Strategische Beschaffung

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1 Strategische Beschaffung Strategische Beschaffung Da die Beschaffung eine unternehmerische Grundfunktion ist, sollte sich der Einkauf nicht nur auf eine preisoptimierende Funktion beschränken. Der Einkauf hat zusammen mit den Fachbereichen mit einer strategischen Sichtweise die Versorgung des Unternehmens mit wichtigen Gütern und Dienstleistungen zu sichern. Die strategische Sichtweise betrachtet zwei Ebenen. Die erste Ebene ist die Sicht des Kunden (Einfluss auf den Markterfolg). Die andere Ebene ist die Betrachtung der Komplexität des Beschaffungsmarktes. Auf diese beiden Betrachtungsebenen werde ich näher eingehen. Beschaffungsportfolio Analysen in der Beschaffung sind ein unverzichtbares Hilfsmittel um Prioritäten richtig setzen zu können. Ein beliebtes Hilfsmittel ist das sog. Beschaffungsportfolio. Nachfolgend ist ein solches Beschaffungsportfolio dargestellt. gering Einfluss auf Markterfolg hoch Zeichnen sich aus durch hohes Einkaufsvolumen, und ein niedriges Normprodukte wie: Verbindungselemente Halbfabrikate Büromaterial Kopierpapier Haben ein hohes Einkaufsvolumen, und ein hohes Haben in der Regel ein niedriges Einkaufs- Volumen, und ein hohes Beschaffungsportfolio Warengruppenanalyse Die Warengruppen, welche für eine strategische Betrachtung analysiert werden sollen, sind durch ein systematisches Verfahren auszuwählen. Dabei werden die Einsatzgebiete dieser Warengruppen und ihre Bedeutung für die Unternehmung berücksichtigt. Diese Warengruppen werden anschliessend den einzelnen Güterkategorien im Beschaffungsportfolio zugeordnet.

2 Zuordnung der einzelnen Warengruppen in das Beschaffungsportfolio Die Zuordnung der einzelnen Warengruppen oder Produkte erfolgt nun nach einer vorher festgelegten Systematik in ein Beurteilungsraster. Alle zu bewertenden Eigenschaften werden gewichtet, um eine aussagefähige Positionierung zu erhalten. Anschliessend werden die Eigenschaften der Produkte und die Beschaffungssituation in ihrem Einfluss auf den Markterfolg (Kundennutzen) beurteilt. In einer weiteren Betrachtung werden die Marktbedingungen und die Komplexität der Produkte bewertet, sodass schlussendlich eine Positionierung auf der Achse der Beschaffungsmarktkomplexität möglich wird. Diese systematische Vorgehensweise ermöglicht eine möglichst objektive Einordnung der Produkte im Beschaffungsportfolio. Tabelle Beurteilungsraster

3 Warengruppen-Zuordnung im Beschaffungsportfolio Beispiel: Verteiltransformatoren gem. Beurteilungsraster 10 gering Einfluss auf Markterfolg hoch 5 Zeichnen sich aus durch hohes Einkaufsvolumen, und ein niedriges X Normprodukte wie: Verbindungselemente Halbfabrikate Büromaterial Kopierpapier Haben ein hohes Einkaufsvolumen, und ein hohes Haben in der Regel ein niedriges Einkaufs- Volumen, und ein hohes Beschaffungsportfolio (Produkte) An diesem Beispiel Verteiltransformatoren wurden im Beurteilungsraster Werte auf beiden Achsen von 6.2 bzw. 6.3 erreicht. Das bedeutet, dass hier im Gegensatz zu früher eine wesentlich höhere Beschaffungsmarktkomplexität eingetreten ist, sodass die Vertrags- Gestaltung beeinflusst wird. Ausserdem wurde hier der Einfluss auf den Kundennutzen etwas höher beurteilt. Diese neue Positionierung im Beschaffungsportfolio muss nun bei künftigen Beschaffungen angemessen berücksichtigt werden. Wie im industriellen Beschaffungswesen üblich, sind hier die strategischen Partner stärker in den Beschaffungsprozess einzubinden. Materialengpässe beim Vormaterial und die daraus resultierenden Lieferengpässe müssen hier vertraglich neu berücksichtigt und geregelt werden, indem der Lieferant verpflichtet wird, sein eigenes Beschaffungsverhalten angemessen anzupassen. Bei starken Preisschwankungen wie derzeit an den Rohwarenmärkten festzustellen, ist ausserdem das Aushandeln von Preisgleitklauseln in Erwägung zu ziehen, um die Preise der Vormaterialien von den Verarbeitungskosten zu trennen. Wird dies unterlassen, ergeben sich automatisch versteckten Preiserhöhungen bei den Verarbeitungskosten, weil die Preisstellung nicht transparent genug ist. Zuordnung der Vertragsgestaltung im Beschaffungsportfolio Dem bereits erwähnten Beschaffungsportfolio können nun zusätzlich die Möglichkeiten der Vertragsgestaltung und der Einkaufstechnik eingefügt werden. Nachfolgend sind verschiedene Möglichkeiten dargestellt. Alle aufgeführten Vertragsarten können auch auf einer vorgelagerten öffentlichen Ausschreibung basieren.

4 gering Einfluss auf Markterfolg hoch Einzelbestellung Abrufbestellung Rahmenvertrag Konditionenvereinbarung Einzelbestellung Abrufbestellung Rahmenvertrag Konditionenvereinbarung Zusammenarbeitsvertrag, Werkvertrag, Eingehen von strategischen Partnerschaften, Kapazitätsreservationen Zusammenarbeitsvertrag, Werkvertrag, Eingehen von strategischen Partnerschaften Beschaffungsportfolio (Vertragszuordnung) Wie unterscheidet sich nun der Einkaufsprozess bei diesen unterschiedlichen Vertragsvarianten? Dieser Unterschied soll hier am Beispiel eines Rahmenvertrages und eines Zusammenarbeitsvertrages im Rahmen einer strategischen Partnerschaft aufgezeigt werden: Rahmenvertrag: Hier genügt die Absichtserklärung für die Abnahme einer festgelegten Menge, vielleicht assortiert über eine Warengruppe. Dabei spielen terminliche Vorgaben eine eher untergeordnete Rolle, weil hier vor allem Lagermaterialien eingebunden werden. In Zeiten eines extremen Käufermarktes sind Rahmenvereinbarungen für den Lieferanten eine gewisse Absicherung, dass der Kunde über die Laufzeit einer solchen Vereinbarung treu bleibt. Für den Abnehmer bieten Rahmenvereinbarungen den Vorteil, Preise für eine bestimmte Laufzeit zu fixieren. Zusammenarbeitsvertrag / Partnerschaftsvertrag: Hier gehen die gegenseitigen Verpflichtungen schon wesentlich weiter. Bei dieser Art von Verträgen werden strategisch wichtige, verpflichtende Vereinbarungen getroffen. Beispielsweise kann der Lieferpartner verpflichtet werden: Bestimmte Vormaterialien für den Abnehmer an Lager zu reservieren Verträge über den Bezug von kritischen Vormaterialien mit den Vorlieferanten abzuschliessen und nachzuweisen Eine kundengerechte Lagerhaltung zu bewirtschaften Produktionskapazitäten für den Kunden zu reservieren Evtl. Konsignationslager beim Kunden einzurichten Als Gegenleistung verpflichtet sich der Kunde zu vertraglich vereinbarten Preisen eine bestimmte Menge in der vereinbarten Zeit (auch über mehrere Jahre) abzunehmen. Dabei können wiederum gegenseitige Vereinbarungen zum Schutze des Verkäufers und des

5 Käufers getroffen werden, wie die Festlegung von Preisgleitklauseln, Konventionalstrafen etc. Solche Verträge bedürfen einer sorgfältigen Bearbeitung auf beiden Seiten. Vorteile einer strategische Sichtweise Die strategische Sichtweise der Beschaffung ist für die Versorgungssicherung in Zukunft unabdingbar. Engpässe bei der Beschaffung mit Rohstoffen können mittels höheren Preisen in der Regel umgangen werden. Im Konjunkturzyklus folgen auf Engpässe bei den Rohstoffen bei einigen Branchen aber auch Kapazitätsengpässe in der Weiterverarbeitung dieser Produkte. Das heisst, dass sich eine Störung von einem Markt auf andere Märkte übertragen kann. In konsolidierten Märkten und Branchen sind Kapazitätsengpässe viel problematischer für die Endabnehmer, weil sich vor allem ins Ausland verlagerte Produktionskapazitäten der Kontrolle und Einflussmöglichkeit durch die Kunden entziehen können. Ausserdem gibt es in konsolidierten Märkten, wo nur noch wenige Marktteilnehmer auf der Angebotsseite vorhanden sind, auch eine starke Konkurrenz unter den Kunden auf der Nachfrageseite. Hier ist die eigene Stärke in einer Käuferkonkurrenz ausschlaggebend für das Durchsetzen der Beschaffungsstrategien. LEADBUYER CONSULTING 2009

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