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1 Mobilitätsmanagement: Vom Travel- zum Mobility Manager Mit freundlicher Unterstützung von Jens Schauer, HAVI Logistics GmbH

2 Herzlich Willkommen! Frank Baudis Account Manager FCm Travel Solutions

3 FCm Travel Solutions Deutschland Unternehmensgründung DER Deutsches Reisebüro im Jahr 1917 seit Januar 2000 zugehörig zur Touristik seit 2007 Partner des internationalen Netzwerks von FCm Travel Solutions mit Sitz in Brisbane und Niederlassungen in über 75 Ländern in 80 Business Travel Centern deutschlandweit bietet FCm Travel Solutions professionellen Service bei der Geschäftsreiseorganisation Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen Analyse und Optimierung des Reisemanagements zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 und Folie 3

4 FCm Travelmanagement für HAVI Zusammenarbeit seit Zeitgleicher Reisebürowechsel und Implementierung einer IBE Ein persönliches FCm Service Team für alle Buchungswünsche (Online/Offline) In nur 3 Monaten über 200 Nutzer und mehr als 80% Online-Buchungen Reiseplanung von Tür zu Tür Konsolidierung von Leistungsträgervereinbarungen Koordination und Buchung von Prämienflügen über das FCm Service Team Seit November 2011: HAVI UK Folie 4

5 Vielen Dank! Folie 5

6 Agenda 1. Vorstellung 2. Mobilität - eine Managementaufgabe 3. Projekt Fleet: Einführung Full-Service Leasing 4. Projekt Travel: Aufbau eines Travel Managements 5. Fazit 6. Synergien Fleet und Travel Seite 6

7 Vorstellung: Person Jens Schauer 37 Jahre, Duisburg verheiratet 2 Kinder Beruflicher Werdegang: Bis 2003: Studium Dienstleistungs- und Facility Management : LBS Westdeutsche Landesbausparkasse, Münster 2005 heute: HAVI Logistics GmbH, Duisburg Leiter Corp. Real Estate & Facility Management Weiterbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager Seite 7

8 Agenda 1. Vorstellung 2. Mobilität - eine Managementaufgabe 3. Projekt Fleet: Einführung Full-Service Leasing 4. Projekt Travel: Aufbau eines Travel Managements 5. Fazit 6. Synergien Fleet und Travel Seite 8

9 Ganzheitlicher Ansatz: Einleitung Mobilitätsmanagement Worum geht es? Seite 9

10 Ganzheitlicher Ansatz: Begriffsdefinitionen Mobilitätsmanagement Einsatz des Begriffes in der Verkehrspolitik: Nachfragebezogener Ansatz des Personenverkehrs, der auf die Förderung einer effizienten, nachhaltigen, umweltund sozialverträglichen Mobilität gerichtet ist. Aufgabe des Mobilitätsmanagements ist die Information, Kommunikation, Organisation, Koordination und Vermittlung von Mobilitätsangeboten. Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon Seite 10

11 Ganzheitlicher Ansatz: Worum geht es? Verkehrsmittel, -konzepte, Kommunikationsmittel Seite 11

12 Ganzheitlicher Ansatz: Worum geht es? Einflüsse und Entwicklungen Seite 12

13 Ganzheitlicher Ansatz: Begriffsdefinitionen Travel Management Als Travel Management werden die strategischen und operativen Maßnahmen bezeichnet, welche die Mobilität der Reisenden eines Unternehmens sicherstellen und unterstützen. Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen in den Bereichen Einkauf, Planung, Abwicklung, Abrechnung und Controlling. Quelle: Thomas Ansorge Travel Consulting Fleet Management Fuhrparkmanagement bedeutet, unter Berücksichtigung eigener Unternehmensziele, die Mobilitätsanforderungen eines Firmenfuhrparks strategisch zu planen und flexibel zu steuern. Quelle: Athlon Car Lease Germany Seite 13

14 Ganzheitlicher Ansatz: Begriffsdefinitionen Travel- und Fleet Handelt es sich um Managementaufgaben?! Falls ja: Woran kann man das erkennen? Seite 14

15 Agenda 1. Vorstellung 2. Mobilität - eine Managementaufgabe 3. Projekt Fleet: Einführung Full-Service Leasing 4. Projekt Travel: Aufbau eines Travel Managements 5. Fazit 6. Synergien Fleet und Travel Seite 15

16 Projekt Fuhrparkmanagement HAVI Fuhrpark 113 Dienstwagen, davon 84 Managementfahrzeuge 23 Funktionsfahrzeuge 6 Poolfahrzeuge 3,5 Mio. KM Laufleistung 686 Tonnen CO2 Ausstoß 329 TEUR Treibstoffkosten Seite 16

17 Projekt Fuhrparkmanagement: Analyse Ausgangssituation 2006 Eigenanteil Mitarbeiter Sonderausstattungen Anspruch Dienstwagen Sicherheit Car Policy Tankkarten Laufzeit/ Laufleistung Prozesse Jens Schauer Praxistag Geschäftsreisen, , Darmstadt Seite 17

18 Projekt Fuhrparkmanagement: Analyse Kommunikationswege 2006 HAVI Fuhrparkmanagement Hoher Zeitaufwand für administrative Aufgaben Seite 18

19 Projekt Fuhrparkmanagement: Empfehlung Umstellung auf Full Service Leasing Ziele Schlanke interne Prozesse Kosteneinsparungen Transparenz Klare Regelungen Maßnahmen Entwicklung einer Car Policy Ausschreibung Full Service Leasing inkl. Bestellprozess online Seite 19

20 Projekt Fuhrparkmanagement: Analyse Kommunikationswege neu HAVI Fuhrparkmanagement Leasinggeber Full-Service Mehr Zeit für Planen und Steuern Seite 20

21 Projekt Fuhrparkmanagement: Empfehlung Outsourcing des Tagesgeschäfts Leasinggesellschaft Car Policy Halterverantwortung Beratung Bestellung Sammelrechnung Rahmenverträge Controlling Budgetplanung Bestandsfahrzeuge Kontrolle Optimierung Zusätzliche Services Kommunikation Mitarbeiter Bestellung online Zulassung/Überführung Fahrzeugübergabe Pannenservice Schadensmanagement Reifen Reparatur/Wartung Tanken/Tankkarten Steuern/GEZ Reporting online Entgeltumwandlung Seite 21

22 Projekt Fuhrparkmanagement Was regelt die Car Policy? Die Car Policy regelt die Organisation der Fuhrparkaufgaben im Unternehmen. Abgestimmt auf den Mobilitätsbedarf des Unternehmens legt sie die Fuhrparkstruktur fest und bestimmt somit entscheidend die Kosten des Fuhrparks.... Quelle: Atlas Leasing Seite 22

23 Projekt Fuhrparkmanagement Unterschiede Car Policy / Überlassungsvertrag Car Policy Detaillierte Regelung für alle Nutzer Mehrseitiges Dokument Überlassungsvertrag Individuelle Nutzungsvereinbarung mit jedem Nutzer Ein- / bis zweiseitiges Dokument Konkrete Informationen zur Fahrzeugüberlassung: - Datum Übergabe - Modell, amtl. Kennzeichen Car Policy als Anlage Seite 23

24 Projekt Fuhrparkmanagement Beispiel: Inhaltsverzeichnis Car Policy Grundsätze / Einleitung Anspruch Dienstwagen Auswahl Dienstwagen Konfiguration und Bestellung Übergabe Rechte und Pflichten des Mitarbeiters Austausch und Rückgabe Sonstige Themen Seite 24

25 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy Grundsätze Was muss vor der Zuteilung eines Dienstwagens erfolgen? Genehmigung HR/Geschäftsleitung, Arbeitsvertragsänderung Für wen gelten die Regelungen? Wer kontrolliert die Einhaltung? Unternehmensbereiche oder bestimmte Mitarbeiter, Kontrolle auch durch die Geschäftsleitung Was passiert bei Verstößen? Arbeitsrechtliche Konsequenzen Seite 25

26 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy Anspruch Dienstwagen Welche Mitarbeiter haben Anspruch? Management-, Funktions-, Poolfahrzeuge, Entgeltumwandlung (Hierarchiestruktur für Vergabe, z. B. Job Grading System) Was passiert, wenn ein Mitarbeiter den Anspruch ablehnt? Ausgleichzahlung, Alternativen Welcher Anspruch besteht während der Probezeit? Mietwagen, Bestandsfahrzeuge Wie kann der Anspruch entzogen werden? Widerrufsvorbehalt, Zahlung Nutzungsausfallenschädigung Seite 26

27 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy Auswahl Dienstwagen Nach welchen Fahrzeugkategorien wird unterschieden? Kategorie Job Grade Referenzleasingrate CO²-Maximalwert (g/km) A2 xx xx A1 xx xx B xx xx C xx xx D xx xx E Bestand xx xx Funktion Ohne Grade xx xx Pool Ohne Grade xx Seite 27

28 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy Auswahl Dienstwagen Wie werden die Referenzraten/Referenzfahrzeuge definiert? Was beinhalten diese? Ist der Mitarbeiter berechtigt einen Eigenanteil zu nutzen? Wird der CO²-Ausstoss bei der Auswahl berücksichtigt? Welche Hersteller und Fahrzeugtypen sind freigegeben? Welche Fahrzeuge werden ausgeschlossen? Welche Pflichtausstattung ist definiert? Starker Einfluss auf die Kostenstruktur des Fuhrparks! Seite 28

29 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy Konfiguration und Bestellung Welcher Prozess wird vorgegeben? Schlanker Prozess durch Online Konfigurator Durchgängiger Online Prozess - von der Konfiguration bis zur Auslieferung Seite 29

30 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy Übergabe Wo wird der Dienstwagen übergeben? Dienstsitz, persönlich, gültige Fahrerlaubnis im Original Worauf muss der Nutzer bei der Übergabe achten? Schäden/Mängel, Vollständigkeit der Fahrzeugdokumente, Zubehör, Übergabeprotokoll Seite 30

31 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy - Rechte und Pflichten Mitarbeiter Welche gesetzlichen/berufsgenossenschaftlichen Regelungen hat der Nutzer einzuhalten? StVG, StVO, BGV D29, BGG 916, Führerscheinkontrolle Wie und wo darf der Dienstwagen genutzt werden? Freigegebene Länder / weitere berechtigte Nutzer Wie und wo darf der Dienstwagen betankt werden? Tankkarten, Leistungsumfang, Verweis auf Reisekostenabrechnung, Regelung für Urlaubsfahrten Seite 31

32 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy - Rechte und Pflichten Mitarbeiter Wie und wo darf der Dienstwagen repariert und gewaschen werden? Vertragswerkstätten, Verweis auf Betriebsvorschriften, Freigaben, Gewährleistungsansprüche, Reifenpartner, Kosten Fahrzeugwäsche Wie wird der Dienstwagen versteuert? Pauschalversteuerung (1 % Regel) oder Fahrtenbuchmethode Welche Haftungsthemen muss der Mitarbeiter beachten? Wie hat er sich bei Schadenfällen zu verhalten? Bußgelder, Polizei und Schadenmeldung, Selbstbehalte Seite 32

33 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy - Austausch und Rückgabe Wann muss der Dienstwagen zurückgegeben werden? Maximale Leasinglaufzeit, Regelung Arbeitsunfähigkeit Wie erfolgt die Rückgabe? Abstimmung Leasinggesellschaft, Fahrzeugzustand, Konsequenzen bei Mängeln/Fehlteilen, Erinnerung Neubestellung Seite 33

34 Projekt Fuhrparkmanagement Car Policy Sonstige Themen Wie ist der Dienstwagen versichert? Haftpflicht-, Kaskoversicherung Wann tritt die Car Policy in Kraft? Wann kann diese angepasst werden? Aktualisierung und Veröffentlichung, Anpassung bei schlechter wirtschaftlicher Lage oder bei gesetzlichen Änderungen, salvatorische Klausel Seite 34

35 Projekt Fuhrparkmanagement Fazit Entwicklung von Strategie und Zielen Make-or-Buy Analyse / Prozesse hinterfragen Outsourcing sowie durchgängige, schlanke IT Prozesse sorgen für Entlastung Die Car Policy als wichtigstes Steuerungsinstrument Fuhrparkmanager statt nur Verwalter Seite 35

36 Agenda 1. Vorstellung 2. Mobilität - eine Managementaufgabe 3. Projekt Fleet: Einführung Full-Service Leasing 4. Projekt Travel: Aufbau eines Travel Managements 5. Fazit 6. Synergien Fleet und Travel Seite 36

37 Projekt TM: Kontext Situation Anfang 2010 Dezentraler Einkauf von Reisleistungen wie Bahn, Flug, Hotel Vereinzelt abgeschlossene Verträge Keine einheitliche Handhabung bei z. B. Kreditkarten Fehlende Transparenz über Kosten und Prozesse Vereinbarungen innerhalb der Richtlinie werden nicht gelebt bzw. nicht dokumentiert (Handhabe Kreditkarten, Miles & More) Fehlendes, zentral gesteuertes Business Travel und damit verbundener Managementaufgaben wie Controlling, Einkauf, Verträge Seite 37

38 Projekt TM: Kontext Projektauftrag und Ziele Der Projektauftrag wurde im Rahmen eines Management Meetings erteilt (Frühjahr 2010). Ziele Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität für den Reisenden Nachgelagerte Ziele sind: Die Schaffung von Transparenz Aufbau eines Reisekostencontrolling Interne Prozessoptimierung Seite 38

39 Projekt TM: Analyse Unklare Prozesse z. B: Datenquellen Buchungsquellen Leistungsträger Buchungsverhalten Strecken Airlines Seite 39

40 Projekt TM: Handlungsempfehlungen Managementpräsentation Oktober 2010 Freigabe Soll Service Konzept Kreditkarten Verpflegungskosten Bonusprogramme / Meilen Entscheidungen geben Feedback aus Interviews mit Reisenden und Buchenden wieder Seite 40

41 Projekt TM: Handlungsempfehlungen Soll Service Konzept Seite 41

42 Projekt TM: Handlungsempfehlungen Aufbau Mobility Services Seite 42

43 Projekt TM: Handlungsempfehlungen Wofür stehen die HAVI Mobility Services? Steuerung sowie Einkauf und Controlling des Business Travel und Fleet Management für alle deutschen HAVI Unternehmen Ziel ist es, Transparenz über Kosten und Prozesse zu schaffen, um hohe Servicequalität für den Nutzer bei gleichzeitiger Optimierung der Kosten zu gewährleisten. Seite 43

44 Projekt TM: Handlungsempfehlungen Ziele Mobility Services * Service +/- Kosten +/- * Zentrale Steuerung * Nachhaltigkeit CO2 Reduzierung Seite 44

45 Projekt TM: Umsetzung Reisebüroausschreibung und Umstellung Dezember 2010: Versand einer Ausschreibung inkl. OBE März 2011 Vertragsverhandlung und Abschluss April 2011: Start Offline Buchungen Juni 2011: Anpassung der Richtlinie Kommunikationskonzept / Intranet Freischalten der Online-Booking-Engine Juli 2011: Umstellung Kreditkarten Seite 45

46 Projekt TM: Umsetzung Erfolgsfaktoren Klare Abgrenzung des Projektes Change Management - Akzeptanz auf allen Ebenen - Entscheider im Rahmen des Projektes Das Projekt wurde vom Top Management getragen Seite 46

47 Agenda 1. Vorstellung 2. Mobilität - eine Managementaufgabe 3. Projekt Fleet: Einführung Full-Service Leasing 4. Projekt Travel: Aufbau eines Travel Managements 5. Fazit 6. Synergien Fleet und Travel Seite 47

48 Fazit Travel- und Fleet Es handelt sich um Managementaufgaben! Woran kann man das erkennen? Seite 48

49 Fazit Travel und Fleet sind Managementaufgaben Erarbeitung von Strategien und Zielen Definieren der Prozesse Ständige Weiterentwicklung aller Teilbereiche Interner Experte und Berater für Mitarbeiter Schaffung von Mehrwerten Seite 49

50 Agenda 1. Vorstellung 2. Mobilität - eine Managementaufgabe 3. Projekt Fleet: Einführung Full-Service Leasing 4. Projekt Travel: Aufbau eines Travel Managements 5. Fazit 6. Synergien Fleet und Travel Seite 50

51 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Welche Synergien gibt es und wie kann man diese nutzen? Kunden Prozesse Strategie Umwelt/ CSR Finanzen Einkauf/Lieferanten Seite 51

52 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Einkauf / Lieferanten Make-or-buy Analyse / Outsourcing Steuerung von Dienstleistern Betreuung durch Account Manager Ähnliches Einkaufs Know How Verhandlungen mit Leistungsträgern Abschluss und Steuerung von Rahmenverträgen Seite 52

53 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Umwelt / CSR Nachhaltigkeit - CO²-Senkung als Ziel Ganzheitliches Umweltreporting Steigerung der Unternehmensattraktivität für Bewerber (Soft Factor) Seite 53

54 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Steigerung Unternehmensattraktivität Steigende Mobilitätskosten Veränderte Mobilitätsangebote Nachhaltigkeit / Öffentliche Wahrnehmung Fach- Führungskräftemangel Entwicklungen erfordern eine intelligente und ganzheitliche Mobilitätsplanung zur Steigerung der Unternehmensattraktivität Seite 54

55 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Kunden - intern Ähnlicher Kundenkreis - Management / Außendienst Unterstützung der Mitarbeiter bei Kerngeschäftsaufgaben Erzielung von Mitarbeiterzufriedenheit Sicherheit: Unternehmen trägt Verantwortung für Mitarbeiter (Halterhaftung PKW, Versicherungen auf Reisen etc.) Interner Servicedienstleister / Berater Seite 55

56 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Prozesse Supportprozesse zur Unterstützung des Kerngeschäftes Bedarf an effizienten Prozessen wie z. B. Internet Lösungen (OBE, Car Configurator, Online Reporting usw.) Schnittstellen zu HR, RW, CT, Einkauf, Versicherung, GF Wahl des passenden Verkehrsmittels bzw. Alternativen zu Dienstreisen (Zukunftsthema) Abhängigkeiten der Richtlinien untereinander (Mietwagen, Wahl Verkehrsmittel, Reisekostenabrechnung, etc.) Seite 56

57 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Finanzen Als Kostenfaktoren im Unternehmen gesehen Budgetplanung und Controlling Im Einfluss steigender Kosten insb. Energiekosten (z. B. Treibstoffkosten) Seite 57

58 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Warum werden Travel & Fleet im Unternehmen dennoch nicht immer ganzheitlich gesteuert? Themen mit eher wenig Beachtung im Unternehmen - beides C-Aufgaben Interne Erkenntnis fehlt / Besitztümer wahren Andere Dienstleister Unterschiedliche Ausbildungen Der Travel Manager hat schon genug zu tun Seite 58

59 Ganzheitlicher Ansatz: Synergien Fazit Gemeinsame Strategie / Ziele - mit je einer Policy als Steuerungsinstrument Managementthemen - Outsourcing operativer Verwaltungsaufgaben Zentraler Ansprechpartner für alle internen Kunden Mobilität erfordert heute und in Zukunft einen ganzheitlichen Ansatz! Seite 59

60 Kontakt Jens Schauer Leiter Team Mobility Services HAVI Logistics GmbH Tel.: Seite 60

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