Workflows im SAP R/3 Enterprise

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1 Workflows im SAP R/3 Enterprise Astrid Hoffmann, SAP HCC München Torsten König, K SAP HCC Magdeburg Garching bei München, M SAP HCC

2 Copyright 2004 Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die HCCs nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic ServerTM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, das Citrix-Logo, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap, mysap.com und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und - Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. MarketSet und Enterprise Buyer sind gemeinsame Marken von SAP Markets und Commerce One. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Verwendung der Screenshots wurde mit dem jeweiligen Eigner abgesprochen. SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 2

3 Ideen sind Produkte der Hochschulen daher bitten wir Sie zu beachten: die digitalen Originale der Unterlagen dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden das Material kann Studierenden in Papierform zur Verfügung gestellt werden (im Ausnahmefall auch im PDF-Format durch Download von durch Passwort geschützten Internetseiten Ihrer Institution) für jegliche auch geringfügige Änderung an Text oder Layout der Schulungsunterlagen gilt: dem geänderten Material muss die Herkunft der geistigen Leistung in Person der ursprünglichen Autoren zu entnehmen sein das veränderte Material wird ausschließlich für die Ausbildung an Ihrer Institution eingesetzt im Sinne des Open Source Gedankens sollte das geänderte Material den ursprünglichen Autoren zugänglich gemacht werden SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 3

4 Inhaltsübersicht 1. Einsatzgebiete von Workflows 2. Der Business Workplace 3. Grundlegende Elemente eines Workflows 3.1. Standardaufgaben 3.2. Organisationsstrukturen 3.3. Ereignisse 3.4. Die Workflow-Definition mit dem Workflow Builder 4. SAP-Workflows 5. Voreinstellungen im Customizing 6. Terminologie SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 4

5 Kursüberblick Zielsetzung dieser Schulung ist es, einen Überblick über die Grundlagen des Workflow Management Systems (WFMS) im SAP R/3 Enterprise zu geben. Hierzu gehören neben den notwendigen Voreinstellungen im Customizing insbesondere die grundlegenden Elemente eines Workflows, Organisationsstrukturen, der Workflow Builder und IDES Workflows. Dauer: Zielgruppe: 3,5 Stunden Interessenten an einem Einsatz des Workflow Management Systems in der Lehre Termin: Voraussetzung: Releasestände: Schulungsinhalte: Vorkenntnisse sind nicht erforderlich SAP R/3 Enterprise Notwendige Voreinstellungen im Customizing Grundlegende Elemente eines Workflows Organisationsstrukturen Überblick Workflow Builder Ausgewählte IDES Workflows Diese Schulung ersetzt nicht die Teilnahme an weiterführenden SAP Workflow-Schulungen der SAP. SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 5

6 Einloggen leicht gemacht SAP R/3 Enterprise System G36 Mandant 901 Login WFUSER-XX Passwort init SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 6

7 Nach der Schulung Links zur Freizeit in München Downtown Alter Peter (Achtung... Treppen steigen! ;)... wenn lieber Fahrstuhl, dann auf das Rathaus am Marienplatz Einmal bei Dallmayr über die Ladentheke schauen/schnuppern/staunen Spaziergänge und sonstiger Sport Blade-Tour Gemütlicher Spaziergang im Olympiapark mit evtl. (bei schönem Wetter) hochfahren auf den Olympiaturm... oder wenigstens einmal den Blick vom Olympiaberg über die Stadt & das Olympiagelände genießen... kost ja nischt! ;) - Stadt Freising Kulinarisches Biergärten: Großer Paulaner, Schloss Lustheim in Oberschleißheim, Wiener Platz, Chinesischer Turm im Englischen Garten Seehaus im Englischen Garten Biergartenführer München Für schlechtes Wetter Zum Ausspannen: Erdinger Therme Für Kulturfreunde: Oper, Dt. Schauspielhaus, Lach- und Schießgesellschaft, Deutsches Theater Pinakothek (alt, neu, der Moderne) Deutsches Museum (genug Zeit einplanen, evtl. für einen zusätzlichen Tag) Sonstige Tipps Für Technikbegeisterte: Flughafen mit Besucherplattform und Flugzeugmuseum SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 7

8 Zielsetzung Grundkonzepte der SAP WebFlow Engine kennenlernen Informationen liefern, die als Entscheidungsgrundlage dienen können, ob man SAP Workflows in der Lehre einsetzen möchte Hinweise zum möglichen Einsatz in der Lehre geben SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 8

9 Wozu werden Workflows verwendet? Workflows sollen Arbeitsabläufe für die Beteiligten transparent machen, die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter steigern, die Qualität der Prozesse steigern und die Wertschöpfung von Vorgängen verbessern Workflows sollen Geschäftsprozesse beschleunigen. Workflows sollen den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse gewährleisten. Die Einführung von Workflows bietet einen Anlass zur Optimierung der Prozesse. SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 9

10 Welche Prozesse eignen sich für f Workflows? Der Einsatz von Workflows eignet sich insbesondere für Prozesse, die strukturiert sind in ähnlicher oder identischer Form auftreten Sich häufig / regelmäßig wiederholen mehrere Aktivitäten umfassen mehrere Personen und Abteilungen betreffen ein hohes Maß an Koordination zwischen den Beteiligten voraussetzen SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 10

11 Workflowablauf Modellierung / Implementierung Geschäftsprozeßanalyse und ggf. Optimierung Implementierung WF-Definition Test SWUS Anwendung / Laufzeit - Ereignis aus Anw./WF - manueller WF-Start SWUI Workflowbuilder Workflow- Laufzeit Business Workplace Workitems WF-Protokoll WF-Ende oder neuer Workflow SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 11

12 Business Workplace Automatische Gruppierung Spezielle Workitems Workitem-Text Tips/Tricks Worklist SAP AG Aufgabenbeschreibung Übersichtsbaubaum Workitem- Vorschau Zugehörige Objekte SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 12

13 Funktionen der Worklist /1 Ausführen Annehmen // Reservieren Anzeigen Worklist auffrischen Zurücklegelegen Weiterleiteleiten Weiter- Wiedervorlagvorlage Workflow- Protokoll Anlage Anlage anzeigen Anlage Anlage erstellen SAP AG SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 13

14 Funktionen der Worklist /2 Weitere Funktionen für für das das Bearbeiten von von Workitems SAP AG Status Status der der Workitem Bearbeitungsende bestätigen Terminüberschreitung Individuelle Konfiguration der der angezeigten Spalten SAP AG SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 14

15 Die 5 Workflow-W s Wann? Was? Womit? Aufgabe Wer? Aktivität In welcher Reihenfolge? Workflow-Definition SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 15

16 Was? und Womit? - Standardaufgabe Beispiele für Standardaufgaben Materialstamm ändern Kundenstamm ändern Rechnung buchen Terminauftrag löschen BANF freigeben Aufgaben repräsentieren einzelne Arbeitsschritte innerhalb eines Geschäftsprozesses. Zur Laufzeit wird eine Aufgabe durch ein Workitem repräsentiert. SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 16

17 Was? und Womit? - Aufgaben und BOR-Objekttypen Objekttypen SAP AG Die Definition einer Aufgabe bezieht sich immer auf genau einen Objekttyp des Business Object Repositories (BOR-Objekttyp) und dabei wiederum genau auf eine der dort definierten Methoden. SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 17

18 Was? und Womit? - Objekte und Methoden Beispiele: Kundenauftrag (BUS2032) Material (BUS1001) Stückliste (BUS1002) SAP AG SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 18

19 Wer? - Aufbauorganisation und Workflow Es gibt 3 mögliche Szenarien, Workflows mit einer Aufbauorganisation zu verbinden: HR-Organisationsstruktur wird für Workflows verwendet: Es gibt für das gesamte Unternehmen eine allgemeine HR- Organisationsstruktur. Workflows werden mit Organisationsobjekten genau dieser Struktur verbunden. Es gibt keine gesonderten Organisationsstrukturen für Workflows. Es gibt nur Organisationsstrukturen für Workflows: Es gibt für das Unternehmen keine einheitliche HR- Organisationsstruktur. Für jeden Workflow wird eine eigene Organisationsstruktur definiert. Es gibt HR-Organisationsstruktur und Organisationsstrukturen für Workflows: Es gibt eine allgemeine HR-Organisationsstruktur. Für jeden Workflow extistiert zusätzlich eine eigene Organistationsstruktur. SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 19

20 Wer? - Organisationsstruktur - Einfache Pflege Mit der einfachen Pflege können Org.-Strukturen speziell für Workflows definiert werden. Die einfache Pflege ist nicht Teil des HR. Auswahlbereich Suchbereich Such- Übersichtsbereich Detailbereich SAP AG SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 20

21 Wer? - Organisationseinheiten, Planstellen & SAP-User Eine Planstelle entspricht einem realen Arbeitsplatz. Die Organisationseinheiten spiegeln die Aufbauorganisation des Unternehmens wieder. Planstellen werden den Organisationseinheiten zugewiesen. Planstellen werden durch Inhaber besetzt. Achtung: Inhaber von Planstellen können sowohl SAP-User als auch HR-Personen sein. Workflows kennen als Bearbeiter ausschließlich SAP-User. Wenn eine HR-Person für einen Workflow verwendet werden soll, muß dieser HR-Person im Stammsatz ein SAP-User zugeordnet werden. Dies passiert im Personaldatenstammsatz mit dem Infotyp 105, Kommunikationstyp 0001 (SAP-User). SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 21

22 Wer? - Bearbeiterfindung & Regeln /1 Mögliche Bearbeiter: Zu jeder Aufgabe müssen bei der Definition die möglichen Bearbeiter festgelegt werden. Nur diese dürfen die Aufgabe bearbeiten. Ausgeschlossene Bearbeiter: Man kann bei der Definition eines Workflowschritts (Aktivität) spezielle Bearbeiter für die Bearbeitung der Aufgabe ausschliessen. Zuständige Bearbeiter: Bei der Definition eines Workflowschritts (Aktivität) werden die zuständigen Bearbeiter festgelegt. Tatsächliche Bearbeiter: Derjenige, der eine Aufgabe ausführt, ist der tatsächliche Bearbeiter der Aufgabe. Durch Regeln können zuständige Bearbeiter zur Laufzeit ermittelt werden. Beispiel: Vorgesetzter von <Benutzer> SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 22

23 Wer? - Bearbeiterfindung & Regeln /2 Schulungsabteilung Buchhaltung Führungskräfte Mögliche Bearbeiter: Die Gruppe der Führungskräfte Regel: Vorgesetzter von <Benutzer> Zuständiger Bearbeiter: der Vorgesetzte des jeweiligen Benutzers, z. B. des Antragstellers eines Urlaubsantrags SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 23

24 Wann? - Ereignisse Ereignisse werden in BOR- Objekten definiert haben Erzeuger und Verbraucher werden in der Anwendung erzeugt können Workflows auslösen können Aufgaben beenden enthalten Informationen über den Kontext ihrer Erzeugung werden durch den Ereignismanager überwacht SAP AG SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 24

25 Wann? - Ereigniskopplung Voraussetzungen: Ablauf: Ereignis ist im BOR definiert BOR Publish Anwendung erzeugt Ereignis Kopplung Ereignis - Workflow Beispiele: Subscribe Budgetgröße erreicht Auftrag storniert Meilenstein erreicht Kundenstamm geändert Ereigniskopplungstabelle Workflow 1 startet Workflow 4 startet Ereignismanager Ereigniskopplungstabelle Ereignis- Container Aufgabe B wird beendet Anderer Empfängerfunktionsbaustein SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 25

26 In welcher Reihenfolge? - Der Workflowbuilder Kürzel Kürzel // Id Id Version Status Status Workflow- Definition Schritte Schritttypen Container Wizards Dokumentvorlagen Workflows dieser dieser Definition Meine Meine Workflows und und Aufgaben Nachrichten Übersicht SAP AG SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 26

27 In welcher Reihenfolge? - Workflow-Protokoll Chronologische Prozeßsicht Zeigt Zeigt alle alle Empfänger, möglichen und und ausgeschlossenen Bearbeiter ausge- Details Details zu zu jedem jedem Schritt Schritt Grüne Grüne Linie Linie zeigt zeigt Prozeßfortschritt Standard Workflow- Protokoll Detailbereich Detail- Grafisches Workflow- Protokoll SAP AG SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 27

28 Vorgehensweise zur Workflow-Definition Konzeption: Top-Down Prozess betriebswirtschaftlich definieren Prozessschritte jeweils einer Methode eines BOR-Objektes zuordnen Zuständige Bearbeiter bestimmen Steuerungsfunktionen im Workflow definieren Festlegen, wann der Workflow starten soll Zusatzfunktionen definieren Realisierung: Bottom-Up Passendes BOR-Objekt suchen / definieren TESTEN Standardaufgabe definieren TESTEN Workflow implementieren (Aufgaben+Steuerung) TESTEN Koppelung von Startereignis und Workflow TESTEN Startereignis durch die Applikation erzeugen TESTEN SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 28

29 Architektur der WebFlow Engine Workflowdefinition Workflowschritt referenziert Prozeßebene Regel Aufgabe referenziert Personen Planstellen Org.-Einheiten Organisationsebene Objekt Attribut Ereignis Methode löst aus oder beendet Objekttypebene SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 29

30 SAP-Workflows /1 SAP liefert für einige Geschäftsprozesse vorgefertigte Workflow-Muster aus. In der Dokumentation werden einige der Workflow-Muster im Detail beschrieben: Enterprise Release SAP-Bibliothek SAP R/3 Enterprise Anwendungskomponenten Szenarios in den Anwendungen WebFlow Engine Release 4.6C SAP-Bibliothek Basis Business Management SAP Business Workflow Referenzdokumentation Workflowszenarios in den Anwendungen Die SAP Workflow-Muster findet man im System unter: Werkzeuge Business Workflow Entwicklung Definitionswerkzeuge Aufgaben/Aufgabengruppen anzeigen (PFTC_DIS) SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 30

31 SAP-Workflows /2 Die SAP Workflow-Muster haben als Schlüssel den Aufgabentyp WS und eine Nummer. Zur Suche empfiehlt sich die Struktursuche nach Anwendungsbereichen. Aufbauorganisation, Bearbeiterzuordnung, Ereigniskopplung und Texte müssen angelegt bzw. angepasst werden. Achtung: SAP Workflow-Muster sollen nicht geändert werden. Bei Anpassungsbedarf in der Ablauflogik immer mit Kopien arbeiten! SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 31

32 IDES Workflows Da die IDES-Dokumentation von der IDES-Entwicklung noch nicht in die SAP-Bibliothek des Enterprise-Releases eingearbeitet wurde, verwenden Sie bitte die Dokumentation zum Release 4.6C: SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise SAP R/3 Release 4.6C Language: German SAP Bibliothek IDES (Das Modellunternehmen) Anwendungsübergreifende Komponenten SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 32

33 Die Dokumentation der WebFlow Engine Release 4.6C: SAP-Bibliothek Basis Business Management SAP Business Workflow Referenzdokumentation Enterprise Release SAP-Bibliothek SAP-NetWeaver-Komponenten SAP Web Application Server Business Management WebFlow Engine Referenzdokumentation SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 33

34 Voreinstellungen im Customizing Den Benutzer WF-BATCH über die Benutzerverwaltung (SU01) anlegen Benutzertyp: System Profil: SAP_ALL, SAP_NEW Benutzeradesse pflegen Vorsatznummern pflegen Das Grundcustomizing der WebFlow Engine kann mit der Transaktion SWU3 vorgenommen werden Werkzeuge Business Workflow Entwicklung Hilfsmittel Automatisches Workflow-Customizing Verifikationsworkflow starten SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 34

35 Einsatzszenarien in der Lehre Betriebswirtschaftliche Ausrichtung Beispiele für Geschäftsprozesse Möglichkeiten der Geschäftsprozessoptimierung Eigenentwicklung von Geschäftsprozessen Integration verschiedener betriebswirtschaftlicher Anwendungen Technische Ausrichtung Objektorientierung / BOR-Objekte Methodenentwicklung mit ABAP/4 Verteilte Szenarien Web - Technologien SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 35

36 Terminologie /1 Aktivität Schritttyp in einer Workflow-Definition, um zur Laufzeit eine Aufgabe auszuführen. Aufgabe / Standardaufgabe Tätigkeit, bei der eine Objektmethode auf einem bestimmten Objekt ausgeführt wird. Bearbeiter Systembenutzer, der aktiv am SAP Business Workflow teilnimmt und Workitems ausführt. Man unterscheidet: Empfänger Aktueller Bearbeiter Zuständiger Bearbeiter Ausgeschlossener Bearbeiter Möglicher Bearbeiter SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 36

37 Terminologie /2 Business Workplace Arbeitsbereich eines Benutzers für das Bearbeiten von Workitems. Ereignis / Event Zustandsänderung eines Objektes, die systemweit bekannt gegeben wird. Laufzeit Der Zeitraum, während dessen eine Workflow ausgeführt wird. Workflow-Builder Modellierungswerkzeug zur Erstellung und zum Test von Workflow-Definitionen. SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 37

38 Terminologie /3 Workflow-Muster Tätigkeit, zu deren Beschreibung eine Workflow- Definition referenziert wird. Workitem Laufzeitrepräsentation eines Schrittes der Workflow- Definition oder einer Aufgabe. Worklist Liste aller Workitems, die einem Benutzer zu einem Zeitpunkt zugeordnet sind. Die Worklist befindet sich im Workflow-Eingang des Business Workplace des jeweiligen Benutzers. SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 38

39 Terminologie /4 Mit dem Releasewechsel > 4.5 hat sich die Sprachregelung geändert: Release Bezeichnung Technisch realisiert durch Prozess >= 4.5 Workflow Workflowmuster (WS) < 4.5 Mehrschrittaufgabe Workflowaufgabe (WF) Schritt >= 4.5 Aufgabe Standardaufgabe (TS) < 4.5 Einzelschrittaufgabe Kundenaufgabe (T ) SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 39

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