Die Grenzen der Excel- Liste in der Terminologiearbeit

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1 Die Grenzen der Excel- Liste in der Terminologiearbeit Petra Dutz, SDL Language Technologies , tekom-frühjahrstagung

2 Thema und Zielsetzung

3 Unterschiede zwischen einfacher Excel-Liste und professioneller Terminologiemanagement- Lösung Mit dem richtigen Ansatz können Unternehmen einen hohen Nutzen aus Terminologiearbeit ziehen Terminologie als strategisches Instrument zur Schärfung der Markenidentität, für effiziente Kommunikation und einen international erfolgreichen Auftritt 3

4 4 Die Wahl der richtigen Worte

5 5 ist Voraussetzung für erfolgreiche Kommunikation

6 Warum Terminologie? Warum Unternehmenssprache? 6

7 Vorteile erfolgreicher Kommunikation Transaktionskosten reduzieren Verbesserung der internen Kommunikation Besprechungen Verbesserung der externen Kommunikation Missverständnisse vermeiden Kundenservice Reparatur- und Ersatzteilwesen, Hotline Kundenbindung / Image Falschinformationen, Service Übersetzungsproduktivität Rückfragen, Rechercheaufwand, QA, Textqualität 7

8 Ausgangssituation

9 Beispiel: Unternehmensübernahme MikroWeich CEO Orakel 9

10 10

11 11

12 12

13 Phasen der Terminologiearbeit

14 Wer macht Terminologie? Idee & Design Fertigung Produktisierung Marketing Versand Konzept & Spezifikation Intranet Broschüren Verpackung 14 Handbuch Katalog, PR Webseite

15 Wer macht Terminologie? Support Produktmanager Vertrieb Ingenieur Marketing 15

16 Wie macht man Terminologie? Pflegen Sammeln Nutzen Erfassen 16 Prüfen/ Validieren

17 Phase 1 - Sammeln Pflegen Sammeln Nutzen Erfassen 17 Prüfen/ Validieren

18 18 Phase 1 - Sammeln

19 Phase 2 - Erfassen Pflegen Sammeln Nutzen Erfassen 19 Prüfen/ Validieren

20 20 Erfassen in MS Excel - Beispiele

21 21 Erfassen in MS Excel - Beispiele

22 22 Erfassen in MS Excel - Beispiele

23 23 Erfassen in MS Excel - Beispiele

24 24 Erfassen in MS Excel - Beispiele

25 Erfassen in MS Excel - Nachteile Je mehr Informationen, desto unübersichtlicher Ungenaue Vorgaben Gleichzeitiger Lese-/Schreibzugriff Arbeiten mit (lokalen) Kopien 25

26 Erfassen in Terminologietool - Vorteile Übersichtliche und rollenspezifische Eingabemasken Genaue Vorgaben durch einheitliche Struktur Zentralisierter Zugriff auf Datenbank Gemeinsames Arbeiten mit zentralem Datenbestand Jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten 26

27 Phase 3 - Validierung Pflegen Sammeln Nutzen Erfassen 27 Prüfen/ Validieren

28 Validieren in MS Excel - Nachteile Keine Workflow-Unterstützung Unkoordinierte Prozesse Keinerlei Historie / Nachvollziehbarkeit Viele unterschiedliche Versionen und Versionsstände Zu viele Daten, Unübersichtlichkeit (wer soll was validieren) 28

29 Phase 3 Validierung mit Terminologietool SDL MultiTerm 2014 Workflow Edition Abbildung von terminologischen Abstimmungsprozessen (Life-Cycle-Management) Einfaches und zielgruppengerechtes Ausrollen von Terminologie im Unternehmen Beantragung neuer Terminologie, Feedback zu bestehenden Einträgen, Änderungs- und Übersetzungsanträge Einfache Integration, z.b. ins Internet, aber auch in alle anderen Anwendungen per Hotkey Virtuelle Abwicklung von Freigabeprozessen Spielerischer Zugang zur Terminologie für Gelegenheitsbenutzer (z.b. Term-Quiz) Protokollierung erfolgloser Suchen zur gezielten Aufbereitung der Terminologie uvm. 29

30 Validieren mit Terminologietool - Vorteile Freie Workflow-Definition Alle Beteiligten können auf einfache Weise eingebunden werden -Benachrichtigung To-Do-Listen Komplette (Änderungs-) Historie Ein aktueller Datenbestand für alle 30

31 Phase 4 - Nutzung Pflegen Sammeln Nutzen Erfassen 31 Prüfen/ Validieren

32 32 Phase 4 Nutzung (Microsoft Word)

33 33 Phase 4 Nutzung (Microsoft Outlook)

34 Nutzen in MS Excel - Nachteile Excel-Tabelle muss separat geöffnet und durchsucht werden Beschränkte Suchmöglichkeiten Unübersichtlichkeit Allg. Darstellung Darstellung von Suchergebnissen Umständliche Navigation Keine Integration in andere Anwendungen 34

35 Nutzen in Terminologietool - Vorteile Unbegrenzte Anzahl gleichzeitiger Benutzer Direkter Zugriff auf Terminologie aus allen Anwendungen Einfache und übersichtliche Navigation Zahlreiche Suchmöglichkeiten, speziell für die Terminologierecherche Platzhaltersuche Unscharfe Suche Volltextsuche Gefilterte Suche 35

36 Phase 5 - Pflege Pflegen Sammeln Nutzen Erfassen 36 Prüfen/ Validieren

37 Fazit Professionelle Terminologielösungen bringen alle Beteiligten (workflowgesteuert) zusammen, bieten zentralen Zugriff auf die aktuellsten Daten, sind in alle wichtigen Anwendungen integriert. ABER: Excel kann ein guter Einstieg sein aus: dbterm-webinar* 37

38 Grundregeln für die Terminologiearbeit in Excel* als Vorbereitung für die Verwendung mit einer professionellen Terminologielösung 1. Benennungen in der Grundform angeben 2. Schreibweisen wie im Text verwenden 3. Begriffsorientierte Erfassung von Einträgen 4. Pro Begriff ein Eintrag (= 1 Zeile) 5. Benennungsautonomie beachten 6. Pro Datenkategorie eine Spalte anlegen 7. Einheitliche Angaben verwenden ( geschlossene Datenkategorien mit festgelegten Werten) * Nach Diana Brändle, dbterm terminologieservice Webinar: Terminologiearbeit mit Excel Grundlagen und Tipps ( ) 38

39 Wie fange ich an? Best Practises der Terminologiearbeit Terminologieberatung/Projektarbeit Bachelor-/Masterarbeiten Werksstudenten Hochschulprogramm / Kontakte 39

40 Global Customer Experience Management Copyright SDL plc. All rights reserved. All company names, brand names, trademarks, service marks, images and logos are the property of their respective owners. This presentation and its content are SDL confidential unless otherwise specified, and may not be copied, used or distributed except as authorised by SDL.

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