Die Modellierung und Steuerung eines Kundenauftrags-Workflow im SAP R/3 mit Hilfe des SAP Business Workflow anhand eines Praxisbeispiels

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1 Prüfer: Betreuer: Prof.Dr.-Ing. Heinz Ebert Dipl.-Betriebswirt (BA) Tobias Staiger Beginn am: 1. Februar 1998 Beendet am: 31. Juli 1998 CR-Nummer: C.0, D.1.5, D.2.6, D.3.3, J.1, H.4.1 Diplomarbeit-Nr Die Modellierung und Steuerung eines Kundenauftrags-Workflow im SAP R/3 mit Hilfe des SAP Business Workflow anhand eines Praxisbeispiels Jens-Uwe Kurz Institut für Informatik Universität Stuttgart Breitwiesenstr D Stuttgart

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 7 2 Überblick über den R/3 Basisaufbau Das Client/Server-Modell Hardwarestruktur Softwarearchitektur Schnittstellentechnologie Kommunikations- und Softwareschnittstellen Programmierschnittstellen Plattformübersicht 19 3 Der SAP Business Workflow Allgemeine Übersicht zu Workflow Management Die Workflow Management Coalition Definitionen und Konzepte zu Workflow Management Nutzen des Workflow Management Nachteile des Workflow Management Objektorientierung im R/ Objektorientierung im R/3 als Basis für Workflow Umsetzung der Objektorientierung im R/ Business Object Repository (BOR) Business-Objekte BAPIs Die Workflow-Modellierung im R/ Die Workflow-Definition Integration der Aufbauorganisation Beschleunigter Entwurf durch Workflow Wizards Das Laufzeitsystem des SAP Business Workflow Der Workflow-Manager Der Workitem-Manager Der Ereignis-Manager Terminüberwachung und Nebenmethoden SAP Business Workflow übers Internet 47 4 Beispielmodellierung eines Kundenauftrags-Workflow im R/ Szenarioüberblick Darstellung der Aufbauorganisation DV-Struktur im Unternehmen Beschreibung des Geschäftsprozeß Kundenauftragsabwicklung Umsetzung des Workflow im R/3 51 II

3 4.2.1 Anlegen der Aufbauorganisation Definition der benötigten Objekte Anlegen der verschiedenen Kundenaufgaben Integration der Kundenaufgaben in die Workflow-Definition Bearbeiterzuordnung Terminüberwachung Nebenmethoden Kontrollflußdefinitionen Datenflußdefinitionen vollständige Beschreibung des implementierten Workflow Workflow-Ausführung im R/ Der Integrierte Eingangskorb Starten eines Workflows Ablaufbeschreibung Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten im Business Workflow 70 5 Bewertung des SAP Business Workflow Vorzüge Schwächen 74 6 Zusammenfassung 76 7 Anhang Die grafische Darstellung des implementierten Workflow Screen-Shots verschiedener R/3-Transaktionen Der grafische Workflow-Editor Das Business Object Repository Der Integrierte Eingangskorb Die Workitem-Analyse Das Workflow-Schrittprotokoll I Das Workflow-Schrittprotokoll II Literaturverzeichnis Literatur aus dem Internet 91 III

4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Die Hardware- und Softwaresicht auf das Client/Server-Modell 10 Abbildung 2: Die Middleware 11 Abbildung 3: Client/Server-Architekturen 12 Abbildung 4: Die dreistufige Client/Server-Lösung 13 Abbildung 5: Der SAP R/3 Modulaufbau 14 Abbildung 6: Die mehrstufige R/3-Internet-Architektur 16 Abbildung 7: Das WFMC Referenzmodell 23 Abbildung 8: Die drei Ebenen eines Workflow-Managementsystems 25 Abbildung 9: Beispiel einer Abwicklung eines Kundenauftrags ab Lager 27 Abbildung 10: Beziehungen zwischen grundlegenden Workflowbegriffen 30 Abbildung 11: Der Workflow-Management-Zyklus 31 Abbildung 12: Das SAP Business-Objekt 36 Abbildung 13: Aufgaben im SAP Business Workflow 40 Abbildung 14: Die Laufzeitkomponenten im SAP Business Workflow 45 Abbildung 15: Der Internet Transaction Server 47 Abbildung 16: Die Aufbauorganisation der Firma Häberle Electronics 50 Abbildung 17: Die Aufbauorganisation der Firma Häberle Electronics im R/3 53 Abbildung 18: konkretes Beispiel zur Workflow-Ausführung I 69 Abbildung 19: konkretes Beispiel zur Workflow-Ausführung II 70 Abbildung 20: Screen-Shot - Der Workflow-Editor 83 Abbildung 21: Screen Shot - Das Business Object Repository (BOR) 84 Abbildung 22: Screen-Shot - Der Integrierte Eingangskorb 85 Abbildung 23: Screen-Shot - Die Workitem-Analyse 86 Abbildung 24: Screen-Shot - Das Workflow-Schrittprotokoll I 87 Abbildung 25: Screen-Shot - Das Workflow-Schrittprotokoll II 88 IV

5 Abkürzungsverzeichnis ABAP/4 1 Advanced Business Application Programming ALE Application Link Enabling API Application Programming Interface BAPI Business Application Programming Interface BOR Business Object Repository COM Component Object Model CPI-C Common Programming Interface for Communications DB Datenbank DBMS Datenbank-Managementsystem DCOM Distributed Component Object Model DDE Dynamic Data Exchange EDI Electronic Data Interchange EPK Ereignisgesteuerte Prozeßkette GUI Graphical User Interface IAC Internet Application Component IDOC Intermediate Document ITS Internet Transaction Server LAN Local Area Network ODBC Open Database Connectivity OLE Object Linking and Embedding R/2 2 Realtime-System, Version 2 R/3 3 Realtime-System, Version 3 RFC Remote Function Call SAP Systeme, Anwendungen und Programme in der Datenverarbeitung 1 Die Zahl 4 steht für 4GL (4 th Generation Language) und deutet an, daß es sich hier um eine Sprache der vierten Generation handelt. 2 Das Software-Produkt wurde für Mainframes (Großrechneranlagen) konzipiert und ist direkter Vorgänger des R/3. 3 Das Software-Produkt wurde für Client/Server-Systeme konzipiert (erster Kunde wurde im Oktober/92 produktiv) und zeichnet sich gegenüber dem R/2 durch eine grafische Bedienoberfläche und einer umfassenderen Funktionalität aus. V

6 SQL Structured Query Language TCP/IP Transmission Control Protocol/Internet Protocol WAN Wide Area Network WFMC Workflow Management Coalition X.400 Protokoll für Electronic-Mail X.500 Protokoll für Directory Server XXL 4 Extended Excel 4 XXL ist ein R/3-Werkzeug zur Anzeige und Manipulation von Listobjekten mit der Tabellenkalkulation Microsoft Excel. VI

7 1 Einleitung Die Büro- und Verwaltungsorganisationen sind heute in vielen Unternehmen im Umbruch, da Wettbewerbsfaktoren wie gehobene Produktqualität, schnellere Lieferzeiten und stärkere Kundenorientierung eine flexible und prozeßorientierte Organisationsstruktur verlangen. Analog zur Revolution im industriellen Sektor, wo durch konsequente funktionale Arbeitsteilung, verbunden mit Maschinen- und Technologieeinsatz, beeindruckende Produktivitätssteigerungen zu erzielen waren, liegen auch in den meisten Unternehmen noch weitgehend unausgeschöpfte Möglichkeiten, um Produktivitätsfortschritte zu erzielen. 5 Um diese Produktivitätspotentiale erschließen zu können, müssen neben den organisatorischen Änderungen wie z.b. Hierarchieabbau, Stärkung der Eigenverantwortung von Mitarbeitern sowie der Reorganisation betrieblicher Abläufe auch die DV-Rahmenbedingungen geschaffen werden, mit denen eine flexible, anwendungs- und abteilungsübergreifende Steuerung und Koordination von Geschäftsprozessen möglich wird. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Möglichkeit der konsequenten Automatisierung zusammenhängender Arbeitsschritte, so daß lange Durchlaufzeiten von Geschäftsvorgängen vermieden und Prozeßkosten gesenkt werden. 6 Ein solches anwendungsübergreifendes DV-Werkzeug zur aktiven Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen, stellt ein Workflow-Managementsystem dar. Damit wird die Integration des Organisationsmanagements, der DV-Anwendungen, der beteiligten Geschäftsvorgänge und der benötigten Technologiestandards möglich. Workflow-Managementsysteme helfen besonders bei den immer wieder benötigten Anpassungen an Prozeßabläufe im Unternehmen aufgrund der sich ständig ändernden Umwelt- und Rahmenbedingungen. Somit wird die Voraussetzung für flexible evolutionäre Geschäftsprozesse geschaffen. Die SAP AG liefert seit dem Release 3.1 ihrer Standardsoftware R/3 eine Workflow-Komponente aus, die den Namen SAP Business Workflow trägt. Mit ihr wird eine durchgängige Bearbeitung von Geschäftsprozessen möglich, bei der herkömmlich benutzte Standardmodule wie z.b. SD 7, MM 8 oder FI 9 des R/3 mit individuellen Kundenanforderungen verknüpft werden können. Auch vgl. SAP: WF - SAP Business Workflow, Kapitel 1-2 vgl. SAP: WF - SAP Business Workflow, Kapitel 1-3 Standardmodul des R/3 für den Vertrieb Standardmodul des R/3 für die Materialwirtschaft Standardmodul des R/3 für das Finanzwesen 7

8 im Rahmen von unternehmensübergreifenden Extranet 10 -Lösungen kann der SAP Business Workflow eingesetzt werden, um so noch effektiver neue Märkte erschließen und nutzen zu können. In dieser Arbeit wird zunächst in Kapitel 2 ein Überblick über den R/3 Basisaufbau gegeben, bevor in Kapitel 3 grundlegendes zum SAP Business Workflow besprochen wird. In Kapitel 4 wird ein im Rahmen dieser Arbeit entstandener Beispiel-Workflow erläutert und dessen Umsetzung im SAP R/3 detailliert dargestellt. Die abschließende Bewertung in Kapitel 5 und die Zusammenfassung in Kapitel 6 beschließen dann diese Ausarbeitung. Der Anhang enthält verschiedene Grafiken und die Literaturliste. 10 Als Extranet bezeichnet man zwei oder mehr Intranets, die direkt miteinander verbunden sind. 8

9 2 Überblick über den R/3 Basisaufbau Das System SAP R/3 ist eine betriebswirtschaftliche und branchenneutrale Standardsoftware, die alle Bereiche und Abläufe im Unternehmen abdeckt und den Benutzern eine einheitliche Struktur und eine grafische Bedienoberfläche bietet. Weiterhin ist das R/3 eine international einsatzfähige, modular aufgebaute und vom Entwurf her offene Software, die speziell für den Einsatz auf Client/Server-Systemen konzipiert wurde. Um den Aufbau des Systems SAP R/3 richtig verstehen zu können, müssen zuerst einmal die Grundlagen des sogenannten Client/Server-Modells erläutert werden. 2.1 Das Client/Server-Modell Durch die Leistungsexplosion in der Hardwareentwicklung sowie der Zunahme der Rechnervernetzung und der verteilten Verarbeitung in den Unternehmen, entstand das Prinzip des Client/Server-Modells. Dieses Modell ist primär ein Softwarearchitekturmodell und besitzt folgende charakteristische Merkmale 11 : In einem Rechnernetz fungieren einzelne Rechner als Server, die gewisse Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Diese Dienstleistungen können dann von anderen Rechnern, den sogenannten Clients, genutzt werden. Ein Client kann mehrere Aufträge an mehrere Server vergeben, und ein Server kann mehrere Clients bedienen, d.h. es existiert eine m:n -Beziehung. Die Rollen von Client und Server können wechseln, d.h., wenn ein Server die Dienste eines weiteren Servers benötigt, so wird er zum Client. Das Rechnernetz wird möglichst unternehmensweit aus WAN 12 - und LAN 13 -Netzen aufgebaut, kann sich aber auch auf ein LAN beschränken. Wenn man vom Client/Server-Modell spricht, ist es wichtig, sowohl die hardwareorientierte als auch die softwareorientierte Sicht zu betrachten: vgl. Ebert, H.: Entwurf und Realisierung großer Client-Server-Systeme, Kapitel 1, Seite 5 Abk. Wide Area Network Abk. Local Area Network 9

10 Hardwareorientierte Sicht Client LAN WAN Server Softwareorientierte Sicht Client Anforderung einer Dienstleistung Server Prozeß 1 Antwort Prozeß 2 Abbildung 1: Die Hardware- und Softwaresicht auf das Client/Server-Modell Bei der hardwareorientierten Sicht betrachtet man die physischen Komponenten, d.h. diese Sichtweise orientiert sich an den beteiligten Rechnern: Desktopsysteme (PCs) sind über LANs mit speziellen Hintergrundsystemen verbunden (Datei-, Druck-Server, usw.). Die Desktopsysteme werden allgemein als Clients, die Hintergrundsysteme als Server bezeichnet. Das eigentliche Potential des Client/Server-Modells wird aber erst durch die softwareorientierte Sicht eröffnet. Hier liegt das Augenmerk auf den eigentlichen Prozessen (oder allgemeiner Programmen), die auf unterschiedlichen Rechnern ablaufen und in einer Auftraggeber- Auftragnehmer-Beziehung stehen. Die Client- und Server-Programme können sowohl auf einem Rechner als auch, über Kommunikationsprotokolle miteinander verbunden, auf unterschiedlichen Rechnern installiert sein. Die Kommunikation zwischen Client und Server kann synchron oder asynchron ablaufen. Besonders die asynchrone Verarbeitung ist bei Rechnerverbunden, die über WANs vernetzt sind, von großer Bedeutung. Jedes moderne Informationssystem läßt sich in drei logische Komponenten zerlegen: Präsentation Anwendungslogik Datenhaltung Im Gegensatz zu Großrechneranlagen, bei denen sich die Datenhaltung, die Anwendungslogik und die Präsentation gemeinsam auf dem Großrechner befinden, und der Dialog über Terminals stattfindet, werden bei Client/Server-Systemen diese drei Ebenen teilweise oder ganz getrennt. Somit eignet sich die Client/Server-Architektur besonders für dezentrale Rechnersysteme, die eine wesentlich höhere Datensicherheit gegenüber Großrechnern aufweisen. Die drei Komponenten Präsentation, Anwendungslogik und Datenhaltung werden in der Praxis den Knoten eines Rechnernetzes zugeordnet, d.h. die logische Struktur der Anwendung wird auf 10

11 eine physikalische Struktur abgebildet. Die Bewältigung dieser Verteilung ist Aufgabe einer geeigneten Software-Infrastruktur, welche in der Literatur als Verteilungsplattform oder Middleware bezeichnet wird 14. Anwendungen Middleware System-Plattformen Abbildung 2: Die Middleware Die Middleware unterstützt die Interaktion und Kooperation zwischen den Komponenten der Anwendung, welche auf unterschiedlichen, u.u. sogar heterogenen Rechnern liegen können. Die Verteilung bleibt dabei für den Anwender transparent, d.h. er muß keine Kenntnisse darüber besitzen an welchen Orten sich z.b. die Anwendungen befinden. Weiterhin erhöht die Middleware die Portabilität in Bezug auf die unterschiedlichen Systemplattformen, wie z.b. Betriebssysteme oder Datenbanken. Zu weiteren Aufgaben zählen außerdem: Die Steuerung und Überwachung verteilter Transaktionen Der Zugriff auf unterschiedliche, verteilte Datenquellen Die Bereitstellung von Objekt-Management-Funktionen Erst eine leistungsfähige Middleware-Software schafft die Voraussetzungen für kooperative Client/Server-Lösungen in der Praxis, die weit über einfache Verteilungskonzepte mit Fernzugriff auf spezielle Datenbankserver hinausgehen. Wie im Abschnitt zuvor erwähnt wurde, besteht eine Client/Server-Anwendung aus den drei logischen Komponenten Präsentation, Anwendungslogik und Datenhaltung. Diese können nun in Abhängigkeit von individuellen Anforderungen und Randbedingungen auf verschiedene Rechner verteilt werden. Eine gängige Klassifizierung der möglichen Verteilungen soll im folgenden Schema dargestellt werden 15 : vgl. Ebert, H.: Entwurf und Realisierung großer Client-Server-Systeme, Kapitel 1, Seite 7 vgl. Buck-Emden, R. / Galimow, J.: Die Client/Server-Technologie des SAP-Systems R/3, Kapitel

12 Präsentation Anwendungslogik Datenhaltung einstufige C/S- und M ainfram e-lösung Verteilte Präsentation (2-stufige C/S-Lösung) Datenzugriff über Rechnergrenzen 3-stufige C/S-Lösung Abbildung 3: Client/Server-Architekturen Bei der einstufigen Client/Server-Lösung gibt es einen zentralen Server, der die Datenbank-, die Anwendungs- und Präsentationsebene beinhaltet. In der zweistufigen Client/Server-Lösung (auch verteilte Präsentation) wird die mit der grafischen Darstellung der Bedienoberfläche verbundene Verarbeitung auf eigene Präsentationsrechner nahe beim Anwender verlagert. Anwendungslogik und Datenhaltung laufen gemeinsam auf einem zentralen Server ab. Beim Datenzugriff über Rechnergrenzen wird ein eigener Server für die Datenhaltung und das Datenbankmanagementsystem (DBMS) installiert. Die Präsentation und die Anwendung befinden sich auf eigenen Workstations. Die Kommunikation zwischen Workstations und Datenbank- Server erfolgt in der Regel über Remote SQL 16. Die beste Lösung bietet jedoch die dreistufige Client/Server-Lösung, bei welcher alle drei Ebenen voneinander getrennt sind und somit ein Optimum an Performanz, Sicherheit und Flexibilität gewährleistet werden kann. 2.2 Hardwarestruktur Das SAP-System arbeitet typischerweise mit drei Ebenen, die je nach Ausprägung der Client/Server-Architektur (siehe Abbildung 3) auf verschiedene Rechnerknoten verteilt sind. Im einzelnen sind dies die folgenden drei Hierarchieebenen: Datenbank-Ebene Applikations- oder Anwendungs-Ebene Präsentations-Ebene 16 Abk. Structured Query Language; Sprache zur Datenbankabfrage und -manipulation 12

13 DB- Server Datenbank- Ebene Applikations- Server Applikations- Server Applikations- Server Applikations- Ebene Präsentations- Server Präsentations- Server Präsentations- Ebene Abbildung 4: Die dreistufige Client/Server-Lösung Auf der obersten Stufe der Hierarchie steht die Datenbank-Ebene. Diese stellt für das ganze SAP- System die nötigen Daten zur Verfügung. Zur Gewährung der Datensicherheit werden hier oft zwei Server eingesetzt (Datenbankserver, Backup- oder Stand-By-DB-Server). Als nächste Stufe folgt die Applikations- oder Anwendungs-Ebene. Sie stellt die verschiedenen Applikationen und Dienste wie z.b. Kommunikationsdienste, Batch- und Dialog-Server, Druckerspooler, Enqueue- und Dequeue-Server 17, usw. zur Verfügung. Die unterste Stufe bildet die Präsentations-Ebene mit den Front-Ends, die den Dialog zum Benutzer herstellen. Hierbei werden meist PCs oder Workstations eingesetzt. 2.3 Softwarearchitektur Um die Branchenneutralität und Internationalität zu garantieren, wurde das R/3 als offenes und modulares System entwickelt. Bei der Entwicklung spielte vor allem die von der SAP AG entwickelte Programmiersprache ABAP/4 18 und die zugehörige ABAP/4 Development Workbench (ABAP/4 Entwicklungsumgebung), die mit dem System R/3 ausgeliefert werden, eine entscheidende Rolle. Damit ist es auch R/3-Kunden möglich, das System an ihre eigenen Erfordernisse anzupassen und es zu erweitern. 17 Diese beiden Server sind für das Sperren und Entsperren von Tabellen(-feldern) im Mehrbenutzerbetrieb zuständig. 18 Abk. Advanced Business Application Programming 13

14 Den modularen Aufbau kann man sich als ein Baukasten oder ein Puzzle vorstellen (siehe Abbildung 5). Beim Kauf des Basissystems entscheidet man sich für eine der im folgenden genannten Datenbanken (siehe Abschnitt 2.5) und installiert das vollständige System. Die Benutzung des Systems wird dann je nach Bedarf durch das Customizing 19 eingeschränkt. Der Preis des Gesamtsystems richtet sich nach Anzahl der Gesamtbenutzer sowie nach Art und Anzahl der eingesetzten Module. R/3-Sat.- Systeme Eigene Module Zukünftige Module WF SD MM PP R/3- Basissystem (BC) ABAP/4 FI CO AM PS QM PM HR IS Abbildung 5: Der SAP R/3 Modulaufbau In den folgenden Abschnitten werden das Basissystem und die Module mit ihren Leistungsmerkmalen und ihren Funktionsumfängen sowie die Integration der Module in der SAPGUI (Bedienoberfläche von R/3) kurz beschrieben. 1. BC - Basissystem (Basic Components) Das Basismodul ist im wesentlichen dafür zuständig, die Verbindung zwischen Datenbank und den angeschlossenen Modulen zu gewährleisten (siehe auch 2.1, Middleware). Desweiteren sind noch folgende wichtige Funktionen integriert: Administration und Customizing Graphical User Interface (GUI) Verwaltung von Hintergrundprozessen Systemüberwachungsfunktionen 19 Das Customizing ist eine Methode, die bei der Einführung, Erweiterung, Release-Wechsel und Upgrade des Systems R/3 unterstützt. Es enthält Empfehlungen und Werkzeuge zur Dokumentation und zur Einstellung des Systems. 14

15 Netzwerkfunktionen Hardwaresteuerung Programmierschnittstellen Entwicklungsumgebung 2. FI - Finanzwesen (Financial Accounting) 3. CO - Controlling 4. AM - Anlagenwirtschaft (Assets Management) 5. PS - Projekt System (Project System) 6. HR - Personalwirtschaft (Human Resources) 7. PM - Instandhaltung (Plant Maintenance) 8. QM - Qualitätsmanagement (Quality Management) 9. PP - Produktionsplanung (Production Planning) 10. MM - Materialwirtschaft (Material Management) 11. SD - Vertrieb (Sales and Distribution) 12. WF - Workflow Analyse, Organisation und Kontrolle von Geschäftsverläufen Verstärkung der Informationsstruktur in einem Unternehmen SAP-Office (Mail, XXL, u.a.) Optische Archivierung 13. IS - Branchenlösungen (Industry Solutions) Um der Branchenneutralität gerecht zu werden, wurden sämtliche branchenspezifische Daten in die folgenden Module integriert, so daß die meisten Unternehmen mit einem dieser Module bedient werden können: IS-PS - Öffentlicher Dienst (Public Sector) IS-P - Verlage und Druckereien (Publishing) IS-H - Krankenhausverwaltung (Hospital) IS-IS - Versicherungs- und Finanzdienstleistungsunternehmen (Insurance) IS-B - Bankwesen (Banking) IS-Oil - Ölindustrie (Oil) IS-RT - Einzel- und Großhandel (Retail) IS-Utilities - Versorgungsunternehmen In der SAP-Oberfläche (SAPGUI) werden die Module zu folgenden Gruppen (Hauptmenüpunkten) zusammengefaßt: 15

16 Rechnungswesen (FI, AM, CO, PM) Logistik (MM, SD, PP, QM, PS, PM) Personal (HR) Die Entwicklungsfunktionen sowie die Elemente des Basissystems finden sich in den Gruppen Werkzeuge und System wieder. Eine besondere Rolle in der Modularchitektur von R/3 spielen die sogenannten Satellitensysteme (R/3 Sat.-Systeme), die im R/3 entwickelt wurden. Diese werden von den Unternehmen eingesetzt, die gleichzeitig das R/2 und das R/3 verwenden. Die Satellitensysteme bilden also eine Schnittstelle zwischen dem R/3 und dem R/2. Um betriebswirtschaftliche Aufgaben auch über das Internet abwickeln zu können, wurde die typische dreistufige Client/Server-Architektur des R/3 um eine weitere Schicht, die Internet- Schicht, erweitert. Diese Weiterentwicklung wird im SAP Sprachgebrauch als mehrstufige R/3- Internet-Architektur bezeichnet. Schicht dreistufig mehrstufige R/3-Internet-Architektur Präsentation SAPGUI SAPGUI in Java Web Browser Internet Web Server / Applet Server Web Server Internet Transaction Server Anwendung Anwendungsdienste Datenhaltung Datenbankdienste Abbildung 6: Die mehrstufige R/3-Internet-Architektur Es können mit Hilfe der Programmiersprache ABAP/4 in der integrierten Entwicklungsumgebung des R/3 sogenannte Internet-Anwendungskomponenten (Internet Application Components (IACs)) erstellt werden. Diese laufen innerhalb des Systems R/3 ab und werden über den Internet Transaction Server (ITS) dem Internet zugänglich gemacht, so daß Anwender über Web-Browser oder Java-SAPGUI auf die Anwendungen zugreifen können. 16

17 2.4 Schnittstellentechnologie Um eine möglichst offene Softwarearchitektur zu gewährleisten und somit die Programmerweiterungen und die Kommunikation mit anderen Systemen zu erlauben, sind im SAP-System verschiedene standardisierte Schnittstellen implementiert. Dabei werden Schnittstellen zur Kommunikation mit fremden Systemen und zum Austausch bzw. zur Einbettung fremder Daten sowie Programmierschnittstellen unterschieden Kommunikations- und Softwareschnittstellen Folgende Kommunikations- und Softwareschnittstellen werden u.a. durch das System SAP R/3 realisiert: EDI (Electronic Data Interchange) Mit dieser Schnittstelle wird der elektronische, papierlose Datenaustausch zwischen dem R/3 und anderen SAP-fremden Systemen ermöglicht. So können z.b. Daten mit Lieferanten und Kunden elektronisch ausgetauscht werden, auch wenn diese kein SAP- System einsetzen. EDI ist als weltweiter Industriestandard für die Kommunikation zwischen Unternehmen besonders wichtig. CPI-C (Common Programming Interface for Communications) Dieses Protokoll wird für die Kommunikation zwischen Programmen auf unterschiedlichen Rechnern benutzt. Dabei kann diese Kommunikation sowohl zwischen Systemteilen innerhalb des R/3 als auch zwischen dem R/3 und externen Systemen stattfinden. TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) Dieses allgemeine Netzwerkprotokoll dient der Kommunikation und der Datenübertragung. Dieses Protokoll erlaubt auch den Zugriff aufs Internet. Die Kommunikation zwischen den Applikations-Servern und dem SAPGUI bedient sich ebenfalls dem Protokoll TCP/IP. X.400/X.500 Dient dem asynchronen Austausch von Nachrichten zwischen Anwendungen, auch über Rechnergrenzen hinweg (offene Electronic-Mail-Schnittstelle). ALE (Application Link Enabling) Dient der synchronen und asynchronen Kommunikation und Kooperation mehrerer betriebswirtschaftlicher Systeme (sowohl zwischen SAP-Systemen als auch zwischen SAP- und Fremd-Systemen), d.h. es besteht die Möglichkeit, dezentrale Anwendungssysteme zu integrieren. Dadurch wird eine hohe Integration von Geschäftsprozessen in technisch unabhängigen Systemen erreicht. Die Basis für den Datenaustausch bilden 17

18 dabei die sogenannten IDOCs 20 (Intermediate Documents), die auch bei EDI eingesetzt werden. ALE steht schon während der Entwicklung von Programmen zur Verfügung. OLE (Object Linking and Embedding) / DDE (Dynamic Data Exchange) Diese beiden Standards dienen dem Austausch bzw. der Einbettung von Daten aus Fremdanwendungen und der Integration von PC-Anwendungen (vor allem im Bereich der Verbunddokumente (compound documents)). OLE und DDE sind dabei rechnerübergreifend angelegt. COM (Component Object Model) / DCOM (Distributed COM) Wird als Weiterentwicklung und Erweiterung von OLE betrachtet, wobei die Anwendungsmöglichkeiten einfacher compound documents weit übertroffen werden. Dabei bietet COM eine gemeinsame Methode zum Zugriff auf Dienste, die von verschiedenen Arten von Software angeboten werden. DCOM ist als Erweiterung von COM für verteilte Systeme zu verstehen, d.h. Anwendungen können mit Komponenten und Objekten kommunizieren, die auf unterschiedlichen Systemen ablaufen Programmierschnittstellen Bei den Programmierschnittstellen werden unterstützt: RFC 21 (Remote Function Call) Das ist die eigentliche Programmierschnittstelle zum SAP-System. Der RFC ist zwischen R/3-, R/2- und externen Systemen sowohl für synchrone als auch asynchrone Kommunikation einsetzbar. Über diese Schnittstelle können Programmierer auf SAP- Funktionen im System und in den Modulen zugreifen. Der RFC ist auch über das Netzwerk verfügbar, d.h. es sind auch Funktionsaufrufe über Rechnergrenzen hinweg möglich. SQL (Structured Query Language) Die Standard-Abfragesprache für relationale Datenbanken bietet die Möglichkeit, Daten aus einer Datenbank auszuwerten. Unterstützt wird neben Standard-SQL auch ein SAP-eigener SQL-Dialekt. ODBC (Open Database Connectivity) 20 Die IDOCs dienen dem elektronischen Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen, etwa in ALE oder EDI. Hauptbestandteil ist der IDOC-Typ. Dieser ist ein SAP Standard, der die Struktur und das Format der zu übermittelnden Daten festlegt. Der IDOC-Typ bildet eine Reihe von inhaltlich zusammengehörenden Geschäftsdokumenten ab. 21 Der RFC entspricht dem in der Literatur weit verbreiteten Begriff des RPC (Remote Procedure Call). Da es für den RPC keinen eindeutigen Standard gibt, hat die SAP ihre eigene Umsetzung als RFC implementiert. 18

19 Dieser Standard ermöglicht dem Programmierer den Zugriff auf fremde Datenbanken über das Netzwerk. 2.5 Plattformübersicht 22 Beim Einsatz des Systems SAP R/3 stehen verschiedene Hard- und Softwareplattformen für Datenbank- und Applikationsserver zur Verfügung. Im wesentlichen sind dies Client/Server- Systeme aus dem UNIX- und Windows-NT-Bereich. Als Datenbanken stehen u.a. folgende Systeme zur Verfügung: Oracle 7 ADABAS D MS SQL-Server (nur Windows NT) Informix Online 6 (nur UNIX) Bei der Hardware können folgende Systeme eingesetzt werden: AST mit Manhattan SMP AT&T mit GIS 3000 (NCR) Compaq mit ProLiant HP mit NetServer Sequent mit WinServer SNI mit PCD 5S Dabei kommen folgende Betriebssysteme der jeweiligen Hardwarehersteller zum Einsatz: OSF/Motif AIX HP/UX MPE/IX Solaris SINIX Windows NT u.a. Als Front-End-Betriebssysteme stehen hierbei, unabhängig von der Hard- und Software der Server, folgende Hardware mit den genannten Betriebssystemen zur Verfügung: Apple Macintosh mit MacOS Intel-basierte PCs mit DOS & Windows 3.1/3.11 (Windows95) bzw. OS/2 22 vgl. Wenzel, Paul: Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP-R/3, Kapitel 2 19

20 UNIX-Clients mit einem UNIX-Derivat als entsprechendes Betriebssystem Diese Auflistung der verschiedenen Hardware- und Softwareplattformen soll nur einen groben Überblick über die Möglichkeiten beim Einsatz mit dem System SAP R/3 geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 20

21 3 Der SAP Business Workflow Bevor auf das spezielle Workflow-Managementsystem der SAP AG eingegangen wird, werden zuerst allgemeine Begriffe und Definition zum Thema Workflow Management erläutert. 3.1 Allgemeine Übersicht zu Workflow Management Workflow Management ist eine sich rasch weiterentwickelnde Technik, welche heute immer mehr Beachtung und Interesse bei den Anwendern findet. Primäre Charakteristik ist das Ziel der computergestützten Automatisierung und Steuerung von strukturierten Geschäftsprozessen, welche sowohl aus menschlichen als auch maschinellen Aktivitäten bestehen können. Besonders wichtig ist hierbei die Einbindung von DV-Anwendungen und Werkzeugen in den zu steuernden Prozeß, sowie die Möglichkeit Geschäftsprozesse flexibel an die sich ständig ändernden Umweltbedingungen anzupassen. Da viele Firmen heute Produkte im Bereich Workflow Management anbieten, ist gerade auf diesem Gebiet eine Standardisierung der Workflow-Systeme nötig, da man sonst sein Geld in inkompatible Insellösungen investieren muß. Deshalb haben sich Unternehmen zu einer Gruppe, der Workflow Management Coalition, zusammengeschlossen, um allgemeine Standards für den Bereich Workflow Management zu definieren Die Workflow Management Coalition 23 Die Workflow Management Coalition (im weiteren mit WFMC abgekürzt) ist eine offene Vereinigung, die sich mit der Standardisierung von Workflow-Systemen beschäftigt. Sie wurde 1993 gegründet und umfaßt derzeit über 130 Mitglieder (darunter auch die SAP AG). Die WFMC setzt sich zusammen aus Herstellern von Workflowprodukten, Herstellern von Anwendungssoftware und Werkzeugen, Anwendern von Workflow-Managementsystemen, Beratungsfirmen, sowie Universitäten und wissenschaftlichen Forschungseinrichtungen. 23 vgl. Wiedeler, M.: Projektseminar Workflowmanagement: Workflow Management Coalition 21