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1 Dokumentation Stand Version 2.6

2 Inhalt Allgemeines... 5 Benutzer wechseln... 5 Dashboard anpassen... 5 Benutzergruppen einrichten... 6 Online Hilfe... 8 Anzeige vergrößern/verkleinern... 9 Sicherheitsabfragen für Menge und Preis... 9 Belegnummern editieren Aufträge E-Books bestellen Angebote erstellen Ansichtslieferscheine bearbeiten Auftragsübersicht ausdrucken Auftragsrückstand ermitteln Preise aktualisieren Auftrag bearbeiten Kunden benachrichtigen Konfiguration Meldecenter Benachrichtigungstexte und SMS Benachrichtigung Telefonische Benachrichtigung Schriftliche Benachrichtigung Bibliografie Literaturliste drucken Meldenummern anzeigen Fehlerbehebung bei Übernahme in die Merkliste Artikelmanagement Cover aktualisieren Auftrag aus Artikelmanagement erstellen Bestellnummern aktualisieren Im Wareneingang Über Bibliografie Preise aktualisieren Bestellen Bestellung erfassen Vormerken und Weiterleiten Vormerkungen stornieren Bestellen mit Unterverkehrsnummer Bestellen mit Abteilungstrennung Bestellen mit Versandweg Österreichische Auslieferungen Vertreterbestellung importieren Per Mail bestellen Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 2 von 83

3 Schriftlich bestellen Bestellen mit KNV-Titelnummern Bestellnummern ändern Schnellerfassung von Verlagsbestellungen Daten exportieren Als CSV-Datei (comma separated value) Als Word-Datei Als Excel-Datei Vorlagen erstellen und anpassen Disposition Neue Optionen Statistische Daten anzeigen Staffelrabatte anzeigen Bestellen FuZ Optimierungen Kundenmanagement Kopieren von Adressen Konfiguration Mehrwertsteuer Suchen Ersetzen Offene Aufträge anzeigen Ins Belegmanagement verzweigen Belege Layoutänderungen Formulareinstellungen kundenindividuell konfigurieren Neuen Report importieren Faktur ohne Warenbestand durchführen Gutschrift erstellen Lieferschein ohne Preis Lieferscheine anzeigen Rechnungsausgangsbuch Kundennummer als Link FuZ-Lieferscheine fakturieren Remittieren Remission erfassen und ändern Remission ausdrucken Reservierte Titel remittieren Nach Lagerdauer selektieren Nach Status filtern EK- und VK-Preis anpassen Lagermanagement Abholfachinventur durchführen Lagerwert und Lagerbestand anzeigen Drucken Etiketten drucken Drucken-Dialog Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 3 von 83

4 Mailservice Anhänge aus dem Posteingang speichern Marketing Etiketten drucken Wareneingang Warenverteilung anzeigen Etiketten drucken Bestellzeichen auf Papierbelegen der Lieferanten Positionen umbestellen (im Wareneingang/Bestellmanagement/Dashboard) In Fremdwährung buchen ELS-Datum übernehmen ELS-Positionen nachbibliografieren ELS mit KNV-Nummer einlesen Wareneingangspositionen prüfen Artikel suchen Wareneingangspositionen nach Kunde sortieren Artikel auf Kundenaufträge verteilen Vorbestellpreis Kassencenter / AWEK-Kasse Daten an die Kasse senden Nachbibliografieren PC-Kasse Kundennummer scannen Einstellungen konfigurieren Bons nachdrucken Bons löschen Kunde anlegen Rückgabefähigkeit von Zahlarten konfigurieren Kundenguthaben verwalten Statistik ABC-Analyse Artikelbestand Artikelumsatz mit Renner Penner Einkauf KER Kundenumsatz Warenbewegungen Finanzbuchhaltung Übergabe an die Datev Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 4 von 83

5 Allgemeines Benutzer wechseln Über den sog. Application Button haben Sie die Möglichkeit bei laufender Anwendung unkompliziert den Benutzer zu wechseln: Dashboard anpassen Neu eingetroffene Titel Sie haben die Möglichkeit, auf Ihrem Schreibtisch das Element frisch eingetroffen zu konfigurieren. Dort werden alle im Wareneingang zugebuchten Titel aufgeführt. Ein Doppelklick auf die Zeile öffnet das Artikelmanagement. Umsatzstatistik Die Werte des aktuellen Monats werden bei der Umsatzstatistik nach den letzten 12 Monaten auch angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Anzeige den Programmstart etwas verzögern kann. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 5 von 83

6 Heutige Meldungen Die zum Druck vorgesehenen Etiketten, z.b. aus der täglichen Aktualisierung, können Sie über Doppelklick auf den Eintrag in den Heutigen Meldungen in einer Liste zum Editieren anzeigen lassen. Benutzergruppen einrichten Um Programmfunktionen für einzelne Nutzer zu sperren, haben Sie die Möglichkeit, unter Menü System Administration Benutzergruppen neue Benutzergruppen anzulegen und diesen individuelle Berechtigungen zuzuweisen. Die Benutzergruppe Admin ist immer vorhanden, hat Zugriff auf alle Funktionen und kann nicht gelöscht werden. Klicken Sie den Button Neu um z.b. eine Benutzergruppe mit reduzierten Berechtigungen anzulegen: Klicken Sie Fertig stellen und konfigurieren Sie die Berechtigungen indem Sie den Button Berechtigungen anklicken. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 6 von 83

7 Hier lassen sich alle Programmfunktionen für einzelne Benutzergruppen aktivieren oder deaktivieren: Funktionen, die deaktiviert wurden, sind ausgegraut. Um die neue Benutzergruppe einem User zuweisen zu können, wählen Sie ihn im Menü System Administration Benutzerverwaltung aus und ordnen ihm die gewünschte Benutzergruppe zu. Speichern Sie die Änderungen mit Fertig stellen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 7 von 83

8 Nach Neuanmeldung sind die deaktivierten Funktionen ausgegraut: Online Hilfe Die Online-Hilfe steht nun workflow-übergreifend zur Verfügung. Die Inhalte werden derzeit eingepflegt. Sobald Sie das?-symbol klicken, öffnet sich unter dem Workflow-Manager ein Menü mit den im aktuellen Workflow verfügbaren Hilfe-Themen: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 8 von 83

9 Anzeige vergrößern/verkleinern Über die Plus- und Minus-Symbole haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige in euro-bis flow zu skalieren, um die Schrift größer oder kleiner darzustellen. Sicherheitsabfragen für Menge und Preis In folgenden Workflows haben Sie die Möglichkeit, Werte für die kritische Menge und den kritischen Preis zu hinterlegen: Wareneingang, Bestellen, Auftrag, PC-Kasse und Inventur. Werden diese Werte überschritten, werden Sie beim Versuch den Vorgang fertigzustellen vom System darauf hingewiesen. Für Bestellungen konfigurieren Sie die Einstellung unter Menü System Administration Systemweite Einstellungen Bestellungen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 9 von 83

10 Für die PC-Kasse finden Sie die Konfiguration unter den Einstellungen : Im Wareneingang haben Sie die Möglichkeit, unter Einstellungen nicht nur den maximalen Wert für Preis und Menge einzutragen, sondern auch den kritischen Wert für den Rabatt zu hinterlegen: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 10 von 83

11 Auch für neue Aufträge können Maximalwerte für Preis, Rabatt und Menge definiert werden (Menü Neu Auftrag Einstellungen): Belegnummern editieren Zur Anpassung von Belegnummern steht Ihnen unter Menü System Referenzdaten Belegnummern ein Editor zur Verfügung. Änderungen sollten Sie nur in Absprache mit der Serviceline oder Ihrem Projektleiter vornehmen! Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 11 von 83

12 Aufträge E-Books bestellen Konfigurieren Um E-Books über KNV bestellen zu können, muss Ihre Buchhandlung für diese Funktion freigeschaltet werden. Wenden Sie sich dafür an Ihren zuständigen Kundenbetreuer. Sobald Sie die Freischaltung erhalten haben, hinterlegen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in euro-bis flow (Menü System Administration Systemweite Einstellungen KNV Bibliografieeinstellungen). Tragen Sie als URL ein. Benutzer ist immer die Verkehrsnummer, das Passwort ist 6-stellig großgeschrieben inkl. Zahl (z.b. ABCDE1). Unter der Option definieren Sie den Standardtext für die s an Ihre Kunden und hinterlegen die AGBs für den Bezug von E-Books (Menü System Administration Systemweite Einstellungen ). Entfernen Sie die Zeichenfolge nicht. Diese dient als Platzhalter für den Download-Link, den das System je nach Titel automatisch ergänzt. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 12 von 83

13 Vor jede -Nachricht setzt das System automatisch die Anrede aus den Kundenstammdaten. Damit die Anrede in Kombination mit dem Namen angezeigt wird, konfigurieren Sie sie unter Menü System - Referenzdaten - Anreden wie folgt: Ablauf Selektieren Sie den Titel in der Bibliografie. Über das Suchkriterium Medien haben Sie die Möglichkeit, sofort auf E-Books einzuschränken. Außerdem erkennen Sie E-Books in der Listenansicht sofort an ihrem sog. Sortimentskennzeichen: Erstellen Sie einen Kundenauftrag. Das System erkennt, dass im Auftrag E-Books enthalten sind. Im Workflow-Manager sehen Sie den neuen Eintrag E-Book. Hier sehen Sie die hinterlegten AGBs und einen Hinweis auf die Downloadlinks. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 13 von 83

14 Nach Fertig stellen des Auftrags meldet Ihnen das System die erfolgreiche Erzeugung der mit dem Download-Link an Ihre Kunden. Die wird im Postausgang bereitgestellt und von dort versendet. Dies geschieht entweder über einen Job im Scheduler oder manuell über den Button Versenden. Wenn Sie diese Funktion das erste Mal nutzen, prüfen Sie bitte ob die -Einstellungen unter Menü System Administration Systemweite Einstellungen korrekt angelegt sind. Um das E-Book zu kassieren, nutzen Sie an der Kasse einen Dummy-Artikel, dem Sie jeweils den aktuellen Preis zuordnen. Sonstiges Im Auftragsmanagement haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Book-AGBs auszudrucken oder den jeweiligen E-Book-Link erneut zu versenden. E-Book AGB: Die hinterlegen AGBs werden sofort ausgedruckt E-Book Link: Nachträgliches Erzeugen des E-Book Links Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 14 von 83

15 E-Books werden im Artikelmanagement ohne Lagerhaltung angelegt. Da Sie für diese Titel keinen Wareneingang durchführen ist auch eine Bestandsführung nicht sinnvoll. Angebote erstellen Um für Ihren Kunden ein Angebot zu erstellen, wählen Sie im Menü Management Angebote und klicken den Button Neu um ein neues Angebot zu erstellen. Erfassen Sie Positionen und Kundendaten analog zur Auftragserfassung. Um bereits erzeugte Angebote verwalten zu können, haben Sie die Möglichkeit, das Angebot zu drucken, in einen Auftrag zu wandeln oder manuell auf erledigt zu setzen. Der aus einem Angebot heraus erzeugte Auftrag kann bei Bedarf vor dem Speichern korrigiert oder ergänzt werden. Zu einem bereits bestehenden Angebot kann ein sog. Folgeangebot erstellt werden. Diese Funktion finden Sie in der Vollansicht eines Angebots. Unter Zusammenfassung sehen Sie zu welchem Ursprungsangebot dieses Folgeangebot gehört. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 15 von 83

16 Ansichtslieferscheine bearbeiten Im Belegmanagement steht Ihnen für beliebige Lieferscheine die Funktion Rücknahme Ansichtslieferschein zur Verfügung. Davon ausgenommen sind Lieferscheine, zu denen bereits eine Rechnung erzeugt wurde. Wechseln Sie im Menü Backoffice Liefern und Fakturieren Belegmanagement in die Schnellsuche und markieren Sie den Lieferschein, aus dem Sie Positionen zurücknehmen möchten. Scannen Sie die Titel, die zurückgenommen werden sollen, im Artikel-Feld oder tragen Sie die EAN manuell ein. Ist der Titel im aktuellen Lieferschein vorhanden, so wird die Anzahl in die Spalte Rücknahme übernommen. Mehrmaliges Scannen des gleichen Titels erhöht die Menge. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 16 von 83

17 Der Lieferschein wird mit den aktualisierten Positionen gespeichert, der Auftrag des Kunden entsprechend angepasst. Werden alle Positionen aus einem Lieferschein zurückgenommen, wird der Beleg gelöscht und der Status des Auftrags auf storniert gesetzt. Auftragsübersicht ausdrucken Für jeden beliebigen Auftrag kann über die Funktion Auftragsbest. drucken eine Auftragsübersicht ausgedruckt werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 17 von 83

18 Auftragsrückstand ermitteln Um überfällige Aufträge zu ermitteln, steht Ihnen die Funktion Auftragsrückstand im Auftragsmanagement zur Verfügung. Wechseln Sie im Auftragsmanagement in die Schnellsuche und klicken Sie den Button Auftragsrückstand. Optional haben Sie die Möglichkeit auf das Auftragsdatum oder die Tage seit der Bestellung einzuschränken. Über die Verlinkung in den Auftrag haben Sie die Möglichkeit, diesen zu bearbeiten. Nicht mehr relevante Aufträge können Sie stornieren. Aufträge, die bereits erledigt sind (weil z. B. an der Kasse irrtümlich vom Lager verkauft wurde) können auf erledigt gesetzt werden. Verfügbarer Lagerbestand kann dem Auftrag zugebucht werden, indem Sie einfach im Auftrag auf Fertig stellen klicken. Beachten Sie, dass in dieser Auflistung FuZ-Artikel nicht berücksichtigt werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 18 von 83

19 Preise aktualisieren Artikelpreise, die über die tägliche Aktualisierung verändert wurden, aktualisieren sich nun auch in den offenen Auftragspositionen. Voraussetzung ist, dass die Auftragsposition das Kennzeichen "Preiskorrektur beim Wareneingang" aufweist. Auftrag bearbeiten Auftrag kopieren Im Auftragsmanagement haben Sie die Möglichkeit einen Auftrag zu kopieren. Der Button Auftrag kopieren in der Vollansicht eines bestehenden Auftrags kopiert die Positionen und die Auftragsart. Auftrag nachträglich bearbeiten Teilfakturierte Aufträge können nachträglich noch verändert werden. Davon ausgenommen sind Positionen, die den Status erledigt haben oder bei denen schon Teilmengen fakturiert oder kassiert wurden. Teilgelieferte Aufträge können nicht mehr verändert werden. Auftragspositionen löschen Um eine bereits reservierte Position aus einem Auftrag zu löschen, wählen Sie zunächst Reservierung aufheben. Dies hat zur Folge dass der Titel aus dem Abholfach/Reservierungslager ans Verkaufslager Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 19 von 83

20 gebucht wird. Die Auftragsposition steht wieder auf unbearbeitet. Danach ist es möglich die Position zu löschen. Kassenaufträge filtern Im Auftragsmanagement kann nach dem Kriterium Abholfach: Ja/Nein gefiltert werden: Kundenbemerkung ausschalten Beim Erstellen eines neuen Auftrags haben Sie die Möglichkeit, über den Button Einstellungen die Anzeige der Bemerkung aus dem Kundenmanagement auszuschalten. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 20 von 83

21 Nachlass eintragen Sowohl in Auftrags- als auch in FuZ-Positionen ist es nicht mehr möglich, einen Nachlass einzutragen ohne vorher eine Bezeichnung auszuwählen. Nachlässe werden in den Referenzdaten angelegt und mit einem Rabattsatz versehen (Menü System Referenzdaten Nachlässe). Dieser Rabattsatz kann im Auftrag bei Bedarf angepasst und überschrieben werden. Wenn Sie viele individuelle Rabattsätze verwenden, empfiehlt es sich, unter Referenzdaten einen Satz mit der Bezeichnung Rabatt und dem Prozentsatz 0,00% anzulegen, der dann immer verwendet und ggf. im Auftrag angepasst wird. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 21 von 83

22 Kunden benachrichtigen Über den Menüpunkt Meldecenter haben Sie die Möglichkeit, Benachrichtigungen an Ihre Kunden zu verwalten. Konfiguration Um über das Meldecenter neben schriftlichen Benachrichtigungen auch s oder SMS versenden zu können, tragen Sie unter Menü System - Administration - Systemweite Einstellungen - die entsprechende Konfiguration ein. Wann immer über den Wareneingang oder eine andere Zubuchung ein Kundenauftrag versorgt werden kann, wird ein Benachrichtigungsvorschlag ins Meldecenter geschrieben. Der Abschnitt eurosoft SMS ist noch nicht aktiv. Infos folgen in einer der nächsten Versionen. Meldecenter Hier haben Sie die Möglichkeit, die beim Kunden oder im Auftrag voreingestellte Benachrichtigungsart zu bestätigen oder zu ändern. Das Meldecenter erreichen Sie über Menü Backoffice - Meldecenter. Unter Abholmitteilungen stehen Kundenbenachrichtigungen zu abholbereiten Titeln. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 22 von 83

23 Unter Meldemitteilungen stehen Kundenbenachrichtigungen zu nicht lieferbaren Titeln oder Lieferverzögerungen (in der aktuellen Version noch nicht aktiv). Wie in allen Workflows, können auch im Meldecenter Filter für häufige Abfragen definiert werden. Lässt man sich im Abschnitt Abholmitteilungen die Datensätze (Erledigt=Nein) anzeigen, so werden die Kundenbestellungen angezeigt, die im Wareneingang eingegangen sind. In der Spalte Benachrichtigungsart wird die beim Kunden, bzw. im Auftrag konfigurierte Benachrichtigungsart vorgeblendet. Änderungen sind hier noch möglich. In der Detailsicht sind die Kontaktdaten der Kunden, ausführliche Artikeldaten und Links zu Auftrag und ins Kundenmanagement sichtbar: Um die Benachrichtigung auszulösen, markieren Sie die Einträge und klicken Fertig stellen. Die Benachrichtigungen erhalten den Status Erledigt und werden in den Postausgang oder die Telefonliste verschoben. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 23 von 83

24 Benachrichtigungstexte Unter Einstellungen konfigurieren Sie die Texte für - oder SMS-Benachrichtigungen. Vor jede - oder SMS-Nachricht setzt das System automatisch die Anrede aus den Kundenstammdaten. Damit die Anrede in Kombination mit dem Namen angezeigt wird, konfigurieren Sie die Anrede unter Menü System - Referenzdaten - Anreden wie folgt: und SMS Benachrichtigung Die vom System generierten s oder SMS aus dem Meldecenter werden in den Postausgang gestellt. Sie haben auch die Möglichkeit, im Postausgang manuell s zu verfassen und zu senden. Wählen Sie unter Menü Management - Mailservice Postausgang. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 24 von 83

25 Hier ein Beispiel für eine Abholbenachrichtigung ( und SMS): Bearbeiten oder korrigieren Sie ggf., indem Sie per Doppelklick in die Vollansicht wechseln. Anschließend werden die s und SMS über den Button Versenden verschickt. Anstatt manuell zu versenden, kann auch ein Job im Scheduler angelegt werden. So werden die Benachrichtigungen vom System automatisch zu dem von Ihnen definierten Zeitpunkt verschickt. Telefonische Benachrichtigung Alle Kunden, die von Ihnen telefonisch benachrichtigt werden möchten, werden in einer Telefonliste zusammengefasst. Sobald Sie im Meldecenter Fertig stellen klicken, wird ein Eintrag im Abschnitt Telefonliste erzeugt. Wählen Sie im Meldecenter den Button Telefonliste : Über die Schnellsuche können die einzelnen Einträge angezeigt werden. In der Ansicht Übersicht wird jeder Eintrag in einer Zeile dargestellt. Haben Sie einen Kunden telefonisch erreicht, so markieren Sie das Kästchen Erledigt. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 25 von 83

26 In der Ansicht Details sehen Sie alle Kontaktdaten des Kunden, sowie die genauen Artikeldaten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, den Eintrag als Erledigt zu kennzeichnen. Die Ansicht Bearbeiten ist vor allem dann relevant, wenn Sie einen Kunden nicht erreicht haben und eine Bemerkung hinterlegen möchten. Diese Bemerkung wird auch in die Detail-Ansicht übertragen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 26 von 83

27 Schriftliche Benachrichtigung Steht die Benachrichtigungsart auf Schriftlich, so wird bei Klick auf Fertig stellen ein Dokument erzeugt. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 27 von 83

28 Bibliografie Literaturliste drucken In der Merkliste haben Sie die Möglichkeit, markierte Titel als Literaturliste auszudrucken. Klicken Sie den Button Merkliste drucken und entscheiden Sie sich im folgenden Dialog zwischen Kurzund Langformat. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 28 von 83

29 Meldenummern anzeigen Die Meldenummern der unterschiedlichen Lieferanten werden in der Titel-Vollanzeige der Bibliografie aufgeführt. Nachdem ein Wareneingang erfolgt ist, werden die Meldenummern nicht mehr angezeigt. Fehlerbehebung bei Übernahme in die Merkliste Bei der Übernahme von Artikeln in die Merkliste kam es zu Fehlermeldungen wenn parallel an einem anderen Arbeitsplatz nachbibliografiert wurde. Dies wurde korrigiert. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 29 von 83

30 Artikelmanagement Cover aktualisieren Cover werden auf Ihrem System gespeichert, um einen schnelleren Zugriff zu gewährleisten. Zum Aktualisieren veralteter Coverabbildungen klicken Sie im Menü System Administration Systemweite Einstellungen den Button Cover löschen und starten das System neu. Beim nächsten Aufruf eines Artikels holt euro-bis flow die aktuelle Coverabbildung von KNV. Auftrag aus Artikelmanagement erstellen Klicken Sie in der Vollansicht eines Artikels den Button Auftrag erstellen. Der aktuelle Artikel wird in einen neuen Kundenauftrag übernommen. Weitere Artikel können über das Eingabefeld Artikel ergänzt werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 30 von 83

31 Bestellnummern aktualisieren Welche Informationen eines Artikels über den Wareneingang oder die Bibliografie in Ihrem Hausartikelstamm aktualisiert werden legen Sie künftig in folgendem Konfigurationsmenü fest (Menü System Administration Systemweite Einstellungen Artikel Aktualisierung). Im Wareneingang Die Verbuchung eines Artikels im Wareneingang aktualisiert die Bestellnummer/Bestellziele im Artikel wie folgt: Wird der Wareneingang mit einer EAN durchgeführt, die bereits am Artikel hinterlegt ist, so existiert eine eindeutige Zuordnung. Das System führt daher keine Prüfung (Nachbibliografie) auf aktuellere EANs durch. Wird der Wareneingang mit einer EAN gemacht, die noch nicht am Artikel hinterlegt ist, werden alle Bestellnummern am Artikel ergänzt. Über Bibliografie Ist die Aktualisierung der Bestellziele unter den systemweiten Einstellungen aktiviert, so prüft das System ob die lt. Bibliografie neueste EAN in den Basisdaten vorhanden ist und aktualisiert ggf. den Hausartikelstamm. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 31 von 83

32 Preise aktualisieren Im Import/Export-Eintrag zur KNV-Preisaktualisierung haben Sie die Möglichkeit den Aktualisierungslauf auf einzelne Preisarten (empfohlen/frei/gebunden) einzuschränken. Soll eine Aktualisierung wiederholt werden, kann das Datum einfach zurückgesetzt werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 32 von 83

33 Bestellen Bestellung erfassen Wenn Sie eine neue Bestellung erfassen (Menü Neu Bestellung), so zeigt Ihnen das System in der Detailansicht, ob für Barsortiment oder Verlag noch offene Bestellungen vorhanden sind. Existiert für einen Titel bereits eine unbearbeitete Bestellung beim gleichen Lieferant, so wird die Anzahl kumuliert und keine neue Position erzeugt. Wenn, unabhängig von den Grossisten, ein weiterer Lieferant immer bei Bestellungen angezeigt werden soll, können Sie diesen in der Lieferantenhierarchie ergänzen (Menü System Administration Lieferantenhierarchie). Vormerken und Weiterleiten Zu jeder Bestellposition haben Sie die Möglichkeit, unter Vormerken ein Kennzeichen mitzugeben, wie bei Nicht-Lieferbarkeit verfahren werden soll. Mit Ja oder Nein geben Sie konkret an, ob vorgemerkt werden soll oder nicht. Optimierte Weiterleitung wird nur von KNV ausgewertet und leitet die Bestellung über die Bestellanstalt automatisch an den Verlag weiter, wenn der Titel nicht lieferbar ist. Beachten Sie, dass Artikel mit Meldenummern 11, 12, 15, 21, 25, 62 und 80 kurzfristig nicht lieferbar und vormerkfähig sind. Sie werden deswegen nicht an den Verlag weitergeleitet. Lieferant wählen Sie, um explizit kein Kennzeichen mitzugeben. Es gelten dann automatisch die mit Ihrem Lieferanten vereinbarten Konditionen. Diese Einstellung wird bei jedem Bestellvorgang vom System als Standard verwendet. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 33 von 83

34 Vormerkungen stornieren Titel, die für Sie bei KNV vorgemerkt wurden, können über das Bestellmanagement elektronisch storniert werden. Selektieren Sie den vorgemerkten Titel, den Sie stornieren möchten, markieren Sie ihn und klicken Sie Vormerkung stornieren. Die Vormerkerstornierung wird nach einer kurzen Rückfrage sofort durchgeführt. Eine Bestellposition kann nicht mehrmals storniert werden: Befindet sich der Artikel bereits in der Auslieferung oder es ist keine Vormerkung vorhanden, erhalten Sie die folgende Meldung: Beachten Sie, dass nur Titel mit dem Status bestellt oder teilgeliefert und dem Bestellziel KNV storniert werden können. Die Stornierung bezieht sich jeweils auf die gesamte Anzahl des vorgemerkten Titels. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 34 von 83

35 Wurde die Stornierung erfolgreich durchgeführt, erhält die Position die Meldenummer 27 Vormerker storniert und wird vom System automatisch auf komplett gesetzt. Die Anfrage zur Vormerkerstornierung wird mit der Verkehrsnummer/Unterverkehrsnummer geschickt, mit der der Titel auch bestellt wurde. Konfigurieren Für die Funktion Vormerker stornieren ist die Konfiguration eines Passworts notwendig, welches auch bei KNV hinterlegt sein muss. Verwenden Sie das Passwort für Ihren FTP-Zugang. Dieses ist z. B. beim KNV-Bestellabruf oder ELS-Job hinterlegt. Wechseln Sie im Menü System - Administration - Systemweite Einstellungen auf die Option Vormerkerstorno Einstellungen: Prüfen Sie auch, ob die Meldenummer 27 in Ihrem System angelegt ist (Menü System - Referenzdaten - Meldenummern). Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 35 von 83

36 Bestellen mit Unterverkehrsnummer Um für bestimmte Lieferanten mit einer abweichenden Unterverkehrsnummer zu bestellen, tragen Sie diese in einem eigenen Bestellweg ein (Menü System Referenzdaten Bestellwege). Nutzen Sie für einen Lieferanten mehrere Verkehrsnummern, so muss der Bestellweg der die Hauptverkehrsnummer (hinterlegt unter Menü System Referenzdaten Filialen) erhalten bleiben. Diese Funktion ist derzeit nur möglich, wenn Sie Ihre Bestellungen im BWA-Format senden. Bestellen mit Abteilungstrennung Um für eine Abteilung mit einer bestimmten Unterverkehrsnummer zu bestellen, legen Sie zunächst eine Abteilung an (Menü System - Referenzdaten Abteilungen). Weisen Sie die Abteilung einem Bestellweg zu (Menü System Referenzdaten Bestellwege). Bestellen mit Versandweg In den Basisdaten einer Bestellung kann bei Bedarf ein Versandweg hinterlegt werden. Dieser wird in die Bestelldatei geschrieben und dem Lieferanten übermittelt. Es liegt jedoch in der Hand des Empfängers, ob diese Information auch ausgewertet wird. Diese Funktion ist derzeit nur möglich, wenn Sie Ihre Bestellungen im BWA-Format senden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 36 von 83

37 Österreichische Auslieferungen Elektronische Bestellungen bei Hain und Mohr Morawa sind nun möglich. Die Einstellungen werden unter Menü System Administration - Systemweite Einstellungen Hain (bzw. Mohr Morawa) Bibliografieeinstellungen vorgenommen. Vertreterbestellung importieren Vertreterbestellungen können als Datei importiert werden und müssen das BWA-Format aufweisen. Wählen Sie im Bestellmanagement die Funktion Vertreterbestellung und klicken Sie den Button auswählen und einlesen. Die Titeldaten aus der Datei werden aufgelistet, unbekannte Artikel werden vom System automatisch nachbibliografiert. Der Lieferant wird aus der Bestelldatei ermittelt. Sowohl in der Listenansicht als auch in der Vollansicht, in die Sie durch Doppelklick auf eine Zeile gelangen, haben Sie die Möglichkeit einzelne Informationen zu ändern. Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, klicken Sie Fertig stellen um eine Bestellung zu erzeugen. Der Bestellweg wird automatisch auf Vertreter gesetzt. Der Status steht auf bestellt. Per Mail bestellen Um Bestellungen an Lieferanten per Mail zu versenden, wählen Sie beim Bestellen oder danach im Bestellmanagement den Bestellweg aus. Bitte prüfen Sie vorher unter Menü System Administration Referenzdaten Bestellwege ob in Ihrem System ein Bestellweg Mail existiert und ob der Haken bei Soll g t werden gesetzt ist. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 37 von 83

38 Wenn Sie nun die Bestellung im Bestellmanagement durch Klick auf den Button Auf bestellt setzen auslösen, erzeugt das System automatisch eine im Postausgang. Diese wird über einen Eintrag im Scheduler zum definierten Zeitpunkt verschickt oder manuell über den Button Versenden. Wenn Sie diese Funktion das erste Mal nutzen, prüfen Sie bitte ob die -Einstellungen unter Menü System Administration Systemweite Einstellungen korrekt angelegt sind. Schriftlich bestellen Auch für den Ausdruck von schriftlichen Bestellungen kann die Konfiguration unter Menü System Referenzdaten Filialen Reportkonfiguration vorgenommen werden. Liegt für den Lieferanten eine Fax-Nummer vor, so wird diese auch gedruckt. Bestellen mit KNV-Titelnummern Im Bestellsatz einer BWA-Bestellung wird jetzt auch eine KNV-Titelnummer als gültige Bestellnummer (für Lieferant KNV) erkannt und akzeptiert. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 38 von 83

39 Bestellnummern ändern In unbearbeiteten Bestellpositionen kann nach Doppelklick in die Vollanzeige die Bestellnummer, die in den Bestellsatz geschrieben wird, korrigiert werden. Dies kann in Ausnahmefällen notwendig sein, wenn sich z.b. zwischenzeitlich die Auflage geändert hat oder aus einem anderen Grund eine aktuellere Bestellnummer verfügbar ist. In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, eine verlagsinterne Bestellnummer anzugeben. Kann aus der Bibliografie keine EAN übernommen werden oder handelt es sich um manuell angelegte Artikel, so generiert das System automatisch eine eigene EAN. Beim Bestellen wird wenn möglich diese EAN vermieden. Stattdessen wird eine lieferantenabhängige Bestellnummer verwendet (z. B. KNV-Nr). Schnellerfassung von Verlagsbestellungen Wenn Sie manuell mehrere Artikel eines Verlages in einer Bestellung erfassen, haben Sie die Möglichkeit über die sog. Bindestrich-Option den Verlagsteil der EAN im Bestellnummernfeld jeweils stehen zu lassen. Beachten Sie, dass das System alle Zeichen vor dem ersten Bindestrich stehen lässt. So können Sie steuern, wo die Bestellnummer abgeschnitten wird. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 39 von 83

40 Daten exportieren Alle Listen in euro-bis flow können in beliebige Formate exportiert werden. Grundsätzlich ist es notwendig, die Datensätze zu markieren, die exportiert werden sollen. Anschließend klicken Sie auf Exportieren. Legen Sie den Speicherort fest indem Sie auf Speichern unter klicken und den gewünschten Laufwerkspfad auswählen: Wenn Sie den Haken bei Nur sichtbare Spalten exportieren setzen, werden alle in der Listenansicht ausgeblendeten Spalten weggelassen. Als CSV-Datei (comma separated value) Um spontan eine Liste zu exportieren ist es am einfachsten, das CSV-Format zu wählen. Dafür benötigen Sie keine Vorlage und die Datei lässt sich anschließend ohne Probleme in Excel öffnen. Als Word-Datei Für den Export direkt in Word ist es notwendig, vorher eine Vorlage zu erstellen. Wählen Sie aus der Liste die Option Word-Vorlage und tragen Sie eine Beschreibung der Vorlage ein. Klicken Sie auf Fertig stellen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 40 von 83

41 Es öffnet sich ein Word-Dokument. Schalten Sie zunächst die Word-Optionen an, indem Sie auf den Application Button links oben klicken. Diese Option steht Ihnen nur in Office-Vollversionen zur Verfügung. Im nun erscheinenden Fenster aktivieren Sie die Option Entwicklertools. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 41 von 83

42 Formatieren Sie die Vorlage nach Ihren Vorstellungen Änderung der Ausrichtung: Löschen nicht benötigter Spalten: Ändern Sie Schriftgröße, -farbe, -typ wie gewünscht, tragen Sie eine Überschrift ein und passen Sie die Spaltenbreite an. Speichern und Schließen Sie die Vorlage. Vorlage anwenden Um die soeben erstellte Vorlage anzuwenden, markieren Sie die zu exportierenden Zeilen, klicken auf Exportieren und wählen den Typ Word. Das System bietet Ihnen unter Vorlagen eine Liste aller im System vorhandener Word-Vorlagen an. Wählen Sie den von Ihnen erstellten Eintrag aus und klicken Sie Fertig stellen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 42 von 83

43 Als Excel-Datei Erstellen eine Excel-Vorlage wie im vorigen Abschnitt für Word beschrieben. Vorlagen erstellen und anpassen Um bereits erstellte Vorlagen zu korrigieren wählen Sie Menü System Administration Vorlagen bearbeiten. Wie in anderen Workflows haben Sie die Möglichkeit Filter zu erstellen um z.b. nur Word- oder nur Excel-Vorlagen anzuzeigen. In der Liste der Vorlagen haben Sie über den Button Bearbeiten die Möglichkeit, die Vorlage selbst anzupassen und neu zu speichern oder über Bezeichnung bearbeiten nur den Namen zu ändern. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 43 von 83

44 Disposition Neue Optionen Wenn Sie eine neue Disposition anlegen oder eine bereits vorhandene bearbeiten, haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche Optionen einzugeben, um das Ergebnis genau Ihren Vorstellungen anzupassen. Zum Beispiel können Sie Besorgungsverkäufe ausschließen oder sich separat anzeigen lassen, die Anzeige auf bestimmte Artikel beschränken, indem Sie eine Artikelliste hinterlegen, nach ABC- Kennzeichen eingrenzen, nach Warengruppen selektieren und vieles mehr. Verkaufsart Lagerverkauf: Artikel, die mindestens einen Lagerverkauf hatten. Besorgung: Artikel, die für eine Kundenbestellung besorgt wurden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 44 von 83

45 Statistische Daten anzeigen In der Disposition haben Sie Zugriff auf die Warenbewegungen und statistischen Daten eines Artikels indem Sie in der Übersichts-Ansicht auf den kleinen Pfeil klicken und so die Vollansicht aufklappen (Tastaturkürzel Strg-I). Im Diagramm symbolisiert der blaue Balken die Abgänge und der gelbe Balken die Zugänge. Über die Optionen Monate/Wochen/Tage in der Toolbar steuern Sie die Anzeige der Grafik. Details zu den offenen Bestellungen werden Ihnen im Tooltipp angezeigt. Fahren Sie mit der Maus über die Meldenummer und die folgende Anzeige erscheint: Mit der Pfeil-nach-unten -Taste blättern Sie weiter zum nächsten Artikel. In der Detail-Ansicht werden die Quartalszahlen und Informationen zu Bestand, Bestellungen, Reservierungen u.a. angezeigt. Abverkauf: Besorgung: Mengen, die vom Verkaufslager verkauft wurden. Mengen, die über eine Kundenbestellung verkauft wurden. Die Quartalszahlen setzen sich wie folgt zusammen: Vor dem Schrägstrich stehen die Abgänge, dahinter die Zugänge. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 45 von 83

46 Staffelrabatte anzeigen Durch Markieren der entsprechenden Titel und Klick auf den Button Staffelrabatt anzeigen, führt das System eine entsprechende Abfrage auf dem Webservice durch und zeigt die Informationen in der Artikelzeile an. Bestellen Beim Bestellen aus der Disposition heraus haben Sie die Möglichkeit, analog zum normalen Bestellprozess ein Vormerkkennzeichen auszuwählen. Außerdem wird in der Kopfzeile der Abverkaufsdisposition das Datum des ältesten Eintrags angezeigt. So erkennen Sie, wann diese Dispo zuletzt durchgeführt wurde. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 46 von 83

47 FuZ Optimierungen Wenn sich die Versandgebühr einer Versandart ändert (konfigurierbar unter Menü System - Referenzdaten Versandarten), so werden diese Gebühren auf Wunsch auch in den vorhandenen FuZ- Objekten aktualisiert. Ein einmal gespeicherter Nachlass in einem FuZ-Objekt kann gelöscht werden. In einem FuZ-Objekt kann die Bemerkung auf der Karteikarte Merkmale auch mehrzeilig eingegeben und ausgedruckt werden. Im sog. Kombisuchfeld haben Sie die Möglichkeit, Kundenname oder Titel als Suchkriterium einzutragen: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 47 von 83

48 Kundenmanagement Kopieren von Adressen Im Kundenmanagement können Adressen über den Kopieren -Button in der Listen-Toolbar kopiert und angepasst werden. Konfiguration Mehrwertsteuer Die Einstellung, ob Rechnungspositionen und die Gesamtsumme mit oder ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen werden, kann nun bereits im Kundenmanagement eingestellt werden. Diese Werte werden beim Erstellen eines neuen Auftrags automatisch vorgeblendet können aber bei Bedarf überschrieben werden. Suchen Für das Filtern bestimmter Kunden stehen Ihnen als Kriterium die Marketingaktion und das Marketingkennzeichen zur Verfügung. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 48 von 83

49 Marketingaktion: Dies ist die sog. Aktionsnummer eines von Ihnen bereits im Marketing-Workflow angelegten Kundenpools: Marketingkennzeichen: Dies ist der Schlüssel des Marketingkennzeichens welches Sie im Kundenmanagement einem Kunden zuweisen können. Neue Kennzeichen legen Sie unter Menü System Referenzdaten - Marketingkennzeichen an. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 49 von 83

50 Ersetzen Kunden, die versehentlich doppelt angelegt wurden, können über die Funktion Ersetzen zusammengeführt werden (Menü Management Kunden Schnellsuche Ersetzen). Alle Aufträge, Belege und Umsätze werden unter dem Zielkunden weiter geführt. Offene Aufträge anzeigen In den offenen Aufträgen wird sowohl in der Übersicht als auch in der Detail-Ansicht die Meldenummer des Lieferanten angezeigt. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 50 von 83

51 Ins Belegmanagement verzweigen Über den Button Belege verzweigen Sie ins Belegmanagement. Die Liste enthält alle Belege des entsprechenden Kunden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 51 von 83

52 Belege Layoutänderungen Das Layout der Rechnungs- und Lieferscheinformulare wurde hinsichtlich Übersichtlichkeit und Platzbedarf optimiert. Die sog. Kopftexte zum Beispiel werden bei mehrseitigen Formularen nur noch auf der jeweils ersten Seite gedruckt. Wie und wann die Texte gedruckt werden sehen Sie unter Menü System Referenzdaten Filialen. Auf allen Standard-Reports für Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften werden die gewährten Nachlässe im Summenbereich nach MwSt.-Satz aufgeschlüsselt aufgeführt. Zur Kennzeichnung der Mehrwertsteuer wird auf allen Belegen künftig das Feld Kennzeichen verwendet, welches Sie in den Referenzdaten nach Wunsch individuell anpassen können. Auf den Etiketten aus dem Wareneingang (Buchlaufkarten und Abholetiketten) wird der Titel nun bis zum Rand gedruckt und nicht mehr vorher abgeschnitten. Formulareinstellungen kundenindividuell konfigurieren Im Kundenmanagement haben Sie die Möglichkeit, für den jeweiligen Kunden eine vom Standard abweichende Formulareinstellung für Rechnungen oder Lieferscheine zu hinterlegen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 52 von 83

53 Zu diesen Formulareinstellungen gehören z.b. Druckertyp, Report, Ausrichtung, Randeinstellungen u.a. Die Konfiguration wird unter Merkmale beim jeweiligen Kunden hinterlegt. Um eine neue Konfiguration anzulegen, wählen Sie im Menü System Referenzdaten - Druckformulare konfigurieren den Button Neue Rechnungskonfiguration, bzw. Neue Lieferscheinkonfiguration. Vergeben Sie eine Bezeichnung für diese neue Konfiguration. Diese Bezeichnung wird im Kundenmanagement zur Auswahl angeboten. Nun haben Sie die Möglichkeit Druckertyp, Report, Randeinstellungen u.v.m. individuell einzurichten. Nun können Sie die neue Konfiguration bei beliebigen Kunden hinterlegen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 53 von 83

54 Wenn die Formularkonfiguration einen neuen Report enthalten soll ist es notwendig diesen zunächst in die Datenbank zu importieren. Neuen Report importieren Selektieren Sie über die Schnellsuche die neu erstellte Konfiguration und klicken Sie doppelt auf die Zeile. Über den Button Report gelangen Sie in die Liste aller verfügbarer Reports. Klicken Sie auf Neu um einen neuen Report zu importieren. Geben Sie dem neuen Report einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie Fertig stellen. Selektieren Sie anschließend im Browserfenster die Reportdatei, die als xml-file vorliegen muss. Nun ist der Report in der Datenbank verfügbar und kann in jeder beliebigen Rechnungskonfiguration verwendet werden. Beachten Sie, dass über Softwareupdates nur die Standard-Reports aktualisiert werden. Faktur ohne Warenbestand durchführen Um eine Rechnung oder einen Lieferschein auch ohne Warenbestand erzeugen zu können haben Sie die Möglichkeit, beim Erstellen eines neuen Auftrags die Option Faktur ohne Bestand zu wählen. Diese finden Sie unter den Auftragseigenschaften. Das System verhält sich analog zur PC-Kasse und bucht automatisch einen Negativausgleich. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 54 von 83

55 Beachten Sie, dass diese Einstellung nur für Rechnungsaufträge sinnvoll ist. Gutschrift erstellen Wenn eine Rechnung gutgeschrieben oder manuell eine Gutschrift für einen beliebigen Artikel erstellt wird, so übernimmt das System den eingetragenen Nachlass und druckt ihn auf den Beleg. Wird eine Gutschrift erneut gedruckt, wird als Überschrift Gutschriftkopie angezeigt. Ausserdem wurden Korrekturen bei der Berechnung der Gutschrift vorgenommen. Lieferschein ohne Preis Im Formulareditor stellen wir Ihnen zwei Lieferscheinformulare zur Verfügung, auf denen keine Preise aufgeführt werden. Diese Formulare (eine Lang- und eine Kurzform) können auch pro Kunde eingerichtet werden. Bei Bedarf sind wir Ihnen bei der Einrichtung gerne behilflich. Lieferscheine anzeigen In der Listenansicht des Belegmanagements erkennen Sie in der Spalte Fakturastatus ob ein Lieferschein bereits fakturiert wurde. Über das neue Suchkriterium Fakturastatus Ja/Nein haben Sie die Möglichkeit, die entsprechenden Belege zu selektieren. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 55 von 83

56 Beachten Sie, dass dieser Status nur für Belege mit Typ=Lieferschein relevant ist. Für alle anderen Belege bleibt die Anzeige leer. Rechnungsausgangsbuch Um sich das Rechnungsausgangsbuch anzeigen zu lassen, wechseln Sie im Belegmanagement zur Schnellsuche und klicken hier den Button Rechnungsausgangsbuch. Definieren Sie das Rechnungsdatum und klicken Sie Fertig stellen. Kundennummer als Link In der Listenansicht im Belegmanagement wird die Kundennummer als Link angezeigt: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 56 von 83

57 Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 57 von 83

58 FuZ-Lieferscheine fakturieren Um die Möglichkeit zu haben, FuZ-Lieferscheine getrennt von normalen Lieferscheinen zu fakturieren, wurde die Auswahl um die Option Artikeltyp erweitert. Um nur FuZ-Artikel zu selektieren, geben Sie als Operator <> ein: Sie wechseln zwischen den verschiedenen Operatoren indem Sie auf das entsprechende Feld klicken. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 58 von 83

59 Remittieren Remission erfassen und ändern Bei einer neu erfassten Position wird nun immer die Lagermenge als Remissionsmenge vorgeschlagen. Außerdem werden unbekannte Artikel nachbibliografiert. Alle Remissionen oder Remissionsanfragen, die noch nicht den Status versendet haben, können korrigiert und ergänzt werden. Auch das Löschen einzelner Positionen ist möglich. Remission ausdrucken Vor dem Druck des Remissionsformulars erfolgt eine Vorschau mit der Möglichkeit, die Anzahl der Ausdrucke und den Drucker anzupassen. Werden Positionen aus Lagermanagement übernommen und es gibt mehrere Positionen zu einem Artikel, so haben Sie die Möglichkeit, diese Positionen zusammenzufassen: Voraussetzung ist, dass der Lieferant und der Einkaufspreis identisch sind. Die Remissionsformulare wurden optisch an die Rechnungen oder Lieferscheine angepasst. Reservierte Titel remittieren Es können jetzt auch Titel remittiert werden, für die kein Verkaufslagerbestand vorhanden ist, die jedoch im Abholfach oder Reservierungslager stehen. Legen Sie eine neue Remission an und selektieren Sie den Artikel über Lagermanagement. Wählen Sie eine Position aus und wenn diese für einen Kunden reserviert ist, haben Sie die Möglichkeit, die Auftragsposition zu stornieren und den Artikel freizugeben. Die Stornierung der Auftragsposition erfolgt erst bei Versenden der Remission, wenn das System die Lagerbuchungen durchführt. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 59 von 83

60 Nach Lagerdauer selektieren Beim Erfassen einer Remission aus Lagermanagement haben Sie die Möglichkeit nach Lagerdauer zu selektieren. Nutzen Sie dazu auch die Operatoren < oder >, um die gewünschte Treffermenge zu erhalten. Die Lagerdauer wird in Tagen angegeben. Nach Status filtern In der Schnellsuche ist eine Auswahl nach Status möglich. Neu erfasste Belege erhalten den Status Neu. Remissionsanfragen, die nach dem Fertig stellen gleich ausgedruckt werden, stehen auf Angefragt. Remissionen, die nach dem Fertig stellen gleich ausgedruckt werden, stehen auf Versendet. Der Status Erledigt wird von Ihnen manuell gesetzt, sobald der Vorgang abgeschlossen ist also z. B. die Gutschrift eingegangen ist. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 60 von 83

61 EK- und VK-Preis anpassen Beim Erfassen einer neuen Position können die Werte EK-Preis und VK-Preis manuell angepasst werden. Klicken Sie dazu doppelt auf die Titelzeile und wechseln Sie so in die Vollansicht des Artikels. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 61 von 83

62 Lagermanagement Abholfachinventur durchführen Um das Abholfach- und Reservierungslager zu bereinigen, aber auch um vor der Inventur die Bestände zu bereinigen, haben Sie die Möglichkeit, im Lagermanagement eine sog. Abholfachinventur durchzuführen. Eine genaue Beschreibung dieser Funktion erhalten Sie mit der Inventurdokumentation. Lagerwert und Lagerbestand anzeigen Im Lagermanagement wird bei den Lagerpositionen immer auch der Lagerwert bezogen auf die aktuelle Auswahl und auf den Gesamtbestand ausgewiesen jeweils aufgeteilt nach Verkaufslager und Reservierungslager. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 62 von 83

63 Drucken Etiketten drucken Damit auf Etiketten die individuellen Preise und Warengruppen stehen, werden diese Informationen sowohl bei BWA- als auch bei EANCOM-Bestellungen in den Bestellsatz geschrieben. Unter Menü System Administration Systemweite Einstellungen Bestellungen haben Sie die Möglichkeit, diese Einstellung pro Preisart vorzunehmen. Drucken-Dialog Der Drucken-Dialog wurde vereinfacht und in den unterschiedlichen Workflows vereinheitlicht (Belegmanagement, Literaturliste, Remission, Bestellungen, Auswertungen). Mit Klick auf Weiter gelangt man in die Druckereinstellungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die vorgeschlagene Anzahl der Exemplare zu überschreiben, einen Druckbereich festzulegen oder den Drucker zu wechseln. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 63 von 83

64 Mailservice Anhänge aus dem Posteingang speichern Mail-Anhänge aus dem Posteingang können über die Funktion Anhänge speichern auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Marketing Etiketten drucken Um für einen definierten Kundenkreis (z.b. im Rahmen einer Marketingaktion) Adressetiketten auszudrucken haben Sie zwei Möglichkeiten. Im Kundenmanagement kann neben anderen Kriterien auch nach einer Marketingaktion selektiert werden. In der Ergebnisliste markieren Sie die gewünschten Einträge und klicken auf Etiketten drucken. Im Marketing selbst haben Sie nach Selektion einer Marketingaktion die Möglichkeit sowohl Etiketten auszudrucken als auch Serienbriefe in Word zu erstellen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 64 von 83

65 Wareneingang Warenverteilung anzeigen Unter Einstellungen haben Sie die Möglichkeit zu konfigurieren, ob der Warenverteiler immer, nie oder nur bei Bedarf angezeigt werden soll. Etiketten drucken Wenn Sie grundsätzlich bei jedem Wareneingang Abholetiketten ausdrucken möchten, so haben Sie die Möglichkeit dies in den Einstellungen zu konfigurieren. Es ist dann nicht mehr notwendig, bei den einzelnen Positionen den Haken für die Etiketten zu setzen. Bestellzeichen auf Papierbelegen der Lieferanten Die Übermittlung des Bestellzeichens im EANCOM-Bestellsatz wurde wie folgt angepasst: Ist die Einstellung Name als Bestellzeichen aktiv (Menü System Administration Systemweite Einstellungen Bestellungen) oder wird manuell ein Bestellzeichen in der Bestellposition eingetragen, so wird dieses als Bestellzeichen übermittelt. Ist die Einstellung nicht aktiv und das Feld Bestellzeichen leer, so wird die Bestellnummer als Bestellzeichen an den Lieferanten übertragen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 65 von 83

66 Positionen umbestellen (im Wareneingang/Bestellmanagement/Dashboard) Ist eine Position nicht lieferbar und wird daher umbestellt, verhält sich das System bzgl. der ursprünglichen Bestellung wie im Lieferantenmanagement hinterlegt: Bestellungen nach Umbestellen auf komplett setzen (neue Lieferanten werden standardmäßig vom System mit dieser Option angelegt). Ist die Option nicht aktiv, so wird die Ursprungsposition entsprechend den Meldenummern- Einstellungen ( Bestellung offenhalten J/N) auf den korrekten Status gesetzt. Eine Umbestellung ändert diesen Status nicht mehr. Ist die Option beim Lieferanten aktiv, so setzt ein Umbestellen den Status der Ursprungsposition auf komplett. Beachten Sie, dass alle nicht gelieferten und mit einer Meldenummer versehenen Positionen des aktuellen Tages im Dashboard Element Heutige Meldungen angezeigt und zur Bearbeitung bereit stehen. Sollten Sie die Umbestellung im Wareneingang nicht vorgenommen haben, so kann das unter Heutigen Meldungen nachgeholt werden. In Fremdwährung buchen Für Wareneingänge von ausländischen Lieferanten können die Lieferkosten in der Zusammenfassung in Fremdwährung eingegeben werden. Um die Lieferkosten in Fremdwährung zur Bearbeitung freizugeben, tragen Sie zunächst die gewünschte Währung ein. Der dann in EUR eingegebene Betrag wird gemäß hinterlegtem Umrechnungsfaktor (Menü System Referenzdaten Währung) vom System ermittelt kann aber manuell angepasst werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 66 von 83

67 ELS-Datum übernehmen Das Datum des ELS wird als Wareneingangsdatum automatisch ins System übernommen und auf den Wareneingangsberichten angezeigt. Das Datum der Warenbewegung der einzelnen Artikel entspricht jedoch nach wie vor dem tatsächlichen Zubuchungsdatum. ELS-Positionen nachbibliografieren Enthält ein Elektronischer Lieferschein unbekannte Artikel, so werden diese bereits vom Scheduler nachbibliografiert und ggf. neu angelegt. Ist dabei die Nachbibliografie nicht möglich, so haben Sie die Möglichkeit diese Artikel nachträglich im Wareneingang zu bibliografieren. Sind unter ELS suchen Positionen ohne Artikelnummer aufgeführt, so markieren Sie diese und klicken auf den Button Nachbibliografieren. Artikel, die auf keinem Titelstamm zu finden sind, z.b. Hausartikel o.ä., legen Sie im Artikelmanagement manuell an und weisen den Titel im Wareneingang über den Button Artikel suchen und zuweisen der jeweiligen Position zu. ELS mit KNV-Nummer einlesen Auch ELS, die nur eine KNV-Titelnummer haben, können über den Wareneingang eingelesen werden. Wareneingangspositionen prüfen Wareneingangspositionen werden vor dem Verbuchen auf Plausibilität geprüft. Positionen ohne Rabatt oder Fehlmengen ohne Meldenummer werden vom System reklamiert. Artikel suchen In einer neuen Eingabebox haben Sie die Möglichkeit, Artikel aus dem Haustitelstamm zu recherchieren, für die Ihnen keine EAN oder sonstige Bestellnummer vorliegt, z. B. FuZ-Artikel. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 67 von 83

68 Beachten Sie: Wird hier ein Artikel angegeben, wird tatsächlich auch nur ein manueller Wareneingang für diesen Artikel durchgeführt, ohne nach Referenzen zu einer Bestellung zu suchen. Durch Aktivieren des Q -Quick-Buttons wird der gefundene Titel sofort in die Liste übernommen. Wareneingangspositionen nach Kunde sortieren Beim Bearbeiten einer Bestellung im Wareneingang haben Sie die Möglichkeit, die Positionen nach Kundennummer oder Auftragsnummer zu sortieren. Um auftragsbezogenen Positionen übersichtlich anzeigen zu lassen, kann nach dem jeweiligen Sortierkriterium gruppiert werden: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 68 von 83

69 Artikel auf Kundenaufträge verteilen Existieren mehrere offene Kundenbestellungen für einen Artikel, so hat man im Warenverteiler die Möglichkeit, den Kunden auszuwählen, der die Ware erhalten soll. Das System schlägt nun immer den Kundenauftrag zur Belieferung vor, für den die Bestellung tatsächlich erzeugt wurde (bisher wurde immer automatisch der älteste Auftrag bedient). Vorbestellpreis Wird über einen ELS ein Vorbestellpreis gemeldet, so wird dieser auch ins Artikelmanagement übernommen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 69 von 83

70 Kassencenter / AWEK-Kasse Daten an die Kasse senden Im Kassencenter haben Sie die Möglichkeit über den Button Konfiguration Microdata das Grundladen an Microdata zu konfigurieren. Grundladung senden: alle Daten, die angehakt sind, werden übertragen. Ist der Grundladungs-Job durchgelaufen, werden nur noch die (angehakten) Daten übertragen, die sich seit dem letzten Durchlauf geändert haben übertragen. Nachbibliografieren Beim Nachbibliografieren unbekannter Artikel werden auch UPC-A-Nummern gefunden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 70 von 83

71 PC-Kasse Kundennummer scannen Zur Vereinfachung des Kassiervorgangs oder wenn Sie Kundenkarten einsetzen, haben Sie die Möglichkeit, Kundennummern an der PC-Kasse einzuscannen und diese somit dem Verkauf zuzuordnen. Voraussetzung ist, dass der EAN-Code mit 29 beginnt, also aus dem sog. Freibereich kommt. Dann erkennt die Kasse, dass es sich um die Eingabe eines Kunden handelt. Der Kunde mit der Nummer 22 wird also mit dem EAN-Code eingescannt (über Tastatur geben Sie kkk22 ein). Der Abverkauf taucht im Kundenmanagement unter dem Punkt Verkäufe auf. Einstellungen konfigurieren Wenn Sie in der PC-Kasse auf Ansicht klicken und dann den Button Einstellungen wählen, haben Sie unter anderem die Möglichkeit die Funktion Automatisches Bonende zu aktivieren. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 71 von 83

72 Wird ein ausreichender Zahlbetrag eingegeben, so wird der Bon automatisch beendet. Bons nachdrucken Im Kassenjournal haben Sie die Möglichkeit, einzelne Bons nachzudrucken. Bons löschen Fehlerhafte Bons dürfen aus Gründen der Revisionssicherheit nicht mehr einfach aus dem Kassenjournal gelöscht werden. Stattdessen werden sie archiviert und als Folge dessen in den Suchergebnissen nicht mehr angezeigt. Um archivierte Einträge zu sehen, wählen Sie als Selektionskriterium Archiviert: JA. Kunde anlegen Wird an der Kasse ein neuer Kunde angelegt, so wird dieser auch sofort in die Ansicht übernommen. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 72 von 83

73 Rückgabefähigkeit von Zahlarten konfigurieren Sie haben die Möglichkeit, in jeder an der Kasse verwendeten Zahlart zu definieren, ob eine Rückgabe bei Überzahlung möglich sein soll (Menü System Referenzdaten Zahlarten). Bei Bezahlung mit Kreditkarte ist es beispielsweise nicht sinnvoll, eine Rückgabe zuzulassen. Kundenguthaben verwalten Bei Rücknahme eines Artikels an der PC-Kasse kann der Betrag entweder bar ausgezahlt oder auf das Kundenguthaben in euro-bis flow addiert werden. Geben Sie an der Kasse den Kunden ein und den Artikel, der gutgeschrieben werden soll, klicken Sie den Button Rücknahme, dann Zahlung und kassieren auf die Zahlart Guthaben. Das Guthaben wird beim Aufruf des Kunden in der Kasse angezeigt und ist im Kundenmanagement unter der Karteikarte Offene Forderungen als negative Forderung sichtbar. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 73 von 83

74 Wird mit der Zahlart Guthaben bezahlt, kann der Betrag wieder abgebaut werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 74 von 83

75 Statistik euro-bis flow bietet Ihnen im Bereich Statistik viele Möglichkeiten Ihre betriebswirtschaftlichen Daten und Ergebnisse auszuwerten und zu analysieren. Die verschiedenen Auswertungsarten finden Sie unter Menü Backoffice Auswertungen. Wenn Sie bereits Auswertungen angelegt haben, können Sie diese über Suchbegriffe selektieren. Möchten Sie eine neue Auswertung erstellen, klicken Sie den Button Neu und wählen Sie die gewünschte Auswertungsart. Nach Klick auf Weiter haben Sie die Möglichkeit, dieser Auswertung einen Namen zu geben und verschiedene Kriterien zur Erzeugung der Daten, zur Sortierung oder Gruppierung festzulegen. Klicken Sie auf Fertig stellen um die Eingaben zu speichern. Die Auswertung wird nun in der Liste angezeigt, kann durch Doppelklick gestartet oder durch Bearbeiten angepasst werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 75 von 83

76 Klicken Sie auf Bildschirmliste anzeigen, so können Sie die Ergebnisse auf dem Bildschirm betrachten und ggf. umsortieren. Klicken Sie auf Drucken oder starten Sie die Auswertung über Doppelklick, so erhalten Sie eine Druckvorschau, die anschließend ausgedruckt werden kann. ABC-Analyse Bevor Sie eine ABC-Analyse starten, prüfen Sie unter Menü System Administration Systemweite Einstellungen Artikel-ABC Einstellungen ob die eingetragenen Berechnungsgrundlagen korrekt sind. Erstellen Sie eine ABC-Analyse wie oben beschrieben und klicken Sie Fertig stellen. Die ABC-Analyse kann auf Basis von Artikeln oder Lieferanten erstellt werden. Setzen Sie den Haken bei Daten neu aufbereiten, so werden die Kennzeichen bei jedem Ausführen neu ermittelt und in den Artikeln/Lieferanten gespeichert. Sie haben auch die Möglichkeit, sich nur bestimmte ABC-Kennzeichen anzeigen zu lassen. Keine Auswahl bedeutet, dass alle angezeigt werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 76 von 83

77 Die Bildschirmliste könnte wie folgt aussehen: Die Spalte Rang bezeichnet den absoluten Rang auf alle Titel bezogen. Die Spalte rel. Rang errechnet sich neu, sobald Sie die Suchergebnisse einschränken, also z.b. nur die B-Titel anzeigen lassen, o.ä. Die Druckansicht sieht wie folgt aus: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 77 von 83

78 Das ABC-Kennzeichen wird in allen Bereichen von euro-bis flow bei den Artikeldaten angezeigt. In der Disposition haben Sie die Möglichkeit, nach den ABC-Kennzeichen zu disponieren. Beachten Sie, dass sich die ABC-Kennzeichen nur dann neu berechnen, wenn Sie die Auswertung erneut ausführen. Artikel, die kein ABC-Kennzeichen aufweisen, wurden zum Zeitpunkt der Erzeugung nicht berücksichtigt, weil sie z.b. noch nicht im Hausartikelstamm vorhanden waren. Artikel mit dem Kennzeichen N wurden noch nicht verkauft. Artikelbestand Wenn Sie eine Auswertung über den Artikelbestand erstellen, haben Sie die Möglichkeit diese auf das Verkaufslager oder das Reservierungslager, bzw. Abholfach, einzuschränken. Es wird jeweils der EK- und der VK-Preis sowie die aktuelle Menge angezeigt. Beispiel: Lassen Sie die Liste aller Bestände fürs Verkaufslager nach Verlag/Hersteller gruppieren, so erhalten Sie zunächst eine Übersicht pro Verlag und können bei Bedarf in die Details verzweigen: Die Daten jedes Verlags werden in einer Zeile zusammengefasst: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 78 von 83

79 Über Doppelklick auf einen Eintrag, erhalten Sie eine Ansicht der einzelnen Artikel im Detail: Artikelumsatz mit Renner Penner Über die Auswertungsart Artikelumsatz haben Sie die Möglichkeit, Ihre Renner- und Penner-Titel aus verschiedenen Warengruppen, Verlagen oder über einen bestimmten Zeitraum zu ermitteln. Die Einstellungen für eine Renner-Liste könnten wie folgt aussehen: Einkauf Je nach den Vorgaben, die Sie konfigurieren, kann in der Einkaufsstatistik die Menge, VK- und EK- Preis und der Rohertrag von Verlagen, Lieferanten, definierten Warengruppen oder über einen bestimmten Zeitraum ermittelt werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 79 von 83

80 KER Auch die Statistik Kurzfristige Erfolgsrechnung können Sie individuell konfigurieren und genau auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Beispiel: Kundenumsatz Mit der Kundenumsatzstatistik haben Sie die Möglichkeit, Rechnungs- oder Kassenumsätze separat auszuwerten, auf Kunden, Kundengruppen oder Marketingkennzeichen einzuschränken oder nur einen gewissen Zeitraum zu betrachten. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 80 von 83

81 Warenbewegungen Über die Auswertung der Warenbewegungen können sämtliche Buchungsvorgänge eines Artikels oder Zeitraums aufgerufen werden. Auch hier haben Sie unzählige Möglichkeiten, die Auswertung zu konfigurieren. Wenn Sie häufig einzelne Artikel betrachten, empfiehlt sich die Anlage einer entsprechenden Auswertung, in der Sie bei Bedarf nur noch die Artikelnummer austauschen: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 81 von 83

82 Finanzbuchhaltung Übergabe an die Datev Unter Menü System Administration Datev Export haben Sie die Möglichkeit, den Datenexport für die Datev zu konfigurieren. Konfigurieren Sie die Konten für die einzelnen Mehrwertsteuersätze indem Sie auf den Button Bearbeiten klicken. Um die Datei für die Datev zu erzeugen, legen Sie im Scheduler einen Eintrag an: Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 82 von 83

83 Wenn Sie die Wiederholung auf manuell setzen, wird die Datei nur dann erzeugt wenn Sie auf Ausführen klicken. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Erzeugung automatisch vom System durchführen zu lassen. Die Datei wird unter dem in der Konfiguration angegebenen Pfad auf Ihrem Rechner abgelegt. Für den Fall, dass die Datei verloren geht, werden die erzeugten Daten auch im Filearchiv gespeichert (Menü System Administration Filearchiv). Über die Funktion Datei exportieren (CSV-Format wählen) kann die Datei neu erzeugt werden. Dokumentation euro-bis flow V2.6 Seite 83 von 83

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