Word Tabellen & Formulare

Transkript

1 Word Tabellen & Formulare Tabellen gestalten und Formulare erstellen

2 Inhaltsverzeichnis 1 Tabellen Tabellen erstellen Tabellen formatieren Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Texte in einer Zelle horizontal und vertikal ausrichten Spalten und Zeilen einfügen Inhalte, Spalten, Zeilen oder die ganze Tabelle löschen Zusammenführen von Zellen Teilen von Zellen Tabellenformatvorlagen Rahmen und Schattierung Hinzufügen von Tabellenrahmen Entfernen von Tabellenrahmen aus der gesamten Tabelle Datentabellen Sortieren des Inhalts einer Tabelle Sortieren einer einzelnen Spalte in einer Tabelle Überschriftenzeile Tabellen zeichnen Text in Tabellen umwandeln Übung Tabelle erstellen Formulare Registerkarte Entwicklertools Die verschiedenen Steuerelemente Textsteuerelemente Kontrollkästchen Kombinationsfeld und Dropdownliste Datumsauswahl Bildinhalt Hinweistexte ändern Ein Formular erstellen Grafik bearbeiten Seitenhintergrund Dokument schützen Den Schutz aufheben Vorlage erstellen Vorlage bearbeiten... 22

3

4 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Tabellen 1 TABELLEN Tabellen können in Word vielfältig eingesetzt werden. Datentabellen sind wahrscheinlich der häufigste Einsatzzweck. Tabellen können aber auch sehr gut zur Strukturierung für ein Formular verwendet werden. 1.1 TABELLEN ERSTELLEN Eine Tabelle erstellt man über die Registerkarte Einfügen mit dem Befehl Tabelle Gruppe Tabellen. in der Dabei können mehrere Möglichkeiten angewendet werden. Abbildung 1: Verschiedene Arten um eine Tabellen einzufügen Man kann ein Raster mit der gewünschten Anzahl Spalten und Zeilen markieren oder wählt den Befehl Tabelle einfügen und gibt die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl über die Tastatur ein. Tabellen können aber auch gezeichnet werden. Öffnen Sie die Datei 02-Word-Grundlagen-File und probieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten aus. Erstellen Sie eine Tabelle mit 3 Spalten und 3 Zeilen und eine zweite Tabelle mit 5 Spalten und 3 Zeilen. Tragen Sie in die erste Zelle der ersten Tabelle einen Text ein. Wenn Sie die Tabulator-Taste drücken, springen Sie in die nächste Zelle. So kann die Tabelle bequem mit Text, Zahlen oder anderen Elementen wie Bildern oder Inhaltssteuerelementen gefüllt werden. Wenn Sie in der 4 Tabellen erstellen

5 letzten Zelle einer Tabelle sind und die Tabulator-Taste drücken wird automatisch eine Zeile eingefügt. 2 TABELLEN FORMATIEREN Selten entspricht eine eingefügte Tabelle den Vorstellungen des Benutzers. Es kann auch sein, dass eine Tabelle im Nachhinein, mit weiteren Spalten oder Zeilen ergänzt werden muss. Sobald Sie in eine Tabelle klicken, wird die Tool-Registerkarte Tabellentools eingeblendet. Sie unterteilt sich in die beiden Register Entwurf und Layout. Spalten, Zeilen oder Zellen markieren Sie, indem Sie in die erste zu markierende Zelle klicken, und die Maus mit gedrückter linker Maustaste, über alle gewünschten Zellen ziehen. 2.1 SPALTENBREITE UND ZEILENHÖHE ANPASSEN Die Spaltenbreite bzw. die Zeilenhöhe kann mit der Maus einfach angepasst werden. Dazu klickt man zwischen zwei Spalten oder Zeilen und zieht mit gedrückter Maustaste, bis die gewünschte Breite oder Höhe erreicht wurde. Dabei wird die Tabellenbreite selbst nicht beeinflusst. Abbildung 2: Spaltenbreite und Zeilenhöhe mit der Maus anpassen Wenn die Spaltenbreite in der Registerkarte Layout, der Gruppe Zellengrösse verändert wird, ändert sich ebenfalls die Breite der gesamten Tabelle. Allerdings können Sie hier die Spaltenbreite Millimetergenau verändern. Sollen alle Spalten bzw. Zeilen die gleich Breite besitzen, klicken Sie auf die beiden Befehle Zeile verteilen oder Spalten verteilen. Über die Auswahl AutoAnpassen können Sie Breite der Tabelle an den Inhalt, bzw. an die Fenstergrösse (damit ist die Seitenbreite gemeint) anpassen. Die Option Feste Spaltenbreite, fixiert die Spaltenbreite bei der Texteingabe. Wenn Sie in einer Zelle weiteren Text eingeben, wird dieser in der Zelle umgebrochen. Die Spaltenbreite wird nicht verändert. Tabellen formatieren 5

6 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Tabellen formatieren 2.2 TEXTE IN EINER ZELLE HORIZONTAL UND VERTIKAL AUSRICHTEN Das Ausrichten des Textes in einer Zelle kann horizontal wie auch vertikal geschehen. Dazu stehen Ihnen in der Registerkarte Layout in der Gruppe Ausrichtung verschiedene Befehle zur Verfügung. Die verschiedenen Symbole sind in der Abbildung 3 auf der Seite 6 erklärt. Linksbündig Zentriert Rechtsbündig Text in der Zelle drehen Abstand des Textes zum Zellenrand Vertikal oben Vertikal zentriert Vertikal unten Abbildung 3: Texte in einer Zelle ausrichten 2.3 SPALTEN UND ZEILEN EINFÜGEN Muss zwischen zwei bestehenden Spalten oder Zeilen eine weitere Spalte oder Zeile eingefügt werden, verwenden Sie dazu die Befehle aus der Gruppe Zeilen und Spalten in der Registerkarte Tabellentools Layout. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1 Markieren Sie eine Spalte oder Zeile. 2 Wählen Sie den entsprechenden Befehl, wie die neue Spalte oder die neue Zeile eingefügt werden soll. Die Befehle sind selbsterklärend. Abbildung 4: Zusätzliche Spalten oder Zeilen einfügen 6 Spalten und Zeilen einfügen

7 2.4 INHALTE, SPALTEN, ZEILEN ODER DIE GANZE TABELLE LÖSCHEN Markiert man die komplette Tabelle und drückt die Delete-Taste, werden nur die Inhalte gelöscht. Wollen Sie die Tabelle oder nur Teile der Tabelle löschen gehen Sie wie folgt vor. Verwenden Sie dazu die Befehle aus der Gruppe Zeilen und Spalten in der Registerkarte Tabellentools Layout über die Auswahl des Befehls Löschen. 1 Markieren Sie eine Zelle, Spalte oder Zeile. 2 Wählen Sie den entsprechenden Lösch-Befehl. Die Befehle sind auch hier selbsterklärend. Abbildung 5: Tabellenelemente oder die gesamte Tabelle löschen 2.5 ZUSAMMENFÜHREN VON ZELLEN Sie können zwei oder mehr Zellen in derselben Zeile bzw. Spalte zu einer einzigen Zelle verbinden. Sie können beispielsweise mehrere Zellen horizontal zusammenführen, um eine Tabellenüberschrift zu erstellen, die mehrere Spalten umfasst. 1 Markieren Sie die Zellen, die Sie zusammenführen möchten, indem Sie auf den linken Rand einer Zelle klicken und diese dann über die anderen gewünschten Zellen ziehen. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Zusammenführen auf Zellen verbinden. 2.6 TEILEN VON ZELLEN 1 Klicken Sie in eine Zelle, oder markieren Sie mehrere Zellen, die Sie teilen möchten. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Zusammenführen auf Zellen teilen. 3 Geben Sie die Anzahl von Spalten und Zeilen an, in die die markierten Zellen aufgeteilt werden sollen. Tabellen formatieren 7

8 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Rahmen und Schattierung 3 TABELLENFORMATVORLAGEN Nach dem Erstellen einer Tabelle können Sie die gesamte Tabelle mithilfe von Tabellenformatvorlagen formatieren. Platzieren Sie den Zeiger über den einzelnen vorformatierten Tabellenformatvorlagen, um eine Vorschau der Tabelle anzuzeigen. 1 Klicken Sie auf die zu formatierende Tabelle. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Entwurf. 3 Platzieren Sie den Mauszeiger in der Gruppe Tabellenformatvorlagen über den einzelnen Formatvorlagen, bis Sie die gewünschte Formatvorlage gefunden haben. 4 Klicken Sie auf die Formatvorlage, um sie der Tabelle zuzuweisen. 5 Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Gruppe Optionen für Tabellenformat das Kontrollkästchen neben den einzelnen Tabellenelementen, um die ausgewählte Formatvorlage zuzuweisen oder zu entfernen. Abbildung 6: Tabellenformatvorlagen anwenden 4 RAHMEN UND SCHATTIERUNG 4.1 HINZUFÜGEN VON TABELLENRAHMEN 1 Markieren Sie die Tabelle, Spalte, Zeile oder Zellen. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Entwurf. 3 Klicken Sie in der Gruppe Tabellenformatvorlagen auf Rahmen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus: 3.1 Klicken Sie auf eine der vordefinierten Rahmengruppen. 3.2 Klicken Sie auf Rahmen und Schattierung und anschliessend auf die Registerkarte Rahmen, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus Bestimmen wo die Rahmenlinie gesetzt werden soll Wählen Sie eine Formatvorlage für eine Rahmenlinie aus Bestimmen Sie die Farbe der Rahmenlinie Verändern Sie die Stärke der Rahmenlinie Setzen Sie die Rahmenlinien. 8 Hinzufügen von Tabellenrahmen

9 Abbildung 7: Rahmenlinien für einen Tabelle oder Teile davon bestimmen Wichtig: Beginnen Sie im Dialogfeld «Rahmen und Schattierung» immer mit der Einstellung, danach mit der Formatvorlage, Farbe und Breite. Zuletzt setzen Sie die Rahmenlinien an den gewünschten Positionen. 4.2 ENTFERNEN VON TABELLENRAHMEN AUS DER GESAMTEN TABELLE 1 Klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Layout. 2 Klicken Sie in der Gruppe Tabelle auf Auswählen, und klicken Sie anschliessend auf Tabelle auswählen. 3 Klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Entwurf. 4 Klicken Sie in der Gruppe Tabellenformatvorlagen auf Rahmenlinien, und klicken Sie dann auf Kein Rahmen. 5 DATENTABELLEN 5.1 SORTIEREN DES INHALTS EINER TABELLE 1 Bewegen Sie in der Drucklayoutansicht den Mauszeiger über die Tabelle, bis der Tabellenverschiebepunkt Ziehpunktpfeil mit vier Spitzen angezeigt wird. Datentabellen 9

10 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Tabellen zeichnen 2 Klicken Sie auf den Tabellenverschiebepunkt, um die zu sortierende Tabelle zu markieren. 3 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Daten auf Sortieren. 4 Wählen Sie im Feld Sortieren die gewünschten Optionen aus. 5.2 SORTIEREN EINER EINZELNEN SPALTE IN EINER TABELLE 1 Markieren Sie die Spalte, deren Werte sortiert werden sollen. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Daten auf Sortieren. 3 Klicken Sie unter Liste enthält auf Überschrift oder Keine Überschrift. 4 Klicken Sie auf Optionen. 5 Aktivieren Sie unter Sortieroptionen das Kontrollkästchen «Nur Spalte sortieren». 6 Klicken Sie auf OK. 5.3 ÜBERSCHRIFTENZEILE Wenn sich eine Tabelle über mehrere Seiten erstreckt, fehlt ab der zweiten Seite die Überschrift. Die Überschrift kann auf die folgende Weise auf jeder Seite wiederholt werden: 1 Klicken Sie in eine Zelle der Überschriftenzeile. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Daten auf Überschriften wiederholen. 6 TABELLEN ZEICHNEN Für komplexe Tabellen können Tabellen gezeichnet werden. Dies geht viel einfacher, als die Tabelle mit den vorhergenannten Techniken zu erstellen. Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Tabellen auf den Befehl Tabelle und danach auf Tabelle zeichnen (Siehe in Abbildung 1 auf Seite 4) 1 Zeichnen Sie zuerst den äusseren Rahmen für die Tabelle. 2 Mit dem Stift können Sie nun frei Ihre Zeilen und Spalten einzeichnen. 3 Wenn Sie mit dem Zeichnen fertig sind, drücken Sie die Escape-Taste. 10 Überschriftenzeile

11 7 TEXT IN TABELLEN UMWANDELN Wenn Sie einen Text in eine Tabelle umwandeln möchten, wählen Sie in der Registerkarte Einfügen den Befehl Tabelle und danach «Text in Tabelle umwandeln». (Siehe in der Abbildung 9 auf Seite 12) Bestimmen Sie im Dialogfenster «Text in Tabelle umwandeln» das Trennzeichen und bestätigen Sie mit OK. Abbildung 8: Text in Tabelle umwandeln Text in Tabellen umwandeln 11

12 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Übung Tabelle erstellen 8 ÜBUNG TABELLE ERSTELLEN Aufgabe: Erstellen Sie die unten abgebildete Tabelle in einem neuen Dokument. Abbildung 9: Diese Tabelle soll erstellt werden 12 Überschriftenzeile

13 9 FORMULARE Sie können eine Form in Microsoft Word erstellen, indem Sie eine Vorlage verwenden und dann Inhaltssteuerelemente (z. B. Kontrollkästchen, Textfelder, Datumsauswahlfelder und Dropdownlisten) hinzufügen. Andere Benutzer können Word verwenden, um das Formular auf Ihrem Computer auszufüllen. Als erweiterte Funktion können Inhaltssteuerelemente, die Sie einem Formular hinzufügen, mit Daten verknüpft werden. 9.1 REGISTERKARTE ENTWICKLERTOOLS Als erstes muss eine neue Registerkarte im Menüband eingeblendet werden. Die Registerkarte heisst Entwicklertools. Nur mit dieser ist es möglich, Formulare zu erstellen. 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2 Klicken Sie auf Optionen. 3 Klicken Sie auf Menüband anpassen. 4 Klicken Sie unter Menüband anpassen auf Hauptregisterkarten. 5 Aktivieren Sie in der Liste das Kontrollkästchen Entwicklertools, und klicken Sie dann auf OK. Abbildung 10: Die Registerkarte Entwicklertools einblenden Formulare 13

14 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Formulare 9.2 DIE VERSCHIEDENEN STEUERELEMENTE Öffnen Sie die Datei 02a-Word-Grundlagen-File. In diesem Dokument fügen wird die wichtigsten verschiedenen Inhaltssteuerelemente ein. Alle Inhaltssteuerelemente verfügen über Eigenschaften, die in der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente verändert werden. Die Eigenschaften sind in der Regel selbsterklärend. Abbildung 11: Die Gruppe Steuerelemente in der Registerkarte Entwicklertools TEXTSTEUERELEMENTE In einem Rich-Text-Inhaltssteuerelement können Benutzer Text fett oder kursiv formatieren, und sie können mehrere Absätze eingeben. Wenn Sie einschränken möchten, was Benutzer hinzufügen können, fügen Sie das Nur-Text-Inhaltssteuerelement ein. 1 Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Steuerelement eingefügt werden soll. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Rich-Text-Inhaltssteuerelement oder auf Nur-Text-Inhaltssteuerelement. 3 Klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Entwicklertools auf Kontrollkästchen-Inhaltssteuerelement. 4 Klicken Sie unter der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften. 5 Tragen Sie einen Namen und ein Tag für das Steuerelement ein. 14 Die verschiedenen Steuerelemente

15 Abbildung 12: Die Eigenschaften eines Steuerelements bearbeiten KONTROLLKÄSTCHEN 1 Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Kontrollkästchen eingefügt werden soll. 2 Klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Entwicklertools auf Kontrollkästchen-Inhaltssteuerelement. 3 Klicken Sie unter der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften. 4 Tragen Sie einen Namen und ein Tag für das Steuerelement ein. 5 Sie können das Aktiviert- bzw. Deaktiviert-Symbol ändern. Schöne Symbole finden Sie in der Schriftart Wingdings. Abbildung 13: Das Aktiviert-Symbol für ein Kontrollkästchen ändern Formulare 15

16 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Formulare KOMBINATIONSFELD UND DROPDOWNLISTE In einem Kombinationsfeld können Benutzer eine Auswahl aus einer von Ihnen bereitgestellten Liste treffen, oder sie können eigene Informationen eingeben. In einer Dropdownliste können Benutzer nur Optionen aus einer Liste auswählen. 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement oder auf Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement. 2 Wählen Sie das Inhaltssteuerelement aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften. 3 Tragen Sie einen Titel und einen Tag ein. 4 Wenn Sie das Feld mit einer Formatvorlage formatieren wollen, wählen Sie die entsprechende Vorlage aus. 5 Sie können das Inhaltssteuerelement vor dem Löschen schützen. 6 Klicken Sie zum Erstellen einer Auswahlliste unter Eigenschaften von Kombinationsfeld oder Eigenschaften von Dropdownliste auf Hinzufügen. 7 Geben Sie eine Auswahl in das Feld Anzeigename ein, z. B. Ja, Nein, Vielleicht. 8 Wiederholen Sie diesen Schritt, bis sich alle Einträge in der Dropdownliste befinden. Abbildung 14: Werte für ein Kombinationsfeld oder eine Dropdownliste erstellen 16 Die verschiedenen Steuerelemente

17 9.2.4 DATUMSAUSWAHL 1 Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Steuerelement für die Datumsauswahl eingefügt werden soll. 2 Klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Entwicklertools auf Datumsauswahl- Inhaltssteuerelement. 3 Klicken Sie unter der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften. 4 Tragen Sie einen Namen und ein Tag für das Steuerelement ein. 5 Wählen oder definieren Sie ein Format für das Datum BILDINHALT Abbildung 15: Die Eigenschaften der Datumsauswahl 1 Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Steuerelement eingefügt werden soll. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Bildsteuerelement. 3 Klicken Sie unter der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften. Tragen Sie einen Namen und ein Tag für das Steuerelement ein. Abbildung 16: Die Eigenschaften des Bildsteuerelements Formulare 17

18 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Ein Formular erstellen 9.3 HINWEISTEXTE ÄNDERN Hinweistexte können die Verwendbarkeit von Formularen erhöhen, die Sie erstellen und verteilen. Standardhinweistext kann in Inhaltssteuerelementen geändert werden. Gehen Sie wie folgt vor, um den Standardhinweistext für die Benutzer Ihres Formulars zu ändern: Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Entwurfsmodus. 1 Klicken Sie auf das Inhaltssteuerelement, für das Sie den Platzhalterhinweistext ändern möchten. 2 Bearbeiten Sie den Platzhaltertext, und formatieren Sie ihn nach Wunsch. 3 Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Entwurfsmodus, um das Entwurfsfeature zu deaktivieren und den Hinweistext zu speichern. 10 EIN FORMULAR ERSTELLEN Nun wollen wir ein Formular erstellen. Öffnen Sie dazu die Datei 02b-Word-Grundlagen-File. In der Datei ist bereits eine Tabelle für die Positionierung der Formularfelder enthalten. Das Formular sieht allerdings noch ein wenig blass aus. Dies wollen wir zuerst ändern. Öffnen Sie die Grafik 13b-DM_WD.tiff in Paint GRAFIK BEARBEITEN Als erstes wollen wir die Grafik unter einem anderen Dateityp abspeichern. TIFF-Dateien werden hauptsächlich in der Druckindustrie eingesetzt und brauchen erheblichen Speicherplatz. Wir werden die Grafik insgesamt drei Mal speichern. 1 Wenn Sie die Grafik 02-Word-Grundlagen-Bild.tiff in Paint geöffnet haben, klicken Sie in der Paint-Registerkarte auf Speichern unter und wählen danach als Dateityp GIF aus. 2 Den Dateinamen und den Speicherort können Sie belassen. Klicken Sie auf Speichern. 3 Schliessen Sie die Datei und öffnen Sie nochmals die Datei 02-Word-Grundlagen- Bild.tiff. 4 Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 noch zweimal. Einmal für den Dateityp JPEG und einmal für den Dateityp PNG. 18 Grafik bearbeiten

19 Abbildung 17: Ein Bild in Paint unter einem anderen Dateityp speichern Öffnen Sie nun die drei Bilder mit der Vorschau und vergleichen Sie sie miteinander. Sie werden merken, dass die GIF Grafik die deutlich schlechteste Qualität liefert, dafür aber am wenigsten Speicherplatz benötigt. Allerdings ist sie so für unsere Aufgabe nicht zu gebrauchen. Die JPEG und PNG-Dateien liefern gute Ergebnisse. JPEG und PNG unterscheiden sich hauptsächlich dadurch, dass das PNG-Format Transparenz speichern kann, aber auch etwas mehr Speicherplatz beansprucht, auch wenn Paint hier ganz andere Meldungen zur Transparenz und Dateigrösse verkündet. Im Ordner finden Sie eine mit Photoshop gespeicherte Version. Die Dateigrösse ist hier wesentlich höher. Wir wählen für unsere Aufgabe die JPEG-Datei, da wir in diesem Bild keine Transparenz benötigen. Kehren Sie zurück zur Datei 02b-Word-Grundlagen-File.docx. Fügen Sie nun die JPEG-Grafik in der rechten obersten Zelle der Tabelle ein und passen Sie die Grösse des Bildes an. Ein Formular erstellen 19

20 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Ein Formular erstellen 10.2 SEITENHINTERGRUND Nun wollen wir die Seitenfarbe der Worddatei im gleichen Grün gestalten, wie das Grün der Grafik. Wir können an dieser Stelle durch ausprobieren den richtigen Grünton erraten. Es ist aber sehr unwahrscheinlich, dass wir dies in nützlicher Frist schaffen. Öffnen Sie deshalb das Bild 02- Word-Grundlagen-Bild.jpg in Paint. Abbildung 18: Den RGB-Wert einer Farbe bestimmen 1 Klicken Sie in der Gruppe Tools des Menübandes auf das Pipetten-Symbol. 2 Wählen Sie mit der Pipette den Grünton im Bild, mit einem Klick aus. 3 Klicken Sie danach im Menüband in der Gruppe Farben auf den Befehl Palette bearbeiten. 4 Es öffnet sich das Dialogfeld Palette bearbeiten. 5 Unten rechts in diesem Fenster können Sie die RGB-Werte für die ausgewählte Farbe ablesen. RGB steht für die drei Grundfarben Rot, Grün und Blau. In unserm Beispiel sind dies die Werte: Rot 0, Grün 131 und Blau Seitenhintergrund

21 Wir merken uns diese Werte und kehren zu unserm Word-Dokument zurück. Hier wollen wir diese Werte übertragen. 1 Wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte Seitenlayout (Word 2013: Entwurf). 2 In der Gruppe Seitenhintergrund klicken Sie auf den Befehl Seitenfarbe und danach auf Weitere Farben. 3 Im Dialogfeld Farben klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerdefiniert und tragen die RGB-Werte in den entsprechenden Feldern ein. Nun müssen noch die entsprechenden Steuerelemente eingesetzt werden. Ich denke diese Aufgabe ist nicht mehr schwierig und Sie können dies nun alleine tun. Füllen Sie aber auf keinen Fall die Formularfelder aus. 11 DOKUMENT SCHÜTZEN Nun ist unser Formular soweit fertig. Jetzt richten wir das Dokument so ein, dass Benutzer nur noch die entsprechenden Formularfelder ausfüllen können. Dazu müssen wir das Formular schützen. 1 Wechseln Sie zur Registerkarte Entwicklertools. 2 Klicken Sie auf den Befehl Bearbeitung einschr. 3 Am rechten Seitenrand wird der Aufgabenbereich Bearbeitung einschränken angezeigt. 4 Wählen Sie in der Dropdownliste den Wert Ausfüllen von Formularen aus. 5 Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden. Im darauffolgenden Dialogfenster können Sie ein Passwort einfügen. Sollten Sie allerdings das Passwort vergessen, können Sie die Datei nicht mehr ändern. Abbildung 19: Die Bearbeitung einschränken Dokument schützen 21

22 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Vorlage erstellen Das Formular ist nun geschützt. Es können nur noch die Formularfelder ausgefüllt werden DEN SCHUTZ AUFHEBEN Müssen Sie am Dokument Änderungen durchführen, heben Sie den Schutz auf die gleiche Art und Weise wieder auf. 1 Wechseln Sie zur Registerkarte Entwicklertools. 2 Klicken Sie auf den Befehl Bearbeitung einschr. 3 Am rechten Seitenrand wird der Aufgabenbereich Bearbeitung einschränken angezeigt. 4 Klicken Sie ganz unten auf die Schaltfläche Schutz aufheben. Haben Sie ein Kennwort definiert müssen Sie dies angeben. Danach kann das Formular bearbeitet werden. 12 VORLAGE ERSTELLEN Wenn das Formular geschützt ist, wird es Zeit, dass Formular zum Ausfüllen bereitzustellen. Wenn Sie dies über ein Netzlaufwerk tun, ist es sinnvoll zuerst eine Dokumentvorlage zu erstellen. 1 Klicken Sie im Menüband auf Datei und danach Speichern unter. 2 Wählen Sie als Dateityp Word-Vorlage (*dotx) aus. 3 Speichern und schliessen Sie die Datei. Wenn Sie nun einen Doppelklick auf die Datei machen, wird ein neues Dokument basierend auf unserer Vorlage erstellt. Dieses Dokument muss nach dem Ausfüllen unter einem neuen Namen gespeichert werden VORLAGE BEARBEITEN Wenn Sie die Vorlage bearbeiten wollen, müssen Sie sie folgendermassen öffnen: 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie den Befehl Öffnen. Nun kann die Vorlage bearbeitet werden. 22 Vorlage bearbeiten