Teil 4 Beispielprozesse im Facility Management

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1 4. Prozessunterstützung - Instandhaltung mit SAP R/3 Wie bereits in der Prozessbeschreibung deutlich wurde, stellen die Geschäftsprozesse der Instandhaltung hohe Ansprüche, sowohl an die Integration von technischen, als auch von kaufmännischen Funktionen. Um also Instandhaltung unter dem Gesichtspunkt der SAP-Unterstützung betrachten zu können, ist es erforderlich, eine Vielzahl modulübergreifender Aspekte bei der Nutzung von SAP zu berücksichtigen. Diese erstrecken sich bspw. von der Nutzung von Arbeitsplänen und Stücklisten, über die Planung und Abrechnung von Instandhaltungsaufträgen bis hin zur Anbindung externer Software wie CAD, GIS oder auch Systemen zur mobilen Datenerfassung. Die Hauptkomponente, mit deren Einsatz die Ziele und Strategien der Instandhaltung umgesetzt werden können, stellt SAP mit dem Modul PM (Plant Maintenance) zur Verfügung, welches mit seinem angebotenen Funktionsumfang eine Optimierung der Instandhaltungsprozesse ermöglichen soll. Grund dafür ist dabei vor allem die zentrale Stellung des PM-Moduls im SAP-System, wodurch eine schnittstellenfreie Zusammenarbeit mit den Komponenten der Logistik (MM), des Rechnungswesens (FI, FI-AA, CO) und der Personalwirtschaft (HR) ermöglicht wird. Diese unternehmensweite Integration und die damit einhergehende Vernetzung kaufmännischer, technischer und logistischer Prozesse wird oftmals als die große Stärke von SAP gegenüber klassischen CAFM-Systemen gesehen. Im Folgenden wird nun anhand ausgewählter Teilprozessschritte untersucht, inwieweit die integrativen Funktionen von SAP tatsächlich in der Lage sind, die Instandhaltung, als Kernprozess des Facility Management wirkungsvoll zu unterstützen. Dabei ist es jedoch nicht immer möglich, sich exakt an den Teilprozessen bzw. Teilprozessschritten zu orientieren, da es sich dabei um standardisierte, allgemein gültige Prozesse handelt. Da im SAP jedoch einzelne Teilaufgaben (z.b. das Anlegen der Störungsmeldung, sowie die Zunahme weiterer Informationen, wie den Status der Meldung etc.) automatisch und oftmals zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen, werden ähnliche Teilprozessschritte zusammengefasst und unter SAP-Prozesssicht betrachtet. 48

2 Detailbetrachtung Meldung anlegen und bearbeiten Zusammenfassung sämtlicher Teilprozessschritte, die sich auf das Erstellen bzw. die Bearbeitung von Störungsmeldungen beziehen, also insbesondere auf die Tätigkeiten von Teilprozess Instandhaltungsbedarf aufnehmen und qualifizieren. SAP bietet hier bereits beim Anlegen der Störungsmeldung Möglichkeiten, die relevanten Informationen von Anfang an mitzuführen. So können bspw. beim Erstellen der Nachricht technische Informationen bzgl. der durchzuführenden Tätigkeiten oder auch Informationen über die Person, die die Meldung angelegt hat, weitergegeben werden. Wird die Störungsmeldung in einem späteren Schritt zu einem Auftrag, ist es im Falle einer Kopplung an das HR-Modul möglich, den auszuführenden Tätigkeiten Qualifikationsprofile zu hinterlegen, um somit mit der Durchführung der Aufgaben nur Mitarbeiter zu beauftragen, welche die vorgegebenen Anforderungen erfüllen. In Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit liefert SAP spezielle Funktionen, die sowohl die Dateneingabe selbst erleichtern, als auch die Eingabe von Falschinformationen verhindern sollen. So können die technischen Objekte, auf welche sich die Störungsmeldung bezieht, aus einer hierarchischen Struktur ausgewählt werden, die Beschreibung der durchzuführenden Aufgaben kann aus vordefinierten Katalogen als Kurztext übernommen werden. Ist im Unternehmen zusätzlich das Modul RE (Immobilienmanagement) im Einsatz, ermöglicht die Verbindung zum technischen Platz bereits beim Anlegen der Meldung den genauen Ortsbezug zum entsprechenden Immobilienobjekt (z.b. Gebäude- und Raumnummer). Neben der manuellen Anlage von Störungsmeldungen im System unterstützt SAP aber auch weitere Medien für die Meldungserfassung, aus denen die Nachrichten mit den zugehörigen Informationen dann automatisch ins System übernommen werden: Erfassung in einem CAD-/CAFM-System mit gleichzeitiger graphischer Lokalisierung im Gebäude Erfassung im Internet/Intranet Erfassung mit Hilfe von Handheld Devices, WAP Mobile Phones Erfassung über GLT-Systeme bzw. GIS Bei manchen CAFM-Systemen finden sich diese Funktionalitäten ebenso. Durchgängig ist dies jedoch nicht der Fall. 49

3 Wartungsplan erstellen Die SAP-Wartungspläne legen für die jeweiligen technischen Objekte die Termine und den Umfang der durchzuführenden Wartungstätigkeiten fest. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Objekte stets rechtzeitig gewartet werden und somit in funktionsfähigem Zustand bleiben. Bei der Definition von Wartungsplänen, welche sowohl auf Ebene der technischen Plätze, als auch auf Ebene der Equipments erfolgen kann, bietet SAP drei verschiedene Möglichkeiten an: Zeitabhängig, periodisch (z.b. alle 30 Tage) Leistungsabhängig (z.b. nach 1000 Betriebsstunden) Zustandsabhängig (Maßnahme wird ausgelöst, wenn ein bestimmter Zustandswert erreicht wird) Die Definition der durchzuführenden Tätigkeiten kann dabei unter Zuhilfenahme der sog. Arbeitspläne erleichtert werden. Diese werden verwendet, um wiederkehrende Arbeitsabläufe zu standardisieren, d.h. es werden Abfolgen einzelner Instandhaltungsaufgaben gebildet und in Form eines Arbeitsplans im System hinterlegt. Neben Informationen über die durchzuführenden Tätigkeiten enthalten die Arbeitspläne aber auch zusätzliche Informationen für die Zeit- und Kostenerfassung oder auch für die Materialbeschaffung. Dazu gehören zum Beispiel Informationen darüber, welche Ersatzteile und Hilfsmittel für die Arbeitsschritte benötigt werden oder wie viel Zeit für die Durchführung der Arbeiten vorgesehen ist. Zur Erstellung eines Wartungsplans müssen nun lediglich die jeweiligen Instandhaltungsaktivitäten bzw. Einzelvorgänge dem entsprechenden Arbeitsplan entnommen und um Durchführungstermine ergänzt werden. Mit der Zuweisung von Durchführungsterminen werden dabei, auch gleichzeitig neben dem Wartungsplan, die jeweiligen Instandhaltungsaufträge im SAP erzeugt. 50

4 Beschaffung von Materialien/Dienstleistungen Abhängig davon, ob die Erbringung der Instandhaltungsleistung intern oder extern erfolgt, ist in aller Regel von Seiten des Auftraggebers eine Material- oder Dienstleistungsbeschaffung erforderlich. Da diese Funktionalitäten im SAP durch das Modul MM (Materialwirtschaft) abgedeckt werden, bedeutet dies, dass R/3-Instandhaltung ohne die R/3-Materialwirtschaft praktisch nicht effizient einsetzbar ist. SAP unterscheidet also prozessseitig betrachtet nicht zwischen der Beschaffung von Materialien beziehungsweise Dienstleistungen. Für beide Aufgabenbereiche ist aber in den Unternehmen im Normalfall eine eigenständige Abteilung der Einkauf zuständig, welcher sämtliche Geschäftsvorfälle abwickelt, die aus den Bestellanforderungen der PM-Aufträge hervorgehen. Dazu gehört in erster Linie das Erstellen von Anfragen, Bestellungen und Angeboten, sowie unter Umständen auch die Rechnungsprüfung. Im Falle der Dienstleistungsbeschaffung kann es jedoch interessant sein, die einzukaufenden Dienstleistungen in Standardleistungsverzeichnisse zu strukturieren. Diese Leistungsverzeichnisse sind frei konfigurierbar und unterstützen den zuständigen Mitarbeiter bei der Auswahl der einzelnen Leistungen, da je nach technischem Platz bzw. Equipment bereits verschiedene Tätigkeiten hinterlegt sind. Die Mengen, die für die Leistungserbringung erforderlich sind, werden dabei automatisch vom System, anhand der Merkmale des betreffenden Objekts, ermittelt und in die Bestellung übernommen. Der Einsatz von Leistungsverzeichnissen verringert somit den Aufwand des Einkaufs bei der Erfassung von Leistungen erheblich, was eine Standardisierung und qualitative Verbesserung des Beschaffungsprozesses zur Folge hat. Bei der Freigabe der Bestellung bietet SAP die Möglichkeit, ein spezielles Genehmigungsverfahren zu implementieren. Im Falle der Dienstleistungsbeschaffung bietet SAP mit der sog. Handwerker-Kopplung die Möglichkeit, den kompletten Beauftragungsprozess über das Internet abzuwickeln. Ergebnis dieser Technologie ist ein vollkommen belegloses Verfahren für die Beauftragung des jeweiligen Handwerkers und somit eine Reduzierung des Verwaltungsaufwandes. Die Beauftragung selbst erfolgt dabei über gesicherte Internetseiten, die einzelnen Verträge können als pdf- Dateien heruntergeladen werden. Die Möglichkeit dies über andere IT-Lösungen zu realisieren wurde mit dem FM-Marktforum bereits dargestellt. 51

5 Leistungsdurchführung Dieser Abschnitt behandelt sämtliche Tätigkeiten, die in Bezug zur Leistungserbringung stehen. Dazu gehören neben der Planung und Überwachung der durchzuführenden Aufgaben und der eigentlichen Leistungserbringung auch Rückmeldung, Abnahme und Dokumentation der erbrachten Leistungen. Neben der Übersicht über die anstehenden Instandhaltungsmaßnahmen im Standard- SAP-System selbst, ermöglicht der Einsatz von Mobile Services, als Teil von SAP-CRM (CRM := Customer Relationship Management), den Servicetechnikern auch vor Ort mit Hilfe eines Laptops den Zugriff auf sämtliche Serviceaufträge. Durch Abrufen des persönlichen Kalenders, in dem die Aufträge entweder pro Tag oder auch pro Woche angezeigt werden können, haben die zuständigen Mitarbeiter stets den kompletten Überblick über die ihnen zugeteilten Aufträge und Meldungen. Das System bietet somit die Möglichkeit der mobilen Verwaltung und Überwachung sämtlicher Equipment-Bestandteile, die Wartungs- oder Serviceleistungen benötigen. Im Vorfeld der Leistungsdurchführung ermöglichen es die Mobile Services zudem, auf weitere Auftragsdetails zurück zu greifen, wie bspw. Informationen über die betroffenen Objekte (z.b. Standortinformationen, zugehörige Stücklisten, technische Zeichnungen, Betriebsanleitungen etc.), die eigentliche Problembeschreibung, die durchzuführenden Arbeitsschritte oder auch die Wartungs- und Reparaturhistorie des jeweiligen Objekts. Während der eigentlichen Leistungserbringung ist es mit Hilfe von Handhelds möglich, Messungen vorzunehmen und die Zählerstände über WAP-Geräte an die Zentrale weiterzuleiten. Nach abgeschlossener Leistungsdurchführung müssen die erbrachten Leistungen an das System zurück gemeldet werden. Diese Rückmeldung, die sich im Rahmen der Leistungserfassung auf die zugehörige Bestellung bzw. Einzelpositionen bezieht, ändert dabei automatisch den Status des Auftrages, der über das Immobilienobjekt abgefragt werden kann. Die Mobile Services von SAP unterstützen unterschiedliche Formen der Rückmeldung, wie bspw.: Zeitrückmeldung: Zeit für Anfahrt, Abfahrt und Reparatur Materialrückmeldung: geplanter und ungeplanter Materialverbrauch Technische Rückmeldung: detaillierte Tätigkeitsmeldung zu einzelnen Leistungspositionen, Fehlerursachen und Maßnahmen 52

6 Eine mögliche Handwerker-Kopplung stellt für den Fall der Erfassung der durchgeführten Tätigkeiten ein vollkommen belegloses Verfahren zur Verfügung. Dabei greifen die Handwerker online auf das hinterlegte Leistungsverzeichnis zu, erfassen die freien Positionen und speichern das Dokument als Leistungserfassungsblatt ab. Die technische und kaufmännische Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten erfolgt im SAP automatisch, da sämtliche Daten aus der Instandhaltung nach Abschluss der Maßnahmen in die Instandhaltungshistorie übernommen werden. Diese Daten können dann nach den Anforderungen des Benutzers aufbereitet werden, wobei SAP standardmäßig folgende Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt: Geplante und tatsächlich entstandene Kosten Dauer der Durchführung einer bestimmten Instandhaltungsmaßnahme Häufigkeit der Störungen an einem bestimmten Objekt Kosten für Eigen- und Fremdleistung Verhältnis der geplanten zu ungeplanten Instandhaltungsmaßnahmen Verhältnis von Sofortaufträgen zu Aufträgen mit durchschnittlicher Dringlichkeit Leistung verrechnen 5. Vergleich: SAP und CAFM für Instandhaltungsprozesse Grundsätzlich existieren im Bereich der Instandhaltung keine gravierenden Unterschiede zwischen SAP- und CAFM-Systemen, da es in beiden Systemen möglich ist, die klassischen Instandhaltungsaufgaben, wie Meldung anlegen, Auftrag erteilen, Instandhaltungsleistung durchführen bzw. rückmelden, abzubilden und sich die Systeme in diesen Punkten auch nicht spürbar unterscheiden. Aus diesem Grund macht es an dieser Stelle keinen Sinn, die einzelnen Prozessschritte im Detail zu vergleichen. Interessanter sind dagegen Prozessschritte, in denen eine Schnittstelle zu anderen Systemen erforderlich ist, falls die gewünschte Funktionalität nicht durch das eigentliche System abgedeckt werden kann. 53

7 Hier liegt die eigentliche Stärke von SAP - der Bereich Instandhaltung im Vergleich zu klassischen CAFM-Systemen. Durch den Einsatz der, für die Instandhaltung relevanten, Module PM/MM und auch FI/CO erhält der Benutzer eine Anwendung, welche sämtliche Instandhaltungs(teil)prozesse in einem System integriert. Die direkte Kopplung der Materialwirtschaft (MM) an das PM-Modul ermöglicht beispielsweise eine automatische Lagerüberwachung, d.h. im Falle einer Materialentnahme aus dem Lager, bietet SAP die Möglichkeit automatisch eine Bestellanforderung zu generieren. Ähnlich verhält es sich bei Material oder auch Dienstleistungen, die neu beschafft werden müssen. Dieser gesamte Beschaffungsprozess und der damit verbundene Workflow sind bewährte Standardabläufe in SAP. Die Programmierung einer Schnittstelle zwischen PM und MM ist dabei nicht erforderlich. Der zweite große Vorteil ist die direkte Verbindung zur Finanzbuchhaltung (FI), die es ermöglicht, die durch Instandhaltungsaufträge entstandenen Kosten direkt auf die im System hinterlegten Kostenstellen zu buchen. Durch diese vollständige Integration und die damit einhergehende Nutzung einer einheitlichen Datenbasis ermöglicht es SAP, Kosten (z.b. aus MM) den jeweiligen Aufträgen (PM) und den zugehörigen Kostenstellen (FI) zuzuordnen, ohne dabei in ein anderes System zu wechseln, eine Schnittstelle zu programmieren oder mit dem Problem redundanter Daten konfrontiert zu werden. Hier liegt der große Unterschied zu den CAFM-Systemen, deren Zweck es nicht ist, Prozesse der Materialwirtschaft oder auch der Finanzbuchhaltung abzudecken. Zwar existieren Systeme, die die Möglichkeit bieten, Kostenstellenstrukturen hinter den einzelnen Objekten zu hinterlegen, um damit vor allem die Anforderungen an das Berichtswesen, d.h. den Überblick über die angefallenen Kosten abzudecken. Die tatsächliche Buchung und Verrechnung der angefallenen Kosten erfolgt in den Unternehmen allerdings in der Regel in einer eigenständigen Software, was es erforderlich macht, die relevanten Informationen in dieses externe System zu übertragen. 54

8 6. Praxisbeispiel IH-Prozess (umgesetzt durch die DV-Ratio AG) Flexibilität des SAP-Systems In der Praxis zeigen die mit SAP umgesetzten Lösungen der FM-Prozesse starke Unterschiede hinsichtlich der verwendeten Kernfunktionen aus der Instandhaltung und Vernetzung mit weiteren Geschäftsprozessen. Dies mag bei erster Betrachtung eines Standardsystems verwundern, zeigt aber die Stärke des SAP ERP-Systems, sich den kundenspezifischen Anforderungen durch Customizing - Einstellungen und Programmierung - anzupassen. Diese Flexibilität wird erreicht durch: Anpassung an bestehende Datenbanken und Betriebssysteme SAP ist auf mehreren Systemen und Datenbanken lauffähig und lässt sich mit SAP NetWeaver anpassen SAP NetWeaver stellt eine offene Integrations- und Anwendungsplattform zur Verfügung und ermöglicht die Umsetzung der Enterprise Services Architecture. So können Geschäftsprozesse über Technologiegrenzen hinweg vereinheitlicht, Anwendungen für Mitarbeiter nach Bedarf integriert, sowie Informationen einfach und strukturiert zugänglich gemacht werden. Abb.: Betrachtungsebene SAP-System 55

9 Anpassung an die Soll-Geschäftsprozesse durch eine breite Auswahl von Standardfunktionalitäten (Transaktionen) für eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen durch tabellengesteuerte Einstellungen (Customizing) durch kundenspezifische Programmerweiterungen (ABAP/4) mit vorhandenen Ansatzpunkten (user-exits) Anpassung an bestehende Systeme durch vorhandene Standardschnittstellen (z.b. MS Excel) Schnittstellentechniken (BAPI, RFC etc.) Anpassung an den User-Arbeitsplatz durch Bereitstellen einer zusätzlichen personenbezogenen Navigationsmöglichkeit (user-menu) der Möglichkeit Daten personenbezogen voreinzustellen Anpassung an den benötigten Informationsschutz durch ein umfangreich einstellbares Rollen- und objektbezogenes Berechtigungskonzept Einführung des Systems Um das Potential eines so mächtigen wie gleichwohl flexiblen Systems zu heben und die Risiken einer Einführung zu minimieren ist eine sorgfältige Analyse der Geschäftsprozesse, entsprechendes Know-how der einzelnen Einstellungen/Programmierungen und ein breites Verstehen der Gesamtzusammenhänge notwendig. Praxisbeispiel Instandhaltung mit SAP Als Praxisbeispiel wurde der sehr komplexe Instandhaltungsprozess eines Chemieunternehmens ausgewählt um die Leistungsfähigkeit des Systems zu demonstrieren. 56

10 Geschäftsziele des Unternehmens Folgende Ziele waren für die Umsetzung zu beachten: Personenschutz muss vorrangig sichergestellt werden Qualität hochwertige Einrichtung bester Lieferant Kosten minimaler Nutzungsausfall Prozessbeherrschung Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung Anforderungen und Sollprozess Den gesamten Sollprozess und alle Anforderungen darzustellen, würde den Rahmen sprengen. Deswegen werden hier nur einige wichtige themenspezifische Teilaspekte weiter betrachtet. Wartungsplanung Um die Kosten des Nutzungsausfalls so gering wie möglich zu halten, ist vorbeugende Wartung sinnvoll. Um wiederum die Wartungsintervalle möglichst lange zu halten, werden sie nicht nur zeitabhängig, sondern womöglich nutzungsabhängig eingesteuert. Im Idealfall bestimmen Messwerte den Wartungszeitpunkt (z.b. Abgastemperatur und Emissionswerte einer Heizungsanlage). Automatische Erfassung von Messwerten für die Wartungssteuerung. Lieferantenbeurteilung Einer der wichtigsten Punkte, der für die Lieferantenbeurteilung herangezogen wird, ist die Dauer des Nutzungsausfalls. Reaktions- und Instandsetzungszeit sind zu ermitteln und festzuhalten. 57

11 Abwicklung von Gewährleistungsfällen In vielen Fällen werden Teile ausgetauscht oder Instandhaltungen durchgeführt für die ein Gewährleistungsanspruch besteht. In unserem Bespiel wurde aus der Analyse des Ist-Prozesses errechnet, dass durch unterlassene Inanspruchnahme der Gewährleistung ein Potenzial in Millionenhöhe verloren ging. Lückenlose Durchsetzung des Gewährleistungsanspruchs. IH-Abwicklung Vom Auftreten eines Schadenfalls bis zum Eintreffen des Technikers vergeht wertvolle Zeit, weil die Objektidentifizierung und die Beschreibung des Fehlerorts in einem Chemiewerk oft schwierig ist (Gebäudeadresse und Raumnummer reichen oft nicht aus). Unterstützung bei Objekt- und Fehlerortsuche. IH-Historie, Lessons learnd Um aus den Erfahrungen der durchgeführten Instandhaltung zu lernen, sind die dafür notwendigen Daten zu ermitteln und geeignet auszuwerten. kontinuierliche Prozessoptimierung durch laufende oder zyklische Auswertungen. Lösungen mit SAP Optimaler Wartungszeitpunkt Der optimale Wartungszeitpunkt ist unmittelbar bevor eine wesentliche Nutzungseinschränkung auftritt. Letztlich beruht eine Planung auf Erfahrungswerten, muss aber auch das Risiko einer statistischen Schwankungsbreite berücksichtigen. Die Steuerung der Wartung nutzt neben dem Zeitablauf auch regelmäßig abgefragte Messergebnisse. Im SAP-System wurde dazu die Funktion der Zähler in den Equipments genutzt. Bei Erreichen eines vorgegebenen Schwellenwerts wird eine IH-Meldung generiert. Bei einigen Zählern löst die 1. Ableitung (Änderungsgeschwindigkeit je Zeiteinheit) die Meldung aus. Die Erfassung der Zählerstände erfolgt sehr unterschiedlich, von manuell bis zur direkten IT-Kopplung. Dabei wird der Steuerrechner der Anlage über die RFC (Remote Function Call) -Schnittstelle von SAP an das System angebunden. 58

12 Gewährleistungsabwicklung Ein Gewährleistungsanspruch wird bei jeder IH-Maßnahme untersucht. Die Prüfung erfasst dabei Kauf/Austausch von Teilen aber auch übergeordnete Maschinen und Anlagen und eine früher durchgeführte Instandhaltung für diese. Wird ein Gewährleistungsanspruch gefunden, wird unabhängig von bestehenden Verträgen immer der Hersteller bzw. letzte Instandhalter beauftragt. Bei Kauf/Austausch werden im SAP-System die Garantiedaten des Equipments gefüllt. Bei der Meldungserstellung wird ein Garantieanspruch (SAP-Standard) signalisiert. Aus der IH-Historie werden die Zeitpunkte der letzten IH- Maßnahme des gemeldeten und aller übergeordneten Equipments abgefragt. Bei einem Gewährleistungsanspruch wird automatisch aus der Meldung ein IH-Auftrag an den Lieferanten, gegen den der Gewährleistungsanspruch besteht, ausgegeben. Diese Aufträge haben eine eigene Auftragsart Gewährleistung, die automatisch den Text des Anspruches einträgt (kundenspezifische Erweiterung des SAP-Systems). Identifizieren des IH-Objekts und Ortsbestimmung Die Gebäude entsprechen in SAP den technischen Plätzen. Für die weitere Detaillierung wurden ebenfalls hierarchisch technische Plätze für Stockwerk, Räume und Zonen angelegt. Maschinen, Anlagen und weitere Einrichtungsgegenstände sind Equipments. Auch hier gibt es darunter weitere Equipments. In der untersten Ebene enthalten Equipments Materialien, dies sind meist die Ersatzteile. Für alle Gebäude gibt es Raum- und Einrichtungspläne. In SAP sind diese Pläne Dokumente und werden den technischen Plätzen zugeordnet (SAP-Dokumentenmanagement). Für die meisten Equipments und Materialien sind technische Beschreibungen vorhanden. Diese wurden eingescannt und zugeordnet. Die restlichen Teile wurden fotografiert und ebenfalls eingescannt. 59

13 Damit kann der Schadensmelder am Arbeitsplatz oder mit Hilfe eines Laptops den Schadensort eindeutig bestimmen und durch Bildvergleich das fehlerhafte Objekt ermitteln. Bei Meldungsaufruf wird der Schadensmelder durch Suchfunktion vom Technischen Platz bis auf das fehlerhafte Objekt geführt. (Mindestens das Equipment der ersten Ebene ggf. bis zum Teil) Damit ist in der Meldung das IH-Objekt eingetragen. Der beauftragte Lieferant bekommt mit seinem IH-Auftrag die Pläne und ein Bild des IH-Objekts (Auftragsklarheit). IH-Historie, Lessons learnd Neben den üblichen Kennzahlen der Instandhaltung werden die wichtigsten Zeiteckwerte der IH-Abwicklung erfasst. Als Informationsträger dienen immer Meldungen und Aufträge zusammen. Deshalb wird durchgängig die SAP-Funktion Auftrag zur Meldung genutzt. Sämtliche Zeiterfassungen der Aufträge und Meldungen werden, so weit möglich automatisch, mitgeschrieben. Eine Auswertung kann außer den technischen und kaufmännischen Bewertungen auch die wichtigen zeitlichen Aspekte liefern. Projekt-Definition Projekt-Definition für für Gesamt-Projekt Gesamt-Projekt bzw. bzw. pro pro Phase Phase I. Phase II. Phase III. Phase IV. Phase QS V. Phase QS VI. Phase QS VII. Phase QS VIII. Phase Organisation, Konzeption Detaillierung, Realisierung, Machbarkeits- Studie Technologie- Konzept Anwendungs- Konzept Integration, Test, Produktions- Vorphase Einführung in die Praxis, Produktions- Anlauf Wartung und Weiterentwicklung Prototyping / Customizing Abb.: Projektphasen Einführung SAP-PM 60

14 Fazit Die aufgeführten Anwendungsbeispiele sind nicht 1:1 auf andere FM-Kundensituationen übertragbar. Sie belegen, dass für unterschiedlichste Anforderungen, die in Summe zu einem hochkomplexen Geschäftsprozess führen, eine stimmige Gesamtlösung gefunden werden kann. Nicht alle Funktionen konnten mit den SAP-Standardeinstellungen sondern nur durch Customizing erreicht werden. Die notwendigen kundenspezifischen Anpassungen halten sich im Rahmen. Entscheidend für eine effiziente und wirtschaftliche Lösung ist, dass durch sorgfältige Prozessanalyse und eine durchgängige Gesamt-Konzeption das Leistungsangebot und die Flexibilität des SAP- Systems ausgereizt wird. Ulrich Kuhr, Projektleiter DV-RATIO Süd GmbH München, Unsere Kompetenz mit über 300 Experten Projektmanagement Software Engineering Beratung Analyse und Planung Strategie & Lösungsfindung Konzeption & Organisation Prozessanalyse Realisierung Individual-Software- Entwicklung Systemintegration Standard-Software- Einführung Betrieb / Betreuung Maintenance & Operation Support für den System- & Anwendungsbetrieb Qualitätssicherung und Test Training / Coaching 61

15 7. Prozess Flächenmanagement Begriffsverständnis Flächenmanagement Neben der Instandhaltung ist das Flächenmanagement für das Facility Management von zentraler Bedeutung. Aufgabe ist es, Arbeitsflächen so zur Verfügung zu stellen, dass sie zum einen den Anforderungen der Nutzer entsprechen und die Bereitstellung dieser Flächen zum anderen mit den minimalen Kosten umgesetzt werden kann. Vor dem Hintergrund, dass die Umzugsrate, also die Wahrscheinlichkeit dafür, dass ein Arbeitsplatz im Jahr einmal umzieht, in manchen Unternehmen bereits bei 50% liegt, wird die zunehmende Bedeutung maximaler Flexibilität in Flächennutzung und gestaltung offensichtlich. Diese Probleme sollen durch effektives Flächenmanagement gelöst werden, das neben den klassischen Funktionen der Raum- und Flächenverwaltung auch Aufgaben der Raum-, Belegungs-, Umzugsplanung und Umzugsdurchführung beinhaltet. Im Rahmen der nachfolgenden Prozessbetrachtung beschränken sich die Ausführungen auf die Bereiche der operativen Flächenplanung sowie des Umzugsmanagements, d.h. Funktionen wie strategische Flächenplanung oder Flächenverrechnung werden an dieser Stelle nicht betrachtet. 8. Prozess Umzugsmanagement Teilprozess Operative Flächenplanung Der Teilprozess Operative Flächenplanung wird durch eingehende Kundenanfragen ausgelöst. Dabei kann es sich beispielsweise um einzelne Mitarbeiter oder auch um ganze Abteilungen handeln, für die Umzüge geplant sind oder für die neue Flächen erforderlich sind. Das unterstützende System soll hierfür ähnlich zum Störmeldungseingang in der Instandhaltung Funktionen zur Verfügung stellen, die die Informationen möglichst automatisiert in das System aufnehmen, z.b. mit Hilfe einer einfachen Internet-/Intranetanbindung. 62

16 Nach Eingang der Daten im System wird die Anfrage auf Durchführbarkeit geprüft. strategisches Flächenkonzept vorhanden Anfrage nach Fläche eingegangen Veränderungen aus laufenden Projekten aufgetreten Dabei werden in der Regel unterschiedliche Varianten durchgespielt, die die verschiedenen Möglichkeiten der Raumplanung und strategisches Flächenkonzept berücksichtigen Anfrage aufnehmen Veränderungen aus laufenden Projekten berücksichtigen -gestaltung simulieren. Diese sog. Variantenplanung erfolgt idealerweise mit Hilfe eines und Grafik-Systems (CAD, CAFM), das es erlaubt unterschiedliche Szenarien der geplanten Umzugsmaßnahmen zu visualisieren und zu Anfrage prüfen bewerten. Kann die angefragte Fläche bereitgestellt werden, werden die graphischen entweder oder Informationen als alphanumerische Daten automatisch in die Datenbank des Systems übernommen. Ist die gewünschte Flächen- Flächenbereitstellung möglich Flächenbereitstellung nicht mögl ich bereitstellung nicht durchführbar, sollte der anfragende Kunde über vom System gene- Variantenpl anung durchführen Anfrager informieren rierte Rückmeldungen informiert werden. Variante auswählen operatives Flächenkonzept erstellen und Fläche zuordnen Vertragsmanagement.Flächenverrechnung [Abrechnungsvariante ermitteln] Flächenmanagement. Umzugsmanagement. Umzug vorbereiten [Umbaubedarf ermitteln] Abb.: Teilprozess Operative Flächenplanung 63

17 Teilprozess Umzug vorbereiten Nach erfolgreicher operativer Flächen- und Variantenplanung erfolgt in einem nächsten Schritt die Vorbereitung der eigentlichen Umzugsaktivitäten, wobei zunächst überprüft wird, ob vor der Durchführung des Umzugs eventuelle Sanierungsarbeiten an den betroffenen Objekten durchzuführen sind, die allerdings an dieser Stelle nicht behandelt werden, da sich diese Aufgaben prinzipiell mit den Instandhaltungsprozessen abbilden lassen. Interessanter im Hinblick auf Systemunterstützung im Rahmen der Umzugsvorbereitung ist dagegen die Koordination und Beauftragung bzw. die Benachrichtigung aller Prozessbeteiligten (Umzugsteam, IT etc.), welche in die Planung und Vorbereitung mit eingebunden werden und die über die anstehenden Aufgaben informiert werden müssen. Dies sollte nach Möglichkeit über einen, im System integrierten, Workflow gelöst werden, worüber nach dem Festlegen der einzelnen Tätigkeiten und Durchführungstermine die zuständigen Mitarbeiter automatisch informiert werden. Umzugsteam notwendig Umzugsteam beauftragen Umbaubedarf vorhanden Umbau beauftragen Flächenmanagement. operative Flächenplanung [Fläche zuordnen ] Umbaubedarf ermi tteln entweder oder entweder oder Durchzuführende Maßnahmen ermi tteln oder Änderungen der IT-Infrastruktur notwendig IT beauftragen oder Umbaubedarf nicht vorhanden Telefonänderung notwendig Telefonie beauftragen Flächenmanagement. Umzugsmanagement. Umzug durchführen [allgemeine Beauftragung durchführen ] Abb.: Teilprozess Umzug vorbereiten 64

18 Teilprozess Umzug durchführen Bei den operativen Aktivitäten der Umzugsdurchführung handelt es sich im Wesentlichen um Arbeitsschritte, die systemseitig nicht unterstützt werden, bzw. nicht unterstützt werden können. Lediglich in der Überprüfung des Arbeitsfortschrittes durch geeignete Rückmeldemechanismen, wie sie bereits in der Leistungsdurchführung der Instandhaltung beschrieben worden sind, ergeben sich Möglichkeiten einer IT-Unterstützung. Flächenmanagement.Umzugsmanagement. Flächenmanagement.Umzugsmanagement Umzug vorbereiten.umzug vorbereiten [IT beauftragen] [Telefonie beauftragen] Flächenmanagement.Umzugsmanagement.Umzug vorbereiten [Umzugsteam beauftragen] oder allgemeine Beauftragung durchführen Umzug durchführen Umzugsarbeiten überwachen und kontrollieren und Telefonie aktualisieren Türschilder aktualisieren Anschlüsse umstellen und oder Umzugsarbeiten prüfen entweder oder Umzugsarbeiten mangelhaft durchgeführt Umzugsarbeiten korrekt durchgeführt Mängel beseitigen Flächenmanagement. Umzugsmanagement. Umzug abschließen [Umzugsarbeiten abnehmen] Abb.: Teilprozess Umzug durchführen 65

19 9. Umzugsmanagement mit SAP R/3 Aufgrund der bereits angesprochenen Häufigkeit von Umzügen und deren großer Optimierungspotentiale stehen diese Vorgänge als klassisches Beispiel für Prozesse im infrastrukturellen Facility Management. Da SAP jedoch im Standard keine Funktionen für die graphische Flächen- bzw. Variantenplanung zur Verfügung stellt, ist dieser Prozess das zentrale Argument für den Einsatz von CAFM-Systemen mit CAD-Funktionalitäten. Im Folgenden wird somit lediglich die SAP-Unterstützung für Prozessschritte untersucht, die im Anschluss an eine, in der Regel innerhalb eines CAD/CAFM-Systems durchgeführte, Variantenplanung erfolgt. Der große Vorteil, den CAFM-Systeme mit CAD-Kopplung daher im Vergleich zu SAP bieten, wird anschließend genauer erläutert. Umzug planen Wie bereits erwähnt stellt SAP für die graphische Umzugsplanung keine Funktionalitäten zur Verfügung. Auch für die Abbildung des eigentlichen Umzugsprozesses existieren weder Standardanwendungen noch -prozesse im System. Stattdessen definiert SAP die Umzugsplanung als planbare Instandhaltungsmaßnahme und verwendet größtenteils die bereits bekannten Prozessabläufe aus der Instandhaltung. Abb.: Integration von CAD/CAFM und SAP Quelle: SAP AG, Walldorf 66

20 Die Abb. zeigt den Zusammenhang zwischen den CAD-Funktionalitäten eines CAFM-Systems und der kaufmännischen Welt des SAP-Systems. So erfolgen die Flächenplanung, die anschließende Freigabe der bevorzugten Planversion, sowie das Anlegen der Meldung, die die erforderlichen Informationen für die Durchführung der Umzugsmaßnahmen enthält, innerhalb des CAD/CAFM-Systems. In der Meldung werden dabei die durchzuführenden Aufgaben, der Auftraggeber, sowie die zu belastende Kostenstelle definiert, als auch der gewünschte Zeitpunkt des Umzugs festgelegt. Umzug vorbereiten/durchführen/abschließen Innerhalb des SAP-Systems wird diese Meldung schließlich in einen Auftrag umgewandelt, wobei es möglich ist, Unteraufträge zu erstellen, die die Durchführung einzelner Umzugsmaßnahmen durch diverse Gewerke spezifizieren. Neben dieser Gliederung einzelner Aufträge in Unteraufträge bietet SAP aber auch die Möglichkeit, mehrere eingehende Meldungen zu sammeln und zu Auftragsgruppen zusammenzufassen. Handelt es sich bei den Umzugsmaßnahmen um größere Projekte, leistet das Modul PS (Projektsteuerung) Unterstützung bei der Strukturierung der einzelnen Teilschritte des Umzugs in einen Projektstrukturplan, welcher sowohl als Hierarchie, oder auch als Netzplan abgelegt werden kann. SAP liefert mit PS somit Funktionalitäten eines Projektmanagementtools, welches es erlaubt, konkrete Termine und Budgets zu planen, anhand derer es möglich ist, den Projektfortschritt zu bewerten. Durch die Verbindung zum SAP-Workflow ist es zudem möglich, automatisch die vom Umzug betroffenen Abteilungen bzw. Mitarbeiter über den Zeitpunkt der geplanten Umzüge zu informieren. Durch die Abbildung der Umzugsarbeiten als SAP-Aufträge können sämtliche Vorgänge und Daten innerhalb eines Systems geplant, erfasst und weiterverfolgt werden. Dies umfasst neben Planung und Kostenerfassung eigener Leistungen (bspw. Planung, IT, Bereitstellung von Möbeln aus eigenem Lager etc.) auch die Beschaffung neuer Möbel oder Fremdleistungen über den Einkauf. Diese Beschaffungsprozesse sind jedoch, genau wie die Prozesse der Leistungsverfolgung, -rückmeldung und -abnahme im Wesentlichen identisch zu den Prozessen in der Instandhaltung und werden deshalb an dieser Stelle nicht näher erläutert. Nach Abschluss der Umzugsarbeiten wird die anfangs freigegebene Planversion letztlich zur gültigen Variante, welche durch die Verknüpfung zum CAD/CAFM-System sowohl graphisch, als auch in Form alphanumerischer Daten, angezeigt werden kann. 67

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