Fachtagung für Fairtrade-Städte in Bremen und Niedersachsen Wie Fair kauft meine Stadt? Öffentliche Beschaffung in der Kommune

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1 Fachtagung für Fairtrade-Städte in Bremen und Niedersachsen Wie Fair kauft meine Stadt? Öffentliche Beschaffung in der Kommune Perspektive Bremen: Aktives Einkaufsmanagement ökologisch, sozial und wirtschaftlich Bremen, 24. März 2015, Thorsten Schmidt

2 Agenda I. Öffentlicher Einkauf als organisatorische Herausforderung II. III. IV. Öffentlicher Einkauf als politische Herausforderung Öffentlicher Einkauf als rechtliche Herausforderung Öffentlicher Einkauf als Herausforderung für die Einkaufspraxis V. Öffentlicher Einkauf als kulturelle Herausforderung VI. VII. VIII. IX. Öffentlicher Einkauf als Herausforderung für den Markt Sichtbare Erfolge Praxisbeispiele Fazit / Lessons learned 1

3 I. Einkauf als organisatorische Herausforderung Politische, rechtliche, administrative und monetäre Ziele managen 1. Beitrag zur Haushaltskonsolidierung leisten, Verwaltungsquote senken 2. Auftrag zur Berücksichtigung sozialer und ökologischer Beschaffungskriterien im Rahmen der Koalitionsvereinbarungen von 2007 und Bürgerschaftsbeschluss gegen ausbeuterische Kinderarbeit (2008) 4. Bremer Tariftreue- und Vergabegesetz (2009) 5. Bremer Kernarbeitsnormenverordnung (2011) Multilaterale Auftragslage zur systematischen Reorganisation des öffentlichen Einkaufs Nicht nur Implementierung zusätzlicher Vergabekriterien 2

4 Ausgangslage 1. Dominanz dezentraler Beschaffung 2. Zersplitterte Zuständigkeiten, geringes zentrales Einkaufs-Know How 3. Unvorteilhafte Rahmenverträge, geringe Bündelungseffekte 4. Starke Vergaberechtsorientierung im Einkaufsprozess 5. Wenig Markt- und Produktkompetenz im Einkaufsprozess 6. Wenig Bedarfsplanung, wenig Kommunikation mit Bedarfsträgern 7. Keine systematische Berücksichtigung qualitativer Einkaufskriterien ( reaktiv statt aktiv ) 8. Nicht finanzierte Einkäufer/-innen-Stellen Organisationsentscheidung: Zentrales DL-angebot von Rahmenverträgen für bündelungs- und standardisierungsfähige Verwaltungsbedarfe 3

5 Entwicklungsziel: Aktiver öffentlicher Einkauf ökologisch, sozial und wirtschaftlich Nicht nur. 1. Soziale und ökologische Kriterien rechtssicher anwenden... im Spannungsfeld haushalts- und vergaberechtlicher Bestimmungen Sondern auch. 2. Einkauf steuerungsfähig machen Einkaufsteams mit Prozesskompetenz; Bedarfe, Mengen, Preise kennen 3. Wirtschaftlicher einkaufen Mengen bündeln und standardisieren; Einkaufsdienstleistungen anbieten 4. Verwaltungskultur ändern: Sensibilisieren und qualifizieren Beschaffungskonferenzen; Einkaufsteam-Schulungen durchführen; öffentlich kommunizieren; Unternehmensdialoge durchführen 4

6 II. Öffentlicher Einkauf als politische Herausforderung Beirat für Sozial- und ökologisch verantwortliches Verwaltungshandeln Unmittelbare Anbindung bei der Finanzsenatorin, Bürgermeisterin Linnert Wissenstransfer zwischen Wissenschaft, NGOs und Verwaltung Allianzen der Umsetzung müssen geschmiedet werden. Kommunikation mit Politik muss organisiert werden. 5

7 III. Öffentlicher Einkauf als rechtliche Herausforderung Bremisches Tariftreue- und Vergabegesetz (2009) 19 Umweltverträgliche Beschaffung Öffentliche Auftraggeber/-innen müssen bei der Vergabe von Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen Umwelteigenschaften einer Ware, die Gegenstand der Leistung ist, berücksichtigen. 18 Berücksichtigung sozialer Kriterien Öffentliche Auftraggeber/-innen müssen darauf hinwirken, dass keine Waren Gegenstand des öffentlichen Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrags sind, die unter Missachtung der in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) festgelegten Mindeststandards hergestellt worden sind. 6

8 Bremische Kernarbeitsnormenverordnung (2011) Anwendungsbereich (bestimmte Warengruppen) Arbeits- /Dienstbekleidung, Stoffe und sonstige Textilwaren: Fair Wear Foundation, Ethical Trade Initiative, Fair Labour Association, Social Accountability International Standard 8000 Naturstein und Natursteinprodukte: Fair Stone, WGDN (Werkgroep Duurzame Natuursteen), Xertix Tee-, Kaffee- und Kakaoprodukte: Fairtrade, Rainforest Alliance, 4C Association Blumen: Fairtrade, Rainforest Alliance, Flower-Label-Program Spielwaren und Sportbälle: Fairtrade, Social Accountability International Standard 8000, ein Zertifikat nach dem ICTI-Kodex 7

9 Gestuftes Nachweisverfahren 1. Nachweis über Einhaltung der ILO-Normen durch aktuelles Siegel, Label oder Zertifikat oder den Nachweis der Mitgliedschaft in einer Initiative (gemäß von Verwaltung herausgegebener Liste oder durch ein gleichwertiges Siegel, Label, Zertifikat oder Mitgliedschaft. Bieter/-in muss Gleichwertigkeit belegen.) oder 2. Eigenerklärung, wenn Zertifikat nicht vorhanden. Ich erkläre, dass bei der Gewinnung oder Herstellung der Ware die Vereinbarung nach Ziffer 1 der ergänzenden Vertragsbedingungen Kernarbeitsnormen ILO eingehalten wurde. Informationen über die Gewinnung der Rohstoffe und die Herstellung der Ware sowie eine Liste der hieran beteiligten Unternehmen werde ich auf Verlangen unverzüglich vorlegen. Ich informiere mich regelmäßig über die Arbeitsbedingungen bei der Gewinnung und/oder der Herstellung der Ware. [ ] 3. Überprüfung nach Vertragsschluss Bieter/-innen, die Eigenerklärung abgegeben haben, müssen während der Vertragslaufzeit zur Beantwortung von Fragen über Einhaltung der ILO- Kernarbeitsnormen bei der Herstellung der zu liefernden Ware, zu den Lieferanten und zur Art der Informationsbeschaffung aufgefordert werden. 8

10 IV. Einkauf als Herausforderung für die Praxis Politische Ziele sind noch keine Einkaufsstrategien! Management by Richtlinien allein reicht nicht, Rückkopplung wichtig! Ausbau zentraler Einkaufskapazität und -kompetenz Aufbau ökologischer und sozialer Produkt- und Marktkompetenz Strategisches Einkaufsmanagement: Prozessdesign und Prozessverantwortliche auch außerhalb der Kernverwaltung: Hochschulen, 100%- Gesellschaften u.a. Definition der relevanten Märkte, relevante Marktteilnehmer mit ggf. Alternativprodukten identifizieren Aufbau Kennzahlensystem/Einkaufscontrolling 9

11 Aktives Einkaufsmanagement Planungsgrundlagen Marktanalysen Planung Bedarfsermittlung Leistungsbeschreibung Vergabeprozess Bieterbezogene Kriterien Warenstrom Lieferung, Rechnungsstellung Einkaufscontrolling Informations- -sammlung & - analyse Produktwissen Bedarfs- Bündelung, Standards Ausführungsbestimmungen Zuschlagskriterien Abruf über E-Katalog Ggf. Warenwirtschafts- System Markterkundungen (Produkt- und Lieferantenalternativen) Produktkenntnis und Label-Know-How Portfoliopflege, Lieferantenmanagement, Unternehmensdialoge Kommunikation mit internen Kunden / Bündelung der bremischen Nachfrage Mehrdimensionale Kriterien im Wertungsverfahren 10

12 Zentraler Einkaufs-Dienstleister Immobilien Bremen mit Warengruppenportfolio: Artikeln, 25 Mio. im Jahr Bürobedarf, EDV-Verbrauchsmaterial, Papier Büromaschinen, Druck- und Vervielfältigungsmaschinen Mobiliar und Wandtafeln Reinigungsbedarf Drogerie-, Hygiene-, Sanitärartikel nicht leitungsgebundene Brennstoffe (Heizöl) Feuerlöscher und Wandhydranten inkl. Wartung, Löschdecken Strom + Gas (ohne Netzentgelte + Abgaben) Im Aufbau: Dienst- und Arbeitsschutzkleidung, Stoffe und Textilwaren Entsorgungsdienstleistungen Elektrogeräte 11

13 Ökologischer Ziele in der praktischen Umsetzung Alle Artikel von IB haben einen Ökologisierungsprozess durchlaufen: Überprüfung und Anpassung des Rahmenvertragsbestandes Beratung durch Umweltressorts bei neu auszuschreibenden Rahmenverträgen (neu geschaffene Stelle) Produkte werden im elektronischen Einkaufskatalog mit entsprechenden Siegeln und Zertifikaten hinterlegt: Multiplikator-Effekt: Beschaffungskonferenzen 12

14 Soziale Kriterien in der praktischen Umsetzung: Produktbezogene Qualifizierungsworkshops Sauber einkaufen, aber wie? - zum Einkauf von Dienstkleidung, u.a. Fair Wear Foundation, 2012 Unternehmensdialog Arbeits- und Dienstkleidung, 2012 Sauber einkaufen, aber wie? Ökologisch und sozial verträglich produzierte Kleidung sicher erkennen. Das Beispiel GOTS, 2013 Den Stein ins Rollen bringen faire Natursteine für Bremen, u.a. mit WIN=WIN Fair Stone, 2012 Fair einkaufen, aber wie? zum Einkauf von Blumen, u.a. mit vamos e.v., 2013 Nachhaltiges Holz, FSC, 2013 Fair spielt: Spielwaren in Bremen - ökologisch, sozial und wirtschaftlich einkaufen, mit KiTa Bremen und Werkstatt Ökonomie e.v. Heidelberg, 2013 Fair play heißt auch fair play: Sozial und ökologisch verträglich produzierte Sportbälle sicher erkennen,

15 V. Öffentlicher Einkauf als kulturelle Herausforderung Reform Manufaktur Bremen als kick-off, 2008 Fortbildungsveranstaltungen von BeN und AFZ für öffentliche Einkäufer, ICLEI-Schulungen für Entscheidungsträger und Einkäufer, gefördert durch UBA, 2010 FSC Schulung zur nachhaltigen Forstwirtschaft, 2012 Projekt sozial-ökologischer Einkauf im Rahmen des Aufstiegs in den gehobenen Verwaltungsdienst, 2014 Insgesamt wurden bis Teilnehmer/innen erreicht 14

16 VI. Öffentlicher Einkauf als Herausforderung für den Markt Der Markt ist nicht per se einfach da! Seit 2011 Unternehmens-dialoge mit Fokus auf soziale und ökologische Anforderungen Vergaberechtliche Einordnung: formal kein Vergabeverfahren, sondern Markterkundung! Transparenz über öffentliche Beschaffungsziele Erkennen von Marktchancen Realistische Einschätzung des Marktes 15

17 VII. Sichtbare Erfolge EU-Projekt LANDMARK EU finanziertes Projekt (EuropeAid); 6 Kommunen und NGOs aus Deutschland (FHB, WEED, ICLEI), Portugal und Spanien; Förderung und Etablierung sozialverantwortlicher Beschaffung in Europa; Laufzeit: Beratung für Ausschreibungen; Seminare, Schulungen, Unternehmensdialoge, Multimediaausstellung Abschlusskonferenz am 27. März 2014 in Bremen mit 150 Teilnehmer(inne)n, 20 Länder, Verwaltungen, NGOs, Wirtschaft 16

18 Hauptstadt des Fairen Handels 2011 Hamburger Vergabepreis

19 VIII. Praxisbeispiele Überwurfschürzen 18

20 Multifunktionsgeräte Energieeffizient und emissionsarm (Blauer Engel, Energy Star) Soziale Kriterien soweit wie möglich (vgl. DSt-Leitfaden)* Preisvorteil von bis zu 1,6 Mio. (45 %) Direkte Kommunikation mit Herstellern (nicht Lieferanten) Explizite positive Resonanz des Marktes auf Ausschreibungsverfahren * Herstellung in diesem Sinne umfasst die letzte wesentliche Be- oder Verarbeitung und alle folgenden Be- und Verarbeitungen. Wesentlich ist eine Be- oder Verarbeitung dann, wenn sie nach dem Zollrecht der EU den Ursprung der Ware in dem betreffenden Land begründet. 19

21 Computer Bremer Bündnis für sozialverantwortliche Beschaffung von Computer- Hardware gegründet (Februar 2015) Beratung durch LANDMARK 4 Jahre Laufzeit, Volumen ca. 70 Mio. regelmäßige Berichterstattung über Arbeits- und Sozialstandards bei der Produktion der Geräte (derartige Berichtspflicht bundesweit erstmalig) Energieverbrauch eines Standard-Arbeitsplatzes wird künftig um circa 20 Prozent gesenkt 20

22 Senatssaal-Teppich Label Step begleitet Herstellungsprozess in Nepal Keine Mehrkosten durch Berücksichtigung von sozialen Kriterien 21

23 XI. Fazit Wie geht es weiter? Was ist noch schwierig? Aufbau neuer Mandate für Arbeits- und Schutzkleidung, Entsorgungsdienstleistungen und Elektrogeräte, Flächendeckende Umsetzung noch nicht erreicht, Geeignete Label, zertifizierte Produkte noch wenig verbreitet, Umgang mit eventuellen Mehrkosten. Sozial sensible Produkte haben geringes Volumen. Weitere Nachhaltigkeitsziele müssen operationalisiert werden (IT?!). Aussagekraft von Eigenerklärungen, Durchführung von Kontrollen, wirkungsvolle Sanktionen Wirkung in Herstellerländern noch nicht evaluiert. 22

24 Lessons learned 1. Sozial und ökologisch ausgerichteter öffentlicher Einkauf funktioniert auch unter Bedingungen der Haushaltsnotlage. 2. Bürokratie vorbeugen! Gesetzgebung allein nicht hinreichend, Einkaufspraxis braucht systematische Strukturen und Prozesse. 3. Sensibilisierung von Einkäufern und Bedarfsträgern! 4. Politischen Prozess managen, NGOs einbinden! 5. Transparenz nach außen, Dialoge mit Unternehmen forcieren! 6. Unterstützung/Kooperationen (Verwaltungen, Zivilgesellschaft) bei Wirkungskontrollen (Beispiel Schweden) 23

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Thorsten Schmidt Referat für Verwaltungsmanagement, -modernisierung und -organisation Die Senatorin für Finanzen Freie Hansestadt Bremen Rudolf-Hilferding-Platz Bremen Telefon:

26 Backup 25

27 Statemants LANDMARK-Abschlusskonferenz Keita Solobamady (Baumwollproduzent aus Mali): Voraussetzung für den Anbau und die Herstellung fairer Baumwolle ist neben einer hinreichenden Nachfrage aus den weiterverarbeitenden Produktionsstätten, die Bildungsarbeit vor Ort, die eine Alphabetisierung und Qualifizierung der Arbeiter/innen ermöglicht. Anna Lipkin (Schweden): Im Unterschied zu Deutschland ist in Schweden die Umsetzung politisch und rechtlich nicht so voraussetzungsreich. Breitschaft für Kontrollen pragmatischer. Jim Cranshaw (People & Planet, UK) Fallweise Kontrollen von Lieferketten aus Europa bringen wenig. Wirksame Überprüfungen brauchen eine professionell vernetzte und unabhängige Infrastruktur vor Ort, die lokale NGOs und Gewerkschafften bei der Kontrolle von Unternehmen und Produktionsstätten mit einbezieht. Matthias Goost (Bierbaum-Proenen Textilien, Deutschland) Wir werden es uns nicht leisten können, zukünftig Produktionsstätten wieder zurück nach Deutschland zu verlagern. Umso mehr ist es unsere Verantwortung, uns um unsere Lieferketten zu kümmern. Bierbaum-Proenen lässt große Teile der Produktion in Tunesien konfektionieren und ist seit Kurzem Mitglied in der Fair Wear Foundation. 26

28 Auswahl öffentlicher Ausschreibungen mit sozialer/ökologischer Relevanz seit Inkrafttreten des Tariftreue- und Vergabegesetztes (1/3) Miet-Rahmenvertrag 2011 für energieeffiziente und emissionsarme Kopier- /Multifunktionsgeräte (Blauer Engel, Energy Star), dabei erstmals die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen formuliert, darüber hinaus konnten Kosten um 45 Prozent gesenkt werden (mind. 1,6 Mio. Einsparung bei 5-jähriger Mietlaufzeit), Standardbüropapiere werden über IB seit Juli 2012 ausschließlich als Recyclingpapier gemäß dem Standard des Blauen Engels eingekauft, ebenso werden Standardhygienepapiere ausschließlich aus Recyclingpapieren beschafft (Blauer Engel, EU EcoLabel, Nordic Ecolabel), für alle öffentlichen Gebäude (inkl. vieler Gesellschaften und Stadt Bremerhaven) seit 2009 Bezug von Ökostrom aus vollständig regenerativer Erzeugung über IB mit einem Gesamtvolumen von 30 Mio., aktuelle Rahmenverträge des allg. Verwaltungsbedarfs von IB verlangen schadstofffreie Seifen (EU Ecolabel, Nordic Ecolabel), umweltverträgliche Reinigungsmittel (EU Ecolabel, Nordic Ecolabel) und Büromaterialen (von Ordnungsmitteln aus Recyclingpappe über lösemittelfreie Kleber bis hin zu schadstofffreien und nachfüllbaren Stiften; je nach Produkt mit dem Blauen Engel oder FSC bzw. PEFC zertifiziert oder anderweitig nachgewiesen, dass die produktspezifischen Umweltanforderungen eingehalten werden), 27

29 Auswahl öffentlicher Ausschreibungen mit sozialer/ökologischer Relevanz seit Inkrafttreten des Tariftreue- und Vergabegesetztes (2/3) aktuelle Rahmenverträge für Büro- und Schulmöbel von IB verlangen schadstofffreie(s) Holz und Holzwerkstoffe aus nachhaltiger Forstwirtschaft (Nachweise durch führende Zertifizierer FSC und PEFC, die mittlerweile auch die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen in der Holzgewinnung und -verarbeitung überprüfen), für IT-Hardware hat Dataport aktuell alle Bieter aufgefordert, ein Konzept vorzulegen, wie bei der Produktion auf die Einhaltung von Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation eingewirkt wird, für alle bremischen Reinigungskräfte 2010 erstmals schadstofffreie Überwurfschürzen (Öko-Tex-Standard 100-zertifiziert), die unter ILO- Kernarbeitsnorm entsprechenden Arbeitsbedingungen produziert wurden (IB unterstützt durch NGOs: Christliche Initiative Romero, Kampagne "Saubere Kleidung", Fair Wear Foundation), Dienstkleidung der Polizei und der Justizvollzugsanstalt wird im Rahmen einer Kooperation der Nord-Bundesländer über das Landeslogistikzentrum Niedersachsen (LZN) beschafft: soziale Mindeststandards der BremKernV 2011 vom LZN für alle Kooperationspartner 1:1 übernommen, bei Arbeitsschutzkleidung durch den UBB in 2012 Schadstofffreiheit (Öko-Tex- Standard 100) und die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen verlangt, 28

30 Auswahl öffentlicher Ausschreibungen mit sozialer/ökologischer Relevanz seit Inkrafttreten des Tariftreue- und Vergabegesetztes (3/3) aktuell bei Arbeitshandschuhen (Öko-Tex-Standard 100) hinsichtlich sozialer Aspekte konnten Bieter keine Nachweise erbringen: Bieter der den Zuschlag bekommen hat, wird während der Vertragslaufzeit Lieferwege offenlegen und darüber informieren, wie ILO-Kernarbeitsnormen in der Produktion eingehalten werden, bei Ausschreibung für Dienstfahrzeuge über die zentrale Beschaffungsstelle UBB 2011 erstmalig über eine Lebenszykluskostenbetrachtung Verbrauchs- und Emissionswerte berücksichtigt; neben Umwelt- und Verbrauchsstandards werden erstmalig zielführende Maßnahmen zur Umsetzung der ILO-Kernarbeitsnormen in der Fahrzeugproduktion gefordert, bei Renovierung von Außentreppen bzw. Wegen in Parkanlagen verbaut WFB und UBB Natursteine, bei deren Gewinnung und Weiterverarbeitung nachweis-lich die ILO- Kernarbeitsnormen eingehalten werden, Teppich für Senatssaal im Rathaus 2012: Herstellung aus Hochlandwolle in Nepal, Nachweis der Einhaltung der Sozialstandards über das Zertifikat Label-Step, das zudem den Herstellungsprozess des Teppichs in Nepal begleitet hat, Kaffee, Tee, Kakao, Blumen: Studentenwerk bietet Fair Trade-zertifizierten Kaffee und Tee an, Senatskanzlei bietet durch ihren Bankettservice auch Fair Trade-zertifizierten Kaffee, Tee und Saft an und kauft Blumen nur noch mit Fair Trade-Zertifikaten ein. 29

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