Überregionale Lizenzierung elektronischer Fachinformation in Deutschland. Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen

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1 Überregionale Lizenzierung elektronischer Fachinformation in Deutschland Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU Dezember 2008

2 Autoren / Ausführende Erstellung der Gesamtstudie: Ulrich Spiller Mitarbeit: Ehrhardt F. Heinold Erstellt im Zeitraum Mai bis November 2008 Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH Behringstraße 28a Hamburg Telefon: 040/ Internet: Dokumentenstatus: Version 4.7 vom

3 Inhaltsverzeichnis 1. MANAGEMENT SUMMARY VORWORT AUSGANGSSITUATION UND LEITFRAGEN METHODIK AKTUELLE RAHMENBEDINGUNGEN UND ENTWICKLUNGEN DER BEGRIFF ELEKTRONISCHE FACHINFORMATION ZIELGRUPPEN UND DEREN BEDÜRFNISSE DER MARKT DER ELEKTRONISCHEN FACHINFORMATION Entwicklungen auf dem Markt der elektronischen Fachinformation Die Anbieter Bewertungen und Wünsche der Anbieter Bewertung der Sichtweise der Anbieter Mögliche zukünftige Entwicklung Erwerbungs- und Preismodelle OPEN ACCESS E-LEARNING FAZIT BESCHAFFUNG HEUTE DIE BESCHAFFUNGSEBENEN IN DEUTSCHLAND INTERNATIONALE MODELLE Schweiz Großbritannien DIE HERKUNFT DER MITTEL Lokale und regionale Mittel DFG BESTANDSAUFNAHME Ergebnisse aus den Interviews Workshop STÄRKEN-/SCHWÄCHENANALYSE BESCHAFFUNGSOPTIMIERUNG - THEORIE UND BEISPIELE DEFINITIONEN Beschaffung Konsortium Einkaufsgenossenschaft Fazit OPTIMIERUNGSMÖGLICHKEITEN BEIM BEZUG ELEKTRONISCHER FACHINFORMATION Modell Dugall/Fladung/Beimborn Modell Mummert Consulting MODELL ZUR OPTIMIERUNG DER BESCHAFFUNGSSTRUKTUREN DARSTELLUNG DES BESCHAFFUNGSPROZESSES BESCHAFFUNGSSTELLEN FINANZIERUNG SPEKTRUM MÖGLICHER DIENSTLEISTUNGEN Beschaffung Dienstleistungen der zentralen Einheiten Zentraler Einkauf Fachcluster ABGLEICH DES MODELLS MIT DEN PRO UND CONTRA ARGUMENTEN DES WORKSHOPS... 64

4 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite Fachcluster Zentraler Einkauf ANDERE MODELLE Verbesserungen in Bezug auf die Bedarfsorientierung Verbesserungen in Bezug auf Serviceleistungen Verbesserungen bei der Verhandlungsführung ABSCHLIEßENDE EMPFEHLUNG ANLAGEN Anlage 1: Interviewpartner Produzenten Anlage 2: Themen Gespräche Produzenten Anlage 3: Leistungsauftrag Schweizer Konsortium Anlage 4: Reglement Schweizer Konsortium Anlage 5: Organisationsstruktur JISC Anlage 6: Interviewpartner Beschaffer Anlage 7: Gesprächsthemen Konsortien Anlage 8: Teilnehmer Workshop 7./8. Juli 2008 in München Anlage 9: Fotoprotokoll des Workshops vom ANHANG LITERATUR- UND INTERNET- UND SONSTIGES QUELLENVERZEICHNIS ABBILDUNGS- UND TABELLENVERZEICHNIS

5 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 5 1. Management Summary Vorgehen Die Bayerische Staatsbibliothek (BSB) hat im Rahmen eines DFG-geförderten Projekts eine Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen bei der überregionalen Lizenzierung elektronischer Fachinformation in Deutschland beauftragt. Die Studie wurde in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber wie folgt durchgeführt: Ausführliche Bestandsaufnahme in drei Schritten: o Sichtung der relevanten Materialien aus dem Umfeld der Nationallizenzen und Konsortien o Ausführliche explorative Interviews mit Konsortialverantwortlichen, Vertretern von Forschungsgemeinschaften und Anbietern o Workshop mit Teilnehmern aus dem Kreis der Interviewten Formulierung eines Modells mit empfehlendem Charakter Kommentierung dieser Empfehlung durch die Workshopteilnehmer. Ergebnisse Die Leistungsbeschreibung formuliert die Zielsetzung des Gutachtens wie folgt: Das Gutachten soll sich der Frage widmen, ob und wie sich die gewachsenen Strukturen der gemeinsamen Beschaffung elektronischer Ressourcen, sei es auf der regionalen oder nationalen Ebene optimieren, gegebenenfalls konzentrieren und im Sinne der weiteren Verbesserung der Informationsversorgung in Deutschland besser aufeinander abstimmen lassen. Dies geschieht auf der Basis der Grundannahme, dass sich nachhaltig effiziente Verhandlungs- und Verwaltungsstrukturen nur schaffen lassen, wenn dezentral existierende Kompetenzzentren in ein neues Gesamtkonzept eingebunden werden. Aus dieser Formulierung lässt sich zunächst Folgendes ableiten: Die Auftraggeber sehen Verbesserungsbedarf. Es soll etwas Nachhaltiges geschaffen werden. Existierende Kompetenzzentren müssen mit eingebunden werden. Analyse In der Bestandsaufnahme standen daher folgende Fragen im Vordergrund: Was ist in Bezug auf die aktuelle Situation (gewachsene Strukturen) möglicherweise verbesserungswürdig? Wie genügt dieses System zukünftigen Anforderungen bzw. wie muss es möglicherweise weiterentwickelt werden, um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden? Aus den drei obigen Analyseschritten ergaben sich folgende Erkenntnisse:

6 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 6 Aktuelle Situation Grundsätzlich funktioniert das bestehende Beschaffungssystem gut, in Bezug auf die derzeitigen Anforderungen gibt es allerdings Verbesserungspotentiale, die seitens der Beteiligten im Workshop hauptsächlich gesehen werden in Bezug auf die Bedarfsorientierung in Bezug auf die Transparenz des Systems die Kommunikation innerhalb des Systems und die Kommunikation nach außen. Würde man sich mit diesen Punkten ohne die Einbeziehung zukünftiger Entwicklungen isoliert beschäftigen, würden die in den Arbeitsgruppen des Workshops herausgearbeiteten Lösungen (Koordinierungsinstanzen, Fachcluster, Steuerungsgruppe, zentrale Instanz als Stichwörter aus den Präsentationen im Workshop) wahrscheinlich eine gute Grundlage abgeben, um das System zu verbessern. So könnte z. B. in Bezug auf die Bedarfsorientierung eine Dachorganisation geschaffen werden, die auf der bereits bestehenden AG Nationallizenzen aufbaut. In dieser Dachorganisation könnten Vertreter für alle relevanten Fachgebiete (Fachcluster) zum einen selbst die Entwicklung auf ihren jeweiligen Märkten beobachten und Informationen über interessante Produkte/Anbieter etc. allen dafür in Frage kommenden Einrichtungen anbieten bzw. Konsortialpartner suchen. Auf der anderen Seite könnte sie als Anlaufstelle für diese Einrichtungen dienen, um deren Fragen im Hinblick auf spezielle Produkte/Anbieter/Markt-entwicklungen zu beantworten. Die Punkte zur Transparenz des und zur Kommunikation innerhalb des Systems stehen in engem Zusammenhang mit der bisherigen Verhandlungsführung. Hier sehen die Beschaffer als Lösungsmöglichkeit eine Steuerungsgruppe, die ebenfalls auf der bestehenden AG Nationallizenzen aufsetzt. Ziel soll es dabei sein, die Zuständigkeiten klar und verbindlich abzusprechen, dabei aber dezentral koordiniert mit den bisherigen Akteuren Verhandlungen auf nationaler Ebene zu führen. Ein dritter Punkt, der auch in den Interviews geäußert wurde, wäre eine zentrale Stelle zur Erbringung bestimmter Dienstleistungen vor allem im Verwaltungsbereich (Abrechnung, Hosting etc.). Wenn diese Verbesserungsmöglichkeiten hier im Konjunktiv und nur kurz beschrieben werden, so liegt dies daran, dass diese nach Auffassung der Berater im Rahmen zukünftiger Entwicklungen nicht ausreichen, um oben beschriebener Zielsetzung gerecht zu werden. Darüber hinaus beinhalten die eventuell notwendige Anbindung derartiger Instanzen an bestehende Einrichtungen sowie die Besetzung der Gremien auf Grund des Wettbewerbs der Beschaffer untereinander neue Konfliktpunkte. Zukünftige Anforderungen Die zukünftigen Anforderungen erweisen sich als weitreichend und komplex. Die Art (und damit die Vielzahl) der Produkte, die sich unter elektronischer Fachinformation subsummieren lassen, erweitert sich neben den bisher bereits durch die Beschaffer genannten Formen: Datenbanken elektronische Zeitschriften und E-Books digitale Textsammlungen und den jeweils zugehörigen Metadaten

7 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 7 um die Formen: Software für die Nutzung Rohdaten, die Forschungsergebnissen und den daraus resultierenden Publikationen zu Grunde liegen (soweit veröffentlicht) Software-Applikationen, mit denen Ergebnisse berechnet wurden (soweit veröffentlicht) und E-Learning-Angebote. Befragungen von wissenschaftlichen Zielgruppen (Wissenschaftler und Studierende aus Hochschulen aller Art, Forschungsgemeinschaften, sonstigen Einrichtungen und Unternehmen) zeigen, dass zwei Bedürfnisse immer mehr an Bedeutung gewinnen: Möglichst umfassende Online-Verfügbarkeit von wissenschaftlicher Literatur Sofortiger Zugriff, entweder direkt oder über eine Verlinkung. Art und Zahl der Anbieter nehmen ebenfalls zu. Die Landschaft der Anbieter wird in Zukunft so aussehen: Große, internationale Wissenschaftsverlage Nationale Wissenschaftsverlage Nationale Fachverlage Nicht-konventionelle Anbieter. Andere Punkte wie die zukünftige Behandlung von Open-Access-Inhalten und die Weiterentwicklung von Preismodellen führen ebenfalls zu einer Erhöhung der Komplexität von Beschaffungsprozessen. Zusammengefasst bedeutet dies: 1. Wissenschaftliche Literatur und andere relevante Informationen müssen für alle Kunden online über einen sofortigen direkten Zugriff verfügbar sein. 2. Die Struktur der Anbieter relevanter Informationen wird sich verändern, die Zahl der Anbieter wird größer. 3. Die Zahl der Produkte wird zunehmen, ebenso wie die medialen Formen und deren Komplexität. 4. Die Preis- und internen Abrechnungsmodelle werden zunehmend an nutzungsorientierten Parametern ausgerichtet. Ein System, welches mit oben beschriebenen Koordinierungsinstanzen arbeitet, ist mit dieser Komplexität überfordert. Lenkungs- oder Steuerungsausschüsse eignen sich für Projekte bzw. haben dort ihren festen Platz. Bei der Beschaffung in der zukünftigen Form fallen aber sehr viel standardisierbare Aktivitäten an, die es operativ zu betreuen gilt, es handelt sich also weder um ein einmaliges noch um mehrere aufeinanderfolgende Projekte. Aus diesem Grund bedarf es einer festen Einheit, die die anfallenden Tätigkeiten als Tagesgeschäft betreibt, welches mit dem heutigen Tagesgeschäft, so ausgeprägt es auch bei manchen der eingebundenen Institutionen schon heute betrieben werden mag, nur noch teilweise zu tun hat (z. B. die Beschaffung von Produkten auch für Einzelkunden, oder der Abschluss umsatzorientierter Rahmenverträge mit möglichst vielen Anbietern auch aus dem Kreis der Fachverlage und nicht-kommerziellen Anbieter sowie die anschließende Verteilung daraus resultierender Jahresboni auf alle Anspruchsberechtigten). Daher halten wir nur ein weitergehendes Modell für Erfolg versprechend im Sinne der Zielsetzung.

8 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 8 Modell Beschreibung Die zukünftig anfallenden Aufgaben sind getrennt in einen inhaltlichen und in einen betriebswirtschaftlichen Teil. Bei der Modellentwicklung sind wir dabei zu der Erkenntnis gekommen, dass der inhaltliche Teil von den heutigen Institutionen weitestgehend zufriedenstellend geleistet wird und haben hier nur vorgeschlagen, die Zahl der handelnden Einrichtungen zu verringern. Dem daraus entwickelten Grundmodell liegen folgende Prämissen zu Grunde: In den bisherigen Strukturen wurde durchaus erfolgreich gearbeitet, sie gehorchen aber auf Grund der Thesen in Abschnitt 3.6. nicht in allen Belangen zukünftigen Anforderungen. Optimale Versorgung bedeutet die Bereitstellung aller relevanten Informationen in jeglicher medialen Form an alle Wissenschaftler und Studierenden im sofortigen direkten Zugriff. Die Bindung bestimmter Beschaffungsvorgänge an die Herkunft der Mittel wird mit dem Übergang von einmaliger zu immer mehr laufender Beschaffung (siehe 3.5. und 4.2.) wegfallen und somit eine der bisherigen Grundlagen für die AG Nationallizenzen. Die Zahl der zu beschaffenden Informationen wächst, nicht alle werden kostenpflichtig zugänglich sein (open access), dabei werden sich immer mehr mediale Formen und individuelle Produkte ergeben. Dies erfordert verstärkte Marktbeobachtung, die fachlich gebündelt werden sollte. Auf Grund eher nutzungsabhängiger Preismodelle (siehe ) werden sowohl der Aufwand bei der Kostenverteilung als auch der Erfassungsaufwand (z. B. Zahl und Art der Nutzer, Zahl der Abrufe) zunehmen. Das Modell orientiert sich in erster Linie an den Bedürfnissen der Nutzer. Individuelle Wünsche lokaler Nutzer und Einrichtungen (1) werden an eine regionale Stelle (zur Zeit die regionalen Konsortien) gemeldet. Diese Stellen aggregieren (2) die Beschaffungswünsche, so dass regionaler Mehrfachbedarf festgestellt werden kann (bottom up). Anschließend werden sämtliche Beschaffungswünsche an ein Fachcluster (3) weitergegeben. Aufgabe dieser Fachcluster ist es nicht, über die Beschaffung als solche zu entscheiden, sondern den Beschaffern beratend hinsichtlich der Qualität der anzuschaffenden Produkte und etwaiger Alternativen (andere Produkte und/oder andere Anbieter) zur Seite zu stehen. Nach einem entsprechenden Abgleich mit der Beschaffungsstelle werden die Beschaffungswünsche an einen zentralen Einkauf (4) weitergegeben. Dieser sortiert die Beschaffungswünsche nach den Kriterien lokal, regional und national und prüft, ob für in Frage kommende Anbieter Rahmenverträge bestehen. Versehen mit diesen Anmerkungen gibt die Zentrale den Beschaffungswunsch an die regionalen oder lokalen Beschaffungsstellen zur Anschaffung zurück (5). Beim zentralen Einkauf verbleiben nur Anschaffungen, die im nationalen Rahmen benötigt werden (von uns im Arbeitstitel als Zentrallizenzen bezeichnet im Gegensatz zu den bisherigen Nationallizenzen, die mit DFG-Mitteln beschafft wurden). Die Zentrale sollte als Unternehmen betrieben werden, da eine Rechtsform unabdingbar ist und eine Firma dann schlüssiger erscheint als ein Verein.

9 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 9 Modell Modell zur zukünftigen Beschaffung zur zukünftigen Beschaffung elektronischer Fachinformationen elektronischer Fachinformationen Bedarfsebene Bedarfsebene Beschaffungsebene Beschaffer Fachcluster (3) (3) national Zentraler Einkauf (4) aggregiert (2) (2) regional Regionalkonsortien (5) Beschaffungswünsche Beschaffungswünsche Individuell (1) Individuell (1) lokal lokal lokale Institutionen (5) lokale Institutionen (5) Modell zur zentralen Beschaffung Bewertung Wie genügt das Modell der oben formulierten Zielsetzung? Die Struktur wird klarer. Die Verbesserung ist nachhaltig. Bisherige Kompetenzen werden mit berücksichtigt, da o die regionalen Konsortien zunächst - aber vielleicht auch auf Dauer - unverändert weiterbestehen. Hier soll sich nur etwas ändern, wenn das System auch ohne diese Institutionen funktioniert, um Redundanz zu vermeiden. o die Fachkompetenz in den Fachclustern erhalten bleibt. Wie genügt das Modell den formulierten Verbesserungspotentialen? Es wird versucht, die Bedarfsorientierung zu verbessern, indem sie fest im System verankert wird, und zwar von unten nach oben, also von der lokalen über die regionale auf die nationale Ebene. Das schließt nicht aus, dass nach wie vor auch von oben nach unten Bedarf abgefragt wird. Das System wird transparent, weil die Aufgaben nach Installation der Einrichtungen klar definiert und verteilt sind.

10 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 10 Die Kommunikation innerhalb des Systems wird erleichtert, da Kommunikationswege vorgegeben werden und die Zahl der Stellen reduziert ist. Die Kommunikation nach außen (Produzenten, international) wird einfacher. Da mit einer Stimme gesprochen wird, erleichtert das die Erkennbarkeit der Verantwortlichen im System für die Außenwelt. Folgt man der geschilderten Ausgangssituation mit zukünftig steigenden Anforderungen sowie den zu Grunde gelegten Prämissen, bietet das Modell die Chance, allen diesen Anforderungen gerecht zu werden. Umsetzbarkeit Grundlegende Überlegungen National zeigen sowohl die regionalen Konsortien als auch das Beispiel Max Planck Digital Library, dass Modelle mit zentralen Elementen aus Sicht der jeweiligen Betreiber Vorteile aufweisen. International gilt dies ebenfalls für Länder wie die Schweiz und Großbritannien. Dort auftretende Nachteile bzw. strukturelle Unterschiede sind vorhanden, spielen jedoch für das vorgestellte Modell entweder höchstens eine untergeordnete Rolle oder werden ganz vermieden. In welcher Form die Zentralisierung gemäß des obigen Grundmodells letztendlich stattfinden soll, hängt in starkem Maße von strukturellen (wer trägt die entsprechenden Einrichtungen) und finanziellen Gegebenheiten (Erlösmodelle) ab. Der Gesellschafterkreis des Zentraleinkaufs könnte sich aus dem Kreis der Fachcluster rekrutieren, ergänzt um die DFG als einem wichtigen Glied bei der Verfolgung des Ziels der optimalen Informationsversorgung. Die Finanzierung könnte aus einer Umverteilung der durch die DFG heute aufgebrachten Beschaffungsmittel und im Zuge des Wegfalls der Einmalbeschaffungsmaßnahmen frei werdenden Mittel in den Betrieb der zentralen Stelle erfolgen. Daneben ist eine Bund/Länder- Finanzierung denkbar. So könnten z. B. nach und nach zentrale Mittel, die heute für die Finanzierung der Geschäftsstellen regionaler Konsortien bereit gestellt werden, zur Finanzierung des Zentraleinkaufs verwendet werden. Auf mittlere Sicht sollte der Zentrale Einkauf jedoch kostendeckend arbeiten. Hierzu können Provisionen auf bei der Beschaffung erzielte Einsparungen ebenso wie Erlöse aus Dienstleistungen und die Akquisition von Drittmitteln dienen. Selbst im Fall dauerhafter Verluste (die natürlich durch die Gesellschafter ausgeglichen werden müssten) können aber nicht allein Kostengesichtspunkte im Vordergrund stehen, da es als Motive für Kooperationen neben den economies of scale noch Punkte wie Kompetenztransfer, Risikoverteilung und Qualität zu berücksichtigen gilt. Gegenargumente Praktisch stehen der Umsetzung die Befürchtungen der aktuellen Beschaffer gegenüber. Die Kritik an einer nationalen zentralen Einrichtung lässt sich besonders an zwei (zusammengefassten) Punkten festmachen: höhere Kosten weniger Leistung Höhere Kosten für den gesamten Beschaffungsprozess sind nicht auszuschließen, wobei jedoch berücksichtigt werden muss, dass die Kosten heute nicht komplett erfasst werden, da z. B. viele der bei der Beschaffung tätigen Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen und ihre Arbeitsplatzkosten nicht entsprechend aufgeteilt werden. Auch für einzelne

11 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 11 Institutionen können höhere Kosten entstehen, wenn sie heute für sie kostenfreie Dienstleistungen in Zukunft bezahlen müssen (wobei es sich im Grunde auch dann nur um eine Umverteilung handelt, denn die heute bereits entstehenden Kosten werden vom System getragen). Der zukünftige Leistungsumfang und die damit verbundenen Preise werden durch die Beschaffer als Betreiber der zentralen Einrichtung selbst bestimmt. Ein drittes Argument gegen die praktische Umsetzbarkeit sind Widerstände gegen die bereits oben erwähnte notwendige Anbindung der einzelnen Prozessschritte an bestehende Einrichtungen, die Besetzung der zukünftig handelnden Institutionen und der mit der Zentralisierung einhergehende Status-Verlust einzelner aktueller Beschaffer. Aus diesen Gründen müssen an der einen oder anderen Stelle Kompromisse gefunden werden, die aber nicht gegen die Notwendigkeit und Umsetzbarkeit des Modells im Ganzen sprechen. Empfehlung Um den Belangen und Zielsetzungen, wie sie in der Studie aufgeführt sind, gerecht werden zu können, bedarf es aus unserer Sicht einer Zentralisierung. Für zentrale Einrichtungen gibt es auf unterschiedlichen Ebenen bereits funktionierende Ansätze. Stellvertretend seien hier genannt: die Regionalkonsortien und die AG Nationallizenzen für die Beschaffung die drei Zentralen Fachbibliotheken als Fachcluster das hbz als Serviceeinrichtung. Wenn man diese Einrichtungen im Hinblick auf ihre Zielsetzungen, ihre Finanzierung und ihre operativen Tätigkeiten als Muster nimmt, hätte man für obiges Modell bereits eine gute Grundlage zur weiteren Diskussion. Dies zeigt auch die pro- und contra-diskussion im Workshop. Wir schlagen daher vor, bei den entsprechenden Einrichtungen (DFG, Bund/Länder, Allianzorganisation) die Zustimmung zur Einrichtung einer Projektgruppe einzuholen, die sich mit den Umsetzungsmöglichkeiten für ein zentrales Modell beschäftigt. Die Mitglieder dieser Projektgruppe sollten aus dem Kreis der bisherigen Beschaffer kommen, es sollten Nutzer mit einbezogen werden und geeignete Personen mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund. Die Aufgabenstellung ergibt sich im Einzelnen aus den in dieser Studie diskutierten Ansätzen zu den einzelnen Elementen. Das gilt im Übrigen selbst dann, wenn man den dargestellten zukünftigen Anforderungen und den von uns daraus abgeleiteten Folgerungen für ein Beschaffungsmodell nicht folgt. In diesem Fall muss sich die Projektgruppe mit den angedachten Lösungen aus dem Workshop beschäftigen.

12 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite Vorwort 2.1. Ausgangssituation und Leitfragen Forschung und Lehre sind in ihrer Qualität abhängig vom Zugang zu relevanten Informationen. Diese werden im digitalen Zeitalter zunehmend auch in elektronischer Form angeboten. Die Beschaffung derartiger Medien ist ebenso wie der bisherige Kauf von Printprodukten kostenpflichtig. Dabei gibt es im Unterschied zu Printprodukten aber deutliche Einspareffekte, wenn Lizenzen nicht einzeln, sondern gemeinschaftlich beschafft werden. Im traditionellen Denken in Printprodukten war gemeinsame Beschaffung nicht unbedingt notwendig, da Einspareffekte in Form von Nachlässen auf Grund der Preisbindung nicht möglich waren. Andererseits war es naturgemäß aus Gründen beschränkter Mittel nicht möglich, in jeder Bibliothek alle relevanten - insbesondere speziellere - Bücher vorrätig zu halten. Daher stellte sich bereits 1949 für die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) die Frage nach dem Auf- und Ausbau eines überregionalen Systems der Literaturversorgung, welches sowohl Sammelschwerpunkte für Fächer und Regionen (Zentrale Fachbibliotheken, Sondersammelgebiete an Universalbibliotheken, Spezialbibliotheken) als auch Nachweisinstrumente und Verfahren des Zugriffs (Fernleihe, Dokumentlieferung) auf die betreffenden Bestände umfasst 1. Im Vorwort dieser Publikation wird aber auch bereits auf mögliche Probleme hingewiesen, so z. B. auf das Zusammenwirken von Einrichtungen mit verschiedener Aufgabenstellung, Leistungsfähigkeit und Trägerschaft 2. Als Schwachstellen des Systems erweisen sich vor allem die unterschiedliche Kapazität der beteiligten Bibliotheken, das Fehlen eines ausreichenden Unterbaus der überregionalen Literaturversorgung auf lokaler und regionaler Ebene sowie die offenkundigen Mängel des auswärtigen Leihverkehrs 3. Die Ausgangslage für die Denkschrift wird verkürzt wie folgt beschrieben 4 : Wissenschaft und Forschung befinden sich in einem Prozess ständiger Ausweitung. Das für Forschungen verfügbare Potential an Wissenschaftlern wird laufend vergrößert, was sich sowohl auf die Menge der neu publizierten Erkenntnisse als auch auf den Bedarf nach vorhandener Literatur auswirkt. Neben die Hochschulforschung treten zunehmend Forschungseinrichtungen anderer Träger mit Rückwirkungen auf die Zahl der Produzenten und Verbraucher von Literatur. Die Zahl der Länder, die sich an der Forschung beteiligen, wächst und damit auch die Zahl der Sprachen. Neben wissenschaftlichen Büchern und Zeitschriften spielen die außerhalb des Buchhandels erscheinende und entsprechend schwer beschaffbare nichtkonventionelle wissenschaftliche Literatur sowie sonstige wissenschaftlich relevante Materialien (z. B. Forschungsberichte von Spezialinstituten oder im amtlichen Auftrag, Berichte von internationalen Organisationen etc. 5 ) eine immer größere Rolle. 1 Deutsche Forschungsgemeinschaft: Überregionale Literaturversorgung von Wissenschaft und Forschung in der Bundesrepublik Deutschland: Denkschrift, Boppard 1975, Seite 9 2 ebenda 3 ebenda 4 ebenda, Seite 13/14 5 ebenda, Seite 40/41

13 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 13 Ferner gewinnen Mikroformen und audio-visuelle Materialien zunehmend an Bedeutung. Durch die Verbesserung des Informations- und Dokumentationswesens wird die vorhandene Literatur intensiver erschlossen. Dieses steigende Informationsangebot bewirkt einen wachsenden und spezialisierten Literaturbedarf. Mehr als 30 Jahre später lässt sich feststellen, dass viele dieser damals aufgeführten Punkte auch heute noch gelten, wobei zusätzliche Aspekte hinzugekommen sind. Der Föderalismus ist durch die Wiedervereinigung nicht einfacher geworden. Die Digitalisierung von Inhalten und die dadurch ermöglichte Verbreitung von Wissen ohne Rücksicht auf Auflagenhöhen hat das Wachstum der verfügbaren Informationen und die Zahl der nicht-konventionellen Anbieter dramatisch ansteigen lassen. Das Internet hat den Zugang zu diesen Informationen wesentlich einfacher gemacht. Zusammengefasst lässt sich an dieser Stelle schon einmal sagen, dass die Fragestellung und die Ausgangssituation für diese Studie zum einen nicht neu sind, zum anderen aber das Thema drängender und die Rahmenbedingungen komplexer geworden sind. Wir möchten an dieser - und nur an dieser Stelle - daher ausdrücklich darauf hinweisen, dass in jedwedem Zusammenhang der Beschäftigung mit Themen aus Forschung und Bildung das Problem föderalistischer Strukturen und mangelndes gemeinsames strategisches Denken aufgegriffen und diskutiert wird. Hier nur drei Beispiele aus drei Themengebieten, welche auch für diese Studie relevant sind: Allgemein zum Stand des Bibliothekswesens: In Bezug auf das gesamte Bibliothekswesen sprach der Bundespräsident in seiner Rede zur Wiedereröffnung der Anna Amalia Bibliothek am 24. Oktober 2007 in Weimar das Bibliothekensterben, das Fehlen von Schulbibliotheken und die Finanznot der Universitätsbibliotheken an und plädierte für eine strategische Verankerung der Bibliotheken als Teil der Bildungsinfrastruktur. Es fehle noch an durchgängigen bildungspolitischen Zielsetzungen mit dem Bibliothekswesen. Bibliotheken gehören deshalb in Deutschland auf die politische Tagesordnung. 6 Speziell zur Neuausrichtung der öffentlich geförderten Informationseinrichtungen: 7 Ein Kernproblem besteht in der fehlenden übergreifenden strategischen Steuerung der Aktivitäten (was damit gemeint ist, wird später noch eingehender erläutert, Anm. des Verfassers). Die Reibungsverluste durch heterogene Entscheidungsstrukturen führen dazu, dass die Potentiale der bestehenden Infrastruktur letztlich nicht ausgeschöpft werden und das notwendige Tempo flächendeckend wirkender Innovationen nicht erreicht wird. Speziell zur Europäisierung des Hochschul- und Forschungsraums: 8 Während wir europaweit für mehr Gemeinsamkeiten plädieren, leisten wir uns in Deutschland dagegen eine Partikularisierung der Zuständigkeiten, ermöglichen sehr unterschiedliche Entwicklungen innerhalb des eigenen Landes und schalten schwierige Abstimmungsprozesse dem gemeinsamen Handeln vor. Die Zahl der Beispiele ließe sich beliebig fortsetzen. Inwieweit diese Diskussion sich tatsächlich in Veränderungen der föderalen Strukturen niederschlägt, kann an dieser Stelle nicht 6 Die gesamte Rede findet sich unter 7 Bund-Länder-Kommission für Bildungsplanung und Forschungsförderung (BLK): Neuausrichtung der öffentlich geförderten Informationseinrichtungen, Abschlussbericht, Bonn, November 2006, Seite 3 8 Wintermantel, Margret: Föderalismusreform, Erwartungen und Befürchtungen der Hochschulen. In: Beiträge zur Hochschulforschung, Bayerisches Staatsinstitut für Hochschulforschung und Hochschulplanung, Heft 3, 29. Jahrgang 2007

14 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 14 beurteilt werden. Alles, was sich in diese Richtung tut, kann aber auch einer Optimierung der Beschaffungsstrukturen nur förderlich sein. Unstrittig ist, dass Informationsversorgung als gemeinsames wichtiges Ziel betrachtet wird. In diesem Zusammenhang gilt es, sich mit folgenden Fragestellungen näher zu beschäftigen: Wen will man versorgen (siehe dazu Abschnitt 3.2.)? Während z. B. bei der DFG oder bei den Forschungsgemeinschaften hauptsächlich Wissenschaft und Forschung im Vordergrund stehen, geht es bei den Hochschulen naturgemäß auch um die Lehre. Darüber hinaus ist zu diskutieren, inwieweit die Definition der Grund- und Spitzenversorgung im digitalen Zeitalter noch in der bisherigen Form aufrecht zu erhalten ist. Denn die Bereitstellung der Beschaffungsmittel z. B. der DFG richtet sich in erster Linie nach diesen Kriterien. Dieser Aspekt wird im Abschnitt noch eine wesentliche Rolle spielen. Ein zweiter Aspekt ist die Frage, wo (siehe dazu Abschnitt 3.2.) man versorgen will. Im reinen Printzeitalter spielte hierfür natürlich die physische Verfügbarkeit (Stichwort Orts- und Fernleihe) eine wichtige Rolle, im elektronischen Zeitalter hingegen steht der Ort der Lagerung im Hintergrund. Dieses Kriterium ist in der Beschaffung nicht nur im Hinblick auf Preise und Konditionen wichtig, sondern hat auch Einfluss darauf, wer für die Anschaffung verantwortlich ist (ergibt sich daraus z. B. die Notwendigkeit einer Neudefinition der Sondersammelgebiete?). Ein dritter Punkt ist die Frage nach dem was (siehe dazu 3.1.). Diese umfasst nicht nur die Art der Produkte, sondern auch deren einmalige oder laufende Beschaffung. Während letztere bisher bei der Anschaffung von Monographien, Reihen und Periodika per se eindeutig war und ist, wirft sie im digitalen Zusammenhang zusätzliche Fragen auf. Wenn etwa durch die Einteilung in einmalig und laufend die Bereitstellung von Mitteln mit dieser Frage verknüpft ist, spielt darüber hinaus das womit eine Rolle. Hierfür benötigt man dementsprechend eindeutige Festlegungen oder eine Abkehr von dieser Interdependenz. Die Beantwortung dieser Fragen führt dann schlussendlich zu der Kernfrage nach dem wer und dem wie. Derzeit findet die Lizenzierung elektronischer Medien auf verschiedenen Ebenen statt, nämlich lokal durch die jeweilige Einrichtung vor Ort, regional in Konsortien und überregional insbesondere durch die mit der Anschaffung von Nationallizenzen betrauten Bibliotheken. Dieses System gilt es dahingehend zu überprüfen, ob es innerhalb der gewachsenen Strukturen bereits jetzt Verbesserungsmöglichkeiten im Hinblick auf Organisation und Abstimmung gibt und ob diese Strukturen vor allem auch im Hinblick auf zukünftige Entwicklungen die geeigneten sind. Diese letzte Frage ist der zentrale Punkt der Studie, die eindeutige Beantwortung der ersten drei ist aber eine unabdingbare Voraussetzung Methodik Die vorliegende Studie wurde mit einer Kombination aus unterschiedlichen Methoden erarbeitet. Die Grundlage der Studie bildet eine ausführliche Bestandaufnahme, die in drei Schritten vorgenommen wurde: Sichtung der relevanten Materialien aus dem Umfeld der Nationallizenzen und Konsortien Ausführliche Interviews mit: 9 9 Laut Ausschreibung sollte wegen der klar fokussierten Fragestellung auf ausführliche Befragungen eines breiten Personenkreises in mündlicher und schriftlicher Form... verzichtet werden. Wir haben diese daher vom

15 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 15 o Konsortialverantwortlichen o Vertretern von Forschungsgemeinschaften o Anbietern (Verlagen, Contentprovidern) Workshop mit Teilnehmern aus dem Kreis der Interviewten 10 Die Empfehlungen wurden zum einen aus der Bestandsaufnahme, zum anderen aus der grundlegenden Beschäftigung mit dem Themenbereich Beschaffung abgeleitet. Teilnehmerkreis etwas weiter gefasst, auf Grund des explorativen Charakters auf eine umfangreichere Dokumentation jedoch verzichtet. 10 Aus terminlichen Gründen konnte nur einer von ursprünglich maximal drei geplanten Workshops durchgeführt werden. Der Workshop wurde deshalb als eine Kombination aus Bestandsaufnahme und Modellentwicklung konzipiert.

16 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite Aktuelle Rahmenbedingungen und Entwicklungen Bei der Betrachtung der Beschaffungsstrukturen und ihrer Optimierung ist es notwendig, nicht nur den derzeitigen Zustand zu analysieren und zu beschreiben, sondern sich auch mit zukünftigen Entwicklungen auseinanderzusetzen, da eine optimierte Struktur auch für diese passen muss. Insofern sind zunächst alle relevanten Rahmenbedingungen aufzuzeigen und auf mögliche Veränderungen hin zu beleuchten Der Begriff elektronische Fachinformation Die Beschaffung von elektronischer Fachinformation wird als Kernaufgabe des Projektes Nationallizenzen im Sinn der DFG-Förderrichtlinien wie folgt definiert: Um die Versorgung mit elektronischer Fachinformation an deutschen Hochschulen, Forschungseinrichtungen und wissenschaftlichen Bibliotheken nachhaltig zu verbessern, finanziert die Deutsche Forschungsgemeinschaft seit 2004 den Erwerb von Nationallizenzen. 11 In der Erläuterung der Zieldefinition findet sich eine erste Konkretisierung des Begriffes: Ziel ist es, Wissenschaftlern, Studierenden und wissenschaftlich interessierten Privatpersonen den kostenlosen Zugang zu Datenbanken, digitalen Textsammlungen und elektronischen Zeitschriften zu ermöglichen. In der Rubrik Über Nationallizenzen 12 werden synonym die Begriffe des vom Verlag (Lizenzgeber) vertriebenen Produkts und digitale Publikationen verwendet. Bei der Beschreibung des Umfanges einer Lizenz werden zusätzlich Metadaten als Teil des digitalen Produktes und damit von elektronischer Fachinformation definiert: Bei digitalen Text- und Werkausgaben sowie elektronischen Zeitschriften ist die Lieferung der Metadaten für die einzelnen Titel und Aufsätze Teil der Nationallizenz. Da sich diese Definition nur auf den aktuellen Förderumfang der DFG bezieht, soll als Grundlage für die vorliegende Studie eine erweiterte Definition des Begriffes verwendet werden. 13 Eine sehr weitgehende Definition des Begriffes Fachinformation, allerdings nicht begrenzt auf den elektronischen Bereich, bietet das Standardwerk Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation : Der Teil der Information, der in professionellen, bevorzugt wissenschaftlich-technischen, medizinischen und wirtschaftlichen Bereichen produziert und vor allem benötigt wird. 14 Damit wären alle Informationen gemeint, nicht nur jene, die zur Veröffentlichung bestimmt sind. Der Aspekt der Veröffentlichung ist jedoch nicht nur nach unserer Auffassung wesentlich für eine Definition. Das wird auch deutlich in der kurzen, aber prägnanten Definition von Meyers Lexikon: Fachinformation, Abkürzung FI, veröffentlichtes Wissen, das zum Zweck der Erfüllung fachlicher Aufgaben erfasst, aufbereitet und zur Verfügung gestellt wird. 15 Diese Auffassung bestätigt auch Will Bredemeier in einer Auskunft an uns: Nach meinem Verständnis gehört zur elektronischen Fachinformation die öffentliche Verfügbarmachung insbesondere über das Internet. Ausschließlich intern generierte Daten gehören demnach nicht dazu. 16 Für eine umfassende Begriffsklärung muss zusätzlich zu den eigentlichen Inhalten der Zugriff auf dieselben in elektronischen Produkten beachtet werden. So können Datenbankprodukte, egal ob auf CD-ROM oder im Internet, zumeist nur über eine spezielle Software 11 Zitat von der Startseite der Nationallizenzen-Website, Dies wurde auch im Workshop gefordert 14 Definition aus dem Glossarband des Standardwerkes: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Hrsg.: Rainer Kuhlen, Thomas Seeger, Dietmar Strauch. 5., vollst. neu gefasste Ausgabe. 2 Bde., München In einer Mail an uns vom Willi Bredemeier ist Chefredakteur der Fachzeitschrift Password, dem Newsletter für Elektronische Informationsdienste im Bereich der Elektronischen Geschäftskommunikation.

17 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 17 genutzt werden, die vom Anbieter mitgeliefert wird. 17 Auch die Anbieter bewerten die Zugangssoftware, die neben der Suche noch weitere Funktionalitäten bieten kann, als integralen Teil ihres Produktes. 18 Zusammenfassend und angewendet auf den Bereich der digitalen Information lässt sich folgende Definition ableiten: Der Begriff elektronische Fachinformation umfasst veröffentlichtes Wissen aus den Bereichen Wissenschaft und Wirtschaft, das zum Zweck der Erfüllung fachlicher Aufgaben erfasst, aufbereitet und digital (in allen medialen Darstellungsformen) zur Verfügung gestellt wird. Darin eingeschlossen sind auch jene Informationen, die zur Beschreibung und Klassifizierung des veröffentlichten Wissens erstellt worden sind (sog. Metadaten). Sofern die Nutzung von elektronischer Fachinformation spezielle Software benötigt, fällt diese ebenfalls unter die Begriffsdefinition. Mit dieser Definition werden unveröffentlichte Informationen explizit ausgeschlossen, was im Kontext dieser Studie auch schlüssig ist: Was nicht veröffentlicht wird, kann auch nicht lizenziert werden. Wir weisen jedoch darauf hin, dass der Begriff Veröffentlichung im Gegensatz zu früher nicht bedeutet, dass die Informationen in Printform (also in einem Buch, einer Zeitschrift, einer Studie etc.) erschienen sein müssen. Dieser Definitionsansatz hat zur Folge, dass zusätzlich zu den auf der Nationallizenzen- Website genannten Fachinformationsformen Datenbanken, Zeitschriften, digitale Textsammlungen und Metadaten alle elektronischen Produkte gemeint sind, v.a.: Software für die Nutzung Rohdaten, die Forschungsergebnissen und den daraus resultierenden Publikationen zu Grunde liegen (soweit veröffentlicht) 19 Softwareapplikationen, mit denen Ergebnisse berechnet wurden (soweit veröffentlicht) E-Learning-Angebote 17 Siehe dazu Frank Scholze, Werner Stephan: Electronic Publishing, in: Medienwissenschaft. Ein Handbuch zur Entwicklung der Medien und Kommunikationsformen, hg. v. Joachim-Felix Leonhard et al., Berlin, New York 2002, kostenlos abrufbar unter: 18 Darauf hat ausdrücklich der von uns befragte Anbieter Ovid hingewiesen. Ovid sieht in der Gestaltung der Zugriffssoftware eine zentrale Möglichkeit der Produktdifferenzierung und damit einen Wettbewerbsvorteil. 19 Zur Bedeutung und Definition von Rohdaten siehe zusammenfassend Thomas Severiens, Eberhard R. Hilf: Langzeitarchivierung von Rohdaten, Oldenburg Im Internet kostenlos abrufbar unter:

18 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite Zielgruppen und deren Bedürfnisse Die Zielgruppen für elektronische Fachinformationen sind in folgenden Institutionen und Unternehmen zu finden 20 : Hochschulen aller Art Forschungsgemeinschaften Sonstige Einrichtungen, z.b. Forschungsinstitute Unternehmen In diesen Einrichtungen können zwei Personengruppen unterschieden werden: 1. Wissenschaftler 2. Studierende Die Bedürfnisse der Wissenschaftler in Bezug auf elektronische Informationen sind in etlichen empirischen Studien erforscht worden. In allen Studien zeigt sich der hohe Stellenwert, den Wissenschaftler einem direkten Zugriff auf elektronische Volltexte beimessen. Wenn Informationen sowohl elektronisch als auch gedruckt vorliegen, bevorzugen die Nutzer bei Zeitschriften eindeutig die elektronische Variante 21, wie z.b. die Analyse Nutzungszahlen der Zweigbibliothek Medizin der ULB Münster deutlich zeigen: Die Benutzung der Online- Zeitschriften hat diejenige der gedruckten Titel um das 60-fache überstiegen: Abbildung 1: Nutzungszahlen von Zeitschriften, Zweigbibliothek Medizin (ULB Münster) Dies beantwortet aus unserer Sicht die Frage, wer in Zukunft versorgt werden soll (siehe Abschnitt 2.1.). 21 Siehe dazu den Vortrag von M. Müller (Saarbrücken) vom , gehalten auf dem 97. Deutschen Bibliothekartag 22 Oliver Obst: Nutzungsaspekte von e-books (Online-Büchern). Vortrag gehalten auf dem 96. Deutschen Bibliothekartag in Leipzig 2007, abrufbar unter

19 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 19 Ob sich diese Entwicklung auch bei E-Books ergeben wird, ist nach dem Stand der bisherigen Erkenntnisse eher zweifelhaft. Zwar steigt nach Erkenntnissen der ULB Münster auch die Nutzung von E-Books an, aber im Gegensatz zu den Zeitschriften nimmt die Nutzung gedruckter Werke nicht ab. Befragungen zeigen, dass E-Books einen Zusatznutzen bei der Recherche bieten, aber das Grundbedürfnis Lernen nach wie vor durch gedruckte Werke am besten befriedigt wird. Allerdings beziehen sich diese Erkenntnisse auf die vorliegenden PDF-Versionen, die am Bildschirm gelesen werden. Sollten zukünftig E-Books mit Mehrwert an anderen Ausgabegeräten verfügbar sein, könnte auch hier im E-Book ein Substitutionseffekt eintreten, wie auch Oliver Obst abschließend feststellt: Das weitere Vordringen von E- Books wird deshalb langsamer sein als bei den E-Journals. Widerstandslinien sind nicht von ewiger Dauer weder an der Börse noch bei neuen Medien. Sie können bei gesteigerter Attraktivität (neuen Features, Mehrwert und Konkurrenzfähigkeit) nach oben durchbrochen werden, was oft einen kräftigen Anstieg der Marktdurchsetzung nach sich zieht. Abbildung 2: Nutzungszahlen von Büchern, Zweigbibliothek Medizin (ULB Münster) 23 Die zunehmende Bedeutung von online verfügbaren Informationen zeigt auch eine Studie zu Fachportalen. Dort wurden Fachportalnutzer nach ihren wichtigsten Informationsquellen befragt. Ganz oben auf der Wunschliste stehen Zeitschriftenartikel und frei zugängliche Volltexte (siehe Grafik nächste Seite): 23 Oliver Obst: Nutzungsaspekte von e-books (Online-Büchern). Vortrag gehalten auf dem 96. Deutschen Bibliothekartag in Leipzig 2007, abrufbar unter

20 Studie zur Optimierung der Beschaffungsstrukturen Seite 20 Fachzeitschriften Artikel aus online verfügbaren Zeitschriften Artikel aus gedruckten Zeitschriften Volltextserver (frei zugängliche Volltexte) Bücher, Monographien Fachdatenbanken Digitale Quellen (Zeitschr., Bücher, Bilder, Karten) Aufsatzdatenbank Fach-OPAC Webseiten von Organisationen Online-Contents Datenbank (Zeitschrifteninhaltsverzeichnisse) Abbildung 3 :Verwendete Informationsangebote (Teil 1) 24 Mailinglisten Forscherhomepages Veranstaltungskalender Wiki mit fachbezogenen Informationen Personen- und Institutionendatenbank Fachinformationsführer Diskussionsforen Jobangebote / Jobbörse E-Learning Inhalte Virtuelle Forschungs- und Lernumgebung Werkzeugkasten für elektronisches Publizieren Abbildung 4: Verwendete Informationsangebote (Teil 2) 25 Dieses Ergebnis deckt sich mit vielen vergleichbaren Erhebungen, aktuell beispielsweise mit einer ebenfalls 2007 im Rahmen der Planungen für das Fachportal Benelux durchgeführten Befragung. 26 Das folgende Diagramm zeigt die Antworten in den Kategorien Sehr häufig und Häufig und auf die Frage Welche Informationsquellen nutzen Sie, um Ihren Informati- 24 Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH. Virtuelle Fachbibliotheken im System der überregionalen Literatur- und Informationsversorgung, Hamburg 2007, S ebenda, S Auch bei einer Befragung von Physikern wurden Suchmaschinen mit Abstand als wichtigste Informationsquelle genannt, siehe dazu Tobschall, Esther: Die Virtuelle Fachbibliothek Physik, ViFaPhys. Bilanz 2005, Anh. 1, S. 5

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