Controlling von IT-Projekten

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1 In Kooperation mit Münchner Fachanwaltstag IT-Recht Controlling von IT-Projekten Rechtliche Schnittstellen in der Vertragsgestaltung und Projektbegleitung Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA- ITR

2 Der Alltag Die Begriffe IT- Projekt und scheitern liefern bei google in 0,22 sec Einträge 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 2

3 Das Problem im Jahr 2000 Fachgruppe IT- Projekmanagement der GesellschaR für InformaTk: Nach Aussagen der Standish Group, die dazu mehr als Projekte ausgewertet hat, hat sich die durchschnizliche Erfolgsquote von IT- Projekten in den letzten zehn Jahren mehr als verdoppelt auf mizlerweile durchschnizlich 34 %. Je nach ProjekZyp erreichten 30 bis 40 % der Forschungs-, Entwicklungs-, SW- Einführungs, OrganisaTons- und ProzessopTmierungsprojekte alle ihre Ergebnis-, Kosten- und Terminziele vollständig. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 3

4 wurde in den letzten 10 Jahren nicht gelöst 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 4

5 Das Problem ist stabil Die Beratungsfirma IAG Consulting hat festgestellt, dass trotz aller Warnungen und technischen Hilfen immer noch 68 Prozent aller IT- Projekte als gescheitert betrachtet werden müssen. Diese beachtliche Anzahl hat aber ganz verschiedene Ursachen. Und so ist auch die Lösung dieses Problems so diffizil wie das Problem selbst. Wie es bei IAG hieß, ist der Erfolg auch in laufenden IT-Projekten meist "unwahrscheinlich". In den meisten Fällen wurden die konkreten Bedürfnisse und Anforderungen nicht präzise untersucht, die das IT- Projekt erforderlich machten. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 5

6 Definitionsversuch Ein Projekt ist gescheitert, wenn für einen seiner Hauptaspekte (Leistung, Zeit, Geld) die Soll-Vorgabe vom Ist-Wert nicht erreicht wird, d.h. es wird nicht mit dem vorgesehenen Funktionsumfang, nicht innerhalb der geplanten Zeit und/oder nicht im Rahmen des genehmigten Budgets abgeschlossen. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 6

7 Die Ursachen 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 7

8 Die Ursachen Mangelnde Geschäftsanalyse führt zu dreimal mehr Misserfolg im Projekt wie zu Erfolgen. Finanzielle Sorgen wie gesprengte Budgets, Underperformer und plötzliche Mehrkosten und Verschuldungen der Firmen führen am häufigsten dazu, dass das IT-Projekt stecken bleibt. Meistens begannen diese Projekte schon mit kleinen Fehlern, die später unüberwindlich wurden. Etwa 41 Prozent der eingesetzten Menschen, Software, intern und extern eingekauften Prozesstechniken werden von schlechten Anforderungsbestimmungen aufgebraucht. Etwa 60 Prozent an Zeit und Budgetanteilen werden für mangelnde Anforderungspraxis verbraucht. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 8

9 Im Detail 1 Fehlende Klarheit und Anschaulichkeit der Anforderungen, fehlende Beispiele, Missverständnisse zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (Visualisierung) Fehlerhafte Angebotskalkulation aufgrund fehlerhafter Anforderungsdefinition: Viele Auftraggeber sind weder bereit noch fähig, eine genaue Angebotsspezifikation etwa in Form eines abnahmefähigen Lastenheftes mit vollständigen Mengengerüsten vorzulegen. Fehlende Leistungsbeschreibung mit Meilensteinplanung Fehlendes Projektmanagementsystem mit integrierten Anforderungen Ad-Hoc-Modifikationen ohne zusätzliche Ressourcen Fehlende Ressourcen bei beiden Vertragsparteien Veralterung des Projektes durch Verzug oder zu spätes Beginnen nach Anforderungsdefinition: Kann der Zeitrahmen nicht eingehalten werden, wird spätestens ab 2 Jahren Laufzeit jedes IT-Projekt von der Technologieentwicklung überrollt. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 9

10 Im Detail 2 Mangelnde Akzeptanz im Unternehmen und an den Schnittstellen Schlüsselpersonen stehen dem Projekt kritisch gegenüber Unzureichende Definition von Mitwirkungspflichten unzureichende Mitwirkung Austausch von Key-Personen (z.b. Projektleiter) Schlechtes Monitoring / Schlechtes Reporting Zu wenig Zeit und Personal für Qualitätssicherung Unzureichende Testdefinition / schlechte Testdurchführung: im Zuge der unzureichenden Qualitätskontrolle treten häufig Fehler auf, die dann erst im Nachgang und mit deutlich höheren Kosten beseitigt werden können. Der damit verbundene Aufwand liegt nach Einschätzung von Steria Mummert um das Fünffache höher als für frühzeitige Test- und Korrekturläufe in den Projekten. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 10

11 Ergebnis dieser Probleme Werden diese immer wieder aurretenden Probleme nicht bei der Vertragsgestaltung berücksichtgt, vorhergesehen und Regelungen im Vertrag zu ihrer Vermeidung sowie zur Lösung bei ihrem AuRreten eingearbeitet, ist die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns des Projektes hoch. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 11

12 Auswirkungen auf die Arbeit des IT-Fachanwalts Vertragsgestaltung kann jeder Rechtsanwalt, aber.. Der Spezialist weiß um diese kritischen Erfolgsfaktoren eines Projektes und berücksichtigt sie bei der Vertragsgestaltung. Er sieht Mechanismen vor, die diese Probleme vermeiden, erkennbar oder bei Auftreten kontrollierbar machen. Er sichert seinen Mandanten dagegen ab, dass ihn die Folgen dieser Probleme treffen. Er trägt zu einer Dokumentation des Projektes bei, die bei einem Rechtsstreit die Beweislage für den Mandanten verbessert. Er begleitet ein Projekt, indem er regelmäßig den Fortschritt des Projektes abfragt, Änderungen vertraglich einordnet und nachvollzieht und nach Möglichkeit in kritischen Phasen auf eine sachgerechte Entscheidung und Dokumentation hinwirkt. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 12

13 Das bringt er als Spezialist ins Projekt ein Sicherer Umgang mit spezifischen Begriffen Kenntnis von Methoden, Normen und Vorgehensweisen (z.b. DIN- Normen zum Projektmanagement, Dokumentation von Quellcodes, ITIL- Prozesse, Open-Source-Lizenzbedingungen, EVB-IT... Kenntnis / Umgang von Standardtools wie Projektmanagementsoftware, SAP-BluePrint.. Sicherstellung einer regelmäßigen Information in einem Projekt / Sondenfunktion in der Korrespondenz der Projektleiter Unterstützung des LA im Projekt und in die Abnahme der Lösung Er liefert über die rein rechtliche Thematik hinaus einen 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 13

14 Commitment des Teams und Erwartungshaltung 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 14

15 Das ideale IT-Projekt - Wunschvorstellung Projektphasen I Projektdefinition Voruntersuchung / Anforderungsanalyse Erstellung Lastenheft ggf. Ausschreibung der Leistungen / Bewertung der Angebote Erarbeitung Pflichtenheft / Abnahme Projekteinrichtung / Projektstruktur / Projektgremien Definition Gesamtprojekt / Teilprojekte Kickoff / Teambuilding Entwicklungsphase / Piloterstellung Testdefinition / Testfallbildung Definition Rollout-Konzept Schulung Keyuser 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 15

16 Das ideale IT-Projekt - Wunschvorstellung Projektphasen II Migrationsleistungen für Testdaten, ggf. Anonymisierung / Pseudonymisierung vorhandener Echtdaten Testabläufe gemäß Testdefinitionen Flächenschulungen Migration Echtdaten Definition und Vorbereitung Abnahmeumgebung Technische Abnahme und Produktionsfreigabe Rollout in Produktivbetrieb Begleiteter Produktivbetrieb Rechtliche Abnahme Support- und Maintenancephase 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 16

17 Gestaltung von IT-Projektverträgen Umsetzung im Vertrag - Regelungsinhalte I. Vertragliche Grundlagen II. Projektdurchführung III. Leistungssicherung IV. Vergütung V. Vertragsdurchführung VI. Allgemeine Bestimmungen 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 17

18 Gestaltung von IT-Projektverträgen I. Vertragliche Grundlagen Projektvorhaben Projektziele Bisheriger Projektverlauf Geplanter Projektverlauf Finanzieller, technischer und organisatorischer Rahmen des Projektes Qualitätskriterien 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 18

19 Projektdefinition Was sind die Ziele des Projektes was gilt es zu erreichen (Ergebnisse) wie ist der Zeitrahmen in welchem Budget und mit welchem technischen und organisatorischen Rahmen sind die Ziele umzusetzen Wie werden diese Ziele im Projekt sichergestellt 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 19

20 Anforderungsdefinition Analyse der Ist- SituaTon im Unternehmen DokumentaTon der Defizite der Ist- SituaTon DefiniTon der Soll- SituaTon, der damit verbundenen Vorteile in RelaTon zu den dokumenterten Defiziten DefiniTon der daraus resulterenden Anforderungen an die neue Lösung 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 20

21 Anforderungsbewertung Welche Anforderungen tragen mit welchem Faktor dazu bei, dass die definierten Ziele (Soll) erreicht werden Welche Anforderungen sind zur Zielerreichung zwingend erforderlich Welche Anforderungen sind notwendig, um das Team für das Projekt zu motvieren Welche Anforderungen verbessern ineffiziente Abläufe Welche Anforderungen können auch in diesem Projekt umgesetzt werden Welche Anforderungen kosten Ressourcen ohne deutlichen Mehrwert 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 21

22 Angebotsbewertung Vor Angebotseingang Verfahren definieren, wie die Bewertung der eingehenden Angebote erfolgt. Bemessungsfaktoren für die Angebote festlegen, z.b. für die Bereiche Vorhandener Standard Anteil Individualisierung Kosten Festpreisvereinbarung Tme&material- Anteil Vorhandene SchniZstellen Referenzlösungen Releasefähigkeit Kompetenz des Teams Langjährige Pflegezusage Quellcoderegelungen Im Zweifelsfall externe Kompetenz hinzuziehen! 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 22

23 Gestaltung von IT-Projektverträgen II. Projektdurchführung (1) Entwicklungsleistungen Basissystem Module Pilot Schnittstellen Projektmanagement Methodik Projektphasen - Meilensteine PMS Steuerung Projektcontrolling Termine Ressourcen Leistungen Kosten 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 23

24 Projektplanung Ist eine bestmmte Methodik und eine bestmmte Qualität des PM vereinbart z.b. DIN bis - 5, siehe auch Deutsche GesellschaR für Projektmanagement, infocenter.de Gibt es einen strukturierten Projektplan Wird ein PMS in Echtzeit eingesetzt, auf das auch der Kunde Zugriff hat und in dem die Tasklisten, Ressourcen und ggf. Anforderungen abgebildet sind. Gibt es eine dem Projekt angemessene ProjektorganisaTon, Teilprojekte, definierte Projektphasen mit definierten Soll- Ergebnissen Sind die Rollen und Verantwortlichkeiten sauber definiert 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 24

25 Zeitliches Projektmanagement Gibt es einen Projektzeitplan mit definierten Meilensteinen und ggf. Fixterminen Ist die Zeitplanung realistsch, berücksichtgt übliche Ferienzeiten, durchschnizliche Krankheitszeiten und die erforderlichen Ressourcen auf Kundenseite (Mitwirkungspflichten) Sind ausreichend Puffer für zu erwartende Verzögerungen vorgesehen Sind Puffer für erwartete Changes und den Prozess zur AbsTmmung der Changes und deren Genehmigung vorgesehen Sind die Zeiten für interne Tests und deren IteraTon eingeplant Sind Zeiten für die Planung und Durchführung der Abnahme eingeplant 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 25

26 Reporting Ist ein ReporTng vertraglich geregelt und sind die MindesTnhalte des ReporTng definiert Gibt es bei Vertragsschluss Musterreports als Grundlage Ist definiert, wer an wen wann was reportet Behinhalten Reports FunkTonen Zeit Kosten Ressourcen Wer monitored die Reports (4- Augen- Prinzip) Gibt es Überprüfungsmöglich- keiten für Reports (Audit) KommunikaTon der Projektleitung sondieren 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 26

27 Gestaltung von IT-Projektverträgen II. Projektdurchführung (2) Change-Request Verfahren Installationen Migrationen Dokumentationen Schulungen Mitwirkungspflichten 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 27

28 Changes Ist im Vertrag ein Change- Request Verfahren vereinbart Wer darf Changes verlangen AG und/oder AN Wie ist auf einen Change- Antrag zu reagieren Prüfungsphase Dauer - Kosten Angebot Darstellung Projektauswirkungen BeauRragung Manchmal ist es besser, keine Changes zuzulassen und Änderungen nach Abschluss des Projektes umzusetzen 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 28

29 Prioritäten bei Changes Einordnung in Prioklassen zur Steuerung, was im Projekt und was außerhalb umgesetzt werden muss Müssen im Zweifelsfall im Lenkungsausschuss entschieden werden, da ggf. Vertragsänderung. 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 29

30 Bewertung von Change-Requests Wie wirken sich die Changes auf das Projekt aus Inhalt des Projekts Zeithorizont und Meilensteine Kosten bereits entwickelten FunkTonen Test- und Abnahmeverfahren Ressourcen Wie werden die Changes priorisiert Unverzichtbar und dringend WichTg und sinnvoll Hilfreich und unterstützend NeZ und nice to have Ich häze nie gedacht, dass das jemand haben möchte 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 30

31 Dokumentation Gibt es eine StandarddokumentaTon Welche Qualität hat diese DIN für Programmdoku DIN für Entwicklungsdoku EDV- Gerichtstag Saarbrücken Wer dokumentert die Changes Wer schreibt Helptext in der Online- Hilfe Gibt es dafür ein RedakTonssystem Ist die Online- Hilfe strukturiert ausdruckbar Ist eine Online- Doku update- und releasefest Bekommt der Kunde die Doku in bearbbeitbarer Form und kann er eigene ModifikaTonen einarbeiten - > RechtesituaTon an der Doku 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 31

32 Gestaltung von IT-Projektverträgen III. Leistungssicherung Qualitätssicherung Testverfahren Abnahmeverfahren Rechteeinräumung an Entwicklungsleistungen und Knowhow Quellcoderegelungen Gewährleistung / Haftung / Schutzrechte Geheimhaltung Support und Pflege Leistungen SLA Kosten Laufzeit 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 32

33 Qualitätsmanagement Enthält der Vertrag Regelungen zu Qualitätsanforderungen, z.b. ZerTfizierungen des Anbieters DIN oder der zu liefernden Lösungen GOBS, IDW- PS880 Werden Qualitätsdokumente offen gelegt Können die Qualitätsvereinbarungen auditert werden Wird darüber im Projekt regelmäßig reportet 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 33

34 Testmanagement Für Test ist bei SoRwareentwicklung in etwa so viel Zeit vorzusehen wie für die Entwicklung selbst! Ist das im Projektplan so berücksichtgt? Enthält der Vertrag konkrete Regelungen für die Durchführung von Tests und die anwendbaren Testverfahren Testobjekte Testverfahren und DokumentaTon Wasserfallmodell / V- Modell u.ä. Werden bestmmte Normen vereinbart (z.b. Test von SoRware nach DIN/ISO 9126 oder Testkonzept nach IEEE 829 (1) 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 34

35 Gestaltung von IT-Projektverträgen IV. Vergütung Leistungen vor Vertragsschluss Lizenzen Projektvergütung Fixpreis Variable Kosten Changes Rechnungstellung und Zahlung Abschlagszahlungen Zahlung nach Meilensteinen Absicherung von Rückforderungen Erfüllungsbürgschaften Gewährleistungseinbehalte 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 35

36 Gestaltung von IT-Projektverträgen V. Vertragsdurchführung Gremien im Projekt Eskalationsszenarien TPL -> PL -> LA Sachverständigenverfahren Mediationsverfahren Kündigungen im Projekt und Folgen Sonderkündigungsrechte bei Sollbruchstellen Definierte außerordentliche Kündigungen in Krisensituationen 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 36

37 Gremien und wichtige Entscheidungen Ausgestaltung und Dimensionierung in Abhängigkeit von Projektgröße Steering- CommiZee Lenkungsausschuss (oder mehrere) Projektleitung und Projektkoordinator Teilprojektleiter Spezialgremien wie Fachausschüsse Change- Request- Board Abnahmeboard 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 37

38 Technische Freigabe und Abnahme Lieferanten drängen in der Regel auf Abnahme Testumgebungen sind häufig nicht geeignet, den Echtbetrieb ausreichend zu simulieren Manche FunkTonen und Performance lassen sich erst im ProdukTvbetrieb überprüfen Die Freigabe zum oder die Übernahme in den ProdukTvbetrieb sollten daher nicht als Abnahme gelten Abnahme in 2 Phasen Technische Freigabe zum ProdukTvbetrieb nach Testabnahme Rechtliche Abnahme nach ausreichender Prüfungsphase in Echtumgebung ACHTUNG: Vertragsstrafenvorbehalt beachten 341 (3) BGB 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 38

39 Go-Live Kein Go- Live ohne Fallback- Szenario (wenn technisch möglich) Kann ein Parallelbetrieb organisiert werden Go- Live mit gestaffelter Einführungsunterstützung durch den Anbieter Stresstest im Go- Live planen Nach Go- Live erneute Abnahmeüberprüfung in Echtbetrieb 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 39

40 Nach dem Go-Live: Maintenance Mindestpflegezusage schon im Projektvertrag vereinbaren Update- und Releasefähigkeit von Anpassungen und SchniZstellen geregelt? SLAs Quality of Services, Kompetenz von Hotline, Sprache, Ticketsystem mit Zugriff durch AuRraggeber Natürlich auch DatenschutzproblemaTk bei Zugriff 24*7 around the world klären 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 40

41 Gestaltung und Controlling von IT-Projekten durch den IT-Fachanwalt / Spezialisten Unsere Aufgabe: Vertragsgestaltung und Controlling 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 41

42 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! FÜR RÜCKFRAGEN from geek&poke; Oliver Widder, Hamburg Gestaltung der Website und der PräsentaTonsvorlage: Andreas Strempel niteflite 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 42

43 Einen habe ich noch! Das Ende des Projekts ist der Anfang des Nächsten 14. Oktober 2011 Dr. Axel Czarnetzki LL.M. FA-ITR 43