Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV

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1 Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV 2/2013 APRIL MODERNE TECHNIK Private Mobilgeräte der Mitarbeiter helfen auch Ihrem Betrieb ZUFRIEDENE KUNDEN Mit guter Software werden Aufträge perfekt bearbeitet SICHERE NACHFOLGE Nur wer rechtzeitig die Auswahl startet, kann den besten Kandidaten finden

2 Vertrauen ist die beste Basis für Entscheidungen. Mein Vertrauen gehört meiner Steuerberaterin. Als Unternehmer tragen Sie viel Verantwortung. Gut, wenn man da einen Partner hat, auf den man sich in jeder Situation verlassen kann: Ihren steuerlichen Berater. Er unterstützt Sie bei allen betriebswirtschaftlichen Fragen und in der Personalwirtschaft. Mehr Infos bei Ihrem Steuerberater oder unter Tel Film ansehen

3 EDITORIAL Liebe Leserinnen und Leser, erinnern Sie sich noch an den Film Und täglich grüßt das Murmeltier, in dem Hollywood-Star Bill Murray denselben Tag wieder und wieder erlebt? Vielleicht hatten Sie auch schon das Gefühl, in so einer Schleife zu stecken. Bei den ähnlich klingenden Berichten zur IT- Sicherheit etwa, die Sie oft lesen? INHALT AUSGABE 2/2013 APRIL Wird sie sorgfältig geplant, klappt die Amtsübergabe meistens reibungslos In dieser TRIALOG-Ausgabe gibt es dazu wieder viele Informationen von Datensicherung über Datenschutz bis zu Sicherheitsaspekten beim Einbinden privater Smartphones der Mitarbeiter in die Firmen-IT, kurz BYOD genannt. Das klingt bekannt, ist es aber nicht: Hard- und Software machen derzeit so große Entwicklungssprünge wie nie zuvor. Neue Geräte und Programmversionen kommen immer schneller auf den Markt. Das revolutioniert die Art und Weise, wie Erfolgsunternehmen agieren. Nicht auf dem Laufenden zu sein kann Sie da Ihre Wettbewerbsfähigkeit kosten. Deshalb berichten wir über neue Trends, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen sollten. Bill Murray lernt durch die Wiederholungen übrigens seine Kollegin erst besser kennen und dann lieben, was die Zeitschleife durchbricht. Auch beim Thema Datensicherheit kann man durch jeden neuen Beitrag etwas für sein Unternehmen Wertvolles dazulernen. Sie sehen gerne bewegte Bilder? Den Film zum Heft gibt es unter Mehr aktuelle Themen finden Sie im Internet. Hier können Sie mit uns und anderen Firmenchefs diskutieren. Besuchen Sie uns unter Ihr Redaktionsteam Fragen, Anregungen, Wünsche schreiben Sie uns: Wir freuen uns auf Ihr Feedback! Idee & Unternehmen 04 MELDUNGEN Durch Wirtschaftskriminelle verlieren deutsche Unternehmen rund 20 Milliarden Euro pro Jahr. Jeder zweite Täter gehört zur Belegschaft. 06 NACHFOLGE Viele Mittelständler denken ungern daran, wer ihr Lebenswerk fortführen soll. Aber nur gute Planung sichert das Überleben des Betriebs. 10 MICROBILG Das Gesetz soll den Kleinstkapitalgesellschaften die Rechnungslegung erleichtern. Doch wie so oft bei Reformen steckt der Teufel im Detail. 12 BRING YOUR OWN DEVICE Der Einsatz privater Smartphones oder Tablets im Betrieb kann sich lohnen allerdings nur mit klaren Sicherheitskonzepten. 14 DATENSCHUTZ Häufig sind Informationen ungenügend gesichert. Zahlreichen Firmen fehlt sogar der vorgeschriebene Datenschutzbeauftragte. Service & Wissen 16 MELDUNGEN DATEV Unternehmen online orientiert sich noch stärker an Arbeitsabläufen und erlaubt so eine fein justierbare Unternehmenssteuerung. 18 AUFTRAGSWESEN Eine professionelle Software zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen sorgt für schnelle Abläufe im Büro. 20 DATENSICHERUNG IN DER CLOUD Rechenzentren sind ideal zur Echtzeitspeicherung von Unternehmensdaten, weil technisch immer up to date. Standards & Rubriken 09 NOTIZBLOCK: ÄNDERUNGEN BEI STEUERN 2013 müssen Unternehmer mit mehr Betriebsprüfungen rechnen und die E-Lohnsteuerkarte einsetzen. 22 IMPULS: INNOVATIONEN Aus bewährter Technik macht Frank Schwärzer maßgeschneiderte Produkte für die Expansion in neue Geschäftsfelder. 23 SERVICE & IMPRESSUM 2/

4 Rubrik Idee&Unternehmen oben&xxxxxxxxxxxx XXXX MELDUNGEN RUBRIK UNTEN Massive Schäden durch Leichtsinn und Ignoranz Jeder vierte Betrieb war in den vergangenen zwei Jahren ein Ziel von Wirtschaftskriminellen. Doch viele Firmenchefs verschließen ihre Augen vor dieser Bedrohung. Die Zahlen sind gewaltig: wirtschaftskriminelle Delikte werden jährlich in Deutschland begangen. Das ergibt bei einem durchschnittlichen Schaden von Euro pro Fall rund 20 Milliarden Euro, die pro Jahr in dunklen Kanälen verschwinden. Fast noch schlimmer als der finanzielle Verlust ist die Ignoranz vieler Firmenchefs bei diesem Thema, wie eine Analyse der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG offenbart. Angesichts dieser Zahlen ist es alarmierend, dass vier von fünf Mittelständlern die Gefahr durch Wirtschaftskriminalität für das eigene Unternehmen als gering einschätzen und ihre Schutzmechanismen für ausreichend halten, so KPMG-Partner Frank Hülsberg. Hier gibt es eine völlig falsche Risikowahrnehmung. Das beginnt schon mit der Frage, wodurch Betriebe besonders stark gefährdet sind. Firmenchefs fürchten vor allem Datendiebstahl sowie die Verletzung ihrer Schutzrechte. Tatsächlich werden sie in erster Linie das Opfer klassischer Delikte wie Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug. Auch bei der Frage nach den Tätern verkennen viele die Realität. Fast jeder zweite Kriminelle kommt aus den eigenen Reihen, weil vor allem in inhaber- und familiengeführten Unternehmen eine Kultur des Vertrauens herrscht. Die Studie bestätigt, dass Kontrollmechanismen wie Funktionstrennung oder Vier-Augen- Prinzip sträflich vernachlässigt werden, sagt Frank Weller, bei KPMG Leiter des Bereichs Forensik. So entwickeln sich oft gerade jene Mitarbeiter zu einer Gefahr, auf die man sich in besonderer Weise verlässt. Folgerichtig wird knapp die Hälfte aller Delikte eher zufällig aufgedeckt und nur 40 Prozent durch interne Kontrollsysteme. Für bedenklich halten die KPMG-Experten, dass Mittelständler kaum Investitionen zum Ausbau von Präventionsmaßnahmen planen, obwohl die Kontrollstrukturen in vielen Unternehmen nicht ausgereift seien. Zum besseren Schutz vor Wirtschaftskriminalität empfiehlt KPMG-Partner Hülsberg, den hierfür besonders anfälligen Vertriebsbereich mit durchdachten Kontrollmechanismen intensiver unter die Lupe zu nehmen, die Mitarbeiter durch Schulungen stärker für das Thema zu sensibilisieren, Unregelmäßigkeiten durch externe Spezialisten untersuchen zu lassen und auch zur Abschreckung bei klarer Beweislage straf- und zivilrechtlich mit aller Härte gegen die Täter vorzugehen. Dann, meint Hülsberg, lasse sich das Übel eindämmen: Es gibt gute Ansatzpunkte für die Ausgestaltung eigener, auf den spezifischen Bedarf des einzelnen Unternehmens angepasster Präventionsmaßnahmen. DATEV bietet Beratungen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit sowie IT-Prüfung. Fragen Sie Ihren Steuerberater danach, oder informieren Sie sich vorab unter Diese Straftaten haben die betroffenen Unternehmen gemeldet Anteil der geschädigten Betriebe, die dem jeweilige Delikt zum Opfer gefallen sind (Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich) DIEBSTAHL/UNTERSCHLAGUNG 65% KORRUPTION 6 % DATENDIEBSTAHL 31 % KARTELLRECHTS- VERSTÖSSE 4 % PATENT- VERSTÖSSE 17 % BETRUG/UNTREUE 37 % DIEBSTAHL VON FIRMENINTERNA 21 % GELD- WÄSCHE 3 %

5 Idee&Unternehmen MELDUNGEN Sofortabzug beschlossen Die Kirchensteuer auf Kapitalerträge soll künftig direkt abgeführt werden. Bislang konnten die Anleger entscheiden, ob Banken, Bausparkassen, Versicherungen sowie Fondsgesellschaften auf Zinsen die Kirchensteuer abführen oder die Festsetzung erst im Veranlagungsverfahren über das Finanzamt erfolgt. Dieses Wahlrecht entfällt mit Einführung eines maschinellen Anfrageverfahrens (MAV), das erstmals anzuwenden ist auf Kapitalerträge, die dem Sparer 2015 zufließen. Der automatisierte Abzug soll dazu dienen, das Kirchensteueraufkommen zeitnah zu erfassen und zu sichern. Dafür dürfen die Kreditinstitute beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) online über die Daten zur Steuer-Identifikationsnummer oder die Daten zur Bildung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Datenbank) anfragen, ob für einen Kunden Kirchensteuerpflicht besteht. Anleger können schriftlich beim BZSt beantragen, dass der Datenabruf zur Religionszugehörigkeit bis auf Widerruf entfällt. Dann erfolgt ein Sperrvermerk, der aber zugleich zur Abgabe einer Steuererklärung für die Kirchensteuer verpflichtet und den Wohnsitz- Finanzämtern mitgeteilt wird. Mehr Informationen zum neuen Verfahren hat der Steuerberater VERHÄNGTE DAS KARTELLAMT 303 MILLIONEN EURO BUSSGELDER WEGEN PREISABSPRACHEN. Quelle: dpa Marketing wird mobiler Maßgeschneiderte -Informationen für Smartphones steigern den Erfolg. Das ist ein Ergebnis des Reports zur mobilen -Nutzung von Return Path, einem führenden Anbieter von -Intelligence-Lösungen. Inzwischen übersteigt die Öffnungsrate von s auf mobilen Endgeräten den Webmail-Zugriff mittels Browser. Zwei Drittel der Befragten lesen oder schreiben täglich elektronische Mitteilungen auf dem Smartphone. Für viele Unternehmer bedeutet dies, dass sie ihre Kommunikations- und Marketingstrategie an die Besonderheiten von Smartphones anpassen müssen. Wer seine -Kommunikation für die von den Empfängern bevorzugten mobilen Endgeräte optimiert, kann jetzt punkten, meint Matt Blumberg, der CEO von Return Path. Sind die s gut gemacht, ist ihre Umwandlungsrate fast doppelt so hoch wie beim Search-Marketing und siebenmal höher als bei Social Media. Und auch beim durchschnittlichen Einkaufswert liegen mobile Endgeräte wie Smartphone und Tablet vor dem stationären Computer. Vorsicht beim Formulieren Eine negative Bewertung im Zeugnis kann für den früheren Arbeitgeber sehr teuer werden. Arbeitgeber dürfen ihren ausgeschiedenen Mitarbeitern nicht die Jobsuche erschweren. Mit diesem Argument erstritt ein Mann die gerichtliche Aufforderung an seinen früheren Chef, extrem schlechte Bewertungen aus seinem Zeugnis zu tilgen. Der Unternehmer kam dem allerdings nicht nach und unterließ die Neuformulierung. Etwas später wurde der Kläger von einem anderen Betrieb als Assistent der Geschäftsführung abgelehnt, weil sein Zeugnis zu schlecht sei. Daraufhin forderte er Schadenersatz vom Ex- Arbeitgeber, der eine Korrektur der Bewertung verweigert habe. Das Arbeitsgericht Bremen-Bremerhaven entschied für den Jobsuchenden (Az.: 1 Ca 1309/10), weil das unangemessene Zeugnis nachweislich der Grund für die Absage beim Bewerben um den neuen Job war. Dem früheren Arbeitgeber hielten die Richter vor, dass er nicht der gerichtlichen Aufforderung zur Änderung des Zeugnisses gefolgt sei. 2/

6 Idee&Unternehmen TOPTHEMA Ist die Übergabe dann vollzogen, kann sich der Senior beruhigt aus dem Geschäft zurückziehen 06 2/2013

7 Idee&Unternehmen TOPTHEMA NACHFOLGE Gelungener Abgang Viele Mittelständler drücken sich vor der Frage, wie der Generationswechsel aussehen soll vor allem wenn kein Nachfolger in der Familie bereitsteht. Wer sein Lebenswerk erhalten will, plant den Stabwechsel aber früh und gründlich. Text: Sigrun an der Heiden Die Zahlen beeindrucken. Über 100 Jahre reicht die Familientradition der alteingesessenen Stuttgarter Firma Stempel- Gmähle-Schilder zurück gegründet, ist der Betrieb seit drei Generationen in Familienhand, die vierte steht in den Startlöchern. Das ist solider schwäbischer Mittelstand. Frühzeitig hat Paul Gmähle die Weichen gestellt, um die Erfolgsgeschichte fortzuschreiben. Sein Sohn arbeitet seit fünf Jahren im elterlichen Betrieb. Der Zeitplan für den Stabwechsel steht. Der Junior soll schrittweise Verantwortung übernehmen und dann kommt alles ganz anders. Plötzlich will der Unternehmersohn nicht mehr in die Fußstapfen des Vaters treten und schlägt beruflich einen ganz anderen Weg ein. INVESTOREN DURCHLEUCHTEN Das war ein schwerer Schlag für den Senior, erinnert sich Klaus Ruder, seit 2005 Inhaber der Stempel-Gmähle-Schilder GmbH & Co. KG kam Ruder als familienfremder Geschäftsführer ins Unternehmen. Dass er den Betrieb nach dem Absprung des eigentlich vorgesehenen Nachfolgers zehn Jahre später kaufen würde, war damals nicht absehbar. Nach einem Jahr gemeinsamer Geschäftsführung zog sich Paul Gmähle zurück, und ich durfte das Unternehmen wie mein eigenes führen, so Ruder. Als der Altinhaber mit Ende 60 entschied, den Betrieb zu veräußern, suchte Ruder gemeinsam mit dem Steuerberater der Firma einen Käufer. Bald wurde dem Geschäftsführer klar, dass die Interessenten nur Umsatz und Kunden übernehmen wollten: Das Unternehmen und die Mitarbeiter waren zweitrangig. Deshalb entschloss er sich, den Zwölf-Mann-Betrieb selbst zu kaufen und weiterzuführen. Sein Vorteil: Er kannte das Unternehmen, die Kunden sowie alle Verträge und wusste das Potenzial einzuschätzen. Mit Paul Gmähle wurde Ruder schnell handelseinig. Der Steuerberater errechnete einen fairen Preis, lobt der Nachfolger. Der Inhaber hatte keine überzogenen Vorstellungen, und die Preisfindung war transparent. Oft endet der Generationswechsel im Mittelstand weniger glücklich. Wer die Suche nach einem geeigneten Nachfolger nicht früh forciert, setzt sein Lebenswerk aufs Spiel. Dabei wird es immer schwieriger, geeignete Kandidaten zu finden, weil auch Unternehmer mit dem Problem des demografischen Wandels konfrontiert sind. Nach Schätzungen des Bonner Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) steigt die Zahl der Firmen, bei denen eine Übergabe ansteht. Viele Inhaber stehen kurz vor dem Rentenalter seien rund Betriebe reif für die Nachfolge, 2020 bereits Gleichzeitig gibt es auch in Unternehmerfamilien im- mer weniger Kinder, unter denen sich ein Die Preisfindung war transparent, und der Steuerberater errechnete einen fairen Preis. Klaus Ruder, Käufer der Stempel-Gmähle-Schilder GmbH & Co. KG geeigneter Nachfolger finden könnte. Dadurch wird der Generationswechsel immer mehr zum Risiko. 40 Prozent der Firmenchefs räumen laut einer Studie der TNS Emnid Medien- und Sozialforschung GmbH in Bielefeld ein, dass sie ihren eigenen Nachwuchs für fachlich ungeeignet halten, den Betrieb fortzuführen, 29 Prozent sehen persönliche Defizite. KONSEQUENT LOSLASSEN Der Nachname allein macht keinen Unternehmer, bringt es Birgit Felden auf den Punkt. Die Professorin für Mittelstand und Unternehmensnachfolge forscht und lehrt an der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin. Neben fachlicher sowie persönlicher Eignung, sagt sie, brauchen Nachfolger unternehmerische Qualitäten wie Risikobereitschaft und strategischen Weitblick. Doch selbst wenn ein Kind das Zeug zum Firmenchef hat, ist der Stabwechsel oft zum Scheitern verur- teilt, da der Senior einfach nicht loslassen 2/

8 Idee&Unternehmen TOPTHEMA EXPERTENRAT So unterstützt Sie der Steuerberater Nachfolge steuerlich optimieren: Der Steuerberater hilft Ihnen, die gefundene Nachfolgelösung möglichst steuergünstig zu gestalten und rechtlich abzusichern. Er prüft, ob eine Betriebsaufspaltung sinnvoll ist, um Vermögenswerte wie Grundstücke beim Senior zu belassen. Und er informiert Sie, welche Pflichtteilsansprüche jene Kinder haben, die nicht ins Unternehmen einsteigen wollen. Unternehmensverkauf vorbereiten: Hier unterstützt der Steuerberater bei der Weichenstellung und hilft, die Zahlen aufzubereiten, auf deren Basis eine Unternehmensbewertung stattfinden kann. Die Übertragung der Geschäftsführung und des Vermögens sollten Unternehmer getrennt betrachten. Birgit Felden, Professorin an der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin CHECKLISTE Diese Punkte müssen Sie bei der Nachfolge beachten kann. Natürlich ist eine gemeinsame Übergangszeit von Vorteil, meint Detlef Keese vom Institut für Mittelstandsforschung (ifm) der Universität Mannheim. Der Nachfolger lernt Unternehmen, Kunden sowie Mitarbeiter kennen und kann in seine Aufgabe hineinwachsen. Trotzdem sieht der Forschungsbereichsleiter Familienunternehmen eine solche Konstellation mit Skepsis: Das funktioniert nur mit einer klaren Kompetenzabgrenzung. Welche Dramen sich abspielen können, wenn der Senior weiter reinregiert, war jüngst bei der Unternehmensgruppe Fischer in Waldachtal zu beobachten. Patriarch Klaus Fischer hatte 2011 die operative Führung des Dübel- und Schraubenherstellers an seinen Sohn Jörg Klaus abgegeben. Bereits im April 2012 schmiss dieser hin und verließ das Unternehmen wegen gravierend unterschiedlicher Auffassungen. Klaus Fischer hat nun kurz vor dem Rentenalter wieder das alleinige Sagen. Ein Nachfolger ist nicht in Sicht. EINEN FAHRPLAN VEREINBAREN Hier wurden im Vorfeld offensichtlich die Hausaufgaben nicht gemacht, kommentiert Birgit Felden den Fall. Unternehmer müssten die Nachfolge systematisch angehen, indem sie Wünsche und Ziele der Beteiligten berücksichtigen. Schnellschüsse sind zum Scheitern verurteilt. Die Vorbereitung und Umsetzung des Stabwech- Zeitplan: Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung Ihres Rückzugs. Planung und Umsetzung des Generationswechsels dauern mindestens drei bis fünf Jahre. Kandidaten: Reden Sie mit der Familie darüber, wer Nachfolgen könnte und auch wirklich will. Prüfen Sie Alternativen: Ein fähiger Mitarbeiter oder externer Manager ist häufig ein besserer Kandidat als ein unwilliger oder unzureichend qualifizierter Angehöriger. Investitionen: Stärken Sie die Finanz- und Ertragskraft des Unternehmens. Werden notwendige Investitionen vernachlässigt, ist der Einstieg für externe Nachfolger uninteressant. Organisation: Machen Sie sich überflüssig. Stellen Sie den Betrieb so auf, dass er auch ohne Sie läuft. Dafür müssen klare Verantwortungsbereiche und Vollmachten festgelegt werden. Wertermittlung: Lassen Sie durch eine objektive Unternehmensbewertung den fairen Preis feststellen. Oft scheitert die Nachfolge an überzogenen Preisvorstellungen des Seniors. Übertragung: Geben Sie die Unternehmensanteile schrittweise in andere Hände. Das erleichtert dem Nachfolger die Finanzierung des Kaufes. Zurückhaltung: Verabschieden Sie sich aus dem Tagesgeschäft: Der Senior sollte dem Nachfolger als Ratgeber zur Verfügung stehen, sich aber nicht ständig einmischen. Informationen: Mehr erfahren Sie unter folgenden Internet-Adressen: sels dauert mindestens drei bis fünf Jahre und sollte einem festgelegten Fahrplan folgen. Die Übertragung der Geschäftsführung und des Vermögens sollten Unternehmer getrennt betrachten, rät Felden. Erst wenn der Nachfolger gefunden ist und der Nachfolgefahrplan steht, werden rechtliche Absicherung und steuerliche Optimierung der Firmenübergabe relevant. Steuerberater und Anwalt des Betriebs helfen hier, die Weichen richtig zu stellen. Wer Unternehmensteile herauslösen oder Anteile an der Firma vorab übertragen will, braucht das Know-how des Beraters. Auch ein Verkauf muss gut vorbereitet sein, damit der Betrieb nicht zum Ladenhüter wird. Nur wenn der Senior die Firma profitabel geführt und Investitionen nicht vernachlässigt hat, ist der Einstieg für einen familienfremden Nachfolger attraktiv, sagt ifm-experte Keese. AN DIE ALTERNATIVEN DENKEN Das weiß auch Klaus Ruder, der sich durch die Erfahrung seines eigenen überraschenden Einstiegs bei Stempel-Gmähle- Schilder klug geworden gleich mehrere Nachfolge-Optionen offenhält. Wollen seine Kinder nach dem Studium nicht den Betrieb übernehmen, braucht er Alternativen. Ruder denkt an einen Juniorpartner, schließt aber auch eine Fusion nicht aus. Er ist auf alles vorbereitet: Das Unternehmen ist so aufgestellt, dass jeder Mitarbeiter seinen Entscheidungsrahmen hat und weiß, was er tun muss, sollte ich ausfallen. Die Firma läuft auch ohne Chef. Das erleichtert einem Nachfolger den Einstieg. Und außerdem kann ich beruhigt in Urlaub fahren, freut sich Ruder. 08 2/2013

9 Standards&Rubriken NOTIZBLOCK ÄNDERUNGEN BEI STEUERN Die neuen Pflichten E-Lohnsteuerkarte, härtere Betriebsprüfungen und Unsicherheit über die Höhe der Erbschaftsteuer dürften das Steuerjahr 2013 prägen. Dies sind die wesentlichen Neuerungen. Text: Marco Düte E-Lohnsteuerkarte: Ab Januar 2013 können, im Dezember 2013 müssen die ELStAM erstmals abgerufen werden. Spätestens im Juni 2014 müssen sie zur Anwendung kommen. Das Kürzel steht für Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Der Betrieb meldet sich unter zum Verfahren an und erhält ein Organisationszertifikat. Für die Anmeldung von Mitarbeitern gibt er deren Namen, Geburtsdatum und steuerliche Identifikationsnummer an. Die bisher gewährten Freibeträge müssen die Beschäftigten neu beantragen. Der Arbeitgeber muss zu jeder Abrechnung prüfen, ob aktualisierte ELStAM vorliegen. Nach der Anmeldung werden nur noch die Änderungen bereitgestellt. Wer die Lohnabrechnung von DATEV und Steuerberater erledigen lässt, braucht sich um Anmeldung und Abruf nicht selbst zu kümmern. Lohnsteuernachschau: Wie bei der Umsatzsteuer soll es bei der Lohnsteuer unangemeldete Betriebsprüfungen geben, die Nachschau. Ist sie beschlossen, könnten die Beamten Betriebsstätten zu den Geschäftszeiten betreten, Unterlagen sichten sowie Auskünfte verlangen. Entdecken sie Fehler, könnte das Verfahren nahtlos in eine reguläre Lohnsteuerbetriebsprüfung übergehen. Durch dieses Verfahren könnten Prüfer die Razzien der Finanzkontrolle Schwarzarbeit begleiten und für die Lohnsteuer auswerten. Unabhängig davon könnte es jedoch jeden Betrieb treffen. Steuerberatervergütung: Die neue Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) regelt neben der Erhebung der Gebühren nun auch die Erstattung von Auslagen. 14 Jahre nach der letzten Gebührenreform gibt es nun eine lineare Erhöhung der Tabellen A bis E sowie eine Anhebung der Zeitgebühr und die Erhöhung einiger Gegenstandswerte. Pauschalsteuer PCs: Schon bisher können Firmenchefs ihren Mitarbeitern auch für den privaten Gebrauch einen PC überlassen und die Internet-Kosten tragen. Für den geldwerten Vorteil zahlt der Betrieb 25 Prozent pauschale Lohnsteuer ans Finanzamt. Künftig soll statt Personal Computer der umfassendere Begriff Datenverarbeitungsgeräte gelten, womit beispielsweise auch Tablets eindeutig unter diese Regelung fallen würden. Betriebsnachfolger: Kindern oder anderen Nachfolgern, die den Betrieb unentgeltlich übernehmen, droht eine deutlich höhere Schenkungsteuer. Der Bundesfinanzhof hat verfassungsrechtliche Bedenken gegen die weitreichenden Steuervorteile für Betriebsnachfolgen mit bis zu 2,8 Millionen Euro steuerfreiem Vermögensübergang (Az.: II R 9/11). Jetzt prüft das Bundesverfassungsgericht. Die Finanzämter erlassen Steuerbescheide nur noch vorläufig und ändern sie nach dem Urteil aus Karlsruhe (Ländererlass vom ). Das hat der Staat 2011 eingenommen Aufkommen durch Lohnsteuer Einkommensteuer-Mehraufkommen durch Betriebsprüfer Aufkommen durch Erbschaftsteuer Quelle: BMF 2011/BMF 2011/Statistisches Bundesamt /

10 Idee&Unternehmen Bilanzierung MicroBilG Keine Nachtschicht mehr für den Jahresabschluss? Ein neues Gesetz, kurz: MicroBilG, soll Kleinstkapitalgesellschaften die Rechnungslegung erleichtern. Ob es sein Ziel erreicht, ist umstritten. Am besten prüfen Firmenchefs mit ihren Steuerberatern, ob und wie sie die Regeln anwenden. Text: Monika Hofmann 10 X/2011

11 Idee&Unternehmen Bilanzierung Der Titel ist kompliziert, das Ziel Vereinfachung: Kleinstkapitalgesellschaften- Bilanzrechtsänderungsgesetz, kurz Micro- BilG, nennt die Bundesregierung das Gesetz. Sie setzt damit die EU-Richtlinie zum Jahresabschluss kleiner Kapitalgesellschaften um und hofft, die Rechnungslegungskosten zu senken. Außerdem will sie die Firmen den Einzelkaufleuten gleichstellen, die auf Buchführung und Bilanzierung unter bestimmten Bedingungen verzichten dürfen, seitdem das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) gilt. Experten begrüßen die Änderungen, sehen aber Mehraufwand für Firmen, die sie nutzen. Mit der Kleinstkapitalgesellschaft entsteht eine Kategorie von Betrieben, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen zwei von drei Grenzwerten nicht überschreiten: Ihr Umsatz liegt bei maximal Euro, die Bilanzsumme bei Euro, die Mitarbeiterzahl bei zehn. Sie können wählen, ob sie die Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen oder im Unternehmensregister hinterlegen, wo sie auf Antrag einsehbar ist. Checkliste Was die Banken erwarten Bilanzgliederung: Wie die Bilanz aufgebaut ist und was sie enthält, geben das Gesetz und die Grundzüge ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) vor. Die Daten stammen aus der Buchführung. Banken erwarten von Firmenkunden neben dem Jahresabschluss, also ausführlicher Bilanz mit Anhang und GuV, unterjährige betriebliche Zahlen der Buchführung. Kennzahlen: Banken berechnen Kennzahlen, um eine Bilanz mit anderen Firmen und über die Jahre zu vergleichen. So bewerten sie die wirtschaftliche und finanzielle Lage. Kennzahlen gehen ins Rating und als Kreditklauseln in die Kreditverträge ein. Wesentliche Werte der Aktivseite sind Anlagenintensität, Working Capital und Umlaufquote. Auf der Passivseite wichtig sind Kennzahlen zur Liquidität sowie zur Eigen- und Fremdkapitalquote. von entlastung keine spur Das kommt manchem Betrieb entgegen, bringt aber keine große Entlastung, sagt Christian Zwirner, Lehrbeauftragter der Universität Regensburg. Für wichtiger hält er andere Neuregelungen: Kleinstkapitalgesellschaften müssen keinen Bilanzanhang erstellen, haben aber einige Punkte wie die Haftungsverhältnisse zusätzlich zu skizzieren. Nutzen können sie zudem verkürzte Gliederungen für Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Wer das tut, muss eventuell zusätzliche Angaben zur Bilanz machen, wenn die verkürzte Darstellung kein realistisches Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermittelt, warnt der Experte: Damit weitet der Gesetzgeber die ursprünglich wenigen geforderten Angaben letztlich wieder aus. Zwirner meint, dass viele Betriebe gar nicht von der Neuerung profitieren: Weil sich viele Kleinunternehmen mit Fremdkapital finanzieren, können sie die Erleichterung nicht nutzen. Gesellschafter, Bank und andere Geldgeber wollen tiefer gehende, übersichtliche Informationen. Sie erwarten klassisch gegliederte, aussagekräftige Bilanzen mit Anhang und GuV. Eine transparente Aufbereitung der Zahlen mit dem Steuerberater bleibt notwendig. Die Neuerungen stehen zudem in Widerspruch zur E-Bilanz. Für die elektronische Übermittlung ans Finanzamt sollen die Firmen ihre Daten aus Bilanz und GuV detailliert aufschlüsseln. So bleibt nur wenig Deregulierung. Handlungsbedarf sieht auch Reiner Veidt, Geschäftsführer der Wirtschaftsprüferkammer (WPK) in Berlin: Unternehmen sind künftig zur elektronischen Übermittlung der Bilanz und GuV verpflichtet dadurch und mit dem damit verbundenen Detaillierungsgrad der Daten drohen die Erleichterungen des Micro- BilG zunichtegemacht zu werden. steuerberater bleibt wichtig Wichtig sind für Veidt zwei Neuerungen: Die Möglichkeit, auf den Bilanzanhang zu verzichten, sofern einige wenige Angaben unter der Bilanz gemacht werden, etwa zu Haftungsverhältnissen oder Krediten und Vorschüssen an Organmitglieder und Erleichterungen bei der Gliederung von Bilanz und GuV. Sein Urteil fällt aber differenziert aus: Während der Verzicht auf den Anhang eine echte Erleichterung ist, führt die Reduktion der Gliederungsanforderungen nicht zu einer wirklichen Arbeits- und Kostenreduktion. Schließlich könnten Kleinstkapitalgesellschaften nicht auf Buchführung und Jahresabschluss verzichten, wie es das BilMoG Einzelkaufleuten unterhalb bestimmter Größenkriterien ermöglicht. Insgesamt dürften die Neuerungen ein Schritt zu weniger Komplexität sein, ohne die Interessen der Adressaten von Jahresabschlüssen wie Gesellschafter oder Kreditgeber vollkommen in den Hintergrund treten zu lassen. Auch die Bundessteuerberaterkammer in Berlin begrüßt das Vorhaben, Bürokratie abzubauen. Aber das MicroBilG enthält einige Ungereimtheiten, so Präsidialmitglied Roland Kleemann. Das gilt etwa für den Verzicht auf Rechnungsabgrenzungsposten. Im ursprünglichen Entwurf sollten die Firmen sie trotzdem unter dem Punkt Forderungen/Verbindlichkeiten ausweisen. Das bringt keine Erleichterung, weil die gesonderte Berechnung der Posten auf jeden Fall erfolgen muss, sagt Kleemann. ordnungsgelder zu hoch Der Gesetzgeber hat dies berücksichtigt. Aber bei der GuV will er Straffungen, die Fragen aufwerfen: Wird das Gesamtkostenverfahren genutzt, ist auf den ersten Blick nicht klar, wo etwa aktivierte Eigenleistungen und Bestandsveränderungen zuzuordnen sind. Auch in der gestrafften Variante des Finanzergebnisses sieht Kleemann keine Erleichterung: Bei Buchführungen kleiner Firmen werden die Positionen auf getrennte Konten gebucht, was ihnen ermöglicht, auch die nicht verdichtete GuV auszufüllen. Gerade bei Kleinstkapitalgesellschaften dienen Buchführung und Jahresabschluss dem Controlling und den Banken als Prüfungsgrundlage bei der Kreditgewährung, so der Experte. Dafür brauchen sie Zahlen mit Aussagekraft. Nachbesserungsbedarf sieht Kleemann beim mit dem Gesetz zum elektronischen Handelsregister eingeführten Ordnungsgeldverfahren. Derzeit drohen Unternehmen hohe Ordnungsgelder ab Euro, wenn sie ihre Jahresabschlüsse nicht oder nicht rechtzeitig offenlegen. Kleemann plädiert dafür, sie nach der Betriebsgröße zu staffeln und einen behördlichen Ermessensspielraum einzuführen: Besonders für kleine Firmen kann die aktuelle Regelung eine enorme Belastung bedeuten und sogar die Existenz bedrohen. DATEV So hilft Ihnen Ihr Steuerberater Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob mit dem MicroBilG und der E-Bilanz Änderungen auf Sie zukommen. Er kann einschätzen, welche Neuerungen für Sie relevant sind und welche Auswirkungen das auf Buchführung und Jahresabschluss hat. Zudem kennt er die Anforderungen der Banken an Bilanz, Anhang und GuV. Weitere Informationen finden Sie auch unter 2/

12 Idee&Unternehmen IT-Ausstattung Bring Your Own Device Erfolg mit fremden Assen Immer mehr vor allem junge Mitarbeiter nutzen das eigene Smartphone auch im Beruf. Vom Einsatz dieser hochmodernen Privatgeräte für betriebliche Zwecke kann ihr Chef profitieren aber nur mit einem durchdachten Sicherheitskonzept. Text: Ulf J. Froitzheim Björn Eichstädt ist der prototypische Lieblingskunde der Mobilfunkbranche. Seine Visitenkarte weist ihn als einen der beiden Geschäftsführer der Technologie- PR-Agentur Storymaker in Tübingen aus. Über sein Bürotelefon in der schwäbischen Universitätsstadt erreicht man ihn allerdings nur selten. Er lebt in München, wo wichtige Kunden sitzen, arbeitet oft von zu Hause aus und ist viel unterwegs. Man könnte ihn einen digitalen Nomaden nennen, technisch auf der Höhe der Zeit und Pionier des Management by mobile Internet. Eichstädts zentrales Arbeitswerkzeug ist ein iphone 5. Damit greift er nicht nur auf das abgesicherte -System seines Betriebs zu, sondern hält über Yammer eine Art internes Facebook für Unternehmen auch Kontakt zu den Mitarbeitern. Checkliste Das sollten Sie beim Einsatz von Privatgeräten im Betrieb beachten Sicherheitskonzept: Egal ob Mitarbeiter sensible Daten im Privat- oder im Firmengerät haben, Sie müssen als Chef ein klares Sicherheitskonzept durchsetzen und dabei modernste Technologien für Verschlüsselung und Datenaustausch nutzen. Diese Regeln müssen für jeden gelten. Schulung: Wichtig ist eine Anleitung durch eigene IT-Experten oder externe Sicherheitsberater, die die Compliance-Anforderungen der Geschäftspartner kennen. Spielen Sie alle Abwehrmaßnahmen durch, vom Passwortwechsel über Verschlüsselung bis zur Fernlöschung eines Geräts. Betriebsvereinbarung: Lassen Sie sich via Betriebsvereinbarung erlauben, Software Ihrer Wahl auf Privatgeräten zu installieren und sie notfalls per Funkbefehl zu blockieren. Schreiben Sie vor, dass eingeschaltete Geräte nirgends liegen gelassen oder jemandem gegeben werden dürfen. Datenaustausch: Übertragungen via Bluetooth oder WLAN-Hotspots sind unsicherer als über Mobilfunk. Am gefährlichsten ist aber Unvorsichtigkeit: Wer im ICE mit Kunden oder Kollegen redet, sollte immer bedenken, dass eine Reihe weiter jemand von der Konkurrenz sitzen kann. Vertrauen: 100-prozentige Sicherheit gibt es nicht. Machen Sie sich klar, dass sich nur das Risiko unbeabsichtigter Zwischenfälle absichern lässt. Misstrauen Sie einem Mitarbeiter, dürften Sie ihm eigentlich gar keinen Zugriff auf sensible Daten gestatten auch nicht im eigenen Büro. nicht jeder ist ein apple-fan Die Technikbegeisterung des Münchners und seiner Seniorpartnerin, Storymaker- Gründerin Heidrun Haug, hat jedoch Grenzen. Ihre gesamte 26-köpfige Belegschaft würden sie nicht mit den teuren Apple-Geräten ausstatten. Wir überlegen genau, wer ein iphone braucht, sagt Eichstädt kaufmännisch nüchtern. Nur wenn jemand eine Mindestzahl an Tagen außer Haus arbeitet, rentiert sich die Anschaffung. Bei neuen Mitarbeitern ist dies zunächst oft nicht der Fall. Der Firmenchef kann es sich aber auch aus einem weiteren Grund leisten, bei Smartphones eine gewisse Investitionszurückhaltung zu üben: In seiner Branche ist der Besitz eines zeitgemäßen Modells für die meisten Nachwuchskräfte sowieso bereits eine Selbstverständlichkeit. Zudem ist nicht jeder Apple-Fan, und kaum jemand läuft gerne mit zwei Geräten in der Tasche herum. Wichtiger als ein Firmen- Smartphone ist so manchem Mitarbeiter deshalb, sein Privatgerät bei Bedarf dienstlich nutzen zu können. Das tun bereits sieben Storymaker-Angestellte aus eigenem Antrieb, wie Eichstädt betont. BYOD Bring Your Own Device, also bring dein eigenes Gerät mit, heißt dieser Trend im Jargon der IT-Branche. Erste Arbeitgeber ermuntern die Beschäftigten inzwischen, ihre private Lieblingshardware vom Handy über das Tablet bis zum Notebook in den Dienst der Firma zu stellen. Damit reagieren sie auf einen Wunsch vieler Mitarbeiter: Laut einer Studie im Auftrag des Netzwerkspezialisten Cisco wollen heute zwei Drittel der Büroarbeiter, dass ihr Chef ihnen die Auswahl der Geräte überlässt, mit denen sie sich ins Firmennetz einklinken. BYOD wird zum Standard, wirbt der Neu-Isenburger Workplace-Management-Spezialist Matrix 24. Nach Angaben des Unternehmens erklärten 71 Prozent der auf der Messe CeBIT 2012 befragten IT-Experten, sie planten, unterstützten oder tolerierten den Einsatz privater Hardware. Die übrigen 29 Prozent verbieten ihrem Personal die Nutzung von Privatgeräten. Sie haben Bedenken, die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren. einsatz muss sinnvoll sein Da ist durchaus etwas dran. Probleme entstehen vor allem, wenn Geräte gestohlen oder verloren werden, meint Frank Fischer, verantwortlich für Informationssicherheits- und Datenschutzberatung bei der Technologieberatung Accenture. So gelangten Unbefugte eventuell an ein paar Gigabyte wichtiger Firmendaten. Darum rät Fischer, zunächst genau zu definieren, wofür ein Gerät genutzt wird: Bereits die Kalenderfunktion und die Bearbeitung von weniger sensiblen Mails reicht oft, um den Produktivitätsgewinn sicherzustellen, der viele Smartphones so attraktiv macht. Mit Unternehmensdaten gearbeitet werden sollte möglichst in der Cloud, um kei- 12 2/2013

13 Idee&Unternehmen IT-AUSSTATTUNG ne Informationen auf dem Gerät zu speichern. Die Organisation und Verwaltung von Datenhaltung und Programmen findet an zentraler Stelle statt. Dies ermöglicht eine Übersicht über die genutzten Firmendaten und deren Datensicherung. SICHERHEIT IST ENTSCHEIDEND Storymaker-Chef Eichstädt hat ein klares BYOD-Sicherheitskonzept. Bevor ein Mitarbeiter sich in das Firmennetz einloggen darf, muss er eine Vereinbarung unterschreiben, die dem Arbeitgeber zum Beispiel erlaubt, die Daten auf einem verschwundenen Smartphone per Fernzugriff zu löschen. Um sensible Kundendaten zu schützen, wird sowohl das Gerät als auch die Datenkommunikation durch Passwörter sowie durch Verschlüsselung gesichert. Das Microsoft-Exchang system und auch der Kommunikationsdienst Yammer funktionieren mit den gängigen Fabrikaten, von ios (Apple) über Windows Phone (Microsoft/Nokia) bis hin zu Android (Google/Samsung). Auf BYOD verzichten würde Björn Eichstädt nur ungern, denn die Initiative dafür ging bei der Tübinger Agentur von den Mitarbeitern aus und kann sowohl die Zufriedenheit als auch die Reaktionsgeschwindigkeit erhöhen. Wer abends auf eine dringende wartet, meint der Storymaker-Geschäftsführer, möchte weder im Büro ausharren noch das Notebook nach Hause mitschleppen, wenn er die Nachricht genauso gut auf dem Handy lesen kann. Gerade für die Jüngeren sei das Smartphone ein normales Arbeitswerkzeug, das griffbereit neben dem Computer oder dem Sofa liege. VERNETZUNG VERBESSERT SICH In einem Fall hat die Vernetzung mit den Kollegen durch BYOD einer Storymaker- Mitarbeiterin sogar schon einen Termin gerettet: Als sie ein Skype-Videotelefonat mit den USA wegen der Zeitverschiebung abends von daheim führen wollte, versagte die Technik. Ein Hilferuf über Yammer an die Kollegen der IT brachte binnen fünf DATEV So wird Sicherheit garantiert DATEV-Consulting unterstützt mit einem umfassenden Beratungsangebot bei den aktuellen Trendthemen. Mehr erfahren Sie unter IT-Beratungen. Über die Sicherheitsplattform DATEVnet pro mit den Komponenten Telearbeitsplatz und DATEVnet pro mobil lassen sich mobile Endgeräte, vom Laptop über das Tablet bis zum Smartphone, sicher ans Unternehmensnetz anbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Minuten eine Lösung. Den Experten zu Hause telefonisch auf seiner Privatnummer anzurufen, hätte sie nicht gewagt. Das ist der Vorteil dieser Art zu kommunizieren, erklärt Eichstädt. Niemand ist böse, wenn keiner reagiert, aber für Nutzer mit Social-Media- und Smartphone- Erfahrung ist es eine Selbstverständlichkeit zu antworten.

14 DATENSCHUTZ Mit Lupe auf Risikosuche Viele Unternehmer sind nachlässig im Umgang mit Personal- oder Kundendaten. Oft wissen sie nicht einmal, dass sie qua Gesetz einen Datenschutzbeauftragten brauchen, dessen Job das Aufspüren und Schließen von Sicherheitslücken ist. Text: Eva-Maria Neuthinger Dateien mit Informationen über Kunden sind nicht passwortgeschützt und so für jeden Beschäftigten zugänglich. Rechnungen werden als Anhang in einer unverschlüsselten Mail verschickt. Die Firewall des Firmennetzwerks liegt auf dem Sicherheitsniveau von 2010, womit sie regelrecht zu Hackerattacken einlädt. Dies sind nur einige der groben Verstöße gegen das Bundesdatenschutzgesetz, die für Unternehmen teuer werden können, wenn Personaloder Kundendaten verschwinden. Bei wenigen Firmen steht das Thema Datenschutz bisher so weit oben auf der Agenda und wird so breit ausgelegt wie in der Zentrale der Town & Country Haus Lizenzgeber GmbH im thüringischen Behringen. Sensible Informationen über Kunden schützt das Franchiseunternehmen durch mehrere Sicherheitsvorkehrungen. Zum Beispiel senden wir prinzipiell eine Mail, wenn jemand sich auf unserer Internet-Seite anmeldet. Anschließend bestätigt der Empfänger den Vorgang nochmals mit einem Klick, sagt Marketingleiter Sebastian Reif. So bestätigt ein potenzieller Kunde ausdrücklich seine Identität und sein Interesse. Außerdem gewährleistet die Firma, dass niemand ohne Zustimmung kontaktiert wird, so Reif: Wir halten in Kooperation mit Anwälten dazu entsprechende Formulare bereit. Darüber hinaus wacht ein Datenschutzbeauftragter, wie gesetzlich vorgeschrieben, laufend darüber, dass die 57 Mitarbeiter der Zentrale rechtssicher und verantwortungsbewusst mit Informationen umgehen. Entsprechende Schulungen sind Pflicht. DAS THEMA WIRD VERKANNT Town & Country Haus gehört damit zur Minderheit der deutschen Unternehmen, die sich tatsächlich um Datenschutz kümmern. Vor allem bei kleinen und mittleren Firmen sieht das oft ganz anders aus, klagt Roland Schäfer, Regionalleiter Mitte des Berufsverbandes der Datenschutzbeauftragten Deutschland (BvD) und Ex- 14 2/2013

15 Idee&Unternehmen ORGANISATION UND ES GIBT VIELE PROBLEME Doch erheblich mehr Engagement für den Schutz vor allem der im Rechner gespeicherten Informationen wäre angebracht. Die polizeiliche Kriminalstatistik zeigt jedes Jahr rund Fälle des Ausspähens und Abfangens von Daten. Experten schätzen, dass die Dunkelziffer um ein Mehrfaches höher liegt. Denn Hacker verwischen ihre Spuren. Oft bemerken Betriebe das Kopieren von Daten gar nicht. Auch neigen betroffene Mitarbeiter dazu, solche Probleme unter den Teppich zu kehren. Um einen rechtssicheren Umgang zu gewährleisten, bedarf es deshalb qualifizierter Schulungen, am besten organisiert vom Datenschutzbeauftragten des Unternehmens genau das aber passiert nicht, moniert Datenschützer Schäfer. Dabei drohen auch kleinen und mittleren Betrieben oder Freiberuflern bei einem Verstoß gegen das Datenschutzgesetz schnell Strafen im fünfstelligen Euro-Bereich. Anlass genug also, Vorsorge zu treffen. DATEV Unterstützung bei Datenschutz Clevere Firmenchefs informieren sich rechtzeitig, ob sie betroffen sind, und erfüllen die Vorgaben. DATEV unterstützt sie, etwa durch den Datenschutz-Check. Damit wird geprüft, ob das Unternehmen die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes einhält. Auch der DATEV-Datenschutzexperte kann Firmenchefs zur Seite stehen, etwa bei Dokumentationen, Mitarbeiterschulungen sowie Problemen mit IT-Sicherheit. Mehr dazu erfahren Sie unter > Datenschutz- Beratungen. Die Fahndung nach Datenlecks ist eine Aufgabe für Spezialisten perte für Verbraucherschutz bei der Deutschen Vereinigung für Datenschutz (DVD). Ein Drittel der Betriebe, schätzt er, schütze aktiv und verantwortungsbewusst Daten der Mitarbeiter oder Kunden: Das Thema nehmen die meisten nicht ernst. Das heißt: Angestellte sind nicht sensibilisiert, sorgsam mit Informationen umzugehen. Sie plaudern leichtfertig Interna aus oder senden sorglos per Mail ohne jede Sicherheitsvorkehrung wichtige Vertragsbestandteile. Die meisten Unternehmen holen weder die vom Gesetz vorgeschriebenen Einwilligungserklärungen über die Verwendung von Kundendaten ein, noch sichern sie Akten im Büro egal ob in Papier- oder elektronischer Form ausreichend gegen Angriffe von außen. DIE VORGABEN SIND EINDEUTIG Prinzipiell gilt: Einen Datenschutzbeauftragten müssen Unternehmen bestellen, die personenbezogene Informationen automatisiert verarbeiten und damit über neun Personen beschäftigen. Bei personenbezogenen Daten handelt es sich in erster Linie um Anschrift, -Adresse, Telefon- und Kontonummer, aber auch Kreditkarteninformationen, Kfz-Kennzeichen oder Personalausweis- und Sozialversicherungsnummer. Automatisierte Verarbeitung bedeutet vor allem die Erhebung oder Nutzung der Informationen durch EDV also Computer, PDAs, moderne Mobiltelefone sowie Videoanlagen mit Aufzeichnungen. Können also beispielsweise bei einem Einzelhändler mehrere Verkäufer auf die Privatkundendatei zugreifen und weitere Mitarbeiter auf die Lohnbuchhaltung, ist schnell die Neun-Personen-Grenze überschritten. Dann steht selbst eine kleine Firma in der Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Diese Aufgabe kann aber nicht jeder Mitarbeiter ohne Weiteres erfüllen: Der Spezialist braucht eine besondere Qualifikation, umfassende Kenntnisse im IT-Bereich sowie gute juristische und organisatorische Kenntnisse sind obligatorisch. Er muss außerdem wissen, welche Informationen im Unternehmen wo und wie verarbeitet oder verwendet werden. Er soll die Informationsflüsse analysieren, dokumentieren und schützen, Schwachstellen aufdecken sowie für sichere Prozesse sorgen. Ihm obliegt die Aufgabe, den Datenschutz zu kontrollieren, so Schäfer. Zwar dürfte dieser Job in einem mittelständischen Unternehmen in aller Regel keine Vollzeittätigkeit sein. Der dafür ausgewählte Mitarbeiter muss aber trotzdem genügend Zeit bekommen, um seine Aufgabe den gesetzlichen Vorschriften sowie betrieblichen Erfordernissen entsprechend sorgfältig zu erfüllen. Wie gut der Datenschutzbeauftragte und seine Geschäftsleitung den rechtlichen Vorgaben nachkommen, prüfen die Landesbehörden. Wir haben bei rund Unternehmen nachgefragt, ob sie einen Datenschutzbeauftragten ernannt haben, berichtet Birgit Weck-Boeckh, die Sprecherin des Datenschutzbeauftragten NRW. Zudem gehen die Länder Beschwerden nach. Und es finden Stichproben vor Ort statt. Das Risiko aufzufallen ist also immer da. HINTERGRUND Der Datenschutzbeauftragte Laut Datenschutzgesetz brauchen nicht nur Konzerne, sondern in vielen Fällen auch Mittelständler einen Datenschutzbeauftragten. Gesetz: Seit 1. September 2009 gilt die Datenschutznovelle II. Sie hat die Anforderungen an den Schutz von Mitarbeiter- und Kundendaten verschärft. Die Behörden prüfen zunehmend auch im Mittelstand ihre Einhaltung. Bei Verstößen sind Bußgelder fällig. Organisation: Betroffene Firmen müssen ein Datenschutzmanagement einrichten und ein datenschutzrechtliches Verfahrensverzeichnis sowie ein Datenschutzhandbuch erstellen. Sie müssen ihre Mitarbeiter im richtigen Umgang mit Daten schulen und auf die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes verpflichten. Beauftragter: Der Datenschutzbeauftragte darf wegen möglicher Interessenkollision weder Inhaber noch Gesellschafter noch in leitender Funktion im Unternehmen tätig sein. Er genießt erweiterten Kündigungsschutz. Viele Betriebe bestellen daher alternativ einen externen Datenschutzbeauftragten. 2/

16 Service & Wissen MELDUNGEN Optimaler Leitstand für Firmenlenker DATEV Unternehmen online orientiert sich noch stärker an Arbeitsabläufen im Betrieb und erlaubt damit eine fein justierbare Unternehmenssteuerung. Die neuen Startseiten von DATEV Belege und Bank online führen den Anwender direkt in den Prozess der Belegbearbeitung und Belegbezahlung und bieten viele Vorteile über das Digitalisieren der Belege hinaus. So zeigt die Startseite von DATEV Belege online auf den ersten Blick, welche Belege noch bearbeitet werden müssen. Außerdem liefert sie eine rasche Übersicht über zu begleichende Lieferantenrechnungen und zu überwachende Kundenrechnungen. Beim Bezahlen der Rechnungen entfällt das mühsame Ausfüllen der Zahlungsträger. Diese werden automatisch gefüllt und müssen nur noch zur Bank gesendet werden. Der Beleg und die Zahlung sind dauerhaft verbunden und die Informationen über den Bearbeitungsstatus sowie den Status der Zahlung sind jederzeit abrufbar. Die Startseite von DATEV Bank online dient zur Steuerung der Bankgeschäfte. Sie enthält die Bankverbindungen mit den jeweiligen Kontoständen sowie die offenen Zahlungen. Ein komfortables und schnelles Arbeiten ist garantiert. So lassen sich beispielsweise in der Beleg- und Zahlungsübersicht mit der Sortierung die Zahlungen an einen Lieferanten mit wenigen Mausklicks aufrufen. Fragen zur Zahlungsposition sind einfach nachzuvollziehen, weil die Zahlung und der Beleg verbunden sind. Für Recherchezwecke steht die Zahlung dauerhaft zur Verfügung. Auch das Prüfen der Kontoumsätze ist auf der Startseite von DATEV Bank online integriert und unterstützt die Kontrolle der Umsätze mit weiteren Funktionen. Zum Beispiel werden bei einer Sammelüberweisung automatisch die passenden Belege den Einzelpositionen der Sammelüberweisung zugeordnet. Mit einem Klick lässt sich ganz einfach der Zahlungsstatus hinterlegen, beispielsweise dass der Beleg bezahlt ist. Auf der Startseite von DATEV Belege online sind dann nur noch offene Rechnungen sichtbar. Die voraussichtliche Freigabe erfolgt im April. Weitere Informationen zu DATEV Belege und Bank online erhalten Sie von Ihrem steuerlichen Berater und im Internet unter Wer mit wenigen Klicks alle Daten erhält, kann die Informationsflüsse besser steuern und seine Entscheidungen leichter treffen 16 2/2013

17 Service &Wissen MELDUNGEN Rechnungsstellung in Höchstgeschwindigkeit Wer Dokumente von DATEV drucken, eintüten und versenden lässt, spart viel Zeit und Geld. Vor allem Betriebe, die jeden Monat viele Rechnungen, Mahnungen oder Gebührenbescheide erstellen und versenden, profitieren von den maßgeschneiderten Outsourcing-Angeboten des Druck-, Logistik- und Servicezentrums der DATEV. Diese Dienstleistungen lassen sich komfortabel und sicher über die bestehenden IT-Anbindungen an DATEV abwickeln. Auf elektronischem Weg stellen Kunden ihre Geschäftspost zur Verfügung, beispielsweise Rechnungen, Mahnungen oder Konto- und Depotauszüge. Im DATEV-Druckzentrum werden die Dokumente kostengünstig über Nacht gedruckt, kuvertiert, frankiert und an den gewünschten Adressaten versendet. Dieses gezielte und sichere Outsourcing reduziert für die Auftraggeber den bürokratischen Aufwand und damit die Kosten. Näheres erfahren Sie beim Steuerberater oder vorab unter Perfekt angekoppelt durch neue IT-Lösung Mit DATEV E-Zahlungstransfer kommen PayPal-Daten in die Finanzbuchführung. Viele Online-Shops nehmen bereits einen Großteil ihres Umsatzes via PayPal ein. Die Tochter des Internet-Auktionshauses Ebay zählt zu den führenden Zahlungsdienstleistern im World Wide Web. Die Anwendung DATEV E-Zahlungstransfer ermöglicht künftig durch einfache Übernahme der PayPal-Transaktionen in die Finanzbuchführung ein perfektes Zusammenspiel mit dem Steuerberater. Über DATEV E-Zahlungstransfer werden Transaktionen abgerufen und aufbereitet sowie die entsprechenden Daten in DATEV Kassenbuch online geladen, einen Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Dann können sie bei Bedarf nachbearbeitet und für die Buchführung bereitgestellt werden. Abschließend folgt die Verbuchung der Buchungen als Stapel oder Buchungsvorschlag in den DATEV pro-rechnungswesen-programmen. Mehr Details zu diesem Thema unter Über 11 MiLLionen Lohnabrechnungen werden jeden Monat mit DATEV-Software erstellt. Quelle: DATEV Innovation im Lohn Cloud-Lösung gibt Mitarbeitern Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsdokumente. Seit Jahresbeginn ist es mit DATEV Arbeitnehmer online möglich, den Mitarbeitern ausgewählte Lohn- und Gehaltsdokumente sicher über das Internet zur Verfügung zu stellen. Die Mitarbeiter können Dokumente des aktuellen sowie des vergangenen Jahres einsehen, herunterladen und ausdrucken. Auf Wunsch informiert eine darüber, dass ein neues Dokument bereitsteht. Um die Daten bestmöglich zu schützen, ist das Log-in nur mit dem neuen Personalausweis und aktivierter Online-Ausweisfunktion (eid-funktion) möglich. Mit DATEV Arbeitnehmer online kann das aufwändige Verteilen der Lohn- und Gehaltsdokumente entfallen, weil die Mitarbeiter jederzeit direkten Zugriff darauf haben. Mehr Informationen gibt es beim Steuerberater und unter www. datev.de/arbeitnehmer-online. 2/

18 Service & Wissen erfahrungsbericht Auftragswesen So wird Arbeit zu Ertrag Professionelle Software zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen garantiert reibungslose Abläufe im Büro. Die Investition rechnet sich durch früheren Geldeingang und wochenaktuelle Auswertungen zur Unternehmenssteuerung. Text: Tanja Pfeiffer Von ihren Auftraggebern wird die Firma en-gedi IT-Management im fränkischen Lauf als kompetenter und zuverlässiger Partner geschätzt. Die mittelständischen Kunden erhalten maßgeschneiderte Dienstleistungen rund um Hardwarebeschaffung, Software-Hosting, Netzwerkbetreuung und die Entwicklung von Kommunikationslösungen. Zu ihrer Zufriedenheit trägt bei, dass die getane Arbeit rasch und präzise abgerechnet wird. Dafür setzt Geschäftsführer David Kloska neuerdings auf DATEV Mittelstand compact pro. Nach der Firmengründung liefen Angebote und Rechnungen zunächst über Microsoft Word und Excel. Das war aber umständlich, erinnert sich der Unternehmer. Kalkulationen und Rechnungen haben wir mit Excel erstellt, Angebote und Auftragsbestätigungen mit Word. datev So wird die Arbeit erleichtert Diese professionellen Softwarelösungen können Sie im Büro nutzen, und die Buchführung erledigt Ihr Steuerberater: datev Auftragswesen online ist die Online-Lösung für die Rechnungsschreibung. datev Mittelstand compact pro ist die Vor-Ort-Lösung für das komplette Auftragswesen inklusive digitaler Ablage. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Steuerberater oder vorab unter Schnittstellen gab es nicht. Wer soll gerade in einem kleinen Betrieb diesen Aufwand leisten?, fragt Kloska. Er wollte eine Lösung, die alle Arbeitsschritte vom Schreiben der Angebote und Rechnungen über das Verwalten von Artikeln und Preisen bis hin zu einer professionellen Ablage der Dokumente unterstützt. Kosten- und zeiteinsparung Auf Empfehlung seines Steuerberaters beschäftigte sich Kloska deshalb genauer mit DATEV Mittelstand compact pro und war sofort überzeugt. Seit Einführung der Software hat sich im Unternehmen viel geändert. Alle Daten zu Kunden und Artikeln werden jetzt direkt im Programm gepflegt. Der Einrichtungsaufwand hat sich deutlich reduziert. Auch die Artikelliste begeistert ihn, solch eine Übersicht hatte Kloska vorher nicht. Gleiches gilt jetzt für die Vergabe lückenlos fortlaufender Rechnungsnummern. Deutliche Einsparungen ergaben sich außerdem beim Schreiben Pro Woche brauchen wir locker zwei Stunden weniger für die Auftragsbearbeitung. David Kloska, Inhaber von en-gedi IT-Management, hat durch DAteV Mittelstand compact pro alle Informationen zu einem Kunden und den laufenden Projekten sofort zur Verfügung 18 2/2013

19 Service & Wissen erfahrungsbericht von Angeboten und Rechnungen, berichtet der Firmenchef: Pro Woche brauchen wir locker zwei Stunden weniger für die Auftragsbearbeitung. Besonders angetan hat es Kloska die in DATEV Mittelstand compact pro enthaltene Dokumentenablage. Es gibt keinen Wildwuchs mehr bei der Dateiablage und den Verzeichnissen, DATEV Mittelstand compact pro erledigt die Ablage fast von selbst, freut er sich. Alle Informationen zu einem Kunden und den laufenden Projekten stehen sofort zur Verfügung. Auch den Austausch mit dem Steuerberater, der die Buchführung erstellt, hat Mittelstand compact pro optimiert. Wurden Belege früher im Pendelordner sortiert und monatlich zur Kanzlei gebracht, geht es jetzt automatisch. Über DATEV Unternehmen online stehen Ausgangsrechnungen sowie gescannte Eingangsrechnungen jederzeit für den Steuerberater bereit, der so aktuell die Buchführung erstellt. Jetzt bekommt David Kloska jede Woche eine Mahnvorschlagsliste von seiner Kanzlei sowie einmal im Monat weitere betriebswirtschaftliche Auswertungen wie die BWA. Guter überblick über zahlen An effizienter Rechnungsschreibung waren auch Eva Wörner und Kathrin Uhl schon bei der Vorbereitung ihrer Firmengründung interessiert. Blumen und Gestecke sind die große Leidenschaft der Geschäftsführerinnen der Blumenmanufaktur GmbH in Augsburg. Die Floristinnen fertigen in ihrer Werkstatt ausschließlich auf Bestellung für Unternehmen oder Privatkunden und betreiben einen Internet- Handel. Aber sie haben auch die Zahlen im Blick und suchten daher gleich nach dem Start die passende Software. Den Zuschlag erhielt das Angebot des Steuerberaters: DATEV Auftragswesen online. Die super Unterstützung der Kanzlei hat hier einfach überzeugt, erinnert sich Kathrin Uhl. Gleich im ersten Gespräch zur GmbH-Gründung wurde uns beim Steuerberater die Lösung vorgestellt. Das Programm unterstützt das Schreiben von Angeboten und Aufträgen. Außerdem können Artikel verwaltet werden. Updates sind kein Thema: Weil es sich bei Auftragswesen online um eine Cloud-Lösung handelt, greift der Nutzer via Internet darauf zu und arbeitet immer mit der aktuellsten Version. Früher erstellten die Geschäftsführerinnen der Blumenmanufaktur ihre Angebote oder Rechnungen Kathrin Uhl und Eva Wörner haben sich nach Gründung der Blumenmanufaktur für DATEV Auftragswesen online entschieden, um die Abläufe im Griff zu haben Jetzt können wir sogar direkt sehen, welche Angebote noch ausstehen, das ist vorher nie möglich gewesen. unter Zeitdruck mühevoll über Microsoft Excel. Das ist mit Auftragswesen online jetzt Vergangenheit. Der Umstieg auf neue Lösungen bringt zwar einen gewissen Erfassungsaufwand mit sich. Informationen wie Artikelnummern und -bezeichnungen, Preise oder Textbausteine für Angebote und Rechnungen sind in der Software zu hinterlegen. Doch das hat sich rasch ausgezahlt, loben die Unternehmerinnen: Jetzt sehen wir sogar direkt, welche Angebote ausstehen, das ist vorher nie möglich gewesen. Auch bei der Blumenmanufaktur gingen Belege für Buchführung und Umsatzsteuervoranmeldung früher am Monatsende zur Kanzlei. Durch Auftragswesen online stehen ihr die Ausgangsrechnungen direkt zur Verfügung. Jede Woche erhält sie die gescannten Eingangsrechnungen und erledigt die Buchführung. Früher gaben uns Excel-Listen etwas Überblick über die Geschäftsentwicklung, meint Kathrin Uhl. Jetzt liefert uns die Kanzlei betriebswirtschaftliche Auswertungen, und bei Fragen steht immer jemand für uns bereit. 2/

20 Service&Wissen Tutorial Datensicherung in der Cloud Kaum zu begreifen, nicht zu durchbrechen Rechenzentren sind ideal für die Echtzeitspeicherung von Unternehmensdaten. Zuverlässige Dienstleister garantieren höchste Datensicherheit und ersparen den Kunden zugleich Kosten für Kauf und Betrieb eigener Sicherungshardware. Text: Roland Binder Es gibt keine Sicherheit, nur verschiedene Grade der Unsicherheit diese Erkenntnis stammt vom deutschen Philosophen und Schriftsteller Anton Neuhäusler. Zwar meinte der damit wohl kaum die Datenspeicherung im 21. Jahrhundert. Trotzdem sollte dieses Zitat jedem Firmenchef zu denken geben. Denn eine geschützte Aufbewahrung sowie die regelmäßige Sicherung interner Unternehmensdaten sind heute keine lästige Pflicht mehr. Ganz im Gegenteil: Sie gehören zu den wichtigsten Maßnahmen, die dafür sorgen, dass ein Betrieb schon im Tagesgeschäft, aber erst recht nach einem unerwarteten Zwischenfall funktionsfähig bleibt, weil weiter auf die Unternehmensdaten zugegriffen werden kann. Um die Unsicherheit bestmöglich zu minimieren, setzen viele Firmenchefs auf komplexe IT-Systeme und investieren viel Geld. Aber selbst die leistungsfähigste und sicherste Speicherplatte hilft spätestens dann nicht mehr, wenn sie bei einem Brand gegrillt wird oder ein Dieb die Hardware samt Daten einfach mitnimmt. technische details klären Für solche Fälle empfiehlt es sich, Unternehmensdaten bei einem spezialisierten und auf höchstem Sicherheitsniveau arbeitenden Dienstleister in der Cloud zu lagern wenn schon nicht generell, dann zumindest als zusätzliches Back-up. So etwas will allerdings von Anfang an gut durchdacht sein, damit die Speicherung der Da- ten ebenso wie der Zugriff darauf sowohl den gesetzlichen Vorschriften und technischen Möglichkeiten als auch den Vorstellungen des Auftraggebers entspricht. Das beginnt schon bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters. Erkundigen Sie sich vor Ihrer Entscheidung vor allem nach der Kompatibilität mit Ihrem System, und fragen Sie, welche Betriebssysteme und Programme bei der Sicherung sowie im Support unterstützt werden. Klären Sie unbedingt auch, ob die Daten auf mehrere Ziele repliziert sowie nachgelagert gesichert werden und inwieweit garantiert ist, dass die datenschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten werden, beispielsweise durch die Zertifizierung des Rechenzentrums nach der Norm ISO /2013

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