Apparo Fast Edit Daten-Management in einer BI-Umgebung. Dateneingabe-Workflows

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1 Apparo Fast Edit Daten-Management in einer BI-Umgebung Dateneingabe-Workflows

2 2 Definition Ein Workflow (Arbeitsfluss) besteht aus eine Abfolge von verbundenen Arbeitsschritten. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf fließend. Jeder Arbeitsschritt folgt dem vorherigen ohne Verzögerung oder Lücke und endet direkt bevor der Nächste beginnt.

3 3 Workflow und Dateneingabe Daten manuell sammeln: Gespeichert in Excel oder manuell eingeben Periodisch auftretende Arbeiten, z.b. monatlich Verschiedene Abteilungen (mehrere Länder, unterschiedliche Sprachen etc.), die Daten eingeben Controlling-Abteilung prüft all Daten und setzt Status akzeptiert, abgelehnt etc. = Workflow

4 4 Status Jede Datenzeile hat einen Status, Beispiel: bereit für Controlling abgelehnt akzeptiert abgeschlossen Der Anwender kann den Status einer Datenzeile mit einem Auswahlfeld ändern. Jede Datenzeile benötigt eine Abteilungs- oder Mandanten-ID und einen Zeitstempel (wann eingegeben)

5 5 Workflow Strategie Dateneingabe Jede Abteilung kann Daten manuell eingeben oder via Excel importieren. Vorteile: Datenqualität: Fast Edit kann falsche Daten erkennen, z.b. nicht existierende Produkte, falsches Jahr, usw. Auditierung: Fast Edit kann automatisch Anwendername, Datum der Eingabe, Abteilungs-ID usw. speichern Historie: Fast Edit kann eine automatische Datenänderungshistorie anlegen Dateianhänge: Anwender können Dateien an Datensätze anhängen (z.b. Excel, Word, Powerpoint etc.)

6 6 Workflow Controlling Abteilung Die Controlling-Abteilung kann BI-Berichte einsetzen, um alle Daten zu sehen. Beispiel: Einer Abteilung, z.b. Spanien, Verkäufe Alle Datensätze mit Status bereit für Controlling Das Controlling kann die Daten prüfen und den Status ändern zu: abgeschlossen: Die Daten wurden akzeptiert und sind bereit für das Datawarehouse und typische BI-Aufgaben abgelehnt: Die Daten wurden nicht akzeptiert.

7 7 Workflow-Strategie zurück zur Abteilung Die Fachabteilung kann nun alle Daten mit dem Status abgelehnt herausfiltern und korrigieren. Die Daten ändern und den Status erneut auf bereit für Controlling setzen. Jetzt kann das Controlling die Daten erneut prüfen.

8 8 Workflow - Die Arbeitsschritte im Überblick Abteilung Frankreich Abteilung Spanien Alle Datensätze mit Status bereit für Controlling Abteilung Asien Alle Datensätze mit Status bereit für Controlling Alle Datensätze mit Status bereit für Controlling Alle Datensätze mit Status abgelehnt Controlling-Abteilung Alle Datensätze mit Status abgeschlossen Datawarehouse für Business Intelligence

9 9 Workflow - Die technische Übersicht Abteilung Spanien Abteilung Frankreich Alle Datensätze mit Status bereit für Controlling Abteilung Asien Alle Datensätze mit Status bereit für Controlling Alle Datensätze mit Status bereit für Controlling Alle Datensätze mit Status abgelehnt Controlling-Abteilung Alle Daten werden in einer relationalen Datenbank gespeichert. Das BI-System und Fast Edit können darauf zugreifen.

10 10 Zusammenfassung Gesteigerte Effizienz Daten können ohne -versand mit Excel-Anhängen gesammelt werden Verbesserte Übersicht über den Workflow-Prozess mit Hilfe von Berichten Workflows können innerhalb kürzester Zeit geändert werden Geschwindigkeit Abteilungen können parallel arbeiten Keine komplexen Werkzeuge Daten importieren mit Excel Keine Anwenderschulungen notwendig Verbesserte Qualität Bessere Datenqualität inklusive Auditierung und Datenhistorie (optional) Eine Single Source of Truth bei abteilungsübergreifenden Arbeiten

11 11 Apparo Fast Edit Consulting Partner

12 Live Demo IBM Cognos: Benutzername: de (kein Passwort) SAP BO: Benutzername: de (kein Passwort) Apparo Süddeutschland GmbH Regensburg, Germany Internet:

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