Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation der Finanzbuchhaltung

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1 Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation der Finanzbuchhaltung WP/StB Dr. Marian Ellerich, Fasselt & Partner, Duisburg Detmold, den 1. Dezember 2004

2 Gliederung A. Einführung B. Gesetzliche Anforderungen C. Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels E. Fazit 2

3 A. Einführung Aufgabe der Finanzbuchhaltung im NKF ( 93 Abs. 1 GO) Buchführung (Erfassung aller Geschäftsvorfälle) Zahlungsabwicklung Umstellung auf NKF bedingt Auswahl einer geeigneten Buchführungssoftware Überprüfung/Umgestaltung der organisatorischen Abläufe Zentrale oder dezentrale Organisation? der Buchführung und Zahlungsabwicklung der vorgeschalteten Tätigkeiten 3

4 Gliederung A. Einführung B. Gesetzliche Anforderungen C. Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels E. Fazit 4

5 B. Gesetzliche Anforderungen Unmittelbare Regelungen zur Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung: 93 Abs. 1 Satz 1 GO NW: Die Finanzbuchhaltung hat die Buchführung und die Zahlungsabwicklung der Gemeinde zu erledigen. Grundsatz: zentrale Organisation der Finanzbuchhaltung 93 Abs. 2 GO NW: Die Gemeinde hat, wenn sie ihre Finanzbuchhaltung nicht nach 94 durch eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen lässt, dafür einen Verantwortlichen und einen Stellvertreter zu bestellen. zentrale Gesamtverantwortung 5

6 B. Gesetzliche Anforderungen 93 Abs. 3 Satz 1 GO NW: Soweit die ordnungsgemäße Erledigung und die Prüfung gewährleistet sind, kann die Finanzbuchhaltung für funktional abgegrenzte Bereiche auch durch mehrere Stellen der Verwaltung erfolgen. Wahlrecht: dezentrale Organisation der Finanzbuchhaltung für funktional abgegrenzte Bereiche ist zulässig Ergebnis: Kommune besitzt Gestaltungsfreiheit bei der Organisation der Finanzbuchhaltung 6

7 B. Gesetzliche Anforderungen Rahmenbedingungen einer Finanzbuchhaltung: Die Buchführung muß unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung so beschaffen sein, dass innerhalb einer angemessenen Zeit ein Überblick über die wirtschaftliche Lage der Gemeinde gegeben werden kann. Die Zahlungsabwicklung ist ordnungsgemäß und sicher zu erledigen. Allgemeine Anforderungen ( 93 Abs. 1 Satz 2 und 3 GO NW) Bestimmungen zur Funktionstrennung bezüglich Zahlungsabwicklung und Prüfung ( 93 Abs. 4 und 5 GO NW) 7

8 B. Gesetzliche Anforderungen Kodifizierung der einzelnen GoB ( 27 Abs. 1 bis 3 GemHVO NW), insbesondere: Klarheit Nachprüfbarkeit Vollständigkeit Richtigkeit Zeitgerechtigkeit Radierungsverbot Belegprinzip Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ( 27 Abs. 5 GemHVO NW) Anforderungskatalog mit 10 Punkten Wegen ständiger Veränderungen im Bereich der IT empfiehlt sich die Heranziehung der Verlautbarungen des IDW (insbesondere IDW RS FAIT 1 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie ) 8

9 B. Gesetzliche Anforderungen Weitere Anforderungen u.a. in 37 GemHVO NW: Ordnungsmäßige Ableitung des Jahresabschlusses - bestehend aus Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung sowie Teilergebnis- und Teilfinanzrechnungen - am Ende eines Haushaltsjahres aus der Buchhaltung 27 Abs. 4 GemHVO NW: Aus den Buchungen sind die Zahlungen in der Finanzrechnung durch eine von der Kommune bzw. Stadt bestimmte Buchungsmethode zu ermitteln. direkte Methode zur Ableitung der Finanzrechnung 9

10 Gliederung A. Einführung B. Gesetzliche Anforderungen C. Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels E. Fazit 10

11 C. Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung Allgemeine Einflußgrößen Größe der Kommune Art der Aufgaben/Produkte/Geschäftsvorfälle Umfang/Anzahl der Geschäftsvorfälle Bestehender organisatorischer Aufbau Bündelungsmöglichkeiten ähnlicher Aufgaben zur Realisierung von Kosten- und Effizienzgewinnen (Spezialisierung) Fachliche Qualifikation der Mitarbeiter Eingeführte bzw. für die NKF-Einführung vorgesehene Buchführungssoftware Interner Koordinations-, Kommunikations- und Schulungsaufwand Vielzahl möglicher Bestimmungsfaktoren Berücksichtigung individueller Gegebenheiten der Kommune Zwischenergebnis: keine allgemeingültige Empfehlung, da 11

12 C. Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung Organisation einer Vielzahl von buchhaltungsrelevanten Abläufen/Prozessen erforderlich, insbesondere Erbringung von Leistungen Erhebung von Steuern und Gebühren, Beschaffung von Leistungen (Güter und Dienstleistungen inklusive Investitionen), Bereitstellung von Personal, Finanzierung/Cash-Management, 12

13 C. Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung Zentrale/dezentrale Organisation Frage: Zusammenfassung von gleichartigen Teilaufgaben in einer Stelle oder Aufteilung auf mehrere Stellen nach tätigkeitsbezogenen (Art der Tätigkeit) objektbezogenen (Art des Geschäftsvorfalls bzw. Teilaufgabe) räumlichen (Ort der Tätigkeit, des Geschäftsvorfalls bzw. der Teilaufgabe) Merkmalen? 13

14 Gliederung A. Einführung B. Gesetzliche Anforderungen C. Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels E. Fazit 14

15 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels Beispiel: Beschaffung einer Bauleistung Annahme: Verantwortung für Immobilien liegt bei Fachämtern Schulämter: Schulgebäude mit Schulsporthallen u.ä. Bauämter: Straßen, Wege, Plätze u.ä. Sozialämter: Erziehungsheime, Asylbewerberwohnheime u.ä. Sportämter: Sportplätze, Sportanlagen u.ä. Kulturämter: Theater, Museen u.ä. usw. 15

16 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels Ablauf der Beschaffung einer Bauleistung Bedarfsermittlung Budgetkontrolle Bestellung Leistungsannahme und -prüfung Rechnungseingang und -prüfung Kontierung und Buchung Zahlungsabwicklung und Buchung 16

17 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels Bedarfsermittlung/Budgetkontrolle/Bestellung Bedarfsfeststellung: naturgemäß dezentral in den jeweiligen Fachämtern Budgetkontrolle: Teil der Haushaltsüberwachung, Mittelreservierung Dezentrale Organisation i.d.r. sachgerecht geringerer interner Abstimmungsaufwand bei drohender Budgetüberschreitung Durchführung und Erfassung der Bestellung: Zentrale Organisation Spezialisierungsgewinne (Sachbearbeitung und z.b. Ausschreibungen) Ggf. Erzielung besserer Einkaufskonditionen Bündelung von Bestellungen geringerer Schulungsaufwand Dezentrale Organisation Vorhandensein bestellrelevanter Daten 17

18 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels 2. Leistungsannahme und -prüfung Zeitpunkt der Leistungserbringung maßgeblich für die zutreffende bilanzielle Erfassung (periodengerechter Ressourcenverbrauch) Zentrale Organisation denkbar, erfordert aber Fachliche Qualifikation (technisches Fachwissen) Vorhandensein aller bestellrelevanten Daten Dezentrale Organisation i.d.r. sachgerecht Prüfung der erbrachten Bauleistung Abgleich mit der Bestellung Prüfung der Angaben auf dem Lieferschein Dokumentation der Leistungsprüfung 18

19 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels Weiterleitung der Informationen an die bilanzierungsverantwortliche Stelle, insbesondere Zeitpunkt der Leistungserbringung (Periodenabgrenzung/Abschreibungsbeginn) Art der Leistungserbringung (Aktivierung oder Instandhaltung) Ggf. Sicherheitseinbehalte 19

20 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels 3. Rechnungseingang und -prüfung Ziel: vollständige, richtige und zeitnahe Erfassung aller Eingangsrechnungen Erfassung der Eingangsrechnungen Nebenbedingungen Rechnung sollte innerhalb der Verwaltung möglichst wenige Wege gehen Bereitstellung aller benötigter Informationen an sämtliche Verantwortliche Zentrale Organisation Kosten- und Effizienzgewinne Keine fachlichen Informationen erforderlich Elektronisch-optische Archivierung u.u. sinnvoll Dezentrale Organisation Sinnvoll bei dezentralem Posteingang Vollständigkeit und Zeitnähe müssen sichergestellt sein 20

21 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels Sachliche Rechnungsprüfung Prüfung erfordert Vorhandensein von technischem Fachwissen und bestellrelevanten Daten Dezentrale Prüfung i.d.r. sachgerecht Rechnerische Rechnungsprüfung Kein technisches Fachwissen erforderlich Zentrale Prüfung ist denkbar, Entlastung der Fachämter (Dezentrale) Bündelung von sachlicher und rechnerischer Prüfung erfordert keine zusätzlichen Informationswege 21

22 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels 4. Kontierung und Buchung der Rechnung Kontierung Erforderliche Informationen (u.a.) Produktinformation (Teilergebnis- /Teilfinanzrechnungen) Bestands- oder Aufwandskonto (Bilanz/Ergebnisrechnung) Konto in der Finanzrechnung Kreditorenkonto und Zahlungsziel Leistungsdatum 22

23 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels Vorteil zentraler Organisation Vorhandensein von Bilanzierungswissen Geringerer Schulungsaufwand Einheitlichkeit und Qualität der Buchführung Vorteil dezentraler Organisation Vorhandensein von Sachverhaltskenntnissen Buchungserfassung Vorteil zentraler Organisation Effizienz der Erfassung Geringerer Schulungsaufwand (Buchführungssoftware) Geringere Lizenzkosten 23

24 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels Kombinationslösung Organisation: Vorkontieren (und ggf. Vorerfassung) dezentral (Fachämter) Prüfung und Buchungserfassung zentral (Buchhaltung) Zusätzliche Vorteile: Optimale Nutzung des jeweiligen Fachwissens beider Bereiche Geringer fachlicher Wissenstransfer erforderlich Entlastung der zentralen Buchführung Erfordernisse: Zugriff auf Originalbelege sowohl bei Vorkontierung als auch Kontierungsprüfung (? Jahresabschlußprüfung) elektronisch-optische Archivierung der Originalbelege Mindestmaß an Bilanzierungskenntnissen in den Fachämtern Dienstanweisung / Formularunterstützung Bilanzierungsrichtlinie 24

25 D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels 5. Zahlungsabwicklung und Buchung der Zahlung Trennung von Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung ( 93 Abs. 4 S. 2 GO NW) erfordert i.d.r. eine zentrale Organisation der Kasse Zahlungsabwicklung und Buchung der Zahlung (Finanzrechnung) sollte zusammen in der zentralen Kasse erfolgen optimiertes Cash-Management, bessere Kreditorenbearbeitung (Aufrechnungslage, Mahnungen) Grundsatz: Zentrale Organisation sachgerecht: 25

26 Gliederung A. Einführung B. Gesetzliche Anforderungen C. Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung D. Darstellung der Vor- und Nachteile einer zentralen bzw. dezentralen Organisation anhand eines Beispiels E. Fazit 26

27 E. Fazit Vor- und Nachteile der zentralen Organisation Vorteile Einheitlichkeit der Qualität der Buchführung Realisierung von Kosten- und Effizienzgewinnen Minimaler Schulungsaufwand der dezentralen Fachämter (Bilanzierungskenntnisse und Buchführungssoftware) Nachteile Hohe Anforderungen an den einzurichtenden Informationsfluß bzgl. buchhaltungsrelevanter Daten i.d.r. kein technisches Fachwissen in zentraler Abteilung 27

28 E. Fazit Vor- und Nachteile der dezentralen Organisation Vorteile Entlastung der Buchführung durch Aufgabenteilung Technisches Fachwissen i.d.r. dezentral vorhanden Nachteile Vollständige und zeitnahe Buchführung gefährdet, wenn Rechnungen dezentral eingehen Höherer Schulungsaufwand der dezentralen Fachämter (Bilanzierungskenntnisse und Buchführungssoftware) 28

29 E. Fazit Bedarfsermittlung Budgetkontrolle Bestellung Leistungsannahme und -prüfung Rechnungseingang und -prüfung Kontierung und Buchung Zahlungsabwicklung und Buchung Fachamt i.d.r. Fachamt i.d.r. Fachamt i.d.r. Finanzbuchhaltung oder Kombinationslösung (Vorkontierung durch Fachamt) Finanzbuchhaltung 29

30 E. Fazit Keine allgemeingültige Empfehlung zur Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung Vielzahl von Einflußfaktoren für die Entscheidung Verhältnisse im Einzelfall sind entscheidend Grundsatz: Erledigung der Teilaufgaben idealerweise an der Stelle, an welcher das erforderliche technische bzw. kaufmännische Fachwissen vorhanden ist, mit den Ergebnissen: Steigerung der Qualität der Buchführung, Reduzierung des Wissenstransfers, Kostenreduktion und Realisierung von Effizienzgewinnen. Kombinationslösungen aus zentralen und dezentralen Elementen häufig empfehlenswert 30

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