Musterprozess. Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) Beschaffung

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1 Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) Version 1.0 April 2005 BUNDESVERWALTUNGSAMT

2 Das vorliegende Dokument wurde durch das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation im Bundesverwaltungsamt in Zusammenarbeit mit der Firma BearingPoint GmbH erstellt. Ansprechpartner: Dr. Ildiko Knaack Bundesverwaltungsamt Projektgruppe Kompetenzzentren egovernment BundOnline - Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) BUNDESVERWALTUNGSAMT

3 Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary Einleitung Musterprozess E-Vergabe Grundlegende Annahmen Übersicht Teilprozess 1: Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen Teilprozess 2: Bekanntmachung, Bereitstellung der, Angebotserstellung und abgabe Variante 1: Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Variante 2: Beschränkte Ausschreibung (Nicht offenes Verfahren) mit Teilnahmewettbewerb Variante 3: Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Variante 4: Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) mit Teilnahmewettbewerb Variante 5: Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) ohne Teilnahmewettbewerb (ohne vorherige Vergabebekanntmachung) Teilprozess 3: Angebotsöffnung, prüfung und Auftragsvergabe Schnittstellenübersicht Übernahme des Musterprozesses Voraussetzungen bei den Behörden Empfehlungen zum Vorgehen Erfahrungen und kritische Erfolgsfaktoren Referenz-Phasenplan zur Einführung von E-Vergabe- Systemen...26 Seite 3 von 32

4 4.3 Unterstützungsleistungen des Kompetenzzentrums Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) Ansprechpartner Ergänzende Informationen Literatur Linksammlung...32 BUNDESVERWALTUNGSAMT

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Geschäftsprozess E-Vergabe schematische Darstellung... 9 Abbildung 2: E-Vergabe Teilprozess 1 Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen Abbildung 3: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 1 Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Abbildung 4: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 2 Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Nicht-offenes Verfahren) Abbildung 5: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 3 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Abbildung 6: E-Vergabe Teilprozess 3 Angebotsöffnung, prüfung und Auftragsvergabe Abbildung 7: Grobe Zeitplanung für die Einführung der E-Vergabe Tabellenverzeichnis Tabelle 1: E-Vergabe Teilprozess 1 Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen Tabelle 2: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 1 Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Tabelle 3: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 2 Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Nicht-offenes Verfahren) Tabelle 4: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 3 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Tabelle 5: E-Vergabe Teilprozess 3 Angebotsöffnung, prüfung und Auftragsvergabe BUNDESVERWALTUNGSAMT

6 1 Management Summary Das vorliegende Dokument beschreibt die grundsätzlichen fachlichen und damit verbundenen informationstechnischen Prozesse des elektronischen Vergabeverfahrens für öffentliche Aufträge im Bereich der Bundesverwaltung ("E-Vergabe"). E-Vergabe als Bund- Online 2005 Dienstleistung Der Schwerpunkt dieser Beschreibung liegt auf der Darstellung der Grundprozesse in Form einer Prozesslandkarte, die eine Übersicht aller Teilprozesse des Prozesses " mit Leistungsbeziehungen zu anderen (in diesem Zusammenhang nicht näher zu betrachteten) Prozessen innerhalb und außerhalb der Organisation enthält. Folgende wesentliche Episoden des Gesamtprozesses werden betrachtet: Vorbereitung der Ausschreibung (Vorinformation, Erstellung der Leistungsbeschreibung) Episoden des sprozesses Bekanntmachung Angebotserstellung und abgabe Angebotsöffnung und prüfung Auftragsvergabe (Zuschlagserteilung und Bekanntmachung) Ziel der Beschreibung dieses Prozesses ist es, die Rollen und Aufgaben der Prozessbeteiligten (Behörden, Anbieter) und ihre Interaktion mit dem der E-Vergabe zugrundeliegenden IT-System (Vergabeplattform, E- Vergabe-Modul etc.) zu verdeutlichen. Rollen, Aufgaben, Interaktion mit der IT Seite 6 von 32

7 2 Einleitung Das Projekt "E-Vergabe ist wesentlicher Bestandteil des Projektes "Öffentlicher Online. Für das Projekt wurden bei zwei Bundesbehörden dem samt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) und dem Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen, die elektronische Vergabe zu erproben. Diese beiden Ämter wurden ausgewählt, um die elektronische für unterschiedliche Vergabebereiche testen zu können. Die Basis hierfür bilden die VOL (Verdingungsordnung für Leistungen), die VOF (Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen) und die VOB (Vergabe- und Vertragsdnung für Bauleistungen). Das Projekt "E-Vergabe verfolgte zwei wesentliche Ziele: Es sollte ein Referenzmodell für ein Verfahren entwickelt werden, mit dem die öffentliche Hand Vergabeverfahren vollständig, sicher, rechtsverbindlich und ohne Medienbrüche über das Internet abwickeln kann. Dabei wurden die Anbieter vollständig in die elektronische Abwicklung integriert. Mit Hilfe moderner multimedialer Informations- und Kommunikationstechniken sollen eine höhere Transparenz, Qualität und Effizienz sowie eine Beschleunigung öffentlicher sprozesse erreicht werden. Im Mittelpunkt der Bemühungen steht eine leistungsfähigere und wirtschaftlicher arbeitende öffentliche Verwaltung. Das samt des BMI (BeschA) beschafft für 26 Behörden im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern jährlich Güter im Wert von rd. 500 Millionen Euro. Beispielhaft für andere Verwaltungen hat das samt ein ganzheitliches Verfahren für den Online-Einkauf entwickelt. Dieses besteht aus vier Elementen: der Kommunikation zwischen Bedarfsträger und samt, dem elektronischen Vergabe-Modul, der E-Vergabe-Plattform, und dem Virtuellen Marktplatz ( Kaufhaus des Bundes ). Dabei wird das elektronische Vergabeverfahren komplett online abgewickelt. Die Rechtssicherheit und Integrität der Daten wird durch den Einsatz der elektronischen Signatur sichergestellt. Die Vorgangsbearbeitung erfolgt mit einem DOMEA -konzeptkonformen Vorgangsbearbeitungssystem. Grundsätzlich werden - mit Ausnahme der inversen Auktion, die noch kein vergaberechtlich statthaftes Verfahren ist - alle Vergabeverfahren unterstützt. Projekt "Öffentlicher Online, Pilotbetrieb in zwei Behörden Entwicklung der E- Vergabe-Komponenten durch das BeschA Im Rahmen dieses Dokumentes werden das Vergabeverfahren aus Prozesssicht sowie die technischen und organisatorischen Anforderungen zur Nutzung der E-Vergabe durch n sowie konkrete Empfehlungen für die Einführung eines elektronischen Vergabeverfahrens behandelt. Damit bietet das vorliegende Dokument Behörden unterschiedlicher Verwaltungsebenen eine Orientierungshilfe für die Planung und Durchführung vergleichbarer Vorhaben. Das Dokument richtet sich an Verfahrensverantwortliche in den n und IT-Leiter in den Behörden des Bundes und der Länder, um sie bei der Einführung des IT-gestützten Vergabeverfahrens zu unterstützen. Zielgruppe: n und IT-Leiter in den Behörden Seite 7 von 32

8 3 Musterprozess E-Vergabe 3.1 Grundlegende Annahmen Die grundsätzlichen prozessualen Abläufe in der Abwicklung von Ausschreibungen, wie sie in dem elektronischen Vergabemodul und der E- Vergabe-Plattform unterstützt werden, setzen sich entsprechend den Episoden des sprozesses - aus folgenden Schritten zusammen: Prozessschritte der E- Vergabe Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen (Vorinformation, Erstellung der Leistungsbeschreibung) Bekanntmachung, Bereitstellung der, Angebotserstellung und abgabe Angebotsöffnung, prüfung und Auftragsvergabe Die im Rahmen des gesamten smanagements ebenfalls relevanten Prozesse Bedarfsprüfung/Bedarfsmeldung durch den Bedarfsträger, Bedarfsanforderung (i.d.r. per ), Mittelfreigabe (manuelle Eingabe in das Vergabemodul), Genehmigungsverfahren, Lieferantenmanagement und Interaktion mit Haushalts- und Warenwirtschaftssystemen, sind nicht Bestandteil des E-Vergabe-Prozesses im engeren Sinne und werden von der vorliegenden Musterprozessdokumentation nicht betrachtet. Dies gilt auch für die Prozesse des sog. eordering (z. B. Bestellung aus bestehenden (Rahmen)-Verträgen) über virtuelle Marktplätze oder Online-Shops. Seite 8 von 32

9 3.2 Übersicht Die nachfolgende Grafik zeigt den Geschäftsprozess der elektronischen Vergabe im Überblick einschließlich der in den einzelnen Phasen beteiligten IT-Komponenten. Abbildung 1: Geschäftsprozess E-Vergabe schematische Darstellung Bei den im folgenden dargestellten Musterprozessen sind folgende Funktionen zu unterscheiden, die im Prozessverlauf spezifische Aufgaben übernehmen: Funktionen aus Prozesssicht Vergabemodul OBA Die ausschreibende Stelle ist verantwortlich für die Initiierung und Abwicklung des Vergabeprozesses sowie für die Erstellung, Weitergabe und Auswertung der im Verlauf des Vergabeprozesses erstellten Unterlagen. Das Vergabemodul strukturiert auf der Basis eines DOMEA -konformen Vorgangsbearbeitungssystems die je nach Vergabeverfahren notwendigen Prozessschritte. Die Abläufe werden sachgerecht organisiert und der Bearbeiter gezielt durch das Vergabeverfahren geführt. Hinterlegte Entscheidungsroutinen bilden die für Vergaben der öffentlichen Hand geltenden nationalen und europäischen gesetzlichen Regelungen ab. Der Online-sassistent (OBA) steht dem Bearbeiter der als Hilfsprogramm für die Erstellung und Versendung der sowie die Kommunikation mit dem Bieter (Bescheide und Nachrichten) zur Verfügung. Über entsprechende Schnittstellen erfolgt die Anbindung an die Vergabeplattform. Seite 9 von 32

10 ÖFA Vergabeplattform Bieter AnA Der Öffnungsassistent für Angebote (ÖFA) unterstützt den Sachbearbeiter bei der elektronischen Angebotseröffnung und Submission (Laden verschlüsselter Angebote von der Vergabeplattform, Aufbereitung mittels Zusatzfunktionen). Er ermöglicht die Verbindung zur Inhouse-IT-Infrastruktur. Die Vergabeplattform besteht aus einem Web- und einem Applikationsserver mit Schnittstellen zu Datenbank-, Mail- und Directory-Servern sowie einer Zeitstempeleinheit. Auf ihr erfolgt die technische Abwicklung der einzelnen Vergabeschritte zwischen und Bieter. Ein unmittelbarer Zugang zu den dort in verschlüsselter Form abgelegten Dokumenten ist nicht möglich. Bieter beteiligen sich am elektronischen Ausschreibungsverfahren mittels einer speziellen Zugangssoftware (s. AnA) und bieten ihre Leistungen an. Der Angebotsassistent (AnA) lädt Ausschreibungen und die dazugehörigen Dokumente vom Web-Server der Vergabeplattform und ermöglicht dem Bieter die parallele Verwaltung und Bearbeitung mehrerer Angebotsverfahren. Weitere Funktionen sind das Prüfen elektronischer Dokumente, Ver- / Entschlüsselung sowie die elektronische Einreichung der vollständig ausgefüllten Angebotsunterlagen. In den folgenden Prozessdarstellungen wird zur besseren Abgrenzung in den Tabellenköpfen nach Instanzen (grau), IT-Systemen und Anwendungen (blau) und handelnden Personen (gelb) unterschieden. Seite 10 von 32

11 3.3 Teilprozess 1: Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen Liegt der eine Bedarfsanforderung einer Behörde vor, wird anhand des zu erwartenden Auftragswertes zunächst geprüft, ob eine Vorinformation erforderlich ist. Im Anschluss werden anhand der Bedarfsanforderung das Leistungsverzeichnis und die erstellt. Die durch europäisches Recht (EU-Richtlinien zum öffentlichen Auftragswesen im Vergaberechtsänderungsgesetz vom ) bzw. nationales Recht (Bundes-, Landes- oder Gemeindehaushaltsordnungen) vorgegebenen Schwellenwerte bestimmen über die Vergabeart (nationale oder EU-weite Ausschreibung / offenes oder nicht-offenes Verfahren). Diese Schwellenwerte sind in 2 VgV definiert. Vorbereitung der Ausschreibung BeschA Bieter Bearbeiter Vergabemodul / OBA / ÖFA Vergabeplattform AnA Bearbeiter Start Vorinformation nötig? Ja Vorinformation erstellen und veröffentlichen Vorinformation Nein Leistungsbeschreibung erstellen Legende Akteur IT-System Person erstellen Prozessbeginn/-ende Tätigkeit von Prozess Festlegung Vergabeart Teilprozess 2 Entscheidung Informationsobjekt Dokument (elektronisch) Dokument (in Papier) zu Prozess Datensatz bzw. Informationsobjekt als Element des Datenflusses Leistung / Ergebnis als elektronisches Dokument Abbildung 2: E-Vergabe Teilprozess 1 Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen Seite 11 von 32

12 Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung Prüfung, ob Vorinformation möglich bzw. nötig ist Die prüft die vergaberechtlichen Voraussetzungen Entscheidung über Veröffentlichung einer Vorinformation Nur bei voraussichtlicher Überschreitung eines vorgegebenen Auftragswertes Vorinformation erstellen und veröffentlichen Vergabemodul Erstellung und Veröffentlichung der Vorinformation auf der Vergabeplattform Vorinformation ist auf der Vergabeplattform einsehbar Leistungsbeschreibung erstellen Die Beschreibung der zu vergebenen Leistungen wird erstellt Leistungsbeschreibung als Anlage zu den i.d.r. liegt der eine Bedarfsbeschreibung vom Bedarfsträger vor zusammenstellen Die werden ITgestützt zusammengestellt Vollständige Angebotsformulare, Erläuterungen für den Bieter, Fragenkatalog etc. Festlegung Vergabeart der Auswahl der vergaberechtlich vorgesehenen Vergabeart Vergabeart festgelegt ist z.b. offenes oder nicht-offenes Verfahren, mit oder ohne Teilnahmewettbewerb etc. Tabelle 1: E-Vergabe Teilprozess 1 Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen 3.4 Teilprozess 2: Bekanntmachung, Bereitstellung der, Angebotserstellung und abgabe Der sich anschließende Teilprozess weist abhängig von der gewählten Vergabeart unterschiedliche Verläufe auf. Im Folgenden werden die häufigsten Vergabearten vorgestellt: Variante 1: Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Variante 2/3: Beschränkte Ausschreibung mit und ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb (Nicht offenes Verfahren) Variante 4/5: Freihändige Vergabe mit und ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb (Verhandlungsverfahren) Jede dieser Vergabearten wird nachfolgend als Variante des Teilprozesses 2 beschrieben. Teilprozess der Vorauswahl, Unterlagenbereitstellung und Angebotserstellung in fünf Varianten Seite 12 von 32

13 3.4.1 Variante 1: Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Der Öffentlichen Ausschreibung (für nationale Ausschreibungen) bzw. dem Offenen Verfahren (für europaweite Ausschreibungen) kommt die größte Bedeutung unter den Vergabearten zu. Beide Verfahren haben in ihrem jeweiligen Geltungsbereich Vorrang vor den übrigen Vergabearten. Dabei wird eine unbegrenzte Zahl von Bietern, die Leistungen der ausgeschriebenen Art gewerblich anbieten, zur Angebotsabgabe aufgefordert. Nach dem Willen des Gesetzgebers sollen möglichst viele Angebote abgegeben werden, so dass im Wettbewerb das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden kann. Öffentliche Ausschreibung als häufigste Variante BeschA Bieter Bearbeiter Vergabemodul / OBA / ÖFA Vergabeplattform AnA Bearbeiter Teilprozess 1 Bekanntmachung erstellen und veröffentlichen Vergabebekanntmachung Bekanntmachungen Anforderungen prüfen anfordern Kenntnisnahme der Ausschreibung versenden im Arbeitskorb Angebot erstellen Angebote Angebotsunterlagen Angebot versenden Teilprozess 3 Abbildung 3: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 1 Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Seite 13 von 32

14 Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung Bekanntmachung erstellen und veröffentlichen Die Vergabebekanntmachung wird mit IT- Unterstützung erstellt und auf der E- Vergabeplattform veröffentlicht Vergabebekanntmachung ist auf der Vergabeplattform einsehbar Bekanntmachungen Bieter Der Bieter ruft die Vergabebekanntmachung mit Hilfe eines Web-Browsers von der E- Vergabeplattform ab. Der Bieter erhält Kenntnis über das aktuelle Vergabeverfahren. AnA anfordern Der Bieter wählt relevante Ausschreibungen aus und fordert mit Hilfe des AnA die zugehörigen an. Der Bieter hat sein Interesse bekundet. Voraussetzung: die einmalige Registrierung auf der Vergabeplattform ist erfolgt Anforderungen prüfen Die prüft die vorliegenden Anforderungen nach VOL/A Die Anforderungen der Interessenten sind ü- berprüft. versenden OBA Die werden im virtuellen Arbeitskorb des Bieters auf der Vergabeplattform bereitgestellt Die vollständigen liegen auf der Vergabeplattform zum Download bereit. AnA Der AnA lädt die automatisiert von der Vergabeplattform. Die liegen dem Bieter zur Bearbeitung vor. erstel- Angebot len Bieter Der Bieter füllt offline die (z.b. Angebotskalkulation, Fragenkatalog) aus und stellt das geplante Vorgehen und seine Leistungen dar. Das vollständige Angebot liegt vor. Angebot versenden AnA Mit Hilfe des AnA werden die Angebotsunterlagen vor Fristablauf auf die Vergabeplattform geladen. Die Angebotsunterlagen liegen auf der Vergabeplattform zum Download bereit. abru- Angebote fen ÖFA Die Angebote der Bieter werden nach Ablauf der Angebotsfrist unter Einsatz des Öffnungsassis- Die Angebote liegen der zur Öffnung vor. Die Vertraulichkeit ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist sichergestellt. Seite 14 von 32

15 Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung tenten (ÖFA) von der Vergabeplattform geladen. Tabelle 2: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 1 Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Variante 2: Beschränkte Ausschreibung (Nicht offenes Verfahren) mit Teilnahmewettbewerb Nur unter bestimmten, eng gefassten Voraussetzungen dürfen die Beschränkte Ausschreibung und sein europäisches Pendant, das Nichtoffene Verfahren, angewendet werden. Bei diesen beiden Vergabearten fordert der Auftraggeber eine begrenzte Anzahl von Unternehmen auf, ein Angebot einzureichen. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb BeschA Bieter Bearbeiter Vergabemodul / OBA / ÖFA Vergabeplattform AnA Bearbeiter Teilprozess 1 Bekanntmachung erstellen und veröffentlichen Bekanntmachung Teilnahmewettbewerb Bekanntmachungen Kenntnisnahme des Teilnahmewettbewerbs Anmeldung Zum Verfahren anmelden Bewerber auswählen Teilnahmeantrag Teilnahmeantrag Teilnahmeantrag versenden Teilnahmeantrag erstellen versenden im Arbeitskorb Angebot erstellen Angebote Angebotsunterlagen Angebot versenden Teilprozess 3 Abbildung 4: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 2 Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Nichtoffenes Verfahren) Seite 15 von 32

16 Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung Bekanntmachung erstellen und veröffentlichen Bekanntmachung Zum Verfahren anmelden Teilnahmeantrag (TNA) erstellen Vergabemodul Die Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs (TNW) wird mit IT- Unterstützung erstellt und auf der E- Vergabeplattform veröffentlicht Bieter Der Bieter ruft die Bekanntmachung mit Hilfe eines Web- Browsers von der E- Vergabeplattform ab. Bieter Bieter Der Bieter registriert sich auf der Vergabeplattform. Der Bieter erstellt einen TNA (z.b. Unternehmensdarstellung, Nachweis der Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit) und fügt die geforderten Nachweise elektronisch bei. TNA versenden AnA Der TNA wird mit Hilfe des AnA an die Vergabeplattform übermittelt. TNA OBA Die ruft mittels OBA den eingegangenen TNA zur Bewerberauswahl ab. aus- Bewerber wählen versenden Die wählt (ggf. in Abstimmung mit der bedarfstragenden Fachbateilung) aus den eingehenden TNA die geeigneten Bieter aus. OBA Die werden im virtuellen Arbeitskorb des Bieters auf der Vergabeplattform bereitgestellt AnA Der AnA lädt die automatisiert von der Bekanntmachung ist auf der Vergabeplattform einsehbar Der Bieter erhält Kenntnis über den aktuellen TNW. Anmeldung zur Teilnahme am elektronischen Verfahren. Vollständiger TNA Der TNA liegt auf der Vergabeplattform zum download durch die bereit Der TNA des Bieters liegt der bzw. Fachbateilung zur Bewertung vor. Der im weiteren Verfahren zu berücksichtigende Bieterkreis ist ausgewählt. Die vollständigen liegen auf der Vergabeplattform zum Download bereit. Die liegen dem Bieter zur Bearbei- u.a. Austausch von Schlüsseln für verschlüsselte DFÜ Die Vertraulichkeit ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist sichergestellt. Seite 16 von 32

17 Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung erstel- Angebot len Vergabeplattform. Angebot versenden abru- Angebote fen Bieter AnA Der Bieter füllt offline die (z.b. Angebotskalkulation, Fragenkatalog) aus und stellt das geplante Vorgehen und seine Leistungen dar. Mit Hilfe des AnA werden die Angebotsunterlagen vor Fristablauf auf die Vergabeplattform geladen. ÖFA Die Angebote der Bieter werden nach Ablauf der Angebotsfrist unter Einsatz des Öffnungsassistenten (ÖFA) von der Vergabeplattform geladen. tung vor. Das vollständige Angebot liegt vor. Die Angebotsunterlagen liegen auf der Vergabeplattform zum Download bereit. Die Angebote liegen der zur Öffnung vor. Die Vertraulichkeit ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist sichergestellt. Tabelle 3: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 2 Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Nicht-offenes Verfahren) Variante 3: Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Im Unterschied zur Variante 2 wird dem Prozess der Vorauswahl der Bieter kein Teilnahmewettbewerb mit Ankündigung vorangestellt. Die Auswahl potenzieller Anbieter erfolgt mithin nach billigem Ermessen der ausschreibenden Stelle. Für Ausschreibungen auf europäischer Ebene ist dieses verkürzte Verfahren nicht zulässig. Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Seite 17 von 32

18 Bearbeiter Vergabemodul / OBA / ÖFA BeschA Vergabeplattform AnA Bieter Bearbeiter Teilprozess 1 Bewerber auswählen versenden im Arbeitskorb Angebot erstellen Angebote Angebotsunterlagen Angebot versenden Teilprozess 3 Abbildung 5: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 3 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung aus- Bewerber wählen versenden erstel- Angebot len Angebot versenden OBA Die werden im virtuellen Arbeitskorb des Bieters auf der Vergabeplattform bereitgestellt AnA Bieter AnA Der Bieter füllt offline die (z.b. Angebotskalkulation, Fragenkatalog) aus und stellt das geplante Vorgehen und seine Leistungen dar. Mit Hilfe des AnA werden die Angebotsunterlagen vor Fristablauf auf die Vergabeplattform geladen. Die wählt (i.d.r. in Abstimmung mit der bedarfstragenden Fachabteilung) die geeigneten Bieter aus. Der im weiteren Verfahren zu berücksichtigende Bieterkreis ist ausgewählt. Die vollständigen liegen auf der Vergabeplattform zum Download bereit. Der AnA lädt die automatisiert von der Vergabeplattform. Die liegen dem Bieter zur Bearbeitung vor. Das vollständige Angebot liegt vor. Die Angebotsunterlagen liegen auf der Vergabeplattform zum Download bereit. Seite 18 von 32

19 Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung abru- Angebote fen ÖFA Die Angebote der Bieter werden nach Ablauf der Angebotsfrist unter Einsatz des Öffnungsassistenten (ÖFA) von der Vergabeplattform geladen. Die Angebote liegen der zur Öffnung vor. Tabelle 4: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 3 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Variante 4: Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) mit Teilnahmewettbewerb Bei der Freihändigen Vergabe werden Aufträge ohne ein vorgeschriebenes formales Verfahren vergeben. Gleichwohl gelten auch hierfür bestimmte Regeln und die Voraussetzungen sind genau definiert. Ein Eröffnungs- oder Submissionstermin muss nicht stattfinden. Wie bei den übrigen Verfahren gilt auch im Fall der Freihändigen Vergabe der Grundsatz, dass die Auswahl des Vergabeverfahrens sorgfältig zu begründen und zu dokumentieren ist. Das europaweite Verhandlungsverfahren mit vorheriger Vergabebekanntmachung entspricht im Wesentlichen der nationalen Freihändigen Vergabe mit Teilnahmewettbewerb; eine vorherige Vergabebekanntmachung ist also erforderlich. Der Ablauf dieser Variante des Teilprozesses 2 ist identisch mit Variante 2; jedoch besteht im Anschluss an die Angebotsprüfung und bewertung (s. Teilprozess 3) die Möglichkeit zur Nachverhandlung des Angebots mit dem Bieter Variante 5: Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) ohne Teilnahmewettbewerb (ohne vorherige Vergabebekanntmachung) Die Verfahrensschritte sind identisch mit Variante 3, analog zur Freihändigen Vergabe mit Teilnahmewettbewerb besteht für die ausschreibende Stelle auch hier die Option zur nichtförmlichen Nachverhandlung der Angebote mit den Anbietern (s. Teilprozess 3 ). 3.5 Teilprozess 3: Angebotsöffnung, prüfung und Auftragsvergabe Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die mit Hilfe des Öffnungsassistenten für Angebote (ÖFA) von der Vergabeplattform heruntergeladenen und entschlüsselten Angebote nach dem Vier-Augen-Prinzip von Mitarbeitern der am Angebotsöffnungsrechner eröffnet. Diese haben sich zuvor mittels ihrer Signaturkarte am System authentifiziert. Bieterliste und Preisspiegel werden mit Hilfe des ÖFA erstellt, über eine Schnittstelle an das Vergabemodul übergeben. Konventionell, d. h. nicht per E-Vergabe- Plattform eingegangene Angebote werden manuell in die zuvor automatisch vom ÖFA erstellte Bieterliste aufgenommen. Nach einer möglichen Nachverhandlung und anschließenden Wertung der vorliegenden Angebote erfolgt zunächst eine interne Vorentscheidung. Sofern es sich nicht um eine europaweite Ausschreibung handelt, wird der Zuschlag für einen Bieter erteilt und über die Vergabeplattform bekannt gemacht. Bei europaweiten Ausschreibungen wird vor der endgültigen Zuschlagserteilung mittels Online-sassistent (OBA) zunächst eine Benachrichtigung an die nicht berücksichtigten Bieter versendet, worauf diese innerhalb einer 14-tägigen Sperrfrist die Möglichkeit haben, ein Nachprüfungsverfahren zu beantragen, welches den Vergabeprozess stoppen würde. Nach Ablauf dieser Frist erfolgt die Zuschlagserteilung und Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb Freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb Authentifizierung, Angebotsöffnung, Bieterliste, Preisspiegel Wertung, Nachverhandlung, Zuschlag, Vorabinformation Einhaltung der Sperrfrist für Nachprüfungsverfahren, Bekanntmachung der Auftragserteilung Seite 19 von 32

20 Bekanntmachung über die Auftragsvergabe auf der Vergabeplattform. Die Bescheide erhalten durch die elektronische Signatur ihre Rechtsgültigkeit. Bearbeiter Vergabemodul / OBA / ÖFA BeschA Vergabeplattform AnA Bieter Bearbeiter Teilprozess 2 Angebotsöffnung Angebote formal, sachlich und rechnerisch prüfen Bieterliste und Preisspiegel erstellen Verhandlungsverfahren? Nein Ja Angebote nachverhandeln Angebote werten Nein Aufhebung? Ja Zuschlag erteilen (intern) Stopp des Vergabeverfahrens Nachprüfungsverfahren Verfahren nach EU-Regeln? Stopp des Vergabeverfahrens Ja Ja Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter erstellen Mitteilung versenden Vorabinformation Vorabinformation Nachprüfungsantrag stellen? Nein Nein Bekanntmachung über vergebene Aufträge erstellen Bekanntmachung versenden Bekanntmachung über Auftragsvergabe Benachrichtigung über Zuschlag Auftrag erhalten Zuschlag erteilen Ende Abbildung 6: E-Vergabe Teilprozess 3 Angebotsöffnung, prüfung und Auftragsvergabe Seite 20 von 32

21 Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung Bieterliste und Preisspiegel erstellen Angebote formal, sachlich und rechnerisch prüfen Angebote nachverhandeln Angebotsöffnung ÖFA Zum Submissionstermin: Download der Angebote von der Vergabeplattform auf den Angebots- PC und Entschlüsselung. Angebotsöffnung und (begrenzte) Auswertung. ÖFA Erstellung der Bieterliste und des Preisspiegels. Die prüft die Angebote auf formale und rechnerische Richtigkeit. Preis und Auftragsbedingungen der in Frage kommenden Angebote werden ggf. mit den Bietern nachverhandelt. Angebote werten und bedarfstragende Fachbateilung bewerten die Angebote nach fachlichinhaltlichen Kriterien. ggf. Aufhebung Die prüft die Notwendigkeit zur Aufhebung des Vergabeverfahrens. Zuschlag erteilen (intern) I.d.R. in Abstimmung mit der bedarfstragenden Fachabteilung erfolgt die zunächst interne Vorentscheidung für einen Bieter. Die Bieterliste mit allen elektronisch eingegangenen Angeboten sowie der Preisspiegel liegen dem Verhandlungsleiter vor. Formal und rechnerisch korrekte Angebote; Angebote, die den Prüfkriterien nicht genügen, werden nicht weiter berücksichtigt. Die Konditionen der Angebote sind endverhandelt. Die Rangfolge der Angebote nach wirtschaftlichen und fachlichen Kriterien ist ermittelt. Das Verfahren ist aufgehoben; ein Zuschlag wird nicht erteilt. Der zu berücksichtigende Bieter steht fest. Übertragung Bieterdaten auf vergabeplattform. Die Angebote liegen auf dem lokalen Angebots-PC zur Öffnung vor. Die Vertraulichkeit ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist sichergestellt. i.d.r. bei freihändiger Vergabe (EU: Verhandlungsverfahren), in anderen Verfahren nur sehr begrenzt möglich. Seite 21 von 32

22 Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter erstellen Mitteilung versenden Vorabinformation Eine Mitteilung über die Nichtberücksichtigung (Vorabinformation) wird erstellt. Mitteilung über Nichtberücksichtigung. Vergabemodul Die erstellte Mitteilung über Nichtberücksichtigung (Vorabinformation) wird an die Vergabeplattform übermittelt. AnA Bieter Der Bieter hat die Möglichkeit, einen Antrag auf Nachprüfung der Vergabe bei der zuständigen vergabekammer zu stellen. Zuschlag erteilen und i.d.r. die bedarfstragende Fachabteilung entscheiden sich für das wirtschaftlichste Angebot. Bekanntmachung über vergebene Aufträge erstellen Bekanntmachung versenden Benachrichtigung über Zuschlag Vergabemodul AnA Die Benachrichtigung über die Zuschlagserteilung wird erstellt Die Benachrichtigung über die Zuschlagserteilung wird dem berücksichtigten Bieter auf der Vergabeplattform zugestellt. Der AnA lädt die Benachrichtigung automatisiert von der Vergabeplattform. Auftrag erhalten Bieter Mit Zuschlagserteilung wird zwischen und Bieter ein Vertrag geschlossen. Die Vorabinformation liegt im virtuellen Arbeitskorb des Bieters auf der Vergabeplattform zum Download bereit. Der AnA lädt die Vorabinformation automatisiert von der Vergabeplattform. Die Vorabinformation liegt dem Bieter zur Kenntnisnahme vor. Nachprüfungsverfahren Nachprüfungsverfahren wird eingeleitet Der Zuschlag an einen Bieter ist erfolgt. Bekanntmachung über erfolgten Zuschlag. Die Benachrichtigung liegt im virtuellen Arbeitskorb des Bieters auf der Vergabeplattform zum Download bereit. Die Benachrichtigung über die Auftragsvergabe liegt dem Bieter zur Kenntnisnahme vor. Rechtsgültiger Vertrag nur bei Vergabe nach EU-Recht nur bei Vergabe nach EU-Recht nur bei Vergabe nach EU-Recht; in diesem Fall wird das Vergabeverfahren bis zu einer Entscheidung der Vergabekammer ausgesetzt. bei Vergabe nach EU-Recht: erst nach 14- tägiger Sperrfrist ab Versendung der Vorabinformation zulässig nur bei EU- Verfahren Tabelle 5: E-Vergabe Teilprozess 3 Angebotsöffnung, prüfung und Auftragsvergabe Seite 22 von 32

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