Einer für Alle. EG-Dienstleistungsrichtlinie. Der Behördenruf zieht erste Bilanz. Die Zusammenarbeit nimmt konkrete Formen an

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1 DEZEMBER AUSGABE INFOKOM Gütersloh Zeitschrift der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. SUPER WAHLJAHR Programm der INFOKOM war die richtige Wahl VIRTUELLE BAUGENEHMIGUNG Beim Kreis Gütersloh und in Verl machbar NEU SEIT NOVEMBER Oerlinghausen Ratsinfo, Vermietung und Vernetzung D 115 Der Behördenruf zieht erste Bilanz VITAKO & ITSMF Die Zusammenarbeit nimmt konkrete Formen an DEUTSCHE VERWALTUNGSAGENTUR Das Amazon-Prinzip für die Behördenwelt EG-Dienstleistungsrichtlinie Einer für Alle

2 Software, die dem Menschen dient! Dr. Michael Kempf, Leiter der AKDB-Abteilung Entwicklung und Qualitätsmanagement. Sie wollen Ihre Verwaltung schneller, effizienter und bürgernäher machen. Durch die Integration aller Fachverfahren zu einer ineinandergreifenden Lösung schaffen Sie das. Mit unserer OK.Produktfamilie fließt Ihr Datenverkehr reibungslos und wird zu einer leistungsstarken Einheit. Die AKDB ist als IT-Unternehmen führend in der Entwicklung und Integration von Software und egovernment für eine moderne Verwaltung. Sprechen Sie mit uns und unseren Partnern. Innovativ. Kraftvoll. Partnerschaftlich.

3 \ EDITORIAL C est bien, Brüssel! Auch Herbst und Winter haben schöne Tage. In der vergangenen Ausgabe von Vitako aktuell haben wir festgestellt: Und sie bewegt sich doch! Und meinten die Entwicklung im Vergaberecht. Wir wollen Sie nicht mit immer dem Gleichen langweilen, doch weil sich die Auffassung der EU so schnell so positiv für Verwaltungszusammenarbeit entwickelt, bleiben wir noch mal bei unserem Lieblingsthema. Wir hatten über das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 9. Juni 2009 in Sachen Abfallentsorgung berichtet. Jetzt ist auch die Informationstechnologie explizit zum Thema geworden. In einer Pressemeldung vom 8. Oktober 2009 teilt die EU-Kommission mit, sie habe aufgrund der jüngsten Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs beschlossen, ein gegen Deutschland eingeleitetes Vertragsverletzungsverfahren einzustellen, in dem es um die Vergabe von IT-Liefer- und -Dienstleistungsverträgen durch kommunale und regionale Behörden in Hamburg und Nordrhein-Westfalen an öffentliche IT Dienstleister ging. Vitako gratuliert zunächst den Mitgliedern, gegen die die Verfahren liefen. Und Vitako gratuliert darüber hinaus den Mitgliedern und der kommunalen Familie insgesamt kommt doch Leben in die streitige Diskussion um die Inhouse-Vergabe. Der EuGH erweist sich zunehmend als Freund der Verwaltungszusammenarbeit und hat erheblich zur Klärung der kontroversen Positionen beigetragen. In mehreren Urteilen (November 2008 Rechtssache C-324/07, Juni 2009 Rechtssache C-480/06, September 2009 Rechtssache C-573/07) entwickelte er seine Rechtsprechung zur Inhouse-Vergabe weiter. Die EU-Kommission scheint sich dem zu beugen dies deuten zumindest die Verfahrenseinstellungen an. Wir wissen jetzt: Öffentlich-öffentliche Zusammenarbeit in gemeinsam kontrollierten öffentlichen Einrichtungen mit geringer Marktorientierung, die im Wesentlichen für ihre öffentlichen Eigentümer arbeiten, unterliegt nicht dem Vergaberecht so O-Ton der Kommission. Wir wissen jetzt auch: Öffentlich-öffentliche Zusammenarbeit setzt nicht die Gründung gemeinsam kontrollierter Einrichtungen voraus. Wenn es sich um nicht gewinnorientierte Zusammenarbeit handelt, die die Erfüllung öffentlicher Aufgaben gemeinsam gewährleisten soll und Ziele verfolgt, die nur im öffentlichen Interesse liegen, ist dies ebenfalls möglich. Die Kommission stellt jetzt explizit klar, dass auch die gemeinsame oder arbeiteilige Erledigung von IT-Aufgaben als Übertragung öffentlicher Aufgaben zu bewerten ist. Sollte es sich bei dieser Mitteilung der EU-Kommission um die in der vergangenen Ausgabe von Vitako aktuell angekündigte Äußerung der Kommission handeln, mit der sie interkommunale Zusammenarbeit neu bewerten will, kann uns dies nur recht sein. Denn die Einstellung der Verfahren und die Ausführungen dazu bedeuten für IT-Leistungen der öffentlichen Hand, dass sie zu denen gehören, die im öffentlichen Interesse liegen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Vitako begrüßt selbstredend die Aussagen der EU-Kommission benennt sie doch für die Mitgliedsunternehmen und für deren Kunden klare Kriterien, die bei interkommunaler Zusammenarbeit anzulegen sind. Gemeinsames Handeln, das die Wirtschaftlichkeit erhöht und die Zukunftsfähigkeit der Kommunen und der öffentlichen Hand insgesamt verbessert, wird nun wieder möglich. Vitako fordert die Kommission nachdrücklich auf, die jetzt geäußerten Positionen auch künftig konsequent beizubehalten und im Sinne von Kooperation weiter zu entwickeln. Wir werden die Entwicklung auch deswegen weiter beobachten, weil nicht alle Modelle von Zusammenarbeit unserer Mitglieder mit den Entscheidungen erfasst sind. Wilfried Kruse, Vorstandsvorsitzender, Dr. Marianne Wulff, Geschäftsführerin, Vitako, Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister 3

4 \ IMPRESSUM \ INHALT Herausgeber: Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V. Markgrafenstr Berlin Tel. 030 / redaktion@vitako.de V.i.S.d.P.: Dr. Marianne Wulff Die Redaktion behält sich vor, eingesandte Berichte auch ohne vorherige Absprache zu kürzen. Der Inhalt der Beiträge gibt nicht in jedem Fall die Meinung des Herausgebers wieder. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck oder elektronische Ver breitung nur mit Zustimmung des Herausgebers. Redaktion: Goergen Kommunikation GmbH Anne Goergen, Michael Wayand Ubierring Köln Erscheinungsweise: 4 Ausgaben im Jahr Auflage: Konzeption, Layout, Satz und Lektorat: Ursula Barthel Grafikdesign, Bremen ub-grafikdesign@t-online.de Litho u. Druck: Köhler Druck, Oldenburg Bildnachweise: BMI (S.18); BMWi (S.8); Deutschland Online (S.15); Dr. Thomas Noelle (S.32); Europäische Kommission (S.13); Fotolia [arashamburg (S.10); Jose Ignacio Soto (S.14); Sportlibrary (S.18); klikk (S.28)]; ifraunhofer FOCUS (S.27); Freie Hansestadt Bremen (S.28); ifib (S.33); ITDZ Berlin (S.11); itsmf (S.21); Krz Lemgo (S.4; S.21; S.24); Lecos GmbH (S.19); LVR InfoKom (S.23); Senatsverwaltung Berlin (S.11); istockphoto. com [danleap (S.1); jml5571 (S.6); Atelopus (S.12); ktsimage (S.19); tom_fewster (S.20); 1001nights (S.22); garywg (S.24); jgareri (S.30); chromatika (S.32)]; Universität Kiel (S.31); Vitako (S.3; S.16) Autoren dieser Ausgabe: Guido Berardis, Europäische Kommission Dominik Böllhoff, D115 Marco Brunzel, Fraunhofer-Institut FOKUS Johannes Engelmann, krz Lemgo Dr. Martin Hagen, Freie Hansestadt Bremen Steven Handgrätinger, itsmf Dr. Albert Hermann, Deutschland-Online Dienstleistungsrichtlinie Oliver Hoffmann, LVR-InfoKom Konrad Kandziora, ITDZ Berlin Wilfried Kruse, Vitako Professor Herbert Kubicek, ifib Volker Mengedoht, krz Lemgo Almuth Nehring-Venus, Senatsverwaltung Berlin Dr. Thomas Noelle Heiko Recknagel Deutschland-Online Dienstleistungsrichtlinie Rocco Rossbach, Lecos GmbH Dr. Sönke E. Schulz, Universität Kiel Dr. Christian Storost, Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Dr. Michael Tschichholz, Fraunhofer-Institut FOKUS Helmuth Wiedemeyer, krz Lemgo Dr. Marianne Wulff, Vitako EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE 6 Komplexes Projekt Das Projekt Europäische Dienstleistungsrichtlinie geht in seine heiße Phase. Jetzt müssen die neuen Strukturen mit Leben gefüllt werden. Dr. Christian Storost, Referent im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, gibt einen Statusbericht. 10 In guten Händen Die konkrete Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie liegt zu einem großen Teil in den Händen der Kommunen. Die beiden Vitako-Mitglieder krz Lemgo und ITDZ Berlin berichten von ihren Erfahrungen mit dem Mega-Projekt. 12 Zusammenarbeit bewährt sich Die Umsetzung der Einheitlichen Ansprechpartner in den Mitgliedsstaaten gestaltet sich wie erwartet heterogen. Eines steht heute schon fest: Der 28. Dezember 2009 wird für die EA nicht das Ende der Geschichte bedeuten, so das Urteil von Guido Berardis, Direktor bei der Europäischen Kommission. 14 Noch viel zu tun Das DOL-Vorhaben, das die Länder bei der IT-Umsetzung unterstützt und begleitet hat, endet. Es bleiben indes noch wesentliche Herausforderungen, wissen die Projektleiter Deutschland-Online Dienstleistungsrichtlinie Dr. Albert Hermann und Heiko Recknagel. 16 Katalysator für die Netzwerkverwaltung Vitako Vorstandsvorsitzender Wilfried Kruse über die Chancen der Dienstleistungsrichtlinie, das Verhältnis von Kommune und kommunalen IT-Dienstleistern und wichtige Themen und Zukunftsfelder für Vitako. Hinweis: Vitako aktuell erscheint zusätzlich mit 4 Regionalausgaben: Ausgabe ekom21 KGRZ Hessen Ausgabe IKS Saarbrücken KDZ Mainz Ausgabe Infokom Gütersloh Ausgabe krz Lemgo Der Vertrieb erfolgt durch das jeweilige Vitako-Mitglied. 4

5 \ INHALT INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG 18 Starker Start Im Frühjahr ging die neue Behördenrufnummer 115 an den Start. Nun liegen valide Kennzahlen zur Überprüfung des Serviceversprechens vor. Dr. Dominik Böllhoff, Projektleiter D115, zieht eine erste Bilanz. 19 Exakte Bestandsaufnahme Ein modernes Immobilienmanagement-System kann die Effizienz der kommunalen Gebäudewirtschaft erheblich verbessern. Die Stadt Leipzig setzt auf eine spezielle Software-Lösung Rocco Rossbach von der Lecos GmbH berichtet. 20 Chancen erkennen Das Information Technology Service Management Forum Deutschland e.v. (itsmf) und Vitako verfolgen ähnliche Ziele in Bezug auf die Verbreitung von internationalen Standards und skalierbare Methoden für die IT-Branche in Deutschland. Das unterstreicht itsmf-vorstand Steven Handgrätinger. 22 Perfekte Übersicht Beim Landschaftsverband Rheinland (LVR) in Köln startet eine der größten Business- Warehouse-Installationen auf kommunaler Ebene. Oliver Hoffmann, Geschäftsführer von LVR-InfoKom, stellt das komplexe Vorhaben vor. 24 Effizienter Austausch Der elektronische Entgeltnachweis kommt. Unternehmen und Bürgern spart ELENA Zeit und Geld. Auf Verwaltungen und IT-Dienstleister kommen große Herausforderungen zu. Helmuth Wiedemeyer vom krz Lemgo berichtet aus der ELENA-Arbeitsgruppe Qualitätssicherung/Test. VERWALTUNG DER ZUKUNFT 26 Alles unter einem Dach Inwieweit lässt sich das Amazon-Prinzip auch für das Angebot von Verwaltungsdienstleistungen im Internet nutzen? Sehr wohl so das Urteil von Dr. Michael Tschichholz und Marco Brunzel vom Fraunhofer-Institut FOKUS. 28 Spiel ohne Grenzen Dr. Martin Hagen, Referatsleiter Zentrales IT-Management und E-Government bei der Senatorin für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen, über die europaweiten Large Scale Pilots zur Etablierung grenzüberschreitender Standards im Datenaustausch. 30 Strahlkraft erhalten Die staatliche Daseinsvorsorge sollte sich in Zukunft stärker auch auf das Leben in der Virtualität erstrecken. Dr. Sönke E. Schulz von der Universität Kiel ist überzeugt: Eine Nichtberücksichtigung trägt das Risiko einer gesellschaftlichen Spaltung in sich. 32 Neue Möglichkeiten Die Option der Zusammenarbeit öffentlicher Stellen im IT-Umfeld über Projektverträge außerhalb des Vergaberechts rückt durch die neue Rechtsprechung des EuGH näher. Eine Analyse des Hamburger Rechtsanwalts Dr. Thomas Noelle. PROFIL 33 Vitako fragt Professor Herbert Kubicek vom Institut für Informationsmanagement Bremen VERMISCHTES 34 Termine 34 Rätsel 34 Vorschau auf die nächste Ausgabe 34 In eigener Sache 35 Vitako antwortet Reinhard Posch 5

6 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE Komplexes Projekt Mit vereinten Kräften beachtliche Ergebnisse erzielt Das Projekt Europäische Dienstleistungsrichtlinie geht in seine heiße Phase. Jetzt müssen die neuen Strukturen mit Leben gefüllt werden. Am 28.Dezember 2009 endet die dreijährige Umsetzungsfrist. In Deutschland wurden die Fundamente für eine erfolgreiche Implementierung schon früh gelegt, der Auf- und Ausbau ist seither in vollem Gange. Immer deutlicher zeichnet sich jetzt das auf dieser hochkomplexen Großbaustelle Entstehende ab. Zeit für einen Rundgang: Was wurde in Deutschland bereits für Bürger und Unternehmen erreicht, welche neuen Strukturen und Angebote werden die deutsche Verwaltung in Kürze prägen? Einheitliche Ansprechpartner Zentrales Ziel der Dienstleistungsrichtlinie ist es, die Aufnahme und Ausübung von Dienstleistungstätigkeiten deutlich zu erleichtern. Dabei kommt den so genannten Einheitlichen Ansprechpartnern eine Schlüsselstellung zu: Jedem Dienstleister soll danach künftig eine Kontaktstelle beziehungsweise Kontaktperson zur Verfügung stehen, über die alle von der Richtlinie erfassten Verfahren und Formalitäten sowie Informationsanfragen abgewickelt werden können. 6

7 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE Ansprechpartner nicht als rein virtuelles Portal, sondern als echte Berater, die bei Bedarf auch physisch erreichbar sein müssen. Regionale Unterschiede als Vorteil verstehen Die notwendigen Entscheidungen über Ansiedlung und konkrete Ausgestaltung der Einheitlichen Ansprechpartner sind in nahezu allen Bundesländern getroffen. Einige Länder werden den Einheitlichen Ansprechpartner auf Landesebene ansiedeln, andere vorrangig bei den Kommunen oder den Kammern verorten, wiederum andere Länder haben sich für ein Kooperationsmodell Kammern/Kommunen entschieden. Die daraus resultierende föderale Vielgestaltigkeit ist in Deutschland kein Novum, sondern im Grundgesetz angelegt. Deshalb war auch eine von manchen favorisierte Einheitslösung nicht realistisch. Angesichts der äußerst kurz bemessenen Umsetzungsfrist mag es sich im Übrigen sogar als Vorteil erweisen, dass die vorgefundenen regionalen Unterschiede in Ausgangsbedingungen und Verwaltungsstrukturen im Rahmen der gemeinsamen Eckpunkte flexibel aufgegriffen werden konnten. Doch gleich in welchem Trägermodell: Die Einheitlichen Ansprechpartner werden letztlich vor allem daran gemessen werden, wie effizient und kompetent sie die Anliegen ihrer Kunden behandeln. Um hier deutschlandweit gute Startbedingungen sicherzustellen, sind zahlreiche praktische, organisatorische und gesetzgeberische Maßnahmen getroffen beziehungsweise auf den Weg gebracht worden. Dazu zählen in den Ländern die notwendigen Errichtungsgesetze, aber auch Anpassungen im Fach- und Verwaltungsrecht. Auch auf Bundesebene sind bereits wesentliche Gesetzesanpassungen verwirklicht worden. Die Konkretisierung dieser neuen Funktion obliegt in Deutschland grundsätzlich den einzelnen Bundesländern. Doch auch die Bundesregierung hat sich im Interesse eines kohärenten Gesamtsystems immer wieder aktiv in diesen Prozess eingebracht. So haben Bund und Länder mit dem Anforderungsprofil für Einheitliche Ansprechpartner schon früh gemeinsame Eckpunkte erarbeitet. Neben vielen Detailfragen wird darin auch das gemeinsame Leitbild eines Verfahrensmittlers festgehalten: Die Einheitlichen Ansprechpartner sollen auf Wunsch des Dienstleisters nicht nur allgemeine Auskünfte geben oder Formulare entgegennehmen, sondern die Verfahren gegenüber den zuständigen Behörden weiter begleiten und koordinieren. Großen Wert haben Bund und Länder auch auf Nutzerorientierung und Beratungsfunktionen gelegt: Anders als einige andere Mitgliedstaaten verstehen wir die Einheitlichen Die Vorbereitungen für einen erfolgreichen Start beschränken sich nicht allein auf den gesetzgeberischen Rahmen. So hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) in Zusammenarbeit mit den Ländern etwa ein gemeinsames Logo für die Einheitlichen Ansprechpartner entwickelt, das es Dienstleistern ermöglicht, offiziell benannte Einheitliche Ansprechpartner leicht zu erkennen. Zudem hat das BMWi auch eine zentrale Portalstruktur entwickelt, die Dienstleister dabei unterstützen wird, die in den Ländern jeweils zuständigen Einheitlichen Ansprechpartner zu finden. Damit sind bundesseitig die Weichen für einen erfolgreichen Start des neuen Unterstützungsangebots gestellt. Eine weitere wesentliche Erleichterung für Bürger und Unternehmen ist der Umstand, dass alle von der Richtlinie erfassten Verfahren und Formalitäten künftig auch elektronisch und aus der Ferne abgewickelt werden können. Zuständig für diesen Bereich sind in der Regel die Innenministerien von Bund und Ländern. Sie haben dazu schon früh ein priorisiertes Deutschland- Online-Vorhaben unter Federführung der Länder Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein gegründet, das im Herbst 2008 eine Blaupause für die weiteren Schritte vorgelegt hat. Mittlerweile wurden in einer zweiten Phase 7

8 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE Das vom BMWi und den Ländern gemeinsam entwickelte Logo ermöglicht es Unternehmen, offiziell benannte Einheitliche Ansprechpartner leicht zu erkennen. weitere Teilprojekte und Handlungsfelder aufgesetzt. (Siehe Beitrag Seite 14). Um Aufnahme und Ausübung von Dienstleistungen künftig zu erleichtern, sieht die Dienstleistungsrichtlinie eine umfassende Überprüfung aller einschlägigen staatlichen Anforderungen vor. Dazu hat der Bund zusammen mit den Ländern ein elektronisches Prüfraster entwickelt, was den nachfolgenden Prüfprozess auf allen Ebenen erheblich erleichtert hat. In Bund und Ländern ist die Ermittlung des Anpassungsbedarfs bereits abgeschlossen. In der Folge wurden verschiedene Gesetzgebungsvorhaben auf den Weg gebracht. Gesetzes-Check und Evaluationsprozess Ein Beispiel dafür ist das Vierte Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (4. VwVfÄndG), das am 18. Dezember 2008 in Kraft getreten ist. Es enthält Regelungen über die Funktionsweise der Einheitlichen Ansprechpartner und ermöglicht es, diese neue Funktion perspektivisch auch außerhalb des Anwendungsbereichs der Dienstleistungsrichtlinie anzubieten. Für die Einführung der in der Richtlinie vorgesehenen Genehmigungsfiktion wurden ebenfalls allgemeine Regelungen geschaffen, auf die nun bei Bedarf im Fachrecht verwiesen werden kann. Parallel dazu wurden die notwendigen zustellungsrechtlichen Rahmenbedingungen für eine vollständige elektronische Verfahrensabwicklung konzipiert. Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Regelung von Bürgerportalen sollen die Möglichkeiten der rechtsverbindlichen elektronischen Zustellung noch verbessert werden. Weitere für die Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie zentrale Anpassungen wurden beispielsweise in der Gewerbeordnung umgesetzt. So wurden etwa die staatlichen Rahmenbedingungen für grenzüberschreitende Dienstleistungsangebote optimiert und die Grundlagen für eine bessere Verbraucherinformation gelegt. Auch in den Ländern sind viele Gesetzgebungsvorhaben auf den Weg gebracht. Dabei geht es um Erleichterungen des Verwaltungsverfahrens (z.b. durch Genehmigungsfiktionen oder bessere Anerkennung ausländischer Dokumente), aber auch um einen leichteren Wechsel von einem Bundesland ins andere und die kritische Durchsicht von Genehmigungsanforderungen. Engere europäische Verwaltungszusammenarbeit Eine weitere Neuerung betrifft den engeren Informationsaustausch zwischen den Mitgliedstaaten: Mit Hilfe des internetgestützten Binnenmarktinformationssystems (Internal Market Information System IMI) wird es für die Mitgliedstaaten künftig deutlich einfacher, die in anderen EU-Ländern zuständigen Stellen zu ermitteln und mit diesen Informationen auszutauschen. Praktische Schwierigkeiten, die sich heute noch aus unterschiedlichen Verwaltungs- und Arbeitsabläufen und verschiedenen Amtssprachen ergeben, werden damit deutlich reduziert. Für Bürger und Dienstleister ergibt sich hier ein doppelter Nutzen: Zum einen können Verwaltungsvorgänge mit Auslandsberührung deutlich beschleunigt werden, zum anderen schwarze Schafe am Markt schneller entdeckt und sanktioniert werden. Die Umsetzung dieses Richtlinienteils ist in Deutschland grundsätzlich Sache der Länder. Auch hier hat der Bund jedoch aktiv an der Erarbeitung eines verbindenden Eckpunktepapiers mitgewirkt, das schließlich von der Wirtschaftsministerkonferenz am 15./16. Dezember 2008 gebilligt wurde. Das praktische Funktionieren des neuen Systems wird bereits seit längerem am Beispiel der Qualifikationsanerkennungsrichtlinie erprobt. Seit Frühjahr dieses Jahres läuft auch für die Dienstleistungsrichtlinie ein Pilotprojekt, bei dem die Bereiche Immobilienmakler, Reisebüros, Reiseveranstalter und Reiseführer, Gastronomiedienstleister, Tierärzte sowie Bau- und Rechtsdienstleister (insbesondere Rechtsanwälte) einbezogen sind. Auch auf gesetzlicher Ebene wurden die notwendigen Vorarbeiten in Angriff genommen. So wurde auf der Grundlage eines gemeinsamen Bund-Länder-Musterentwurfs das Verwaltungsverfahrensgesetz des Bundes angepasst. Entsprechende Anpassungen der Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder sind in Vorbereitung. Ähnlich wie bei anderen Großbaustellen bleibt auch bei diesem hochkomplexen Projekt bis zuletzt manches zu klären und vieles zu tun. Trotz früher Planung und intensiver Zusammenarbeit mit allen Beteiligten war nicht überall gleich ein Endausbau in der von manchen Beteiligten erhofften Perfektion möglich. Doch angesichts der Größe und Komplexität der Aufgabe sollte man auch nicht gering schätzen, was hier mit vereinten Kräften und in vergleichsweise kurzer Zeit bereits erreicht wurde. Jetzt gilt es, nach vorne zu schauen und das neue Dienstleistungsgebäude mit wirtschaftlichem Leben zu füllen. Dr. Christian Storost ist Referent für Grundsatzfragen der Dienstleistungswirtschaft im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie. 8

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10 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE krz Lemgo pragmatisch, praktisch, gut In guten Händen Die konkrete Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie liegt zu einem großen Teil in den Händen der Kommunen. Hier sind die kommunalen IT-Dienstleister mit ihrer Kompetenz und ihrer Erfahrung in der Umsetzung organisatorisch und technisch komplexer IT-Projekte gefragt. Zwei Vitako-Mitglieder, das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) und das ITDZ Berlin, berichten von ihren Erfahrungen mit dem Mega-Projekt. Der Portugiesische Frisör kann kommen zumindest nach Ostwestfalen Lippe (OWL). In enger Kooperation der Kreise Gütersloh, Herford, Höxter, Lippe, Minden- Lübbecke, Paderborn und der Stadt Bielefeld laufen die Arbeiten für die Einrichtung des Einheitlichen Ansprechpartners für OWL auf Hochtouren. Derzeit befassen sich die politischen Gremien mit der Umsetzung. Informatonstechnisch begleitet wird das Projekt vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo und vom IBB (Bielefeld). Wirtschaftliche Gestaltung Die Gesamtprojektleitung liegt beim Kreis Herford als geplanter Einheitlicher Ansprechpartner (EA) für OWL. Beteiligt sind neben den Kreisen und der Stadt Bielefeld auch deren IT-Dienstleister und die Kammern in OWL. Die technische Umsetzung deckt die Bereiche des Informationsmanagements und des Antrags- und Fallmanagements ab. Dem krz ist es gelungen, die technische Lösung äußerst wirtschaftlich zu gestalten. So wird die Umsetzung der Stufe 1, auch aus Gründen des engen Zeitrahmens, mit in der Praxis bereits bewährten Softwarelösungen erreicht. Die Entscheidung, diesen pragmatischen Weg zu gehen und dabei für weitere Entwicklungen offen zu sein, wird bei allen Projektbeteiligten und im politischen Raum sehr begrüßt. Gemeinsame Portale erleichtern Arbeit Für die Unterstützung des EA beim Kreis Herford im Bereich Informationsmanagement kommt das Contentmanagementsystem ikiss zum Einsatz. Im Verbandsgebiet des krz ist die Software mit mehr als 25 Installationen seit Jahren etabliert. Ein besonderes Highlight ist die Möglichkeit der gemeinsamen Portalbildung mehrerer Kommunen. Das vereinfacht die redaktionelle Arbeit beim Erstellen der notwendigen Informationen für die Dienstleister und eröffnet wesentliche Einsparpotentiale bei Aufbau und Pflege des Systems. Das Grunddesign und die Bedienerführung nach Vorgabe eines Pflichtenheftes durch das Land NRW sind bereits umgesetzt. Die EG-DLRL relevanten Informationen für die Dienstleister werden Zug um Zug in das Informationssystem eingestellt. Die Stadt Bielefeld wird die Abwicklung der sie betreffenden Anfragen über das dortige SAP-Verfahren realisieren. Das Antrags- und Fallmanagement wird durch das Ticketsystem OTRS Open Source Ticket Request System realisiert. Diese Lösung ist beim krz im Support bereits seit einigen Jahren als System für die Aufnahme und Nachverfolgung von Kundenmeldungen im Einsatz. Die Grundanforderungen für den Einheitlichen Ansprechpartner beim Kreis Herford Anträge und Dokumente annehmen, Einbinden der zuständigen Stellen vor Ort, Fristenüberwachung und Nachverfolgung etc. werden im OTRS abgebildet. Die notwendigen Anpassungsarbeiten sowie die Betreuung des Systems erfolgen ebenfalls durch das krz Lemgo. Das anspruchsvolle Projekt EA für OWL ist sowohl organisatorisch als auch technisch auf einem guten Weg. Johannes Engelmann ist Abteilungsleiter Marketing und Kundensupport beim Kommunalen Rechenzentrum Minden- Ravensberg/Lippe (krz). 10

11 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE ITDZ Berlin Die Richtlinie als Chance nutzen Die konsequente Umsetzung der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie dient dem Land Berlin als Modell für die weitere E-Government-Entwicklung. Sowohl beim technischen Aufbau als auch bei den Konzepten zur Verknüpfung der Prozesse steht deswegen das Prinzip der Wiederverwendbarkeit der Lösungen im Vordergrund: Dienste, Softwarekomponenten, Konzepte und Vorgehensweisen sollen auf andere Projekte übertragbar sein und elektronische Verfahren in der Verwaltung etablieren. Die Leitung und Koordination des Projekts liegt bei der Berliner Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Frauen. Im Fokus der Umsetzung stehen die Anpassung der Gesetzesnormen, die Verortung des Einheitlichen Ansprechpartners sowie die IT-Unterstützung der Verfahrensbeteiligten. Die notwendige Harmonisierung des Fachrechts ist abgeschlossen und die Rechtsänderungen sind definiert. 35 Normen gilt es, an die Vorgaben der Dienstleistungsrichtlinie anzupassen. Die wichtigsten Änderungen: Anordnung des Verfahrens über den Einheitlichen Ansprechpartner Anordnung von Genehmigungsfrist und -fiktion Verzicht auf Vorlage von Originaldokumenten Anerkennung von Genehmigungen anderer Bundesländer Kostendeckungsprinzip bei Gebühren im Geltungsbereich der EG-Dienstleistungsrichtlinie. Ein entsprechendes Artikelgesetz soll noch in diesem Jahr verabschiedet werden. Die Änderungen des Berliner Landesrechts öffnen der Hauptstadtverwaltung die Türen für die Einführung weiterer elektronischer Vorgänge. Der Mehrwert des Ansprechpartners Berlin schafft den Einheitlichen Ansprechpartner im Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Frauen. Mit den zwölf Berliner Bezirken kooperiert der Einheitliche Ansprechpartner auf Basis eines gestaffelten Modells. Sein Aufgabenbereich geht in Berlin jedoch über die von der Dienstleistungsrichtlinie geforderten Gebiete hinaus. Beispielsweise können die Leistungen des Ansprechpartners in Berlin auch von Dienstleistern aus der Bundesrepublik sowie Drittstaaten in Anspruch genommen werden. Die Kooperation mit den Wirtschaftskammern, der Berlin Partner GmbH und dem Deutschen Gewerkschaftsbund in Berlin ermöglicht zudem sowohl ein Beratungsangebot zur Wirtschaftsförderung als auch Erstinformationen zum Arbeitsund Sozialrecht. Serviceorientierte Architektur verknüpft IT-Komponenten Alle Prozessbeteiligten Berlins werden in eine gemeinsame IT-Infrastruktur und Kollaborationsplattform eingebunden. Basis der technischen Umsetzung ist die egovernment-suite des IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin), die auf einer serviceorientierten Architektur (SOA) basiert. Sie bietet die geeignete Plattform für die prozessorientierte Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie, da die einzelnen Komponenten mittels Webservices miteinander verknüpft werden können. Die inhaltliche Klammer um den Prozess der Verwaltungsmodernisierung in der Hauptstadt ist das Senatsprogramm ServiceStadt Berlin. Über 100 Projekte und Vorhaben sollen den Service und die Qualität der Berliner Verwaltung auch über die Umsetzung der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie hinaus weiter verbessern. Almuth Nehring-Venus ist Staatssekretärin in der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Frauen. Konrad Kandziora ist Vorstand des ITDZ Berlin. 11

12 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE Auf gute Zusammenarbeit Blick aus der Europa-Perspektive Die Umsetzung des Einheitlichen Ansprechpartners (EA) gestaltet sich in den Mitgliedsstaaten wie erwartet heterogen. Eines steht heute schon fest: Der 28. Dezember 2009 wird für die EA nicht das Ende der Geschichte bedeuten. Im Gegenteil, sie werden eine solide Basis sein, auf der neue Entwicklungen von Online-Behördenverfahren für Unternehmen aufbauen. Dienstleistungen nehmen wirtschaftlich gesehen mittlerweile den wichtigsten Platz in unserer Wissensgesellschaft ein. Obwohl sie bereits 70 Prozent von Bruttosozialprodukt und Beschäftigung ausmachen, stagniert der Handel mit Dienstleistungen bei einem Anteil von 20 Prozent am innergemeinschaftlichen Handel. Die Erwartungen an die Richtlinie sind daher sehr hoch. Sie soll dem Dienstleistungssektor einen neuen Impuls verleihen und allgemein zum Wirtschaftswachstum beitragen. Die Dienstleistungsrichtlinie ist ein Instrument, das auf ein besseres Funktionieren des Binnenmarkts abstellt. Bestehende Hindernisse für den Handel von Dienstleistungen müssen beseitigt werden. Das gilt sowohl für die grenzüberschreitende Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit als auch die Niederlassung von Dienstleistungserbringern. Fundamentaler Paradigmenwechsel in der öffentlichen Verwaltung Ein wichtiger Meilenstein der Dienstleistungsrichtlinie ist die Verpflichtung der Mitgliedstaaten zur Verwaltungsvereinfachung. Bestehende Regelungen, wie beispielsweise Genehmigungen oder Registrierungspflichten, müssen einer Prüfung unterzogen werden, ob sie angemessen und nicht etwa übermäßig belastend sind. Originaldokumente, beglaubigte Kopien oder beglaubigte Übersetzungen dürfen von Behörden nur mehr in gewissen Fällen verlangt werden. Diese Entbürokratisierung sollte den Unternehmen, insbesondere kleinen und mittleren, das Leben erheblich erleichtern. Sie werden in Zukunft auf einfachere Verfahren und Formalitäten zurückgreifen können und weniger lästigen Papierkram für die Aufnahme oder Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit zu erledigen haben als bisher. Ein Schlüsselfaktor der Verwaltungsvereinfachung sind die Einheitlichen Ansprechpartner (EA), die in jedem Mitgliedstaat zur Abwicklung der Verwaltungsformalitäten eingerichtet werden müssen. Das Konzept der EA stellt einen fundamentalen Paradigmenwechsel dar. Sämtliche Behördenkontakte laufen über die Einheitlichen Ansprechpartner, die eine Schnittstellenfunktion zwischen Behörde und Antragsteller ausüben. Unabhängig davon, wie viele Behörden in den Verfahrensprozess involviert sind, kommuniziert der Dienstleistungserbringer nur über den Einheitlichen Ansprechpartner. Dieses Prinzip gilt gleich für inländische wie auch Unternehmen aus einem anderen Mitgliedstaat. Mit der Vorgabe alles aus einer Hand müssen Unternehmen vom EA ausreichend informiert werden und Formalitäten und Verfahren über den EA elektronisch abwickeln können. Dabei handelt es sich um keine Einbahnfunktion. Die Aufgaben des EA umschließen die gesamte Verfahrenskette, einschließlich elektronischer Zustellung von Genehmigungen, Zertifikaten oder sonstigen Schriftstücken an den Antragsteller. Lösungen fallen nicht immer gleich aus Mit der verpflichtenden Einrichtung Einheitlicher Ansprechpartner und grenz- 12

13 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE überschreitender elektronischer Verfahren bringt die Dienstleistungsrichtlinie einen Modernisierungsschub. Ohne Zweifel stellt die Umsetzung für die Mitgliedstaaten eine große Herausforderung dar, was die grenzüberschreitende Dimension der EA, die Einbindung der Behörden und die Vielfalt der Dienstleistungssektoren betrifft, die abgedeckt werden müssen. Die Richtlinie trägt dieser Tatsache Rechnung, indem sie ausreichend Flexibilität bei der Wahl der Umsetzungsmodelle lässt. Die von den Mitgliedstaaten eingesetzten Lösungen für EA wurden von verschiedensten Aspekten geprägt. Verwaltungsaufbau, herrschende Verwaltungspraxis, gängige Behörden- und Verfahrensabläufe sind nur einige Faktoren, die die Entscheidungen über die geeignete EA-Architektur lenkten. Länder mit föderaler Struktur beziehungsweise einer hohen Verwaltungsdichte greifen mehr auf dezentrale EA zurück, während kleinere Mitgliedstaaten beziehungsweise Länder mit einer zentraleren Struktur eher zur Einrichtung einheitlicher Portale neigen, die alle Behörden unter einen Schirm fassen. Auf jeden Fall sind die Mitgliedstaaten dazu angehalten, eine zentrale elektronische Einstiegsseite zu schaffen, über die auf ihre EA zugegriffen werden kann. Ähnlich verhält es sich mit der Einrichtung der spezifischen elektronischen Verfahren. Manche Mitgliedstaaten tendieren dazu, die wesentlichen Bausteine unabhängig von der Verwaltungsstruktur für alle Verfahren einheitlich zu gestalten, wie zum Beispiel Formulare, Signatur oder Zustellung. In anderen Ländern wiederum wird die Ausprägung der einzelnen Verfahrenselemente den zuständigen Behörden im Back Office Bereich überlassen. Nutzbringende Jamborees Der Komplexitätsgrad der Einheitlichen Ansprechpartner sowie deren starke grenzüberschreitende Komponente zeigten im Laufe der Umsetzungsarbeiten, wie wichtig der konkrete Erfahrungsund Informationssaustausch unter den Mitgliedstaaten ist. Abgesehen von den durch die Kommission eingerichteten Expertengruppen zur Koordinierung der Umsetzungsarbeiten sind weitere Diskussionsforen entstanden, die zu einem verstärkten direkten Dialog und Wissenstransfer unter den betroffenen Akteuren aller Verwaltungsebenen führten. Als besonders erfolgreich erwiesen sich die beiden Jamborees eine Initiative der Mitgliedstaaten wo Teilnehmer technische und organisatorische Aspekte der Umsetzung der EA und verschiedenste Fragen der Interoperabilität wie etwa in Bezug auf E-Signaturen oder E-Dokumente diskutierten. Wichtiger Input wurde auch zur Problematik der Nutzerfreundlichkeit von EA geliefert. Konkrete Projekte zur Erleichterung der Umsetzung Die Kommission hat die Umsetzungsaktivitäten der Mitgliedstaaten aktiv unterstützt. Das Spektrum reicht von Studien über die Umsetzung elektronischer Verfahren in den Mitgliedstaaten oder über E-Dokumente bis hin zur Unterstützung konkreter Projekte. Sicherlich interessant ist in diesem Zusammenhang das Projekt der Open Source Toolbox, die Mitgliedstaaten helfen soll, ihre EA zu verbessern. Damit werden Lösungen zur freien Verfügung gestellt, die sich bereits in der Praxis bewährt haben und anderen einen Mehrwert bringen. Nennenswert ist sicherlich auch das Portal Einheitliche Ansprechpartner, das von der Kommission zur Erleichterung der europaweiten Suche nach den nationalen EA eingerichtet wird. Während in einigen Mitgliedstaaten bereits Prototypen von EA im Einsatz sind oder Pilotprojekte laufen, müssen andere noch erhebliche Anstrengungen unternehmen um aufzuholen. Eines steht jedenfalls jetzt schon fest: Der 28. Dezember 2009 wird für die EA nicht das Ende der Geschichte bedeuten. Im Gegenteil, sie werden eine solide Basis sein, auf der neue Entwicklungen von online Behördenverfahren für Unternehmen aufbauen. Wir alle kennen das Moor sche Gesetz: Die EA der zweiten Generation warten darauf, aus der Taufe gehoben zu werden. Details über die verschiedenen Umsetzungsaktivitäten auf Europa-Ebene können auf dem Portal der GD Binnenmarkt und Dienstleistungen abgerufen werden: Guido Berardis ist Direktor in der Generaldirektion Binnenmarkt und Dienstleistungen der Europäischen Kommission. 13

14 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE Noch viel zu tun Deutschland-Online-Vorhaben Mit dem Ende der Umsetzungsfrist für die Dienstleistungsrichtlinie endet auch das DOL-Vorhaben, das die Länder bei der IT- Umsetzung unterstützt und begleitet hat. Für die Beteiligten ist die Arbeit allerdings nicht beendet es bleiben noch wesentliche Herausforderungen. Ende Dezember 2009 läuft die Frist zur Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie ab. Im Wesentlichen müssen bis dahin Einheitliche Ansprechpartner eingerichtet, dienstleistungsrelevante Normen auf allen Ebenen überprüft, Rechtsgrundlagen für die Verfahrensabwicklung über den Einheitlichen Ansprechpartner geschaffen und technische Voraussetzungen für eine vollständig elektronische Verfahrensabwicklung geschaffen sein. Um die Länder gerade bei der technischen Umsetzung der Richtlinie zu unterstützen, wurde im Sommer 2007 das Vorhaben Nationale IT-Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie zusätzlich in den Aktionsplan Deutschland-Online (DOL) aufgenommen. Dazu galt es zunächst, ein Modell für die technische Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie zu entwickeln. Mit dem Begriff Blaupause wurde die Erwartung geweckt, das DOL-Vorhaben könne eine fertige IT-Anwendung entwer- fen, die dann den Ländern zur Verfügung gestellt wird. Diese Erwartung war von vornherein unrealistisch. Zwar standen alle Länder vor der Aufgabe, die Vorgaben der Dienstleistungsrichtlinie umzusetzen. Dennoch waren die Ausgangslagen in den Ländern für eine einheitliche Lösung zu unterschiedlich: In jedem Land galt es, gewachsene IT- Landschaften zu berücksichtigen. Das führte dazu, dass in einigen Ländern bereits vorhandene IT-Komponenten für die Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie genutzt werden können, während andere auf umfangreichere Neuentwicklungen setzten. Darüber hinaus haben sich die Länder entsprechend ihrer jeweiligen Verwaltungs- und Wirtschaftsstruktur für verschiedene Modelle des Einheitlichen Ansprechpartners entschieden. Letztlich fassen die Länder die Richtlinie selbst unterschiedlich auf. Nicht alle sehen darin einen Impuls für die Modernisierung der Verwaltung, sondern beschränken sich eher auf eine Eins-zu-Eins-Umsetzung. Das DOL-Vorhaben hat auf diese differenzierte Ausgangssituation reagiert und technische Komponenten beschrieben, die bei der IT-Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie zum Einsatz kommen können. Dazu gehörte es auch, verschiedene Umsetzungsstufen zu definieren, um den unterschiedlichen Herangehensweisen der Länder gerecht zu werden. Über die technischen Umsetzungsschritte hinaus hat sich das Vorhaben auch mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der IT-Umsetzung auseinandergesetzt und die mit der Einführung des Einheitlichen Ansprechpartners neu entstehenden Verwaltungsprozesse modellhaft dargestellt. Ein zeitlich begrenztes Vorhaben im Rahmen des Aktionsplans Deutschland-Online kann die Umsetzungsarbeit der Länder nicht ersetzen. Aber es eignet sich gut dafür, die Länder bei der Umsetzung fachlich zu unterstützen und effektiv zu vernetzen. Nachdem sich das Vorhaben in der ersten Projektphase darauf konzentriert hat, einen umfassenden Bericht zur IT-Umsetzung als Arbeitshilfe für die Länder zu erstellen, ist es gerade in der zweiten Projektphase gelungen, einen offenen fachlichen Dialog mit den Projektleitern der einzelnen Länder zu führen. Aus Sicht der Projektleitung des DOL-Vorhabens bleiben auch nach Ablauf der Umsetzungsfrist zwei wesentliche Herausforderungen: Herausforderung: Elektronisch verfügbare Informationsangebote Die Richtlinie begründet einen umfassenden Informationsanspruch für alle, die Dienstleistungen erbringen möchten, 14

15 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE Dienstleistungsrichtlinie aber ebenso für alle, die Dienstleistungen in Anspruch nehmen wollen. Die Informationen müssen über die Einheitlichen Ansprechpartner aus der Ferne und elektronisch leicht zugänglich sein und was keiner gesonderten Regelung bedurft hätte dem neuesten Stand entsprechen. Der Aufbau und die Pflege eines umfassenden, laufend qualitätsgesicherten und elektronisch verfügbaren Angebotes an Informationen in einfacher und verständlicher Sprache sind mit erheblichem Aufwand verbunden. Da wesentliche Teile der rechtlichen Grundlagen für die Aufnahme und Ausübung von Dienstleistungstätigkeiten einheitlich nämlich bundesrechtlich geregelt sind, bietet es sich an, die notwendigen fachlichen Informationen zentral zu erstellen, redaktionell zu bearbeiten und zu pflegen. Damit lässt sich vermeiden, dass Informationen zu ein und derselben Vorschrift je nach Bundesland oder Einheitlichem Ansprechpartner unterschiedlich ausfallen. Deshalb besteht der Grundgedanke des föderativen Informationsmanagements darin, Informationsinhalte nach den Vorgaben der Dienstleistungsrichtlinie in Form von Stammtexten zentral zu erstellen und zur dezentralen Verwendung bei den Einheitlichen Ansprechpartnern zur Verfügung zu stellen. Die Aufgabe, aus rechtlichen Regelungen stets aktuelle, verlässliche, leicht verständliche und ständig elektronisch verfügbare Informationen zu entwickeln, wird im Anwendungsbereich der Dienstleistungsrichtlinie dauerhaft zu erfüllen sein. Ähnlich wie mit den Einheitlichen Ansprechpartnern können hier Strukturen entstehen, die auch über den Dienstleistungsbereich hinaus anwendbar sind. Herausforderung: Anpassung rechtlicher Regelungen Während der gesamten Laufzeit des DOL- Vorhabens ist immer wieder deutlich geworden, dass die bestehenden rechtlichen Regelungen nicht überall zu den vorhandenen technischen Möglichkeiten der elektronischen Verfahrensabwicklung passen. Es sind zwar gewisse Anpassungen erfolgt zum Beispiel im Verwaltungszustellungsgesetz. Darüber hinaus bestehen auch bereits Regelungen, die eine elektronische Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger ermöglichen sollen. Dennoch bleibt ein Gegensatz zwischen den klaren Vorgaben der Dienstleistungsrichtlinie und den nationalen Verfahrensvorschriften. Die Richtlinie fordert die Abwicklung aller Verfahren und Formalitäten problemlos aus der Ferne und elektronisch. Diese Vorgabe wird nicht vollständig zu erfüllen sein, wenn es dabei bleibt, dass nur die qualifizierte elektronische Signatur die gesetzlich angeordnete Schriftform ersetzt. Dies gilt zumindest, solange die qualifizierte elektronische Signatur kaum verbreitet und zwischen verschiedenen Mitgliedstaaten nicht interoperabel ist. Von einem Dienstleister aus einem anderen EU-Mitgliedstaat zu verlangen, eine deutsche Signaturkarte zu verwenden, dürfte mit den Vorgaben der Richtlinie jedenfalls nicht in Einklang zu bringen sein. Grund für diese Schwierigkeit sind nicht allein nationale Formvorschriften. Auch von Seiten der EU-Kommission ist nicht rechtzeitig erkannt worden, dass die qualifizierten elektronischen Signaturen unter den Mitgliedstaaten praktisch nicht interoperabel sind. Doch die Richtlinie gibt auch an dieser Stelle die Richtung vor: Verfahren sind darauf zu überprüfen, ob sie vereinfacht werden können. Dazu gehört auch, bestehende Schriftformerfordernisse vor dem Hintergrund des Gebotes der Verfahrensvereinfachung auf ihre fachliche Notwendigkeit zu überprüfen. Es lässt sich nicht erkennen, dass die Überprüfung dienstleistungsrelevanter Normen auch umfassend unter der Prämisse, bestehende Verfahren möglichst zu vereinfachen, durchgeführt wurde. Die Gelegenheit zur Verfahrensvereinfachung, die mit der Dienstleistungsrichtlinie verbunden ist, ist (noch) nicht systematisch genutzt worden. Dr. Albert Hermann, Projektleiter Deutschland- Online Dienstleistungsrichtlinie Heiko Recknagel, Projektleiter Deutschland- Online Dienstleistungsrichtlinie 15

16 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE Katalysator für die Netzwerkverwaltung Interview mit Vitako Vorstandsvorsitzendem Wilfried Kruse Beigeordneter Wilfried Kruse, Landeshauptstadt Düsseldorf Dezernat für Wirtschaftsförderung, IT, Personal und Organisation, Gesundheit Verbandsvorsteher der ITK Rheinland Vorstandsvorsitzender Vitako e.v. Vorsitzender AKDN NRW Herr Kruse, wird der portugiesische Friseur, der sich in Wiesloch ansiedeln will, am 2. Januar 2010 einen Einheitlichen Ansprechpartner (EA) für den Rhein-Neckar-Kreis vorfinden? Ich will die Situation in Wiesloch nicht beurteilen, aber der Friseur wird wohl einen EA finden über die Republik verteilt wird es Stellen geben, die als Anlaufstelle fungieren. Soweit wird die Umsetzung Ende des Jahres sein. Offen bleibt, ob es sich um eine kommunale Stelle handelt, und ob der EA nur Briefkasten oder echter Lotse durch das Verwaltungsgeschäft ist. Auch die elektronische Verfahrensabwicklung wird deutschlandweit unterschiedlich sein die einen schicken s, die anderen haben schon die wichtigsten Prozesse elektronisch abgebildet. Worin liegen aus Verwaltungsmodernisierungssicht die Chancen der EG-DLRL? Die Richtlinie bedeutet, dass wir Front Office/Back Office- Lösungen entwickeln müssen, und zwar losgelöst von alten Zuständigkeiten, über organisatorische Grenzen hinweg und unter bestmöglicher Nutzung von IT. Die EG-DLRL ist ein Katalysator für Verwaltungsentwicklung in Richtung horizontal und vertikal integrierter Netzwerkverwaltung. Wer ist bei der Umsetzung der EG-DLRL gefordert? Die IT-Dienstleister oder die Verwaltung? Den wichtigsten Part haben die Entscheider in den Verwaltungen inne. Sie müssen den Umbau zum One Stop- Government besser zum One Stop E-Government wollen und unterstützen. Diese Rolle spielen bisher leider noch zu wenige kommunale Führungskräfte auch weil die Modernisierungschancen oft unter politischen Querelen um den EA leider verschüttet wurden. Auf der anderen Seite ist die IT maßgeblicher Impulsgeber für Verwaltungsmodernisierung. Die organisatorisch-technische Expertise und Vorstellungskraft der IT-Fachleute führt dazu, dass die IT eine mitgestaltende Rolle übernimmt. Und das ist auch gut so, denn gute Lösungen kann man nur interdisziplinär erreichen. Wie sind hier Ihre eigenen Erfahrungen? Die Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie stellt sowohl IT-Dienstleister als auch die öffentliche Verwaltung vor neue große Herausforderungen, die nur in Kooperation und gemeinsam umgesetzt werden können. Gewerbetreibende werden zukünftig in immer stärkerem Maße eine elektronische Abwicklung ihrer Behördengänge einfordern. Hier sind bisher nur wenige Verwaltungen ausreichend gut aufgestellt. Ich glaube, dass aufbauend auf dem zentralen Düsseldorfer Mittelstandsportal ( de/mittelstand/index.shtml) 16

17 \ EG-DIENSTLEISTUNGSRICHTLINIE als Prototyp der EG DLRL die elektronische Gewerbeanmeldung bei der Landeshauptstadt Düsseldorf bisher noch eines von wenigen konkreten Beispielen zu sein scheint: Eine Gewerbeanmeldung kann jetzt in Düsseldorf mit Hilfe einer hinter dem Portal und vor dem Fachverfahren installierten und weiter ausbaubaren Middleware vollständig elektronisch abgewickelt werden: von der Antragstellung, Authentifizierung, über die elektronische Bestätigung bis zur Online-Zahlung. Düsseldorf liegt beim Thema Gewerbeanmeldung damit schon vor dem Start der EG-DLRL auf dem Stand der Stufe 2 der bundesdeutschen Blaupause zum Thema EG-DLRL. Für mich ein zentraler Ansatz im internationalen Wettbewerb der Standorte. Lässt sich die EG-Dienstleistungsrichtlinie in einem föderalen Staat wie Deutschland überhaupt umsetzen? Ist sie nicht inkompatibel zur Verwaltungsstruktur? Für einen föderalen Staat ist die Richtlinie eine Chance für Seviceorientierung; in diesem Sinne brauchen wir neues Denken. Sie erzwingt, was E-Government-Fachleute schon lange empfehlen: Die virtuelle Überwindung von Zuständigkeitsgrenzen der Bürger, das Unternehmen muss nicht mehr wissen, wer zuständig ist, weil über das Netz alle Leistungen an einer Stelle, wie aus einer Hand angeboten werden können. Organisatorisch und technisch ist dies kein Problem; erschwert wird die Umsetzung durch die vielen Beteiligten, die sich auf Lösungen, Schnittstellen, Prozessstandards einigen müssen. Aber eins ist klar: Die EG-DLRL ist die Chance über das traditionelle Rechtswegedenken zur verstärkten und stringenten Ergebnisorientierung der öffentlichen Verwaltung zu kommen, etwas was wir im globalen Wettbewerb für Investitionen und Arbeitsplätze vor allem dringend brauchen. Wie wird sich das Verhältnis von Kommune und kommunalen IT-Dienstleistern in Zukunft entwickeln? Ich sehe es als eine Aufgabe von Vitako und seiner Mitglieder an, die IT als Vehikel für Modernisierung und Rationalisierung stärker in den Verwaltungen zu verankern, ihre IT-strategische Kompetenz weiter zu entwickeln. Denn nur mit Kunden, die IT-Intelligenz besitzen, werden die IT- Dienstleister einen optimalen Beitrag zur Verwaltungsentwicklung leisten können. Wie beurteilen Sie die Änderung des Grundgesetzes (Art. 91c) und die Schaffung des IT-Planungsrates? Ich begrüße die Grundgesetzänderung. Deutschland ist weltweit der erste Staat, der die IT in der Verfassung verankert hat. IT als Infrastruktur wie Straßen und Schienen das ist ein qualitativer Sprung. Auch die Einrichtung eines IT- Planungsrats ist ein positives Moment. Er kann die Entscheidungsfindung beschleunigen und notwendige Standardisierungen anders treiben als dies heute bei stark zersplitterten Strukturen und Gremien möglich ist. Wir bedauern natürlich, dass der kommunale Bereich in diesem Gremium nicht stimmberechtigt, sondern nur mit Gaststatus vertreten ist. Vitako wird aber gemeinsam mit den kommunalen Spitzenverbänden kommunale IT-Positionen vertreten und sich mit innovativen Lösungsansätzen offensiv in die Diskussionen einbringen. Was sind die wichtigen Themen und Zukunftsfelder für Vitako? Vitako ist gefordert, die Mitglieder dabei zu unterstützen, ihre Zukunftsfähigkeit weiter auszubauen. Dazu gehört, im Wettbewerb um die besten Köpfe einen guten Platz einzunehmen. Am Thema Qualifizierung und Personalentwicklung arbeitet eine AG bereits intensiv. Ein zweites Arbeitsfeld ist die Struktur- und Prozessorganisation der IT-Dienstleister und ihre immer stärkere Vernetzung untereinander. Professionalisierung der Prozesse im Servicemanagement, Installation des Front Office- Back Office-Konzeptes bei IT-Dienstleistern, Konzepte für vernetzte Produktion von IT-Leistungen, Stärkung von Kooperationen und gegebenenfalls intelligente Fusionen. Die Nutzung von IT birgt neben großen Chancen auch Risiken, und die Anforderungen an sichere IT-Systeme und besonders den Schutz persönlicher Daten steigen zu Recht. Das ist ein wichtiges Thema das Vitako beschäftigt. Wir müssen auch diskutieren, wie man die Kosten von IT-Sicherheit gegebenenfalls durch Kooperation erträglicher machen kann. Noch ein Frage zum Schluss: Welchen Stellenwert hat der Computer für Ihr berufliches, Ihr privates Leben? Nachdem ich zu Beginn der 90er Jahre meinen damals erworbenen PC (486DX66 mit immerhin 8 MB Arbeitsspeicher) mehrfach auf- und zugeschraubt, ergänzt, aufgerüstet, abgestürzt und modifiziert habe, bin ich von der Computerei fasziniert. Beruflich und privat ist für mich eigentlich ein Leben ohne PC und mobile Geräte, die heute im In- und Ausland weltweit Kommunikation und Anbindung ermöglichen, kaum denkbar. Ich nutze die IT sozusagen als normales Lebensmittel. Herr Kruse, wir danken für das Gespräch. 17

18 \ INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG Starker Start Unkompliziert, schnell und kompetent mit diesen Leistungsversprechen trat im Frühjahr die neue Behördenrufnummer 115 an. Nach nunmehr sieben Monaten Pilotbetrieb liegen jetzt valide Kennzahlen zur Überprüfung des Serviceversprechens vor. In der Bundesrepublik Deutschland existieren geschätzte Behörden auf drei Verwaltungsebenen: Bund, Länder und Kommunen. Jede dieser Behörden hat in der Regel eine eigene Einwahlnummer hinzu kommen noch Sonderrufnummern. Das stellt die Bürgerinnen und Bürger bei der Wahl des richtigen Ansprechpartners vor große Herausforderungen. Gleichzeitig stellt das Telefon trotz und Internet weiterhin das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel zwischen der Öffentlichen Verwaltung und dem Bürger dar. Nach nunmehr sieben Monaten Pilotbetrieb liegen valide Kennzahlen zur Überprüfung des Serviceversprechens vor. Und die aktuellen Zahlen von Oktober zeigen, dass der Betrieb stabil läuft und das D115-Serviceversprechen nicht nur eingehalten, sondern übererfüllt wurde. 80 Prozent der Anrufe wurden innerhalb von 30 Sekunden angenommen. 6 von 10 Anrufen konnten beim ersten Kontakt abschließend beantwortet werden. Momentan wenden sich jeden Tag rund Anrufer mit ihren Fragen an die 115 Tendenz steigend. Daraus leitet sich eine zentrale Konsequenz ab: Der Bedarf nach einer einzigen, leicht zu merkenden Rufnummer, über die Bürgerinnen und Bürger Informationen zu Leistungen der öffentlichen Verwaltung direkt abfragen können. Am 24. März 2009 fiel der Startschuss für den Pilotbetrieb der einheitlichen Behördenrufnummer 115: Einen wesentlichen Unterschied zu anderen Bürgerservicenummern und damit einen deutlichen Mehrwert für den Anrufer liefert die neuartige Wissensmanagementtechnologie: Um die Anfragen der Bürgerinnen und Bürger einheitlich beantworten zu können, greifen die Mitarbeiter in den D115-Servicecentern auf ein gemeinsam erarbeitetes Wissensmanagementsystem zurück. Wesentliche Informationen zu den 150 am häufigsten nachgefragten Leistungen der öffentlichen Verwaltung sind dort hinterlegt. So waren in den vergangenen Monaten die häufigsten Themen Ausweisangelegenheiten, Führerschein, Elterngeld, Wohngeld, Hundesteuer, Finanzamt, Rente, Schwerbehindertenausweis, Kfz-Wesen oder Schweinegrippe. Dass der Anspruch eines innovativen Projektes nicht nur die Eigenwahrnehmung des D115-Verbunds ist, verdeutlicht die erste Ehrung nach kaum sechs Monaten Pilotbetrieb. Am 11. September 2009 gewann die einheitliche Behördenrufnummer auf dem diesjährigen E-Government-Wettbewerb in Berlin den ersten Preis in der Kategorie Innovation und setzte sich damit gegen die starke Konkurrenz aus Österreich und der Schweiz durch. Die Jury würdigte das Projekt D115 als erstes ebenenübergreifendes Projekt von Bund, Ländern und Kommunen mit großer Öffentlichkeitswirkung. Doch es besteht kein Grund, sich auszuruhen. Noch während der Pilotphase soll die Zahl der Bürgerinnen und Bürger, die den neuen Service nutzten können, intensiv gesteigert werden. Im Koalitionsvertrag der neuen Bundesregierung stehen die großen Herausforderungen schwarz auf weiß:... bis Ende 2013 soll 115 für ganz Deutschland zur Verfügung stehen. Ein besonderes Augenmerk liegt auf den Bundesbehörden, sieht doch der Koalitionsvertrag vor, diese bis 2011 vollständig angeschlossen zu haben. Die einheitliche Behördenrufnummer 115 ist der erste Bürgerservice mit einem messbaren und damit für die Bürger nachvollziehbaren Serviceversprechen. 75 Prozent der 115-Anrufe werden innerhalb einer Frist von 30 Sekunden durch Mitarbeiter in einem D115-Servicecenter angenommen. 55 Prozent der 115-Anrufe werden beim ersten Anruf beantwortet. Wenn ein Anruf nicht sofort beantwortet werden kann, erhält der Anrufer innerhalb von 24 Stunden während der Servicezeiten eine Rückmeldung je nach Wunsch per Mail, Fax oder Rückruf. Dr. Dominik Böllhoff ist Projektleiter D

19 \ VITAKO AKTUELL \ REGIONAL \ INFOKOM Gütersloh INHALT I Super Wahljahr VoteManager war die richtige Wahl II Bauaufsicht im Internet Neue Wege beim Kreis Gütersloh und in Verl Super: Wahljahr 2009 mit dem VoteManager mehr als nur ein paar Kreuze Das Superwahljahr 2009 neigt sich dem Ende zu. Aus Sicht der INFOKOM Gütersloh AöR ein spannendes Jahr. Unser eigenes Wahlverfahren VoteManager befand sich dieses Jahr im überaus erfolgreichen Dauereinsatz. IV Oerlinghausen Jetzt gibt s hier auch ein Ratsinformationssystem IV Schulungszentrum Vermietung möglich IV Vernetzung 160 Nebenstellen ohne Störung neu vernetzt IMPRESSUM INFOKOM Gütersloh AöR Herzebrocker Straße Gütersloh Tel infokom@gt-net.de V.i.S.d.P.: Günter Herrmann Redaktion: Astrid Bleischwitz Bildnachweise: INFOKOM (S. I, III); Rolf van Melis pixelio (S. I); Gemeinde Verl (S. III); Kreis Gütersloh (S. III); Günter Herrmann (S. IV); Daniel Korte (S. IV) Autoren dieser Ausgabe: Astrid Bleischwitz, Nicole Dite, Reinhard Holle, Dr.-Ing. Ingo R. Homann Zunächst die Europawahl im Juni, dann die fünf Kommunalwahlen Ende August und abschließend die Bundestagswahl im September: Bei 158 Wahlämtern, davon 35 direkt von der INFOKOM als Betreiber gehostet, 116 Kunden der Rechenzentren KDVZ Frechen, KRZ Lemgo, regio it Aachen und den Städten Bochum, Bonn, Hildesheim, Mainz, Mülheim, Solingen und Wuppertal konnte der VoteManager überzeugen. Insgesamt deckt die Software Kunden mit 5,5 Mio. Einwohnern ab. Die Organisation der Wahlen umfasst deutlich mehr als nur das Auszählen von ein paar Kreuzen. Im Vorfeld der Wahlen wurden alleine bei der INFOKOM mit dem VoteManager über Wahlhelfer einberufen und zu den Kommunalwahlen 3856 Kandidaten erfasst. Der eigentliche Ablauf der Wahl am Wahlabend ist da eigentlich der kleinste Schritt auch wenn die Spannung hier natürlich am größten ist: Knapp Schnellmeldungen wurden im Jahr 2009 erfasst und weiterverarbeitet ein Großteil davon innerhalb der Zeit zwischen 18:30 Uhr und 19:30 Uhr. Mit Eingang jeder Schnellmeldung werden die Ergebnisse für den Stimmbezirk, Wahlbezirk, Ortsteil, Hochburgen, die Gemeinde, den Kreis und den Wahlkreis im Internet aktualisiert. Alleine bei der INFOKOM wurden zur Kommunalwahl Das VoteManager-Team: Daniel Korte, Dr.-Ing. Ingo Homann und Heiner Jostkleigrewe ungefähr Dateien am Wahlabend aufbereitet. Auch die Berechnung der Sitzverteilung für die Kommunalwahlen, die nach dem neuen Kommunalwahlgesetz nach Sainte-Laguë/Schepers durchgeführt werden muss, war eine Herausforderung. Die Wahlämter sind am Wahlabend auf das komplexe Zusammenspiel zahlreicher technischer Komponenten angewiesen: Neben der eigentlichen VoteManager- Software müssen Netzwerk-Infrastruktur, Datenbank-Server, File-Server und Web- Server optimal konfiguriert sein und zur Sicherstellung der Ausfallsicherheit redundant vorhanden sein. Nur ein Problem konnte die INFOKOM nicht beeinflussen: Die Nachfrage nach den Wahlergebnissen im WWW war mit knapp 4 Mio. Zugriffen mehrfach so hoch wie zur letzten großen Wahl, so dass manche Bürger bei der Anzeige der Seiten etwas länger warten mussten. Die Gesamtbilanz ist äußerst positiv: Sowohl die Vorarbeiten zu den Wahlen, als auch die Ergebniserfassung und die Nacharbeiten wurden problemlos und komfortabel unterstützt. Soviel Zufriedenheit spricht sich rum: Gleich nach der Wahl meldeten sich neue Interessenten für den VoteManager. Dr.-Ing. Ingo R. Homann I

20 \ VITAKO AKTUELL \ REGIONAL \ INFOKOM Gütersloh ITeBAU Baugenehmigung per Internet Bauanträge online von A wie Antrag bis Z wie Zustimmung Das Baugenehmigungsverfahren effizienter zu gestalten und damit zu beschleunigen und obendrein noch den kompletten Vorgang für alle Beteiligten transparent und übersichtlich darzustellen ist nicht möglich? Doch, die Praxis liefert bereits den Beweis! Das Mittel der Wahl heißt ITeBAU ein zentrales virtuelles Bauamt und ist entwickelt von der ITEBO GmbH in Osnabrück. Für die Verwaltungen im Kreis Gütersloh hat die INFOKOM Gütersloh AöR die Lizenzen erworben. Konkret steckt dahinter eine internetbasierte Bauplattform auf die alle am Baugenehmigungsverfahren Beteiligten zugreifen können. Benötigt wird dazu lediglich ein PC mit Internetzugang. Nachdem die Bauaufsicht über ihre Fachsoftware ProBAUG für das jeweilige Bauvorhaben einen eigenen, Projektraum, eingerichtet hat, kann die Entwurfsverfasserin oder der Entwurfsverfasser alle Dokumente, Zeichnungen und Unterlagen, die das Bauvorhaben betreffen, in seinen Projektraum einstellen. Alternativ dazu kann die Verwaltung die noch in Papier eingereichten Unterlagen einscannen und ebenfalls auf die Bauplattform hochladen. Gesteuert durch hinterlegte Regeln wird die Verwaltung daraufhin unmittelbar über den Eingang neuer Dateien informiert. Es kann direkt eine Prüfung der Unterlagen vorgenommen und aus dem Projektraum heraus eine Konversation an den Antragsteller verschickt werden. Ein weiterer großer Vorteil, die Anforderung von Stellungnahmen von beteiligten Ämtern oder externen Behörden erfolgt per Mausklick. Über eine entsprechende Zugriffsteuerung haben diese dann ebenfalls die Möglichkeit, auf alle erforderlichen Informationen im Projektraum zuzugreifen und können dann ihre Beiträge hinzufügen. Nach diesem Prinzip werden alle beteiligten Personen oder Institutionen am Vorgang beteiligt. So füllt sich nach und nach der Projektraum und somit die digitale Akte bis zum abschließenden Bescheid. Da Postwege komplett entfallen können und die Kommunikation ohne Medienbruch erfolgt, kann die Bearbeitung um ein Vielfaches beschleunigt werden. Man kann sich das wie eine Konferenzschaltung vorstellen. Alle arbeiten parallel und sehen die Ergebnisse der anderen in Echtzeit, erläutert Bernhard Bußwinkel, Leiter der Abteilung Bauen, Wohnen, Immissionen bei der Kreisverwaltung Gütersloh. Darüber hinaus erfolgt der Informationsfluss strukturiert und nachvollziehbar, führt er als weiteren Vorteil an. Bei der Kreisverwaltung Gütersloh steht die digitale Baugenehmigung bereits seit Anfang 2009 zur Verfügung. Wie erwartet wurden die Vorteile trotz einiger Schwierigkeiten beim Scannen, die inzwischen glücklicherweise behoben sind, schnell sichtbar, so dass die Nutzung dieses E-Government Service zusehends steigt, insbesondere die Ar- Komponenten und Beteiligte des Verfahrens zur digitalen Baugenehmigung: Baupläne und Genehmigungen werden mit allen Beteiligten digital abgestimmt. II