Standardisierung und Prozessoptimierung als Vorausset zung für eine leist ungsst arke digitale Verwalt ung

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1 MEMO-Tagung 2015 Standardisierung und Prozessoptimierung als Vorausset zung für eine leist ungsst arke digitale Verwalt ung Ministerialdirigentin Beate Lohmann, Abteilungsleiterin O im Bundesinnenministerium

2 Gliederung 1. Das Regierungsprogramm der 18. LP: Digitale Verwaltung Beispiele für Projekte innerhalb des Programms 3. Prozessoptimierung in der Bundesverwaltung 4. Föderales Informationsmanagement

3 1. Das Regierungsprogramm der 18. LP Digitale Verwaltung 2020

4 Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 Regierungsprogramm zur Verwaltungsmodernisierung der 18. LP (Kabinettbeschluss vom 17. September 2014) Beitrag der Verwaltung zu einem bürgerfreundlichen digitalen Deutschland Bestandteil der Digitalen Agenda , dort im Handlungsfeld Innovativer Staat (Kabinettbeschluss vom 20. August 2014) Rahmen der Bundesregierung bei der Digitalisierung aller Lebens- und Wirtschaftsbereiche Bündelung der bestehenden und zukünftigen Aktivitäten der Bundesregierung im Bereich E-Government. Schwerpunktthema im IT-Planungsrat (IT-PLR ) für eine abgestimmte Umsetzung des EGovG in Bund, Ländern und Kommunen für Ebenen übergreifende Verwaltungsdienstleistungen (unter Vorsitz Bund 2014/ 2016 und Berlin 2015) Seite 3

5 Umsetzung des E-Government-Gesetzes Mit dem Programm setzt die Bundesregierung das am 1. August 2013 in Kraft getretenen E-Government-Gesetzes (EGovG) um. Umsetzungsfristen aus dem EGovG: : Identifizierung über den neuen Personalausweis in geeigneten Verfahren : Georeferenzierung von Registern gemäß 14 EGovG März 2016: Zugang für D s eröffnen : (Frist europarechtlich determiniert): Elektronischer Rechnungsaustausch : Normenscreening : Einführung der elektronischen Akte Seite 4

6 Programm Digitale Verwaltung 2020 Die Vision des E-Government ist, dass Informations- Kommunikations- und Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Bürgern und der Wirtschaft von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen können, und zwar schnell, einfach, sicher und kostengünstig (Ute Hansen; zitiert: Programm Digitale Verwaltung 2020), S. 8) gemeinsames, koordiniertes Vorgehen vernetzte, arbeitsteilige Prozesse harmonisierte, standardisierte, interoperable IT Mehr unter: SharedDocs/ Downloads/ DE/ Broschueren/ 2014/ regieru ngsprogramm-digitale-verwaltung-2020.html Seite 5

7 2. Beispiele für Projekte innerhalb des Programms

8 Leitbild Bescheid schriftlich Einheitlicher Ansprechpartner =Kümmerer Antrag Nachweise vernetztes, arbeitsteiliges, möglichst medienbruchfreies Arbeiten Seite 7

9 E-Beschaffung - Prozesse standardisieren und digitalisieren E-Beschaffungs-Plattformen evergabe/ X-Vergabe Kaufhaus des Bundes Standardisierter Beschaffungsprozess durchgehend digitalisierter Beschaffungsprozess (inkl. erechnung) strategische Beschaffung Beschaffungscontrolling/ -management Beratungsleistungen Seite 8

10 Elektronische Rechnungsstellung Europäische Richtlinie (RL) verpflichtet nur Verwaltung, erechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn diese bestimmte Anforderungen erfüllen Anwendungsbereich orientiert sich an Vergaberechts-RL mit bereichsspezifischen Ausnahmen (z.b. Sicherheitsbehörden). Anforderungen legt das europäische Normungskomitee CEN bis 05/ 2017 fest Pilotierung bereits jetzt im DLZ des BVA Gemeinsame Bund-Länder-AG seit Herbst 2014 Umsetzungsfristen: 18 (30) Monate für zentrale Regierungsbehörden (andere öffentliche Auftraggeber) Fristbeginn: Veröffentlichung der europäischen Norm Seite 9

11 3. Prozessoptimierung in der Bundesverwaltung

12 Ö V Ö V Reifegradeinstufung Prozessmanagement Öffentliche Verwaltung Vollständiges, integriertes PM / E-Government ÖV Reifegrad 1 Prozessdokumentation t Seite 11

13 Gemeinsame und integrierte Prozessoptimierung in der Bundesverwaltung Vorhaben/ Projekt in der DiV 2020 Ziel: Aufbau bundeseigener Kompetenz für IT- und Prozessberatung, Reduzierung des Bedarfs für externe Beratung und Sicherung des vorhandenen Wissens Aufbau eines Netzwerkes Prozessmanagement zwischen den bestehenden Kompetenzzentren für Prozessmanagement in der Bundesverwaltung, das durch das BVA koordiniert wird Erstellung eines Beratungskonzeptes für IT- und Prozessberatung Erarbeitung einer gemeinsamen Methode zur Prozessmodellierung Seite 12

14 4. Föderales Informationsmanagement

15 Föderales Informationsmanagement FIM: Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates in Ko-Federführung des BMI Auftrag: Erarbeitung einer einheitlichen Methodik für die Beschreibung von Leistungs-, Formular- und Prozessinformationen zu Verwaltungsverfahren ebenen-, zugangskanal- und fachbereichsübergreifend (!) FIM-Methodik: u.a. Instrument für vollzugsgeeignete Verfahrensvisualisierung Hohes Potential für Bessere Rechtsetzung und Bürokratieabbau IT-Planungsrat beschloss am einstimmig die Überführung des Projekts FIM in eine Anwendung des IT-Planungsrates ab Seite 14

16 Die drei FIM-Bausteine Leistungsinformationen Bürgersicht unterstützt die Redaktion zu Leistungsinformationen unterstützt die Redaktion zu Formularinformationen Formularinformationen Bürger- und Verwaltungssicht Prozessinformationen Verwaltungsinterne Sicht unterstützt die Gestaltung der Prozessabläufe Seite 15

17 Bund Bundesredaktion FIM-Föderal Zusammenfassung FI M-Methodik für eine standardisierte Übersetzung von Rechtssprache in eine Vollzugssprache Leistungskatalog Leistungsbaukasten (Leika-Module) Stammtextbibliothek Planungs- und Koordinationsfunktionen Redaktionsfunktionen Formularkatalog Prozesskatalog Formularbaukasten Prozessbaukasten (Felder und Feldgruppen) (Ref.-Aktivitätengruppen) Stammformularbibliothek Stammprozessbibliothek Software-System(e) Gemeinsame Beschreibungsst andards und ebenenübergreifendes Redaktionskonzept FIM greift nicht in die dezentrale Systemlandschaft ein Land Kommune Landesredakt ion Kommunale Redaktion Kommunikation mit/ zu FIM erfolgt über standardisierte Schnittstellen FIM selbst erstellt oder hält keine endgültigen Leistungsbeschreibungen, Formulare oder Prozessdarstellungen FIM keine personenbezogenen Daten Seite 16

18 Nutzen aus der Anwendung der FIM-Methodik (Beispiele) Reduzierung der Aufwände bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Formularen auf der Ausführungsebene (insb. bei den Kommunen) Grundlage für die Planung und den effizienten Einsatz von IT (Datenaustausch, Automatisierungsprozesse) Grundlage für medienbruchfreie elektronische Prozessketten mit unterschiedlichen beteiligten Organisation Unterstützung einer besseren Rechtsetzung (Transparente Darstellung des Verfahren, Abschätzung der Effekte regulatorischer Änderungen (Erfüllungsund Bürokratiekosten), Datensparsamkeit) Seite 17

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Bundesministerium des Innern Projektgruppe Digitale Verwaltung Alt-Moabit 101D Ministerialdirigentin Beate Lohmann Seite 18