Rechnungsprüfung im Bauwesen mit BDS-Integration

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1 Rechnungsprüfung im Bauwesen mit BDS-Integration

2 Rechnungsprüfung im Bauwesen mit BDS-Integration TQS Wer wir sind: Die TQS EDV-Sofware GesmbH ist ein dynamisches Familienunternehmen, das seit beinahe 20 Jahren erfolgreich Software-Lösungen im Bereich des Informations und Prozess-Managements entwickelt und vertreibt. Die Basis unseres Erfolgs liegt in unseren Mitarbeitern, welche mit Kreativität, Motivation und Einsatzfreude die täglichen Herausforderungen meistern. Das gute Betriebsklima und ein respektvolles Miteinander sind der Schlüssel zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Kunde. Wir sind erst dann zufrieden, wenn auch unsere Kunden zufrieden sind! Was wir bieten: TQS bietet innovative Komplettlösungen für die Anwendungsbereiche Archivierung, Workflow und Communication-Management und Eingangsrechnungsprüfung. Langjähriges Know-How und bewährte Softwareprodukte aus eigenem Haus werden dabei mit Lösungen namhafter Hersteller im Bereich Dokumentenmanagement, Input-Management, FIBU und ERP kombiniert. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der automatisierten Informationserkennung, der Datenextraktion und der Klassifizierung der Informationen, der prozessorientierten Verteilung der Daten und deren elektronischen Weiterverarbeitung. TQS stellt sich täglich der Herausforderung für seine Kunden maßgeschneiderte und innovative Lösungen für alle Aufgabenbereiche des Enterprise Content Management zu entwickeln. Das Rechnungsprüfungssystem für die Baubranche Das von TQS entwickelte elektronische Rechnungsprüfungssystem für die Baubranche umfasst eine Reihe von Zusatzmodulen zur Standardlösung von TQS. Dabei werden die speziellen Anforderungen der Baubranche berücksichtigt und eine innovative maßgeschneiderte Lösung für die jeweiligen Kundenbedürfnisse entwickelt. Das Scanning und die Archivierung erfolgt mit dem aktuellen Kundenarchiv (meist InfoStore for iseries von Comarch), die OCR-Datenextraktion mit smartfix von insiders technologies, die weitere Bearbeitung, Prüfung und Freigabe der Dokumentation der Rechnungen mit dem Workflow-System task-><-link in der umfassenden Integration mit der Bausoftware von BDS.

3 Baulösung BDS Rechnungsprüfung mit BDS-Integration Das Rechnungsprüfungssystem für das Bauwesen von TQS berücksichtigt die speziellen Anforderungen der Bauindustrie, in der Integration mit der Bausoftware BDS-FIBU. Die wichtigen Eigenschaften im Bau, wie die Mandantenfähigkeit mit belibieg vielen Betrieben, bei Bedarf ein gemeinsamer Kontokorrentstamm sowie die Prüfung auf länderübergreifenden steuerlichen Besonderheiten sind u.a. die Basis für die Integration der BDS-FIBU. Zu den Highlights der Baulösung von TQS zählen folgende Punkte: Web-Oberfläche zur einfachen Einführung im Unternehmen ohne Installationen am Client INFO Gunz GmbH & Co KG Bergstraße 2 A-6900 Bregenz Tel. +43(0)/5574/45338 Fax +43(0)/5574/ office@bds.at Standardintegration der Bausoftware BDS Scan und Archiverung mit automatischem Workflow-Start, unabhängig von der eingesetzten Archivumgebung Input-Management (Papier- und elektronischer Dokumenteingang) mit smartfix smartfix OCR-Belegauslesung der Rechnungskopf- und Positionsdaten unter Einbindung der BDS-Fibustammdaten mit Integration der halbseitigen Buchung Integration der automatischen Vollbuchung aus dem Workflow in die BDS-FIBU Automatische Einbindung von Industrie-Standard-Preislisten mit Lieferanten-Konditionen zur effizienten Wartung von Preislisten für Baustoffe Lieferscheinverarbeitung, direkt von der Baustelle zum Preis und Mengenprüfer Gesamt-Dokumentation der Rechnungs-Bearbeitung mit Protokollierung im Archiv mit integrierter laufender Konsistenz-Prüfung zwischen FIBU und Workflow (-Daten) Visualisierung der einzelnen Prüfer und Prüfergebnisse, Hinweise und Kontierungen auf dem Archivbeleg durch automatische Annotationen

4 smartfix Inside Datenextraktion mit BDS Stammdaten Die OCR-Belegauslesung der Rechnungskopf- und Positionsdaten erfolgt unter Einbindung der BDS- FIBU-Stammdaten, welche täglich neu in das Workflow-System task-><-link übernommen werden. Die Daten werden bei der Analyse des Dokuments bereits berücksichtigt und beim Verifizieren werden Eingaben gegen die Stammdaten abgeglichen und auf Gültigkeit geprüft. Integration der halbseitigen Buchung Die für eine halbseitige Buchung benötigten Daten werden bereits beim Verifizieren durch die Buchhaltung festgelegt. Im Anschluss an die Bearbeitung in smartfix findet durch task-><-link automatisch eine halbseitige Buchung in der BDS zu den extrahierten Rechnungsdaten statt. Dabei wird der Beleg an die Buchung angehängt, damit dieser in der BDS zu der Buchung ersichtlich ist.

5 Features für Rechnungsprüfer Preis und Mengenprüfung im Workflow Der Sachbearbeiter wird durch nachstehend beschriebene Funktionen bei der Rechnungsprüfung unterstützt. Diese erleichtern den Prüfvorgang und die Bearbeitung der Rechnung durch die Einbindung der BDS-FIBU-Daten und einer einfachen Logik zum Aufbereiten der Daten zur späteren Verbuchung. Einfache Zuordnung der Kontierung zu den einzelnen Rechnungspositionen (ggfs. automatische Vorbelegung des Kontos aus Preislisten und/oder historischen Daten) Zuordnung der Kostenstellen mit der Möglichkeit eines Splittings von Rechnungspositionen Verdichtung Einzel-Kontierungen der Rechnungspositionen zu Kontierungs-Summensätzen (Konto, KST, Buchungstext) mit automat. Summierung der Rechnungsmengen Automatische Bildung der Korrektursumme (Abschlag) aufgrund der korrigierten Werte (Mengen/Preise/Rabatte) mit dem Druck eines Lieferantenkorrekturschreibens Einbindung Industrie-Standard-Preislisten In task-><-link können automatisch Industrie-Standard-Preislisten mit Lieferanten-Konditionen zur effizienten Wartung von Preislisten für Baustoffe eingebunden werden. Bei der Prüfung der Rechnungspositionen werden die Preise lt. Preisliste unterhalb der Position angezeigt. So hat der Prüfer schnell einen guten Überblick und es bietet sich die Möglichkeit, einfach eine manuelle Korrektur von Preisen, Rabatten und Liefermengen durchzuführen. Die Durchführung des Preislistenimports erfolgt periodisch anhand von bereitgestellten Excel-Listen oder er wird der Import durch einen berechtigten Sachbearbeiter selbstständig durchgeführt.

6 Endkontrolle der Buchhaltung Kontrolle und Freigabe der aufbereiteten Kontierungszeilen In task-><-link werden in der FIBU-Endkontrolle nochmals die im Workflow-Ablauf gesammelten Kontierungen durch die Buchhaltung geprüft. Im der Buchungsmaske von task-><-link werden durch Plausibilitäts-Prüfungen und den BDS- Buchungsregeln die Daten intern geprüft und nur bei erfolgreicher Prüfung kann der Sachbearbeiter die Rechnung zur Vollbuchung mit Freigabe zur Zahlung in der BDS freigeben. Sollte trotzdem ein Fehler passieren, gibt es durch die BDS-Schnittstelle einen Fehlerbeleg, welcher den aktuellen Fehler zu der Buchung enthält. Wichtig ist zu erwähnen, dass der Workflow-Ablauf auf diesen Umstand Rücksicht nimmt und der Schritt der FIBU-Endkontrolle durch die Buchhaltung, nur bei einer erfolgreichen Buchung in der BDS, abgeschlossen werden kann.

7 Baulösung für Lieferscheinverarbeitung Automatische Verarbeitung im Prüfprozess Lieferscheine sind in der Bauwirtschaft wichtig, da oft ohne Bestellungen gearbeitet wird (im Unterschied zu anderen Industrieunternehmen). Im Normalfall sind daher Rechnungsfreigaben in der Bauwirtschaft nur mit den zugehörigen Lieferscheinen zulässig. Der Scanvorgang der Lieferscheine erfolgt direkt an der Baustelle. Durch den Einsatz von smartfix können Lieferscheine ohne das Anbringen von Barcodes getrennt und verarbeitet werden. Über die Rechnungsprüfung im Workflow werden die zugehörigen Lieferscheine vorgeschlagen und an den Rechnungsprüfungsvorgang angehängt. Es erfolgt durch den Preis-und/oder Mengenprüfer eine Kontrolle der Lieferscheindaten zu den Rechnungsdaten. Die großen Vorteile sind, dass kein innerbetrieblicher Transport der Lieferscheine mehr notwendig ist und damit verbunden die Papier-Ablage entfällt. Daraus ergibt sich: keine Wartezeiten mehr auf den Lieferschein bei der Rechnungsprüfung, stattdessen erfolgt bei der Rechnungsprüfung die automatische Zuordnung der Lieferscheine zum Rechnungsdokument. Lieferscheinverarbeitung mit BDS-MAWI Integration Die Verarbeitung der Lieferscheine kann durch die Integration der BDS-MAWI erweitert werden. In der task-><-link Prüfungsmaske mit Bestellabgleich werden die Wareneingänge immer aktuell aus der BDS-MAWI importiert und dem Sachbearbeiter zur Kontrolle aufbereitet. Gibt es keine Bestellungen im BDS-System, so werden nur die Eingangslieferscheine beim Import des Wareneingang berücksichtigt.

8 Dokumentation Protokollierung und Annotationen Nach der Vollbuchung in BDS wird der Workflow-Ablauf zu Ende geführt. Der gesamte Workflow- Prozess wird ordnungsgemäß zu dem Rechungsdokument protokolliert und im Archiv als eigenes Protokoll zur Rechnung abgelegt. Damit ist der Ablauf der Rechnungsprüfung transparent dokumentiert und unabhängig vom Workflow-System jederzeit einsehbar. Das Bearbeitungsprotokoll enthält neben den Tätigkeiten der Prüfer, Kommentaren und Entscheidungen auch die Kontierungsinformationen und Informationen zur Zahlung. Ein automatisches Anbringen von Annotationen am Rechnungsdokument, zur Visualisierung der Kontierungsinformationen, der Zahlung und des Genehmigungs-Prozesses, erfolgt ebenfalls am Ende des Workflow-Prozesses.

9 Statistik Einkaufs-Statistikmodul Das Statistikmodul zeigt schnell und unkompliziert die gewünschten Auswertungen zu den im Workflow erfassten Einkaufsdaten in einer Baumstruktur an. Durch verschiedene Filtermöglichkeiten kann die Auswertung individuell angepasst werden z.b. über einen bestimmten Zeitraum oder Mandanten eingeschränkt werden. Über die Web-Oberfläche kann die Statistik jederzeit für berechtigte Sachbearbeiter aus task-><-link aufgerufen werden.

10 Ausgangsrechnungen Workflow-unterstützte Bearbeitung von Ausgangsrechnungen Die dezentral erstellten Ausgangsrechnungen im PDF-Format werden per an eine zentrale Prüfstelle gesendet und automatisiert aus dem Postfach abgeholt und weiterverarbeitet. Per OCR-Datenextraktion mit smartfix werden die Eckdaten des Beleges erfasst und auf deren Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Der Beleg wird durch die Prüfstelle zur Buchung freigegeben oder zurück an die ausstellende Abteilung gesendet. Nach der Endkontrolle durch die Buchhaltung wird der Beleg in der BDS-FIBU verbucht. Abschließend wird die Ausgangsrechnung an den Kunden in elektronischer Form oder per Post gesendet. Per Signatur-Tool kann die Ausgangsrechnung zuvor noch signiert werden (muss lt. Gesetz nicht mehr erfolgen).

11 Referenzen Mit unseren innovativen Konzepten und den auf die branchenspezifischen Anforderungen abgestimmten Lösungen konnten wir bereits einige namhafte Unternehmen der Bauindustrie als auch im Bereich der Zulieferer in Österreich, Deutschland und der Schweiz überzeugen: Fröschl Bau AG & Co KG Eingangsrechnungen pro Jahr, mit 75 User Bauunternehmung Granit Gesellschaft m.b.h Eingangsrechnungen pro Jahr, mit 150 User Ausgangsrechnungen, Workflow für Korrektur-Belege Pittel + Brausewetter GmbH Rechnungen pro Jahr, mit 150 User Integrierte Lieferscheinverarbeitung Statistikmodul Rhomberg Bau GmbH Rechnungen pro Jahr, mit 120 User integriertes Lieferantenkorrekturschreiben BDS-MAWI Integration Anbindung RIB-Software

12 Ihre Ansprechpartner Wenn es uns gelungen ist Ihr Interesse an unseren Ideen und Lösungen zu wecken kontaktieren Sie uns bitte per oder rufen Sie uns an. Wir vereinbaren gerne einen Termin für eine Live-Demonstration unserer Produkte und ein unverbindliches Beratungsgespräch. Ing. Ernst Nemeth Geschäftsführer +43 (2252) Christian Wolf Leiter Business Development +43 (2252) Alexander Suppan Projektmanagement & Software-Entwicklung +43 (2252) Für die Umsetzung Ihrer Anforderungen steht Ihnen unser erfahrenes und motiviertes Team aus Systemanalytikern und Softwareentwicklern zur Verfügung. Wenn Sie mehr über uns erfahren möchten besuchen Sie unsere Homepage unter TQS EDV-Software Gesellschaft m.b.h. A-2514 Traiskirchen, Hauptplatz 19 Telefon: Telefax: Internet: Firmenbuchnummer: FN 65751v UID: ATU DVR: