MobiBill. MobiBill Telefonkosten jederzeit im Blick

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1 MobiBill MobiBill Telefonkosten jederzeit im Blick

2 Mit MobiBill mehr Zeit für die wichtigen Dinge Kommunikationskostenanalyse leicht gemacht Die Aufstellung und Analyse aller Telefonkosten, ob Fest- oder Mobilnetz, hat nicht nur Sie, sondern auch Ihre Mitarbeiter bislang viel Zeit und Geduld gekostet. Langwierig und komplex mussten Vergleiche und Auswertungen der Daten vorgenommen werden und haben dennoch kein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt. Mit MobiBill sind diese Zeiten nun vorbei: Das Tool macht Ihre Telefonkostenanalyse zu einer übersichtlichen und unkomplizierten Aufgabe, die Sie im Handumdrehen erledigen und dabei nicht nur Zeit, sondern außerdem Kosten sparen. Die wichtigsten Funktionen im Überblick: providerunabhängig modular webbasiert zentrale Datenbank automatisiert

3 Ein Klick zum umfassenden Kostenüberblick Mit MobiBill bis zu 70 Prozent sparen Festnetz- und Mobilfunkrechnungen stellen für jedes Unternehmen einen grossen Posten in der Buchhaltung dar. MobiBill ermöglicht Ihnen eine umfassende Kosten- und Vertragskontrolle bei der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Rechnungen und verhilft Ihnen dabei zu einer Prozesskostenersparnis von bis zu 70 Prozent. Die browserbasierte Anwendung importiert, bearbeitet und wertet dazu eingehende EDI-Rechnungen oder Rechnungen anderer Formate aus den Online-Portalen verschiedener Telefonanbieter, unter anderem der Telekom Deutschland GmbH, aus. Anschließend werden diese automatisch digital im Unternehmen verteilt und die Rechnungen in einer zentralen Datenbank gespeichert. Die für die Kommunikationskostenanalyse relevanten Daten aus Anwendungen wie beispielsweise Excel werden in MobiBill erfasst und stehen Ihnen somit jederzeit zentral und geordnet zur Verfügung. Systemhinweise, wie zum Beispiel Warnungen vor automatischer Verlängerung von Mobilfunkverträgen oder Hinweise auf die Schwellenwertüberschreitung einer Rufnummer, erleichtern Ihnen das Arbeiten mit den oft unüberschaubaren Datenmengen. Dank der intuitiven Oberfläche werden Rechnungs- und zentral gespeicherte Stammdaten schnell und unkompliziert zusammengeführt.

4 Modularer Aufbau nach Wunsch Durch den modularen Aufbau kann MobiBill an die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen angepasst werden. Mitteilungen werden von den Mitarbeitern in Aufgaben umgewandelt und im Anschluss von ihnen bearbeitet. Alle abgeschlossenen Arbeitsschritte werden in der Workflow-Übersicht dokumentiert. Kostenstellenverantwortliche werden in die Rechnungsprüfung eingebunden und per automatisch über die entsprechend aufgelaufenen Kosten informiert. Festnetz- und Mobilfunk- Rechnungsarchiv Elektronische Rechnungsdaten, wie bspw. aus dem Online-Rechnungsportal Rechnung Online der Deutschen Telekom und T-Mobile, werden einfach importiert. Alternativ können auch ELFE - oder ELMO -Formate eingelesen werden. Kostenübersicht Sie erhalten eine übersichtliche Zusammenstellung aller Daten nach verschiedenen Kategorien: Kostenübersicht pro Anschluss, Kostenstelle, Standort und Mitarbeiter. Alle Informationen an einem Ort Alle Stammdaten wie PIN, PUK, Multi SIM, Endgerät und Verträge der Mobilfunkgeräte Ihrer Mitarbeiter werden zentral in einer Datenbank abgelegt und stehen so an nur einem Ort übersichtlich zur Verfügung. Transparenz über das Telefonverhalten Mit der 4-Klick-Analyse ermitteln Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf die Kostenverursacher einzelner Rufnum mern und Kostenstellen. Eine Schwellenwertanalyse listet zudem diejenigen Rufnummern auf, die die festgelegte Kostengrenze überschritten haben. Auswertungen Die Stamm- und Rechnungsdaten können problemlos aus dem Portal in Excel-Dateien oder PDF-Formate exportiert werden, so dass diese extern verwaltet und bearbeitet werden können. Anbindung an Unternehmenssoftware MobiBill lässt sich problemlos über Schnittstellen in Ihre ERP-Software integrieren. Der Vorteil liegt vor allem in der Zeitersparnis, die aufgrund der automatischen Übernahme der Rechnungsdaten gegeben ist. Webbasierte Plattform Durch das Hosting in einem Rechenzentrum sind Ihre Daten von überall jederzeit verfügbar. Dabei gewährleisten wir größtmögliche Datensicherheit durch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Standards.

5 Stammdaten Stammdaten Light Basic Pro Mobilfunk Festnetz Mitarbeiter Kostenstellen Standorte Workflow Workflowmanagement Light Basic Pro Überprüfung auf unsichere oder veraltete Passwörter Benachrichtigung zu überschrittenen Schwellenwerten Zuweisung und Verteilung von Aufgaben zur Passwortänderung und Überprüfung von Schwellenwerten Benachrichtigung über durchgeführte Importe Nachverfolgung von Stammdatenänderungen Benachrichtigung über auslaufende Verträge Benachrichtigung über ausstehende Rechnungen Finanzbuchhaltung Statistik Exporte Finanzbuchhaltung Light Basic Pro Rechnungsbereitstellung Kostenübersicht nicht zugewiesener Rufnummern Kostenstellen Mitarbeiter Controlling Statistik Exporte Controlling Light Basic Pro Vertragsinformationen EVN-Mitarbeiterübersicht EVN-Rufnummernübersicht EVN-Hauptnummernübersicht (Festnetz) Schwellenwertanalyse Kostenentwicklung nach Kostenarten Kostenentwicklung nach Kostenstellen automatischer Kostenstellenexport automatischer EVN-Mitarbeiterexport

6 Mit MobiBill alles im Blick! 4-Klick-Analyse Mit der 4-Klick-Analyse von der Erkennung einer Kostensteigerung über die Entdeckung der Rufnummer bis zur Ermittlung des Kostenverursachers: MobiBill liefert die Daten schnell. Stammdatenpflege Die Stammdaten wurden um hilfreiche Datenfelder erweitert. So steht z. B. bei Mobilfunknummern die Möglichkeit zur Verfügung, PIN, PUK, Multi SIM, Schwellenwert, Vertragsdaten usw. zu erfassen. Darüber hinaus findet hier die Verknüpfung, zwischen Rufnummer, Kostenstelle und Mitarbeiter statt.

7 Schwellenwert Rechnungsarchiv Direkter und schneller Zugriff auf Rechnungen, Rechnungspositionen und Einzelverbindungsdaten. Selbst dann, wenn die Papierbelege schon lange in Ordnern archiviert wurden. Auswertung + Statistik Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten und Statistiken helfen Ihnen, die richtigen Informationen an die richtigen Stellen in Ihrem Unternehmen zu liefern. Workflow + Aufgaben Wer, wann und wo: Das integrierte Workflowsystem erfasst alle in MobiBill getätigten Änderungen. Dazu gehört auch, wer sie gemacht hat und wann sie durchgeführt wurden. Die vorhandene Aufgabenverwaltung lässt Sie nichts mehr vergessen.

8 Case Studies Mit MobiBill konnten wir schon zahlreichen Unternehmen ein Software-Tool an die Hand geben, das durch Benutzerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit und Flexibilität überzeugt. Fernlast Speditionsgesellschaft mbh setzt auf unkomplizierte Kommunikationskostenanalyse Fernlast Speditionsgesellschaft mbh Branche: Logistik Waller See Braunschweig Die Fernlast Speditionsgesellschaft mbh wurde als Transportunternehmen für Stück- und Massengüter bereits Anfang der 60er Jahre gegründet. Heute bildet der Geschäftsbereich Transport flüssiger Lebens- und Futtermittel das Kerngeschäft des Unternehmens. Die verlässliche Erreichbarkeit der rund 100 Fuhrparkmitarbeiter nimmt für den reibungslosen Arbeitsablauf einen hohen Stellenwert ein. Um diese gewährleisten zu können, kommen bei Fernlast Mobilfunkverträge der Telekom Deutschland GmbH zum Einsatz. Zur Kommunikationskostenkontrolle der hierfür notwendigen Mobilfunkverträge sowie zur zentralen Speicherung und Bearbeitung der Vertragsdaten sollte eine benutzerfreundliche Softwarelösung zum Einsatz kommen. Fernlast wurde auf Empfehlung der Telekom Deutschland GmbH auf die Lösung aufmerksam, die durch die einfache Handhabung der Portallösung mit zentralem Zugriff und reglementierten Benutzerrechten überzeugte. Da die Lösung nicht an das betriebseigene Softwaresystem angeschlossen werden musste, konnte die Lösung direkt nach Installation von den Mitarbeitern der Bereiche Controlling und IT genutzt werden. Außer einer nach zwei Monaten durchgeführten umfassenden Schulung war kein weiterer Support notwendig. Durch das intuitive Bedienkonzept des Systems und den verlässlichen Einsatz der Projektverantwortlichen wird Fernlast jederzeit bei seiner Arbeit unterstützt. Fernlast: Durch die gute Kommunikation ist eine schnelle Problemlösung und ein reibungsloses Arbeiten jederzeit gewährleistet. Das Ziel, eine höhere Transparenz, ein besseres Controlling und ein zentrales Datenarchiv für die Kommunikationskostenkontrolle zu schaffen, wurde mit Hilfe vom Dienstleister ohne Probleme erreicht. Die zusätzliche Möglichkeit der Kostenentwicklungsanalyse macht das Anpassen der Mobilfunkverträge an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens zu einer Leichtigkeit.

9 KALORIMETA AG & Co. KG treibt auch intern Energie- und Kosteneinsparung voran Die KALORIMETA AG & Co. KG ist ein 1953 gegründetes und heute führendes Messdienstleistungsunternehmen im Bereich der Energietechnik. Zur bestmöglichen Umsetzung des Servicegedankens ist KALORIMETA bundesweit mit rund Mitarbeitern präsent. Für die stete Erreichbarkeit der zahlreichen Außendienstmitarbeiter werden Mobilfunkverträge der Telekom Deutschland GmbH genutzt, die eine Empfehlung für dieses System ausgesprochen hatte. KALORIMETA AG & Co. KG Branche: Messdienste Heidenkampsweg Hamburg Zur Organisation der Rechnungsdaten und Analyse der Kommunikationskosten entschied sich die KALORIMETA AG & Co. KG für den Einsatz dieser Softwarelösung in den Abteilungen Buchhaltung, Controlling und IT. Grund für diese Entscheidung war unter anderem der Wunsch, Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umzustellen sowie die Möglichkeit, Kommunikationskosten zu analysieren und transparent darzustellen. Des Weiteren kann der erforderlichen Kostenkontrolle von Mitarbeitern und Kostenstellen entsprochen werden. Zusätzliche Vorteile liegen in der Reduzierung der Prozesskosten und der Möglichkeit der Kostenverteilung. KALORIMETA: All diese Kriterien, gepaart mit der zentralen Pflege der Stammdaten und der einfachen Handhabung, vereint das System in sich als Portallösung mit zentralem Zugriff. Die Einführung der Lösung beinhaltete bei der KALORIMETA AG & Co. KG eine ERP-Integration sowie die über Schnittstellen vollständige Nutzung der firmeninternen ERP-Lösung. Innerhalb von sechs Monaten war die Integration vollständig und ohne technische Hindernisse abgeschlossen. Aktuell wird die Lösung für rund 500 Mitarbeiter genutzt. In jeder Phase des Projekts ist aufgrund der persönlichen Betreuung durch eine Projektleiterin eine solide Kommunikation und schnelle Reaktionszeit bei Fragen, Problemen sowie Anpassungswünschen gewährleistet. KALO- RIMETA: Die Zusammenarbeit war sehr eng. Kommt es zu Problemen, werden diese direkt kommuniziert und es wird zeitnah nach einer Lösung gesucht, welche dann umgesetzt wird. Wir schätzen es sehr, dass man uns jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht. Um das System noch effizienter nutzen zu können, sind weitere Anpassungen geplant.

10 Buchung der Rechnung im ERP-System Kontrolle & Kostenoptimierung MobiBill autom. Versand der Reports an ausgewählte Mitarbeiter MobiBill von Anfang an gut beraten! Stammdatenpflege Rechnungsimport automatische Kostenverteilung

11 MobiBill Kommunikationskosten einfach geregelt Machen Sie Schluss mit der umständlichen und aufwändigen Kontrolle und Abrechnung Ihrer Kommunikationskosten, setzen Sie einfach auf MobiBill! Ob Festnetz-, Mobilfunkrechnungen oder Verträge mit Telefonanbietern wie der Telekom Deutschland GmbH: Die browserbasierte Anwendung unterstützt Sie bei Import, Bearbeitung, Analyse, Abwicklung und zentralen Speicherung Ihrer Rechnungen. So haben Sie nicht nur Kosten, sondern auch Vertragsverlängerungen oder Schwellenwertüberschreitungen einer Rufnummer stets im Blick.

12 DeDeNet GmbH, Ettlingen

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