Es muss nicht immer Vertriebsplanung sein Wege aus der Excel-Falle. Stuttgart,

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1 Es muss nicht immer Vertriebsplanung sein Wege aus der Excel-Falle Stuttgart, INFOMOTION GmbH

2 Agenda Die Excellösung Fluch und Segen Der Werdegang typischer Excellösungen Möglichkeiten moderner Lösungen Ausgewählte Beispiele INFOMOTION GmbH

3 DIE EXCELLÖSUNG FLUCH UND SEGEN INFOMOTION GmbH

4 Die Excel Falle aus der nur ein Ausweg möglich scheint: Help yourself with Excel!! INFOMOTION GmbH

5 Weg vom klassischen Excel-Problem Daten Datenbank Daten Excel bericht Logik Applikation Logik Aus-/Eingabe Excel Frontend Aus-/Eingabe

6 Und warum Excel? Vorteile Bekannt und vorhanden Umfassende Funktionen Tolle Kalkulationsengine Schnelle Formatierungen Einfach Handhabung self Serivce Tolle Grafik Möglichkeiten Webfähig (Sharepoint) Nachteile TM1 und eine Datenbanklösung Vorteile Datenspeicherung Multi-user System Robuste Security Nachteile Desktop Tool Verknüpfte Modelle Keinen Workflow Keine Security Keine Datenbank In umfangreichen Modellen Chaos vorprogrammiert Schwierig in der Anwendung Implementierung langwierig Komplexe Modellierung Abhänigkeit von IT

7 DER WERDEGANG TYPISCHER EXCELLÖSUNGEN

8 Stufe 1 Alles beginnt mit einem harmlosen Excelsheet das schnell sehr groß werden kann. Es wächst und gedeiht INFOMOTION GmbH

9 Stufe 4 Alles beginnt mit einem harmlosen Excelsheet das schnell sehr groß werden kann. Es wächst und gedeiht und bald geht s nicht mehr ohne Verknüpfungen und copy/paste von Daten aus einer DB INFOMOTION GmbH

10 Alarmstufe ROT Alles beginnt mit einem harmlosen Excelsheet das schnell sehr groß werden kann. Es wächst und gedeiht und bald geht s nicht mehr ohne Verknüpfungen und copy/paste von Daten aus einer DB ALARMSTUFE ROT: die Reiter bekommen Farben INFOMOTION GmbH

11 Der Ausweg Modellierung der Anforderungen Organisation der Daten Strukturierung der Lösung Aufbau von Workflows Erhöhung des Reifegrads Garantie der Flexibilität INFOMOTION GmbH

12 MÖGLICHKEITEN MODERNER LÖSUNGEN

13 Einsatzbereiche moderner Lösungen von Standard Planungsmodellen von der Ablösung gewachsener Excel Strukturen bis zur integrierten Planungsplattform zur individuellen BI Lösungen INFOMOTION GmbH

14 AUSGEWÄHLTE BEISPIEL: PRODUKTKALKULATION INFOMOTION GmbH

15 15 Ausgangssituation Kalkulation von Buchtiteln (u.a.) in Excel Hauptsächlich Excel und Access im Einsatz für Planung und Reporting Vielzahl von Access Reports für unterschiedliche Auswertungen Die Grenzen in der Bewältigung der Daten erreicht Keine oder nur sehr unzureichende Anbindung von SAP ERP und der bestehenden Verlagssoftware Viel manuelle Arbeit und hoher zeitlicher Einsatz bei der Aufbereitung von Anfragen der Geschäftsleitung und anderen Fachbereichen da keine integrierte Datenverfügbarkeit und kein Zugang der Fachbereiche zu den Systemen der Controllingabteilung Ausdruck der Kalkulationen und schriftliche Genehmigung. Teilweise Änderung der Planung auf Papier.

16 Bisheriger Prozess MS Excel Vor- Kalkulation Vor- Kalkulation Vor-.xls Kalkulation.xls 3 x.xls Zwischen- Kalkulation.xls Print- Kalkulation.xls Ausdruck Genehmigung Genehmigung Genehmigung Makro Freeze Freeze Freeze MS Access Start kalkulation Transmittel Printkalkulation ISBN ca. 70 Prozessbeteiligte in 8 Rollen im Prozess (Hersteller, Lektor, Editorial Director, Controller, Geschäftsführer, PPR, Marketing) + 1 Controller 5 Excel-Versionen und 3 Access Datenbanken 16

17 17 Projektbeispiel Kalkulationsschema Start, Zwischen und Printkalkulation Projektmonitor

18 Vorher / Nachher Vorher Heute Keine Vergleichsreports Dateninkonsistenz (Access, Excel, ) Keine Verbindung zwischen vor- oder nachgelagerten Systemen (Verlagssoftware & SAP) Keine Statusverfolgung Excel- und Papierfluten (irgendein Ausdruck für die Unmengen an Excel- Dateien und Ausdrucke) Vergleich zw. Kalkulationen und IST-Daten Datenhaltung in Datenbank Datenintegration von vor- oder nachgelagerten Systemen (SAP und weitere Planungs-Apps) Integration von Preistabellen (Funktionserweiterungen) Kommentierungsfunktionen Elektronische Genehmigung Workflow gesteuert Projektmonitor zur Statusverfolgung -Benachrichtigung 18

19 AUSGEWÄHLTE BEISPIELE: PRODUKTVARIANTENRECHNUNG

20 Produktvariantenrechnung Beschreibung Aufgabe Simulationstool zur Berechnung optimaler Ausstattungsvarianten Ausgangssituation Bisheriges Simulation in Excel Halbautomatische Synchronisierung mit SAP Fehleranfälligkeit durch komplexes Excelmodell und hoher Anzahl an Verknüpfungsrisiken Einschränkung der Simulationsmöglichkeiten auf Einperiodenbetrachtung Keine dezentralen Eingabemöglichkeiten um Dateneingabeaufwand der Fachabteilung zu reduzieren Keine Eingabemöglichkeit auf höheren Aggregationsniveaus und automatische Verteilung auf Bezirke oder Modelle Lösung Datenbankbasiertes System mit Anbindung an SAP Dezentrale Eingabemöglichkeiten (auch über Web) Zentrale Anpassungsmöglichkeiten der Fachabteilung Individuelle Simulationsmöglichkeiten auch über mehrere Perioden, da flexible Eingabemasken und Datenbankbasis Eingabemöglichkeit auf Baureihe oder Vertriebsregionen und automatische Verteilung auf Basis wählbarer Verteilungsschlüssel 20

21 AUSGEWÄHLTE BEISPIELE: STRATEGIEMANAGEMENT INFOMOTION GmbH

22 Aufbau der Lösung INFOMOTION GmbH

23 Neue Maßnahme anlegen (1) Die höchste ID wird ausgelesen und um 1 erhöht Durch das Betätigen des Buttons wird die Maßnahme in den Stammdaten angelegt Eingabe der Eigenschaften von der neuen ID INFOMOTION GmbH

24 Maßnahmendetails Auswahl der Dimensionselemente (gelb) Eingabefelder (hellgrau) Die Maßnahme wird auf den ausgewählten Status geändert Informationen die ausgelesen werden bzw. nicht geändert werden dürfen (dunkelgrau) INFOMOTION GmbH

25 Übersicht der Maßnahmen Öffnen der Maßnahmendetails durch Doppelklick Jahressumme des Effektes Verlinkung auf einen anderen Bericht um neue Maßnahmen anzulegen Automatisch erzeugte ID (Jahr Sparte Maßnahme) Eigenschaften Automatisch der Maßnahmen erzeugte ID aus (Jahr den Sparte Stammdaten Maßnahme) Aktueller Status INFOMOTION GmbH

26 Entwicklung der Maßnahmen Monatliche Entwicklung Perspektive Detaillierte Verfolgung der Soll/Ist Abweichungen Strategie Maßnahmen Hier alle aktiven Maßnahmen INFOMOTION GmbH

27 Einzelbetrachtung der Maßnahmen grafisch Grafische Darstellung der Entwicklung und Abweichungen INFOMOTION GmbH

28 Kontakt JÖRG SINGER Business Manager INFOMOTION GMBH FRIEDRICHSTRASSE STUTTGART T: +49 (0) F: +49 (0) M: +49 (0) INFOMOTION GmbH 11/21/

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