehmende Problemlösung bringt Sie nicht weiter. Aber mit ausgewählten, einrichtungsübergreifend brisanten Fällen, professionellen Analysen, praxisgerechten Handlungsempfehlungen und unterstützenden Materialien nutzen Sie Ihre kostbare Zeit effektiv im Sinne der Patientensicherheit. Anonymisierung, De-Identifikation Die Fallmeldungen werden vor der Veröffentlichung in CIRS Health Care von den InPASS Experten professionell anonymisiert und de-identifiziert, so dass weder Rückschlüsse auf die Identität der Beteiligten, noch auf die Einrichtung gezogen werden können. Fallanalyse Die erste Analyse erfolgt nach dem NPSA London Protocol (Taylor-Adams / Vincent). Meldungen mit besonders hohem Interesse für die Mehrzahl der teilnehmenden Kliniken werden einer professionellen Root Cause Analyse unterzogen und komplettiert mit praxisgerechten Handlungsempfehlungen sowie dazu passenden Hilfsmitteln, wie z.b. Checklisten, Anweisungen oder Schulungsmaterial. Einrichtungsübergreifendes Lernen Teilnehmende Kliniken erhalten über die reinen Fallmeldungen hinaus Zugriff auf Expertenanalysen, Handlungsempfehlungen und Hilfsmittel zur Prävention. Lassen Sie sich durch die Filter- und Suchfunktionen im Portal alle Analysen Ihres Fachbereichs anzeigen oder suchen Sie zielgerichtet nach Inhalten oder beitragenden Faktoren. Nebenbei können Sie Fälle, Analysen und Maßnahmen anonym mit Ihren eigenen Erfahrungen kommentieren. Lokales CIRS Einrichtungsübergreifend interessante Fälle CIRS Health Care integriert in

9 07 Teilnehmende Kliniken erhalten über die reinen Fallmeldungen hinaus Zugriff auf Expertenanalysen, Handlungsempfehlungen und Hilfsmittel zur Prävention. Auf CIRS Health Care werden Hilfsmittel bereitgestellt: Checklisten, Anweisungen, Schulungsmaterial, Videos etc. Hilfsmittel zur Prävention Um Präventionsmaßnahmen sofort im Klinikalltag umsetzen zu können, stehen auf CIRS Health Care entsprechende Hilfsmittel bereit: Checklisten, Anweisungen, Schulungsmaterial, Videos etc. Die Hilfsmittel stehen allen teilnehmenden Kliniken zur freien Verfügung und dürfen für eigene Zwecke beliebig verändert, angepasst und sogar mit dem eigenen Logo versehen werden. Eilmeldungen Besonders akute Fälle erhalten Sie in CIRS Health Care per Eilmeldung in einer eigenen Rubrik. Inklusive Handlungsempfehlung und, wo möglich, mit den entsprechenden Hilfsmitteln zur Prävention. Mehr Infos auch unter

10 08 Erstellen Sie ein Anschreiben auf Knopfdruck Lob- und Beschwerdemanagement Unabhängig davon, ob Sie ein Beschwerdemanagement zur Erfüllung von Normen und Gesetzen betreiben oder aus der tiefen Überzeugung, dass zufriedene Patienten, Einweiser und Mitarbeiter den Erfolg Ihrer Einrichtung erhöhen - die Arbeit ist in der Regel mit den verfügbaren Personalkapazitäten kaum zu bewältigen. Mit Intrafox Health Care können Sie wieder durchatmen und sich auf das Inhaltliche konzentrieren. Auszug aus dem Patientenrechtegesetz wozu in Krankenhäusern auch die Verpflichtung zur Durchführung eines patientenorientierten Beschwerdemanagements gehört ( 135a Absatz 2 Nummer 2) Feedback über alle Eingangskanäle Webseite, per , über Patiententerminals, über Ihr Intranet, Ihre Beschwerdehotline oder in Form von eingescannten Meldebögen oder Briefen. Kommunikation fast wie von selbst Während des kompletten internen und externen Kommunikationsprozesses unterstützt Sie Intrafox Health Care: Versenden Sie s, hängen Sie Dokumente an, holen Sie Stellungnahmen beteiligter Personen ein und erstellen Sie auf Knopfdruck aus vordefinierten Textbausteinen einen Brief an den Beschwerdeführer. Über das integrierte Benachrichtigungssystem leiten Sie Lob direkt an die betreffenden Mitarbeiter weiter. Deren Kontaktdaten stehen Ihnen hierzu in einem synchronisierten internen Adressbuch zur Verfügung. Intrafox Health Care unterstützt alle Eingangskanäle: Lassen Sie Lob und Beschwerden direkt ins System wandern - via vernetztem Beschwerdeformular auf Ihrer Lob und Beschwerden stets im Griff Lassen Sie sich bei Eingang eines neuen Lobes oder einer Beschwerde von Intrafox Health Care per benachrichtigen. Kategorisieren Sie das Feedback mit einem vorgegebenen Schema nach Inhalt, Feedbackgeber

11 09 und Relevanz oder ganz individuell. Selbstredend wird die Differenzierung einer Meldung in unterschiedliche Inhaltskategorien unterstützt. Intrafox erinnert Sie auch daran, wenn eine Stellungnahme nicht fristgerecht erfolgt oder eine Beschwerde versehentlich unbearbeitet bleibt. Ein mehrstufiges Eskalationsverfahren sorgt auch im Fall der Fälle dafür, dass eine Beschwerde erst intern eskaliert, bevor der Beschwerdeführer etwas davon mitbekommt. Dabei bleiben alle Bearbeitungs- und Kommunikationsschritte zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar. Die aus Beschwerden abgeleiteten Maßnahmen koordinieren Sie zentral mit dem systemeigenen Maßnahmenmanagement. Organisation & Prozesse zentral und/oder dezentral organisiertes Beschwerdemanagement Automatisierte Verteilung von Lob- und Beschwerdemeldungen an die zuständigen Bearbeiter Vollständiger interner und externer Kommunikationsprozess, unterstützt mit Dokumentenvorlagen und Textbausteinen Kommunikation von Lob und Beschwerden spezifisch an die betreffenden Organisationsbereiche (via Portal) Auswertungen und Reports Informieren Sie sich jederzeit im System über die Entwicklung von Lob und Beschwerden in den einzelnen Organisationseinheiten oder nach Themen. Erstellen Sie auf Knopfdruck Berichte für jede Ihrer Abteilungen und Kliniken oder lassen Sie sich diese oder andere Reports z.b. einmal im Quartal automatisiert per zuschicken. Und wenn Sie die Auswertungen aus Intrafox Health Care gleich für Ihren Qualitätsbericht nutzen, sparen Sie noch mehr Zeit. Dies sind nur einige Beispiele für die umfangreichen Auswertungs- und Berichtsmöglichkeiten. Beratungs- und Dienstleistungen Unsere erfahrenen Consultants helfen Ihnen bei der Einführung und Umsetzung eines effizienten Beschwerdemanagements: Organisations- und Prozessberatung zum Beschwerdemanagement Unterstützung bei der Implementierung und Individualisierung Ihres Beschwerdemanagement-Systems Informieren Sie sich über die Entwicklung von Lob und Beschwerden.

12 10 Risikomanagement Wo verbergen sich in unserer Klinik welche Risiken? Welche Auswirkungen können sie haben und mit welcher Wahrscheinlichkeit treten sie wohl ein? Was unternehmen wir, um diese Risiken zu verringern? Mit Intrafox Health Care haben Sie Ihre aktuelle Risikosituation und selbst die damit verbundenen Maßnahmen stets im Griff. Risiken erfassen Halten Sie den einmal definierten Risikokatalog immer aktuell, indem die jeweiligen Risiko-Paten (gleichbedeutend mit Risk-owner oder Risiko-Eigentümer) neu identifizierte Risiken in Intrafox ergänzen und aktuelle Risiken zyklisch bewerten. Dabei unterscheiden Sie nach Umfeldrisiken, strategischen Risiken, finanziellen Risiken, Risiken aus der medizinischen Versorgung oder Betriebsquerschnittsrisiken. Optional lassen Sie Risiken aus Ihrem CIRS oder Beschwerdemanagement auf Knopfdruck direkt in Ihr Risikomanagement wandern. Zyklische Risikobewertung In Intrafox Health Care erfolgt die Bewertung der Risiken qualitativ nach Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit, optional auch auf detaillierte Indikatoren gestützt. Das Ergebnis wird gemeinsam mit den Soll-/Ist-Werten (oder dem Brutto-/Netto-Risiko) anschaulich in einer Risikomatrix dargestellt. Die Bewertung erfolgt nach festgelegten Zyklen, typischerweise je Quartal, halbjährlich oder jährlich. Damit der Bewertungszyklus zuverlässig eingehalten wird, werden die jeweiligen Risiko-Paten automatisch per daran erinnert. Ein mehrstufiges Eskalationsverfahren sorgt dafür, dass dabei auch kein Risiko vergessen wird. Für eine schnelle Zuordnung können Sie die Risiken nach Kategorien sortieren. Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über die größten Risiken.

13 11 Auswertungen und Reports Informieren Sie sich mit wenigen Klicks im System über die aktuelle Verteilung Ihrer Risiken, differenziert nach Organisationseinheiten, nach Risikotypen oder nach Gefährdungsstufen. Lassen Sie sich einzelne Risiken mit allen Details in einem Risikodatenblatt ausgeben. Oder lassen Sie sich z.b. eine Liste aller schwerwiegenden bzw. bestandgefährdenden Risiken ausdrucken oder eine Übersicht aller Maßnahmen zur Risikominimierung. Halten Sie Ihr Management automatisch einmal im Quartal mit einem Gesamtbericht über alle Risiken Ihrer Einrichtung auf dem Laufenden. Aktuelle Risikoinformationen für Ihr Management Mit dem Risikoportal ermöglichen Sie Ihrem Management, sich auch zwischen den Berichtszyklen im geschützten Intranet selbst über die aktuelle Risikosituation zu informieren. Die Risiken mit der höchsten Gefährdung sind in der Risikomatrix sofort ersichtlich. Und aus der Risikolandkarte geht auf einen Blick hervor, wo die meisten Risiken identifiziert wurden. Auf Knopfdruck kann sich Ihr Management auch jederzeit detailliert über einzelne Risiken informieren - ohne sich Kenntnisse in einer Software aneignen zu müssen. Beratungs- und Dienstleistungen Unsere erfahrenen Consultants helfen Ihnen bei der Einführung und Umsetzung Ihres Risikomanagements: Organisations- und Prozessberatung zum Risikomanagement Unterstützung bei der Implementierung und Individualisierung Ihres Risikomanagement-Systems

14 12 Schadensfallmanagement Durch die Neuregelung der Beweislast bei Haftung für Behandlungs- und Aufklärungsfehler erwarten Experten einen Anstieg der Ansprüche. Intrafox Health Care sorgt für einen strukturierten Ablauf Ihres Schadensfallmanagements und erlaubt Ihnen dabei stets den aktuellen Überblick über alle Schadensfälle. So können Sie die Kommunikation mit allen Beteiligten auch noch Jahre später einfach zurückverfolgen - auch wenn der ursprüngliche Bearbeiter schon längst nicht mehr in Ihrer Einrichtung ist. Erfassung von Schadensfällen Mit Intrafox Health Care erfassen Sie strukturiert alle patientenbezogenen Schadensereignisse - optional auch Sachschäden - einschließlich beweissichernder oder mitgeltender Dokumente sowie aller notwendigen Details zum Schadensfall (Fallbeschreibung, Angaben zum Geschädigten, Ort und Zeit des Schadens etc. ). Kommunikation Während des kompletten internen und externen Kommunikationsprozesses werden Sie von Intrafox Health Care unterstützt: Versenden Sie s, legen Sie eingescannte Dokumente ab und verschlagworten Sie diese. Holen Sie Stellungnahmen beteiligter Mitarbeiter ein und erstellen Sie auf Knopfdruck aus vordefinierten Textbausteinen einen Brief an den Geschädigten oder an eine der vielen möglichen assoziierten Stellen wie Angehörige, Rechtsnachfolger, Rechtsanwalt, Schlichter oder den Kranken- und Haftpflichtversicherer. Alle Kommunikationsschritte werden dabei stets im System historisiert. Inklusive aller Dokumente und Notizen. Schadensfallbearbeitung und Dokumentation Kategorisieren Sie Schadensfälle nach einem vorgegebenen Schema, nach betroffenen Organisationseinheiten, Art der Schadensfälle, Ursachen, Schweregrad und Melder oder ganz individuell. Wenn Sie möchten, können Sie für Bilanzrückstellungen auch zu erwartende Aufwände aus nicht versicherten Schäden berücksichtigen. Unab-

15 13 hängig davon, welchen Bearbeitungsschritt Sie in Intrafox Health Care vornehmen, Sie können sicher sein, dass dieser zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar dokumentiert wird. Und wenn ein Bearbeiter nach vielen Jahren in den wohlverdienten Ruhestand gehen möchte, dann übergibt er einfach auf Knopfdruck die komplette elektronische Akte an seinen Nachfolger. Tipp Formulieren Sie aus Ihren Schadensfällen heraus anonyme Fallmeldungen mit positivem Ausgang und melden Sie diese auch an Ihr CIRS. Daraus entwickeln sich oft die effektivsten Maßnahmen zur Erhöhung der Patientensicherheit. Auswertung von Schadensfällen Informieren Sie sich jederzeit im System wo welche Kosten für Schadensfälle entstanden sind oder voraussichtlich entstehen werden. Oder in welchen Organisationseinheiten wie viele Schadensfälle entstehen und wie sich die Zahl und die Schwere der Schadensfälle im Laufe der Zeit entwickelt hat. Analysieren Sie, welche Ursachen für Ihre Schadensfälle vorrangig verantwortlich sind und koordinieren Sie direkt in Intrafox entsprechende Maßnahmen, um ähnlich gelagerte Fälle zukünftig zu vermeiden. Beratungs- und Dienstleistungen Unsere erfahrenen Consultants helfen Ihnen bei der Einführung und Umsetzung Ihres Schadensfallmanagements: Organisations- und Prozessberatung zum Schadensfallmanagement Unterstützung bei der Implementierung und Individualisierung Ihres Schadensfallmanagement-Systems Sie haben jederzeit einen Überblick über Änderungen, Dokumente und die Kommunikation mit allen Beteiligten

16 14 Ideenmanagement Mit einem Ideenmanagement verbessern Sie Prozesse, sparen Kosten ein und erhöhen die Wirtschaftlichkeit Ihrer Einrichtung. Und motivieren Ihre Mitarbeiter - vorausgesetzt, Ihr Ideenmanagement basiert auf standardisierten Verfahren, für alle Mitarbeiter gleich und für jeden transparent. Intrafox Health Care hilft Ihnen dabei. Einreichen von Ideen Das Einreichen von Ideen erfolgt strukturiert über ein elektronisches Erfassungsformular im Intranet. Um einen großen Anteil an praxistauglichen Ideen mit einem möglichst hohen Reifegrad zu erhalten, werden nicht nur die Ideen selbst, sondern auch Vorschläge zur konkreten Umsetzung, zum möglichen Gutachter oder ergänzende Dokumente erfasst. Dabei werden sowohl Ideen einzelner als auch Teamvorschläge unterstützt. Über eine Vorgangsnummer kann der Ideengeber den Status seiner Idee jederzeit nachvollziehen. Als Bearbeiter werden Sie über den Eingang einer neuen Idee per informiert. Bearbeitung und Bewertung von Ideen Kategorisieren Sie eingehende Ideen nach Art der Idee, Grad der Ausarbeitung, Reichweite oder Verbesserungspotential. Holen Sie direkt über das System Stellungnahmen zur Idee ein, von festgelegten Gutachtern oder von dem Ideengeber vorgeschlagenen Experten. Intrafox Health Care unterstützt Ihr Entscheidungsgremium mit der automatischen Berechnung der Prämienhöhe nach dem errechenbaren Vorteil unter Berücksichtigung weiterer Faktoren: Betrifft die Idee den Bereich des Ideengebers oder einen anderen Bereich? Soll eine Anerkennungsprämie erfolgen, weil die Idee zwar gut, aber aus nicht offensichtlichen Gründen dennoch nicht umsetzbar ist? Ist die Prämierung entschieden, erstellen Sie auf Knopfdruck aus vordefinierten Textbausteinen einen Brief oder eine an den Ideengeber. Genauso können Sie auch die Ausschüttung der Prämie an die Personalbuchhaltung anweisen. Auswertung und Berichte Behalten Sie die Übersicht über alle Ideen und informieren Sie per Klick über die zeitliche Entwicklung der Ideeneinreichung, wo welche Einsparungspotentiale liegen oder wo welche Prämien ausgeschüttet wurden. Stellen Sie Ihrem Entscheidungsgremium auf Knopfdruck eine Liste aller seit dem letzten Regelmeeting eingegangenen Ideen zur Verfügung. Oder analysieren Sie, wo überdurchschnittlich viele Ideen herkommen und wo ein entsprechendes Engagement noch stimuliert werden muss. Die entsprechenden Maßnahmen dokumentieren Sie direkt im System. Ideenportal Stellen Sie Ihren Mitarbeitern mit einem Ideenportal im Intranet alle bereits eingereichten Ideen zur Verfügung. Stimulieren Sie so Folgevorschläge und reduzieren Sie gleichzeitig das Einreichen von Dubletten. Mit der Vorgangsnummer können sich Ihre Ideengeber auch zwischenzeitlich über den Bearbeitungsstand ihrer Vorschläge informieren. Lassen Sie bestehende Ideen kommentieren und erhalten Sie so wertvolle Hinweise für die Umsetzung. Tipp Wenn Sie das Ideenportal dazu nutzen, auch die entsprechenden Regeln - z.b. in Form einer Betriebsvereinbarung - transparent darzulegen, dann werden es Ihre Mitarbeiter mit einer regen Beteiligung am Vorschlagswesen danken. Beratungs- und Dienstleistungen Unsere erfahrenen Consultants helfen Ihnen bei der Einführung und Umsetzung Ihres Ideenmanagements: Organisations- und Prozessberatung zum Ideenmanagement Unterstützung bei der Implementierung und Individualisierung Ihres Ideenmanagement-Systems

17 15 Das Einreichen von Ideen erfolgt strukturiert über ein elektronisches Erfassungsformular im Intranet.

18 16 Dokumentenlenkung Stellen Sie die richtigen Dokumente in der richtigen Version den betreffenden Mitarbeitern zur Verfügung! Entsprechende Anforderungen an die QM-Dokumentation finden sich in allen relevanten Normen, z.b. DIN EN ISO 9001:2008, oder KTQ wieder. Mit Intrafox Health Care erledigen Sie dies einfach über Ihren Webbrowser - inklusive aller dokumentenbezogener Abstimmungsprozesse. Dokumente verwalten, prüfen und freigeben Mit Intrafox Health Care strukturieren Sie Ihre qualitätsrelevanten Dokumente nach Kategorien wie Dokumententyp, thematischer Bezug oder dem zugehörigen Normenkapitel (z.b. KTQ-Kategorie). Änderungen am Dokument führen stets zu einer neuen Version, die Prüfung und Freigabe von Dokumentenänderungen erfolgt durch den Dokumenteneigentümer direkt über das System. Intrafox Health Care erinnert Sie automatisch an die zyklische Überprüfung von Dokumenten auf deren Aktualität und dokumentiert dabei das Prüfergebnis. Auch aus mehreren Dokumenten bestehende Dokumentenmappen, z.b. eine Prozessdarstellung und dazugehörige Beschreibung, sind problemlos möglich. Für spezielle Word-Dokumente können Angaben wie Versionsnummer, Verfallsdatum, Erstelldatum etc. via Platzhalter direkt ins Dokument gedruckt werden, ohne dass diese noch im Dokument gepflegt werden müssen. Prüfung und Freigabe von Dokumentenänderungen erfolgt durch den Dokumenteneigentümer direkt über das System.

19 17 Stellen Sie die richtigen Dokumente in der richtigen Version den betreffenden Mitarbeitern zur Verfügung! Definieren Sie die Zuordnung von Dokumenten zu den betreffenden Zielgruppen und nutzen Sie dafür bereits vorhandene Benutzergruppen in Ihrem Active Directory. Das System kann dann einem Mitarbeiter auf Basis seiner Anmeldedaten am Windows-PC ( Single Sign On ) automatisch die richtigen Dokumente bereitstellen. Natürlich werden alle Bearbeitungsschritte und alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert. Das Dokumentenportal Ausschließlich aktuell gültige Dokumente stehen im Dokumentenportal im Intranet zur Verfügung. Dort finden die betreffenden Mitarbeiter über Schlagwortsuche, Filtermöglichkeiten und Kategorien aus der zielgruppenspezifischen Auswahl schnell die richtigen Dokumente. Besonders relevante, erst kürzlich geänderte oder neue Dokumente können hervorgehoben werden. Dokumente, die ihr Verfallsdatum überschritten haben, können automatisch vom Dokumentenportal entfernt werden, natürlich mit Benachrichtigung des Verantwortlichen. Das Dokumentenportal kann individualisiert und vollständig in Ihr Intranet integriert werden. Für unterschiedliche Zielgruppen z.b. Berufsgruppen, Abteilungen oder Häuser können auch jeweils eigene Portale bereitgestellt werden. Vorschläge und Verbesserungen Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, aus deren Sicht sinnvolle oder notwendige Dokumente vorzuschlagen. Die Vorschläge kommen strukturiert über ein Formular im Intranet direkt im System sowie per beim Verantwortlichen an. Und wenn Sie auch noch die Möglichkeit zulassen, Dokumente zu kommentieren, z.b. mit Hinweisen auf mögliche Fehler oder Anregungen zu Verbesserungen, wird Ihre Dokumentenlenkung mit Leben erfüllt sein.

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